Kära K.,
Den 4 juni 1999 lämnade ni in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen för Josupek Oy:s, StarSoft Oy:s och TAO-produktio Oy:s räkning om hanteringen av anbud inom projekt T-4/ES9612.02.01 Upphandling av programvara för databashantering för Estlands skoladministrationssystem.
Den 23 juni 1999 skickade ni till ombudsmannen en kopia av en skrivelse av den 22 juni 1999 från enheten för programförvaltning, i vilken ni informerades om att ert anbud hade förkastats eftersom det vinnande anbudet var mer framgångsrikt på området för lokalt partnerskap.
Den 30 juli 1999 vidarebefordrade jag klagomålet till direktören för Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen. Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen översände sitt yttrande den 22 november 1999 och jag översände det till er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som ni översände den 16 december 1999.
Den 21 juli 2000 begärde jag ytterligare upplysningar från Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen. Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen skickade sitt svar den 29 september 2000 och jag översände det till er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som ni skickade den 26 oktober 2000.
Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Tidsfristen för inlämnande av anbud inom projekt T-4/ES9612.02.01 Upphandling av programvara för databashantering för Estlands skolförvaltningssystem fastställdes till den 8 februari 1999. Klaganden hävdade att han i mitten av mars 1999 fick veta av en annan anbudsgivare att urvalet redan hade ägt rum. Klaganden kontaktade omedelbart organisatörerna och begärde information om hanteringen av anbuden. Klaganden informerades om att hanteringen av anbuden hade överförts till Torino och att han skulle få skriftlig information om resultaten när utvärderingen av anbuden hade slutförts. Den 6 april 1999 skrev klaganden till programförvaltaren. Han fick ett svar den 8 april 1999 som bekräftade de uppgifter som lämnats tidigare. Programförvaltaren uppgav också att hon inte förstår på vilken grund klaganden formulerar sitt klagomål till dem, eftersom all dokumentation och information i samband med utvärderingen av anbudet fortfarande var konfidentiell.Klaganden hävdar att vissa anbudsgivare befann sig i en gynnsammare situation när det gäller informationsflödet och att det därför har förekommit diskriminering.
Enligt de uppgifter som lämnats till klaganden uteslöts hans anbud på grund av att klaganden inte hade något estniskt lokalt partnerskap (punkt 4.2.5 i uppdragsbeskrivningen). Klaganden hävdar att han i sin skrivelse av den 6 februari 1999 angav att ett preliminärt samarbetsavtal med Unikko Software från Tallinn hade ingåtts. Klaganden anser att kravet i anbudsunderlaget inte kan innebära att ett företag bör vara etablerat i ett annat land redan i ett så tidigt skede av anbudsförfarandet. Klaganden påpekar att texten i punkt 4.2.5 i uppdragsbeskrivningen hänvisar till "uppdragstagare" och inte till "anbudsgivare". Klaganden antyder att hans anbud uteslöts av godtyckliga skäl.
Klaganden gör följande påståenden om administrativa missförhållanden:
1) Bristande information och diskriminering vid handläggningen av anbudsförfarandet.
2) brist på rätt skäl;
3) Oskäligt dröjsmål i handläggningen av anbudsförfarandet.
Klaganden gör följande påståenden:
1) skadeståndsanspråk,
2) Ansvaret för den tjänsteman som handlägger anbudsförfarandet.

Frågeställningen

Europeiska yrkesutbildningsstiftelsens yttrande
Som bakgrundsinformation förklarade Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen att den är ett EU-organ som inrättats i syfte att främja samarbete och samordning av stöd på området för reformering av yrkesutbildningen i Central- och Östeuropa, de nya oberoende staterna och Mongoliet samt till de länder som är berättigade till stöd från Meda-programmet. Ett antal konventioner har undertecknats mellan stiftelsen och Europeiska kommissionen i Bryssel för förvaltningen av särskilda program genom konventioner som stiftelsen och Europeiska kommissionen kommit överens om. Den praktiska förvaltningen av anbudsförfarandet sköttes av mottagarlandet via programförvaltningsenheten på det ansvariga ministeriets vägnar.
Mot denna bakgrund och i full överensstämmelse med Phare-bestämmelserna inledde Estlands utbildningsministerium den 17 november 1998 ett anbudsförfarande nr T-4 ES9612.02/ES/9622.02.01 för tillhandahållande av ”Databashanteringsprogram för det estniska skoladministrationssystemet”.
Stiftelsen gav en detaljerad beskrivning av de olika stegen i upphandlingsförfarandet. Totalt inbjöds sju företag av åtta sökande att delta. Alla mottog, i enlighet med Phare-förordningarna, samma uppsättning anbudshandlingar (inklusive inbjudan att lämna anbud, instruktioner till anbudsgivare, allmänna bestämmelser för anbudsgivare för tilldelning av Phare-tjänstekontrakt, utkast till kontrakt med bilagor inklusive detaljerade kravspecifikationer samt diverse information).
De tekniska anbuden analyserades med avseende på deras överensstämmelse med de kriterier som anges i anbudsunderlaget. Efter denna analys saknade klagandens anbud de vederbörligen paraferade uppdragsbeskrivningarna, beskrivningen av partner i Estland, meritförteckningarna och förklaringarna om de estniska experternas tillgänglighet, beskrivningen av partnerföretagets profil och användardokumentationen. Den 8 februari 1999 begärde utvärderingskommittén att företaget skulle rätta till dessa brister senast kl. 14.00 den 9 februari 1999. Företaget lade dock inte fram några meritförteckningar för experter, någon tillgänglighetsförklaring eller något undertecknat partnerskapsavtal och någon beskrivning av partnerföretagets profil. Kommittén beslutade att förkasta hans anbud på denna grund.
När det gäller Europeiska yrkesutbildningsstiftelsens analys avser klagandens invändningar huvudsakligen skälen för uteslutning, utvärderingsförfarandet och tillhandahållandet av information. Eftersom förfarandet genomfördes inom ramen för Phare-förordningarna måste klagomålet bedömas med avseende på Phare-reglerna.
i) Skäl för uteslutning
På grundval av Anbudsinstruktionerna punkt A.7 och avsnitt C 1.2 första stycket ”Stödstruktur och stödtjänster” och punkt 4.2.5 i uppdragsbeskrivningen är det av grundläggande betydelse för detta projekt att det finns en lokal partner. Det klagande företaget lämnade inte in något undertecknat avtal som visade att det fanns ett partnerskap med ett estniskt företag eller någon beskrivning av den lokala partnerns profil. På begäran av utvärderingskommittén för att klargöra dessa frågor svarade klaganden skriftligen att ”deras estniska partner eller hans företag i Estland, om det kommer att inrättas, kommer att organisera den verksamhet som beskrivs i uppdragsbeskrivningen”.
Enligt artikel 1.3.2 i Anbudsinstruktionerna ska företagen dessutom tillhandahålla meritförteckningar för lokala experter. Trots en uttrycklig skriftlig begäran lämnade klaganden inte in dessa meritförteckningar.
ii) Utvärderingsförfarande
Utvärderingen av anbuden gjordes i full överensstämmelse med Phare-förordningarna med hjälp av de standardformulär och riktlinjer som föreskrivs för en selektiv anbudsinfordran. En strikt tillämpning av dessa formulär lämnar inget utrymme för tolkning eller avvikelse från Phare-förordningarna. Standardformulären innehåller dessutom tabeller som är inriktade på en tydlig och transparent jämförelse av anbuden. Poängsystemet med fördefinierad viktning ger inget utrymme för tolkning eller manipulation. När ledamöterna i kommittén har fyllt i sin tabell beräknas det sammansatta betyget automatiskt.
iii) Tillhandahållande av information
Klagandens rätt att få fullständig och detaljerad information har respekterats fullt ut under alla faser av anbudsförfarandet med avseende på innehåll och tidpunkt. I enlighet med artiklarna 3, 9 och 23 i Phare-förordningen skedde kommunikationen mellan Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen och klaganden skriftligen och inom rimlig tid. Den begäran om upplysningar som klaganden skickade den 6 april 1999 mottog ett skriftligt svar från Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen den 8 april 1999. I enlighet med reglerna informerades klaganden om att hans anbud hade förkastats. Informationen lämnades till klaganden genom det standardiserade Phare-formuläret för anbudsgivare vars anbud förkastats.
Mot bakgrund av de omständigheter som anges ovan och med hänvisning till principerna om god förvaltning av offentliga medel och de allmänna principerna om öppenhet och icke-diskriminering anser Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen i sin roll som godkännande myndighet för ovannämnda anbudsinfordran att Phares regler och föreskrifter har följts fullt ut vid utvärderingen av anbudsförfarandet i fråga och särskilt vid behandlingen av det anbud som lämnats av den klagande.
Klaganden vidhöll
sitt klagomål. I sina synpunkter förklarade klaganden att han var beredd att skicka in meritförteckningar, men på grund av den korta tidsfristen beslutade klaganden att fråga direktören för programförvaltningsenheten Tönis Eelma hur han skulle föredra att meritförteckningarna skickades in. Den 10 februari 1999 klockan 13:11 PMU-direktören skickade Tönis Eelma ett e-postmeddelande med följande lydelse: Det finns inget behov av att skicka in CV:n. Klaganden skickade därför inte in meritförteckningarna.

Ytterligare undersökningar

Efter noggrant övervägande av stiftelsens yttrande och klagandens synpunkter visade det sig att ytterligare undersökningar var nödvändiga. Ombudsmannen skickade därför en begäran om kompletterande information till stiftelsen den 21 juli 2000. Ombudsmannen begärde stiftelsernas yttrande om huruvida klaganden hade rätt att förlita sig på det e-postmeddelande från PMU:s direktör Tönis Eelma som skickades den 10 februari 1999 kl. 13.11.
Europeiska yrkesutbildningsstiftelsens svar
När det gäller utbytet av e-postmeddelanden mellan klaganden och programförvaltningsenheten i samband med ovannämnda anbudsinfordran lämnade Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen följande kommentarer:
Utvärderingskommittén har befogenhet att avvisa anbud som inte uppfyller de krav som anges i anbudshandlingarna från anbudsgivarna. Kommittén har dock möjlighet att be anbudsgivarna att förtydliga delar av sina anbud eller att tillhandahålla handlingar som saknas och som utgör en integrerad del av det inlämnade anbudet. Detta får dock inte vara till nackdel för övriga anbudsgivare. Principerna om likabehandling och icke-diskriminering av anbudsgivare måste därför respekteras. Tidsfristen för tillhandahållande av de handlingar eller den information som saknas bör normalt sett vara begränsad för att undvika förseningar i slutförandet av utvärderingsförfarandet som kan skada de andra anbudsgivarna.
Enligt Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen hade den tidsfrist som kommittén hade fastställt för att färdigställa anbudshandlingarna den 9 februari 1999 kl. 14.00 redan löpt ut när klaganden skickade sitt e-postmeddelande till Tönis Eelma, direktör för PMU.
Den klagande skickade två e-postmeddelanden den 9 februari 1999 kl. 12.28 och den 10 februari kl. 11.43. I båda e-postmeddelandena underlät han dock att förse utvärderingskommittén med den relevanta dokumentation som begärts och särskilt med meritförteckningarna. Eftersom utvärderingen fortfarande pågick var utvärderingskommittén tvungen att hålla förfarandena konfidentiella. Eelma kunde därför inte i detta skede informera klaganden om att hans underlåtenhet att lämna in de begärda handlingarna i tid hade lett till att hans anbud hade förkastats.
Mot bakgrund av ovanstående överväganden bekräftade Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen att det e-postmeddelande som Eelma skickat till klaganden var korrekt och att det i enlighet med Phare-förordningen var tillämpligt på anbudsförfarandet i fråga.
Klagandens kompletterande synpunkter
I sina synpunkter på den kompletterande informationen vidhöll klaganden sitt klagomål. Klaganden anser att Europeiska yrkesutbildningsstiftelsens begäran om att få kopior av experternas meritförteckningar var onödig, eftersom det inte framgick av anbudsunderlaget.

Beslutet

1 Bristande information och diskriminering vid handläggningen av anbudsförfarandet
1.1 Klaganden hävdar att det saknas information och diskriminering vid handläggningen av anbudsförfarandet. Enligt klaganden verkar det som om vissa deltagare befann sig i en mer gynnsam situation när det gäller informationsflödet och att det därför har förekommit diskriminering.
1.2 Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen konstaterade i sitt yttrande att den klagandes rätt att få fullständig och detaljerad information har respekterats fullt ut under alla faser av anbudsförfarandet när det gäller innehåll och tidpunkt. Den begäran om upplysningar som klaganden skickade den 6 april 1999 mottog ett skriftligt svar från Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen den 8 april 1999. I enlighet med reglerna informerades klaganden om att hans anbud hade förkastats. Informationen lämnades till klaganden genom det standardiserade Phare-formuläret för anbudsgivare vars anbud förkastats. Enligt Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen har de allmänna principerna om öppenhet och icke-diskriminering vid behandlingen av den klagandes anbud följts.
1.3 Med beaktande av den information som Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen lämnat om klagandens påstående anser ombudsmannen att det inte förefaller föreligga något administrativt missförhållande i denna aspekt av ärendet.
2 Skäl saknas 2.1
Klaganden hävdar att hans anbud uteslöts utan giltigt skäl på grund av att klaganden inte hade något estniskt lokalt partnerskap. Enligt klaganden hade han i sin skrivelse av den 6 februari 1999 uppgett att ett preliminärt samarbetsavtal hade ingåtts med Unikko Software från Tallinn. Klaganden anser att begäran om att få kopior av experternas meritförteckningar var onödig eftersom den inte framgick av anbudsunderlaget. Den klagande hävdar vidare att Tönis Eelma den 10 februari 1999 klockan 13:11 PMU-direktören skickade ett e-postmeddelande där han angav följande: Det finns inget behov av att skicka in CV:n. Klaganden skickade därför inte in de begärda meritförteckningarna.
2.2 Enligt Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen anges i Anbudsinstruktionerna punkt A.7 och avsnitt C 1.2 första stycket "Stödstruktur och stödtjänster" samt punkt 4.2.5 i uppdragsbeskrivningen att en lokal partner är av grundläggande betydelse för detta projekt. Det klagande företaget lämnade inte in något undertecknat avtal som visade att det fanns ett partnerskap med ett estniskt företag eller någon beskrivning av den lokala partnerns profil. På begäran av utvärderingskommittén för att klargöra dessa frågor svarade klaganden skriftligen att ”deras estniska partner eller deras företag i Estland, om det kommer att inrättas, kommer att organisera den verksamhet som beskrivs i uppdragsbeskrivningen”. Enligt artikel 1.3.2 i Anbudsinstruktionerna ska företagen dessutom tillhandahålla meritförteckningar för lokala experter. Dessa meritförteckningar tillhandahölls inte av klaganden trots en uttrycklig skriftlig begäran från utvärderingskommittén. Enligt Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen hade den tidsfrist som kommittén hade fastställt för att färdigställa anbudshandlingarna den 9 februari 1999 kl. 14.00 redan löpt ut när klaganden skickade sitt e-postmeddelande till Tönis Eelma, direktör för PMU.
2.3 Ombudsmannen noterar att det i punkt 4.2.5 i uppdragsbeskrivningen anges att "Uppdragstagaren måste antingen ha en lämplig partner i Estland eller tydligt visa hur ett sådant partnerskap kommer att skapas". Enligt artikel 1.3.2 i Anbudsinstruktionerna ska anbudsgivarna dessutom tillhandahålla "en standardiserad meritförteckning för varje gruppmedlem". I detta fall hade utvärderingskommittén gett klaganden möjlighet att översända de begärda handlingarna efter det att tidsfristen hade löpt ut. Eftersom klaganden inte gjorde detta drog Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen slutsatsen att klaganden inte hade lämnat information om det estniska lokala partnerskapet.
2.4 På grundval av den information som ombudsmannen har tillgång till förefaller det som om Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen i sin skrivelse av den 22 juni 1999 till den klagande och i sitt yttrande har angett ett giltigt skäl för att utesluta den klagandes anbud. Det förefaller därför inte föreligga några administrativa missförhållanden i samband med detta påstående.
3 Otillbörlig försening i handläggningen av anbudsförfarandet
3.1 Klaganden hävdar att handläggningen av anbudsförfarandet har försenats på ett otillbörligt sätt. Tidsfristen för inlämnande av anbud löpte ut den 8 februari 1999. Programförvaltningsenheten informerade den 22 juni 1999 den klagande om att hans anbud inte hade antagits.
3.2 Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen har i sitt yttrande förklarat att i enlighet med artiklarna 3, 9 och 23 i Phare-förordningen skedde kommunikationen mellan Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen och den klagande skriftligen och inom rimlig tid.
3.3 Ombudsmannen konstaterar att det har tagit Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen fyra och en halv månad att slutföra anbudsförfarandet inom projekt T-4/ES9612.02.01 Upphandling av programvara för databashantering för Estlands skolförvaltningssystem. Ombudsmannen anser att med hänsyn till förfarandets art kan den tid som förflutit inte anses vara orimlig. Det förefaller därför inte föreligga några administrativa missförhållanden i samband med denna aspekt av ärendet.
4 Skadeståndskrav och ansvar för ansvarig tjänsteman
Baserat på ovanstående slutsatser om inget administrativt missförhållande verkar det som om klagandens skadeståndskrav och ansvar för ansvarig tjänsteman inte uppstår.
3 Slutsats På
grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen inte ha gjort sig skyldig till några administrativa missförhållanden. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.
Direktören för Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen kommer också att informeras om detta beslut.
Med vänliga hälsningar,
Jacob Söderman