Klagomålet till institutionen

1. Klaganden är anställd vid en EU-institution som deltog i ett urvalsförfarande som syftade till att permanent tillsätta tjänsten som biträdande avdelningschef. Klaganden deltog i alla skeden av urvalsförfarandet. Tillsammans med två andra kandidater fördes han upp på listan över lämpliga kandidater och placerades bland dem på tredje plats. I december 2017 beslutade tillsättningsmyndigheten att utnämna X, som hade placerat sig på första plats, till biträdande avdelningschef. I februari 2018 inledde klaganden ett särskilt överklagande av detta beslut.

2. I sitt särskilda överklagande hävdade klaganden att urvalskommitténs sammansättning var behäftad med närvaro av Y, vars närmaste chef vid den tidpunkten ansvarade för bedömningen av hans prestationer var X. Klaganden hävdade särskilt att det underordnade förhållandet mellan Y och X gav upphov till intressekonflikter och försämrade rekryteringsprocessens opartiskhet.  

3. Klaganden hävdade också att eftersom X hade utnämnts till tillförordnad biträdande avdelningschef hade han fått en orättvis fördel i urvalsförfarandet. I synnerhet rörde vissa av de skriftliga frågor som ställdes till kandidaterna en fråga där X hade arbetat direkt som tillförordnad biträdande avdelningschef.

4. Klaganden anser att urvalsförfarandet inte var öppet, antingen eftersom han inte hade fått i) poängsättningen för vart och ett av de krav som angavs i den lediga tjänsten, ii) resultaten av det skriftliga förfarandet eller iii) information om hans placering i förteckningen över godkända sökande.

Institutionens beslut

5. I maj 2018 avvisade institutionen klagandens klagomål med motiveringen att han inte hade något intresse av att agera. Den gjorde gällande att eftersom urvalskommittén hade fört upp klaganden på förteckningen över lämpliga sökande hade klaganden inte visat hur den påstådda intressekonflikten hade påverkat honom negativt. Klaganden hade inte heller visat på vilket sätt han skulle gynnas av att tillsättningsbeslutet ogiltigförklarades, eftersom detta skulle medföra att förteckningen över godkända sökande och den slutlista från vilken godkända sökande skulle rekryteras ogiltigförklarades.

6. Institutionen bemötte dock de väsentliga argument som framförts av klaganden. För det första tillbakavisade tribunalen den påstådda intressekonflikten och hävdade att en noggrann granskning av urvalskommitténs arbete visade att varken Y eller kommittén hade åsidosatt sin skyldighet att vara opartiska. Institutionen påpekade att Y inte hade något personligt förhållande till X, utan endast ett yrkesmässigt förhållande, och hävdade att förekomsten av ett yrkesmässigt förhållande mellan en ledamot i uttagningskommittén och en kandidat inte innebär att ledamoten i kommittén har ett personligt intresse av att agera till fördel eller nackdel för en av kandidaterna. Institutionen informerade även klaganden om att X inte hade lämnat något bidrag till bedömningen av Y för år 2017, eftersom Y ingick i en annan grupp som leddes direkt av avdelningschefen.

7. I detta avseende tillade institutionen att även om klaganden i ett tidigt skede av förfarandet informerades om urvalskommitténs sammansättning, uttryckte han inga farhågor om Y:s närvaro.

8. Institutionen anförde att även om tjänsteutövningen på tillfällig basis (tillförordnad biträdande avdelningschef) skulle kunna gynna en sökande vid förberedandet av ett senare uttagningsprov som syftar till att tillsätta samma tjänst på permanent basis, kan detta inte hindra en institution från att tillfälligt tillsätta tjänsten med den person som den anser vara mest lämpad för den. Institutionen gick också igenom frågorna i det skriftliga förfarandet och kom fram till att X inte hade haft några tidigare kunskaper jämfört med de andra sökandena. Den tillade också att det skriftliga distansprovet och utvärderingen av det hade genomförts anonymt.

9. Slutligen avvisade institutionen klagandens påstående att förfarandet saknade öppenhet och angav att principen om öppenhet inte kräver att institutionen lämnar information om en sökandes poäng för vart och ett av kraven i ett meddelande om ledig tjänst. Därefter informerade kommissionen klaganden om hans slutliga poäng och om hans placering på förteckningen över godkända sökande. 

10. Klaganden var inte nöjd med institutionens beslut och vände sig till ombudsmannen och hävdade att det fanns ett underordnat förhållande mellan X och Y. Han gjorde gällande att institutionens beslut inte återspeglade den omständigheten att X var en av de två chefer som bedömde Y:s prestationer. Han gjorde gällande att bedömningen av Y:s prestationer hade gjorts samtidigt som urvalsförfarandet och att Y visserligen bedömde X inom ramen för urvalsförfarandet, men att X bedömde Y:s prestationer för perioden september 2015–augusti 2016.

Europeiska ombudsmannens slutsats

11. Ombudsmannen noterar att institutionen har granskat det ifrågasatta urvalsförfarandet och grundligt behandlat de argument som klaganden framfört i sitt särskilda överklagande. När det gäller det eventuella ömsesidiga underordnade förhållandet mellan Y och X och den förmodade intressekonflikten noterar ombudsmannen att även om ett sådant förhållande existerade, såsom institutionen påpekade, utfördes det skriftliga provet och dess utvärdering anonymt. I ett sådant fall är det svårt att se hur ett sådant påstått underordnande skulle ha kunnat gynna X. Ombudsmannen noterar också att klaganden inte i något skede av urvalsförfarandet tog upp frågan om Y:s påstådda brist på opartiskhet eller intressekonflikt. Ombudsmannen anser således att institutionens beslut är rimligt.

12. Med detta sagt beklagar ombudsmannen att institutionen inte gav klaganden information om uppdelningen av hans poäng i förhållande till de krav som anges i meddelandet om ledig tjänst. Rådet noterar att uttagningskommittén, i enlighet med vad som konsekvent fastställts i ombudsmannens tidigare beslut i samma fråga, i enlighet med principen om god förvaltning bör ge individuella förklaringar till de sökande som behöver dem ^[1]. Ombudsmannen litar således på att institutionen meddelar den klagande den information som han begärt.

13. På grundval av den information som lämnats av klaganden finner ombudsmannen inga administrativa missförhållanden i detta ärende ^[2].

Lambros Papadias

Chef för utredningsavdelningen – enhet 3

Strasbourg den 17 september 2019

[1] Se Europeiska ombudsmannens beslut om att avsluta sin undersökning på eget initiativ OI/5/2005/PB om Europeiska rekryteringsbyrån, punkt 18: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/3706.

[2] Detta klagomål har behandlats inom ramen för delegerad ärendehantering, i enlighet med artikel 11 i Europeiska ombudsmannens beslut om antagande av genomförandebestämmelser.