In Person (kommun, CH-BE)

Datum: 9 oktober 2024

Närvarande

Europeiska kommissionen (generalsekretariatet, enhet C1 och C2)

Biträdande enhetschef, öppenhet, dokumenthantering och tillgång till handlingar

Politisk handläggare – samordnare för kontakter mellan institutionerna – förbindelser med Europeiska ombudsmannen

Juridisk och politisk handläggare – tillgång till handlingar

Två handläggare – tillgång till handlingar

Juridisk assistent – tillgång till handlingar

Europeiska ombudsmannen

Jennifer King - juridisk expert

Tanja Ehnert - Förfrågningssamordnare

Alice Bernard - Förfrågningsansvarig

Amandine Le Bellec - Förfrågningsansvarig

Kilian Frey - Förfrågningar Trainee

Bakgrund

Ärendet rör en begäran om allmänhetens tillgång till handlingar i samband med ett möte mellan kommissionens ordförande och Tunisiens president den 11 juni 2023 och utarbetandet av paketet med fem pelare som tillkännagavs samma dag [1]. I sitt ursprungliga beslut uppgav kommissionen att den inte innehade några handlingar som omfattades av klagandens begäran om allmänhetens tillgång till handlingar. Klaganden lämnade in en bekräftande ansökan den 25 oktober 2023, men vände sig i avsaknad av svar till ombudsmannen.

Mot bakgrund av den pågående förseningen begärde ombudsmannen i mars 2024 att få ta del av alla handlingar som kommissionen i det bekräftande skedet preliminärt kan ha identifierat som handlingar som omfattas av begäran om allmänhetens tillgång. I juni överlämnade kommissionen elva handlingar till ombudsmannens undersökningsgrupp.

Den 16 juli 2024 delade ombudsmannen med sig av sina preliminära synpunkter till kommissionen och ansåg att det var nödvändigt att inspektera de interna samråden och utbytena inom kommissionen i samband med denna begäran om allmänhetens tillgång, inbegripet alla utbyten mellan generalsekretariatet och andra relevanta delar av kommissionen som rådfrågades om begäran om tillgång. 

Syftet med inspektionsmötet

Mötet anordnades på kommissionens initiativ för att förse ombudsmannens undersökningsgrupp med de interna utbyten som begärts och för att behandla eventuella frågor efter inspektionen.

Inledning och förfarandeinformation

Ombudsmannens undersökningsgrupp bekräftade att en rapport kommer att utarbetas och skickas till kommissionen för att säkerställa att innehållet är sakligt korrekt och fullständigt. Inga konfidentiella uppgifter skulle ingå i rapporten eller på annat sätt lämnas till klaganden eller någon tredje part. Alla konfidentiella uppgifter ska registreras i en konfidentiell bilaga till denna mötesrapport.

Kommissionens företrädare försåg ombudsmannens undersökningsgrupp med papperskopior av de begärda interna utbytena. Efter inspektionen ställde utredningsgruppen frågor för att klargöra vissa frågor som framkom i de inspekterade dokumenten.

Förteckningen över inspekterade handlingar finns i den konfidentiella bilagan. Ett av de granskade dokumenten är det bekräftande beslutet [2] i detta fall, som utfärdades dagen före mötet.

Information som utbytts

Kommissionens företrädare bekräftade att det i det bekräftande beslut som utfärdades den 8 oktober 2024 identifierades 13 handlingar som omfattades av begäran.

Vid behandlingen av den bekräftande ansökan i detta ärende stod det klart för kommissionens generalsekretariat att GD Grannskapspolitik och utvidgningsförhandlingar [3] hade behandlat en liknande begäran om allmänhetens tillgång i det inledande skedet, som vid tidpunkten för mötet pågick i det bekräftande skedet med generalsekreteraren.

Mot bakgrund av detta bad ombudsmannens undersökningsgrupp kommissionen att klargöra i) hur dessa ärenden överlappar varandra, ii) hur överlappningen ledde till att nya handlingar identifierades i detta ärende och iii) huruvida generalsekreteraren, i avsaknad av detta parallella ärende, skulle ha samrått med GD Grannskapspolitik och utvidgningsförhandlingar i det bekräftande skedet.

Kommissionens företrädare bekräftade att i) omfattningen av den begäran om allmänhetens tillgång som behandlades av GD Grannskapspolitik och utvidgningsförhandlingar överlappade denna begäran eftersom båda sökandena begärde samma uppsättning handlingar. ii) I det inledande skedet tilldelades begäran i detta fall generalsekreteraren och generalsekreteraren hade endast samrått med ordförandens kansli. I det bekräftande skedet tillskrevs ärendet följaktligen en annan handläggare som noterade att eftersom begäran bestod av två delar [4] borde den i det inledande skedet ha delats upp mellan generalsekretariatet (när det gäller handlingar som innehas av ordförandens kansli) och GD Grannskapspolitik och utvidgningsförhandlingar (när det gäller handlingar som rör utarbetandet av paketet), i enlighet med kommissionens sedvanliga praxis. Detta har nu rättats till i det bekräftande skedet. iii) För att rätta till denna brist rådfrågades GD Grannskapspolitik och utvidgningsförhandlingar i det bekräftande skedet, tillsammans med generalsekretariatets relevanta politiska enhet för den del som gällde ordförandens deltagande, för att se om det fanns några ytterligare handlingar som omfattades av begäran. Samma uppsättning dokument identifierades av GD Grannskapspolitik och utvidgningsförhandlingar i det liknande fall som nämns ovan. Generalsekreteraren bekräftade att en sådan grundlig översyn är sedvanlig praxis i många fall i det bekräftande skedet.

Ombudsmannens undersökningsgrupp noterade att två av de handlingar som har identifierats i det bekräftande skedet är genomgångar för kommissionens ordförande. Kommissionen skyddade dessa två handlingar från allmänhetens tillgång i sin helhet, tillsammans med de övriga tre genomgångar som identifierats (två för kommissionsledamot Varhely och en för generaldirektören för GD Grannskapspolitik och utvidgningsförhandlingar).

Kommissionens företrädare uppgav att denna begäran om tillgång var föremål för intensiva interna överläggningar, eftersom briefingarna i fråga är mycket känsliga och rör EU:s internationella förbindelser med ett tredjeland och därför omfattas av ett av undantagen i förordning (EG) nr 1049/2001. Kommissionen ansåg att dessa genomgångar var känsliga till sin natur, eftersom de innehåller mycket strategisk kunskap och återspeglar de synpunkter som lämnats av olika avdelningar, och därför bör de i detta särskilda fall inte offentliggöras. Att hitta rätt balans mellan ansvarsskyldighet gentemot allmänheten och skydd av känslig information utgjorde således en utmaning för kommissionen och uppnåddes genom det bekräftande beslut som antogs efter ett utvidgat internt förfarande.

Mötets avslutande

Undersökningsgruppen tackade kommissionens företrädare för deras tid och för de förklaringar som lämnats, och mötet avslutades.

Bryssel den 8 november 2024

Tanja Ehnert Alice Bernard

Förfrågningssamordnare Förfrågningshandläggare

[1] https://ec.europa.eu/commission/presscorner/detail/en/statement_23_3201

[2] Bekräftande beslut i ärende Ease 2023/3347 av den 8 oktober 2024 (C(2024) 7143 final).

[3] Begäran om allmänhetens tillgång till EASE 2023/4330, tillgänglig på: https://www.asktheeu.org/en/request/political_agreement_on_a_compreh#incoming-51324

[4] i) handlingar som ledde till beslutet att resa till Tunis och ii) handlingar som ledde till det aviserade resepaketet.