Bästa ordförande!

Jag skriver till er, och samtidigt till andra EU-institutioner, EU-organ och EU-byråer, för att söka ert samarbete i en viktig men potentiellt förbisedd fråga: inspelning av text och snabbmeddelanden.

EU-förvaltningen, liksom alla andra offentliga förvaltningar, använder i allt högre grad moderna elektroniska kommunikationsmedel i sitt dagliga arbete. Covid-19-krisen och de därmed sammanhängande arrangemangen för distansarbete har ytterligare ökat användningen av dem.

EU-förvaltningen bör göra sitt yttersta för att återspegla den moderna kommunikationens verklighet i sina regler och sin praxis för dokumenthantering. Även om det varken är möjligt eller önskvärt för personalen att registrera all text och alla snabbmeddelanden som skickas eller tas emot i sin yrkesutövning, är EU-förvaltningen enligt EU-lagstiftningen skyldig att i möjligaste mån och på ett icke godtyckligt och förutsägbart sätt upprätta och bevara dokumentation som rör dess verksamhet.^[1] Beslutet att registrera viss information i förvaltningens dokumenthanteringssystem bör enligt EU-lagstiftningen inte vara beroende av mediet – vare sig det är ett brev, ett e-postmeddelande, en text eller ett snabbmeddelande – utan av dess innehåll.^[2]

Som europeisk ombudsman är jag fast besluten att främja högsta möjliga förvaltningsstandard inom EU:s offentliga förvaltning. Registrering av information fyller den viktiga funktionen att underlätta utbytet, tillhandahålla bevis på vidtagna åtgärder, uppfylla institutionernas rättsliga skyldigheter och bevara deras minne. Det är också en förutsättning för att EU-förvaltningen ska kunna uppfylla sina skyldigheter i fråga om öppenhet, särskilt genom att underlätta allmänhetens tillgång till handlingar och genomföra principen om ansvarsskyldighet för offentliga åtgärder.

Inspelningen av text- och snabbmeddelanden och utlämnandet av dem har nyligen varit föremål för debatt i flera EU-medlemsstater.^[3] Frågan uppmärksammades också på mig i oktober 2020 ^[4] när Europeiska rådet sade att det inte innehar några mobiltelefonbaserade meddelanden som skickats av dess dåvarande ordförande till stats- och regeringscheferna 2018 som svar på en begäran om allmänhetens tillgång.

Jag anser därför att det är lägligt att inleda en diskussion på EU-förvaltningsnivå om lämpliga regler och lämplig praxis för registerföring när det gäller elektronisk kommunikation såsom textmeddelanden och snabbmeddelanden.

Som ett första steg vill jag samla in information om regler och praxis för inspelning av text- och snabbmeddelanden inom EU:s förvaltning. Jag skulle därför uppskatta om kommissionen kunde besvara frågorna i bilagan till denna skrivelse. Genom att samla in denna information hoppas jag kunna identifiera god praxis som kan vägleda EU-förvaltningen i hanteringen av denna viktiga fråga i framtiden.

Jag skulle vara tacksam för kommissionens svar på mina frågor senast den 15 november 2021. Om kommissionen behöver ytterligare information eller förtydliganden om detta initiativ, kontakta den ansvarige utredaren Tanja Ehnert.

Tack på förhand för ert samarbete i denna viktiga fråga.

Med vänliga hälsningar,

Emily O'Reilly

Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 30 juni 2021

bilaga

1) Gällande regler:

Omfattar kommissionens beslut om registerhantering text- och snabbmeddelanden som skickas eller tas emot via professionella och/eller personliga enheter?

• Innehåller kommissionens beslut om dokumenthantering kriterier/principer för inspelning av text- och snabbmeddelanden?

• Anges det i kommissionens beslut om registerhantering hur textmeddelanden och snabbmeddelanden ska spelas in av personalen?

Förse oss med relevanta bestämmelser i ditt beslut om registerhantering.

2) Om genomförandet av de tillämpliga reglerna:

• Hur genomförs beslutet om dokumenthantering när det gäller textmeddelanden och snabbmeddelanden? Har kommissionen till exempel utfärdat relevanta riktlinjer till personalen eller tillhandahåller den utbildning i denna fråga till personalen?

• Har kommissionen i praktiken spelat in text- och snabbmeddelanden? Om ja, kan kommissionen ge exempel?

• Har kommissionen redan tagit emot begäranden om allmänhetens tillgång till text- och/eller snabbmeddelanden enligt förordning (EG) nr 1049/2001, eller har kommissionen fastställt att text- och/eller snabbmeddelanden omfattas av en begäran om tillgång till handlingar? Om ja, kan kommissionen ge exempel?

• Hur söker kommissionen efter relevanta ”handlingar” när den tar emot begäranden om allmänhetens tillgång som uttryckligen eller underförstått omfattar text- och/eller snabbmeddelanden? Har kommissionen infört mekanismer (t.ex. riktlinjer eller instruktioner) för att hjälpa personalen att söka efter sådana ”handlingar”?

Vänligen förse oss med relevanta dokument.

Samma skrivelse har skickats till följande institutioner och byråer:

• rådet
• Europaparlamentet
• Europeiska kemikaliemyndigheten
• Europeiska myndigheten för livsmedelssäkerhet
• Europeiska läkemedelsmyndigheten
• Europeiska gräns- och kustbevakningsbyrån
• Europeiska centralbanken

[1] Förstainstansrättens dom av den 26 april 2007 i mål T-264/04, WWF European Policy Programme mot rådet, punkt 61: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/?uri=CELEX:62004TJ0264

[2] I linje med definitionen av handling i artikel 3 a i förordning (EG) nr 1049/2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/ALL/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[3] Till exempel i Nederländerna (Raad van Staat Uitspraak 201800258/1/A3, 20 mars 2019), i Tyskland (Berlin Administrative Court (VG) 2 K 163/18, 26 augusti 2020) och i Irland (Irish Information Commissioner, målnummer: 180450, 15 maj 2019).

[4] Beslut i ärende 1219/2020/MIG om hur Europeiska rådet hanterade en begäran om allmänhetens tillgång till mobiltelefonbaserade meddelanden som dess dåvarande ordförande påstås ha skickat till stats- och regeringscheferna, 26 oktober 2020: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/134237.