Ozadje pritožbe

1. Preiskava zadeva prošnjo za dostop javnosti do dokumentov, vloženo v skladu z Uredbo Evropskega parlamenta in Sveta (ES) št. 1049/2001 z dne 30. maja 2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije (Uredba 1049/2001)[1].

2. Pritožnik zastopa družbo za informacijsko tehnologijo, družbo X. Pritožba je nastala v okviru pogodbe za program EuropeAid [2], ki jo je financirala Evropska komisija. "Upravičenec", ki ga je imenovala Evropska komisija, je bil Ministère de la Justice et des Droits de l'Homme [3] ("MJDH") države Z. Podjetje X je zmagalo na razpisu, ki ga je organiziral MJDH. Nato je sklenila pogodbo z organi države Z.

3. Zaradi spora v zvezi s pogodbo je pritožnik Evropsko komisijo zaprosil, naj mu omogoči dostop do vseh podatkov, dokumentov, elektronske pošte, korespondence, poročil, zapisnikov sestankov, internih obvestil in vsega drugega gradiva v zvezi z družbo X, pogodbo ali organi države Z.

Predmet preiskave

4. Varuhinja človekovih pravic je začela preiskavo v zvezi z obtožbo in s tem povezano trditvijo, da Komisija neupravičeno ni razkrila in bi morala v skladu z Uredbo 1049/2001 razkriti zapisnike vseh svojih sestankov z MJDH in vso korespondenco, ki jo je izmenjala z MJDH (ali katero koli tretjo osebo) v zvezi z družbo X in pogodbo.

Preiskava

5. Pritožba je bila varuhu človekovih pravic predložena 15. februarja 2010. Varuh človekovih pravic je preiskavo začel 23. aprila 2010. Komisija je 13. julija 2010 varuhu človekovih pravic poslala svoje mnenje. Mnenje je bilo posredovano pritožniku, ki je pripombe predložil 29. septembra 2010.

Analiza in sklepi varuhinje človekovih pravic

Očitek, da javnosti ni bil omogočen dostop do dokumentov, in s tem povezan zahtevek

Argumenti, predstavljeni varuhu človekovih pravic

6. Komisija je v svojem mnenju navedla, da je družba X 21. oktobra 2009 zaprosila delegacijo Evropske unije v državi Z (v nadaljnjem besedilu: delegacija), naj ji v skladu z Uredbo št. 1049/2001 omogoči javni dostop do „vseh podatkov, dokumentov, elektronskih sporočil, korespondence, poročil, zapisnikov sestankov, internih obvestil, kakršnega koli drugega gradiva, povezanega s [to] družbo, [njene] pogodbe in [njenih] odnosov z naročnikom“. Komisija je nato navedla, da je delegacija glede na „splošno naravo“zahteve družbo X z dopisom z dne 28. oktobra 2009 pozvala, naj predloži dovolj natančno zahtevo, da bo lahko opredelila zahtevane dokumente. Komisija je navedla, da je delegacija ponovila ta poziv z dopisom z dne 6. novembra 2009. Po mnenju Komisije družba X ni odgovorila na to zahtevo po pojasnilu. Namesto tega je z dopisom z dne 14. januarja 2010 delegacijo ponovno pozvala, naj ji predloži „kopije vse korespondence, ki jo je poslala in prejela Komisija (vključno z notranjimi obvestili) o [njegovi] zadevi“. Generalni direktor EuropeAid je v pismu z dne 12. marca 2010 družbi X ponovno potrdil, da „je delegacija pokazala, da je v celoti na voljo, da [družbi X] zagotovi kakršen koli poseben uradni dokument, ki bi ga zahtevala“.

7. Komisija je trdila, da je treba v skladu s členom 2(4) statuta varuha človekovih pravic pred vložitvijo pritožbe pri zadevnih institucijah in organih vložiti ustrezne upravne pritožbe. Upravni postopek, po katerem je treba zaprositi za dostop javnosti do dokumentov, je določen v Uredbi 1049/2001, zlasti v členih 6 do 8 Uredbe. V skladu s členom 6 Uredbe 1049/2001 je treba prošnje vložiti dovolj natančno, da lahko institucija prepozna dokument. Komisija meni, da glede na veliko število dokumentov in vrst zahtevanih dokumentov ni mogoče šteti, da je zahteva družbe X z dne 21. oktobra 2009 za dostop do „vseh podatkov, dokumentov, elektronskih sporočil, korespondence, poročil, zapisnikov sestankov, internih obvestil, kakršnega koli drugega gradiva, povezanega s [to] družbo, [njeno] pogodbo in [njenimi] odnosi z naročnikom“, dovolj natančna. Komisija je trdila, da pozivi pritožniku, naj predloži potrebna pojasnila, niso bili upoštevani. Po mnenju Komisije je družba X preprosto ponovila svojo zahtevo za dostop do „vse korespondence, ki jo je poslala in prejela Komisija (vključno z notranjimi obvestili) o [njegovi] zadevi“, ne da bi predložila kakršne koli dodatne informacije.

8. Komisija je nato trdila, da zaradi te nenatančnosti ni mogla začeti obravnavati prošnje v skladu z upravnim postopkom, predvidenim v Uredbi št. 1049/2001. Komisija je nadalje trdila, da se pravice prosilca in roki iz členov 7 in 8 Uredbe št. 1049/2001, vključno s pravico do vložitve pritožbe pri varuhu človekovih pravic, uporabljajo le, če je zahteva dovolj natančna, da instituciji omogoča identifikacijo in oceno dokumentov, na katere se nanaša zahteva.

9. Ker po mnenju Komisije ni bilo veljavne prošnje za dostop do dokumentov, ker prošnja ni bila dovolj natančna, drugega dopisa družbe X z dne 14. januarja 2010 ni mogoče razlagati kot potrdilne prošnje. Komisija je ugotovila, da je predmet tega drugega dopisa drugačen. Trdila je tudi, da se besedilo prošnje ne nanaša na predhodno korespondenco, prav tako pa od Komisije ni zahtevala, naj ponovno preuči domnevno popolno, delno ali celo tiho zavrnitev dostopa do dokumentov. Nazadnje, če bi šlo za potrdilno prošnjo, bi jo družba X, ki je v celoti seznanjena z določbami Uredbe 1049/2001, zagotovo pravočasno naslovila na generalnega sekretarja Komisije, ki je pristojen za sprejemanje odločitev o potrdilnih prošnjah.

10. Iz zgoraj navedenih razlogov Komisija meni, da zahteve iz člena 2(4) statuta varuha človekovih pravic niso izpolnjene. Zato je varuhu človekovih pravic predlagala, naj pritožbo razglasi za nedopustno.

11. Komisija je nato navedla, da je delegacija po dopisu družbe X z dne 21. oktobra 2009, v katerem je zahtevala dostop do dokumentov, odgovorila pravočasno, s čimer je spoštovala roke iz Uredbe 1049/2001 in Kodeksa dobrega upravnega ravnanja za osebje Komisije. Poleg tega so službe Komisije v duhu storitvene naravnanosti družbo X drugič pozvale, naj pojasni svojo zahtevo. To povabilo je nato ponovil generalni direktor organizacije Europe Aid. Komisija je trdila, da družbi X nikoli ni zavrnila dostopa do dokumentov. Komisija obžaluje, da delegacija zaradi pomanjkanja dovolj natančnih informacij, ki jih je predložila družba X, ni mogla opredeliti dokumentov za zadovoljivo obravnavo zahteve družbe X. Nato je navedlo, da je Komisija kljub temu, da prošnja še vedno ni dovolj natančna, da bi jo njene službe lahko natančno in izčrpno obravnavale, v duhu dobrega sodelovanja in kot konkretno gesto svojemu mnenju priložila seznam not, izmenjanih med državo upravičenko in delegacijo v zvezi s pogodbo.

12. Pritožnik je v svojih pripombah najprej poudaril, da se mnenje Komisije nanaša le na vprašanje dostopa do dokumentov, ne pa na druge obtožbe in trditve, ki jih je navedel. Pritožnik ni predložil nobenih posebnih pripomb v zvezi z argumenti, ki jih je Komisija predložila v zvezi z vprašanjem dostopa do dokumentov.

Ocena varuha človekovih pravic

13. Varuh človekovih pravic je seznanjen s pritožnikovim vztrajanjem, da bi bilo treba njegovo sedanjo preiskavo razširiti na druge obtožbe in trditve pritožnika v zvezi s pogodbenim sporom med družbo X in organi države Z. Varuh poudarja, da obseg te preiskave zajema le vprašanje domnevne zavrnitve zahteve družbe X za dostop javnosti do dokumentov. Ne obravnava nobenih drugih trditev in trditev pritožnika iz njegove pritožbe (glej opombo 2 zgoraj).

14. Družba X je v dopisu z dne 21. oktobra 2009 v skladu z Uredbo (ES) št. 1049/2001 zaprosila za dostop do „vseh podatkov, dokumentov, elektronskih sporočil, korespondence, poročil, zapisnikov sestankov, internih obvestil in vsega drugega gradiva, povezanega z našim podjetjem, našo pogodbo in našimi odnosi z naročnikom.“Varuh meni, da je šlo za prošnjo za dostop do dokumentov v smislu člena 7 Uredbe (ES) št. 1049/2001. Vendar se varuhinja tudi strinja, da je bil obseg zahteve nejasen in zaključen. Sklicevanje na "vse druge materiale, povezane z našim podjetjem" je še posebej odprto. Ker Komisija ni v celoti razumela narave in obsega vloge, je morala v skladu z Uredbo od vložnika zahtevati, naj vlogo pojasni, in mu pri tem pomagati [4].

15. Varuh človekovih pravic ugotavlja, da je Komisija v dopisu z dne 28. oktobra 2009 potrdila prejem prošnje družbe X za dostop javnosti do dokumentov. Pismo se glasi:

"... v zvezi z vašo prošnjo za dostop do dokumentov potrjujemo, da smo vam na voljo za vso potrebno pomoč na podlagi vseh dobro oblikovanih in natančnih zahtev od vas."

Varuhinja človekovih pravic tudi ugotavlja, da je bil predlog družbi X, naj predloži dovolj natančno zahtevo, da bi Komisija lahko opredelila zahtevane dokumente, pravilen ukrep, ki ga je Komisija sprejela.

16. Družba X je v dopisu z dne 14. januarja 2010 navedla:

„Ob tej priložnosti vas vljudno prosimo, da nas obvestite o vseh stikih, ki jih je imela Komisija z MJDH v zvezi z našim podjetjem in našo pogodbo, zlasti o njihovem dnevnem redu in zapisniku. Prosimo vas tudi, da nam posredujete kopije vse korespondence, ki jo je poslala in prejela Komisija (vključno z internimi obvestili) o našem primeru.“

Varuh ugotavlja, da je prvi stavek tega izvlečka nejasen, zlasti sklicevanje na „vse stike, ki jih je imela Komisija z MJDH v zvezi z našim podjetjem“. Zdi se namreč, da obseg te zahteve zajema tudi dostop do informacij in ne le dostop do dokumentov. Vendar varuh človekovih pravic meni, da je bil drugi del izvlečka, in sicer sklicevanje na „kopije vse korespondence, ki jo je poslala in prejela Komisija … v zvezi z zadevo“, dovolj natančen, da je Komisiji omogočil obdelavo zahteve za vso korespondenco, ki jo je poslala in prejela v zvezi z zadevo. Zato bi morala Komisija v 15 delovnih dneh od 14. januarja 2010 [5] odgovoriti na začetno vlogo družbe X za "kopije vse korespondence, ki jo je poslala in prejela Komisija … v zvezi z zadevo". V skladu s členom 7(4) Uredbe 1049/2001 lahko prosilec, če institucija ne odgovori v predpisanem roku, vloži potrdilno prošnjo v skladu s členom 8 Uredbe 1049/2001.

17. Člen 2(4) statuta varuha človekovih pravic določa, da je treba pred vložitvijo pritožbe pri zadevnih institucijah in organih vložiti ustrezne upravne pritožbe. Ustrezni upravni pristopi, ki jih je treba upoštevati pri prošnjah za dostop javnosti do dokumentov, so določeni v členih 7 in 8 Uredbe 1049/2001. Varuh človekovih pravic meni, da ne more izvesti preiskave v zvezi s trditvijo, da je institucija zavrnila dostop javnosti do dokumenta, dokler pritožnik ne vloži potrdilne prošnje v skladu s členom 8 Uredbe 1049/2001 in je ta prošnja (v celoti ali delno) zavrnjena ali institucija ni odgovorila v rokih iz člena 8 [6].

18. Varuh človekovih pravic ob ustreznem upoštevanju zgoraj navedene analize ugotavlja, da v njegovem spisu ni informacij v zvezi s to zadevo, ki bi kazale na to, da je družba X po dopisu z dne 14. januarja 2010 vložila kakršno koli zahtevo za dostop do dokumentov. Varuh človekovih pravic mora zato skleniti, da družba X ni vložila nobene potrdilne prošnje v smislu člena 8 Uredbe št. 1049/2001. Za družbo X kot tako in v zvezi z njeno trditvijo, da ji je bil zavrnjen dostop javnosti do dokumentov, ni mogoče šteti, da je v skladu s členom 2(4) statuta varuha človekovih pravic ustrezno administrativno pristopila k zadevni instituciji.

19. Glede na navedeno varuh človekovih pravic meni, da je primerno zaključiti preiskavo pritožnikove trditve, da je Komisija družbi X neupravičeno zavrnila dostop javnosti do zadevnih dokumentov. Pri tem ugotavlja, da se je rok 15 delovnih dni, ki ga je imela Komisija na voljo za odgovor na začetno vlogo družbe X z dne 14. januarja 2010, iztekel, ne da bi Komisija sprejela sklep v zvezi z navedeno začetno vlogo [7]. V skladu s členom 7(4) Uredbe 1049/2001 ima prosilec pravico do vložitve potrdilne prošnje, če institucija ne odgovori v predpisanem roku. Varuh človekovih pravic ugotavlja, da čeprav mora prosilec vložiti potrdilno prošnjo v 15 delovnih dneh po kakršni koli izrecni zavrnitvi dostopa javnosti v skladu s členom 7(2) in členom 7(3) Uredbe št. 1049/2001, se tak rok ne uporablja, če institucija ne odgovori na začetno prošnjo. Prosilcu, ki je v skladu s členom 7(4) Uredbe št. 1049/2001 upravičen do vložitve potrdilne prošnje (ker ni prejel odgovora v predpisanem roku), v določenem roku ni treba vložiti potrdilne prošnje. Družba X lahko torej to potrdilno prošnjo vloži kadar koli. Zato ima družba X še naprej pravico vložiti potrdilno prošnjo v zvezi z dokumenti, navedenimi v njenem dopisu z dne 14. januarja 2010.

20. Poleg tega ima družba X še naprej pravico pojasniti svojo prvotno vlogo, da bi jo razširila na dodatne dokumente. V zvezi s tem varuh človekovih pravic ugotavlja, da je Komisija svojemu mnenju v tej zadevi priložila seznam dopisov, ki sta si jih v zvezi s pogodbo izmenjali država upravičenka in delegacija. Če bi družba X pojasnila svojo prvotno vlogo glede na ta seznam, bi morala Komisija to vlogo obravnavati v skladu s členom 7 Uredbe 1049/2001.

21. Varuh človekovih pravic ob zaključku te preiskave ugotavlja, da člen 7(1) Uredbe št. 1049/2001 določa, da se prošnja za dostop do dokumentov obravnava takoj. To pomeni, da je treba vlogo obravnavati v najkrajšem možnem času. V zvezi s tem varuh človekovih pravic meni, da bi morala institucija, če je del začetne prošnje dovolj natančen, da jo lahko obravnava, to prošnjo nemudoma začeti obravnavati. Če zadevna institucija tega ne stori v rokih iz člena 7 Uredbe št. 1049/2001, ima prosilec pravico vložiti potrdilno prošnjo v skladu s členom 8 Uredbe št. 1049/2001. Komisija na dopis z dne 14. januarja 2010 ni odgovorila niti s tem, da je omogočila dostop do zahtevanih dokumentov v 15 delovnih dneh, niti s tem, da je tožeči stranki predložila razlog, zakaj je bilo za obravnavo prvotne prošnje potrebno več časa. Poleg tega Komisija v skladu s členom 6(2) Uredbe št. 1049/2001 družbe X ni obvestila, da še vedno potrebuje pojasnila v zvezi z delom prošnje za dostop javnosti. Prav tako ni ponudila pomoči družbi X pri razjasnitvi vloge po prejemu dopisa z dne 14. januarja 2010. V zvezi s tem bo varuh človekovih pravic podal še eno pripombo.

B. Sklepna ugotovitev

Varuh človekovih pravic zaključi preiskavo z naslednjim zaključkom.

Nadaljnje preiskave v zvezi s trditvijo, da je Komisija neupravičeno zavrnila dostop do zahtevanih dokumentov, niso upravičene.

Dodatna opomba

Če Komisija meni, da zahteva za dostop javnosti do dokumentov ni dovolj natančna, bi morala prosilca obvestiti o svojem stališču in mu pomagati pri pojasnitvi njegove zahteve. Ko je zahteva za dostop javnosti dovolj razjasnjena, bi jo morala Komisija nemudoma začeti obravnavati. Če je pojasnjen le del zahteve za dostop javnosti, bi morala Komisija takoj začeti z obdelavo tega dela zahteve.

Pritožnik in Komisija bosta obveščena o tej odločitvi.

P. Nikiforos Diamandouros

V Strasbourgu, 30. novembra 2010

[1] UL 2001, L 145, str. 43.

[2] Pritožnik je v pritožbi navedel tudi več dodatnih trditev in trditev. Vendar varuh človekovih pravic ni našel zadostnih razlogov za začetek preiskave o teh drugih obtožbah in trditvah. Pritožnik je bil o tem ustrezno obveščen.

[3] V angleščini, "Ministry of Justice and Human Rights".

[4] Člen 6(2) Uredbe 1049/2001 določa, da „če prošnja ni dovolj natančna, institucija prosi prosilca, naj prošnjo pojasni, in mu pri tem pomaga, na primer z zagotavljanjem informacij o uporabi javnih registrov dokumentov.“ Varuh poudarja, da dejstvo, da prošnja za dostop do dokumentov ni dovolj natančna, da bi zadevni instituciji omogočila začetek njene analize, ne pomeni, da prošnja ni več „prošnja za dostop do dokumentov“v smislu Uredbe 1049/2001. Ker pa je nenatančna prošnja „prošnja za dostop do dokumentov“v smislu Uredbe št. 1049/2001, mora zadevna institucija prosilcu še vedno poslati potrdilo o prejemu v skladu s členom 7(1) Uredbe št. 1049/2001.

[5] Varuh človekovih pravic meni, da se 15 delovnih dni ne začne, dokler začetna vloga ni dovolj pojasnjena.

[6] Tako je, ker ima prosilec, ki zahteva dostop javnosti do dokumenta po vložitvi začetne prošnje v skladu s členom 7 Uredbe št. 1049/2001, ali prosilec, ki ne odgovori na začetno prošnjo, vedno na voljo pravno sredstvo, in sicer vložitev potrdilne prošnje. Za prosilca, ki v takih okoliščinah ne uporabi tega pravnega sredstva, ni mogoče šteti, da je pri zadevni instituciji uporabil ustrezne upravne postopke v skladu s členom 2(4) statuta varuha človekovih pravic.

[7] Varuhinja človekovih pravic meni, da se je 15 delovnih dni začelo šele, ko je bila prvotna prošnja dovolj pojasnjena. Tako se je to obdobje, ki se je začelo 14. januarja 2010, končalo 5. februarja 2010. Komisija ni zaprosila za podaljšanje tega roka za dodatnih 15 dni v skladu s členom 7(3) Uredbe št. 1049/2001. Pritožba je bila varuhu človekovih pravic predložena 15. februarja 2010.