Klaganden arbetade som expert för en extern EU-uppdragstagare i ett EU-finansierat projekt i Tanzania som förvaltades av Europeiska unionens delegation i Tanzania och Östafrikanska gemenskapen. Klaganden hävdade att entreprenören bröt mot tanzansk lag genom att inte registrera sig i Tanzania, vilket hindrade honom från att få ett giltigt arbetstillstånd. Därefter informerade uppdragstagaren klaganden om sitt beslut att säga upp hans kontrakt, med beaktande av den oro över klagandens arbete som EU-delegationen tagit upp.

Ombudsmannen inledde en undersökning av klagandens farhågor om hur delegationen hanterade båda frågorna. I detta avseende hänvisade ombudsmannen till sin konsekventa uppfattning att när EU-institutionerna söker ersättare för experter som arbetar med EU-projekt bör dessa personer höras innan de ersätts. Kommissionen hävdade att den inte begärde att experten skulle ersättas, men ombudsmannen konstaterade att kommissionen hade varit delaktig i ersättningsbeslutet. Ombudsmannen konstaterade således att kommissionen inte hade säkerställt att klagandens rätt att bli hörd respekterades innan han ersattes, vilket utgjorde ett administrativt missförhållande.  Hon föreslog förbättringar för att förhindra att problemet uppstår i framtiden. 

Ombudsmannen konstaterade dessutom att eftersom klagandens avtal hade sagts upp var inga ytterligare undersökningar motiverade i frågan om arbetstillstånd. Hon lade dock fram ett förslag till förbättring för kommissionen och uppmanade den att kontrollera frågan eftersom den kan påverka andra experter som arbetar med EU-projektet. 

 

EU:s byråer spelar en central roll genom att genomföra EU:s politik och tillhandahålla teknisk, vetenskaplig och juridisk expertis inom viktiga sektorer. Varje uppfattning om att deras offentliga tjänstemän eftersträvar privata intressen som står i strid med deras skyldigheter kan undergräva allmänhetens förtroende för deras arbete. Europeiska ombudsmannen har konsekvent betonat riskerna med ”svängdörrsfenomenet” – där personalen övergår till externa roller, särskilt inom den privata sektorn. Även ett litet antal uppmärksammade fall kan orsaka allmän oro och skadat anseende, vilket framgår av de senaste undersökningarna.

Samtidigt måste EU-förvaltningen locka till sig kvalificerad personal för att ta itu med prioriteringar som hållbarhet, digitalisering och säkerhet. Åtgärder som karenstider och arbetsbegränsningar kan påverka karriärflexibiliteten, särskilt inom områden som juridik, ekonomi eller teknik.

Mot denna bakgrund undersöktes i denna undersökning, ur ett systemperspektiv, hur EU:s byråer hanterar svängdörrsärenden. Syftet var att identifiera god praxis och eventuella brister i befintlig politik och praxis. I detta syfte genomförde ombudsmannen en detaljerad granskning av den politik som införts av 15 EU-byråer och inspekterade 54 ärenden i enskilda fall som hanterats av nio EU-byråer. Ombudsmannens undersökningsgrupp träffade företrädare för fem EU-byråer för att klargöra kvarstående frågor.

Nästan alla EU-byråer som lämnade in dokumentation till ombudsmannen uppgav att de hade antagit Europeiska kommissionens strategi för att genomföra de rättsliga skyldigheterna för personal som övergår till roller inom den privata sektorn, oavsett om det var vid avresan eller under obetald ledighet. Ombudsmannen konstaterade dock att vissa EU-byråer har mer detaljerad och omfattande vägledning om genomförandet av dessa rättsliga skyldigheter än andra. De skillnader som ombudsmannen konstaterade gäller hur byråerna hanterar sena eller ofullständiga anmälningar av verksamhet efter avslutad tjänstgöring, hur byråerna bedömer sådana anmälningar, vilken typ av riskreducerande åtgärder som införts, insynen i beslut om anmäld verksamhet efter avslutad tjänstgöring och hur eventuella skyldigheter som följer av dem övervakas samt hur byråerna utbildar personalen i deras etiska skyldigheter.

Ombudsmannen konstaterade vidare att de regler och den politik som styr verksamheten efter ämbetstiden för personer som inte är anställda, dvs. ledamöter i byråernas förvaltningsstyrelser eller tillsynsstyrelser, skiljer sig markant åt. De flesta byråernas styrelseledamöter utses av nationella myndigheter och företräder sina respektive medlemsstater, vilket innebär att de fortfarande omfattas av nationella etiska regler, som varierar mellan medlemsstaterna. För att hantera potentiella intressekonflikter och skador på anseendet till följd av svängdörrsproblematik har endast ett fåtal av de styrande organen från de EU-byråer som undersökts i denna undersökning antagit strategier som reglerar (tidigare) styrelseledamöters verksamhet efter mandatperiodens slut.

För att hjälpa EU:s byråer att ytterligare stärka sina regler om svängdörrsrörelser fastställde ombudsmannen en rad riktlinjer för god praxis:

• En stark integritetsram börjar med förebyggande åtgärder: Det är mycket viktigt att förse personal och styrelseledamöter med tydlig vägledning, regelbunden utbildning och pågående medvetandehöjande initiativ för att säkerställa full förståelse för etiska skyldigheter.
• Detta förstärks av robusta standardrutiner för hantering av svängdörrssituationer, som ger en tydlig, stegvis strategi för anmälningar, bedömningar och efterlevnad.
• Tydliga kriterier för att begränsa posttjänste- eller postmandatroller måste fastställas i förväg, så att enskilda personer är fullt medvetna om begränsningarna innan de ansluter sig.
• När en övergång till den privata sektorn signaleras bör byråerna agera snabbt – genom att genomföra grundliga riskbedömningar, identifiera potentiella intressekonflikter och vidta omedelbara försiktighetsåtgärder, såsom att återkalla åtkomsträttigheter eller omfördela ansvar vid behov.
• Beslutsfattandet bör vara rättvist, öppet och väldokumenterat, så att enskilda personer kan lämna synpunkter på föreslagna begränsningar och samtidigt säkerställa att riskerna hanteras effektivt genom proportionella åtgärder såsom karensperioder, förbud mot lobbyverksamhet eller, vid behov, direkta förbud.
• Motiverade beslut måste i god tid tydligt ange rätten att överklaga.
• Utöver ett grundligt beslutsfattande är ansvarsutkrävandet beroende av ett starkt genomförande. Detta inbegriper offentliggörande av sammanfattningar av godkända verksamheter, aktiv övervakning av efterlevnaden av ålagda villkor och upprätthållande av sekretesskrav.
• Om överträdelser misstänks måste byråerna reagera snabbt - fastställa fakta och vidta disciplinära åtgärder i allvarliga fall - för att upprätthålla förtroendet och skydda den institutionella integriteten.

Ombudsmannen drar slutsatsen att EU:s byråer kan lära sig mycket av varandras praxis. Ombudsmannen har för avsikt att tillämpa dessa riktlinjer för god praxis i ärenden som kan komma till ombudsmannens kännedom i framtiden.