Spoštovani dr. X,

Med mojim nedavnim obiskom v Varšavi sem zelo pozdravil konstruktiven dialog z vami in vašo ekipo o številnih vprašanjih, ki jih je moj urad opredelil v nedavnih preiskavah. Seznanil sem se z vašo pripravljenostjo, da upoštevate izkušnje mojega urada na področjih, kot je preglednost, da bi vam pomagali izboljšati notranje prakse in postopke v agenciji Frontex. Pozdravil sem tudi vašo zavezanost spodbujanju kulture večje preglednosti za agencijo.

V zvezi s tem vam ponovno pišem o preiskavi na lastno pobudo, ki sem jo omenil med obiskom. Prvotni odgovor na moje priporočilo v tej zadevi žal ni bil pozitiven. Glede na naše konstruktivne izmenjave v Varšavi pa bi vam rada ponudila priložnost, da ponovno razmislite o svojem odgovoru na to priporočilo.

Priporočilo zadeva bistveni vidik zakonodaje EU o dostopu javnosti do dokumentov (Uredba 1049/2001), in sicer pravočasno obravnavo prošenj za dostop. Poleg pravnih in postopkovnih vprašanj, ki jih vsebuje, priporočilo odpira tudi splošno vprašanje v zvezi s spoštovanjem dobrih upravnih praks s strani agencij in drugih organov EU, ki so se razvijale več let in za katere lahko javnost in oblikovalci politik upravičeno pričakujejo razumno dosleden pristop.

Čeprav v celoti cenim, da agencije EU pri izvajanju svojih temeljnih nalog delujejo z določeno stopnjo neodvisnosti, menim, da ni koristno, da ponovno razlagajo splošna upravna načela in pravila, ki so določena v skladu s sodno prakso sodišč EU. Menim, da bi se lahko agencija Frontex, če bi uporabila te dolgo uveljavljene prakse in pravila, izognila primerom nepravilnosti, ugotovljenim v tej preiskavi.

Glede na navedeno vas pozivam, da dodatno preučite priloženo priporočilo, ki vključuje predlog za izboljšanje spoštovanja in izvajanja konsolidiranih praks treh institucij, na katere je bila Uredba 1049/2001 prvotno naslovljena. Prilagam tudi prilogo s povzetkom ključnih točk.

Prisluhniti vam bom moral do 30. novembra 2023 in se vam vnaprej zahvaliti za dobro sodelovanje.

Iskreno,

Emily O'Reilly
evropska varuhinja človekovih pravic

Strasbourg, 7. 2023

PRILOGA

Zamuda pri registraciji, kar pomeni neupoštevanje zakonskega roka

Zakonodaja EU o dostopu javnosti do dokumentov določa začetni rok za odgovor na zahtevo. Rok začne teči od trenutka, ko je zahtevek registriran.

Uredba 1049/2001 ne določa, da se registracija izvede v določenem številu ur ali dni. Neobičajno bi bilo, če bi zakonodaja EU natančno določila začetni rok za registracijo.

Preudaren pristop je torej upoštevanje dobrih upravnih praks. Dobra upravna praksa je, da se sporočilo (pismo, elektronska pošta, vsebina spletnega obrazca itd.) hitro registrira, če je njegova vsebina jasna. Zahteve za dostop do dokumentov so običajno vsebovane v enem samem sporočilu in običajno niso dolge. Zato je razumno pričakovati, da sodobna javna uprava ne bo potrebovala več kot 1–2 delovnih dni, da bi izvedela, ali je zahteva za dostop dovolj jasna in jo je mogoče obdelati. Po 1-2 delovnih dneh bi bilo zato treba registrirati dovolj jasno zahtevo in rok začeti teči.

Agencija Frontex je do zdaj menila, da temu ni tako. Meni, da lahko registracijo – in s tem sprožitev roka – preloži, če ugotovi, da je zahteva zapletena ali se nanaša na številne dokumente. V tem primeru želi agencija Frontex komunicirati s prosilcem (ne glede na to, ali se strinja ali ne), da bi zahtevo omejila na nekaj, kar se ji zdi bolj obvladljivo. Ta praksa ni le nezdružljiva z dobrim upravljanjem, temveč vpliva tudi na zakonski rok in pravico do sodnega nadzora iz uredbe o dostopu javnosti.

Prekinitev zakonskih rokov

Zakonodaja EU o dostopu javnosti do dokumentov določa dva glavna roka. Prvi je za začetno obdelavo zahtevka. Drugi je namenjen obdelavi morebitne zahteve za revizijo.

Uredba 1049/2001 priznava, da lahko obdelava zahteve za dostop traja dlje. Navaja torej, da lahko zadevna institucija rok izjemoma enkrat podaljša za določeno število delovnih dni. Uredba v skladu s tem določa primere, v katerih institucija potrebuje več časa za obravnavo zahteve.

Obstaja neposredna povezava med dobrim upravljanjem teh rokov in zmožnostjo prosilca, da zahteva zunanji pregled. Institucije EU tega ne morejo enostransko spremeniti.

Agencija Frontex je menila, da lahko odloži rok, če med obravnavo prošnje ugotovi, da prošnja, ki jo je evidentirala, zanjo ni jasna. Uredba take možnosti ne predvideva. To bi storila, če bi bila taka možnost predvidena. Prekinitev zakonskega roka je resna zadeva. V priporočilu varuhinje človekovih pravic v tej zadevi je bila poudarjena pragmatična najboljša praksa za obravnavo zadeve. Omogoča popravek položaja, v katerem je bila zahteva evidentirana, čeprav ni bila dovolj natančna. Če je popravek mogoče izvesti v največ 2-3 delovnih dneh, bi bilo to dobro upravljanje.