Zadevna institucija ali organ: EPSO

Datum in čas: oktober 2016 od 12.10 do 13.00

Lokacija: Avenue de Cortenbergh 25, 1049 Bruselj, C-25 07/044

Storitve varuha človekovih pravic

ki jo zastopa: Fergal Ó Regan, vodja oddelka 2 za usklajevanje preiskav javnega interesa

Nastasja Fuxa, enota 4 za pritožbe in poizvedbe

Tuomas Lihr, enota za strateške preiskave

EPSO, ki ga zastopa: Renata Krizsai, EPSO.05.001

Sarah Rooney, Evropski urad za izbor osebja (EPSO)

1. Uvod in postopkovni vidiki

Preiskovalna skupina varuha človekovih pravic se je predstavila in pojasnila, da je namen preiskave na lastno pobudo pomagati uradu EPSO pri ugotavljanju in omogočanju morebitnih sistemskih izboljšav v postopku vložitve zahtevka za revizijo in njegovi uporabi [1].

Preiskovalna skupina varuhinje človekovih pravic je pojasnila, da je bil namen sestanka omogočiti (i) razjasnitev preostalih vprašanj, ki spadajo v obseg preiskave, da bi varuhinja človekovih pravic lahko dokončala svojo analizo, in (ii) pregled vzorčnega sklopa zahtev za pregled spisov v zvezi z vprašanji, ki se ne nanašajo na ocene kandidatov na natečaju.

Preiskovalna skupina varuha človekovih pravic je predstavila pravni okvir, ki se uporablja za sestanek in inšpekcijski pregled, zlasti da varuhinja človekovih pravic ne bo razkrila nobenih informacij ali dokumentov, ki jih je urad EPSO opredelil kot zaupne, brez predhodnega soglasja institucije.[2] Preiskovalna skupina varuha človekovih pravic je urad EPSO obvestila tudi, da bo varuhinja človekovih pravic to poročilo objavila na svoji spletni strani, da bi ga lahko prebrali vsi zainteresirani.

2. Izmenjava mnenj in pojasnila urada EPSO

Med pripravami na sestanek je preiskovalna skupina varuha človekovih pravic uradu EPSO poslala vprašanja, da bi ugotovila, (i) ali urad EPSO uporablja "minimalni prag" utemeljitve, pod katerim se korespondenca kandidata ne šteje za zahtevo za pregled [3], in (ii) kako se posebne naloge natečajne komisije in urada EPSO v praksi izvajajo pri obravnavi zahtev za pregled.

Predstavniki urada EPSO so na sestanku pojasnili, da:

Urad EPSO korespondence, v kateri kandidat izpodbija svoje ocene, pridobljene na natečaju, brez kakršnih koli podpornih argumentov, ne šteje za zahtevo za pregled. Taka korespondenca, ki se lahko obravnava hitreje, ker ni predložena v oceno natečajne komisije, je v praksi razmeroma redka.

Zahteve za pregled v zvezi z vrednostno presojo uspešnosti kandidata na natečaju, ki jo opravi natečajna komisija, se predložijo natečajni komisiji v odločanje. Vendar lahko urad EPSO glede na ustaljeno sodno prakso sodišč Unije v zvezi z diskrecijsko pravico natečajne komisije pri primerjalni oceni uspešnosti razmeroma hitro obravnava tovrstne zahteve za pregled, ki temeljijo na standardnih dopisih.

Predstavniki urada EPSO so navedli, da se največ zahtev za pregled vloži v fazi prijav in preverjanja dodatnih sposobnosti na natečajih, za kar je potrebna tudi bolj poglobljena ocena. Urad EPSO natečajni komisiji ne predloži predhodne ocene utemeljenosti zahteve za pregled, dokler natečajna komisija ne obravnava tovrstnih zahtev. Natečajna komisija prav tako ne potrdi obrazloženega odgovora na zahtevo za pregled, ki jo je pripravil EPSO, preden je bil poslan kandidatu. Urad EPSO namreč ne more odstopati od odločitve natečajne komisije. Urad EPSO pa se posvetuje z natečajno komisijo, če obrazložitev, ki jo je navedla natečajna komisija, ni dovolj jasna, da bi urad EPSO lahko utemeljil odgovor v posameznem primeru.

Podrobnejša dokumentacija natečajne komisije o njeni utemeljitvi bi uradu EPSO na splošno pomagala pospešiti pripravo odgovorov na zahteve za pregled v skladu z odločitvijo natečajne komisije. Raven podrobnosti obrazložitve, ki jo trenutno zagotavljajo natečajne komisije za utemeljitev svojih odločitev, se med natečajnimi komisijami zelo razlikuje. Urad EPSO je razmislil o dodatnem usposabljanju in usmerjanju izbirnih komisij, da bi zagotovil, da natečajne komisije pomagajo izboljšati obravnavo zahtev za pregled. Stalni člani natečajne komisije urada EPSO [4] bi lahko imeli večjo vlogo pri usklajevanju evidentiranja odločitev ali pripravi utemeljenih odgovorov kandidatom.

Urad EPSO je v začetku leta 2016 uvedel nove standardne osnutke pisem, na katerih temeljijo njegovi odgovori na zahteve za pregled. Zaradi racionalizacije obravnave zahtevkov za pregled so bili standardni osnutki pisem poenostavljeni, da bi vključevali manj podrobnosti in zajemali širše kategorije okoliščin. Urad EPSO je varuhu človekovih pravic predložil elektronske kopije standardnih osnutkov pisem (glej „3. pregled spisa“ spodaj).

Urad EPSO si je tudi prizadeval zmanjšati število neupravičenih prijav, tako da je v novem razdelku s pogostimi vprašanji na svojem spletišču zagotovil več informacij o natečajih.

Predstavniki urada EPSO so navedli, da ni več zaostankov pri zahtevah za pregled.

3. Pregled spisa

Preiskovalna skupina varuha človekovih pravic je pregledala in vzela kopije vzorčnega niza zahtev za pregled spisov, ki se nanašajo na vprašanja, ki niso povezana z ocenami kandidatov na natečaju (zaupno).

Poleg tega je urad EPSO predložil [5] elektronske kopije svojih standardnih dopisov, na katerih temeljijo njegovi odgovori na zahteve za pregled.

Zaupnost pregledanih dokumentov

Kot je navedeno zgoraj, so predstavniki urada EPSO vzorčni sklop zahtevkov za pregled v skladu s členom 4(8) izvedbenih določb Evropskega varuha človekovih pravic opredelili kot „zaupen“. Kopije zadevnih dokumentov so bile označene z „zaupno“, podpisala pa sta jih predstavnik urada EPSO in predstavnik varuha človekovih pravic. Varuh človekovih pravic teh zaupnih dokumentov ne bo razkril javnosti brez predhodnega soglasja urada EPSO.

Bruselj, 6.12.2016

Fergal Ó Regan Nastasja Fuxa

Vodja usklajevanja poizvedb v javnem interesu – enota 2 – pravnik (odpravnik zadev)

[1] Pismo o začetku preiskave je na voljo tukaj: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/60261/html.bookmark.

[2] Člen 4(8) izvedbenih določb Evropskega varuha človekovih pravic.

[3] V skladu s splošnimi pravili, ki urejajo javne natečaje, morajo kandidati „navesti razloge, na katerih temelji zahteva“. Pravila določajo tudi, da kandidati „ne smejo izpodbijati veljavnosti ocene natečajne komisije v zvezi s kakovostjo [njihovega] dela na preizkusu“. UL 2014, C 60 A, str. 1.

[4] Vsako izbirno komisijo sestavljajo uradniki iz institucij EU, sestavljajo pa jo stalni člani (običajno imenovani za dve do štiri leta, da se zagotovi skladnost med izbirnimi postopki) in nestalni člani (imenovani za določen izbirni postopek, da se zagotovi tehnično strokovno znanje).

[5] Elektronski sporočili z dne 7. in 17. novembra 2016.