Ozadje pritožbe

1. Pritožnik je 7. februarja 2017 v imenu belgijske nevladne organizacije Vredesactie pri Generalnem direktoratu Komisije za notranji trg, industrijo, podjetništvo ter mala in srednja podjetja (GD GROW) vložil prošnjo za dostop do dokumentov v skladu z Uredbo 1049/2001.

2. Zahtevek se je nanašal na naslednje dokumente:

- seznam sestankov uradnikov in/ali predstavnikov GD za rast (nekdanji GD za podjetništvo in industrijo) (vključno s komisarjem in kabinetom) ter predstavnikov posameznih podjetij, vključno s svetovalnimi službami za lobiranje in odvetniškimi pisarnami, in/ali panožnih združenj, na katerih je bil obravnavan prihodnji pripravljalni ukrep za raziskave na področju obrambe in evropski program za raziskave na področju obrambe (EDRP)(od leta 2012);

zapisnike in druga poročila s teh sestankov; [in]

- vso korespondenco (vključno z elektronsko pošto) med uradniki in/ali predstavniki GD za rast (vključno s  komisarjem  in  kabinetom)  ter predstavniki posameznih podjetij (vključno s svetovalnimi službami za lobije in odvetniškimi pisarnami) in/ali panožnimi združenji, v katerih sta bila obravnavana pripravljalni ukrep za raziskave na področju obrambe in evropski načrt za okrevanje in odpornost (med januarjem 2012 in danes).

3. Komisija je poslala potrdilo o prejemu in zahtevek evidentirala 14. februarja 2017, rok za odgovor pa je bil 7. marec 2017. Ker pritožnik ni navedel presečnega datuma za zahtevek za dokumente, se je štelo, da zajema dokumente, ki so se hranili do datuma vložitve zahtevka. Vendar je Komisija, sklicujoč se na dejstvo, da se je prošnja nanašala na veliko dokumentov, najprej podaljšala rok do 28. marca 2017, nato pa je svoj odgovor še trikrat odložila, in sicer 28. marca 2017, 11. aprila 2017 in 28. aprila 2017.

4. Komisija je 2. maja 2017 pritožniku poslala svoj prvotni odgovor. Odobrila je le delni dostop.

5. Pritožnik je 12. maja 2017 Komisijo pozval, naj pregleda njegov odgovor (s tako imenovano „potrdilno prošnjo“) in predloži podrobne argumente, s katerimi izpodbija uporabo izjem od razkritja. Pritožnik je trdil, da niso bili razkriti vsi ustrezni dokumenti v okviru obsega zahtevka, in zahteval podaljšanje časovnega okvira („časovnega obsega“) zahtevka za pregled do datuma odgovora GD GROW.

6. Potem ko je Komisija potrdila prejem te zahteve, ponovno ni upoštevala prvotnega roka, tj. 7. aprila 2017, in je odgovor še dvakrat odložila. Pritožnik je 31. avgusta 2017 brez uspeha zaprosil za najnovejše informacije o statusu svoje prošnje.

7. Ker pritožnik ni prejel odgovora Komisije, se je 27. septembra 2017 obrnil na evropsko varuhinjo človekovih pravic.

Preiskava

8. Varuhinja človekovih pravic je preiskavo začela z dopisom Komisiji, v katerem jo je pozvala, naj odgovori pritožniku.

9. Varuhinja človekovih pravic je med preiskavo od Komisije prejela sklep o pregledu, ki je bil pritožniku poslan 5. februarja 2018, in pripombe pritožnika na ta sklep o pregledu.

Ocena varuha človekovih pravic

Zamuda pri odgovoru na prošnjo za dostop do dokumentov

10. Varuhinja človekovih pravic ugotavlja, da je Komisija na pritožnikovo prvotno prošnjo za dostop do dokumentov odgovorila v treh mesecih, na potrdilno prošnjo pa v nadaljnjih desetih mesecih.

11. Komisija je v svojih sporočilih pritožniku in korespondenci z varuhom človekovih pravic poudarila veliko število dokumentov, povezanih z zahtevo, ter zapletenost in občutljivo naravo zahteve, da bi pojasnila to zamudo.

12. Vendar varuhinja človekovih pravic meni, da zamude pri začetnem odgovoru in potrdilnem sklepu močno presegajo roke, ki jih institucijam Unije nalaga Uredba (ES) št. 1049/2001 za odgovor na prošnje za dostop do dokumentov, tudi v izjemnih primerih. Uredba dejansko omogoča podaljšanje roka za obravnavo začetne prošnje ali pregled, ki se nanaša na zelo dolg dokument ali zelo veliko število dokumentov, vendar je to omejeno na dodatnih 15 delovnih dni. Poleg tega je treba navesti podrobne razloge.

13. Varuhinja človekovih pravic zato ugotavlja, da velika zamuda pri odgovoru Komisije na pritožnikovo zahtevo po dokumentih pomeni jasen primer nepravilnosti.

Dostop Komisije do zahtevanih dokumentov

I. Dokumenti, obravnavani v okviru zahtevka

14. V sklepu Komisije o pregledu je 32 od 45 dokumentov, ki jih je prvotno opredelil GD GROW, izključenih iz obsega zahtevka, ker ne pomenijo niti korespondence z industrijo niti zapisnikov ali drugih poročil o sestankih z industrijo. Izključeni dokumenti vključujejo 29 informativnih sestankov, ki se štejejo za notranje dokumente, en notranji govor, eno vabilo, naslovljeno samo na države članice, in eno elektronsko sporočilo, naslovljeno samo na države članice.

15. Varuhinja človekovih pravic sprejema oceno Komisije o tej zadevi, saj pritožnik svoje zahteve ni utemeljil z dokumenti, povezanimi s sestanki ali komunikacijo med Komisijo in obrambno industrijo.

16. Komisija je v sklepu o pregledu navedla, da ni opredelila nobenih dodatnih dokumentov, ki bi spadali na področje uporabe zahtevka. Pritožnik se je v svoji zahtevi za pregled skliceval na štiri sestanke, za katere dokumenti niso bili navedeni niti v registru dokumentov Komisije niti v prvotnem odgovoru GD GROW. Komisija je potrdila, da so ti sestanki res potekali, vendar za te sestanke ni bilo dokumentov.

17. Varuh človekovih pravic priznava, da od Komisije ni mogoče zahtevati razkritja dokumentov, ki jih nima, in ugotavlja, da obstaja domneva zakonitosti v zvezi z neobstojem dokumenta [1], kar pomeni, da obstaja domneva resničnosti za trditev institucij, da dokument ne obstaja.

18. Pritožnik je opredelil nadaljnje tri sestanke (od katerih dva nista bila vključena na seznam Komisije), katerih zapisnika Komisija ni razkrila. Varuhinja človekovih pravic meni, da ta zadeva ne potrebuje nadaljnje preiskave, saj je pritožnik zadevne dokumente že prejel od Evropske obrambne agencije kot odgovor na ločeno zahtevo za dostop do dokumentov.

19. V zvezi z zahtevo pritožnika, da se rok za njegovo zahtevo za namene pregleda podaljša do datuma odgovora GD GROW, Komisija trdi, da tega ne more storiti, saj Uredba 1049/2001 dovoljuje le pregled stališča, sprejetega v prvotnem odgovoru.

20. Čeprav je to lahko strog pravni položaj, varuhinja človekovih pravic meni, da bi bila glede na nenavadno dolgo zamudo pri odgovoru Komisije določena prožnost v zvezi s tem skladna z načeli dobrega upravljanja. Zahteva za razširitev časovnega področja uporabe bi se lahko na primer obravnavala kot nova zahteva za dokumente, ki bi zajemala dodatno obdobje.

II. Razkritje imen udeležencev sestankov med Komisijo in obrambno industrijo

21. Varuhinja človekovih pravic pozdravlja odločitev Komisije, da spremeni stališče, sprejeto v prvotnem sklepu, ter razkrije imena podjetij in njihovih izvršnih direktorjev, ki so se sestali s člani višjega vodstva Komisije.

22. Komisija je ohranila svojo odločitev, da prikrije osebne podatke v 10 dokumentih, za katere se še vedno šteje, da spadajo na področje uporabe zahteve. Komisija meni, da pogoji, ki jih zahteva zadeva Bavarian Lager [2] za upravičenost prenosa osebnih podatkov, in sicer da vložnik dokaže potrebo po razkritju in da ni razloga za domnevo, da bi bili lahko ogroženi zakoniti interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, niso izpolnjeni.

23. Komisija je pojasnila, da ta sodna praksa prispeva k njeni politiki, da ne razkrije osebnih podatkov osebja, ki ni višje vodstvo, ali posameznikov, ki niso glavni predstavniki zunanjih subjektov. 

24. V zvezi s pogojem nujnosti Komisija meni, da je trditev pritožnika, da so informacije del raziskave o obsegu vpliva obrambne industrije na oblikovanje politik EU in zato služijo javnemu interesu, saj prispevajo k informirani javni razpravi o tej zadevi, preveč splošna.

25. V zvezi z morebitnim poseganjem v zakonite interese posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, Komisija poudarja, da bi razkritje zaščitenih identitet glede na občutljivo naravo spisa pomenilo dejansko in nehipotetično tveganje, da bi bilo zadevno osebje Komisije izpostavljeno nenaročenim zunanjim stikom. 

26. Varuh človekovih pravic se strinja, da pritožnik ni izpolnil zahtevanega preskusa nujnosti za pridobitev razkritja redigiranih imen. Razkritje imen zastopanih podjetij in njihovih izvršnih direktorjev je namreč zadostno in sorazmerno za doseganje cilja pritožnika, da ve, katera panožna organizacija lobira pri Komisiji.

Sklepna ugotovitev

Varuhinja človekovih pravic na podlagi preiskave zaključi ta primer z naslednjo ugotovitvijo:

Znatna zamuda Komisije pri odgovoru na pritožnikovo zahtevo za dostop do dokumentov v začetni fazi in fazi pregleda pomeni nepravilnost.

Ker pa je pritožnica na koncu prejela ustrezen odgovor, se ji zdi primerno, da ne poda nobenega priporočila.

Pritožnik in Evropska komisija bosta obveščena o tej odločitvi.

Emily O'Reilly

Evropski varuh človekovih pravic

Strasbourg, 6. julij 2018

[1] Zadeva T-468/16, Verein Deutsche Sprache proti Komisiji, ECLI:EU:T:2018:207, točka 35.

[2] Zadeva C-28/08 P, Evropska komisija proti Bavarian Lager, ECLI:EU:C:2010:378.