Kära F.,
Den 25 augusti 1998 lämnade ni in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen på IKESOL:s vägnar om Europeiska kommissionens underlåtenhet att ge er korrekt information om den anbudsinfordran som GD XIII anordnat och som offentliggjordes i EGT 98 S 117/36 av den 19 juni 1998.
Den 17 september 1998 vidarebefordrade jag klagomålet till Europeiska kommissionens ordförande. Den 9 november 1998 skickade ni ett brev till mig där ni meddelade att ni ville begära ekonomisk ersättning från Europeiska kommissionen. Kommissionen översände sitt yttrande den 13 november 1998 och jag översände det till er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, om ni så önskade. Ni har inte lämnat några synpunkter på kommissionens yttrande. Den 30 april 1999 vidarebefordrade jag emellertid er begäran om ekonomisk ersättning till kommissionen. Den 28 juni 1999 översände kommissionen sitt yttrande över begäran om ekonomisk ersättning. Den 25 november 1999 skrev du till mig för att fråga om ditt klagomål. Den 1 december 1999 informerade mina avdelningar er per telefon om läget i utredningen.
Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts. Jag ber om ursäkt för den tid det har tagit att behandla ditt klagomål.

Klagomålet

Enligt klaganden var de relevanta omständigheterna följande:
Den klagande önskade delta i den anbudsinfordran "för urval av forskningsorgan och forskningscentrum för att stödja Europeiska kommissionen i dess verksamhet för spridning och optimering av FoU-resultat" (EGT 98, S117/36, 19.6.1998) som anordnades av kommissionens GD XIII. För att begära in anbudshandlingarna kontaktade han den 16 juli 1998 VANWERT per fax vid Gemensamma forskningscentret i Bryssel, eftersom hon var ansvarig enligt tillkännagivandet av anbudet som han hittade på Internet. Tidsfristen för att begära in anbudshandlingarna fastställdes till den 29 juli 1998 och tidsfristen för mottagande av anbud till den 13 augusti 1998. Den 17 juli 1998 mottog klaganden ett svar från VANWERT enligt vilket den person som ansvarade för ärendet var SPINOLA vid GD XIII. I brevet angavs hennes telefon- och faxnummer i Bryssel. Den 17 juli 1998 översände klaganden begäran om anbudshandlingar till SPINOLA. Den 30 juli 1998 informerade emellertid CUNHA från GD XIII i Bryssel klaganden om att den ansvariga personen var LUCA i den luxemburgska delen av GD XIII. Mellan den 30 juli och den 7 augusti 1998 gjorde klaganden flera ansträngningar för att kontakta Marie-Claude LUCA per telefon (med ständig kontakt), fax och e-post, men fick inget svar. Slutligen skickade klaganden den 11 augusti 1998 ett telefax med en begäran om förlängning av tidsfristen för att begära in anbudshandlingarna, eftersom hans ursprungliga begäran låg väl inom tidsfristen. Inget svar inkom dock.
Klaganden ingav därför ett klagomål till Europeiska ombudsmannen och hävdade att 1) trots alla rimliga krav som han framförde till kommissionen för att få information om anbudsinfordran, kunde kommissionen inte skicka honom den information han begärde och att 2) det var kommissionens fel att han hade missat tidsfristen för inlämnande av anbud.

Frågeställningen

Kommissionens yttrande
I sitt yttrande påpekade kommissionen att klaganden inte använde kommissionens officiella webbplats som informationskälla. Kommissionen uppgav att den inte kan garantera tillförlitligheten hos innehållet i externa icke-officiella informationskällor, såsom den ospecificerade webbplats som klaganden använde. Kommissionen påpekade vidare att den enda officiella informationskällan för eventuella inbjudningar eller anbudsinfordringar från Europeiska kommissionen är den text som offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning och att mer information också finns hos kommissionens avdelningar på Internet via Cordis (Gemenskapens informationstjänster för forskning och utveckling). Kommissionen angav att den inte kan hållas ansvarig för skada som orsakats av felaktig eller ofullständig information på andra webbplatser som den inte har någon kontroll över.
Kommissionen noterade vidare att den webbplats som klaganden använde hänvisade till två adresser: Det första var korrekt och nämnde GD XIII, det generaldirektorat som faktiskt ansvarade för anbudsförfarandet, medan det andra, som var det som användes av klaganden, hänvisade till Gemensamma forskningscentret i Bryssel, som inte ansvarade för anbudsinfordran. Kommissionen hävdade att klaganden omedelbart borde ha avvisat adressen med hänvisning till Gemensamma forskningscentret, eftersom det tydligt framgick av Internettexten att det inte var centrumet utan GD XIII som hade offentliggjort anbudsinfordran.
Kommissionen vidhöll att VANWERT inte kände till anbudet vid Gemensamma forskningscentret, eftersom hennes generaldirektorat inte var inblandat i detta ärende. Hon meddelade därför den klagande per telefax den 17 juli 1998 att hans begäran hade vidarebefordrats till SPINOLA, chef för enheten "Information och kommunikation" vid generaldirektorat XIII, det direktorat som ansvarar för anbudsinfordran. Kommissionen påpekade att det fax som skickades till klaganden inte avsåg någon särskild enhet med ansvar för anbudsinfordran, utan endast GD XIII i egenskap av ansvarigt generaldirektorat.
SPINOLAs enhet var emellertid inte den enhet som ansvarade för anbudsinfordran och förfogade således inte över några ytterligare upplysningar än dem som fanns i det telefax som klaganden hade sänt. Dessutom kunde inte de medarbetare till Spinola som inte kände till ämnet vara medvetna om att begäran var särskilt brådskande och att tidsfristen för att begära informationspaketet löpte ut den 29 juli 1998.
Den 30 juli 1998 informerade CUNHA från SPINOLAs enhet den klagande per telefax om att SPINOLAs enhet inte ansvarade för anbudsinfordran och försåg honom med namn och adress på lämplig kontaktperson, det vill säga LUCA vid GD XIII-D i Luxemburg. Kommissionen noterade dock att det telefonnummer som meddelades klaganden, även om det inte var Marie-Claude LUCA:s direktlinje, var anslutet till kommissionens växel i Luxemburg, vilket borde göra det möjligt för klaganden att kontakta Marie-Claude LUCA eller någon annan person från GD XIII-D som ansvarar för denna fråga.
Kommissionen konstaterade också att det faxnummer som meddelades klaganden var felaktigt, men att eftersom telefaxapparater producerar ett "felmeddelande" när ett felaktigt nummer används, borde klaganden omedelbart ha märkt att ytterligare undersökning var nödvändig om han ville skicka begäran via fax.
Kommissionen uppgav vidare att det inte fanns några bevis för att klaganden försökte komma i kontakt med Luca eller någon annan person vid GD XIII-D. Kommissionen ansåg också att det var högst osannolikt att klagandens påstående om att telefonnumret var ständigt anslutet, och hävdade att den växel som numret ansluter till kunde ha vidarebefordrat klagandens samtal till en annan tjänsteman vid den berörda avdelningen.
Kommissionen påpekade vidare att det telefaxmeddelande som klaganden påstod sig ha skickat till Marie-Claude LUCA den 11 augusti 1998 med en begäran om förlängning av tidsfristen för inlämnande av anbud (en kopia av detta bifogades skrivelsen till Europeiska ombudsmannen) inte hade undertecknats och innehöll två olika datum: 3 augusti och 11 augusti 1998. Det finns emellertid inga bevis från den klagande för att detta fax sändes, varken den 3 augusti eller den 11 augusti 1998, och det finns inga spår i GD XIII-D i Luxemburg att faxet någonsin mottogs.
Kommissionen påpekade vidare att det var beklagligt att konstatera att klaganden efter detta datum, den 3 augusti och fram till sista dagen för inlämnande av anbud, den 13 augusti 1998, inte tog något initiativ till att ringa Luca eller någon annan person i Luxemburg eller Bryssel som ansvarade för denna fråga. Eftersom GD XIII-D besvarade förfrågningar om dokumentationspaket fram till den 11 augusti 1998 kunde klaganden fortfarande ha ansökt om inbjudan (med tanke på tidsfristen för inlämnande den 13 augusti 1998).
Sammanfattningsvis konstaterade kommissionen att klagandens begäran om dokumentation inte nådde den berörda kommissionsavdelningen i tid, eftersom den officiella informationskällan inte användes. Den påpekade att endast Europeiska kommissionens officiella källor kan åberopas. Kommissionen påpekade att enligt bestämmelserna om offentlig upphandling kunde ingen förlängning av tidsfristen för inlämnande av anbud beviljas. Kommissionen tillade att eftersom den inte kan hållas ansvarig för att bolaget inte deltog i nämnda anbudsinfordran, fanns det ingen anledning att återuppta förfarandet.
Klagandens synpunkter
Klaganden lämnade inga synpunkter på kommissionens yttrande. Den 9 november 1998 skickade han emellertid en skrivelse till ombudsmannen i vilken han förklarade att eftersom kommissionen säkerligen inte skulle gå med på att bevilja en förlängning av den ursprungliga tidsfristen, ville han begära ekonomisk ersättning från kommissionen för den skada som han lidit till följd av kommissionens fel.

Ytterligare undersökningar

Den 30 april 1999 översände ombudsmannen klagandens begäran om ekonomisk ersättning till kommissionen.
Kommissionens andra yttrande
Kommissionen upprepade de inledande synpunkterna i sitt yttrande och förklarade att dess avdelningar inte hade gjort sig skyldiga till något fel som kunde göra kommissionen ansvarig för eventuella skador. Kommissionen hänvisade återigen till Europeiska unionens officiella tidning som den enda officiella källan för anbudsinfordran som innehöll korrekt och tillräcklig information för varje potentiell anbudsgivare. Kommissionen påpekade att klagandens begäran om anbudshandlingar inte var exakt och inte hänvisade till ärendets brådskande karaktär, vilket skulle ha gjort det möjligt för de avdelningar inom kommissionen som inte ansvarade för ärendet att reagera mer effektivt. Även den tidsfrist som anges i punkt 8 b i anbudsinfordran (den 29 juli 1998) var en administrativ tidsfrist och inte en preklusionsfrist. Eftersom kommissionen besvarade begäran om anbudshandlingar fram till den 11 augusti 1998 skulle en rimlig snabb reaktion från klagandens sida ha gjort det möjligt för honom att delta i anbudsförfarandet.
Av ovanstående skäl drog kommissionen slutsatsen att det inte fanns någon grund för att bevilja ekonomisk ersättning.
I ett
telefonsamtal med ombudsmannen konstaterade klaganden att han inte hade några särskilda synpunkter på kommissionens vägran att bevilja honom ekonomisk ersättning.

Beslutet

1 Kommissionens påstådda underlåtenhet att förse klaganden med detaljerad information om anbudsinfordran
1.1 Klaganden hävdade att kommissionen, trots alla rimliga förfrågningar som han gjorde till kommissionen för att få information om anbudsinfordran, inte kunde skicka honom den begärda informationen, och detta på grund av att dess avdelningar inte gav honom rätt adress för att begära anbudshandlingarna. Kommissionen noterade att klaganden hade använt felaktig information som erhållits från en icke-officiell extern webbplats som den inte hade någon kontroll över. Kommissionen tillade att dess avdelningar den 30 juli 1998 hade meddelat klaganden den korrekta adressen för att erhålla anbudshandlingarna.
1.2 Ombudsmannen noterar att klaganden, såsom kommissionen angav i sitt yttrande, inte har använt kommissionens officiella webbplats, utan en icke-officiell webbplats för vilken kommissionen inte var ansvarig. Han fick därför felaktiga upplysningar och vände sig till en tjänsteman vid kommissionen som inte var ansvarig för ärendet.
1.3 Ombudsmannen noterar att klaganden också kunde ha hittat texten till anbudsinfordran i Europeiska unionens officiella tidning, som är den enda officiella informationskällan. Dessutom hänvisade den webbplats som klaganden använde till två adresser, varav den första var den korrekta adressen, eftersom den nämnde GD XIII som ansvarade för anbudsförfarandet.
1.4 Av ovanstående framgår därför att det inte fanns något som hindrade klaganden från att få rätt adress för att få tillgång till anbudsunderlaget. Ombudsmannen anser att kommissionen inte kan hållas ansvarig för att klaganden har använt en icke-officiell webbplats som innehöll felaktig information. Han fann därför inga administrativa missförhållanden med avseende på denna aspekt av ärendet.
2 Påståendet att klaganden missade tidsfristen för inlämnande av anbud på grund av kommissionen
2.1 Klaganden hävdade att det var kommissionens fel att han missade tidsfristen för inlämnande av anbud (13 augusti 1998). Kommissionen noterade att klaganden inte använde den officiella informationskällan för att erhålla dokumentationen. Kommissionen tillade att fristen för att begära in de handlingar som nämns i punkt 8 b i anbudsinfordran (den 29 juli 1998) var en administrativ frist och inte en preklusionsfrist. Eftersom kommissionen besvarade begäran om anbudshandlingar fram till den 11 augusti 1998 skulle en relativt snabb reaktion från klagandens sida ha gjort det möjligt för honom att delta i anbudsförfarandet. Kommissionen kunde därför inte hållas ansvarig för att klaganden inte kunde delta i anbudsförfarandet.
2.2 Ombudsmannen noterar för det första att det av punkt 1.4 ovan framgår att kommissionen inte var ansvarig för att klaganden använde en icke-officiell webbplats som innehöll felaktig information. Klaganden har inte heller lagt fram några bevis för att han efter den 3 augusti 1998 hade ringt den ansvarige tjänstemannen eller skickat ett fax till GD XIII. Det telefax av den 11 augusti 1998 som bifogades klagomålet innehöll inte något sändningsblad som visade att detta telefax verkligen hade sänts.
2.3 Av ovanstående framgår således att kommissionen inte kan hållas ansvarig för att klaganden har missat tidsfristen. Ombudsmannen fann därför inga administrativa missförhållanden när det gäller denna aspekt av ärendet.
2.4 Ombudsmannen vill bara påpeka att det var beklagligt att kommissionen i sin skrivelse av den 30 juli 1998 meddelade klaganden ett felaktigt faxnummer. Kommissionen har dock erkänt detta misstag i sitt yttrande. I framtiden bör kommissionen se till att den meddelar korrekta faxnummer till medborgare som begär information.
3 Kravet på ekonomisk ersättning
3.1 I november 1998 begärde klaganden, som påpekade att kommissionen säkerligen inte skulle gå med på att bevilja en förlängning av den ursprungliga tidsfristen, ekonomisk ersättning från kommissionen för den skada som lidits till följd av kommissionens fel. Kommissionen påpekade i sitt kompletterande yttrande att det inte förelåg något fel från kommissionens sida som kunde göra den ansvarig gentemot klaganden. Det fanns därför ingen grund för att bevilja ekonomisk ersättning.
3.2 Ombudsmannen anser att eftersom det inte har fastställts något administrativt missförhållande i detta fall är yrkandet om ekonomisk ersättning för skadan inte motiverat.
4 Slutsats På
grundval av Europeiska ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller det inte ha förekommit några administrativa missförhållanden vid Europeiska kommissionen. Ombudsmannen har därför beslutat att avsluta ärendet.
Europeiska kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.
Med vänlig hälsning
Jacob Söderman