Bakgrunden till klagomålet

1. Klaganden, som är tysk medborgare, deltog i ett uttagningsprov för tjänsten som enhetschef vid Europaparlamentet. Han klarade det skriftliga provet den 15 april 2011 och kallades den 13 maj 2011 till en intervju i Bryssel den 30 maj. Klaganden var på semester i Italien vid den tidpunkten och var därför tvungen att boka ett flyg från Rom med kort varsel.

2. Han begärde att få ersättning för kostnaden för denna flygning, det vill säga 559,60 euro. Parlamentet avvisade dock denna begäran och konstaterade att det endast kunde ersätta kostnaderna för resor från en sökandes bostadsort till intervjuorten.

3. Den 22 juli 2011 ingav klaganden därför ett klagomål till Europaparlamentets generalsekreterare. Klagomålet registrerades som ett klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska unionen. Den 18 augusti 2011 fick klaganden ett svar från chefen för enheten för uttagningsprov och urvalsförfaranden som avslog hans klagomål. Den 17 november 2011 utfärdade parlamentets generalsekretariat ett formellt beslut i vilket det i) angav att det hade behandlat klagandens klagomål enligt artikel 90.2 som riktat mot beslutet av den 18 augusti 2011 och ii) avslog klagomålet.

Föremålet för utredningen

4. I sitt klagomål till ombudsmannen framförde klaganden följande påstående och krav.

Påstående:

Europaparlamentet avvisade felaktigt och orättvist klagandens begäran om ersättning för kostnaderna för att resa till en rekryteringsintervju från den plats där klaganden tillbringade sin semester.

Till stöd för detta argument hävdade klaganden, som bor i Tyskland, att han var tvungen att flyga till Bryssel från sin semesterort i Italien med kort varsel eftersom intervjun ägde rum tidigare än vad som hade angetts.

Påstående:

Parlamentet bör ersätta klagandens resekostnader totalt.

Utredningen

5. Klagomålet ingavs den 29 oktober 2011. Den 29 november 2011 inledde ombudsmannen en undersökning av klagomålet och bad Europaparlamentet om ett yttrande över det. Europaparlamentet avgav sitt yttrande den 13 mars 2012.

6. Den 26 mars 2012 vidarebefordrade ombudsmannen detta yttrande till klaganden. Samtidigt bad han parlamentet om ytterligare information. Parlamentet besvarade denna begäran genom en skrivelse av den 27 april 2012, som översändes till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter. Klaganden inkom med sina synpunkter den 23 maj 2012.

7. Den 7 september 2012 lade ombudsmannen fram ett förslag till vänskaplig förlikning, vilket parlamentet godtog genom en skrivelse av den 11 oktober 2012. Denna skrivelse översändes till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter, vilket han gjorde den 7 november 2012.

Ombudsmannens analys och slutsatser

A. Påstående om felaktigt och orättvist avslag på klagandens begäran om ersättning för resekostnader och därmed sammanhängande anspråk

Argument som framförts till ombudsmannen

8. Klaganden hävdade att han efter det skriftliga prov som hade hållits i april 2011 fick veta att resultaten av detta prov skulle finnas tillgängliga i mitten av juni och att kallelser till en intervju därefter skulle följa. Han bad den tjänsteman som gjorde det uttalandet att bekräfta det, eftersom han hade bokat en semester som skulle vara från mitten av maj till den första veckan i juni. Klaganden hävdade att han fick denna bekräftelse muntligen och därmed åkte på semester som planerat. Den 13 maj fick han dock en inbjudan att närvara vid en intervju den 30 maj. När den klagande kontrollerade sina e-postmeddelanden den 26 maj och såg inbjudan ringde han den berörda enheten och fick veta att han fortfarande kunde närvara vid intervjun. Han bokade ett flyg från Rom med kort varsel och informerade parlamentet om sina resplaner. Den 22 juni begärde han att parlamentet skulle ersätta resekostnaderna.

9. Parlamentet avvisade denna begäran och konstaterade att det enligt artikel 3 i bestämmelserna om delbetalning av kostnader för resor och uppehälle för personer som kallats till muntliga prov i samband med allmänna uttagningsprov eller meddelanden om rekrytering, intervjuer eller läkarundersökningar (nedan kallade bestämmelserna) endast kunde ersätta kostnaderna för resor från en sökandes bosättningsort till intervjuorten. Klaganden hade således endast rätt till ett dagtraktamente på 25 euro. Klagandens första invändning mot detta beslut avslogs.

10. Den 18 augusti 2011 granskade chefen för enheten för uttagningsprov och urvalsförfaranden detta beslut. Hon hänvisade till bestämmelserna och handledningen för sökande i urvalsförfaranden som anordnas av Europaparlamentet (nedan kallad handledningen, som offentliggjordes tillsammans med meddelandet om uttagningsprov) och angav att endast de kostnader för resor mellan Bryssel och sökandens bosättningsort som anges i ansökningsformuläret kunde ersättas. När inbjudningarna väl har skickats är det inte möjligt att ändra adressen ”utom på grund av force majeure eller oförutsebara omständigheter, som du måste ange skriftligen och som parlamentets administration godtar som helt exceptionella”.

11. De sökande hade informerats om att resultaten troligen skulle bli kända i juni. Uttagningskommittén beslutade dock att påskynda urvalsprocessen. Inbjudningar till intervjun och reglerna för ersättning av resekostnader skickades därför den 13 maj. Enligt parlamentet konsulterade klaganden dessa handlingar elektroniskt den 24 maj 2012.

12. Trots att klaganden begärde ersättning för sina resekostnader från Rom till Bryssel angav han ändå sin adress i Tyskland. Han angav inte skriftligen, vilket krävs enligt reglerna, varför hans adress skulle ändras till hans semesteradress. Mot bakgrund av det tillkännagivande som gjordes efter det skriftliga provet samt de uppgifter som klaganden påstod sig ha fått per telefon och den förvirring som detta kunde ha orsakat, beslutade enhetschefen emellertid att bevilja klaganden ett penningbelopp för att täcka de hypotetiska resekostnaderna mellan hans bosättningsort i Tyskland och Bryssel.

13. Klaganden ansåg att detta erbjudande om delbetalning var olämpligt lågt och bad ombudsmannen att hjälpa honom att få full ersättning.

14. I sitt yttrande hänvisade parlamentet först till den relevanta bestämmelsen, punkt 5 i handledningen, som har följande lydelse:

”Ett bidrag kommer att ges till utgifter för resor och uppehälle för de sökande som kallas till proven. … Den adress som anges på ansökningsformuläret kommer att anses vara den plats där du bestämde dig för att göra proven vid närmaste provcentrum. Organisatoriska skäl innebär att ingen adressändring kommer att godtas när kallelserna till proven har skickats ut, utom på grund av force majeure eller oförutsebara omständigheter, som du måste ange skriftligen och som parlamentets administration godtar som helt exceptionella. En sådan ändring kommer under inga omständigheter att vara tillåten från och med 15 dagar före den dag då proven äger rum.”

Den förklarade att eftersom klagandens bostad, som låg nära Berlin, låg mer än 500 km från Bryssel, hade han enligt artikel 2.5 i bestämmelserna i princip rätt till ersättning för kostnaden för en ekonomiflygbiljett mot uppvisande av biljetten och boardingkortet. Sökande som inte har lämnat in någon tåg- eller flygbiljett kommer att få ersättning med ett belopp som beräknas till 0,12 euro per kilometer mellan bostadsorten och intervjuorten.

15. När klaganden, som kände till de tillämpliga bestämmelserna, insåg att han var tvungen att resa från Rom till platsen för intervjun, ringde han emellertid endast den berörda enheten inom parlamentets administration. Han lämnade inte in någon skriftlig begäran om ersättning för sina resekostnader från Rom till Bryssel. Parlamentet underströk att ett e-postmeddelande skulle ha varit tillräckligt och att det var normal praxis för den berörda enheten att försöka ta emot kandidater som informerade parlamentet om sådana frågor i förväg och skriftligen.

16. Parlamentet noterade att dess utanordnare endast kunde godkänna utgifter om de var säkra på att de relevanta bestämmelserna följdes. Domstolen hänvisade därefter till domstolens dom i målet Burban mot Europaparlamentet [1], i vilken käranden hävdade att han hade vilseletts av information som en tjänsteman på hög nivå hade gett honom under ett telefonsamtal. Revisionsrätten konstaterade att sådana uppgifter inte befriade de sökande från skyldigheten att läsa meddelandet om uttagningsprov och att felaktiga uppgifter som lämnats av en tjänsteman (som inte kunde ändra meddelandet) i de fall där det fanns tydliga regler inte, med hänsyn till principen om god förvaltningssed i …, kunde göra det möjligt eller i ännu högre grad tvinga en uttagningskommitté eller tillsättningsmyndigheten att agera i strid med meddelandet om uttagningsprov.

17. Avslutningsvis ansåg parlamentet att dess tjänstemän hade tillämpat de relevanta bestämmelserna på ett korrekt sätt. Utan en skriftlig begäran från klaganden om ersättning för resekostnader från en annan plats än hans bostad kunde klaganden inte ersätta de resekostnader som han begärde (flygpriset för flygningen Rom–Bryssel). Kommissionen ansåg således inte att den hade gjort sig skyldig till administrativa missförhållanden.

18. Ombudsmannen ansåg att han behövde mer information från parlamentet för att kunna bedöma ärendet. I en skrivelse till parlamentet redogjorde han därför för sin uppfattning av de relevanta omständigheterna på följande sätt: i) Alla sökande i uttagningsprovet informerades om att resultaten av den första omgången troligen skulle bli kända i juni. ii) Den klagande begärde och fick bekräftelse på denna tidsplan. iii) För att följa regeln om 15 dagars varsel om adressändring skulle han ha varit tvungen att öppna det e-postmeddelande som skickades till honom den 13 maj den 15 maj, vid en tidpunkt då han var på semester. Ombudsmannen bad parlamentet att, med beaktande av de särskilda omständigheterna i den klagandes fall, också ta upp frågan om skälighet som togs upp i klagomålet.

19. Som svar på denna fråga uppgav parlamentet att det ansåg att det hade behandlat klaganden rättvist och underströk att det hade återbetalat honom ett belopp på 221,08 euro. Den tolkade ombudsmannens skrivelse som att den hade vägrat betalning eftersom klaganden inte hade informerat den 15 dagar före testet om att hans adress hade ändrats. I själva verket stördes parlamentet inte i onödan av att klaganden inte hade respekterat denna varselperiod på 15 dagar. Skälet till att den inte ville betala beloppet var snarare att den inte fick något skriftligt meddelande från klaganden, vilket föreskrevs i reglerna, trots att ett e-postmeddelande skulle ha varit tillräckligt. Kommissionen hade således tillämpat dessa regler på ett korrekt sätt, vilka liknade de regler som andra institutioner hade följt. Kommissionen hade dock gjort en delbetalning och hade därför behandlat klaganden rättvist.

20. I sina synpunkter noterade klaganden att parlamentet återigen endast hänvisade till de tillämpliga reglerna utan att ta vederbörlig hänsyn till de extraordinära omständigheterna i hans fall. Han betonade än en gång att det var på grund av felaktig information från en ledamot av parlamentets personal som han inte kunde resa till provet från sin hemstad. Om tjänstemannen inte hade lämnat denna information skulle han nämligen aldrig ha åkt på semester vid den tidpunkten. Parlamentet hade ignorerat denna felaktiga information som låg till grund för problemet. Han vidhöll därför sitt klagomål.

Ombudsmannens preliminära bedömning som ledde till ett förslag till vänskaplig förlikning

21. Enligt bestämmelserna om ersättning av resekostnader för sökande som deltar i ett urvalsförfarande som parlamentet förlitat sig på ska tre villkor vara uppfyllda om en sökande måste ändra den ort från vilken han eller hon reser till den ort där urvalsprovet ska hållas: För det första måste omständigheterna vara exceptionella. För det andra att ingen ändring kan göras efter utgången av tidsfristen på 15 dagar före provningen i fråga. och för det tredje att kandidaten måste göra sin begäran skriftligen.

22. Ombudsmannen noterade med tillfredsställelse att parlamentet godtog att det första villkoret var uppfyllt och att det följaktligen visade flexibilitet gentemot klaganden genom att delvis ersätta hans kostnader på grundval av avståndet mellan hans bostadsort och Bryssel. Därigenom beslutade parlamentet också att i detta specifika fall inte insistera på regeln att en adressändring inte är tillåten efter utgången av tidsfristen på 15 dagar före intervjun. Kommissionen vidhöll emellertid att den inte kunde ersätta klagandens faktiska kostnader på grund av att han inte uppfyllde det tredje kravet, nämligen att en adressändring ska meddelas skriftligen.

23. Ombudsmannen ansåg att denna ståndpunkt var onödigt formalistisk. Klaganden föreföll ha informerat parlamentet om sina resplaner under ett telefonsamtal som han hade med parlamentets berörda avdelningar innan han reste till intervjun. Dessutom har han, både i sitt klagomål av den 22 juni 2011 och under hela den aktuella undersökningen, tydligt förklarat denna fråga samt skälet till att han var tvungen att resa till intervjun från Rom. I detta avseende noterade ombudsmannen att den regel som parlamentet stödde sig på inte verkade föreskriva någon särskild tidsfrist för att tillhandahålla relevant information. Förvisso uteslöt det adressändringar som inträffade senare än 15 dagar före intervjun. Som nämnts ovan ansåg parlamentet dock inte att denna regel hindrade klaganden från att begära ersättning för sin flygning från Rom. Parlamentet betonade i själva verket att ett enkelt e-postmeddelande skulle ha ansetts vara tillräckligt. Med tanke på att klaganden först fick reda på att datumet för intervjun hade tidigarelagts den 26 maj 2011 (enligt klaganden, eller den 24 maj 2011 enligt parlamentet), skulle ett sådant e-postmeddelande nödvändigtvis ha skickats mindre än 15 dagar före intervjun.

24. Mot bakgrund av ovanstående drog ombudsmannen den preliminära slutsatsen att parlamentet inte tog tillräcklig hänsyn till den särskilda situation som klaganden befann sig i i detta fall när det behandlade hans begäran om ersättning för sina resekostnader. Han ansåg att detta kunde utgöra ett administrativt missförhållande. Ombudsmannen föreslog därför att parlamentet, för att finna en vänskaplig förlikning, skulle kunna ompröva klagandens begäran om full ersättning för sina resekostnader.

De argument som lades fram för ombudsmannen efter hans förslag till vänskaplig förlikning

25. I sitt svar vidhöll parlamentet sin ståndpunkt att det hade agerat korrekt. Den beslutade dock att godta ombudsmannens förslag att ompröva klagandens begäran om full ersättning för sina resekostnader och uppdrog därför åt de berörda avdelningarna att betala klaganden skillnaden mellan det bidrag som han redan hade mottagit (som baserades på avståndet mellan hans bosättningsort i Tyskland och Bryssel) och kostnaden för returflygningen Rom–Bryssel.

26. I sina synpunkter uppgav klaganden att han var glad över att godta parlamentets beslut och tackade ombudsmannen för hans ansträngningar.

Ombudsmannens bedömning efter hans förslag till vänskaplig förlikning

27. Ombudsmannen noterar med tillfredsställelse att parlamentet har godtagit hans förslag till vänskaplig förlikning och har avgjort ärendet på ett tillfredsställande sätt för den klagande.

C. Slutsats

På grundval av sin undersökning av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsats:

Parlamentet har godtagit ombudsmannens förslag till vänskaplig förlikning.

Klaganden och parlamentet kommer att informeras om detta beslut.

P. Nikiforos Diamandouros

Utfärdat i Strasbourg den 9 april 2013

[1] Mål C-255/90 P, Burban mot Europaparlamentet, REG 1992, s. I-2253.