Kära herr M., den
8 februari 2000 lämnade ni in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot Europeiska kommissionen om att ni uteslutits från uttagningsprov KOM/A/12/98.
Den 18 februari 2000 översände jag klagomålet till kommissionen för yttrande.
Kommissionen lämnade sitt yttrande om ditt klagomål den 19 april 2000 och jag vidarebefordrade det till dig den 27 april 2000 med en uppmaning att inkomma med synpunkter, om du så önskade. Den 27 maj 2000 översände ni era synpunkter på kommissionens yttrande till mig.
Den 8 juni 2000 skickade jag en begäran om ytterligare upplysningar till kommissionen. Kommissionen svarade den 14 juli 2000 och jag vidarebefordrade detta svar till er den 25 juli 2000 med en uppmaning att inkomma med synpunkter. Den 31 augusti 2000 mottog jag era synpunkter.
Jag skriver nu till er för att informera er om resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Klaganden deltog i uttagningsprovet KOM/A/12/98 som anordnades av kommissionen. I del 7 i ansökningsformuläret ombads de sökande att ange om de hade ”ett fysiskt handikapp som kräver särskilda arrangemang vid proven”. Om så var fallet uppmanades de sökande att lämna närmare uppgifter på ett separat blad och att ange vilken typ av särskilda arrangemang som de ansåg vara nödvändiga. Förklaringarna avseende denna punkt i "Vägledning för sökande"(1) har följande lydelse: "Sätt ett kryss i rutan om du lider av ett fysiskt handikapp som kan göra det svårt för dig att göra testerna. Den
klagande hävdar att hans handstil är mycket oläslig, att detta orsakades av dyslexi när han var yngre och att hans skrivande, särskilt i undersökningssituationer, är överdrivet svårt att läsa.
Klaganden klarade urvalsproven. I en skrivelse av den 8 juni 1999 inbjöds han att delta i de skriftliga prov som skulle hållas den 16 juli 1999. Ungefär en vecka före detta datum ringde klaganden kommissionens generaldirektorat för personal och administration för att begära att en skrivmaskin/tangentbord skulle göras tillgänglig för honom under undersökningen. Kommissionen uppmanade därför klaganden att omedelbart skicka in ett läkarintyg som intygade hans fysiska handikapp. Den 13 juli 1999 skrev klaganden till kommissionen för att upprepa sin begäran om ett tangentbord. Han bifogade några rapporter från sin skolgång som enligt klaganden tydligt visade omfattningen och omfattningen av de inlärningssvårigheter som han hade upplevt. Kopian av denna skrivelse som klaganden lämnade till ombudsmannen märktes "för hand". I så fall var klaganden tvungen att delta i undersökningen utan några särskilda bestämmelser. Den 30 juli 1999 skrev klaganden till kommissionen för att begära att åtgärder skulle vidtas för att hans examinationshandlingar skulle presenteras för granskarna i maskinskrivet format. Klaganden fick inget svar på sina två skrivelser till kommissionen.
I meddelandet om uttagningsprov angavs att endast de 190 sökande som hade de bästa resultaten på de skriftliga proven skulle få delta i det muntliga provet. I en skrivelse av den 13 december 1999 informerades klaganden om att han hade klarat de skriftliga proven, men att det uppnådda resultatet inte var tillräckligt för att placera honom bland de 190 bästa sökandena.
Den 10 januari 2000 begärde klaganden att kommissionen skulle göra en ny bedömning av hans handlingar, med beaktande av hans handikapp. Han påpekade också att kommissionen inte hade besvarat hans skrivelser.
I sitt svar av den 20 januari 2000 bekräftade kommissionen att den var en arbetsgivare med lika möjligheter. Den påpekade att särskilda åtgärder hade vidtagits vid urvalsproven för alla sökande med funktionshinder som hade närvarat och som tidigare hade kontaktat kommissionen efter att ha fått inbjudan att delta i provet. Kommissionen förklarade vidare att eftersom klaganden hade klarat urvalsproven utan särskilda arrangemang hade han inte kontaktats av kommissionen före det skriftliga provet, vilket var fallet för de fem handikappade sökande som närvarade den 16 juli 1999. Enligt kommissionen var ett läkarintyg nödvändigt, eftersom administrationen inte kunde kontrollera det enbart på grundval av en förklaring i ansökningsformuläret. De fem handikappade sökande som nämnts tidigare hade redan skickat in en sådan handling när de lämnade in sin ansökan 1998. Enligt kommissionen hade inget sådant intyg mottagits från klaganden den 16 juli 1999. Slutligen hävdade kommissionen att klagandens skrivelse av den 13 juli inte mottogs förrän måndagen den 19 juli 1999, efter det att de skriftliga proven hade ägt rum, och att detta förklarade varför inget svar hade skickats. Skrivelsen av den 30 juli 1999 hade över huvud taget inte mottagits av kommissionens ansvariga avdelning.
I sitt svar på denna skrivelse av den 7 februari 2000 ansåg klaganden att det ankom på kommissionen att ta kontakt med honom och begära att han skulle förete ett läkarintyg.
I sitt klagomål till ombudsmannen framförde klaganden följande påståenden:
1) Kommissionen underlät att vidta åtgärder för att ta hänsyn till hans handikapp
2) Kommissionen underlät att besvara hans skrivelser av den 13 och den 30 juli 1999.

Frågeställningen

Klagomålet skickades till kommissionen för synpunkter.
Kommissionens yttrande
I sitt yttrande upprepade kommissionen de synpunkter som den redan hade framfört i sin skrivelse till klaganden av den 20 januari 2000.
Dessutom framförde kommissionen följande synpunkter:
Orden "för hand" fanns inte med i den ursprungliga skrivelsen av den 13 juli 1999. Denna skrivelse hade inte överlämnats för hand till GD Personal och administration. Kommissionen tillhandahöll en kopia av detta dokument.
De handlingar som hade lämnats in med detta brev var skolrapporter och var inte av officiell karaktär. De skrevs tydligen av en skollärare och daterades tillbaka till 1977 eller tidigare. Den berörda läraren nämnde bland annat att klaganden hade "mycket svårt att skriva siffror och brev". Inga ytterligare handlingar hade lämnats in som skulle ha indikerat kandidatens senare utveckling.
Till följd av klagandens skrivelse av den 10 januari 2000 hade uttagningskommittén omprövat hans skriftliga prov och kommit fram till att kvaliteten på hans handstil inte hade haft någon negativ inverkan på de resultat som klaganden hade uppnått. Uttagningskommittén hade därför beslutat att inte transkribera klagandens skriftliga prov och att behålla de resultat som redan hade meddelats honom.
Klagandens synpunkter
I sina synpunkter vidhöll klaganden sitt klagomål. Han tillade att uttagningskommittén inte hade kunnat bedöma om han hade varit tvungen att lägga ner orimligt mycket arbete och koncentration på sin handstil snarare än på innehållet i hans handlingar.
Ytterligare undersökningar
Begäran om ytterligare information
Mot bakgrund av ovanstående drog ombudsmannen slutsatsen att han behövde ytterligare information för att kunna behandla klagomålet. Han bad därför kommissionen att tillhandahålla en kopia av det ansökningsformulär som lämnats in av klaganden och av det separata blad som nämns i punkt 7 i ansökan.
Kommissionens svar
Kommissionen tillhandahöll en kopia av klagandens ansökningsblankett. Kommissionen beklagade dock att den inte kunde tillhandahålla en kopia av det separata blad som var avsett att ge närmare uppgifter om det särskilda handikappet, eftersom klaganden inte hade tagit med detta i sin ansökan.
I sina
synpunkter hävdade klaganden att han hade bifogat en identisk skrivelse om sitt funktionshinder när han ansökte om att delta i ett uttagningsprov som anordnats av Europaparlamentet, och att Europaparlamentet hade vidtagit lämpliga åtgärder för att tillgodose hans funktionshinder.

Beslutet

1 Underlåtenhet att ta hänsyn till klagandens handikapp
1.1 Klaganden hävdar att kommissionen inte har vidtagit åtgärder för att ta hänsyn till hans handikapp i samband med hans deltagande i uttagningsprov KOM/A/12/98.
1.2 Kommissionen påpekar att klaganden endast kontaktades omkring en vecka före de skriftliga proven, att klaganden vid detta tillfälle ombads att inkomma med skriftlig bevisning om sitt handikapp och att kommissionen inte mottog någon sådan bevisning före de skriftliga proven.
1.3 Det är god förvaltningssed att en förvaltning som organiserar rekryteringsförfaranden vidtar åtgärder för att se till att funktionshindrade personer kan delta och tävla i sådana uttagningsprov på samma villkor som andra sökande som inte lider av ett funktionshinder.
1.4 I det ansökningsformulär som de sökande skulle använda uppmanades de senare att ange om de hade ett fysiskt handikapp som krävde särskilda arrangemang vid proven. I sin "Guide to Candidates" uttryckte kommissionen dessutom sin beredvillighet att vidta "vilka åtgärder som än krävs".
1.5 Den första fråga som måste behandlas är således huruvida handikappade sökande, som kommissionen verkar tro, var tvungna att kontakta kommissionen och tillhandahålla dokumentation som styrker deras handikapp för att säkerställa att sådana åtgärder vidtogs. Ombudsmannen anser att det varken i ansökningsformuläret eller i "vägledningen för sökande" föreskrivs någon sådan skyldighet för de sökande. Den enda formella skyldighet som ålades funktionshindrade sökande som ville få särskilda arrangemang var att kryssa i rutan i del 7 av ansökningsformuläret. Det är riktigt att kandidaterna också uppmanades att lämna mer specifik information om sitt handikapp på ett separat blad. Det fanns dock inget som tydde på att sådan information var obligatorisk. Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att det verkligen skulle ha varit kommissionens sak att kontakta klaganden för att ta reda på vilka särskilda åtgärder som skulle behöva vidtas, så snart den hade fått kännedom om att klaganden ansåg att särskilda åtgärder var nödvändiga.
1.6 Det bör dock noteras att klaganden själv har förklarat att han på grund av dessa provs särskilda karaktär kunde göra urvalsproven utan att det behövdes några särskilda arrangemang. När det gäller de skriftliga proven informerades kommissionen om de särskilda arrangemang som klaganden ansåg nödvändiga när klaganden ringde kommissionen ungefär en vecka före de skriftliga proven. Det finns inget som tyder på att sådana arrangemang inte skulle ha kunnat göras under den återstående tiden innan testerna skulle äga rum. Ombudsmannen anser därför att kommissionens underlåtenhet att kontakta klaganden i slutändan inte skadade klagandens intressen. Ombudsmannen anser dock att det är lämpligt att göra ytterligare en anmärkning i denna fråga.
1.7 Kommissionen förklarar att dess underlåtenhet att vidta de särskilda åtgärderna berodde på att klaganden inte hade lämnat in något läkarintyg om sitt handikapp. Ombudsmannen anser att det är legitimt för kommissionen att göra tillhandahållandet av särskilda arrangemang beroende av framläggandet av sådana bevis för att bevara lika möjligheter för de sökande som deltar i ett uttagningsprov. Kommissionen har gjort gällande att klagandens skrivelse av den 13 juli 1999 mottogs först den 19 juli 1999 och således efter det att de skriftliga proven hade hållits. På grundval av den tillgängliga bevisningen förefaller detta överensstämma med de faktiska omständigheterna. Ombudsmannen anser att kommissionens uppfattning att de handlingar som klaganden ingav inte var tillräckliga för att bevisa att klaganden led av ett handikapp under alla omständigheter förefaller rimlig.
1.8 Ombudsmannen anser att en annan slutsats skulle ha dragits om det hade varit omöjligt för klaganden att uppvisa läkarintyget. Det finns emellertid inget som tyder på att ett sådant intyg inte skulle ha kunnat erhållas och överlämnas till kommissionen under den tid som återstod till dess att de skriftliga proven skulle äga rum.
1.9 På grundval av ovanstående förefaller kommissionen inte ha gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande när det gäller klagandens första påstående.
2 Underlåtenhet att svara på skrivelser
2.1 Klaganden hävdar att kommissionen underlät att svara på hans skrivelser av den 13 och 30 juli 1999.
2.2 Kommissionen har svarat att skrivelsen av den 13 juli 1999 inte besvarades, eftersom den inkom först den 19 juli 1999 och således efter de skriftliga proven, och att den aldrig mottog skrivelsen av den 30 juli 1999.
2.3 Det har inte fastställts att den klagandes skrivelse av den 30 juli 1999 verkligen kom in till kommissionen. Under dessa omständigheter kan kommissionen därför inte klandras för att inte ha besvarat denna skrivelse.
2.4 Det har emellertid fastställts att kommissionen mottog den klagandes skrivelse av den 13 juli 1999. Det är god förvaltningssed för administrationen att svara på de skrivelser som den får från medborgarna. Det kan finnas undantagsfall där det är uppenbart att till exempel ett svar på innehållet i en skrivelse inte längre är av intresse för medborgaren på grund av att tidsfristen har löpt ut. Det bör noteras att så inte var fallet med den klagandes skrivelse av den 13 juli 1999. Ombudsmannen anser att även om administrationen hade haft rätt i att anta att klaganden inte längre var intresserad av ett svar i sak på hans skrivelse, borde den ha skickat en kort skrivelse om detta till klaganden.
2.5 Under dessa omständigheter drar ombudsmannen slutsatsen att kommissionens underlåtenhet att reagera på klagandens skrivelse av den 13 juli 1999 utgör ett administrativt missförhållande. Ombudsmannen anser därför att det är nödvändigt att göra en kritisk anmärkning i detta avseende.
4 Slutsats På
grundval av Europeiska ombudsmannens undersökningar av detta klagomål är det nödvändigt att göra följande kritiska anmärkning:

Det är god förvaltningssed för administrationen att svara på de skrivelser som den får från medborgarna. Kommissionens underlåtenhet att reagera på klagandens skrivelse av den 13 juli 1999 utgör således ett administrativt missförhållande.

Eftersom denna aspekt av målet rör förfaranden som rör specifika händelser i det förflutna, är det inte lämpligt att eftersträva en uppgörelse i godo i frågan. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.
Europeiska kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

YTTERLIGARE ÅTERSTÄLLNINGAR

I förevarande fall förväntade sig kommissionen att sökande med funktionshinder skulle kontakta kommissionen för att säkerställa att särskilda åtgärder kunde vidtas. Detta krav anges dock varken i ansökningsformuläret eller i vägledningen för sökande. Ombudsmannen föreslår därför att de åtgärder som ska vidtas av funktionshindrade sökande klargörs i framtida uttagningsprov.
Med vänliga hälsningar,
Jacob Söderman

---

(1) EGT C 97 A, 1998, s. 1.8.