Ozadje pritožbe

1. Pritožnikje 7. februarja 2017 v imenu belgijske nevladne organizacije Vredesactie pri Generalnem direktoratu Komisije za notranji trg, industrijo, podjetništvo ter mala in srednja podjetja (GD GROW) vložil prošnjo za dostop do dokumentov v skladu z Uredbo 1049/2001.

2. Zahteva se je nanašala na naslednje dokumente:

- seznam sestankov uradnikov in/ali predstavnikov GD za rast (nekdanji GD za podjetništvo in industrijo) (vključno s komisarjem in kabinetom)ter predstavnikov posameznih podjetij,vključno z lobističnimi svetovalci in odvetniškimi pisarnami, in/ali panožnih združenj, na katerihso obravnavali prihodnji pripravljalniukrep o raziskavah na področju obrambe in evropski program za raziskave napodročju obrambe(EDRP)(od leta 2012);

zapisnike in druga poročila s teh sestankov; [in]

- vso korespondenco (vključno z elektronsko pošto) med uradniki in/ali predstavniki GD za rast(vključno s   komisarjem  in  kabinetom)  ter predstavniki posameznih podjetij (vključno z lobističnimi svetovalnimi službami in odvetniškimi pisarnami) in/ali panožnih združenj, v kateri sta bila obravnavana PNO za raziskave napodročju obrambe inEDRP (med januarjem 2012 in danes).

3. Komisija je poslala potrdilo o prejemu in prošnjo evidentirala 14. februarja 2017, rok za odgovor pa je bil 7. marec 2017. Ker pritožnik ni določil presečnega datuma za zahtevek za dokumente, se je štelo, da zajema dokumente, ki so se hranili do datuma vložitve zahtevka. Vendar je Komisija, sklicujoč se na dejstvo, da se je prošnja nanašala na veliko dokumentov, najprej podaljšala rok do 28. marca 2017, nato pa je svoj odgovor še trikrat odložila 28. marca 2017, 11. aprila 2017 in 28. aprila 2017.

4. Komisijaje 2. maja 2017 pritožniku poslala svoj prvotni odgovor. Odobrila je le delni dostop.

5. Pritožnikje 12. maja 2017 Komisijo pozval, naj pregleda njegov odgovor (s tako imenovano „potrditveno prošnjo“) in predloži podrobne argumente, s katerimi izpodbija uporabo izjem od razkritja. Pritožnik je trdil, da niso bili razkriti vsi ustrezni dokumenti v okviru zahtevka, in zaprosil za podaljšanje časovnega okvira („časovnega obsega“) zahtevka za pregled do datuma odgovora GD GROW.

6. Potem ko je Komisija potrdila prejem te zahteve, ponovno ni upoštevala prvotnega roka, tj. 7. aprila 2017, in je še dvakrat odložila odgovor. Pritožnik je 31. avgusta 2017 brez uspeha zahteval posodobitev statusa svojega zahtevka.

7. Ker od Komisije ni prejel odgovora, se je 27. septembra 2017 obrnil na evropsko varuhinjo človekovih pravic.

Preiskava

8. Varuhinja človekovih pravic je preiskavo začela z dopisom, naslovljenim na Komisijo, v katerem jo je pozvala, naj odgovori pritožniku.

9. Varuhinja človekovih pravic jemed preiskavo od Komisije prejela sklep o pregledu, ki je bil pritožniku poslan 5. februarja 2018, in pripombe pritožnika k temu sklepu o pregledu.

Ocena varuha človekovih pravic

Zamuda pri odgovoru na prošnjo za dostop do dokumentov

10. Varuhinja človekovih pravic ugotavlja, da je Komisija potrebovala tri mesece, da je odgovorila na pritožnikovo prvotno prošnjo za dostop do dokumentov, in nadaljnjih deset mesecev, da je odgovorila na potrdilno prošnjo.

11. Komisija je v komunikaciji s pritožnikom in korespondenci z varuhom človekovih pravic poudarila veliko število dokumentov, povezanih z zahtevo, ter zapletenost in občutljivo naravo zahteve, da bi pojasnila to zamudo.

12. Vendarvaruhinja človekovih pravic meni, da zamude pri začetnem odgovoru in potrdilnem sklepu močno presegajo roke, ki jih institucijam Unije nalaga Uredba 1049/2001 za odgovor na zahteve za dostop do dokumentov, tudi v izjemnih primerih. Čeprav Uredba omogoča podaljšanje roka za obravnavo začetne prošnje ali pregled, ki se nanaša na zelo dolg dokument ali zelo veliko dokumentov, je to omejeno na dodatnih 15 delovnih dni. Poleg tega je treba navesti podrobne razloge.

13. Varuhinja človekovih pravic zato ugotavlja, da velika zamuda pri odgovoru Komisije na pritožnikovo zahtevo po dokumentih pomeni očiten primer nepravilnosti.

Dostop Komisije do zahtevanih dokumentov

I. Dokumenti, obravnavani v okviru zahtevka

14. Odločba Komisije o pregledu iz obsega zahtevka izključuje 32 od 45 dokumentov, ki jih je prvotno opredelil GD GROW, ker ne pomenijo korespondence z industrijo niti zapisnikov ali drugih poročil o sestankih z industrijo. Izključeni dokumenti vključujejo 29 informativnih sestankov, ki se štejejo za notranje dokumente, en notranji govor, eno vabilo, naslovljeno samo na države članice, in eno elektronsko sporočilo, naslovljeno samo na države članice.

15. Varuhinja človekovih pravic sprejema oceno Komisije v zvezi s tem, saj pritožnik svoje zahteve ni utemeljil z dokumenti, povezanimi s sestanki ali komunikacijo med Komisijo in obrambno industrijo.

16. Komisijaje v sklepu o pregledu navedla, da v okviru zahtevka ni opredelila nobenih dodatnih dokumentov. Pritožnik se je v svoji zahtevi za pregled skliceval na štiri sestanke, za katere ni bil naveden noben dokument, niti v registru dokumentov Komisije niti v prvotnem odgovoru GD GROW. Komisija je potrdila, da so ti sestanki potekali, vendar za njih ni bilo dokumentov.

17. Varuh človekovih pravic se strinja, da od Komisije ni mogoče zahtevati razkritja dokumentov, ki jih nima, in ugotavlja, da obstaja domneva zakonitosti v zvezi z neobstojem dokumenta[1], kar pomeni, da obstaja domneva resničnosti za trditev institucij, da dokument ne obstaja.

18. Pritožnik je navedel še tri sestanke (od katerih dva nista bila vključena na seznam Komisije), katerih zapisnika Komisija ni razkrila. Varuhinja človekovih pravic meni, da ta zadeva ne zasluži nadaljnje preiskave, saj je pritožnik zadevne dokumente že prejel od Evropske obrambne agencije v odgovor na ločeno zahtevo za dostop do dokumentov.

19. V zvezi z zahtevo pritožnika, da se časovni okvir njegove zahteve za namene pregleda podaljša do datuma odgovora GD GROW, Komisija trdi, da tega ne more storiti, saj Uredba 1049/2001 dovoljuje le pregled stališča, sprejetega v prvotnem odgovoru.

20. Čeprav je to morda strog pravni položaj, varuhinja človekovih pravic meni, da bi bila glede na nenavadno veliko zamudo pri odgovoru Komisije določena prožnost v zvezi s tem skladna z načeli dobrega upravljanja. Zahteva za podaljšanje časovnega področja uporabe bi se lahko na primer obravnavala kot nova zahteva za dokumente, ki zajemajo dodatno obdobje.

II. Razkritje imen udeležencev sestankov med Komisijo in obrambno industrijo

21. Varuhinja človekovih pravic pozdravlja odločitev Komisije, da spremeni stališče iz prvotnega sklepa ter razkrije imena podjetij in njihovih izvršnih direktorjev, ki so se sestali s člani višjega vodstva Komisije.

22. Komisija je vztrajala pri svoji odločitvi, da prikrije osebne podatke v 10 dokumentih, za katere se še vedno šteje, da spadajo na področje uporabe zahteve. Komisija meni, da pogoji, ki jih zahteva Bavarian Lager[2] za upravičenost prenosa osebnih podatkov, in sicer da vložnik dokaže nujnost razkritja in da ni razloga za domnevo, da bi bili lahko ogroženi zakoniti interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, niso bili izpolnjeni.

23. Komisija je pojasnila, da je ta sodna praksa podlaga za njeno politiko, da ne razkrije osebnih podatkov osebja, ki ni višje vodstvo, ali posameznikov, ki niso glavni predstavniki zunanjih subjektov. 

24. V zvezi s pogojem nujnosti Komisija meni, da je trditev pritožnika, da so informacije del raziskave o obsegu vpliva obrambne industrije na oblikovanje politik EU in zato služijo javnemu interesu, saj prispevajo k informirani javni razpravi o tej zadevi, presplošna.

25. V zvezi z morebitnim poseganjem v zakonite interese posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, Komisija poudarja, da bi razkritje zaščitenih identitet glede na občutljivo naravo spisa pomenilo dejansko in nehipotetično tveganje za zadevno osebje Komisije, da bo izpostavljeno nenaročenim zunanjim stikom. 

26. Varuhinja človekovih pravic se strinja, da pritožnik ni opravil zahtevanega preskusa potrebnosti za pridobitev razkritja prikritih imen. Razkritje imen zastopanih podjetij in njihovih izvršnih direktorjev je namreč zadostno in sorazmerno za dosego cilja pritožnika, da ve, katera panožna organizacija lobira pri Komisiji.

Sklepna ugotovitev

Varuhinja človekovih pravic je na podlagi preiskave zaključila ta primer z naslednjo ugotovitvijo:

Velika zamuda Komisije pri odgovoru na pritožnikovo zahtevo za dostop do dokumentov v začetni fazi in fazi pregleda pomeni nepravilnost.

Ker pa je pritožnik na koncu prejel ustrezen odgovor, meni, da ni primerno podati nobenega priporočila.

Pritožnik in Evropska komisija bosta obveščena o tej odločitvi.

Emily O'Reilly

Evropski varuh človekovih pravic

Strasbourg, 6. 7. 2018

[1] Zadeva T-468/16, Verein Deutsche Sprache proti Komisiji, ECLI:EU:T:2018:207, točka 35.

[2] Zadeva C-28/08 P, Evropska komisija proti Bavarian Lager, ECLI:EU:C:2010:378.