Bakgrunden till klagomålet

1. Förevarande mål rör ett påstått åsidosättande av principen om likabehandling av sökande i det allmänna uttagningsprovet EPSO/AST/111/10-EN för assistenter på sekreterarområdet (nedan kallat uttagningsprovet)[1].

2. I maj 2011 deltog klaganden i de prov vid utvärderingscentrumet som anordnades inom ramen för uttagningsprovet. Dessa tester bestod av en strukturerad intervju (test a). en inkorgsövning (prov b), Ett praktiskt prov som omfattar utarbetande och/eller behandling av ett MS Word-dokument (prov c). och ett praktiskt prov för att bedöma de sökandes redaktionella färdigheter (prov d). Under den klagandes praktiska ordbehandlingstest (test c) uppstod ett tekniskt problem på datanätet, vilket gjorde det omöjligt för honom att slutföra övningen och sitta test d). På eftermiddagen samma dag deltog han dock i sin strukturerade intervju som ursprungligen planerat.

3. Dagen efter det tekniska problemet bad Epso om ursäkt och informerade klaganden om att alla sökande som drabbats av problemet skulle uppmanas att göra om prov c) och samtidigt göra det praktiska provet d).  Den 16 juni 2011 gjorde klaganden om det praktiska provet c) och provet d).

4. I augusti 2011 informerade Epso klaganden om att han inte fanns med bland de godkända sökande som hade förts upp på reservlistan. Den 9 augusti 2011 bad klaganden Epso om en översyn av bland annat sitt praktiska ordbehandlingsprov. Han påpekade också att i) hans slutpoäng i den strukturerade intervjun, som ägde rum omedelbart efter det att det tekniska problemet hade uppstått, endast var 2 poäng lägre än tröskelvärdet, och ii) hans resultat hade påverkats av hur Epso hade hanterat det tekniska problemet. Genom att inte informera honom om möjligheten att göra om provet och genom att inte flytta den strukturerade intervjun fick Epso honom att uppleva en ökad stress.

5. I den skriftväxling som följde lämnade Epso en detaljerad förklaring av de kriterier som användes för att bedöma delprov c och den strukturerade intervjun, men bekräftade sitt beslut.

6. Den 19 januari 2012 ingav klagomålet en klagande till Europeiska ombudsmannen.

Föremålet för utredningen

7. Ombudsmannen inledde en undersökning av följande påstående och krav:

Påstående

Epso behandlade inte de sökande som deltog i det allmänna uttagningsprovet EPSO/AST/111/10-EN lika.

Anspråk

Epso bör göra det möjligt för den klagande att göra en ny strukturerad intervju eller göra en ny bedömning av hans eller hennes prestationer med beaktande av omständigheterna i hans eller hennes fall.

Utredningen

8. Den 27 februari 2012 bad ombudsmannen Epso att lämna ett yttrande om klagandens påstående och anspråk. Epsos yttrande översändes till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter senast den 30 juni 2012. Klaganden inkom inte med några synpunkter.

Ombudsmannens analys och slutsatser

A. Anklagelserna om att Epso inte behandlade de sökande lika

Argument som framförts till ombudsmannen

9. I sitt klagomål hävdade klaganden att Epso inte behandlade de sökande som deltog i det allmänna uttagningsprovet EPSO/AST/111/10-EN lika. Han påpekade särskilt att det tekniska problem som uppstod under hans praktiska prov c) orsakade honom en ökad stress under resten av dagen och därför påverkade hans prestation i den strukturerade intervjun på eftermiddagen. Han gjorde därför gällande att Epso, genom att inte på plats informera honom om möjligheten att göra om det praktiska provet c) och genom att inte lägga om sin strukturerade intervju, inte på ett korrekt sätt hanterade den situation som uppstod till följd av det tekniska problemet.

10. I sitt yttrande påpekade Epso för det första att det tekniska problemet berodde på ett allvarligt tekniskt fel i kommissionens centrala datacentral som påverkade många av institutionernas avdelningar. Incidenten orsakades därför inte av Epso. Epso bad dock om ursäkt för besväret för alla sökande som drabbats av incidenten. Den betonade också att den omedelbart hade informerat alla kandidater om vad som hade hänt och om att de inom kort skulle få ytterligare information. I enlighet med detta åtagande informerade Epso de sökande dagen efter händelsen, via sina Epsokonton, om att de kunde göra om de prov som direkt påverkades av problemet, dvs. prov c och prov d. Epso tillade att man inte kunde se hur principen om likabehandling skulle ha åsidosatts om de sökande inte hade informerats på plats och klagandens intervju inte hade skjutits upp. Kommissionen påpekade att den hade informerat alla sökande inom en exceptionellt kort tidsperiod.

11. Epso konstaterade att många sökande utsätts för stora påfrestningar före och under sina prov. Kommissionen tillade att den emellertid inte kunde anses vara ansvarig för denna stress och att den inte kunde mäta varje enskild sökandes stressnivå och anpassa sitt förfarande därefter. När det gäller klagandens specifika situation påpekade Epso att det tekniska problemet uppstod kl. 11.20 och att klaganden satt på den strukturerade intervjun under eftermiddagen. Epso ansåg därför att klaganden hade tillräckligt med tid för att ”hantera den ytterligare stress som han påstår sig ha upplevt under resten av dagen”.

12. Slutligen betonade Epso att klaganden begärde att få upprepa sin strukturerade intervju först efter att ha fått sina betyg och sitt kompetenspass i augusti 2011. Om den klagande verkligen hade känt att händelsen hade påverkat hans prestation vid den strukturerade intervjun kunde och borde han enligt Epso ha begärt att få göra om intervjun omedelbart efter att ha informerats om Epsos beslut att endast lägga om proven c och d.

13. Klaganden lämnade inga synpunkter på Epsos yttrande.

Ombudsmannens bedömning

14. Ombudsmannen påpekar att Epso måste följa principerna om god förvaltning när den anordnar och leder ett uttagningsprov. Bland dessa är principen om likabehandling av kandidater av avgörande betydelse. Institutionerna kan välja ut och rekrytera bästa möjliga yrkesutövare endast om alla ges lika möjligheter att bevisa sin kompetens.

15. Ombudsmannen betonar också att principen om likabehandling spelar en särskild roll när ett evenemang inträffar som påverkar det regelbundna genomförandet av uttagningsprovet för vissa av kandidaterna. I ett sådant fall kräver principen att den berörda institutionen utan dröjsmål vidtar de åtgärder som är nödvändiga för att avhjälpa följderna av den aktuella händelsen och rimligen återupprätta lika möjligheter för kandidaterna.

16. Klaganden hävdar att Epsos åtgärder för att lösa problemet inte var tillräckliga. Han hävdade särskilt att i) Epso underlät att agera snabbt och i synnerhet att informera honom på plats om att han kunde göra om de praktiska proven c) och d), och ii) Epso borde också ha flyttat fram sin strukturerade intervju, som påverkades av den ökade stress som han hade utsatts för till följd av incidenten på morgonen.

17. När det gäller argument i noterar ombudsmannen att den kronologi för händelserna som rapporterats av Epso inte har ifrågasatts av klaganden. Enligt denna kronologi noterar ombudsmannen att Epso reagerade mycket snabbt på problemet, eftersom Epso omedelbart informerade de sökande som berördes av incidenten om vad som hade hänt och dagen därpå ytterligare informerade dem om att de skulle få göra om de berörda proven. Ombudsmannen anser särskilt att Epsos tidsfrist på en dag för att hitta en lösning på problemet och lägga om proven var särskilt kort. Klagandens argument kan därför inte godtas.

18. När det gäller argument ii förstår ombudsmannen att de sökande kan drabbas av hög stress under ett uttagningsprov. Han förstår också att sådana nivåer kan variera mellan kandidater och kan påverkas av yttre omständigheter, som händelsen i detta fall. Ombudsmannen anser dock också att Epso, när den beslutar vilka åtgärder som ska vidtas till följd av en sådan incident, inte kan åläggas att ta hänsyn till varje sökandes stressnivå, utan endast att återupprätta villkoren för objektiv likabehandling av sökande.

19. I det aktuella fallet noterar ombudsmannen att endast de praktiska proven c) och d) påverkades direkt av det tekniska problemet. Den klagandes strukturerade intervju ägde rum några timmar efter det att problemet hade uppstått och efter det att Epso hade försäkrat de berörda sökandena om att den snart skulle vidta åtgärder för att avhjälpa dess konsekvenser. Under sådana omständigheter anser ombudsmannen att klaganden genomgick sin strukturerade intervju på villkor att han behandlades objektivt på samma sätt som andra sökande. Han kan således inte vinna framgång med sitt andra argument. I detta sammanhang noterar ombudsmannen också Epsos kommentar att klagandens begäran om att få göra om sin strukturerade intervju inte gjordes efter det att han hade informerats om omläggningen av proven c och d, utan först efter det att han hade fått de slutliga resultaten av uttagningsprovet.

B. Slutsatser

På grundval av sin undersökning av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsats:

Det har inte förekommit några administrativa missförhållanden i Epsos verksamhet.

Klaganden och Epso kommer att informeras om detta beslut.

P. Nikiforos Diamandouros

Utfärdat i Strasbourg den 19 februari 2013

[1] Meddelandet om uttagningsprov offentliggjordes i Europeiska unionens officiella tidning den 17 november 2010, C 312 A.