Bakgrunden till klagomålet

1. Förevarande ärende rör klagandens påstådda rättsstridiga uteslutning från det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/197/10 för juristlingvister (nedan kallat uttagningsprovet)[1], som anordnas av Europeiska rekryteringsbyrån (Epso), på grund av den påstådda felaktiga tilldelningen av de relevanta provhandlingarna.

2. Klaganden är rumänsk medborgare och deltog i tävlingen. Han satte ett datorbaserat preliminärt test, som bestod av en översättning från franska till engelska. Översättningen skrevs med ordbehandlingsprogram, identifierades med ett hemligt nummer och lämnades in elektroniskt.

3. Till följd av Epsos beslut att inte låta honom delta i nästa etapp av uttagningsprovet på grund av hans prestationer i det datorbaserade provet, skrev klaganden till Epso den 23 september 2011 och begärde återigen, den 30 september 2011, en kopia av sitt prov och utvärderingsformuläret samt en omprövning av beslutet.

4. Den 10 oktober 2011 översände Epso de begärda handlingarna till klaganden. På grund av ett överföringsfel skickade Epso emellertid även kopior av de skriftliga proven för andra deltagare i uttagningsprovet till honom.

5. Den 13 oktober 2011 kontaktade klaganden Epso via sitt webbgränssnitt och uppgav att Epso felaktigt hade tillskrivit honom en annan sökandes skriftliga prov (nummer XXXXXXX). Han pekade dessutom på ett annat prov som ingick bland de prov som Epso hade skickat av misstag och identifierade detta prov som hans. Mot bakgrund av dessa omständigheter bad han Epso att vidta omedelbara åtgärder och åtgärda det påstådda felet.

6. I sitt svar av den 14 oktober 2011 bekräftade Epso att klagandens skriftliga prov faktiskt hade provnummer XXXXXXX. Sökanden gjorde gällande att urvalsförfarandet var hemligt och att den inte kunde ge någon ytterligare förklaring avseende hanteringen av skriftliga prov och tilldelningen av hemliga nummer.

7. Den 17 oktober 2011 skickade klaganden en annan skrivelse till Epso, i vilken han hävdade att Epso inte hade vidtagit några åtgärder till följd av hans tidigare skrivelse. Han bad också om en översyn av den metod som används för att identifiera kandidater ´ skriftliga prov.

8. Genom identiska skrivelser av den 14 och 20 oktober 2011 informerade Epso klaganden om att det på grund av det stora antalet deltagare i uttagningsprovet kan ta längre tid än vanligt att besvara klagandens begäran om omprövning.

9. Den 24 oktober 2011 skrev klaganden till Epso och begärde att uttagningsprovet skulle avbrytas och att frågan skulle klargöras.

10. I slutet av oktober 2011 meddelade Epso på sin webbplats att proven vid utvärderingscentrumet för det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/197/10 skulle äga rum den 8–17 november 2011.

11. Den 26 oktober 2011 ingav klaganden detta klagomål till Europeiska ombudsmannen.

Föremålet för utredningen

12. Ombudsmannen inledde en undersökning av följande påståenden och påståenden:

Anklagelser

1. Genom att genomföra detta förfarande på ett sätt som ledde till att klagandens skriftliga prov förväxlades med en annan sökandes, underlät Epso att genomföra det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/197/10 med vederbörlig omsorg.

2. Genom att vägra att lämna information om förfarandet för att säkerställa anonymitet i det datorbaserade provet underlät Epso att genomföra det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/197/10 på ett öppet sätt.

3. Genom att inte omedelbart besvara klagandens påståenden eller avbryta uttagningsprovet, och med tanke på allvaret i den fråga som klaganden tog upp, underlät Epso att genomföra det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/197/10 med vederbörlig omsorg.

Fordringar

1. Uttagningsprov EPSO/AD/197/10 bör avbrytas till dess att det påstådda fallet av administrativa missförhållanden har avgjorts.

2. Vid anordnandet av framtida uttagningsprov bör Epso anta regler och förfaranden för att undvika sådana fall av administrativa missförhållanden som de som avses i detta ärende.

Utredningen

13. Den 30 november 2011 bad ombudsmannen Epso att inkomma med ett yttrande om klagandens påståenden och krav senast den 29 februari 2012. Den 23 februari 2012 ansökte Epso om en förlängning av denna period till och med den 31 mars 2012, vilket ombudsmannen beviljade. Epsos yttrande överlämnades till ombudsmannen den 13 april 2012. Den översändes till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter. Klaganden gjorde detta den 29 maj 2012.

14. Efter en noggrann analys av parternas argument och den bevisning som lades fram under undersökningen beslutade ombudsmannen att det var nödvändigt att granska Epsos handlingar om uttagningsprovet. Inspektionen utfördes av ombudsmannens avdelningar den 11 januari 2013. En kopia av inspektionsrapporten skickades till Epso och en kopia skickades till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter senast den 28 februari 2013. Klaganden inkom inte med några synpunkter på denna rapport.

Ombudsmannens analys och slutsatser

Inledande anmärkningar

15. I sina synpunkter uttryckte klaganden oro över den tid det tog för Epso att ”ge ett svar”. Han förklarade att med tanke på att tilldelningen av testdokument är central för uttagningsprovet bör information om denna tilldelning finnas lätt tillgänglig. Ombudsmannen tolkar klagandens uttalande som en hänvisning till den tid det tar för Epso att lämna sitt yttrande till ombudsmannen. Visserligen avgav Epso sitt yttrande först den 13 april 2012, det vill säga nästan två veckor efter det att den (förlängda) fristen hade löpt ut. Det stämmer också att Epso inte bad om ursäkt för förseningen. Ombudsmannen anser dock att denna lilla försening inte hade någon negativ inverkan på undersökningen av de frågor som klaganden tog upp. Det finns därför ingen anledning att ytterligare undersöka denna aspekt av förevarande mål.

16. Med tanke på att de har ett faktiskt och logiskt samband anser ombudsmannen att det är lämpligt att behandla klagandens första och tredje påståenden, liksom hans första påstående, tillsammans. Den klagandes andra påstående kommer att behandlas tillsammans med den klagandes andra påstående.

A. Påståenden om att Epso underlät att genomföra uttagningsprovet med tillbörlig aktsamhet och att vidta omedelbara åtgärder för att lösa problemet och det därmed sammanhängande yrkandet om avstängning

Argument som framförts till ombudsmannen

17. Klaganden hävdade att Epso, genom att genomföra urvalsförfarandet på ett sätt som ledde till att hans eller hennes skriftliga prov förväxlades med en annan sökandes prov och genom att inte omedelbart besvara hans eller hennes påståenden eller avbryta uttagningsprovet, underlät att genomföra uttagningsprovet med vederbörlig omsorg. Han begärde att det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/197/10 skulle avbrytas till dess att det påstådda fallet av administrativa missförhållanden hade avgjorts.

18. I sitt yttrande förklarade Epso hur de sökandes datorbaserade översättningsprov identifieras och behandlas under hela uttagningsförfarandet.

19. När det gäller det påstådda felaktiga tillskrivandet av provhandlingarna betonade Epso att Epso, efter klagandens e-postmeddelande av den 13 oktober 2011 och, återigen, efter ombudsmannens inledande av undersökningen, kontrollerade uppgifterna om identifieringen och behandlingen av de datorbaserade översättningsproven. Epso underströk att kontrollen bekräftade att inga misstag hade begåtts, eftersom översättningen med nummer XXXXXXX är den som genererades vid den arbetsstation som tilldelats klaganden (arbetsstation nr XX i provcentrumet) vid tidpunkten för hans provbokning.

20. Till stöd för sin ståndpunkt gav Epso ombudsmannen i) En skärmdump av klagandens Epsokonto. ii) En förteckning över de sökande i uttagningsprov EPSO/AD/197/10 som gjorde provet vid samma provcentrum och samma dag som klaganden. iii) Ett utdrag ur förteckningen som undertecknats av klaganden vid testcentrumet. iv) .xml-filen från klagandens preliminära översättningstest, och v) översättningstexten med nummer XXXXXXX.

21. Epso behandlade inte specifikt klagandens begäran om att avbryta uttagningsprovet.

22. I sina synpunkter bekräftade klaganden på nytt att han inte kunde erkänna det skriftliga prov som han hade tilldelats och att han ansåg att den programvara som Epso använde var otillförlitlig på grund av eventuella tekniska problem. I detta avseende hävdade klaganden att det borde ha funnits en undertecknad kopia av testdokumentet. Han ansåg också att Epso inte hanterade hans ärende korrekt och i tid genom att inte vidta ytterligare åtgärder för att garantera en korrekt tilldelning av prov.

Resultaten av granskningen av Epsos akt

23. Under granskningen av Epsos akt fick ombudsmannens företrädare en detaljerad förklaring om hur den datorbaserade programvaran fungerade och fick kopior av relevanta handlingar. Ombudsmannens företrädare kunde dessutom jämföra det test som tillskrevs klaganden med det test som han identifierade som sitt och kontrollera de personuppgifter som var kopplade till klaganden. Epsos företrädare förklarade att när de sökande bokar sitt skriftliga prov för ett visst datum vid det valda provcentrumet placeras de i ett visst rum vid provcentrumet och i en viss dator i det rummet. När de sökande anländer till provcentrumet kontrolleras deras identitet av en medlem av provcentrumets personal. Kandidaterna ombeds återigen att bekräfta sin identitet på datorskärmen. När en sökande gör det kopplar systemet sessionen som öppnas på arbetsstationen till den specifika kandidaten via behörighetskoden, uttagningsprovets nummer och det personliga identitetskortet. Alla dessa uppgifter sparas sedan i en personakt som sedan överförs elektroniskt till Epso via en säker webbplats. Specifik programvara hämtar det skriftliga provet från varje fil och producerar, med hjälp av informationen i den allmänna filen, kopior av proven som endast identifieras med hjälp av de sökandes hemliga nummer. När proven har korrigerats görs det omvända förfarandet och poängen kopplas till de sökandes namn. Enligt de företrädare för Epso som var närvarande vid inspektionen skulle det endast vara möjligt att knyta ett skriftligt prov till fel sökande om de två berörda sökandena genomförde provet vid samma centrum, samma dag och samma timme och om de bytte ut de arbetsstationer som de använde efter det att provtillfället hade inletts.

24. Klaganden lämnade inga synpunkter på inspektionsrapporten.

Ombudsmannens bedömning

25. Vid bedömningen av klagandens första påstående måste ombudsmannen överväga om de relevanta testdokumenten felaktigt tillskrivits klaganden.

26. Ombudsmannen noterar att Epso under hela undersökningen insisterade på att inget felaktigt tillskrivande av klagandens skriftliga prov hade skett.

27. I sitt yttrande och särskilt under inspektionen lämnade Epso detaljerade förklaringar om hur de sökandes prov behandlas och hur hemliga nummer tilldelas de sökande på ett automatiserat sätt. Epso klargjorde särskilt att ett felaktigt tillskrivande av provpapper endast kan ske om två sökande, som gör sitt prov på samma provcentrum samma dag och samma timme, byter arbetsstationer efter det att provet har inletts. På grundval av Epsos tekniska förklaringar anser ombudsmannen att Epsos ståndpunkt är rimlig.

28. Vidare framkom det under inspektionen att det testdokument som klaganden identifierade som sitt skrevs vid ett testcentrum och på ett datum som skilde sig från klagandens testcentrum och testdatum. Av detta följer att det, på grundval av Epsos förklaringar, inte skulle vara möjligt att felaktigt tillskriva klaganden provpapper, oavsett om det provpapper som klaganden hävdade var hans eller hennes var av tillräcklig kvalitet eller inte.

29. Klaganden uppgav också att den elektroniska tilldelningen av testdokument med hjälp av särskild programvara inte var tillräckligt tillförlitlig och att testdokumenten därför borde undertecknas elektroniskt eller på annat sätt. Inspektionen visade dock att varje sökande måste bekräfta sin identitet på den arbetsstation som tilldelats honom eller henne. Detta förefaller ge tillräckliga garantier för att testdokumentets upphovsman verkligen kan identifieras på ett korrekt sätt.

30. Mot bakgrund av dessa överväganden anser ombudsmannen att inga administrativa missförhållanden kan konstateras när det gäller klagandens första påstående. Eftersom detta påstående inte kan godtas kan det därmed sammanhängande påståendet, det vill säga klagandens första påstående, inte godtas. Slutligen anser ombudsmannen, på grundval av dessa slutsatser och med beaktande av att det inte gick att fastställa något misstag vid tilldelningen av klagandens prov, att Epso inte kan klandras för att inte ha avbrutit uttagningsprovet. Ombudsmannen kommer att beakta återstoden av klagandens tredje påstående (dvs. att Epso inte gav något omedelbart svar på klagandens påståenden) i sin bedömning av det andra påståendet och hennes ytterligare anmärkning.

B. Påståendet att Epso inte har genomfört uttagningsprovet på ett öppet sätt

Argument som framförts till ombudsmannen

31. Klaganden hävdade att Epso genom att vägra att lämna information om förfarandet för att säkerställa anonymitet i det datorbaserade provet underlät att genomföra uttagningsprovet på ett öppet sätt.

32. I sitt yttrande förklarade Epso i detalj den metod som använts för att bedöma de sökandes prov. När det gäller anonymiseringen av provet förklarade Epso att i slutet av det datorbaserade provet sparas alla uppgifter som genereras av varje arbetsstation och som innehåller de sökande´-översättningarna i en personakt. Alla sökandes filer överförs sedan elektroniskt via en säker anslutning till Epso, som lagrar och behandlar dem med hjälp av en särskild algoritm. Översättningen är skild från andra uppgifter som skulle göra det möjligt att identifiera kandidaten, och ett hemligt nummer tilldelas varje översättning för identifiering under märkningsprocessen, som är anonym. Markörerna korrigerar översättningen på grundval av på förhand fastställda objektiva kriterier och lägger fram ett förslag till poängsättning. Därefter fattar uttagningskommittén beslut om slutresultatet. De poängsatta provexemplaren matchas sedan på nytt mot motsvarande kandidatprofiler på grundval av det hemliga numret, med hjälp av den ovannämnda programvarualgoritmen, och provresultaten meddelas kandidaterna.

33. I sina synpunkter hävdade klaganden att de svar han fick från Epso var otydliga, medan det i deras svar till dig ser ut som om de hade varit systematiska och tydliga.

Ombudsmannens bedömning

34. Ombudsmannen konstaterar att Epso inledningsvis åberopade sekretessen i uttagningsförfarandet som skäl för att vägra att lämna ut information om hanteringen av skriftliga prov och tilldelningen av hemliga nummer.

35. Under utredningens gång lämnade Epso dock detaljerad information om det förfarande som används för att säkerställa anonymitet i datorbaserade prov. I sina synpunkter medgav klaganden att dessa förklaringar var tillräckligt informativa och tydliga. Under dessa omständigheter finns det ingen anledning att ytterligare undersöka klagandens andra påstående.

36. Trots detta anser ombudsmannen att ingenting skulle ha hindrat Epso från att lämna dessa förklaringar vid den tidpunkt då klaganden först tog upp frågan. Ombudsmannen kommer därför att göra ytterligare en anmärkning i detta avseende.

37. Mot bakgrund av sina slutsatser om klagandens påståenden anser ombudsmannen att inga ytterligare undersökningar av klagandens andra påstående är motiverade.

C. Slutsatser

På grundval av sin undersökning av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsatser:

Det har inte förekommit några administrativa missförhållanden när det gäller klagandens första påstående och hans första påstående.

Det finns ingen grund för ytterligare undersökningar när det gäller återstoden av klagandens klagomål.

Klaganden och Epso kommer att informeras om detta beslut.

Ytterligare anmärkning

Det skulle vara värdefullt om Epso i framtiden kunde ge sökande som anser att deras provhandlingar kan ha blandats ihop med andra sökandes provhandlingar en korrekt beskrivning av de åtgärder som Epso har vidtagit för att förhindra att en sådan situation uppstår.

Emily O´Reilly

Utfärdat i Strasbourg den 11 november 2013

[1] EUT C 248A, 2010, s. 1.