Bakgrund

1. EU-förvaltningen använder, liksom alla andra offentliga förvaltningar, moderna elektroniska kommunikationsmedel i sitt dagliga arbete. Covid-19-krisen och de därmed sammanhängande arrangemangen för distansarbete har ytterligare ökat användningen av dem.

2. EU-förvaltningen bör återspegla den moderna kommunikationens verklighet i sina regler och sin praxis för dokumenthantering.

3. Det är rimligt att anta att det inte är praktiskt genomförbart för anställda att registrera all text och alla snabbmeddelanden som skickas eller tas emot i deras yrkesmässiga kapacitet. Huruvida en viss information ska registreras eller inte i administrationens dokumenthanteringssystem bör dock inte vara beroende av mediet – vare sig det är ett brev, ett e-postmeddelande, en text eller ett snabbmeddelande – utan av dess innehåll.

4. Registrering av information fyller den viktiga funktionen att underlätta utbytet, tillhandahålla bevis på vidtagna åtgärder, uppfylla institutionernas rättsliga skyldigheter och bevara deras minne. Det är också en förutsättning för att EU-förvaltningen ska kunna uppfylla sina skyldigheter i fråga om öppenhet, särskilt genom att underlätta allmänhetens tillgång till handlingar och genomföra principen om ansvarsutkrävande för offentliga åtgärder [1].

5. Registreringen av textmeddelanden och snabbmeddelanden och utlämnandet av dem har på senare år varit föremål för debatt i flera EU-medlemsstater.[2] Frågan har också uppmärksammats av ombudsmannen [3].

6. Ombudsmannen ansåg därför att det var lägligt att inleda en diskussion om lämpliga regler och lämplig praxis för registerföring, när det gäller elektronisk kommunikation såsom textmeddelanden och snabbmeddelanden, på EU-förvaltningsnivå.

7. I detta syfte samlade ombudsmannen in information om regler och praxis för registrering av textmeddelanden och snabbmeddelanden från hela EU:s förvaltning.[4] Ombudsmannen tittade också på relevanta regler och praxis som har utvecklats på nationell och internationell nivå [5].

Ombudsmannens slutsatser

8. Alla åtta EU-institutioner, EU-organ och EU-byråer som ombudsmannen kontaktade uppgav att textmeddelanden och snabbmeddelanden i princip omfattas av den allmänna definitionen av handlingar i deras respektive beslut om registerhantering. Två av IBOA hade mer specifika regler på plats.

9. Ingen av IBAO:erna gav sin personal särskild vägledning (eller utbildning) om inspelning av textmeddelanden och snabbmeddelanden. En IBAO uppgav att den skulle utvärdera behovet av sådan vägledning (eller utbildning) i samband med en kommande översyn av sitt beslut om dokumenthantering.

10. Två IBAO:er hade redan erfarenhet av inspelning av text- och snabbmeddelanden i sina respektive dokumenthanteringssystem. En av dessa IBAO hade lämnat ut snabbmeddelanden vid mottagandet av en begäran om allmänhetens tillgång till handlingar.

11. Vissa IBAO uppgav att deras personal som handlägger ansökningar om allmänhetens tillgång till handlingar enligt förordning (EG) nr 1049/2001 inte bara söker i sitt system för hantering av handlingar efter registrerade handlingar för att identifiera handlingar som allmänheten begär tillgång till. De kontaktar i stället alla relevanta avdelningar/anställda som kan inneha relevanta handlingar som omfattas av begäran om tillgång.

Praktiska rekommendationer

På grundval av den information som samlats in identifierade ombudsmannen god praxis som kan vägleda EU-förvaltningen i hanteringen av denna fråga i framtiden. Dessa återspeglas i de ”praktiska rekommendationerna” nedan:

IBAO bör göra följande:

• I regler och praxis för dokumenthantering ta hänsyn till den ständigt ökande användningen av text- och snabbmeddelanden. Rent konkret innebär detta att beslutet att registrera en viss information i administrationens dokumenthanteringssystem inte bör vara beroende av mediet – vare sig det är ett brev, ett e-postmeddelande, en text eller ett snabbmeddelande – utan av dess innehåll.
• Införa tekniska lösningar för att möjliggöra enkel inspelning av text- och snabbmeddelanden i dokumenthanteringssystem. Under tiden tillhandahålla alternativa sätt att spela in sådana meddelanden.
• Utfärda tydlig vägledning till personalen om hur text- och snabbmeddelanden som uppfyller kriterierna för dokumentinspelning bör extraheras, överföras och spelas in. All personal som använder elektronisk utrustning i arbetet bör kunna förstå hur man extraherar och överför text- och snabbmeddelanden från meddelandeappar eller meddelandeplattformar till det relevanta dokumenthanteringssystemet.
• Öka personalens medvetenhet om behovet av att se till att textmeddelanden och snabbmeddelanden som uppfyller registreringskriterierna extraheras, överförs och registreras regelbundet och rutinmässigt. Utöver vanliga interna kommunikationsmeddelanden skulle detta kunna göras genom att erbjuda utbildning till befintlig personal och som en del av introduktionsprogram för ny personal, till exempel.
• Se till att lagringsperioderna för text- och snabbmeddelanden på elektroniska enheter som används för arbete överensstämmer med lagringspolicyn.
• Ha en process på plats för att säkerställa att alla dokument som den anställde innehar, inklusive text- och snabbmeddelanden som uppfyller registreringskriterierna, registreras när en anställd lämnar företaget.
• Erkänna att arbetsrelaterade texter och snabbmeddelanden är ”handlingar” i den mening som avses i förordning (EG) nr 1049/2001 om allmänhetens tillgång till handlingar.
• Vid hantering av begäranden om allmänhetens tillgång till handlingar som skulle kunna omfatta textmeddelanden och snabbmeddelanden, beakta alla platser där sådana meddelanden kan lagras, inbegripet elektronisk utrustning som används av personalen, och bistå personal som potentiellt håller sådana meddelanden i sina sökningar, till exempel genom att ge instruktioner.
• Se till att deras standardsökverktyg gör det möjligt att identifiera text- och snabbmeddelanden (som sådana) när de har registrerats i deras dokumenthanteringssystem.

På grundval av detta avslutar ombudsmannen detta strategiska initiativ.

Emily O'Reilly

Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 13 juli 2022

[1] Förstainstansrättens dom av den 26 april 2007, WWF European Policy Programme mot rådet, T-264/04, punkt 61: ... För att rätten till tillgång till handlingar ska kunna utövas effektivt måste de berörda institutionerna, i den mån det är möjligt och på ett icke godtyckligt och förutsägbart sätt, upprätta och bevara handlingar som rör deras verksamhet.  https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/?uri=CELEX:62004TJ0264

[2] Till exempel i Nederländerna (Raad van Staat Uitspraak 201800258/1/A3, 20 mars 2019), i Tyskland (Berlins förvaltningsdomstol (VG) 2 K 163/18, 26 augusti 2020) och i Irland (Irish Information Commissioner, målnummer: 180450, 15 maj 2019).

[3] https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/134237 (ärende 1219/2020/MIG) och https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/151678 (ärende 1316/2021/MIG).

[4] Inom ramen för detta strategiska initiativ kontaktade ombudsmannen åtta av EU:s institutioner, organ och byråer, nämligen Europeiska kommissionen, Europaparlamentet, Europeiska unionens råd, Europeiska centralbanken (ECB), Europeiska kemikaliemyndigheten (Echa), Europeiska myndigheten för livsmedelssäkerhet (Efsa), Europeiska läkemedelsmyndigheten (EMA) och Europeiska gräns- och kustbevakningsbyrån (Frontex).

[5] Se t.ex. Europarådets konvention om tillgång till officiella handlingar (CETS nr 205): https://www.coe.int/en/web/conventions/full-list?module=treaty-detail&treatynum=205.