I detta meddelande om skydd av personuppgifter förklaras skälet till behandlingen, hur Europeiska ombudsmannen samlar in, hanterar och säkerställer skyddet av alla personuppgifter som lämnas, hur denna information används och vilka rättigheter de registrerade kan utöva med avseende på sina uppgifter.

Den registeransvarige är Europeiska ombudsmannen. Den gemensamt personuppgiftsansvariga är Europeiska kommissionen (för ABAC, en ansökan om finansiering och redovisning som kommissionen har inrättat för att övervaka genomförandet av sin budget och utarbeta sina räkenskaper).

1. Vilka personuppgifter kommer Europeiska ombudsmannen att behandla?

Personuppgifter om anbudsgivare, entreprenörer och anbudssökande, deras personal eller underleverantörer, som kan omfatta följande:

• Identifieringsuppgifter: Namn, efternamn, passnummer eller id-nummer.
• Befattning.
• Kontaktuppgifter (e-postadress, företagstelefonnummer, mobiltelefonnummer, faxnummer, postadress, företag och avdelning, bosättningsland, webbplatsadress).
• Intyg om erlagda socialförsäkringsavgifter och skatter, utdrag ur belastningsregistret.
• Finansiella uppgifter: Bankkontonummer (IBAN- och BIC-koder), momsregistreringsnummer.
• Försäkran på heder och samvete om att anbudsgivare inte befinner sig i någon av de uteslutningssituationer som avses i artiklarna 136 och 141 i budgetförordningen
• Formulär för frånvaro av intressekonflikter för anställda vid EU:s institutioner eller organ samt experter som deltar i urvalsprocessen.

2. Varför behandlar Europeiska ombudsmannen dessa personuppgifter?

Personuppgifter samlas in och behandlas för Europeiska ombudsmannens förvaltning och administration av upphandlingsförfaranden.

3. Vilka är de rättsliga grunderna och behovet av att behandla dessa uppgifter?

Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) 2018/1046 av den 18 juli 2018 om finansiella regler för unionens allmänna budget [1], särskilt artiklarna 160–179.

Behandlingen är nödvändig på grundval av artikel 5.1 a, b och c i förordning (EU) nr 1725/2018.

4. Vem ansvarar för behandlingen av uppgifterna?

Europeiska ombudsmannen ansvarar för behandlingen av uppgifterna. Uppgifterna behandlas mer specifikt av enheten för personal, administration och budget (PAB).

5. Vilka kommer att vara mottagare av uppgifterna?

Europeiska ombudsmannen, generalsekreteraren, ledamöter i utvärderingskommittén (i tillämpliga fall). Personal med ansvar för att förvalta kontrakt inom den berörda enheten. Personal som ansvarar för förvaltningen av anbud och kontrakt vid enheten för bedömning av överensstämmelse. Överföring av personuppgifter är möjlig till tredje land eller till internationella organisationer.

6. Hur länge sparas uppgifterna?

Ärenden som rör anbudsförfaranden, inklusive personuppgifter, lagras i den avdelning som ansvarar för förfarandet tills det har slutförts, och i PAB-enheten under en period på sju år efter undertecknandet av kontraktet. Utdrag ur domstolsregistret bevaras i två år efter det att det relevanta förfarandet har avslutats. Anbud från anbudsgivare vars anbud förkastats sparas dock i fem år efter det att kontraktet har undertecknats.

7. Hur skyddar vi den registrerades uppgifter?

Pappersfiler förvaras i låst skåp av de ansvariga enheterna. De elektroniska filerna lagras på servrar med åtkomsträttigheter som är begränsade till relevant personal vid de enheter som deltar i förfarandet (nämligen enheten för bedömning av överensstämmelse och den enhet som faktiskt kommer att använda avtalet).

Medlemmarna i utvärderingskommittén har tillgång till akterna för utvärderingen och informeras om att de inte bör behålla kopior efter det att utvärderingsprocessen har slutförts.

Avtalsklausuler säkerställer att entreprenören endast behandlar personuppgifter om sin personal enligt ombudsmannens instruktioner (uppgiftsskyddsklausuler läggs till i tjänsteavtalet/möblerna och i de allmänna kontaktvillkoren).

Vid överföring av personuppgifter till tredjeländer eller internationella organisationer innehåller det avtal som undertecknats mellan ombudsmannen och den utvalda anbudsgivaren standardavtalsklausuler som säkerställer att personuppgifter behandlas i enlighet med de regler som är bindande för EU:s institutioner.

8. Vilka är dina rättigheter och hur kan du utöva dem?

Du har rätt att begära tillgång till dina egna personuppgifter. Du har också rätt att begära rättelse av ofullständiga eller felaktiga uppgifter om dig utan dröjsmål. Rätten att korrigera uppgifter kan endast gälla faktiska uppgifter som behandlas inom ramen för det relevanta upphandlingsförfarandet. Denna rätt kan endast utövas fram till den sista dagen för inlämnande av anbud. Felaktiga identifieringsuppgifter kan dock korrigeras när som helst under och efter upphandlingsförfarandet genom att skicka ett e-postmeddelande till eoprocurement@ombudsman.europa.eu.

Europeiska ombudsmannen kommer att besvara dina förfrågningar så snart som möjligt och senast inom en månad.

9. Vem ska man kontakta vid frågor eller klagomål om dataskyddsfrågor?

Du kan när som helst skicka dataskyddsrelaterade frågor om förfaranden för offentlig upphandling till Europeiska ombudsmannen på följande adress: eoprocurement@ombudsman.europa.eu

Europeiska ombudsmannen
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Du kan också kontakta Europeiska ombudsmannens dataskyddsombud på följande adress: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Du kan när som helst lämna in ett klagomål till Europeiska datatillsynsmannen på följande adress: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] EUT L 193, 30.7.2018, s. 1.