Bakgrunden till påståendet

1. Klagomålet ingavs för företag X:s räkning och gällde Europeiska kommissionens hantering av ett bidragsavtal avseende ett projekt som inletts inom ramen för eTEN-programmet [1].

2. Bidragsavtalet i fråga undertecknades mellan kommissionen och ett konsortium av stödmottagare bestående av företag X, två organisationer för tekniskt stöd och de offentliga förvaltningarna i tre medlemsstater. Företag X fungerade som samordnare för projektet.

Prövningens föremål

3. Ombudsmannen inledde en undersökning av påståendena om att kommissionen inte hade hanterat bidragsavtalet korrekt och hade brutit mot den europeiska kodexen för god förvaltningssed genom att

1. Beslut om att frysa genomförandet av projektet.
2. Företag X åläggs skyldigheter som inte föreskrevs i bidragsavtalet, nämligen att företaget X ska leverera produktens källkod till de andra stödmottagarna.
3. Underlåtenhet att i tid godkänna den reviderade versionen av den tekniska bilagan till avtalet. och
4. hålla möten med de andra stödmottagarna men vägra att träffa verkställande direktören för företag X, trots att företag X var kommissionens enda kontaktpunkt.

4. Utredningen omfattade även yrkandena om att kommissionen skulle

1. omedelbart återkalla sitt beslut att frysa genomförandet av projektet och göra det möjligt för företag X att slutföra genomförandet i enlighet med de ursprungliga bestämmelserna i avtalet, och
2. Fortsätta valideringen av den reviderade tekniska bilagan.

Frågeställningen

5. Efter att ha mottagit klagomålet den 23 mars 2007 inledde ombudsmannen en undersökning genom att den 8 maj 2007 sända en begäran om yttrande till kommissionen. Efter att ha begärt en förlängning av tidsfristen lämnade kommissionen sitt yttrande den 1 oktober 2007, som vidarebefordrades till klaganden. Klaganden inkom med synpunkter den 29 februari 2008.

Ombudsmannens analys och slutsatser

Inledande anmärkningar

6. Ombudsmannens tillvägagångssätt vid avtalstvister är att undersöka om gemenskapsinstitutionen eller gemenskapsorganet har lämnat en sammanhängande och rimlig redogörelse för den rättsliga grunden för sina åtgärder och varför den anser att dess syn på avtalssituationen är berättigad.

A. Påståendet om frysning av projektets genomförande och det därmed sammanhängande påståendet

Argument som framförts till ombudsmannen

7. Klaganden uppger att kommissionen efter ett halvtidsöversynsmöte bad konsortiet att "frysa" arbetet med projektet och lämna in en reviderad teknisk bilaga. Klaganden uppger vidare att kommissionen också informerade konsortiet om att det skulle uppfylla villkoren i avtalet inom en månad, annars skulle kommissionen säga upp avtalet.

8. I sitt yttrande till ombudsmannen anger kommissionen att halvtidsöversynen visade att projektet, efter nio månaders arbete, hade försenats med fem månader i fråga om planeringen. Granskningen visade också att projektet satsade för mycket resurser på vidareutveckling snarare än på marknadsvalidering, vilket var projektets främsta mål. Översynen efterlyste också ytterligare förtydliganden när det gäller systemets karaktär av öppen källkod. Kommissionen begärde därför att dessa problem skulle rättas till. Kommissionen hänvisade i detta avseende till punkt 6.4 i bilaga III till bidragsavtalet, där följande föreskrivs:

”På grundval av resultaten av projektöversynen/projektöversynerna, genomförandeplanen och pågående demonstrationer kommer kommissionen att fatta ett beslut om att fortsätta, ändra eller säga upp bidragsavtalet. En ändring av projektets arbetsinnehåll och partnerskapets sammansättning kan ingå i detta beslut. Bilaga I kommer vid behov att ändras.”

9. I detta sammanhang bad kommissionen konsortiet att lämna in en reviderad teknisk bilaga för att återupprätta projektplaneringen. Den hävdade att denna ändringsprocess är en normal och relativt enkel praxis som inte bör ta mer än några veckor att slutföra. För att göra det möjligt för parterna att fokusera sin uppmärksamhet på problemen och lägga fram lösningar, samt för att undvika eventuellt slöseri med resurser, avbröt kommissionen projektet tills översynen hade slutförts och godkänts av alla parter. Kommissionen har angett att dessa åtgärder, som föreskrivs i punkt 6 i bilaga III till bidragsavtalet, förklarades för företag X genom skrivelser av den 22 juli och den 27 september 2005.

10. I sina synpunkter hävdar klaganden att projektet blev otillbörligt försenat med tre månader. Denna försening orsakades av kommissionen och det faktum att företag X inte ville sätta press på de tre offentliga förvaltningar som också var mottagare av kontraktet. Företag X förklarade för kommissionen att det hade särskilda planer för att avhjälpa förseningen. Utan att lämna någon förklaring eller motivering begärde kommissionen dock att företag X skulle ”frysa” genomförandet av projektet. Detta ledde bara till fler förseningar. Det korrekta beslutet skulle ha varit att påskynda projektet. I stället begärde kommissionen på ett otillbörligt sätt att avtalet skulle ändras och att en helt ny teknisk bilaga skulle utarbetas.

11. I vilket fall som helst anser klaganden att arten av företag X:s policy för öppen källkod inte motiverade ”frysningen” av genomförandet.

12. Enligt klaganden var beslutet att "frysa" genomförandet oproportionerligt och stred mot avtalsvillkoren. Ur rent avtalsmässig synvinkel skulle kommissionen kunna besluta att ”fortsätta, ändra eller säga upp” avtalet, men inte att ”frysa” det. Kommissionen har således åsidosatt avtalsvillkoren.

Ombudsmannens bedömning

13. Ombudsmannen noterar att kommissionen beslutade att bidragsavtalet måste ändras för att åtgärda de problem som konstaterades vid halvtidsöversynen av projektet. I sin skrivelse av den 22 juli 2007 redogjorde kommissionen för skälen till sin slutsats. Kommissionen hänvisade till farhågor om pilotprojekten, marknadsundersökningen, information om investerade arbetskraftsinsatser och tillgången till källkoden. Den uppgav också att alltför lite hade investerats i projektets affärssida. Kommissionen drog slutsatsen att konsortiet för närvarande bör använda alla sina resurser för att fastställa och godkänna en ändrad version av den tekniska bilagan och därigenom införa en ny "milstolpe" i projektet. Detta bör, som ett översynsmål, ha en bedömning av huruvida alla aspekter av underlåtenheten att fullgöra avtalet hade korrigerats.

14. På grundval av ovanstående anser ombudsmannen att kommissionen inte ”fryste” genomförandet av projektet. Det beslutade i stället att revidera den för att ta itu med de problem som konstaterades vid halvtidsöversynen och för att avleda resurser till utarbetandet av en reviderad teknisk bilaga. Arbetet fortsatte alltså, men fokus flyttades till att hantera de upptäckta problemen.

15. Ombudsmannen anser att kommissionens beslut att se över genomförandet av projektet för att finna en lösning på problemen var rimligt och proportionerligt. Ombudsmannen finner därför inga administrativa missförhållanden från kommissionens sida när det gäller denna aspekt av klagomålet. Klagandens påstående och det därmed sammanhängande påståendet måste därför underkännas.

B. Påståendet att kommissionen införde skyldigheter som inte föreskrevs i bidragsavtalet

Argument som framförts till ombudsmannen

16. Klaganden hävdar att kommissionen till följd av hemliga möten med de andra stödmottagarna beslutade att stödja en stödmottagare som försökte ta över kontrollen och samordningen av projektet från företag X. Kommissionen försökte i detta sammanhang tvinga företag X att, i strid med sina intressen, överföra sin know-how och sin programvaruprodukt (nämligen projektets källkod) till de andra stödmottagarna. Vid ett halvtidsöversynsmöte den 29 juni 2005 anklagade kommissionen företag X för att inte ha levererat projektets källkod till de andra stödmottagarna (klaganden uppger att källkoden utformades och utvecklades av företag X). Klaganden hävdar att bidragsavtalet inte ålägger företag X att leverera källkoden till de andra stödmottagarna.

17. Kommissionen hävdar att det i sammanfattningen av projektets tekniska bilaga, som utarbetades av stödmottagarna och särskilt av företag X som samordnare, liksom i själva den tekniska bilagan (och i det föregående förslaget), hänvisas till grundteknikens "open source"-karaktär. Men när företaget X under översynen ställdes inför frågan om under vilken licens bastekniken skulle offentliggöras gav det motstridiga svar. Kommissionen begärde därför att den tekniska bilagan skulle klargöra företag X:s ståndpunkt i förhållande till övriga stödmottagare och det långsiktiga utnyttjandet av projektresultaten. Kommissionen bad endast företag X att förklara och klargöra projektets karaktär av öppen källkod. Detta var särskilt viktigt för de offentliga stödmottagarna och för kommissionen, eftersom denna aspekt var ett av kriterierna för att välja ut projektet för offentlig finansiering. Kommissionen betonade att den aldrig begärde att källkoden skulle offentliggöras.

18. Kommissionen hävdar vidare att företag X:s ståndpunkt förblev oklar efter översynen och därefter under diskussionerna om den reviderade tekniska bilagan. Företag X lade till i den reviderade tekniska bilagan att produkten skulle offentliggöras under en öppen källkodslicens. Kommissionen uppgav därför att plattformen skulle kunna bli ett resultat, eftersom det rör sig om ett system med öppen källkod. I ett e-postmeddelande av den 29 juli 2005 uppgav företag X dessutom tydligt att ”källkoden kommer att offentliggöras som en enda kontaktpunkt i slutet av projektet”. Den 3 augusti 2005 motsade dock företag X sig själv genom att skriva att det "vägrar (sic) att leverera [...] källkoden till [företag Y] eller någon annan stödmottagare". Företag X:s ståndpunkt överensstämde således uppenbarligen inte med den tekniska bilagan.

19. I sina synpunkter hävdar klaganden att det i projektförslaget nämndes att företag X:s produkt består av moduler med öppen källkod. Det stod inte att det redan var ett open source-verktyg. I alla projektdokument och i all officiell korrespondens med kommissionen förklarade företag X att plattformen, efter MPL-licensen för OSS, skulle finnas tillgänglig som programvara med öppen källkod så snart som möjligt, och under alla omständigheter innan projektet avslutades. Företag X förklarade att detta skulle ske när företaget hade tillräckligt med personal tillgänglig för att stödja användarna och när marknadsförings- och affärsplanerna var klara. Allt detta överensstämde strikt med kravspecifikationerna. I sin skrivelse av den 3 augusti 2005 förklarade företag X att det inte skulle leverera sin källkod till företag Y eller någon annan partner före projektets slut. Kommissionen satte dock press på företag X att leverera källkoden på ett privilegierat sätt till de andra stödmottagarna.

Ombudsmannens bedömning

20. Påståendet är att kommissionen ålade företag X skyldigheter som inte föreskrevs i bidragsavtalet.

21. Av de handlingar som parterna lämnat in under undersökningens gång konstaterar ombudsmannen att det efter halvtidsöversynen den 29 juni 2005 fördes en diskussion mellan kommissionen och företag X om offentliggörandet av källkoden. Företag X förklarade och vidhöll att källkoden skulle publiceras som programvara med öppen källkod i slutet av projektet. Kommissionen förklarade att den ville att källkoden skulle offentliggöras som ett internt resultat vid den nya "milstolpen" och som ett offentligt resultat i slutet av projektet. Som svar uppgav företag X att det kategoriskt vägrade att leverera källkoden till någon av de andra stödmottagarna före projektets slut. I ett e-postmeddelande av den 1 september 2005 medgav kommissionen att det i det tredje förslaget till reviderad teknisk bilaga angavs att källkoden skulle offentliggöras under en offentlig licens, men att något motsvarande resultat inte hade införts. I sitt svar av den 2 september 2005 gick företag X med på att införa ett sådant resultat. Det fjärde förslaget till reviderad teknisk bilaga innehöll en uppgift om licensiering och ett motsvarande resultat, där det förklarades att plattformen och dess källkod skulle bli tillgängliga i slutet av projektet. I protokollet från mötet den 28 september 2005 mellan kommissionen och konsortiet drogs slutsatsen att frågan om öppen källkod hade diskuterats och lösts.

22. På grundval av ovanstående drar ombudsmannen slutsatsen att diskussionerna mellan företag X och kommissionen resulterade i en överenskommelse om att källkoden skulle bli tillgänglig i slutet av projektet, helt i linje med företag X:s önskemål. Företag X var således aldrig skyldigt att överföra källkoden till de andra stödmottagarna under projektets gång. Frågan löstes därför utan att kommissionen ålade företag X skyldigheter som inte föreskrevs i bidragsavtalet.

23. När det gäller kommissionens förslag att källkoden bör bli en "intern leverans" under projektets gång vill ombudsmannen understryka att ingenting hindrar en institution från att inleda diskussioner med mottagarna av ett kontrakt om dess fullgörande eller innehåll. Institutionen får dock inte utöva otillbörliga påtryckningar på stödmottagarna för att erhålla något som inte föreskrivs i avtalet. I det aktuella fallet har klaganden inte lagt fram någon bevisning som visar att kommissionen utövade otillbörliga påtryckningar på företag X med avseende på den interna leveransen av källkoden.

24. På grundval av ovanstående finner ombudsmannen inga administrativa missförhållanden från kommissionens sida när det gäller denna aspekt av klagomålet.

C. Påståendet att den reviderade versionen av den tekniska bilagan inte godkändes i tid och det därmed sammanhängande påståendet

Argument som framförts till ombudsmannen

25. Klaganden hävdar att till följd av en begäran från kommissionen ändrade företag X den tekniska bilagan och lämnade in den till kommissionen i god tid. Företag X uppmanade kommissionen att informera företaget om huruvida den reviderade tekniska bilagan kunde godtas. Kommissionen vägrade emellertid att ta ställning till den tekniska bilagan. Snarare krävde den att alla projektstödmottagare skulle godta bilagan innan den godkändes. Företag X ansåg att det föreslagna förfarandet var kontraproduktivt, eftersom det var kommissionen, inte stödmottagarna, som hade begärt att ändringar skulle göras i den tekniska bilagan. Innan kommissionen kontaktar stödmottagarna bör den först ha validerat den reviderade tekniska bilagan och bekräftat att den följde dess anmärkningar och synpunkter.

26. Kommissionen har uppgett att bolaget X, i egenskap av samordnare, den 25 juli 2005 inkom med en första reviderad version av den tekniska bilagan. Samma dag lämnade kommissionen synpunkter. Den påminde också företag X om att alla stödmottagare skulle behöva bekräfta revideringarna i enlighet med artikel 7 i bidragsavtalet, där det föreskrevs att "[d]etta bidragsavtal, inklusive dess bilagor, får endast ändras skriftligen genom en ändring mellan parternas bemyndigade företrädare. Inget muntligt avtal får vara bindande för parterna i detta syfte.”

27. Företag X lämnade in en andra reviderad version av den tekniska bilagan den 29 juli 2005. Kommissionen yttrade sig följande dag, vilket ledde till att företag X den 3 augusti 2005 lämnade in en tredje version. Ingen av dessa versioner nämnde att de hade godkänts av stödmottagarna. I det skedet stod det också klart att företaget X inte hade för avsikt att ta upp alla de anmärkningar som kommissionen hade gjort i sin översyn. Den 4 augusti 2005 bekräftade kommissionen återigen sin ståndpunkt att den föreslagna ändrade tekniska bilagan inte skulle bedömas förrän de andra stödmottagarna hade samtyckt till den. Den 1 september 2005 påminde kommissionen företag X om att alla punkter i översynen ännu inte hade behandlats korrekt och att alla stödmottagare var tvungna att godta den ändrade tekniska bilagan innan kommissionen formellt kunde behandla ändringen av bidragsavtalet, som skulle anta den reviderade tekniska bilagan. Klaganden lämnade in en fjärde reviderad version av den tekniska bilagan den 2 september 2005. Denna version innehöll de delar som kommissionen begärde i översynen. Den bekräftade dock fortfarande inte att alla stödmottagare hade samtyckt till revideringarna. I ett försök att lösa detta dödläge och påskynda undertecknandet av det ändrade bidragsavtalet informerade kommissionen i ett e-postmeddelande av den 27 september 2005 företag X om att den skulle utarbeta ett ändrat bidragsavtal, inklusive den senaste versionen av den tekniska bilagan, och överlämna det till alla stödmottagare för undertecknande. Detta gjordes samma dag.

28. Enligt kommissionen vägrade två stödmottagare att underteckna det ändrade bidragsavtalet. Genom ett e-postmeddelande av den 27 september 2005 informerades kommissionen också om att alla stödmottagare hade undertecknat en skrivelse med en begäran om byte av samordnare. Den 28 september 2005 träffade kommissionen företag X. Man kom överens om att ett möte med alla stödmottagare skulle anordnas i syfte att slutföra revideringarna av den tekniska bilagan. Den 25 oktober 2005 anordnade kommissionen ett möte med samtliga stödmottagare. I slutet av mötet kom alla stödmottagare överens om att de hade för avsikt att fortsätta projektet och att de skulle skicka sina slutliga synpunkter på den tekniska bilagan till företag X inom en vecka. Företag X skulle sedan skicka den ändrade tekniska bilagan till konsortiet senast den 7 november 2005 för en slutlig kontroll, och till kommissionen så snart alla stödmottagare hade kommenterat eller samtyckt till den reviderade tekniska bilagan. Den 8 november 2005 lämnade företag X in en slutlig reviderad teknisk bilaga till kommissionen med synpunkter från alla stödmottagare utom ett, företag Y, som företag X föreslog skulle ersättas av. Kommissionen hade inga invändningar mot detta förslag, men kom överens med företag X om att kalla till ett brådskande möte den 10 november 2005 mellan företag Y och företag X för att bedöma deras meningsskiljaktigheter och komma överens om en väg framåt. Vid mötet beslutades att ett gemensamt uttalande skulle utarbetas om ett åtagande för ett framgångsrikt resultat av projektet. Den 21 november 2005 underrättade företag Y kommissionen om att man ännu inte hade nått någon överenskommelse med företag X och att man ville lämna projektet. Kommissionen anordnade ytterligare ett möte med företag Y och företag X den 20 december 2005 för att undersöka om det fortfarande var möjligt att finna en positiv lösning. Som ett sista steg fastställde kommissionen en tidsfrist inom vilken företag X senast den 10 februari 2006 skulle lämna in ett ändrat bidragsavtal som undertecknats av alla stödmottagare. I annat fall skulle kommissionen dra slutsatsen att ändringsförfarandet hade misslyckats och säga upp bidragsavtalet. Eftersom kommissionen inte fick några undertecknade avtal skickades uppsägningsskrivelsen till företag X, i egenskap av projektsamordnare, den 27 mars 2006.

29. I sina synpunkter hävdar klaganden att kommissionen försökte fånga företag X genom att ålägga företaget att begära att stödmottagarna skulle samtycka till företag X:s beslut i stället för att samtycka till kommissionens beslut. Företag X informerade kommissionen om att inte alla stödmottagare hade erfarenhet av gemenskapsfinansierade projekt och att de därför hade informerat företag X om att de inte skulle underteckna något om de inte fick bevis på att det hade begärts av kommissionen. Klaganden ifrågasätter hur kommissionen kom att ändra sin ståndpunkt i detta avseende efter tre månader, om kommissionens ursprungliga ståndpunkt var korrekt.

30. Klaganden hävdar också att kommissionen underlät att förklara vilka anmärkningar som inte behandlades av företag X och att klargöra vilka ändringar den önskade se i den tekniska bilagan. Kommissionen vägrade att behandla den ändrade tekniska bilagan och hänvisade vagt och på ett otillbörligt sätt till bristen på tydlighet när det gäller systemets karaktär av öppen källkod.

31. Klaganden hävdar slutligen att de övriga stödmottagarna åsidosatte avtalsvillkoren genom att vägra att underteckna det ändrade avtalet. I ett sådant fall borde kommissionen ha sagt upp de berörda stödmottagarnas deltagande i enlighet med artikel 7.3 i del A i bilaga II till avtalet. I stället beslutade kommissionen godtyckligt och på ett otillbörligt sätt att säga upp avtalet.

Ombudsmannens bedömning

32. Ombudsmannen noterar att enligt artikel 7 i bidragsavtalet kan bidragsavtalet, inklusive dess bilagor, endast ändras skriftligen genom en ändring mellan parternas bemyndigade företrädare. Det förefaller ostridigt i målet att parterna i avtalet var kommissionen och stödmottagarna, varav den senare bestod av företag X och fem andra enheter. Ombudsmannen noterar vidare att det i artikel 7 andra stycket i bidragsavtalet anges att ”varje begäran om ändring måste ha inkommit till kommissionen minst två månader före utgången av projektets löptid”. Det står således klart att även om en ändring av avtalet görs på grundval av farhågor som framförts av kommissionen måste begäran om ändring göras av stödmottagarna. Ombudsmannen anser därför att kommissionen hade rätt att kräva att den reviderade tekniska bilagan skulle ha godkänts av alla stödmottagare när den överlämnades till den. Eftersom alla stödmottagare inte hade godkänt den reviderade tekniska bilagan kunde kommissionen inte godkänna den.

33. När det gäller klagandens argument att förfarandet var kontraproduktivt, eftersom kommissionen inte klargjorde vilka ändringar den önskade se i den tekniska bilagan, noterar ombudsmannen utifrån de handlingar som parterna lämnat in att kommissionen, tillsammans med sina upprepade begäranden om en överenskommelse från alla stödmottagare, lämnade återkoppling om de olika versionerna av den ändrade tekniska bilagan. Ombudsmannen noterar vidare att när företag X i ett e-postmeddelande av den 2 september 2005 hävdade att det inte kunde be stödmottagare som var belägna på olika platser i olika länder att skicka skrivelser om godkännande av en handling som det inte var säkert att kommissionen skulle godta, gav kommissionen snabbt stöd för att distribuera den slutliga ändrade tekniska bilagan till alla stödmottagare för godkännande.

34. På grundval av ovanstående finner ombudsmannen inga administrativa missförhållanden från kommissionens sida när det gäller denna aspekt av klagomålet. Klagandens påstående och det därmed sammanhängande påståendet måste därför underkännas.

35. Ombudsmannen vill påpeka att klagandens argument att de andra stödmottagarna överträdde avtalsvillkoren och att kommissionen fattade ett godtyckligt beslut om att säga upp avtalet (se punkt 31) inte ingick i det ursprungliga klagomålet. Dessa frågor omfattas därför inte av denna utredning.

D. Påståendet att kommissionen träffade de andra stödmottagarna men vägrade att träffa verkställande direktören för företag X

Argument som framförts till ombudsmannen

36. Klaganden hävdar att kommissionens projektansvarige under projektets genomförande i hemlighet kontaktade och träffade några av stödmottagarna, utan att informera eller bjuda in företag X, trots att företag X enligt avtalet är kommissionens enda kontaktpunkt.

37. Kommissionen har bekräftat att den, såsom nämnts i punkt 28 ovan, hade flera möten med bolaget X och stödmottagarna. Kommissionen kontaktades också av stödmottagare som berörs av projektets problem. Bidragsavtalet begränsar inte samordnarens roll som enda kontaktpunkt. I artikel 2.1 i bilaga II till bidragsavtalet föreskrivs följande: ”Utan att det påverkar tillämpningen av punkt 2 skall [samordnaren] fungera som mellanhand mellan stödmottagarna och kommissionen”. I punkt 2 anges dock att "stödmottagarna är mellanhänder mellan medlemmarna och samordnaren och, i förekommande fall, kommissionen". Samordnaren är således den privilegierade, men inte den enda, kommunikationskanalen mellan konsortiet och kommissionen.

38. Kommissionen medger att den tjänsteman som ansvarade för projektet vid ett tillfälle inte kunde träffa företag X på grund av det mycket korta varsel som gavs vid mötet och på grund av ett tidigare uppdrag. Företaget X kontaktade tjänstemannen via e-post den 25 juli 2005 kl. 20.10 och bad om ett möte följande dag eller dagen efter. Tjänstemannen var dock inte tillgänglig för ett möte vid dessa tidpunkter. Vid den tidpunkten planerades ett möte med verkställande direktören för företag X redan efter sommaruppehållet.

39. I sina synpunkter vidhåller klaganden att det faktum att kommissionen hade bilaterala möten med stödmottagarna strider mot bestämmelserna i kontraktet och eTEN-reglerna, som hänvisar till en enda kontaktpunkt. Dessa möten förmedlade ett tydligt budskap om att kommissionen inte litade på företag X. Enligt den klagande måste partnern, om en av stödmottagarna anser att samordnaren har brutit mot avtalsvillkoren eller partnerns rättigheter, tillämpa avtalsbestämmelserna om konfliktlösning (dvs. domstolarna och lagstiftningen i Belgien). Partnern kan inte och bör inte kontakta kommissionen. Det är inte heller riktigt att kommissionen inte kunde träffa företag X på grund av en extremt kort uppsägningstid och ett tidigare uppdrag. Kommissionen vägrade att träffa företag X. Den tjänsteman vid kommissionen som ansvarar för projektet bör enligt den klagande alltid vara tillgänglig för att träffa samordnaren. Det var inte rimligt att kommissionen erbjöd sig att träffa företag X först ”i slutet av sommaren”, när företag X var oroat över en påstådd försening av projektet.

Ombudsmannens bedömning

40. Ombudsmannen vill påpeka att artikel 2.1 a i bilaga II till bidragsavtalet, där det anges att "[u]tan att det påverkar tillämpningen av punkt 2 (...) [samordnaren] skall vara mellanhand mellan stödmottagarna och kommissionen", inte utgör en rättighet som tilldelas samordnaren. Syftet med denna bestämmelse är att skapa en organisatorisk ram för att säkerställa en effektiv användning av kommissionens (och gemenskapens) resurser genom att kanalisera dokument och korrespondens genom en samordnare. Det finns emellertid inget som hindrar kommissionen från att godta att stödmottagarna kontaktar kommissionen direkt. Ombudsmannen anser därför att kommissionens ståndpunkt att samordnaren är den privilegierade, men inte den enda, kommunikationskanalen mellan konsortiet och kommissionen är rimlig. Ombudsmannen noterar vidare att klaganden inte har lagt fram några bevis till stöd för sitt argument att kommissionen vägrade att träffa företag X. Ombudsmannen anser att kommissionens förklaring om en tjänstemans oförmåga att närvara vid ett möte som begärts den 25 juli 2005 var rimlig. Ombudsmannen finner därför inga administrativa missförhållanden från kommissionens sida när det gäller denna aspekt av klagomålet.

E. Slutsatser

På grundval av sin undersökning av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsats:

Det har inte förekommit något administrativt missförhållande i samband med förevarande klagomål.

Klaganden och kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

P. Nikiforos Diamandouros

Utfärdat i Strasbourg den 11 september 2009

[1] Europeiska gemenskapens eTEN-program stödde utbyggnaden av transeuropeiska e-tjänster i allmänhetens intresse.