Bakgrund till klagomålet

1. Klaganden är ett konsultföretag specialiserat på projekt för utvecklingsbistånd.Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) inledde en utredning om misstankar om oriktigheter i samband med EU-finansierade projekt och kontrakt som tilldelats klaganden.Klaganden ansågs därför vara en ”berörd person” i Olafs utredning i den mening som avses i förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 [2].

2. Den 31 juli 2024 informerade Olaf klaganden om att utredningen hade avslutats och att Olaf hade lagt fram ekonomiska och administrativa rekommendationer avseende klaganden för de berörda generaldirektoraten vid Europeiska kommissionen. Olaf lämnade också information om klagandens möjlighet att vända sig till den tillsynsansvarige för rättssäkerhetsgarantier [3].

3. Den 26 augusti 2024 lämnade klaganden in ett klagomål till den tillsynsansvarige. Den ifrågasatte Olafs beslut att avsluta utredningen på grundval av en sammanfattning av de faktiska omständigheterna som den hävdade innehöll oklara och vaga uttalanden, vilket hindrade den från att lämna välgrundade synpunkter.

4. Den 9 september 2024 avslutade den tillsynsansvarige klagomålet som otillåtligt. Den tillsynsansvarige förklarade att klagomålet var preskriberat eftersom det lämnades in efter tidsfristen på en månad efter det att undersökningen hade avslutats. Den tillsynsansvarige noterade särskilt att utredningen avslutades den 22 juli 2024 och att tidsfristen för att lämna in ett klagomål till den därför löpte ut den 23 augusti 2024.

5. Som svar hävdade klaganden att skrivelsen från Olaf med information om avslutandet av utredningen skickades den 31 juli 2024 och att den inte innehöll någon information om att utredningen hade avslutats den 22 juli 2024.

6. Den tillsynsansvarige förklarade att det i förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 [4] fastställs en tydlig tidsfrist för att lämna in ett klagomål till den tillsynsansvarige, som börjar löpa från och med den dag då utredningen avslutades och inte från och med den dag då den berörda personen informerades om eller fick kännedom om den sista dagen för utredningen.

7. Klaganden bestred den tillsynsansvariges beslut. Den hävdade att Olaf bör underrätta den berörda personen inom en vecka efter det att utredningen avslutats och att tidsfristen på en månad för att lämna in ett klagomål till den tillsynsansvarige bör börja löpa från och med dagen för underrättelsen. Dessutom hävdade den att tidsfristen på en månad i sig är för kort och att den inte behandlades rättvist eller gavs en tillräcklig möjlighet att försvara sig.

8. Klaganden var missnöjd med hur den tillsynsansvarige och Olaf hanterade ärendet och vände sig till ombudsmannen.

Utredningen

9. Ombudsmannen inledde en undersökning av hur Olaf informerade klaganden om att utredningen hade avslutats och om möjligheten att vända sig till den tillsynsansvarige.  

10. Undersökningen behandlade inte den tillsynsansvariges beslut att avvisa klagandens klagomål som otillåtligt, eftersom ombudsmannen ansåg att detta inte var uppenbart felaktigt. Den tillsynsansvarige agerade i enlighet med ordalydelsen i förordning (EU, Euratom) nr 883/2013. Utredningen av detta klagomål inriktades således uteslutande på Olafs åtgärder på området.

11. Under undersökningens gång granskade ombudsmannens undersökningsgrupp akten i ärendet. Olaf lämnade också skriftliga förtydliganden i frågan. Svaret delades med klaganden, som lämnade synpunkter.

Argument som framförts till ombudsmannen

Av Olaf

12. Olaf hävdade att eftersom klaganden är en ”berörd person” i en Olaf-utredning borde den ha känt till reglerna i förordning (EU, Euratom) nr 883/2013, inbegripet tidsfristerna för att lämna in ett klagomål till den tillsynsansvarige. Klaganden informerades också om dessa regler i samband med ett tidigare klagomål till den tillsynsansvarige, som också hade förklarats otillåtligt eftersom det lämnades in för sent.  

13. Olaf förklarade dessutom att Olaf i sin skrivelse av den 31 juli 2024, där klaganden informerades om att utredningen hade avslutats, hade informerat klaganden om möjligheten att vända sig till den tillsynsansvarige och om de relevanta tidsfristerna för att lämna in ett klagomål.

14. Olaf noterade dessutom att skrivelsen med information till klaganden om avslutandet av utredningen skickades den 31 juli 2024, men att den var daterad den 24 juli 2024. Olaf ansåg därför att det borde ha stått klart för klaganden att utredningen avslutades senast den 24 juli 2024.

15. Olaf medgav dock att den i skrivelsen till klaganden om avslutandet av utredningen inte tydligt hade angett slutdatumet för utredningen, vilket var den 22 juli 2024. Olaf medgav att klaganden utan denna information inte kunde ha känt till att tidsfristen för att lämna in ett klagomål löpte från den 22 juli 2024 till den 23 augusti 2024. Olaf noterade dessutom att även om utredningen hade avslutats den 24 juli 2024, dagen för skrivelsen till klaganden, skulle tidsfristen för att vända sig till den tillsynsansvarige fortfarande ha varit den 26 augusti 2024, den dag då klaganden lämnade in sitt klagomål till den tillsynsansvarige.

16. Olaf noterade dock att även om klaganden hade vänt sig till den tillsynsansvarige inom en månad från den dag då utredningen avslutades, skulle vissa av de påståenden som framförts fortfarande ha ansetts otillåtliga. Detta beror på att en klagande enligt förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 måste vända sig till den tillsynsansvarige inom en månad efter att ha fått kännedom om omständigheterna i fråga, och under alla omständigheter senast en månad efter det att utredningen har avslutats. Eftersom klaganden redan hade informerats om vissa fakta i mars 2024 skulle alla påståenden som rör dessa fakta anses ha lämnats in för sent.

17. Olaf medgav således att klaganden, på grund av sin underlåtenhet att ange datum för avslutandet av utredningen och med tanke på den tillsynsansvariges bokstavliga tolkning av reglerna, var förhindrad att lämna in sitt klagomål till den tillsynsansvarige inom den tillämpliga tidsramen, men endast för en del av sina fordringar.

18. Olaf betonade vikten av ett snabbt meddelande för att säkerställa att personer som berörs av en Olaf-utredning kan vända sig till den tillsynsansvarige inom den tillämpliga tidsramen, men noterade att det i enlighet med förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 inte finns någon fastställd tidsfrist för att informera en berörd person om avslutandet av en utredning där Olaf lämnar rekommendationer [5] I detta fall, där Olaf lämnade rekommendationer, underrättade Olaf fortfarande klaganden inom sex arbetsdagar.

19. Olaf noterade dessutom att klaganden hade skickat ett e-postmeddelande till Olaf den 26 augusti 2024, vilket återspeglade klagomålet till den tillsynsansvarige. Olaf svarade klaganden den 19 september 2024. Olaf medgav att dess svar inte kan anses vara likvärdigt med ett beslut av den tillsynsansvarige, men noterade att Olaf fortfarande hade lämnat ett detaljerat svar på klagandens påståenden.

Av den klagande

20. Klaganden noterade att datumet för skrivelsen, den 24 juli 2024, inte är det datum då undersökningen avslutades. Sökanden gjorde gällande att Olaf, genom att inte underrätta sökanden om när utredningen avslutades, inte agerade i enlighet med principerna om god förvaltningssed. Detta berövade den möjligheten att vända sig till den tillsynsansvarige.

21. Klaganden hävdade dessutom att Olafs svar till klaganden av den 19 september 2024 inte kan anses vara likvärdigt med ett beslut från en oberoende myndighet såsom den tillsynsansvarige. Olaf får inte själv kontrollera efterlevnaden av rättssäkerhetsgarantierna för personer som berörs av en utredning.

Ombudsmannens bedömning

22. Utredningen gäller endast Olafs verksamhet. Eftersom dessa åtgärder rör möjligheten att vända sig till den tillsynsansvarige för rättssäkerhetsgarantier är det dock först nödvändigt att fastställa den tillsynsansvariges roll. Den tillsynsansvarige inrättades för att ge dem som berörs av Olafs utredningar en särskild och oberoende mekanism för att bestrida påstådda överträdelser av deras rättssäkerhetsgarantier. Enligt tillämplig lagstiftning får klagomål till den tillsynsansvarige endast lämnas in av berörda personer och måste lämnas in inom en månad efter det att de fått kännedom om de relevanta omständigheterna, och under alla omständigheter senast en månad efter det att utredningen avslutats [6].

23. För att denna viktiga oberoende rättsmedelsmekanism ska vara relevant för dem som berörs av Olafs utredningar måste Olaf i god tid informera dem om att den tillsynsansvarige finns och ha all relevant information som krävs för att lämna in ett klagomål.

24. Olaf har förklarat att när Olaf utfärdar en rekommendation i en utredning finns det ingen fastställd tidsfrist enligt den tillämpliga rättsliga ramen för att informera den berörda personen om att utredningen har avslutats. Det finns en särskild tidsfrist endast i de fall då inga rekommendationer lämnas [7].

25. Detta innebär i praktiken att en person som berörs av en Olaf-utredning kanske inte får kännedom om att Olafs utredning har avslutats förrän tidsfristen för att vända sig till den tillsynsansvarige har löpt ut, vilket hindrar personen från att vända sig till den tillsynsansvarige när utredningen har avslutats. Detta tyder på en bredare fråga när det gäller rättssäkerhetsgarantier i Olafs utredningar [8].

26. I det aktuella fallet informerade Olaf klaganden om att utredningen hade avslutats den 31 juli 2024, inom tidsfristen för att vända sig till den tillsynsansvarige. Såsom Olaf har medgett innehöll underrättelseskrivelsen dock inte slutdatumet för utredningen, utan endast det datum då skrivelsen undertecknades, det vill säga den 24 juli 2024. Detta datum angavs tre gånger i skrivelsen och fick, förståeligt nog, klaganden att tro att det var slutdatumet för undersökningen. Klaganden förfogade således inte över all nödvändig och korrekt information för att lämna in ett tillåtligt klagomål till den tillsynsansvarige, det vill säga inom tidsfristen.

27. Att känna till det faktiska datumet för utredningens avslutande var avgörande för att klaganden skulle kunna vända sig till den tillsynsansvarige inom tidsfristen. Klaganden vände sig slutligen till den tillsynsansvarige tre dagar efter det att tidsfristen hade löpt ut. Det är därför obestridligt att avsaknaden av information om när utredningen avslutades påverkade klagandens förmåga att vända sig till den tillsynsansvarige.  

28. Denna situation hade lätt kunnat undvikas genom att helt enkelt i skrivelsen till klaganden om avslutandet av undersökningen ange det faktiska datum då undersökningen avslutades. Mot denna bakgrund anser ombudsmannen att Olafs underlåtenhet att informera klaganden om slutdatumet för utredningen utgör ett administrativt missförhållande.

29. Olaf svarade på klagandens skrivelse av den 26 augusti 2024, som återspeglade klagomålet till den tillsynsansvarige, och lämnade användbara förtydliganden till klaganden, men ombudsmannen anser att detta inte kan anses vara ett tillräckligt rättsmedel i detta fall. Den tillsynsansvarige inrättades särskilt för att fungera som en oberoende mekanism för att hantera klagomål mot Olaf. Olafs bedömning av ett klagomål kan därför inte ersätta den tillsynsansvariges bedömning. 

30. Ombudsmannen anser dock att det inte finns någon lämplig rekommendation för att åtgärda detta administrativa missförhållande. Som nämnts ovan begränsades undersökningens omfattning till Olafs åtgärder, eftersom ombudsmannen fann att den tillsynsansvarige inte hade gjort något uppenbart fel genom att avvisa klagomålet som otillåtligt. Ombudsmannen kommer dock att lägga fram ett förslag för Olaf i syfte att förhindra att en liknande situation uppstår i framtiden. 

Slutsats

På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen detta ärende med följande iakttagelse:

Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) har gjort sig skyldig till administrativa missförhållanden genom att inte informera klaganden om tidsfristen för utredningen.

Klaganden och Olaf kommer att informeras om detta beslut.

Förslag till förbättringar

Olaf bör se till att den, när den informerar en berörd person om att en utredning har avslutats, i god tid tillhandahåller tydlig och uttömmande information om möjligheten att vända sig till den tillsynsansvarige. Detta inbegriper angivande av undersökningens slutdatum.

Teresa Anjinho
Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 19 september 2025

[2] Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 av den 11 september 2013 om utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) och om upphävande av Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1073/1999 och rådets förordning (Euratom) nr 1074/1999: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2013/883/oj/eng, artikel 2.5: berörd person: varje person eller ekonomisk aktör som misstänks för bedrägeri, korruption eller annan olaglig verksamhet som riktar sig mot unionens ekonomiska intressen och som därför är föremål för utredning av Olaf.”

[3] Den tillsynsansvarige för rättssäkerhetsgarantier granskar klagomål från personer som berörs av utredningar som utförs av Olaf, särskilt när det gäller Olafs efterlevnad av rättssäkerhetsgarantier och de regler som är tillämpliga på utredningar. Mer information finns här: https://supervisory-committee-olaf.europa.eu/controller-procedural-guarantees_en

[4] Artikel 9b.2 andra strecksatsen i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) 2020/2223 av den 23 december 2020 om ändring av förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 vad gäller samarbete med Europeiska åklagarmyndigheten och effektiviteten i utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2020/2223/oj. 

[5] Artikel 11 i förordning (EU, Euratom) nr 883/2013. Artikel 29 i Olafs riktlinjer om utredningsförfaranden för Olafs personal: https://anti-fraud.ec.europa.eu/guidelines-investigations-olaf-staff_en.

[6] Artikel 9b.3 i förordning (EU, Euratom) nr 883/2013.

[7] Artikel 11 i förordning (EU, Euratom) nr 883/2013. Artikel 29 i Olafs riktlinjer om utredningsförfaranden för Olafs personal.

[8] Denna fråga togs upp av ombudsmannen i samband med den pågående utvärderingen av Olaf-förordningen, som en fråga som ska behandlas av lagstiftarna.