Spoštovani dr.

Med nedavnim obiskom Varšave sem zelo pozdravil konstruktiven dialog z vami in vašo ekipo glede številnih vprašanj, ki jih je moj urad odkril v nedavnih preiskavah. Ugotovil sem, da ste pripravljeni upoštevati izkušnje mojega urada na področjih, kot je preglednost, da bi vam pomagali izboljšati notranje prakse in postopke v agenciji Frontex. Pozdravil sem tudi vašo zavezanost spodbujanju večje kulture preglednosti za agencijo.

V zvezi s tem vam ponovno pišem o preiskavi na lastno pobudo, ki sem jo omenil med svojim obiskom. Prvi odziv na moje priporočilo v tem primeru žal ni bil pozitiven. Vendar bi vam glede na naše konstruktivne izmenjave v Varšavi rad dal priložnost, da ponovno razmislite o svojem odgovoru na to priporočilo.

Priporočilo se nanaša na bistveni vidik zakonodaje EU o dostopu javnosti do dokumentov (Uredba 1049/2001), in sicer na pravočasno obravnavo prošenj za dostop. Priporočilo poleg pravnih in postopkovnih vprašanj, ki jih vsebuje, odpira tudi splošno vprašanje v zvezi s spoštovanjem dobrih upravnih praks s strani agencij in drugih organov EU, ki so se razvijale več let in za katere lahko javnost in oblikovalci politik upravičeno pričakujejo razumno dosleden pristop.

Čeprav v celoti cenim, da agencije EU pri opravljanju svojih temeljnih nalog delujejo z določeno stopnjo neodvisnosti, menim, da ni koristno, da ponovno razlagajo splošna upravna načela in pravila, ki so določena v skladu s sodno prakso sodišč EU. Menim, da bi se lahko agencija Frontex, če bi uporabila te dolgoletne prakse in pravila, izognila nepravilnostim, ugotovljenim v tej preiskavi.

Glede na navedeno vas pozivam, da dodatno preučite priloženo priporočilo, ki vključuje predlog za izboljšanje spoštovanja in izvajanja konsolidiranih praks treh institucij, na katere je bila prvotno naslovljena Uredba 1049/2001. Prilagam tudi prilogo s povzetkom ključnih točk.

Vljudno Vas prosim, da se mi oglasite do 30. novembra 2023, in se vam vnaprej zahvaljujem za dobro sodelovanje.

S spoštovanjem,

Emily O'Reilly
evropska varuhinja človekovih pravic

Strasbourg, 7. 2023

PRILOGA

Zamuda pri registraciji, kar pomeni, da zakonski rok ni bil aktiviran

Zakonodaja EU o dostopu javnosti do dokumentov določa začetni rok za odgovor na zahtevo. Rok začne teči od trenutka, ko je zahtevek registriran.

Uredba 1049/2001 ne določa, da se registracija opravi v določenem številu ur ali dni. Neobičajno bi bilo, da bi zakonodaja EU natančno določala začetni rok za registracijo.

Zato je treba pri preudarnem pristopu upoštevati dobre upravne prakse. Dobra upravna praksa je, da se sporočilo (pismo, elektronska pošta, vsebina spletnega obrazca itd.) hitro registrira, če je njegova vsebina jasna. Prošnje za dostop do dokumentov so običajno vsebovane v enem samem sporočilu in običajno niso dolge. Zato je razumno pričakovati, da sodobna javna uprava ne bo potrebovala več kot 1–2 delovna dneva, da bi izvedela, ali je zahteva za dostop dovolj jasna in jo je mogoče obdelati. Po enem do dveh delovnih dneh bi bilo zato treba evidentirati dovolj jasno zahtevo in rok bi moral začeti teči.

Agencija Frontex je do zdaj menila, da ni tako. Meni, da lahko odloži registracijo in s tem sproži rok, če ugotovi, da je zahteva zapletena ali se nanaša na številne dokumente. V tem primeru želi biti agencija Frontex sposobna komunicirati z vložnikom zahtevka (ne glede na to, ali se strinja ali ne), da bi zahtevek omejila na nekaj, kar se ji zdi bolj obvladljivo. Ta praksa ni le nezdružljiva z dobrim upravljanjem, temveč vpliva tudi na zakonski rok in pravico do sodnega nadzora iz uredbe o dostopu javnosti.

Prekinitev zakonskih rokov

Zakonodaja EU o dostopu javnosti do dokumentov določa dva glavna roka. Prvi je za začetno obdelavo zahteve. Drugi se nanaša na obravnavo morebitne zahteve za pregled.

Uredba 1049/2001 priznava, da lahko obravnava prošnje za dostop traja dlje časa. Navaja torej, da lahko zadevna institucija rok izjemoma enkrat podaljša za določeno število delovnih dni. Uredba v skladu s tem določa primere, v katerih institucija potrebuje več časa za obravnavo zahteve.

Obstaja neposredna povezava med dobrim upravljanjem teh rokov in zmožnostjo vložnika zahtevka, da zahteva zunanjo revizijo. Institucije EU tega ne morejo enostransko spremeniti.

Agencija Frontex je menila, da lahko začasno prekine rok, če med obravnavo zahteve ugotovi, da je zahteva, ki jo je evidentirala, zanjo nejasna. Uredba take možnosti ne predvideva. To bi storila, če bi bila takšna možnost predvidena. Prekinitev zakonskega roka je resna zadeva. Priporočilo varuhinje človekovih pravic v tem primeru je opozorilo na pragmatično najboljšo prakso za obravnavo zadeve. Omogoča popravek položaja, v katerem je bil zahtevek registriran, čeprav ni bil dovolj natančen. Če je popravek mogoč v največ 2-3 delovnih dneh, bi bilo to dobro upravljanje.