Bakgrunden till klagomålet

1. Den [...] 2011 inledde Europeiska polisbyrån (nedan kallad Europol) rekryteringsförfarandet Europol/2011/ [...] för tjänsten [...] (nedan kallat rekryteringsförfarandet). I punkt 8.1 i meddelandet om ledig tjänst föreskrevs att ”[d]e sista ansökningsdagarna [var] [...] 2011”. I punkt 8.2 föreskrevs att urvalsförfarandet skulle genomföras i enlighet med Europols RECRUITMENT GUIDELINES som finns på Europols webbplats www.europol.europa.eu.

2. Den [...] 2011 skickade klaganden sin ansökan om ovannämnda rekryteringsförfarande med rekommenderat brev.

3. Den 18 mars 2011 underrättade Europol klaganden om att Europol inte kunde godta hans ansökan, eftersom den inkom efter det att tidsfristen hade löpt ut.

4. Den 23 mars 2011 informerade klaganden Europol om att hans ansökan nådde Europol för sent på grund av ett fel som begåtts av den belgiska posttjänsten, som registrerade den som en intern korrespondens (för Belgien) i stället för som en internationell (för Nederländerna). Klaganden bifogade beviset på att ansökan hade skickats inom tidsfristen och betonade att Europeiska kommissionen i sina anbudsförfaranden tar hänsyn till det datum då ansökningarna skickades, snarare än det datum då de mottogs.

5. Den 24 mars 2011 informerade Europol klaganden om att det i Europols riktlinjer för rekrytering, till vilka det särskilt hänvisades i meddelandet om uttagningsprov, angavs att ansökningar skulle tas emot antingen före eller samma dag som tidsfristen löpte ut och att försenade ansökningar inte godtogs. Europol uppgav således att den inte kunde bortse från sin praxis.

6. Den 25 mars 2011 skrev klaganden till Europol och uppgav att alla sökande bör ha lika rekryteringsmöjligheter, oavsett om de bor i Nederländerna eller i andra delar av Europa. Han instämde därför inte i Europols praxis att inte ta hänsyn till postdatumet. Han upprepade att förseningen berodde på ett fel som begåtts av den belgiska posttjänsten och informerade Europol om att han skulle klaga till ombudsmannen.

7. Klaganden vände sig till ombudsmannen den 8 april 2011. Han översände ytterligare information till ombudsmannen den 13 maj 2011.

Föremålet för utredningen

8. Ombudsmannen inledde en undersökning av följande påstående och krav:

Påstående:

Europol avslog klagandens ansökan på ett orättvist sätt.

Påstående:

Europol bör godta hans ansökan om tjänsten.

Utredningen

9. Den 25 maj 2011 vidarebefordrade ombudsmannen klagomålet till Europols direktör och uppmanade denne att avge ett yttrande om ovannämnda påstående och anspråk. Europol lämnade sitt yttrande den 31 augusti 2011.

10. Den 9 september 2011 översände ombudsmannen yttrandet till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter på det senast den 31 oktober 2011. Klaganden inkom inte med några synpunkter.

Ombudsmannens analys och slutsatser

A. Påstående om orättvist avslag på klagandens ansökan och därmed sammanhängande anspråk

Argument som framförts till ombudsmannen

11. I sitt klagomål hävdade klaganden att hans ansökan inte hade inkommit till Europol inom tidsfristen på grund av ett fel som begåtts av en anställd vid den belgiska posttjänsten, som registrerade den som nationell korrespondens. Klaganden nämnde att han hade klagat hos den belgiska posten, som inledde en intern undersökning.

12. Den klagande anser att Europol, för att undvika diskriminering, bör ta hänsyn till det datum då ansökningarna skickades i stället för det datum då de anlände. På så sätt skulle ingen kandidat behöva lida till följd av fel eller felaktig drift av posttjänsterna, oavsett om han eller hon bor i Haag eller någon annanstans i Europa.

13. Klaganden hänvisade till kommissionens bestämmelser om anbudsförfaranden, där det i motsats till Europols praxis anges att det datum som beaktas är det datum då ansökan skickades. Han ansåg att Europol skulle kunna förtydliga sina interna förfaranden genom att ta hänsyn till kommissionens exempel.

14. I sitt yttrande ansåg Europol för det första att kommissionens praxis i fråga om tidsfrister i anbudsförfaranden inte var relevant i samband med rekryteringsförfaranden. Varken tjänsteföreskrifterna eller deras genomförandebestämmelser anger hur tidsfristerna för att lämna in ansökningar i sådana förfaranden ska tillämpas. Med tillämpning av sitt stora utrymme för skönsmässig bedömning har den myndighet som är behörig att sluta anställningsavtal i riktlinjerna för rekrytering fastställt att ansökningarna ska ha inkommit inom den föreskrivna fristen. Riktlinjerna för rekrytering hänvisades till i meddelandet om ledig tjänst och finns tillgängliga på Europols webbplats.

15. För det andra strider det enligt de europeiska domstolarnas rättspraxis inte mot principen om likabehandling att begära att en ansökan ska ha mottagits, snarare än att endast ha skickats, vid ett visst datum. Europol hänvisade till rättspraxis avseende klagomål som ingetts med stöd av artikel 90 i tjänsteföreskrifterna, där det anges att en sådan praxis syftar till att säkerställa rättssäkerheten. I Europols fall motiverades detta krav också av behovet av att se till att urvalsförfarandet genomförs i tid, utan att behöva vänta i långa perioder för att se till att alla ansökningar som skickas inom tidsfristen tas emot.

16. För det tredje har domstolarna fastställt att leveranstiderna för klagomål som skickas per post inte är oförutsebara och kan beaktas av en omsorgsfull anställd. Administrationen skulle bryta mot principen om likabehandling om den godtog försenade ansökningar, såvida inte förseningen berodde på force majeure eller oförutsebara omständigheter. I förevarande fall framgår det av det kvitto som postkontoret lämnade till klaganden att han fyllde i ett formulär som var avsett att användas för korrespondens inom Belgien och inte nämnde någon adress. Det är således inte styrkt att misstaget orsakades av det belgiska postkontoret i fråga eller att klaganden inte med giltig verkan kunde lägga märke till det.

17. För det fjärde uppgav Europol att en leveranstid på mer än två dagar varken var onormal eller oförutsebar. Enligt bilaga II till det ändrade direktivet 97/67 [1] fastställs leveransmålet till D+3 (tre arbetsdagar efter porto) för gränsöverskridande post inom EU. Enligt International Post Corporation Studies tas mer än 20 % av försändelserna emot inom EU efter D+2, vilket var tidsfristen i klagandens fall. Mellan Belgien och Nederländerna är dessutom den genomsnittliga leveranstiden 1,9 dagar, vilket innebär att ett betydande antal försändelser tar längre tid än den som ska levereras [2].

18. Sammanfattningsvis ansåg Europol, i avsaknad av force majeure eller oförutsebara omständigheter, att den varken hade skyldighet eller rätt att beakta klagandens ansökan. Ansökan inkom dessutom efter det att den första urvalsomgången hade avslutats och när klagomålet vidarebefordrades till Europol hade den utvalda sökanden redan accepterat anställningserbjudandet.

Ombudsmannens bedömning

19. Inledningsvis erinrar ombudsmannen om att även om klaganden framförde ett argument om Europols allmänna policy när det gäller tidsfrister för att lämna in ansökningar som svar på meddelanden om lediga tjänster, berörde ombudsmannens undersökning inte denna fråga. Ombudsmannen förstår att så länge en sådan policy är rimlig, objektiv och känd för de sökande i förväg, ligger den inom tillsättningsmyndighetens utrymme för skönsmässig bedömning. I förevarande fall meddelade Europol tydligt i meddelandet om ledig tjänst att urvalsförfarandet skulle genomföras i enlighet med dess riktlinjer för rekrytering. Den senare fastställde dessutom att ansökningarna skulle ha inkommit senast den dag då tidsfristen löpte ut.

20. Därför var eller borde kandidaterna ha varit medvetna om denna policy. Ombudsmannens undersökning gällde endast tillämpningen av en sådan policy, och mer specifikt dess rättvisa och rimliga tillämpning. Ombudsmannen erinrar om att enligt artikel 11 i den europeiska kodexen för god förvaltningssed (nedan kallad ECGAB) ska tjänstemän (och i förlängningen institutioner) ”agera opartiskt, rättvist och rimligt”.

21. När ombudsmannen inledde denna undersökning verkade den information som han hade tillgång till tyda på att klaganden omsorgsfullt skickade sin ansökan till Europol. Ur ett objektivt perspektiv skickades denna ansökan i tillräckligt god tid för att den skulle kunna nå den senare inom tidsfristen.

22. De statistiska uppgifter och tidsfrister som föreskrivs i direktiv 97/67 och som Europol hänvisar till är i regel inte kända för medborgarna, även om de är värdefulla i rättsliga tvister. Det är allmänt känt att två dagar normalt är tillräckligt för ett brev som skickas från Belgien till Haag, det vill säga till en större stad i grannlandet, för att nå en adressat, där det inte kan förutses att betydande förseningar kan uppstå i postutdelningen. Detta föreföll bekräftas av klagandens uttalande i hans skrivelse av den 23 mars 2011 till Europol om att postarbetaren hade bekräftat att två dagar var tillräckligt för att hans rekommenderade post skulle kunna levereras. Det faktum att klaganden skickade sin ansökan endast två dagar före utgången av tidsfristen föreföll därför inte utgöra en uppenbar brist på omsorg från hans sida.

23. Ombudsmannen ansåg därför att det kunde vara orättvist och orimligt, i den mening som avses i artikel 11 i ECGAB, att avslå en ansökan som inte nådde adressaten på grund av yttre omständigheter som helt låg utanför klagandens kontroll, såsom den belgiska posttjänstens felaktiga registrering av klagandens post och posttjänstens underlåtenhet att leverera den i tid.

24. I sitt yttrande förklarade Europol dock att klaganden i själva verket använde fel formulär för posttjänster (”récipissé de dépôt”), nämligen det som var avsett för certifierad nationell post i stället för internationell post. Dessutom nämnde han endast "Europol" som adressat, utan att uppge någon adress eller leveransinformation. Klaganden bestred inte denna förklaring, eftersom han inte utnyttjade möjligheten att lämna synpunkter på Europols yttrande. Ombudsmannen har dessutom sett en kopia av blanketten för posttjänster och har försäkrat sig om att så verkligen var fallet.

25. Ombudsmannen drar därför slutsatsen att posttjänstens fel vid registrering och distribution av posten i fråga delvis berodde på klagandens eget fel.

26. Dessutom förfogade klaganden över en kopia av formuläret för posttjänster samt en kopia av fakturan, där det angavs att han hade betalat för en ”recommandé nat [ional]” (bestyrkt nat[ional] post). Han kunde således ha insett att kopian var felaktig och att hans ansökan mycket väl inte kunde lämnas in i tid.

27. Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att klagandens ansökan inte försenades på grund av force majeure eller oförutsebara omständigheter, utan på grund av klagandens egen brist på omsorg när det gäller att skicka den. Europol hade således rätt att inte avvika från sin allmänna praxis och att avslå klagandens ansökan som försenad. Ombudsmannen har därför inte identifierat några administrativa missförhållanden i Europols agerande.

B. Slutsatser

På grundval av sin undersökning av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsats:

Ombudsmannen har inte identifierat några administrativa missförhållanden i Europols agerande.

Klaganden och Europol kommer att informeras om detta beslut.

P. Nikiforos Diamandouros

Utfärdat i Strasbourg den 23 mars 2012

[1] Direktiv 97/67 av den 15 december 1997 om gemensamma regler för utvecklingen av gemenskapens inre marknad för posttjänster och för förbättring av kvaliteten på tjänsterna, ändrat genom direktiv 2002/39/EG av den 10 juni 2002, EGT L 176, 5.7.2002, s. 21, och genom Europaparlamentets och rådets direktiv 2008/6/EG av den 20 februari 2008, EUT L 52, 27.2.2008, s. 3.

[2] www.ipc.be