Bakgrund till initiativet

1. En avgörande roll för Europeiska kommissionen är att se till att medlemsstaterna tillämpar EU-lagstiftningen på ett korrekt sätt.[1] I detta syfte kan allmänheten, om den hyser farhågor om att en medlemsstat tillämpar EU-lagstiftningen felaktigt, rapportera detta till kommissionen genom att lämna in ett ´överträdelseklagomål´. Sådana klagomål utgör en viktig informationskälla och hjälper kommissionen att upptäcka överträdelser av EU-lagstiftningen [2].

2. Europeiska ombudsmannen tar regelbundet emot klagomål om administrativa missförhållanden i kommissionens hantering av överträdelseklagomål. I synnerhet om förseningar i hur kommissionen hanterar sina överträdelseklagomål, kommissionens underlåtenhet att svara de klagande eller hålla dem informerade om hur deras ärende fortskrider, och mer allmänt om hur kommissionen kommunicerar med dem.

3. Enligt kommissionens egna regler [3] ska kommissionen fatta beslut i ärenden inom ett år efter det att klagomålet om överträdelse registrerats. Om kommissionen inte kan hålla denna tidsfrist bör den informera de klagande skriftligen.

4. Kommissionen tillhandahåller en särskild onlinedatabas [4] med relevant information om överträdelseförfaranden. Databasen visar att det finns ett stort antal ärenden som har pågått under en längre tid. Dessutom finns det endast begränsad information om ärenden i databasen, och informationen i databasen är ibland mycket gammal.

5. Den 14 juli 2023 offentliggjorde kommissionen sin lägesrapport om kommissionens arbetsmetoder för övervakning av unionsrättens tillämpning [5], som innehöll relevanta resultat och rekommendationer.

6. Den 2 juli 2024 inledde ombudsmannen detta strategiska initiativ för att följa upp de åtgärder som kommissionen har vidtagit eller avser att vidta för att genomföra dessa rekommendationer.

Initiativet

7. Ombudsmannen ställde frågor till kommissionen [6] om tre aspekter av sitt arbete med klagomål och ärenden om överträdelser:

1. Kommunikation med klagande
2. Information om pågående överträdelseförfaranden på den särskilda webbplatsen
3. Förseningar i handläggningen av klagomål om överträdelser

8. Ombudsmannen mottog kommissionens svar den 26 september 2024 [7].

Kommunikation med klagande

Kommissionens svar

9. Kommissionen sade att den aktivt har genomfört rekommendationerna i lägesrapporten om kommunikationen med de klagande. I november 2023 inrättade den en arbetsgrupp med företrädare för kommissionens viktigaste berörda avdelningar och rättstjänsten. Gruppen samordnas av generalsekretariatet. Till följd av detta har kommissionen vidtagit flera åtgärder för att se till att klagande proaktivt och regelbundet informeras om hur deras ärende fortskrider:

- Kommunikationen med potentiella klagande inleds innan de beslutar att lämna in ett överträdelseklagomål. Arbetsgruppen inledde därför med att se över kommissionens webbplats ”Rapportera ett EU-lands överträdelse av EU-rätten”[8] och standardformuläret för klagomål.

• Kommissionen försöker hantera klagandenas förväntningar genom att tydligt informera om sin strategi för att se till att EU-lagstiftningen efterlevs samt om kommissionens och medlemsstaternas respektive ansvarsområden. Den beskriver gränserna för kommissionens befogenheter och förfarandena för att bedöma klagomål.
• På webbplatsen finns en länk till standardformuläret för klagomål. Inspirerad av Europeiska ombudsmannens webbplats införde kommissionen en rad preliminära frågor för att vägleda klagande till rätt information (t.ex. Ditt Europa eller Ditt Europa – Rådgivning) eller till rätt prövningsmekanism (t.ex. Solvit eller Europaparlamentets utskott för framställningar).

- Kommissionen registrerar överträdelseklagomål i Themis/Complaints – ett it-verktyg som infördes i april 2023 för att underlätta snabb och effektiv kommunikation med klagande. Detta it-verktyg:

• Skickar automatiskt ett mottagningsbevis om det inte har skickats inom 20 arbetsdagar från det att klagomålet registrerades. Denna funktion infördes i maj 2024.
• Skickar påminnelser till handläggare och samordnare om att skicka svar om ett ärende är inaktivt under en viss tid.
• När kommissionen beslutar att hantera ett klagomål inom ramen för en dialog med en medlemsstat (EU Pilot) kräver it-verktyget att kommissionen informerar klaganden. En mall finns tillgänglig för detta ändamål.
• Om det beslutas att ett klagomål ska behandlas vidare i samband med ett överträdelseförfarande kan it-verktyget generera och skicka en skrivelse till de klagande.
• Hjälper berörda avdelningar inom kommissionen att övervaka sina ärenden på ett effektivt sätt. Med en enkel sökning är det möjligt att identifiera filer där klagande behöver kontaktas.

- Från hösten 2023 till våren 2024 genomförde kommissionen en övning för att städa upp gamla och inaktiva klagomål.

- I lägesrapporten erkändes vikten av tidig granskning, så att kommissionen snabbt kan besvara klagomål som är uppenbart ogrundade eller uppenbart faller utanför EU-rättens tillämpningsområde. Standardsvar kan skickas ut tidigt i processen.

• Grundläggande mallar finns nu tillgängliga, med olika standardstycken som kan väljas för att hjälpa till att utarbeta mer riktade svar.
• Generaldirektoratet för rättsliga frågor och konsumentfrågor, den avdelning som tagit emot mer än en fjärdedel av alla klagomål under de senaste åren, ingick ett servicenivåavtal med generaldirektoratet för kommunikation i januari 2023. På grundval av överenskommelsen svarar generaldirektoratet för kommunikation via Europa direkt-kontaktcentrumet på klagomål som är uppenbart ogrundade eller uppenbart faller utanför EU-rättens tillämpningsområde. Detta säkerställer ett snabbt svar till de klagande inom 15 arbetsdagar.

10. Kommissionen är villig att överväga att införa en onlineportal där klagande kan skapa ett konto med ett ärendespårningsverktyg och göra det möjligt att få meddelanden om ny utveckling i deras fall. En sådan portal skulle kunna innehålla information i realtid om relevanta åtgärder som kommissionen vidtagit för att se till att EU-lagstiftningen efterlevs. På grund av begränsade resurser kommer det dock inte att vara möjligt att göra en sådan portal fullt operativ före 2028.

11. Kommissionen har vidtagit åtgärder för att centralisera informationen om flera klagomål på en och samma webbplats [9]. Klagande kan söka flera klagomål efter deras referensnummer och titel. Under varje referens listas alla meddelanden som är tillgängliga i filen, med den senaste visas överst.

12. Den sida som är avsedd för flera klagomål och det offentliga registret över överträdelseförfaranden [10] är två olika webbsidor utan någon länk. Kommissionen är dock villig att bedöma genomförbarheten och kostnaderna för att ansluta de två sidorna. Om ett flerfaldigt klagomål följs upp i samband med ett överträdelseförfarande informerar kommissionen de klagande om hänvisningen till överträdelseärendet. Utvecklingen i huvudmålet kan sedan följas via det offentliga registret över överträdelseförfaranden.

Ombudsmannens bedömning

13. Kommissionen har redan vidtagit åtgärder för att förbättra sin kommunikation med klagande, men ombudsmannen fortsätter att ta emot klagomål om frågor som rör dess kommunikation med klagande. Ibland får de klagande inte mottagningsbevis i tid eller uppdateringar i tid om framstegen i deras fall under längre tidsperioder, inte ens efter att ha skickat begäranden om uppdateringar och påminnelser. Ombudsmannen uppmanar därför kommissionen att fortsätta att övervaka denna aspekt av sitt arbete och att söka ytterligare förbättringar.

14. De klagomål som lämnats in till ombudsmannen visar dessutom att kommissionen ofta skickar standardiserade skrivelser till klagandena. Även om brevmallar är ett användbart verktyg kan användningen av generiska formuleringar i sig ge ett negativt intryck av att kommissionen kanske inte har undersökt innehållet i ett klagomål ordentligt, särskilt om kommissionen inte tillhandahåller uppdateringar om hur klagomålen fortskrider under längre perioder (månader eller år). För att mildra detta uppmuntrar ombudsmannen kommissionen att vara mer öppen mot de klagande och ge dem tillräckligt specifik och korrekt information om hur den hanterar deras klagomål.

15. När det gäller flera klagomål, dvs. klagomål där flera personer klagar på samma sak, vilket således är av ett bredare allmänintresse, uppskattar ombudsmannen att kommissionen tillhandahåller länken till den relevanta webbsidan på sin huvudwebbplats för att lämna in överträdelseklagomål.[11] Informationen verkar dock inte offentliggöras i någon tydlig ordning och webbsidan innehåller endast ett allmänt sökverktyg som inte är begränsat till information om flera klagomål. Det är därför fortfarande svårt att navigera på denna webbplats och hitta information av intresse. Ombudsmannen uppmanar kommissionen att fortsätta sina ansträngningar för att centralisera informationen om flera klagomål och att göra informationen lättillgänglig, särskilt per ämne.

16. Slutligen anser ombudsmannen att det skulle kunna vara till hjälp för klagande att kunna skapa ett onlinekonto med ett ärendespårningsverktyg och få meddelanden om ny utveckling i bedömningen av deras klagomål eller överträdelseförfaranden som inletts till följd av deras klagomål. Detta skulle kunna bidra till att ta itu med några av de kommunikationsproblem som för närvarande uppstår, bland annat för flera klagomål. Ombudsmannen välkomnar kommissionens vilja att genomföra denna åtgärd.

Information om pågående överträdelseförfaranden på den särskilda webbplatsen

Kommissionens svar

17. Kommissionen sade att den för närvarande håller på att genomföra rekommendationen i inventeringsrapporten om att ”omarbeta” den särskilda webbplatsen för överträdelseförfaranden, bland annat genom att göra den mer användarvänlig, underlätta sökningar per ämne och offentliggöra ytterligare relevant information.

18. Kommissionen har tillsammans med en uppdragstagare genomfört en genomförbarhetsstudie om hur information om överträdelseförfaranden kan presenteras i ett nytt format. Uppdragstagaren håller på att utveckla de nya webbsidorna, som bör vara tillgängliga i början av 2025. De nya webbsidorna kommer att komplettera det befintliga offentliga registret över överträdelseförfaranden.

19. Kommissionen kommer också att tillhandahålla ny information, bland annat följande:

• En ny webbsida med en karta som visar antalet aktiva överträdelseärenden i varje medlemsstat. Tydliga och lättnavigerade diagram visar t.ex. fördelningen av överträdelseärenden per medlemsstat, per överträdelsetyp, per politikområde, den tid det tar för medlemsstaterna att följa domstolens avgöranden, den genomsnittliga tiden för handläggning av överträdelseärenden och i vilket skede överträdelseärendena avslutades. Denna information kommer att uppdateras dagligen.
• En ny webbplats som visar de framsteg som medlemsstaterna har gjort när det gäller att införliva och följa EU-lagstiftningen (”bristen på införlivande och överensstämmelse”) i medlemsstaterna och relaterade trender. Den kommer att uppdateras varje månad.
• En ny webbsida med en karta som visar antalet aktiva EU Pilot-dialoger i varje medlemsstat i slutet av föregående år och andra uppgifter, t.ex. diagram som visar EU Pilot-dialogerna per medlemsstat, per politikområde och ”upplösningsgraden”. Denna sida kommer att uppdateras årligen.

20. Samtidigt förbättrar kommissionen sitt offentliga register över överträdelseförfaranden genom att lägga till nya sökfält. Användare kan nu söka efter information som:

• Ärenden som rör en framställning från Europaparlamentet.
• fall med ekonomiska sanktioner, och
• Förteckningar per typ av överträdelse och rättslig grund.

21. När det gäller den specifika information som tillhandahålls på webbplatsen sade kommissionen följande:

• Den innehåller redan närmare uppgifter om föremålet för specifika överträdelseförfaranden. Under varje överträdelsebeslut som antas kan användaren klicka på en länk som leder till det relevanta presspaketet. Presspaketet innehåller information om alla beslut som fattats, inklusive föremålet för ärendet, de frågor som tagits upp och hur länge medlemsstaten måste följa dem.
• Databasen uppdateras varje gång kommissionskollegiet antar nya överträdelsebeslut. Uppgifterna i det offentliga registret är därför alltid aktuella.
• När det gäller potentiella automatiska e-postvarningar för klagande när det sker en ny utveckling i ett ärende kommer kommissionen att titta närmare på denna möjliga funktion för klagandenas portal. Genomförbarheten och kostnaderna för att utveckla en sådan funktion för allmänheten kan undersökas som ett nästa steg.

Ombudsmannens bedömning

22. Ombudsmannen välkomnar kommissionens beredvillighet att proaktivt offentliggöra relevant information om sitt arbete när det gäller medlemsstaternas tillämpning av EU-lagstiftningen. Ombudsmannen anser dock att kommissionen kan och bör göra mer för att förbättra sin särskilda webbplats (inklusive databasen och registret)[12].

23. För det första skulle kommissionen kunna tillhandahålla tydligare och mer specifik information om föremålet för varje ärende. För närvarande innehåller databasen mycket begränsad och ofta otydlig information.[13] Vissa titlar finns inte ens på engelska när man använder den engelska versionen av databasen.[14] Den information som för närvarande finns på webbplatsen gör det därför inte möjligt för besökarna att förstå vilka specifika frågor som kommissionen undersöker i en viss medlemsstat. Ombudsmannen anser att sådan information bör vara lätt tillgänglig innan kommissionen antar ett beslut. Ombudsmannen medger att databasen innehåller länkar som kan leda till källor som tillhandahåller ytterligare information, men noterar att sådana länkar för närvarande inte är tillgängliga för alla ärenden.

24. För det andra är ombudsmannen inte övertygad av kommissionens påstående att all information i databasen är aktuell. Ombudsmannens granskning i detta initiativ visade att det finns många aktiva fall där det sista förfarandesteget som nämns i databasen togs för många år sedan, till och med för så mycket som 10–15 år sedan.[15]

25. Besökare på webbplatsen kan undra vad kommissionen har gjort i sådana fall under så många år. Kommissionens uppfattade passivitet kan leda till en negativ allmän uppfattning om EU i allmänhet. Ombudsmannen anser därför att kommissionen bör fördubbla sina ansträngningar för att se till att den information som ges om ärenden på dess webbplats verkligen är aktuell.

26. För det tredje offentliggör kommissionen för närvarande i databasen endast de viktigaste stegen i förfarandet, såsom ”formellt meddelande”, ”motiverat yttrande” och ”hänvisning till domstolen”. Ombudsmannen uppmanar kommissionen att offentliggöra ytterligare specifik information om det aktuella läget i ett ärende, t.ex. att ärendet är föremål för rättslig granskning av kommissionen, att medlemsstaten har gjort lagstiftningsändringar som svar på överträdelseförfarandet eller att diskussioner mellan kommissionen och medlemsstaten pågår. Kommissionen bör sträva efter att offentliggöra relevant och aktuell information. Ombudsmannen är övertygad om att detta kan göras utan att äventyra hur kommissionen genomför sina undersökningar.

27. För det fjärde litar ombudsmannen på att kommissionen snabbt kommer att följa upp sitt åtagande att undersöka möjligheten att införa e-postmeddelanden om uppdateringar av ärenden i databasen.

Förseningar i handläggningen av klagomål

Kommissionens svar

28. För att komma till rätta med förseningarna i handläggningen av klagomål uppgav kommissionen att den hade analyserat om och hur den skulle kunna göra effektivitetsvinster när den organiserade sina tillsynsuppgifter:

· Fall där kommissionen för en informell dialog med medlemsstaterna (EU Pilot)

Kommissionen har prioriterat att hantera gamla dialoger snabbare och respektera den relevanta tidsfristen. Kommissionen inledde en regelbunden intern övervakning av ärenden som pågått i mer än nio månader och undersökte hur ärendena kunde hanteras snabbare. Parallellt med detta arbetar kommissionen med att utveckla en ny modul med nya funktioner som underlättar och effektiviserar hanteringen av informella dialoger.

· Arbetsgrupper för införlivande av EU-direktiv

I lägesrapporten angavs införlivandet av direktiv som ett av de viktigaste områden där förseningar förekommer. Kommissionen inrättade två arbetsgrupper, en intern grupp och en annan med företrädare för medlemsstaterna. Båda arbetsgrupperna syftar till att underlätta medlemsstaternas arbete med att tillhandahålla förklarande dokument om åtgärder som de inför för att införliva direktiv och underlätta kommissionens efterlevnadskontroller.

· Övervaka framstegen

It-verktyget Themis innehåller funktioner som har gjort det möjligt för kommissionens berörda avdelningar att lättare övervaka sitt arbete. Det finns rapporter genom vilka kommissionens avdelningar kan spåra statistik om sina ärenden, hur lång tid det tar att följa domstolens avgöranden eller t.ex. hur lång tid som har gått sedan en formell underrättelse skickades i ett ärende. Detta gör det möjligt för kommissionen att på ett enkelt sätt identifiera ärenden som är mer brådskande och som måste prioriteras.

· Analysera framstegen både när det gäller överträdelseförfaranden och EU Pilot-dialoger

Kommissionens generalsekretariat och rättstjänst genomför årligen en ”samstämmighets- och resultatöversyn” av överträdelseärenden och EU Pilot-dialoger. Denna översyn omfattar en analys av enskilda överträdelseärenden, en övergripande bedömning av framstegen och utbyte av god praxis när det gäller att övervaka genomförandet av EU-lagstiftningen. Den innehåller också en bedömning av framstegen i genomförandet av rekommendationerna i 2023 års lägesrapport.

Kommissionen medger att vissa fall av olika skäl kan ta längre tid än andra att göra framsteg. Kommissionen håller reda på dessa skäl i överträdelseärendet.

Kommissionen har gjort betydande framsteg när det gäller att avsluta pågående ärenden. Under 2023 avslutade kommissionen över 1 000 överträdelseärenden, eftersom medlemsstaterna hade tagit itu med frågan och följt EU-lagstiftningen.

Ombudsmannens bedömning

29. Ombudsmannen är medveten om att kommissionen har vidtagit vissa åtgärder för att undvika förseningar i handläggningen av överträdelseärenden. Med tanke på att dessa åtgärder är ganska nya är det dock svårt för ombudsmannen att se några konkreta effekter i detta skede. Ombudsmannen fortsätter att ta emot klagomål om förseningar i handläggningen av överträdelseklagomål.

30. Ombudsmannen genomförde dessutom inspektioner i samband med flera nyligen genomförda klagomålsbaserade undersökningar och konstaterade att lämpliga register inte fördes, såsom interna anteckningar om beslutet att skjuta upp ett ärende av en viss anledning. Ombudsmannen kommer att fortsätta att övervaka dessa frågor, särskilt i samband med klagomål.

31. Ombudsmannen uppmanar därför kommissionen att undvika längre perioder av inaktivitet i ärenden, respektera alla tillämpliga tidsfrister och säkerställa lämplig intern övervakning.

Slutsats

Ombudsmannen avslutar detta initiativ med följande slutsats:

Ombudsmannen välkomnar de åtgärder som kommissionen redan har vidtagit för att förbättra sin kommunikation om överträdelseförfaranden och för att undvika förseningar i handläggningen av överträdelseklagomål. Ombudsmannen kommer att fortsätta att övervaka dessa frågor av stor betydelse för allmänheten genom inkomna klagomål.

Kommissionen kommer att underrättas om denna avslutande not.

Emily O'Reilly
Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 11 december 2024

 

[1] Artikel 17.1 i fördraget om Europeiska unionen: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:12016M/TXT och artikel 258 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:12016E/TXT.

[2] Kommissionens meddelande EU-rätten: Bättre resultat genom bättre tillämpning, C/2016/8600: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?toc=OJ%3AC%3A2017%3A018%3ATOC&uri=uriserv%3AOJ.C_.2017.018.01.0010.01.ENG

[3] Ibid.

[4] https://ec.europa.eu/atwork/applying-eu-law/infringements-proceedings/infringement_decisions/

[5] Arbetsdokument från kommissionens avdelningar, SWD(2023) 254 final: https://commission.europa.eu/system/files/2023-10/SWD_2023_254_stocktaking%20report_en.pdf

[6] https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/188927

[7] Se https://www.ombudsman.europa.eu/doc/correspondence/197048.

[8] https://commission.europa.eu/about/contact/problems-and-complaints/complaints-about-breaches-eu-law-member-states/report-breach-eu-law-eu-country_en

[9] https://commission.europa.eu/about/contact/problems-and-complaints/complaints-about-breaches-eu-law-member-states/multiple-complaints_en

[10] https://ec.europa.eu/atwork/applying-eu-law/infringements-proceedings/infringement_decisions/  

[11] https://commission.europa.eu/about-european-commission/contact/problems-and-complaints/complaints-about-breaches-eu-law-member-states/how-make-complaint-eu-level_en

[12] https://ec.europa.eu/atwork/applying-eu-law/infringements-proceedings/infringement_decisions/

[13] Såsom ”Water– Urban WASTE WATER – DIR 91/271, ART 3 och 4”(ärende INFR(2004)2034), ”Water– Implementation of Directive 91/271/EEC concerning urban waste water treatment in Hungary”(ärende INFR(2016)2186) eller ” Waste – Bad application by Latvia of the Waste Framework Directive”(ärende INFR(2024)2144) – för att bara nämna några exempel.

[14] Till exempel ” WATER - Eaux urbaines résiduaires dans plusieurs agglomérations à Chypre (Collecte et traitement)”(ärende INFR(2017)2046).

[15] Se t.ex. ärendena INFR(1998)2290 (motiverat yttrande av den 8 oktober 2009), INFR(2014)2174 (formellt meddelande av den 25 september 2014), INFR(2011)2074 (kompletterande formell underrättelse av den 27 september 2012), INFR(2011)2077 (motiverat yttrande av den 26 januari 2012) och INFR(2011)2086 (motiverat yttrande av den 21 juni 2012).