Strasbourg, 16. novembra 2007

Spoštovani g.

Dne 29. junija 2005 ste pri Evropskem varuhu človekovih pravic vložili pritožbo v zvezi z obravnavo zahteve za dostop do dokumentov, ki ste jo predložili Evropskemu uradu za boj proti goljufijam ("OLAF").

Dne 8. julija 2005 sem pritožbo posredoval generalnemu direktorju OLAF in zahteval, da se mnenje predloži do 30. septembra 2005.

V elektronskem sporočilu, poslanem 22. julija 2005, ste me obvestili, da se želite pritožiti tudi nad obravnavo druge prošnje za dostop do dokumentov, ki ste jo predložili uradu OLAF.

Dne 30. avgusta 2005 sem obvestil OLAF o vaši nadaljnji obtožbi. Glede na to, da je bil predmet obeh prošenj za dostop podoben in da je OLAF te prošnje zavrnil iz enakih razlogov, sem menil, da je najbolj smiseln način, da se očitek, naveden v elektronskem sporočilu z dne 22. julija 2005, vključi v obseg te preiskave. Zato sem OLAF prosil, naj vašo nadaljnjo trditev obravnava v svojem mnenju o tej pritožbi. Da bi OLAF imel dovolj časa za to, sem rok za predložitev mnenja podaljšal do 31. oktobra 2005.

OLAF je svoje mnenje poslal 28. oktobra 2005 (angleški izvirnik) in 28. novembra 2005 (nemški prevod). Posredoval sem vam ga 11. novembra 2005 (angleški izvirnik) in 29. novembra 2005 (nemški prevod) s pozivom k predložitvi pripomb, ki ste ga poslali 21. novembra 2005.

Dne 13. decembra 2005 sem OLAF zaprosil za dodatne informacije v zvezi s to zadevo. V skladu s tem ste bili obveščeni še isti dan. OLAF je odgovor poslal 31. januarja 2006.

Ker je OLAF z dopisom odgovoril le na dve od treh vprašanj, ki sem mu jih postavil, sem ga z dopisom z dne 10. februarja 2006 pozval, naj odgovori na preostalo vprašanje. V skladu s tem ste bili obveščeni še isti dan.

Urad OLAF je 2. marca 2006 odgovoril na moj dopis z dne 10. februarja 2006. Odgovor na vaše pripombe, ki ste jih poslali 10. aprila 2006, sem Vam posredoval 15. marca 2006.

Dne 11. julija 2006 so vas moje službe poklicale, da bi ugotovile, katere dokumente ste imeli v mislih, ko ste pri uradu OLAF vložili zahtevo.

Dne 12. julija 2006 sem zaprosil OLAF in Evropsko komisijo, da zagotovita dodatne informacije v zvezi z vašim primerom. V svojih dopisih sem zahteval, da se te informacije predložijo do 15. septembra 2006. V skladu s tem ste bili obveščeni še isti dan.

Komisija je z dopisom z dne 13. julija 2006 zaprosila za podaljšanje roka za odgovor do 31. oktobra 2006. V odgovoru z dne 17. julija 2006 sem Komisijo obvestil, da menim, da podaljšanje do 15. oktobra 2006 zadostuje.

V elektronskem sporočilu z dne 17. julija 2006 ste me obvestili, da ste prejeli moj dopis, v katerem vas obveščam o nadaljnjih poizvedbah.

OLAF je 15. septembra 2006 odgovoril na mojo zahtevo po dodatnih informacijah. Odgovor Komisije je bil prejet 19. oktobra 2006.

23. oktobra 2006 sem vam posredoval izvirnike teh odgovorov v angleščini. Prevodi v nemščino so vam bili posredovani 30. (OLAF) in 31. oktobra (Komisija) 2006.

novembra 2006 ste mi predložili pripombe k tem odgovorom.

14. decembra 2006 sem uradu OLAF predložil predlog sporazumne rešitve. V skladu s tem ste bili obveščeni še isti dan.

OLAF je na ta predlog odgovoril 30. januarja 2007. Po preučitvi tega odgovora se mi je zdelo, da je OLAF morda spregledal nekatere dele mojega predloga. Zato sem 31. januarja 2007 OLAF pozval, naj predloži morebitne dodatne pripombe. V skladu s tem ste bili obveščeni še isti dan.

OLAF mi je 28. februarja 2007 predložil dodatne pripombe. Te pripombe in odgovor urada OLAF na moj predlog za sporazumno rešitev sem vam posredoval 8. marca 2007 za vaše pripombe, ki ste jih poslali 20. marca 2007.

15. maja 2007 sem na urad OLAF naslovil osnutek priporočila. V skladu s tem ste bili obveščeni še isti dan.

Urad OLAF je svoje podrobno mnenje poslal 24. julija 2007 (angleški izvirnik) in 7. avgusta 2007 (nemški prevod). Posredoval sem vam ga 29. avgusta 2007 in vas pozval, naj najpozneje do 30. septembra 2007 predložite pripombe.

Od vas ni prejela nobenih takih pripomb.

Pišem vam, da vas seznanim z rezultati preiskav, ki so bile opravljene.

PRITOŽBA

Ozadje

Pritožnik (nemški novinar) je 30. marca 2005 Generalnemu sekretariatu Evropske komisije predložil zahtevo za dostop do dokumentov. Ta prošnja je temeljila na Uredbi (ES) št. 1049/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 30. maja 2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije (1) (v nadaljnjem besedilu: Uredba 1049/2001) .. V svoji prošnji je zaprosil za dostop do „popolnega seznama korespondence, ki jo je OLAF imel s službami nemške zvezne vlade in vlad nemških zveznih dežel v letih 2003 in 2004“. Pritožnik je dodal, da bi moral ta seznam vsebovati datum, ime pošiljatelja in naslovnika ter predmet dopisov.

P. (direktor urada OLAF) je 14. aprila 2005 pritožnika obvestil, da mu ni mogoče izročiti zahtevanega dokumenta, ker tak dokument ne obstaja.

Istega dne je pritožnik v odgovor na to sporočilo predložil tako imenovano potrdilno prošnjo. Pritožnik je trdil, da je izjava g. P. v nasprotju s členom 11 Uredbe št. 1049/2001. Po mnenju pritožnika ta določba določa, da morajo biti „vsi“ dokumenti navedeni v javno dostopnem registru. Pritožnik je poudaril, da je bil namen njegove zahteve pridobiti izpisek iz tega registra. Opozoril je, da so mu Komisija in drugi organi Skupnosti v preteklosti posredovali take izvlečke ali jih predložili na njegovo zahtevo. Pritožnik je zato svojo zahtevo za dostop podaljšal. Poudaril je, da bi bil tudi zadovoljen, če bi prejel popoln seznam vse korespondence urada OLAF s tretjimi osebami v letih 2003 in 2004 ter vseh drugih dokumentov, ki jih je pripravil urad OLAF.

P. je v odgovoru z dne 11. maja 2005 navedel, da člen 11 Uredbe št. 1049/2001 zadevnih institucij ne zavezuje k vpisu vseh dokumentov v register. P. je navedel, da je Komisija vzpostavila register bistvenih dokumentov. Naveden je bil sklic na spletno stran registra Komisije. G. P. je nadalje poudaril, da ni seznama korespondence urada OLAF, kot je zahteval pritožnik, in da bi bila priprava te korespondence nesorazmerno breme za urad OLAF. Zaključil je z izjavo, da bi se glede na to, da je bilo to že drugo vprašanje pritožnika v zvezi z istim vprašanjem, vsa nadaljnja korespondenca v skladu s točko 4 Kodeksa ravnanja Komisije (2) (v nadaljnjem besedilu: Kodeks Komisije) štela za ponavljajočo se in zato nanjo ne bi odgovorili.

Pritožnik je 20. maja 2005 vložil pritožbo, naslovljeno na generalnega sekretarja Komisije in generalnega direktorja urada OLAF, v kateri je ponovil svoja stališča glede vsebine zadeve. Pritožnik je priznal, da register Komisije ne pomeni popolnega seznama vseh dokumentov. Vendar je dodal, da se zdi, da se Komisija zaveda dejstva, da njen register ne izpolnjuje zahtev iz člena 11 Uredbe št. 1049/2001 in da so mu bili na zahtevo vedno predloženi seznami dokumentov, ki so se zdeli popolni. Pritožnik je kritiziral tudi (1) dejstvo, da ga gospod P. v dopisu z dne 14. aprila 2005 ni obvestil o svoji pravici do vložitve potrdilne prošnje; (2) dejstvo, da je v nasprotju z izvedbenimi določbami Komisije oseba, ki je obravnavala prvotno prošnjo za dostop, odločala tudi o svoji potrdilni prošnji; (3) dejstvo, da je g. P. navedel, da na nadaljnja pisma ne bo odgovoril; in (4) dejstvo, da ga dopis z dne 11. maja 2005 ni obvestil o njegovi pravici do vložitve tožbe ali pritožbe pri varuhu človekovih pravic.

Generalni direktor OLAF je 10. junija 2005 obvestil pritožnika, da bo zaradi zapletenosti vprašanj, ki jih je izpostavil v svojem elektronskem sporočilu z dne 20. maja 2005, odgovor poslan najpozneje do 28. junija 2005, in ga prosil za razumevanje.

Pritožba 2174/2005/GG

Pritožnik je v pritožbi varuhu človekovih pravic, vloženi 13. junija 2005 (pritožba 2174/2005/GG), trdil, da mu je bil zavrnjen dostop do dokumentov, da sta OLAF in Komisija kršila različne upoštevne določbe in da so bile kršene njegove državljanske pravice. Pritožnik je trdil, da je glede na dejstvo, da je bila njegova zahteva za dostop vložena že 30. marca 2005, nadaljnja zamuda, kot je bila napovedana v dopisu z dne 10. junija 2005, nesprejemljiva.

V svoji odločitvi z dne 24. junija 2005 o tej pritožbi je varuh človekovih pravic navedel, da je OLAF napovedal, da bo na pritožbo pritožnika z dne 20. maja 2005 odgovoril do 28. junija 2005. Glede na to, da je bil ta odgovor gotovo pomemben za pritožnikov primer, se ni zdelo primerno začeti preiskave, preden je bil ta odgovor poslan ali preden se je ta rok iztekel. Res je, da bi to povzročilo dodatno zamudo. Vendar je bilo treba opozoriti, da bi moral varuh človekovih pravic, če bi se odločil začeti preiskavo, Komisiji in/ali uradu OLAF dati vsaj dva meseca, da podata mnenje. Zato začetek preiskave pritožbe ne bi prihranil časa. Glede na navedeno je varuhinja človekovih pravic pritožnika obvestila, da ni zadostnih razlogov za preiskavo.

Nova pritožba

Pritožnik je 29. junija 2005 ponovno vložil pritožbo. Ta dopis je bil zato evidentiran kot nova pritožba (pritožba 2350/2005/GG).

Pritožnik je poudaril, da je OLAF medtem odgovoril na njegov dopis z dne 20. maja 2005. Dodal pa je, da odgovor ni bil zadovoljiv. V tem odgovoru z dne 28. junija 2005 je g. P. poudaril, da je pritožnik predložil dve zahtevi za dostop do seznamov dokumentov, prvo 30. marca 2005 (v zvezi s korespondenco urada OLAF z nemškimi organi v letih 2003 in 2004) in drugo 20. maja 2005 (v zvezi s korespondenco urada OLAF z nemškimi organi v letih 2000, 2001 in 2002). Urad OLAF je potrdil, da takih seznamov ni in da so bile zahteve zato obravnavane kot zahteve za informacije. Po mnenju g. P. bi bilo treba za predložitev zahtevanih informacij sestaviti seznam približno 8000 dokumentov. To bi po mnenju urada OLAF zahtevalo nesorazmeren napor. Vendar je bil OLAF pripravljen pomagati v največji možni meri. Zato je pritožnika pozvala, naj predloži podrobnejše informacije o korespondenci, ki ga zanima (npr. ime pošiljatelja ali prejemnika, datum ali sklic).

Pritožnik je v pritožbi Komisiji in OLAF v bistvu očital, da z vsebinskega in postopkovnega vidika nista ustrezno obravnavala njegove prošnje za dostop, vložene 30. marca 2005, potrdilne prošnje, vložene 14. aprila 2005, in pritožbe z dne 20. maja 2005.

Pritožnik je poudaril, da člen 11 Uredbe 1049/2001 določa, da je treba vsak dokument vključiti v register. Po mnenju pritožnika ni bilo nobenega dvoma, da tak seznam obstaja, glede na to, da so imeli vsi dokumenti urada OLAF, s katerimi je bil seznanjen, številko.

Elektronsko sporočilo pritožnika z dne 22. julija 2005

V elektronskem sporočilu, poslanem 22. julija 2005, je pritožnik pojasnil, da je 20. maja 2005 Komisiji predložil novo zahtevo za dostop do dokumentov. Ta zahteva je ponovno temeljila na Uredbi št. 1049/2001. V svoji prošnji je zaprosil za dostop do „popolnega seznama korespondence, ki jo je OLAF imel s službami nemške zvezne vlade in vlad nemških zveznih dežel v letih 2000, 2001 in 2002“. P. ga je v zgoraj navedenem dopisu z dne 28. junija 2005 obvestil, da tak seznam ne obstaja in da je bila zato zahteva obravnavana kot zahteva za informacije. Pritožnik je 29. junija 2005 vložil potrdilno prošnjo. P. je v odgovoru z dne 15. julija 2005 potrdil stališče urada OLAF.

Pritožnik je v svojem elektronskem sporočilu z dne 22. julija 2005 obvestil varuha človekovih pravic, da se želi pritožiti zoper to odločitev.

Poizvedba

Pristop varuha človekovih pravic

Prvotna pritožba je bila naslovljena tako na Komisijo kot na OLAF. Ker pa se zdi, da je OLAF (in samo OLAF) zadevo obravnaval že od samega začetka, je varuhinja človekovih pravic menila, da ni zadostnih razlogov za preiskavo v zvezi s Komisijo.

Varuh človekovih pravic je zato 8. julija 2005 na OLAF naslovil pritožbo in zahteval, da se do 30. septembra 2005 predloži mnenje.

Pritožnik je 22. julija 2005 obvestil varuha človekovih pravic, da se želi pritožiti zaradi nadaljnje odločitve urada OLAF o zavrnitvi dostopa do dokumentov. Glede na to, da so bili argumenti in trditve, ki jih je pritožnik predložil v tem elektronskem sporočilu, smiselno enaki tistim iz prvotne pritožbe, je varuh človekovih pravic menil, da bi bilo smiselno razširiti obseg te pritožbe tako, da bi zajemal tudi obravnavo druge prošnje za dostop s strani urada OLAF.

Dne 30. avgusta 2005 je varuh človekovih pravic o tem obvestil OLAF in podaljšal rok za predložitev mnenja do 31. oktobra 2005.

Mnenje urada OLAF

OLAF je v svojem mnenju navedel naslednje pripombe:

Uredba št. 1049/2001 je določala, da mora biti prosilec, kadar prvotna prošnja za dostop do dokumentov ni bila v celoti izpolnjena, obveščen o možnosti vložitve potrdilne prošnje. Če je bila tudi potrdilna prošnja zavrnjena, je moral biti prosilec obveščen o možnosti pritožbe na Sodišče prve stopnje ali pri varuhu človekovih pravic. Vendar se ti postopki niso uporabljali, kadar je bila vložena prošnja za dokument, ki ni obstajal, saj ni bilo mogoče odobriti dostopa do neobstoječega dokumenta. Namesto tega je bila vloga obravnavana kot zahteva za informacije v skladu z oddelkom 4 zakonika Komisije. V skladu s tem kodeksom je moral odgovorni uradnik članom javnosti zagotoviti informacije, ki so jih zahtevali, ali jih obvestiti o razlogih, zakaj informacij ni bilo mogoče zagotoviti. Vendar osebe ni bilo treba obvestiti o pravici do vložitve potrdilne prošnje ali o pravnih sredstvih, ki jih ima na voljo, saj se ti postopki niso uporabljali v zvezi z zahtevo po informacijah.

OLAF je pritožniku zagotovil informacije, ki jih je zahteval, in sicer, da seznam dokumentov, za katere je zaprosil, ne obstaja, da bi moral OLAF, da bi mu zagotovil te informacije za vsa zadevna leta, pripraviti seznam več kot 8000 dokumentov in da bi to pomenilo nesorazmerno upravno breme.

V skladu s tem je OLAF zahteve pritožnika obravnaval popolnoma v skladu z zahtevami kodeksa Komisije.

Člen 11 Uredbe št. 1049/2001 določa:

„Registri

1. Da bi bile pravice državljanov iz te uredbe učinkovite, vsaka institucija zagotovi javni dostop do registra dokumentov. Dostop do registra bi moral biti zagotovljen v elektronski obliki. Sklicevanja na dokumente se nemudoma vpišejo v register.
2. Register za vsak dokument vsebuje referenčno številko (po potrebi vključno z medinstitucionalno referenco), predmet urejanja in/ali kratek opis vsebine dokumenta ter datum prejema ali priprave in vpisa v register. Sklicevanja se opravijo na način, ki ne ogroža varstva interesov iz člena 4.
3. Institucije nemudoma sprejmejo potrebne ukrepe za vzpostavitev registra, ki začne delovati 3. junija 2002."

Člen 8 Sklepa Komisije 2001/937/ES, ESPJ, Euratom z dne 5. decembra 2001 o spremembah njenega poslovnika (3), s katerim se izvaja člen 11 Uredbe 1049/2001, obravnava obseg registra. Določa:

"Področje uporabe registra iz člena 11 Uredbe (ES) št. 1049/2001 se razširi postopoma. Objavi se na spletni strani EUROPA.“

Komisija je sprejela pomembne ukrepe za izvajanje teh zahtev. Kot je bilo pritožniku pojasnjeno v dopisu z dne 11. maja 2005, je Komisija uporabila svojo diskrecijsko pravico z vzpostavitvijo registra svojih najpomembnejših dokumentov. Pritožniku je bila predložena povezava do navedenega registra. Na domači strani „Europa“ je bila v zvezi z registrom Komisije podana naslednja izjava:

„Komisija se je zato odločila, da bo vzpostavila register, v katerem bodo najprej navedene nekatere kategorije dokumentov, predvsem zakonodajni dokumenti s številkami COM, C in SEC ter druge kategorije, kot so dnevni redi in zapisniki sej Komisije. Ta register vsebuje sklice na dokumente, predložene samo od 1. januarja 2001. Področje uporabe se bo postopoma razširilo na druge kategorije dokumentov.“

Ker je bil urad OLAF del Komisije, je sodeloval v registru Komisije, zato so bili vanj vključeni dokumenti v zvezi s politiko boja proti goljufijam in področjem dejavnosti urada OLAF. Register se je nenehno razvijal, da bi vključeval vse večje število dokumentov. Na ta način sta Komisija in OLAF v celoti izpolnila zahteve iz člena 11.

Pritožnik je navedel besede „vsak dokument“ iz člena 11(2) Uredbe 1049/2001 zunaj konteksta, da bi predlagal, da je treba vse dokumente institucije vključiti v njen register. Vendar je bila v tem odstavku zgolj določena vrsta informacij, ki jih je treba vključiti za vsak dokument, naveden v registru. Ni pa določila zahteve, da je treba navesti vse dokumente institucije. Člen 11 Uredbe 1049/2001 in člen 8 izvedbenih določb Komisije ne določata, kateri dokumenti morajo biti vključeni v register, kar prepušča instituciji, da ustrezno izvaja to zahtevo. Kot je navedeno zgoraj, je Komisija svojo diskrecijsko pravico v zvezi s tem izvajala v dobri veri.

Iz zgoraj navedenih razlogov je OLAF zahtevke pritožnika obravnaval popolnoma pravilno.

Pripombe pritožnika

Pritožnik je v svojih pripombah vztrajal pri svoji pritožbi in podal naslednje pripombe:

Člen 11(1) Uredbe št. 1049/2001 določa: "Sklicevanja na dokumente se nemudoma vpišejo v register." To bi bilo težko razlagati drugače, kot da je treba vse dokumente vključiti v register takoj, ko so pripravljeni. Ta razlaga je bila podprta s členom 9 Uredbe, ki določa, da je treba v zvezi z dokumenti občutljive narave oceniti, katere sklice je treba navesti v registru, in da je treba te dokumente vpisati v register „le s soglasjem avtorja“. Iz tega je bilo treba sklepati, da je zakonodajalec želel, da se načeloma vsi dokumenti vpišejo v javni register, vendar je predvidel izjeme za določene dokumente. Zavrnitev urada OLAF bi bila zato zakonita, če bi zadevni dokumenti spadali v kategorije iz člena 9 Uredbe 1049/2001. Vendar to očitno ni bilo tako in se urad OLAF na to tudi ni skliceval.

Zdi se, da Komisija dolžnost vodenja registra jemlje manj resno, kot zahteva besedilo Uredbe 1049/2001. Čeprav je Uredba veljala od 3. decembra 2001 in čeprav naj bi register začel delovati do 3. junija 2002, je Komisija do zdaj naredila le en korak, in sicer objavila seznam dokumentov COM, C in SEC. Medtem ko sta Svet in Parlament vzpostavila razmeroma popolne registre, je Komisija dejansko celo zmanjšala svoje javne registre. Medtem ko je g. Prodi objavil (nepopoln) seznam korespondence, se je njegov naslednik kot predsednik Komisije, g. Barroso, odločil, da bo to prakso opustil.

Komisija je v svojem nedavno objavljenem „Delovnem dokumentu služb Komisije – Poročilo medresorske delovne skupine o morebitni pobudi za preglednost v Evropi“ priznala, da je obseg njenih registrov „še vedno razmeroma omejen“ in da je to povzročilo „precej upravnega dela“, saj so bile zahteve državljanov za dostop pogosto nenatančne.

V vsakem primeru je ostalo vprašanje, ali je OLAF vodil register. Čeprav je urad OLAF to zanikal, je bilo očitno, da je imel sistem za registracijo dokumentov. Tako so nedvomno obstajali registri, ki so bili načeloma dostopni. OLAF tega vprašanja ni obravnaval. Prav tako ni obravnavala njegove ponudbe za pregled celotnega registra, da bi se izognila dodatnim naporom urada OLAF.

Pritožnik je poudaril, da je OLAF poskušal upravičiti številne postopkovne napake, ki jih je storil, s trditvijo, da njegova zahteva ni bila zahteva na podlagi Uredbe 1049/2001. Vendar ta argument ni bil uporabljen, ko je urad OLAF zavrnil njegovo prvo prošnjo.

Pritožnik je na koncu dejal, da argumenti urada OLAF niso prepričali. Ponovil je svoje stališče, da bi bilo treba odobriti dostop do ustreznih seznamov dokumentov ali do popolnega registra vseh dokumentov urada OLAF.

Nadaljnje poizvedbe

Po skrbni preučitvi mnenja urada OLAF in pripomb pritožnika se je izkazalo, da so potrebne nadaljnje preiskave.

Prva zahteva za dodatne informacije

Varuh človekovih pravic je zato 13. decembra 2005 na OLAF naslovil zahtevo za dodatne informacije. Varuhinja človekovih pravic je urad OLAF pozvala, naj odgovori na naslednja vprašanja:

(1) OLAF je v svojem mnenju obravnaval vsebinsko vprašanje iz te pritožbe in dve od štirih točk, ki jih je pritožnik navedel v svojem elektronskem sporočilu z dne 20. maja 2005. Vendar OLAF ni obravnaval pritožnikove kritike glede (1) dejstva, da je v nasprotju z izvedbenimi določbami Komisije oseba, ki je obravnavala prvotno prošnjo za dostop (g. P.), odločala tudi o njegovi potrdilni prošnji, in glede (2) dejstva, da je g. P. v odgovoru z dne 11. maja 2005 navedel, da ne bo odgovoril na nadaljnja pisma v zvezi z zadevno zadevo. Varuhinja človekovih pravic je prosila za mnenje o teh vprašanjih.

(2) Pritožnik je v svojih pripombah trdil, da je imel urad OLAF očitno sistem registracije dokumentov in da so zato nedvomno obstajali registri. Zdi se, da pritožnik trdi, da bi mu OLAF tako lahko zagotovil zahtevane sezname, ne da bi mu bilo treba nositi nesorazmerno upravno breme. Pritožnik se je skliceval tudi na svojo ponudbo za pregled celotnega registra, da bi se izognil kakršnemu koli dodatnemu naporu urada OLAF. Varuhinja človekovih pravic je urad OLAF pozvala, naj predloži pripombe v zvezi s temi točkami.

(3) Pritožnik je v svojih pripombah predložil dodatne argumente v podporo svojemu stališču, da bi moral biti register, predviden v členu 11 Uredbe 1049/2001, popoln. Varuh človekovih pravic je v okviru preiskave pritožbe 917/2000/GG že imel priložnost preučiti vprašanje, ali pravila o dostopu javnosti zahtevajo vodenje popolnega seznama ali registra dokumentov. Ta preiskava je privedla do osnutka priporočila in nato do posebnega poročila Parlamentu. Varuhinja človekovih pravic je urad OLAF pozvala, naj predloži svoja stališča o argumentih pritožnika in morebitnem pomenu zgoraj navedenega posebnega poročila za to zadevo.

V osnutku priporočila v zadevi 917/2000/GG (ki se je nanašala na Svet Evropske unije) je varuh človekovih pravic izrazil svoje stališče.

„načela dobrega upravljanja zahtevajo, da so vsi dokumenti, ki so predloženi Svetu, navedeni v dokumentu ali registru, ki je dostopen državljanom, da bi lahko državljani ustrezno uveljavljali svojo pravico do dostopa do dokumentov. Dodatno upravno delo, ki ga bo to pomenilo za Svet, bi bilo treba sprejeti glede na temeljni pomen, ki ga ima pravica državljanov do dostopa do dokumentov, ki jih hrani Svet, za zagotavljanje odprtosti in preglednosti pri odločanju v Svetu."

Varuh človekovih pravic je v svojem posebnem poročilu v tej zadevi navedel, da je Svet v svojem podrobnem mnenju sprejel njegov osnutek priporočila za zagotovitev popolnega seznama ali registra. Po mnenju varuhinje človekovih pravic pa odgovor Sveta pušča prostor za dvome. Varuhinja človekovih pravic je nato navedla:

„Vendar je treba upoštevati [Uredbo 1049/2001]. Člen 11(1) te uredbe, ki je bila sprejeta na podlagi člena 255(2) Pogodbe ES, določa, da vsaka od teh treh institucij zagotovi javni dostop do registra dokumentov. Člen 11(2) Uredbe določa, da ta register vsebuje sklic na "vsak" dokument. Kot je poudarjeno v členu 11(1), je obveznost vodenja takega registra naložena, da se „zagotovi učinkovitost pravic državljanov iz te uredbe“. Vendar člen 1 te uredbe določa, da je njen namen zagotoviti čim širši dostop do dokumentov. Opozoriti je treba tudi, da se uredba v skladu s členom 2(3) uporablja za "vse" dokumente, ki jih hranijo navedene institucije. (...)

Varuhinja človekovih pravic na podlagi navedenega sklepa, da je Uredba 1049/2001 uvedla pravno obveznost, da se vzpostavi in da na voljo javni register vseh dokumentov, predloženih Svetu. (...)"

Odgovori urada OLAF

OLAF je na to zahtevo za informacije odgovoril 31. januarja 2006. Ker je ta dopis odgovoril le na dve od treh vprašanj, ki jih je varuh človekovih pravic postavil uradu OLAF, ga je varuh človekovih pravic z dopisom z dne 10. februarja 2006 pozval, naj odgovori na preostalo vprašanje. OLAF je 2. marca 2006 poslal nov odgovor.

OLAF je v svojih odgovorih navedel naslednje pripombe:

Kar zadeva prvo vprašanje, je urad OLAF obravnaval vsa vprašanja, ki jih je izpostavil pritožnik. Dopis OLAF z dne 14. aprila 2005, ki ga je podpisal gospod P., ni pomenil zavrnitve dostopa, ker dokument, ki ga je zahteval pritožnik, ni obstajal. Nasprotno, šlo je za odgovor na zahtevo po informacijah. Odgovor pritožnika z dne 14. aprila 2005 je bil naslovljen na g. P. Zato je bilo popolnoma primerno, da je g. P. podpisal odgovor, ki je bil poslan 11. maja 2005. Iz že navedenega razloga pritožnikova elektronska pošta z dne 14. aprila 2005 ni bila potrdilna prošnja. Namesto tega je šlo za ponavljajočo se zahtevo po istih informacijah, ki jih je pritožnik zahteval že 30. marca 2005. Ker je bil dopis z dne 11. maja 2005 že drugi dopis urada OLAF v zvezi z isto zahtevo po informacijah, je bilo popolnoma primerno navesti, da se bo v skladu s točko 4 Kodeksa Komisije nadaljnja korespondenca na to temo štela za ponavljajočo se in ne bo prejela odgovora. Ne glede na to izjavo je OLAF 28. junija 2005 poslal tretji odgovor, da bi zagotovil popolno jasnost zadeve in v največji možni meri ugodil pritožniku. V tem dopisu je bilo ponovno pojasnjeno, da se pritožnikova zahteva obravnava kot zahteva po informacijah.

Kar zadeva drugo vprašanje, OLAF ni nikoli trdil, da nima sistema za evidentiranje dokumentov. Nasprotno, urad OLAF je v celoti upošteval pravila in postopke Komisije za upravljanje dokumentov, vključno s pravili o registraciji in vodenju registrov dokumentov. V skladu s tem se vsa dohodna, notranja in odhodna pošta obravnava v skladu s sistemom urada OLAF za registracijo pošte (v nadaljnjem besedilu: MRS). Mail je registriran v "Adonis", osrednji programski opremi Komisije za registracijo dohodnih in odhodnih dokumentov, ter skeniran. Makroregionalne strategije urada OLAF so ključno orodje za upravljanje. Vendar ni zasnovan tako, da bi omogočal dostop članu javnosti. Ne omogoča omejenega iskanja, pri katerem bi se lahko določena podatkovna polja pregledala. Tako bi očitno kršila določbe Skupnosti o varstvu podatkov, če bi pritožniku omogočila pregled celotnega registra.

Da bi mu OLAF zagotovil zahtevane informacije, bi moral ne le sestaviti seznam vse prejete in poslane pošte nemški zvezni vladi in nemškim regionalnim vladam v obdobju petih let, temveč tudi pregledati vsako točko na seznamu, da bi zagotovil, da razkritje informacij, ki jih vsebuje, ne bi kršilo zahtev Skupnosti glede poslovne skrivnosti in varstva podatkov ter nacionalnih zahtev glede sodne tajnosti. Samoumevno je, da bi bila priprava takega seznama vse dohodne in odhodne korespondence urada OLAF vsem naslovnikom in avtorjem ter od njih še bolj obremenjujoča.

Kot je navedeno v prejšnjih pripombah urada OLAF, je urad OLAF pritožnika pozval, naj predloži dodatne podrobnosti o tem, katera korespondenca je zanj zanimiva. Do zdaj je to odklonil. Če bi ga varuh človekovih pravic spodbudil, naj omeji svojo zahtevo, na primer na bolj omejeno časovno obdobje, bi mu to lahko omogočilo, da ugodi njegovi zahtevi. V dokaz zavezanosti OLAF, da doseže zadovoljiv rezultat, je bil priložen seznam, ki zajema zadnje tri mesece leta 2004.

Kar zadeva tretje vprašanje, je OLAF, ker je bil del Komisije, sodeloval v registru Komisije. O tem, katere dokumente je treba vključiti v njen register, naj bi odločala Komisija in ne urad OLAF. Registri Komisije so trenutno vsebovali sklice na več kot 73 000 dokumentov. Ti registri so se nenehno širili, da bi vključevali vse večje število dokumentov. Vendar Komisija zaenkrat ni nameravala vključiti sklicevanj na korespondenco v svoje spletne registre ali dokumente, ki obravnavajo občutljive zadeve, kot so operacije urada OLAF.

Komisija je morala razumno uporabiti zahtevo iz člena 11 Uredbe 1049/2001 in jo uravnotežiti z drugimi obveznostmi, kot so obveznost varovanja poslovne skrivnosti in zahteve glede varstva podatkov. Glede na občutljivo naravo dela služb, ki so jim zaupana preiskovalna pooblastila, kot je OLAF, bi lahko razkritje celo obstoja dokumentov, povezanih z operativnimi zadevami, v nekaterih okoliščinah škodovalo namenu preiskav in bi lahko razkrilo zaupne informacije, za katere veljajo zahteve glede varovanja poslovne skrivnosti in varstva podatkov. Korespondenca med uradom OLAF in nacionalnimi organi je pogosto vključevala zelo občutljiva vprašanja, kot je posredovanje ugotovitev preiskave urada OLAF, ki so bile posredovane nacionalnemu pravosodnemu organu v nadaljnje ukrepanje.

Odločitev Komisije, katere dokumente bo vključila v svoje javno dostopne elektronske registre, je bila v skladu z odločitvijo drugih institucij glede njihovih registrov. Register Sveta je vseboval vse standardne dokumente, o katerih je razpravljal Svet, vključno z njegovimi pripravljalnimi telesi. Vendar v register ni bila vključena nobena korespondenca in ni bilo takojšnjih načrtov za to. V register Evropskega parlamenta so bili vključeni tudi uradni zakonodajni dokumenti. Čeprav je bilo v register vključenih nekaj dopisov, je šlo le za uradno korespondenco, predvsem z drugimi institucijami. Pristop Komisije je bil tudi v skladu s prakso samega varuha človekovih pravic, ki ni vključil registra vse korespondence na svoji spletni strani.

Obveznost, da se vsak dokument institucije vključi v njen javno dostopen register, bi pomenila veliko upravno breme. Zaradi velikega števila dokumentov, ki jih službe Komisije obravnavajo vsak dan, bi bilo celo nemogoče upravljati popolnoma izčrpne registre. Vendar je Komisija sistematično interno evidentirala svoje dokumente na podlagi zavezujočih pravil, ki veljajo za vse njene službe.

Da bi zagotovila polni učinek členov 6(2) in 11 Uredbe št. 1049/2001, je Komisija dopolnila svoje javno dostopne spletne registre v odgovor na posebne prošnje za dostop do dokumentov s seznamom dokumentov, ki naj bi prosilcu pomagali prepoznati dokumente, ki jih išče. V skladu s to politiko je OLAF pritožniku že predložil seznam, ki zajema trimesečno obdobje, in bi bil pripravljen predložiti nekaj dodatnih seznamov dokumentov, če bi zmanjšal svojo zahtevo.

Če obstajajo dodatna vprašanja v zvezi z registrom Komisije, je bilo predlagano, da se naslovijo neposredno na Komisijo.

Pripombe pritožnika

Pritožnik je v svojih pripombah navedel naslednje:

Pozitivno je bilo, da je urad OLAF zdaj implicitno priznal, da bi morali biti registri dokumentov dostopni vsaj na zahtevo. Pozdraviti je treba tudi dejstvo, da je OLAF tak seznam lahko predložil vsaj tri mesece.

Ker se je OLAF v svojih odgovorih izrecno skliceval na Uredbo 1049/2001, je implicitno priznal, da je ta uredba pomembna za njegove prošnje za dostop. Kritika v zvezi s postopkovno obravnavo teh zahtev je bila zato še vedno veljavna.

Dejstvo, da nekatere institucije Unije morda še niso v celoti izpolnile svoje obveznosti vodenja javnih registrov dokumentov, ne bi pomenilo argumenta proti obstoju take pravne obveznosti.

Dejstvo, da se na seznamih dokumentov v nekaterih okoliščinah lahko izpustijo občutljivi dokumenti, ni nič novega. Kot je že poudaril v svojih pripombah na mnenje urada OLAF, je bila ta možnost izrecno predvidena v členu 9 Uredbe 1049/2001.

V trenutno veljavnih pravnih določbah ni bilo predvideno, da bi bil register dokumentov na voljo le za „bolj omejeno časovno obdobje“. Zahteva za zadevne sezname dokumentov je bila zato ohranjena. Vendar je bilo seveda sprejemljivo, da OLAF najprej predloži seznam za leto 2004 in nato postopoma pošlje sezname za leta 2003, 2002, 2001 in 2000, na primer enega vsakih nekaj tednov.

Druga zahteva za dodatne informacije

Varuh človekovih pravic je 12. julija 2006 na OLAF naslovil drugo zahtevo za dodatne informacije. Varuhinja človekovih pravic je Komisijo zaprosila tudi za informacije v zvezi s to zadevo.

V zvezi z uradom OLAF je varuh človekovih pravic ugotovil, da je urad OLAF v znak svoje dobre volje predložil seznam dokumentov, ki so se nanašali na zadnje tri mesece leta 2004 in so vključevali sklice na približno 300 dokumentov. Vendar se zdi, da se le majhen del (približno 60 dokumentov) nanaša na korespondenco s službami nemške zvezne vlade in vladami nemških zveznih dežel kot takih, medtem ko se je preostanek nanašal na korespondenco z drugimi nemškimi organi ali sodišči. Varuh človekovih pravic je poudaril, da so njegove službe zato stopile v stik s pritožnikom, da bi preverile, katere dokumente je imel v mislih, ko je vložil zahtevo pri uradu OLAF. Pritožnik je potrdil, da se je njegova zahteva nanašala le na korespondenco urada OLAF „s službami nemške zvezne vlade in vlad nemških zveznih dežel“ ter da je urad OLAF navedel več dokumentov, kot je predvidel. Varuh človekovih pravic je zato od urada OLAF zahteval, naj ga obvesti, ali bi to pojasnilo lahko vplivalo na njegovo stališče v zvezi s to pritožbo.

Varuh človekovih pravic je v pismu Komisiji zaprosil za odgovor na naslednja vprašanja:

(1) Ali lahko Komisija pojasni, ali meni, da bi moral register dokumentov, ki ga je vzpostavila zaradi skladnosti s členom 11 Uredbe 1049/2001, načeloma zajemati dokumente, s katerimi razpolagajo vse službe Komisije, vključno z uradom OLAF za ta namen, ali pa meni, da neodvisni status urada OLAF v zvezi z nalogami, ki so mu dodeljene, zahteva drugačno rešitev?

(2) Če Komisija meni, da bi moral njen register dokumentov načeloma zajemati tudi dokumente, ki jih ima urad OLAF, ali lahko Komisija pojasni, kako so dokumenti, ki jih ima urad OLAF, vključeni v ta register, zlasti kar zadeva organ, ki odloča o taki vključitvi?

(3) Če Komisija meni, da bi moral njen register dokumentov načeloma zajemati tudi dokumente, ki jih ima urad OLAF, ali lahko pojasni, zakaj se zdi, da korespondenca urada OLAF ni vključena v ta register?

Odgovor urada OLAF

OLAF je v repliki poudaril, da je bil seznam, ki ga je predložil, sestavljen tako, da je najprej opravil računalniško poizvedbo za vso korespondenco z nemškimi organi ali od njih. Tega računalniškega iskanja ni bilo mogoče omejiti le na organe nemške zvezne vlade in vlade nemških zveznih dežel, saj programska oprema pri iskanju ne bi omogočala take izboljšave. Ustrezna korespondenca dejansko ni bila nikoli naslovljena na vlado kot tako, temveč je bila v njej kot naslovnik ali pošiljatelj navedena posebna služba ali organ v vladi. Zato ni bilo ustrezne iskalne besede, ki bi jo lahko uporabili. Po mnenju urada OLAF bi moral torej uslužbenec pregledati vsako postavko na seznamu in ročno izbrisati vse vnose, ki ne vključujejo korespondence z nemško zvezno vlado in vladami nemških zveznih dežel. To bi bilo bolj obremenjujoče kot priprava seznama vse korespondence z nemškimi organi in od njih. OLAF je zato trdil, da pojasnilo, ki ga je omenila varuhinja človekovih pravic, ni vplivalo na stališče urada OLAF, saj bi povečano breme ročnega oblikovanja prvotnega seznama izravnalo kakršno koli zmanjšanje bremena pregleda vsake postavke na krajšem seznamu, da se zagotovi skladnost z zahtevami glede poslovne skrivnosti, varstva podatkov in nacionalne sodne tajnosti.

Odgovor Komisije

Komisija je v odgovoru navedla naslednje pripombe:

(1) OLAF je služba Komisije, vendar je pri svojih preiskavah popolnoma neodvisen. Ker OLAF ni institucija in nima ločene pravne osebnosti, bi ga bilo treba obravnavati kot del Komisije za uporabo Uredbe 1049/2001. Neodvisni status urada OLAF ne preprečuje vključitve dokumentov, ki jih hrani urad OLAF, v register dokumentov Komisije.

(2) Komisija upravlja predvsem dva javna registra dokumentov, od katerih eden zajema dokumente iz serij COM, C in SEC, vključno z dnevnimi redi in zapisniki sestankov Komisije, drugi pa dokumente, povezane z delom odborov, ki Komisiji pomagajo pri odločanju. Vanje so vključeni vsi dokumenti urada OLAF, ki spadajo na področje uporabe teh registrov.

(3) Javni registri Komisije še ne vključujejo korespondence. Uredba 1049/2001 od institucij ne zahteva, da vzpostavijo izčrpne javne registre vseh dokumentov. Vendar Komisija razmišlja o morebitni razširitvi področja uporabe svojih registrov.

Pripombe pritožnika

Pritožnik je v svojih pripombah vztrajal pri svoji pritožbi.

UČINKOVITOSTI OMBUDŠMANA, KI JIH LAHKO PRIJATELJŠA REŠITEV

Po skrbni preučitvi mnenja in pripomb varuhinja človekovih pravic ni bila zadovoljna, da se je OLAF ustrezno odzval na pritožnikove argumente.

Predlog za sporazumno rešitev

Člen 3(5) Statuta varuha človekovih pravic (4) določa, da varuh človekovih pravic v največji možni meri poišče rešitev z zadevno institucijo, da bi odpravil nepravilnosti in zadovoljil pritožnika.

Varuhinja človekovih pravic je zato uradu OLAF predlagala naslednjo sporazumno rešitev:

1. OLAF bi lahko razmislil o tem, da bi se pritožniku opravičil za postopkovne nepravilnosti, ki so se zgodile.
2. OLAF bi lahko razmislil o predložitvi informacij, ki jih je zahteval pritožnik.

V tem pismu je varuh človekovih pravic med drugim navedel naslednje začasne sklepe:

• OLAF je ravnal nepravilno, ko je pritožnika v dopisu z dne 11. maja 2005 obvestil, da se bo glede na to, da je to že druga poizvedba v zvezi z istim vprašanjem, vsaka nadaljnja korespondenca štela za ponavljajočo se (v skladu s točko 4 Kodeksa Komisije) in zato ne bo odgovorjena. (točka 10 predloga)
• Vprašljivo je bilo, ali je priprava ustreznih seznamov tako zapletena in zamudna, kot je trdil urad OLAF. (točka 18 predloga)
• OLAF ni navedel nobenega posebnega razloga, zakaj bi korespondenca, na katero se je skliceval pritožnik v svoji zahtevi, lahko bila ali ne bi smela biti vključena v javni register dokumentov, ki ga vodi Komisija. OLAF tako zdaj ne more trditi, da bi izpolnitev pritožnikove zahteve lahko zahtevala veliko dela. (točka 21 predloga)

Mnenje urada OLAF

OLAF je v svojem mnenju navedel naslednje pripombe:

Kar zadeva postopkovna vprašanja, se je mehanizem, vzpostavljen z Uredbo 1049/2001, nanašal na zavrnitev dostopa do obstoječega dokumenta. V tem primeru je bilo v času prvega odgovora očitno, da ni bilo nobenega dokumenta, ki bi ustrezal zahtevi pritožnika. V teh okoliščinah je bila edina logična obravnava zahteve ta, da se obravnava kot zahteva za informacije. OLAF je zato pritožnikovo zahtevo obravnaval pravilno.

Kar zadeva vsebino zadeve, je pristop Komisije, da korespondence doslej ni vključila v svoj javni elektronski register, temeljil na posebnih težavah pri izvajanju celovitega sistema za to vrsto dokumentov na način, ki ni ogrožal varstva interesov iz člena 4 Uredbe 1049/2001. Uradu OLAF se zato ne bi smelo očitati, da pred tem ni vzpostavil javnega registra, ki bi vključeval vso korespondenco.

OLAF je bil pripravljen predložiti seznam nekaterih dokumentov, pod pogojem, da je pritožnik svoj seznam zožil, tako da priprava takega seznama za OLAF ne bi pomenila nesorazmernega upravnega bremena.

Pritožnikov predlog, da se mu postopoma predloži seznam, ki ga je zahteval, je bil skrbno preučen. Vendar je bila predložitev tega seznama še vedno nesorazmerno upravno breme. Tudi če bi se to časovno razširilo, bi to pomenilo znatno nalogo, ki bi zmanjšala sredstva, ki so na voljo za glavno nalogo urada OLAF, tj. odvračanje od goljufij in njihovo odkrivanje.

Zahteva varuha človekovih pravic po dodatnih informacijah

Varuh človekovih pravic je na podlagi tega mnenja menil, da je mogoče, da je OLAF spregledal nekatere dele njegovega predloga, in sicer točko 10 v zvezi s postopkovnimi vprašanji ter točki 18 in 21 v zvezi z vsebino zadeve. Varuh človekovih pravic je zato OLAF vprašal, ali ima glede na zgoraj navedeno kakršne koli pripombe, ki bi jih bilo treba dodati pripombam, ki jih je že podal v dopisu z dne 30. januarja 2007.

Odgovor urada OLAF

OLAF je v svojem odgovoru navedel naslednje pripombe:

Kar zadeva točko 10 predloga varuha človekovih pravic, urad OLAF pritožniku ni zavrnil drugega odgovora, ampak ga je zgolj opozoril na dejstvo, da se bo vsa nadaljnja korespondenca štela za ponavljajočo se. Vendar bi se uporaba ustrezne določbe (točka 4 kodeksa Komisije) v prihodnosti štela za zadnjo možnost, ki bi jo moral OLAF uporabiti le po skrbnem premisleku in kadar okoliščine jasno upravičujejo tako obravnavo korespondence.

V zvezi s točkama 18 in 21 predloga varuha človekovih pravic ni bilo ničesar, kar bi bilo treba dodati prejšnjemu odgovoru, ki je bil podan po skrbni obravnavi vprašanj. Pritožnikove zahteve ni bilo mogoče izpolniti zgolj z elektronskim iskanjem na podlagi določenih iskalnih besed. To je bil razlog, zakaj je moral OLAF preveriti vseh 300 vnosov v zvezi s korespondenco z nemškimi organi, ko je izvedel vzorčenje, da bi izmeril obseg potrebnega dela. OLAF je zato lahko z obžalovanjem samo ponovil, da ne more sprejeti predloga varuha človekovih pravic v zvezi s tem.

Iz že pojasnjenih razlogov korespondence urada OLAF ne bi bilo mogoče vključiti v javni register. Široka razlaga člena 11 Uredbe 1049/2001, ki jo predlaga varuh človekovih pravic, prav tako ne bi bila v skladu s prakso drugih institucij.

Pripombe pritožnika

Pritožnik je v svojih pripombah vztrajal pri svoji pritožbi. Menil je, da upravno breme, ki ga zahteva obravnavanje njegove prošnje, ni posebno nenavadno. Pritožnik je nadalje poudaril, da je, kot je že poudaril, v členu 9 Uredbe 1049/2001 izrecno predvidena možnost, da se občutljivi dokumenti izpustijo iz javnega registra. Če bi bili vsi zadevni dokumenti zaupni in občutljivi, jih očitno ne bi bilo treba vključiti v register ali na seznam. Pritožnik je dodal, da urad OLAF tega vprašanja ni obravnaval.

Ocena varuha človekovih pravic

Varuh človekovih pravic je na podlagi mnenja urada OLAF in pripomb pritožnika v zvezi s tem sklenil, da sporazumne rešitve ni mogoče doseči.

OSNUTEK PRIPOROČILA OMBUDŠČANA

Osnutek priporočila

Varuh človekovih pravic je 15. maja 2007 na OLAF naslovil naslednji osnutek priporočila (5):

1. OLAF bi se moral pritožniku opravičiti za postopkovne nepravilnosti, ki so se zgodile.
2. OLAF bi moral zagotoviti informacije, ki jih je zahteval pritožnik.

Ta osnutek priporočila je temeljil na mnenju varuha človekovih pravic, da OLAF ni zagotovil razumne razlage za svoje stališče in da zlasti ni ugotovil, da bi priprava seznamov, ki jih je zahteval pritožnik, pomenila nesorazmerno breme (6).

Podrobno mnenje urada OLAF

Urad OLAF je v podrobnem mnenju o osnutku priporočila navedel naslednje pripombe:

Kar zadeva postopkovna vprašanja, se je zadevna zahteva nanašala na neobstoječ dokument in je torej dejansko pomenila zahtevo po informacijah. Zahteva zato ni spadala na področje uporabe Uredbe št. 1049/2001. Ta zahteva za informacije je bila pravilno obravnavana.

Kar zadeva vsebino zadeve, je OLAF uporabil sistem "Adonis" za pripravo seznama 300 postavk za zadnje tri mesece leta 2004. Varuhinja človekovih pravic je menila, da je bilo relevantnih "le" 60 od teh dokumentov. Tudi če bi predpostavili, da je pomembna le ena od petih postavk, bi seznam 8000 postavk, ki ga je pripravil Adonis, še vedno pomenil končni seznam 1600 ustreznih postavk v celotnem petletnem obdobju. Poleg tega bi to še vedno vključevalo pregled 8000 vnosov, ki bi ga opravilo osebje urada OLAF, da bi se seznam izpopolnil bolj, kot je bilo mogoče na podlagi iskanja „Adonis“. Tako kot pri pripravi vzorčnega seznama bi morala biti večina vodij enot urada OLAF vključena v preverjanje korespondence, ki spada v njihovo pristojnost. Poleg tega bi morala nemški odvetnik in pooblaščena oseba za varstvo podatkov pregledati seznam, da bi zagotovila, da so izpolnjene vse zahteve v zvezi z varstvom podatkov.

Za to bi bilo potrebnih veliko ur omejenih človeških virov urada OLAF, kar bi preprečilo obravnavo drugih perečih vprašanj. Predlog pritožnika, da se celoten seznam pošlje postopoma, ne bi zmanjšal upravnega bremena, temveč bi ga le časovno porazdelil.

Tudi v zvezi z Uredbo 1049/2001 so sodišča Skupnosti potrdila, da je treba uporabiti načelo sorazmernosti. V svoji sodbi v zadevi T-2/03 je Sodišče prve stopnje poudarilo, da to načelo "zahteva, da ukrepi, ki jih sprejmejo institucije Skupnosti, ne presegajo tistega, kar je primerno in potrebno za doseganje zastavljenih ciljev; kadar je mogoče izbirati med več primernimi ukrepi, je treba uporabiti tistega, ki je najmanj omejujoč, povzročene neugodnosti pa ne smejo biti nesorazmerne z zastavljenimi cilji."(7)

OLAF je ponovil svojo ponudbo pritožniku, naj omeji svojo zahtevo, da bi se bolj osredotočila na njegove potrebe in s tem uskladila njegove interese z interesi dobrega upravljanja. Stopnja pomoči pritožniku je bila v veliki meri odvisna od njegove pripravljenosti za sodelovanje z uradom OLAF pri usmerjanju njegove zahteve na posamično opredeljene ali določljive dokumente.

Enaki preudarki bi morali a fortiori veljati za zahtevo za dostop do informacij.

OLAF je tako menil, da pritožniku ni odrekel pravic, ko ga je večkrat pozval, naj svojo zahtevo omeji na tisto, kar je bistveno. Vendar se pritožnik do zdaj ni odzval na to povabilo.

OLAF se je strinjal, da je osnovna zamisel, izražena v členu 11(1) Uredbe št. 1049/2001, zagotoviti učinkovitost pravic državljanov. OLAF in Komisija sta to zamisel podprla, obseg zadev, zajetih v registru Komisije, pa se bo postopoma širil. Kot je bilo že poudarjeno, celo varuh človekovih pravic še ni ustvaril izčrpnega registra, ki bi vključeval vso korespondenco.

V skladu s tem je moral urad OLAF pri spremljanju zahteve po informacijah, ki jo je predložil pritožnik, uporabiti druga orodja. Vendar so bila ta orodja ustvarjena za druge namene, njihova uporaba pa je zahtevala intenziven individualni pregled na podlagi vstopa. Uporaba imena „Adonis“ za pripravo zahtevanega seznama je pomenila znatno upravno breme, saj (i) je bil za to potreben posamičen pregled vsake uvrstitve na seznam, da bi se zagotovilo, da niso bili vključeni osebni podatki ali druge zaupne informacije, in (ii) je bila funkcija iskanja v imenu „Adonis“ omejena in brez bistvenih ročnih izboljšav ne bi omogočala oblikovanja seznamov, kot so potrebni za odgovor na pritožnikovo zahtevo.

Glede na navedeno se OLAF ni strinjal, da je pri obravnavi pritožnikove zahteve prišlo do postopkovnih nepravilnosti. Poleg tega in po skrbnem premisleku OLAF pri uporabi razumnih standardov dobrega upravljanja ni mogel sprejeti nesorazmernega upravnega bremena, povezanega s pripravo popolnega seznama za petletno obdobje, ki ga je zahteval pritožnik.

Pripombe pritožnika

Pritožnik ni predložil nobenih pripomb.

ODLOČBA

1 Pomembna dejstva in pristop varuha človekovih pravic

1.1 Obravnavana zadeva se nanaša na to, kako je OLAF obravnaval dve zahtevi, ki mu ju je predložil pritožnik, nemški novinar. Obe zahtevi sta temeljili na Uredbi Evropskega parlamenta in Sveta (ES) št. 1049/2001 z dne 30. maja 2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije (8) (v nadaljnjem besedilu: Uredba 1049/2001).

1.2 V svoji prvi prošnji z dne 30. marca 2005 je pritožnik zaprosil za dostop do "popolnega seznama korespondence, ki jo je OLAF imel s službami nemške zvezne vlade in vlad nemških zveznih dežel v letih 2003 in 2004". V svoji drugi zahtevi z dne 20. maja 2005 je pritožnik zaprosil za „popoln seznam korespondence, ki jo je OLAF imel s službami nemške zvezne vlade in vlad nemških zveznih dežel v letih 2000, 2001 in 2002“.

1.3 Glede na to, da sta obe zahtevi, z izjemo obdobja, na katerega se nanašata, enaki in da obravnava druge zahteve ne vključuje vprašanj, ki bi presegala vprašanja, ki jih je urad OLAF izpostavil pri obravnavi prve zahteve, se bodo naslednji premisleki osredotočili na slednjo.

1.4 Dne 14. aprila 2005 je g. P., direktor urada OLAF, pritožnika obvestil, da mu ni mogoče izročiti zahtevanega dokumenta, ker tak dokument ne obstaja. Istega dne je pritožnik v odgovor na to sporočilo predložil tako imenovano potrdilno prošnjo. Pritožnik je trdil, da je izjava g. P. v nasprotju s členom 11 Uredbe št. 1049/2001. Po mnenju pritožnika ta določba določa, da morajo biti „vsi“ dokumenti navedeni v javno dostopnem registru. Pritožnik je poudaril, da je bil namen njegove zahteve pridobiti izpisek iz tega registra. Opozoril je, da so mu Komisija in drugi organi Skupnosti v preteklosti posredovali take izvlečke ali jih predložili na njegovo zahtevo.

1.5 P. je v odgovoru z dne 11. maja 2005 navedel, da člen 11 Uredbe št. 1049/2001 zadevnih institucij ne zavezuje k vpisu vseh dokumentov v register. P. je navedel, da je Komisija vzpostavila register bistvenih dokumentov. Poudaril je tudi, da ni seznama korespondence urada OLAF, kot je zahteval pritožnik, in da bi bila njena priprava nesorazmerno breme za urad OLAF. G. P. je na koncu dejal, da bi se glede na to, da je bilo to že drugo vprašanje pritožnika v zvezi z istim vprašanjem, vsa nadaljnja korespondenca v skladu s točko 4 Kodeksa ravnanja Komisije (9) (v nadaljnjem besedilu: Kodeks Komisije) štela za ponavljajočo se in zato nanjo ne bi bilo mogoče odgovoriti.

1.6 Pritožnik je 20. maja 2005 pri OLAF vložil pritožbo, v kateri je ponovil svoje stališče glede vsebine zadeve. Pritožnik je kritiziral tudi (1) dejstvo, da ga gospod P. v dopisu z dne 14. aprila 2005 ni obvestil o svoji pravici do vložitve potrdilne prošnje; (2) dejstvo, da je v nasprotju z izvedbenimi določbami Komisije oseba, ki je obravnavala prvotno prošnjo za dostop, odločala tudi o svoji potrdilni prošnji; (3) dejstvo, da je g. P. navedel, da na nadaljnja pisma ne bo odgovoril; in (4) dejstvo, da ga dopis z dne 11. maja 2005 ni obvestil o njegovi pravici do vložitve tožbe ali pritožbe pri varuhu človekovih pravic.

1.7 OLAF je 10. junija 2005 pritožniku poslal dopis o zadržanju, 28. junija 2005 pa je odgovoril na pritožnikov dopis z dne 20. maja 2005. V tem odgovoru je OLAF potrdil, da seznami, ki jih je zahteval pritožnik, ne obstajajo in da sta bili njegovi zahtevi z dne 30. marca in 20. maja 2005 zato obravnavani kot zahtevi za informacije. Za posredovanje zahtevanih informacij bi bilo treba sestaviti seznam približno 8 000 dokumentov, kar bi po mnenju urada OLAF zahtevalo nesorazmeren napor. Vendar je bil OLAF pripravljen pomagati v največji možni meri. Zato je pritožnika pozvala, naj predloži podrobnejše informacije o korespondenci, ki ga zanima (npr. ime pošiljatelja ali prejemnika, datum ali sklic).

1.8 Pritožnik je v pritožbi varuhu človekovih pravic z dne 29. junija 2005 v bistvu trdil, da OLAF ni ustrezno obravnaval njegove prošnje za dostop z dne 30. marca 2005, potrdilne prošnje z dne 14. aprila 2005 in pritožbe z dne 20. maja 2005, tako glede vsebine kot postopka. Pritožnik je nato podal ustrezne obtožbe glede tega, kako je OLAF obravnaval njegovo drugo zahtevo z dne 20. maja 2005.

1.9 Varuhinja človekovih pravic je ugotovila, da je bila prvotna pritožba naslovljena tako na Komisijo kot na OLAF. Ker pa se zdi, da je OLAF (in samo OLAF) zadevo obravnaval že od samega začetka, je varuhinja človekovih pravic menila, da ni zadostnih razlogov za preiskavo v zvezi s Komisijo. Varuhinja človekovih pravic je zato začela preiskavo izključno v zvezi z uradom OLAF.

1.10 Med preiskavo je urad OLAF vztrajal pri svojem stališču. Vendar pa je OLAF ob poudarjanju, da želi pokazati svojo zavezanost k doseganju zadovoljivega rezultata, pritožniku predložil seznam ustreznih pošiljk korespondence, ki so bile izmenjane v zadnjih treh mesecih leta 2004.

1.11 Varuh človekovih pravic je 14. decembra 2006 Evropskemu uradu za boj proti goljufijam (OLAF) predložil predlog sporazumne rešitve, ki ga je slednji zavrnil. Varuh človekovih pravic je zato 15. maja 2007 na OLAF naslovil osnutek priporočila. Vendar je ta osnutek priporočila zavrnil tudi urad OLAF.

1.12 Varuh človekovih pravic meni, da je primerno obravnavati postopkovna vprašanja pred preučitvijo vsebine zadeve.

2 V zvezi s postopkovnimi vidiki

2.1 Pritožnik je kritiziral (1) dejstvo, da ga P. v dopisu z dne 14. aprila 2005 ni obvestil o svoji pravici do vložitve potrdilne prošnje, (2) dejstvo, da je v nasprotju z izvedbenimi določbami Komisije oseba, ki je obravnavala prvotno prošnjo za dostop, odločala tudi o njegovi potrdilni prošnji; (3) dejstvo, da je g. P. navedel, da na nadaljnja pisma ne bo odgovoril; in (4) dejstvo, da ga dopis z dne 11. maja 2005 ni obvestil o njegovi pravici do vložitve tožbe ali pritožbe pri varuhu človekovih pravic.

2.2 OLAF je v svojem mnenju priznal, da Uredba št. 1049/2001 določa, da mora biti prosilec, kadar prvotna prošnja za dostop do dokumentov ni bila v celoti izpolnjena, obveščen o možnosti vložitve potrdilne prošnje. Če je bila tudi potrdilna prošnja zavrnjena, je moral biti prosilec obveščen o možnosti pritožbe na Sodišče prve stopnje ali pri varuhu človekovih pravic. Po mnenju urada OLAF pa se ti postopki niso uporabljali, kadar je bila vložena prošnja za dokument, ki ni obstajal, saj ni bilo mogoče odobriti dostopa do neobstoječega dokumenta. OLAF je navedel, da je bila vloga namesto tega obravnavana kot zahteva za informacije v skladu z oddelkom 4 Kodeksa Komisije. V skladu s tem kodeksom je moral odgovorni uradnik članom javnosti zagotoviti informacije, ki so jih zahtevali, ali jih obvestiti o razlogih, zakaj informacij ni bilo mogoče zagotoviti. Vendar osebe ni bilo treba obvestiti o pravici do vložitve potrdilne prošnje ali o pravnih sredstvih, ki jih ima na voljo, saj se ti postopki niso uporabljali v zvezi z zahtevo po informacijah. Obravnava pritožnikovih zahtev s strani urada OLAF je bila zato popolnoma pravilna.

2.3 Pritožnik je v svojih pripombah poudaril, da je OLAF poskušal upravičiti številne postopkovne napake, ki jih je storil, s trditvijo, da njegova zahteva ni bila zahteva na podlagi Uredbe 1049/2001. Vendar ta argument ni bil uporabljen, ko je urad OLAF zavrnil njegovo prvo prošnjo.

2.4 Varuh človekovih pravic je 13. decembra 2005 zaprosil OLAF za dodatne informacije v zvezi s temi vprašanji.

2.5 OLAF je v odgovoru poudaril, da njegov dopis z dne 14. aprila 2005, ki ga je podpisal g. P., ne pomeni zavrnitve dostopa, saj dokument, ki ga je zahteval pritožnik, ne obstaja. Odgovor pritožnika z dne 14. aprila 2005 je bil naslovljen na g. P. Po mnenju OLAF je bilo zato popolnoma primerno, da je g. P. podpisal odgovor, ki je bil poslan 11. maja 2005. Iz že navedenega razloga pritožnikova elektronska pošta z dne 14. aprila 2005 ni bila potrdilna prošnja. Po mnenju OLAF je šlo bolj za ponavljajočo se zahtevo po istih informacijah, ki jih je pritožnik zahteval že 30. marca 2005. Ker je bil dopis z dne 11. maja 2005 že drugi dopis urada OLAF v zvezi z isto zahtevo za informacije, je urad OLAF menil, da je popolnoma primerno navesti, da se bo v skladu s točko 4 Kodeksa Komisije nadaljnja korespondenca na to temo štela za ponavljajočo se in ne bo prejela odgovora. Ne glede na to izjavo je OLAF 28. junija 2005 poslal tretji odgovor, da bi zagotovil popolno jasnost zadeve in v največji možni meri ugodil pritožniku. V tem dopisu je bilo ponovno pojasnjeno, da se pritožnikova zahteva obravnava kot zahteva po informacijah.

2.6 Pritožnik je v svojih pripombah vztrajal pri svojih pripombah.

2.7 OLAF je v svojem odgovoru na predlog varuha človekovih pravic za sporazumno rešitev in v svojem podrobnem mnenju ponovil svoje prepričanje, da pri obravnavi pritožnikove zahteve ni prišlo do postopkovnih nepravilnosti.

2.8 V skladu s členom 23 Evropskega kodeksa dobrega ravnanja javnih uslužbencev (10) se prošnje za dostop javnosti do dokumentov obravnavajo v skladu s pravili in načeli iz Uredbe 1049/2001.

2.9 Varuh ugotavlja, da je pritožnikova zahteva z dne 30. marca 2005 izrecno temeljila na Uredbi 1049/2001. OLAF je predložil kopijo potrdila o prejemu, ki je bilo pritožniku poslano 31. marca 2005. V tem elektronskem sporočilu je bil pritožnik obveščen, da je prejel njegovo „prošnjo za dostop do dokumentov“ in da bo v skladu z Uredbo 1049/2001 prejel odgovor v 15 delovnih dneh. Odgovor OLAF z dne 14. aprila 2005 se nanaša tudi na pritožnikovo "zahtevo za dostop do dokumentov, vloženo v skladu z Uredbo 1049/2001". Zato je jasno, da se je OLAF zavedal dejstva, da je bila pritožnikova zahteva vložena na podlagi Uredbe 1049/2001 in jo je bilo treba ustrezno obravnavati.

2.10 Člen 7(1) Uredbe 1049/2001 določa, da se v primeru zavrnitve dostopa prosilca obvesti o njegovi pravici do vložitve potrdilne prošnje. Varuhinja človekovih pravic razume, da urad OLAF teh informacij ni zagotovil, ker dokument ni obstajal. Na prvi pogled se zdi trditev urada OLAF, da prosilcu ni treba biti obveščen o svoji pravici do vložitve potrdilne prošnje v takem primeru, privlačna. Če dokument ne obstaja, bi vložitev potrdilne prošnje dejansko pomenila prazno formalnost, saj bi zadevna institucija lahko podala le enak odgovor, kot ga je že dala na prvotno prošnjo, in sicer, da ni mogoče odobriti dostopa, ker zadevni dokument ne obstaja. Vendar je treba upoštevati dejstvo, da je namen možnosti vložitve potrdilne prošnje, predvidene v Uredbi št. 1049/2001, instituciji omogočiti, da ponovno preuči svoje stališče, da bi popravila morebitne napake. Glede na to, da ni mogoče izključiti, da bi ta preizkus lahko privedel do tega, da bi dokument, za katerega institucija meni, da ne obstaja, navsezadnje obstajal, je lahko potrdilna prošnja v takih okoliščinah vseeno koristna. Varuh človekovih pravic je namreč že moral obravnavati primere, v katerih so bili dokumenti odkriti šele po vložitvi potrdilne prošnje ali po tem, ko je začel preiskavo pritožbe v zvezi z zavrnitvijo prošnje za dostop. Glede na te okoliščine varuh človekovih pravic meni, da je bilo stališče urada OLAF, da pritožnika ni treba obvestiti o njegovi pravici do vložitve potrdilne prošnje, napačno.

2.11 OLAF je trdil, da njegov dopis z dne 14. aprila 2005 ni pomenil zavrnitve dostopa, ampak odgovor na zahtevo po informacijah. Dejansko si je mogoče predstavljati, da bi se prošnja za dostop do dokumenta, če ta dokument dejansko ne obstaja, lahko razumela kot prošnja za informacije v zvezi s predmetom domnevnega dokumenta. V tem smislu se varuh človekovih pravic strinja s stališčem, ki ga je izrazil OLAF v svojem odgovoru na predlog varuha človekovih pravic za sporazumno rešitev v tem primeru, v skladu s katerim je bilo logično obravnavati pritožnikovo zahtevo kot zahtevo po informacijah. Vendar bi bilo treba v takem primeru prosilca jasno obvestiti, da je bila njegova prošnja za dostop na novo razložena kot prošnja za informacije. Poleg tega in ker mora uprava spoštovati pravice iz Uredbe št. 1049/2001, bi moral biti prosilec obveščen tudi o tem, da lahko vloži potrdilno prošnjo, če želi ugoditi svoji prošnji za dostop. Vendar varuh človekovih pravic ugotavlja, da v obravnavani zadevi OLAF pritožnika ni niti obvestil o njegovi pravici do vložitve potrdilne prošnje niti v dopisu z dne 14. aprila 2005 ni jasno navedel, da namerava zahtevo obravnavati kot zahtevo za informacije. Prvi predlog v zvezi s tem je bil vsebovan le v odgovoru urada OLAF na potrdilno prošnjo, v katerem se je skliceval na „prošnjo za dostop do informacij“. Vendar je bil ta dopis dvoumen, saj je bila v samem sklicu omenjena zahteva za „dostop do dokumentov“. OLAF je šele v svojem dopisu z dne 28. junija 2005 pojasnil, da preiskave pritožnika obravnava kot "zahteve po informacijah". Zato je treba skleniti, da je bil način, na katerega je OLAF izvajal svoj pristop k pritožnikovi vlogi, nezadovoljiv.

2.12 Komisija je s Sklepom 2001/937/ES, ESPJ, Euratom z dne 5. decembra 2001 o spremembah njenega poslovnika (11) sprejela podrobna pravila za uporabo Uredbe 1049/2001 s strani njenih služb, vključno z (v ta namen) uradom OLAF. Člen 4 tega poslovnika določa, da odločitve o potrdilnih prošnjah v zvezi z uradom OLAF sprejema njegov generalni direktor (12). Dejstvo, da je odločbo z dne 11. maja 2005 o potrdilni prošnji pritožnika poslal g. P., direktor urada OLAF (to je vodja enega od direktoratov urada OLAF), torej ni bilo v skladu s pravili.

2.13 Člen 4 izvedbenih pravil Komisije določa tudi, da odločba o potrdilni prošnji prosilca obvesti o njegovi pravici, da vloži tožbo pri Sodišču prve stopnje ali pritožbo pri varuhu človekovih pravic. Če OLAF tega ni storil v dopisu z dne 11. maja 2005, to pomeni nadaljnjo postopkovno nepravilnost.

2.14 Namesto da bi OLAF posredoval informacije, ki jih predpisujejo pravila Komisije za izvajanje Uredbe 1049/2001, je v pismu z dne 11. maja 2005 pritožnika obvestil, da se bo glede na to, da je to že drugo vprašanje v zvezi z istim vprašanjem, vsaka nadaljnja korespondenca v skladu s točko 4 Kodeksa Komisije štela za ponavljajočo se in se zato nanjo ne bo odgovorilo. Glede na to, da Uredba št. 1049/2001 določa dvostopenjski postopek in torej predvideva drugo prošnjo v primerih, ko je prvotna prošnja zavrnjena, je odgovor urada OLAF očitno pomenil napačen odziv na pritožnikovo elektronsko pošto z dne 14. aprila 2005. Uporabo ustrezne določbe kodeksa Komisije bi si bilo mogoče zamisliti le, če bi OLAF pritožnika nedvoumno in od samega začetka obvestil, da se mu zdi primerno obravnavati njegovo zahtevo za dostop do dokumentov kot zahtevo za informacije. Ker take informacije niso bile predložene, se OLAF v obravnavani zadevi očitno ni mogel sklicevati na navedeno določbo. Varuhinja človekovih pravic meni, da je koristno dodati, da tudi če bi bile take informacije podane, se ne bi bilo primerno sklicevati na točko 4 kodeksa Komisije, saj mora uprava (kot je pojasnjeno v točki 2.10 zgoraj) spoštovati pravice iz Uredbe 1049/2001. Zaradi celovitosti je treba upoštevati dejstvo, da se točka 4 Kodeksa Komisije nanaša na korespondenco, „ki jo je mogoče razumno šteti za neprimerno, na primer zato, ker se ponavlja“. Varuh človekovih pravic ne vidi, kako bi se lahko pritožnikovo elektronsko sporočilo z dne 14. aprila 2005 štelo za neprimerno, čeprav bi bilo treba sprejeti stališče OLAF, da ga je treba obravnavati kot drugo zahtevo za informacije.

2.15 Varuhinja človekovih pravic je na podlagi zgoraj navedenega prišla do zaključka, da je OLAF zagrešil številne postopkovne nepravilnosti, ki pomenijo nepravilnosti.

2.16 Varuh človekovih pravic meni, da so nepravilnosti v zvezi z vprašanji (1), (2) in (4), navedenimi v točki 2.1 zgoraj, povezane in bi se lahko štele za razmeroma majhne. Vendar je treba upoštevati dejstvo, da OLAF v zvezi s tem ni niti izrazil obžalovanja, kaj šele opravičil za te nepravilnosti, čeprav je varuh človekovih pravic predlagal, da to stori tako v svojem predlogu za sporazumno rešitev kot v svojem osnutku priporočila. Namesto tega je OLAF vztrajal, da je pritožnikovo zahtevo obravnaval pravilno. Varuhinja človekovih pravic obžaluje, da urad OLAF tako ni izkoristil možnosti za rešitev tega vidika zadeve, ki bi bila preprosta in državljanom prijazna.

2.17 V zvezi s četrto nepravilnostjo, ki se nanaša na domnevno ponavljajočo se naravo pritožnikove korespondence, varuhinja človekovih pravic z zadovoljstvom ugotavlja, da je OLAF v svojem odgovoru na predlog sporazumne rešitve poudaril, da bi se ustrezna določba, tj. točka 4 Kodeksa Komisije, v prihodnje štela za zadnjo možnost, ki bi jo OLAF moral uporabiti le po skrbnem premisleku in kadar okoliščine jasno upravičujejo takšno obravnavo korespondence. Vendar varuhinja človekovih pravic ponovno ugotavlja, da urad OLAF pritožniku v zvezi s to zadevo ni izrazil obžalovanja ali opravičila.

2.18 Varuh človekovih pravic glede na navedeno ugotavlja, da je OLAF ravnal nepravilno, saj (1) pritožnika v prvem odgovoru ni obvestil o njegovi pravici do vložitve potrdilne prošnje, (2) je v nasprotju z izvedbenimi določbami Komisije o njegovi potrdilni prošnji odločala tudi oseba, ki je obravnavala prvotno prošnjo za dostop; (3) da je pritožniku po prejemu njegove potrdilne prošnje sporočila, da na nadaljnja pisma ne bo odgovorila; in (4) da pritožnik v svojem odgovoru na potrdilno prošnjo za dostop ni bil obveščen o svoji pravici do vložitve tožbe ali pritožbe pri varuhu človekovih pravic. To so primeri nepravilnosti. Varuh človekovih pravic meni, da je pomembno poudariti, da bi bil njegov sklep drugačen glede točk (1), (2) in (4), če bi OLAF že od samega začetka jasno navedel, da meni, da je pritožnikova zahteva zahteva za informacije in ne zahteva za dostop v skladu z Uredbo 1049/2001.

3 Vsebinska presoja zadeve

3.1 Pritožnik je 30. marca in 20. maja 2005 zaprosil OLAF za dostop do popolnega seznama dopisov, ki jih je imel s službami nemške zvezne vlade in vlad nemških zveznih dežel v letih 2000, 2001, 2002, 2003 in 2004. Pritožnik je trdil, da člen 11 Uredbe 1049/2001 določa, da morajo biti „vsi“ dokumenti navedeni v javno dostopnem registru. Pritožnik je poudaril, da je bil namen njegove zahteve pridobiti izpisek iz tega registra. Opozoril je, da so mu Komisija in drugi organi Skupnosti v preteklosti posredovali take izvlečke ali jih predložili na njegovo zahtevo. OLAF je menil, da člen 11 Uredbe št. 1049/2001 zadevnih institucij ne zavezuje k vključitvi vseh dokumentov v register. Dodala je, da ni seznama korespondence urada OLAF, kot je zahteval pritožnik, in da bi bila njena predložitev za urad OLAF nesorazmerna obremenitev.

Pritožnik je v pritožbi varuhu človekovih pravic v bistvu trdil, da OLAF ni ustrezno obravnaval vsebine njegovih zahtev za dostop.

3.2 OLAF je v svojem mnenju potrdil, da takih seznamov ni in da so bile zato zahteve obravnavane kot zahteve za informacije. Po navedbah urada OLAF bi bilo treba za predložitev zahtevanih informacij sestaviti seznam približno 8000 dokumentov. To bi po mnenju urada OLAF zahtevalo nesorazmeren napor. Vendar je bil OLAF pripravljen pomagati v največji možni meri. Zato je pritožnika pozvala, naj predloži podrobnejše informacije o korespondenci, ki ga zanima (npr. ime pošiljatelja ali prejemnika, datum ali sklic).

3.3 Pritožnik je v svojih pripombah poudaril, da člen 11(1) Uredbe št. 1049/2001 določa, da se "sklicevanja na dokumente nemudoma vpišejo v register." Po mnenju pritožnika je to težko razlagati drugače, kot da je treba vse dokumente vključiti v register takoj, ko so predloženi. Ta razlaga je bila podprta s členom 9 Uredbe, ki je določal, da je treba v zvezi z dokumenti občutljive narave oceniti, katere sklice je treba navesti v registru, in da je treba te dokumente vpisati v register „samo s soglasjem avtorja“. Pritožnik je trdil, da je treba iz tega sklepati, da je zakonodajalec nameraval načeloma vse dokumente vpisati v javni register, vendar je predvidel izjeme za določene dokumente. Zavrnitev urada OLAF bi bila zato zakonita, če bi zadevni dokumenti spadali v kategorije iz člena 9 Uredbe 1049/2001. Vendar to očitno ni bilo tako in OLAF tega tudi ni zatrjeval.

3.4 OLAF je v odgovoru na prvo zahtevo za dodatne informacije, ki jo je nanj naslovil varuh človekovih pravic, navedel, da bi moral, da bi mu zagotovil zahtevane informacije, ne le sestaviti seznam vse prejete in poslane pošte nemški zvezni vladi in nemškim regionalnim vladam v obdobju petih let, temveč tudi pregledati vsako točko na seznamu, da bi zagotovil, da razkritje informacij, ki jih vsebuje, ne bi kršilo zahtev Skupnosti glede poklicne skrivnosti in varstva podatkov ter nacionalnih zahtev glede sodne tajnosti. OLAF je zato pritožnika pozval, naj predloži dodatne podrobnosti o tem, katera korespondenca ga zanima. Do zdaj je to odklonil. Če bi ga varuh človekovih pravic spodbudil, naj omeji svojo zahtevo, na primer na bolj omejeno časovno obdobje, bi mu to lahko omogočilo, da ugodi njegovi zahtevi. OLAF je dodal, da je bil v dokaz njegove zaveze, da bo dosegel zadovoljiv rezultat, priložen seznam, ki zajema zadnje tri mesece leta 2004.

OLAF je poudaril, da je Komisija, da bi zagotovila polni učinek členov 6(2) in 11 Uredbe št. 1049/2001, dopolnila svoje javno dostopne spletne registre v odgovor na posebne prošnje za dostop do dokumentov, tako da je predložila seznam dokumentov, ki naj bi prosilcu pomagali identificirati dokument, ki ga išče. Dodala je, da je OLAF v skladu s to politiko pritožniku že predložil seznam, ki zajema trimesečno obdobje, in bi bila pripravljena predložiti dodaten seznam dokumentov, če bi svojo zahtevo omejila.

3.5 Pritožnik je v svojih pripombah vztrajal, da trenutno veljavne pravne določbe ne predvidevajo, da bi bil register dokumentov na voljo le za "bolj omejeno časovno obdobje". Zahteva za zadevne sezname dokumentov je bila zato ohranjena. Pritožnik je poudaril, da je seveda sprejemljivo, da OLAF najprej predloži seznam za leto 2004 in nato postopoma pošlje sezname za leta 2003, 2002, 2001 in 2000, na primer enega vsakih nekaj tednov.

3.6 OLAF je v svojem odgovoru na predlog za sporazumno rešitev, ki mu ga je predložil varuh človekovih pravic, ponovil svoje stališče, da bi oblikovanje seznama za vsa zadevna leta pomenilo nesorazmerno upravno breme. OLAF je dodal, da je bil pritožnikov predlog, da se mu postopoma predloži seznam, ki ga je zahteval, skrbno preučen. Vendar je po mnenju urada OLAF predložitev tega seznama še vedno pomenila nesorazmerno upravno breme. Tudi če bi se to časovno razširilo, bi to pomenilo znatno nalogo, ki bi zmanjšala sredstva, ki so na voljo za glavno nalogo urada OLAF, tj. odvračanje od goljufij in njihovo odkrivanje.

3.7 OLAF je v svojem podrobnem mnenju o osnutku priporočila ponovil svoje stališče in ga pojasnil ob upoštevanju pripomb varuha človekovih pravic. OLAF je navedel, da tudi če bi predpostavili, da je relevantna le ena od petih postavk, bi seznam 8000 postavk, ki je bil sestavljen na podlagi sistema „Adonis“, še vedno privedel do končnega seznama 1600 relevantnih postavk v celotnem petletnem obdobju. Poleg tega bi to še vedno vključevalo pregled 8000 vnosov, ki bi ga opravilo osebje urada OLAF, da bi se seznam izpopolnil bolj, kot je bilo mogoče na podlagi iskanja „Adonis“. OLAF je dodal, da bi morala biti večina njegovih vodij enot vključena v preverjanje korespondence, ki spada v njihovo pristojnost. Poleg tega bi morala nemški odvetnik in pooblaščena oseba za varstvo podatkov pregledati seznam, da bi zagotovila, da so izpolnjene vse zahteve v zvezi z varstvom podatkov. Po mnenju urada OLAF bi bilo za to potrebnih veliko ur njegovih omejenih človeških virov, kar bi preprečilo obravnavo drugih perečih vprašanj.

OLAF je dodal, da je Sodišče prve stopnje v sodbi v zadevi T-2/03 v zvezi z Uredbo 1049/2001 poudarilo pomen tega načela. Po mnenju urada OLAF je bila stopnja pomoči pritožniku v veliki meri odvisna od njegove pripravljenosti za sodelovanje z uradom OLAF pri usmerjanju njegove zahteve na posamično opredeljene ali določljive dokumente. OLAF je trdil, da bi morali isti preudarki a fortiori veljati za zahtevo za dostop do informacij.

OLAF je ugotovil, da se strinja, da je namen člena 11(1) Uredbe št. 1049/2001 zagotoviti učinkovitost pravic državljanov. Sklicevala se je na dejstvo, da se bo obseg zadev, zajetih v registru Komisije, postopoma širil. OLAF je tudi poudaril, da niti varuh človekovih pravic še ni vzpostavil izčrpnega registra, ki bi vključeval vso korespondenco.

3.8 Varuh človekovih pravic ugotavlja, da pritožnikova trditev temelji na stališču, da bi mu moral OLAF zagotoviti sezname, ki jih je zahteval na podlagi člena 11 Uredbe 1049/2001. Da bi bile pravice državljanov iz te uredbe učinkovite, vsaka institucija v skladu s to določbo „zagotovi javni dostop do registra. Dostop do registra bi moral biti zagotovljen v elektronski obliki. Sklicevanja na dokumente se nemudoma vpišejo v register.“

3.9 Varuh človekovih pravic je to določbo že obravnaval v osnutku priporočila in poznejšem posebnem poročilu, ki ga je predložil v zadevi 917/2000/GG, ki se je nanašala na Svet Evropske unije (13). V tem primeru je varuh človekovih pravic ugotovil, da bi moral register, ki ga vodi Svet, vsebovati vse dokumente, predložene Svetu. Glede na to, da je bil pritožnik v navedeni zadevi zaskrbljen le zaradi tovrstnega dokumenta, varuhu človekovih pravic ni bilo treba preučiti, ali bi bilo treba v register vključiti tudi druge dokumente, kot je korespondenca z drugimi institucijami ali tretjimi osebami. Vendar je treba opozoriti, da je namen zadevnega registra, kot je poudarjeno v členu 11 Uredbe št. 1049/2001, „da se zagotovi učinkovitost pravic državljanov iz te uredbe“. Člen 2(3) določa, da se Uredba uporablja za "vse" dokumente institucij, "to je za dokumente, ki jih institucije pripravijo ali prejmejo in so v njihovi lasti, na vseh področjih delovanja Evropske unije". V uvodni izjavi 4 je navedeno, da je namen Uredbe št. 1049/2001 „čim bolj uresničiti pravico dostopa javnosti“. Glede na ta dejstva varuh človekovih pravic meni, da lahko register iz člena 11 doseže svoj cilj „da se zagotovi učinkovitost pravic državljanov iz te uredbe“ le, če je čim bolj izčrpen. Dejansko je težko razumeti, kako bi lahko državljan ustrezno izkoristil svojo pravico do dostopa, če sploh ne ve, katere dokumente ima institucija.

3.10 Da bi se izognili nesporazumom, je treba poudariti, da to načelo ne pomeni, da bi bili ogroženi legitimni interesi, ki bi lahko upravičili tajnost. Prvič, člen 11(2) določa, da se podatki v javnem registru navedejo na način, „ki ne ogroža varstva interesov iz člena 4“. Ker člen 4 določa izjeme od pravice do dostopa zaradi varstva nekaterih javnih in zasebnih interesov, je jasno, da je treba potrebo po varstvu interesov, na katere se sklicuje urad OLAF, upoštevati pri registraciji zadevnih dokumentov. Drugič, kot je pravilno poudaril pritožnik, člen 9(2) določa, da mora institucija „brez poseganja v člen 11(2)“ oceniti, katera sklicevanja na „občutljive“ dokumente (tj. dokumente v smislu člena 9(1) Uredbe 1049/2001) se lahko vnesejo v javni register. Zato je povsem mogoče, da nekaterih "občutljivih" dokumentov ni treba vpisati v javni register dokumentov. Glede na možnosti za zaščito legitimnih interesov zaupnosti, ki jih tako omogoča Uredba 1049/2001, varuh človekovih pravic ni prepričan v argument urada OLAF (v svojem odgovoru na predlog sporazumne rešitve), da vključitev sklicevanj na korespondenco urada OLAF v javni register ne bi bila izvedljiva. Varuhinja človekovih pravic z zadovoljstvom ugotavlja, da se zdi, da urad OLAF v svojem podrobnem mnenju ni ponovil tega stališča.

3.11 Vendar varuh človekovih pravic meni, da mu v obravnavani zadevi ni treba podrobneje preučiti obsega obveznosti, ki izhajajo iz člena 11(1) Uredbe št. 1049/2001 (14). Opozoriti je treba, da OLAF ni zanikal, da se pritožniku lahko omogoči dostop do seznamov, kot so tisti, ki jih je zahteval. Nasprotno, OLAF se je izrecno skliceval na dejstvo, da je Komisija v prizadevanju, da bi zagotovila polni učinek členov 6(2) in 11 Uredbe št. 1049/2001, dopolnila svoje javno dostopne spletne registre v odgovor na posebne prošnje za dostop do dokumentov s tem, da je predložila seznam dokumentov, ki naj bi prosilcu pomagali identificirati dokumente, ki jih zahteva. OLAF je dodal, da je v skladu s to politiko pritožniku že predložil seznam, ki zajema trimesečno obdobje, in bi bil pripravljen predložiti dodaten seznam dokumentov, če bi zožil svojo zahtevo. Tako se zdi, da OLAF pritožniku ne odreka pravice do prejema informacij, ki jih zahteva, ampak samo trdi, da bi posredovanje vseh informacij od njega zahtevalo nesorazmeren napor.

3.12 OLAF je v svojem mnenju trdil, da bi izpolnitev pritožnikove zahteve od njega zahtevala pripravo seznama več kot 8 000 dokumentov in da bi to pomenilo nesorazmerno upravno breme. Kot je navedeno zgoraj, je urad OLAF v svojem podrobnem mnenju o osnutku priporočila varuha človekovih pravic to stališče razširil.

3.13 Koristno je opozoriti, da se je Sodišče prve stopnje že ukvarjalo z vprašanjem, ali je mogoče dostop do dokumentov zavrniti na podlagi Uredbe 1049/2001, če bi obravnava zadevne prošnje pomenila preveliko breme za upravo.

3.14 Sodišče je v sodbi v zadevi T-2/03 (15) razsodilo:

Vendar je treba upoštevati, da lahko prosilec na podlagi Uredbe št. 1049/2001 vloži prošnjo za dostop, ki se nanaša na očitno nerazumno število dokumentov, morda iz nepomembnih razlogov, s čimer se naloži obseg dela za obravnavo njegove prošnje, kar bi lahko zelo ohromilo pravilno delovanje institucije. Poleg tega je treba poudariti, da kadar se prošnja nanaša na zelo veliko dokumentov, pravica institucije, da skupaj s prosilcem poišče „pravično rešitev“ na podlagi člena 6(3) Uredbe št. 1049/2001, odraža možnost, da se, čeprav v posebej omejenem obsegu, upošteva potreba po uskladitvi interesov prosilca z interesi dobrega upravljanja.

102 Institucija mora torej v posebnih primerih, v katerih bi konkreten in posamičen preizkus dokumentov pomenil nerazumno veliko upravnega dela, ohraniti pravico do tehtanja med interesom dostopa javnosti do dokumentov in tako povzročenim delovnim bremenom, da se v teh posebnih primerih zaščiti interes dobrega upravljanja (glej po analogiji zgoraj v točki 69 navedeno sodbo Hautala proti Svetu, točka 86).

103 Vendar se ta možnost uporablja le v izjemnih primerih.

(...)

112 Zato je lahko odstopanje od te obveznosti preizkusa dopustno le v izjemnih primerih in le, če se izkaže, da je upravno breme, ki ga pomeni konkreten in posamičen preizkus dokumentov, posebej veliko in s tem presega meje tega, kar se lahko razumno zahteva (glej po analogiji zgoraj navedeno sodbo Kuijer II, točka 57).

113 Poleg tega, ker pravica dostopa do dokumentov institucij pomeni načelni pristop, mora institucija, ki se sklicuje na izjemo, povezano z nerazumnostjo naloge, ki jo zahteva, dokazati obseg te naloge."

3.15 Kot je bilo že omenjeno, je OLAF pojasnil, da seznam, do katerega želi pritožnik dobiti dostop, še ne obstaja, vendar bi ga bilo treba najprej sestaviti. Obravnavana zadeva se torej ne nanaša na prošnjo za dostop do dokumentov v običajnem smislu Uredbe št. 1049/2001, temveč na prošnjo za seznam dokumentov, ki jih je treba še pripraviti. Vendar varuh človekovih pravic meni, da je zgoraj navedeno sodno prakso mogoče uporabiti tudi v obravnavani zadevi, zlasti ker priprava seznama dokumentov na podlagi podatkov ali gradiva, ki je že na voljo v elektronski obliki, ne more biti bolj obremenjujoča in zamudna kot preučitev, ali je mogoče odobriti dostop do samih dokumentov.

3.16 OLAF je dosledno trdil, da bi izpolnitev pritožnikove zahteve pomenila nesorazmerno delovno breme. Vendar je urad OLAF šele v svojem podrobnem mnenju o osnutku priporočila varuha človekovih pravic predložil natančnejše argumente v podporo tej trditvi.

3.17 Edini konkreten element, ki je bil prej omenjen, je bil podatek o 8000 dokumentih, na katere se je OLAF že skliceval v svojem dopisu pritožniku z dne 28. junija 2005. V skladu s tem dopisom bi moral OLAF sestaviti seznam 8 000 dokumentov, da bi našel informacije, ki jih je zahteval pritožnik. Vendar se zdi, da ta številka vključuje številne dokumente, ki niso zajeti v zahtevi pritožnika. Varuh človekovih pravic je preučil seznam dopisov za zadnje tri mesece leta 2004, ki jih je OLAF predložil pritožniku kot znak njegove dobre volje. Ta seznam vsebuje približno 300 dokumentov, od katerih je bil le majhen del (približno 60 dokumentov) pomemben za pritožnika, saj so se nanašali na korespondenco s službami nemške zvezne vlade in vlad nemških zveznih dežel. Po mnenju varuha človekovih pravic je zato zelo verjetno, da je skupno število dokumentov, ki se ujemajo s pritožnikovo zahtevo, veliko manjše od števila, ki ga je predložil OLAF.

3.18 OLAF je v odgovoru na vprašanje varuha človekovih pravic trdil, da je seznam, ki ga je predložil, ustvaril z računalniškim iskanjem vse korespondence z nemškimi organi ali od njih. Po mnenju urada OLAF te računalniške raziskave ni bilo mogoče omejiti na korespondenco, izmenjano z organi nemške zvezne vlade in vladami nemških zveznih dežel, saj programska oprema pri iskanju ne bi omogočala take izboljšave. Urad OLAF je pojasnil, da zadevna korespondenca ni bila nikoli naslovljena na vlado kot tako, temveč je kot naslovnika ali pošiljatelja navedla posebno službo ali organ v vladi. Po mnenju urada OLAF torej ni bilo ustrezne iskalne besede, ki bi jo bilo mogoče uporabiti. OLAF je trdil, da bi moral uslužbenec pregledati vsako postavko na seznamu in ročno izbrisati vse vnose, ki ne vključujejo korespondence z nemško zvezno vlado in vladami nemških zveznih dežel. Po mnenju urada OLAF bi bilo to bolj obremenjujoče kot priprava seznama vse korespondence z nemškimi organi in od njih. Urad OLAF je v svojem podrobnem mnenju ponovil svojo trditev, da tudi če bi se strinjali, da je relevanten le eden od petih dokumentov na prvotnem seznamu, bi obravnavanje pritožnikove zahteve še vedno vključevalo pregled 8000 vnosov s strani osebja urada OLAF, da bi se seznam izpopolnil bolj, kot je bilo mogoče na podlagi iskanja „Adonis“.

3.19 Varuha človekovih pravic ta trditev ne prepriča. Res je, da seznam, ki ga je urad OLAF predložil pritožniku, potrjuje, da korespondenca urada OLAF ni naslovljena na zvezno vlado ali eno od deželnih vlad kot tako, temveč na določeno službo ali organ. Vendar je treba opozoriti, da je "posebna služba ali organ" v tem primeru pristojno ministrstvo ali minister v zadevni vladi. Pregled zgoraj navedenega seznama je pokazal, da se vsi vnosi, razen enega, ki se zdijo pomembni za pritožnikove zahteve, imenujejo korespondenca z nemško (zvezno ali deželno) „ministrstvom“. Nemški ekvivalent ("Ministerium") je vedno naveden kot ločena beseda ali kot del spojine, kot je "Bundesministerium" ("zvezno ministrstvo"). Edina izjema je pismo, ki ga je poslal nemški "minister" (v nemščini "minister"). Zato se ne zdi izključeno, da bi lahko urad OLAF z nadaljnjim iskanjem z uporabo iskalnega izraza, kot je „minister“, zlahka odstranil vse dokumente, ki niso pomembni za te namene. Varuhinja človekovih pravic zato ni prepričana, da so tehnične težave, na katere se sklicuje urad OLAF, take, da bi moral urad OLAF nujno porabiti nesorazmerno veliko časa in dela, da bi pripravil seznam, ki bi vseboval vso njegovo korespondenco z nemško zvezno vlado in vladami nemških zveznih dežel.

3.20 Res je, da tudi če bi domnevali, da je pomembna le ena od petih postavk, vključenih v prvotni seznam vseh dopisov z nemškimi organi, bi to še vedno pomenilo končni seznam približno 1600 ustreznih postavk v celotnem petletnem obdobju.

3.21 Varuh človekovih pravic se strinja, da bo preučitev takega seznama z namenom, da se ugotovi, ali ne vsebuje zaupnih podatkov, verjetno zahtevala veliko dela.

3.22 Vendar varuh človekovih pravic še vedno meni, da OLAF ni ugotovil, da bi bilo tako potrebno delo nesorazmerno. To stališče temelji na naslednjih razlogih.

3.23 Prvič, varuhinja človekovih pravic še vedno ni prepričana, da je priprava različice ustreznega seznama, ki ne razkriva zaupnih informacij, enako zapletena in zamudna, kot trdi urad OLAF. OLAF je pojasnil, da v zvezi s seznamom, ki ga je predložil (in ki zajema zadnje tri mesece leta 2004), meni, da bi bila omejitev tega seznama na tiste postavke, ki ustrezajo zahtevi pritožnika, bolj obremenjujoča kot zagotavljanje seznamov, na katerih je navedena tudi korespondenca z drugimi organi v Nemčiji, saj bi nato moral uslužbenec pregledati vsako postavko na seznamu in ročno izbrisati vse vnose, ki ne vključujejo korespondence z nemško zvezno vlado in vladami nemških zveznih dežel. Tudi ob predpostavki, da je bila taka ročna odprava nepomembnih pošiljk korespondence potrebna (kar se zdi dvomljivo, glej točko 3.19 zgoraj), se zdi očitno, da zadevno delo, čeprav bi bilo nedvomno dolgočasno, ne bi zahtevalo več kot nekaj sekund na pošiljko. Dejansko bi bilo treba v zadnjem od štirih polj, navedenih na upoštevnem seznamu, le preveriti, ali je bil pošiljatelj ali naslovnik zadevnega pisma ministrstvo ali minister zvezne vlade ali ene od deželnih vlad v Nemčiji, in v primeru negativne ugotovitve črtati zadevni vnos. Poleg tega je očitno, da bi to delo lahko opravila oseba, ki ne razpolaga z nadaljnjim poznavanjem vsebine zadevne korespondence. Vendar je urad OLAF navedel tudi, da mora preveriti vse postavke na seznamu, da bi zagotovil skladnost z zahtevami glede poslovne skrivnosti, varstva podatkov in nacionalne sodne tajnosti. V primeru seznama, ki je bil razkrit, je to pomenilo, da je moral urad OLAF preveriti vseh 300 vnosov in ne 60, ki so bili relevantni. Če je to - kot je predlagal OLAF - manj obremenjujoče kot odstranitev postavk, ki niso pomembne, se je težko izogniti ugotovitvi, da zadevna preučitev ne more biti zelo dolgotrajna in da priprava ustreznih seznamov ne more biti preveč obremenjujoča, tudi če bi ta seznam obsegal več kot tisoč postavk.

3.24 Drugič, OLAF je poudaril, da je kljub temu, da meni, da bi izpolnjevanje pritožnikovih zahtev v celoti zahtevalo nesorazmeren napor, še vedno pripravljen pomagati pritožniku pod pogojem, da svojo zahtevo omeji. OLAF je vztrajal, da pritožnikov predlog, da bi lahko informacije, ki jih je iskal, zagotovil v obrokih, ni sprejemljiv, saj to ne bi vplivalo na skupni obseg dela. Res je, da pritožnik še naprej vztraja, da mu mora OLAF zagotoviti vse informacije, ki jih potrebuje. Vendar bi po mnenju varuha človekovih pravic razširitev zadevnega dela na daljše časovno obdobje uradu OLAF olajšala izpolnjevanje pritožnikovih želja. Varuhinja človekovih pravic zato še naprej meni, da je bil pritožnikov predlog razumen in konstruktiven ter da ga je treba upoštevati pri preučevanju, ali bi obravnavanje njegove zahteve zahtevalo nesorazmeren napor urada OLAF.

3.25 Tretjič, upoštevati je treba dejstvo, da se možnost uprave, da se sklicuje na dejstvo, da bi obravnava zahteve povzročila nerazumno veliko upravnega dela, uporablja, kot je Sodišče prve stopnje razsodilo v sodbi v zadevi T-2/03, le v "izjemnih okoliščinah". Sodišče je tudi potrdilo, da mora institucija, ki se želi sklicevati na to izjemo, v zvezi s tem nositi dokazno breme (16). Po mnenju varuha človekovih pravic OLAF ni dokazal, da bi posredovanje zahtevanih informacij pritožniku dejansko zahtevalo nerazumno in nesorazmerno veliko dela. Čeprav se zdi število dokumentov, na katere se nanaša ta prošnja, precejšnje, ne smemo pozabiti, da uradu OLAF ni treba odločiti, ali se lahko odobri dostop do teh dokumentov, temveč le, ali opis predmeta zadevnih dopisov, ki je na voljo v sistemu „Adonis“, vsebuje zaupne podatke, ki bi jih bilo treba odstraniti, preden se seznam lahko razkrije, ali, v izjemnih primerih, ali je dokument tako občutljiv, da ga sploh ni mogoče navesti na tem seznamu. Kolikor je to mogoče sklepati iz informacij s seznama, ki je bil dan na voljo, se zdi, da je bilo število informacij na postavko, ki jih je moral preveriti urad OLAF, zelo omejeno (17).

3.26 Četrtič in kar je najpomembneje, da bi državljani lahko uveljavljali svoje pravice iz Uredbe 1049/2001, morajo vedeti, katere dokumente ima zadevna uprava. Dokler ni lahko dostopnega registra, v katerem so navedeni ti dokumenti, ali dokler ta register ni dovolj popoln, morajo biti institucije in organi EU zato pripravljeni državljanom zagotoviti ad hoc sezname dokumentov, ki jih imajo, tudi če priprava teh seznamov zanje pomeni znatno breme. V zvezi s tem želi varuh človekovih pravic potrditi, da se strinja, da morajo biti sredstva urada OLAF usmerjena predvsem v osrednjo nalogo, na katero se je skliceval. Vendar to ne pomeni, da bi moral biti OLAF razrešen svoje dolžnosti, ki izhaja iz njegovega statusa kot dela Komisije, da izpolnjuje obveznosti, ki izhajajo iz Uredbe 1049/2001.

3.27 Varuh meni, da bi bilo treba v zvezi s tem obravnavati še eno vprašanje, čeprav ni pomembno za obravnavo te zadeve. OLAF se je večkrat skliceval na dejstvo, da varuh človekovih pravic sam nima lahko dostopnega registra dokumentov, s katerimi razpolaga. Varuh človekovih pravic meni, da je koristno poudariti, da tak register dohodne in odhodne korespondence dejansko obstaja v uradu evropskega varuha človekovih pravic ter se stalno vzdržuje in posodablja. Ta register vsebuje povezave do digitalizirane različice vseh dokumentov, poslanih ali prejetih od leta 2002. Če ta register še vedno ni neposredno dostopen prek interneta, je to ravno zato, ker se tehnične zahteve, ki jih je treba uvesti, da se zagotovi zaupnost nekaterih dokumentov, še vedno razvijajo. Če bi medtem kateri koli državljan želel biti obveščen o dokumentih, ki jih je poslal ali prejel varuh človekovih pravic in so v njegovi lasti, bi lahko uprava varuha človekovih pravic predložila seznam te korespondence in zadevnih posebnih dokumentov. Kadar koli bi bila taka zahteva vložena, bi službe varuha človekovih pravic storile vse, kar je v njihovi moči, da bi državljanom čim prej zagotovile zahtevane informacije. Urad varuha človekovih pravic ima tudi popoln register vse korespondence in dokumentov, poslanih, prejetih ali pripravljenih v okviru njegovih preiskav. Ta register dokumentov, povezanih s pritožbami in preiskavami, je v celoti digitaliziran in zajema vse preiskave varuha človekovih pravic od njegove ustanovitve leta 1996. Varuh človekovih pravic želi poudariti, da morajo za njegovo upravo očitno veljati enake (če ne celo zahtevnejše) zahteve glede preglednosti in storitvene naravnanosti, za katere pričakuje, da jih bodo spoštovale vse druge institucije in organi Skupnosti.

3.28 Glede na te ugotovitve varuh človekovih pravic meni, da urad OLAF ni dokazal, da bi priprava seznama, ki ga je zahteval pritožnik, pomenila nesorazmerno breme.

3.29 V teh okoliščinah varuh človekovih pravic meni, da OLAF ni navedel utemeljenega razloga za neupoštevanje pritožnikove zahteve za dostop do popolnega seznama korespondence, ki jo je imel s službami nemške zvezne vlade in vlad nemških zveznih dežel v letih 2000, 2001, 2002, 2003 in 2004. To je še en primer nepravilnosti.

4 Sklepna ugotovitev

4.1 Na podlagi preiskav varuhinje človekovih pravic v zvezi s to pritožbo je treba podati naslednjo kritično pripombo:

V skladu s členom 23 Evropskega kodeksa dobrega ravnanja javnih uslužbencev (18) se prošnje za dostop javnosti do dokumentov obravnavajo v skladu s pravili in načeli iz Uredbe 1049/2001.

V zvezi s postopkovnimi vprašanji varuh človekovih pravic meni, da je urad OLAF ravnal nepravilno, saj (1) pritožnika v prvem odgovoru ni obvestil o njegovi pravici do vložitve potrdilne prošnje, (2) v nasprotju z izvedbenimi določbami Komisije je oseba, ki je obravnavala prvotno prošnjo za dostop, odločila tudi o njegovi potrdilni prošnji; (3) pritožniku je po prejemu njegove potrdilne prošnje sporočila, da na nadaljnja pisma ne bo odgovorila; in (4) v svojem odgovoru na pritožnikovo potrdilno prošnjo za dostop pritožnika ni obvestil o njegovi pravici, da vloži tožbo ali pritožbo pri varuhu človekovih pravic. To so primeri nepravilnosti. Varuh človekovih pravic meni, da je pomembno poudariti, da bi bil njegov sklep drugačen glede točk (1), (2) in (4), če bi OLAF že od samega začetka jasno navedel, da meni, da je pritožnikova zahteva zahteva za informacije in ne zahteva za dostop v skladu z Uredbo 1049/2001.

V zvezi z vsebino zadeve varuh človekovih pravic meni, da O LAF ni navedel utemeljenega razloga za neupoštevanje pritožnikove zahteve za dostop do popolnega seznama korespondence, ki jo je imel s službami nemške zvezne vlade in vlad nemških zveznih dežel v letih 2000, 2001, 2002, 2003 in 2004 .. To je še en primer nepravilnosti.

4.2 Člen 3(7) statuta evropskega varuha človekovih pravic določa, da po predložitvi osnutka priporočila in po prejemu podrobnega mnenja zadevne institucije ali organa varuh človekovih pravic pošlje poročilo Evropskemu parlamentu in zadevni instituciji ali organu.

4.3 Varuh človekovih pravic je v svojem letnem poročilu za leto 1998 poudaril, da je možnost, da Evropskemu parlamentu predloži posebno poročilo, neprecenljiva za njegovo delo. Dodal je, da posebna poročila zato ne bi smela biti predstavljena prepogosto, temveč le v zvezi s pomembnimi zadevami, pri katerih je Parlament lahko ukrepal, da bi pomagal varuhu človekovih pravic (19). Letno poročilo za leto 1998 je bilo predloženo Evropskemu parlamentu, ki ga je tudi odobril.

4.4 Kot je navedeno zgoraj, se obravnavana zadeva nanaša na prošnjo za dostop do seznama dokumentov. Čeprav je to vprašanje pomembno za pritožnika, varuh človekovih pravic meni, da verjetne posledice nepravilnosti, ugotovljene v tej zadevi, niso dovolj resne, da bi upravičile predložitev posebnega poročila Evropskemu parlamentu.

4.5 Varuh človekovih pravic bo zato poslal kopijo te odločbe uradu OLAF in vključil kratek povzetek v letno poročilo za leto 2007, ki bo predloženo Evropskemu parlamentu. Varuh človekovih pravic tako zaključi zadevo.

4.6 O tej odločitvi bo obveščen tudi generalni direktor urada OLAF.

S spoštovanjem,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) UL 2001, L 145, str. 43.

(2) Kodeks dobrega ravnanja javnih uslužbencev Evropske komisije v odnosih z javnostjo. Ta kodeks je bil dodan kot priloga k Poslovniku Komisije (UL 2000, L 308, str. 26).

(3) UL 2001, L 345, str. 94.

(4) Sklep Evropskega parlamenta 94/262 z dne 9. marca 1994 o predpisih in splošnih pogojih, ki urejajo opravljanje nalog varuha človekovih pravic (UL L 113, str. 15).

(5) Osnutek priporočila je na voljo na spletišču varuha človekovih pravic (http://www.ombudsman.europa.eu).

(6) Podrobnosti so navedene v samem osnutku priporočila, ki je na voljo na spletni strani varuha človekovih pravic.

(7) Zadeva T-2/03, Verein für Konsumenteninformation proti Komisiji, ZOdl. 2005, str. II-1121, točka 99.

(8) UL 2001, L 145, str. 43.

(9) Kodeks dobrega ravnanja javnih uslužbencev Evropske komisije v odnosih z javnostjo. Ta kodeks je bil dodan kot priloga k Poslovniku Komisije (UL 2000, L 308, str. 26).

(10) Na voljo na spletišču evropskega varuha človekovih pravic (http://www.ombudsman.europa.eu).

(11) UL L 345, str. 94.

(12) Določba se nanaša na "direktorja urada OLAF". Člen 12 Uredbe (ES) št. 1073/1999 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 25. maja 1999 o preiskavah, ki jih izvaja OLAF (UL L 136, str. 1) jasno določa, da je zadevna oseba vodja OLAF, ki v skladu z nomenklaturo, ki jo uporablja Komisija, uporablja naziv "generalni direktor".

(13) Oba dokumenta sta na voljo na spletni strani varuha človekovih pravic (http://www.ombudsman.europa.eu).

(14) To načelno vprašanje je bilo izpostavljeno v nedavni pritožbi zoper Komisijo (pritožba 3208/2006/GG), ki jo je vložila nevladna organizacija Statewatch iz Združenega kraljestva. Preiskava te zadeve še ni zaključena.

(15) Zadeva T-2/03, Verein für Konsumenteninformation proti Komisiji, ZOdl. 2005, str.

(16) Zadeva T-2/03, Verein für Konsumenteninformation proti Komisiji, ZOdl. 2005, str. II-1121, točki 103 in 112.

(17) Če navedem primer, ta seznam vsebuje sklic na pismo "Bundeszentrum [dejansko bi bil pravilen naslov"Bundeszentrale"] für Politische Bildung", javnega organa, katerega naloga je spodbujati ozaveščenost in poznavanje političnih zadev med državljani. Predmet tega dopisa (ki očitno ni pomemben za pritožnikovo zahtevo) je opisan, kot sledi: "'Aus Politik und Zeitgeschichte', B 44/20[0]4". Povedano drugače, ta opis je omejen na preprosto sklicevanje na publikacijo, ki naj bi jo nemški organ poslal uradu OLAF. Zelo verjetno je, da je to informacija, ki jo je mogoče najti tudi v samem sistemu Adonis.

(18) Na voljo na spletišču evropskega varuha človekovih pravic (http://www.ombudsman.europa.eu).

(19) Letno poročilo za leto 1998, str. 27–28.