Strasbourg, 24. maja 2006

Spoštovani dr.

Dne 27. aprila 2005 ste v imenu podjetja Mermayde Consultancy vložili pritožbo pri Evropskem varuhu človekovih pravic. Vaša pritožba se je nanašala na odločitev Evropske komisije, da izterja sredstva, dodeljena projektu v okviru petega okvirnega programa.

Dne 26. maja 2005 sem pritožbo posredoval predsedniku Komisije. Komisija je svoje mnenje poslala 4. oktobra 2005. Posredoval sem vam ga skupaj s pozivom k predložitvi pripomb, ki ste ga poslali 21. novembra 2005.

Pišem vam, da vas seznanim z rezultati preiskav, ki so bile opravljene. Opravičujem se za čas, ki je bil potreben za obravnavo vaše pritožbe.

PRITOŽBA

Po mnenju pritožnika, generalnega direktorja in predstavnika družbe Mermayde so upoštevna dejstva, če povzamemo, naslednja.

Mermayde Consultancy (v nadaljnjem besedilu: Mermayde) je bil koordinator projekta TRAP-LRM, ki ga je Komisija financirala v okviru petega okvirnega programa.

Komisija je 4. novembra 2004 družbi Mermayde poslala odločbo o izterjavi zneska 52.589,23 EUR, ki je bil odobren za projekt. Komisija je pojasnila, da se nekateri stroški niso šteli za upravičene, saj se v nasprotju s pravili iz četrtega okvirnega programa celotni stroški, ki so nastali podizvajalcem, niso več upoštevali.

Vendar se zdi, da med fazo pogajanj o pogodbi in izvajanjem projekta uslužbenci Komisije niso bili seznanjeni s spremembo pravil v okviru petega okvirnega programa.

V okviru četrtega okvirnega programa, s katerim je imela družba Mermayde izkušnje, je Komisija dovolila, da se upoštevajo skupni stroški podizvajalcev, čeprav je bil zahtevan le del teh stroškov. Pri pripravi predloga TRAP-LRM v okviru prvega kroga petega okvirnega programa so bile navedene proračunske podrobnosti za vsakega partnerja, pri čemer so bili opredeljeni skupni stroški in zneski, za katere se bo zahtevalo financiranje Komisije.

Komisija je Mermayde obvestila, da je bil predlog ohranjen za pogajanja o pogodbah. Komisija ni navedla, da bi bili v celoti upravičeni le stroški, ki bi jih imeli partnerji in ne podizvajalci.

Med pogajanji o pogodbi niti znanstveni uradnik Komisije niti finančni uradnik nista obvestila družbe Mermayde, da bi v skladu s petim okvirnim programom upravičeni stroški pomenili le dejanske stroške, ki so jih imeli partnerji, in da bi zato družba Mermayde z uporabo podizvajalske strukture lahko utrpela resne izgube. Komisija bi morala družbo Mermayde opozoriti na morebitne negativne učinke uporabe podizvajalcev in ji svetovati, naj namesto tega predvidene podizvajalce pretvori v partnerje. Vendar Komisija takih informacij ni predložila in pogodba je bila podpisana. V Prilogi I k pogodbi so bili navedeni skupni ugotovljeni stroški, vključno s stroški podizvajalcev in prispevkom Komisije. Vendar je bilo v Prilogi II navedeno, da so upravičeni samo dejanski stroški podizvajalcev, ki jih je imel koordinator. Obe prilogi sta bili zato nejasni.

Projekt je bil uspešno izveden in Komisija je izvršila končno plačilo. Vendar je Komisija naknadno revidirala projekt, revizorji pa se niso strinjali s finančnimi sredstvi projekta, saj skupni stroški niso bili navedeni v izkazu stroškov. Revizorji so zato od družbe Mermayde zahtevali vračilo zneska 52.589,23 EUR. Družba Mermayde je priznala, da skupni dejanski stroški podizvajalcev niso bili prikazani v izkazu stroškov, vendar je revizorje obvestila, da bo mogoče predložiti dokazila o skupnih dejanskih stroških. Revizorji niso omenili dejstva, da tak dokaz ne bi rešil težave, ker zadevni stroški niso nastali izvajalcu.

Komisija je na podlagi revizije družbi Mermayde poslala dopis o izterjavi. Družba Mermayde je Komisiji odgovorila, da bo zbrala in predložila dokumente, ki bodo dokazovali skupne stroške podizvajalcev. Komisija se je s tem strinjala in družbo Mermayde tudi pozvala, naj predloži novo izjavo o stroških. Komisija ponovno ni omenila, da skupnih stroškov, ki so jih imeli podizvajalci, ni bilo mogoče upoštevati.

Dokazila o skupnih stroških, ki so jih imeli podizvajalci, so bila zbrana in poslana Komisiji. Namesto da bi Komisija sprejela dokaz, je poslala še en dopis o vračilu, v katerem je navedla, da: „V skladu s pogodbo se lahko povrnejo samo tisti stroški, ki so med drugim nastali med trajanjem projekta in so bili evidentirani v računovodskih izkazih zadevnih udeležencev. To v zvezi s stroški podizvajanja pomeni, da jih je mogoče povrniti (po stopnji, določeni v pogodbi, tj. 48,37 %) le, če vam je podizvajalec predložil račun, ki ste ga (v celoti) plačali. Pomembni so vaši dejanski stroški. Primerjava (in z njo povezane izjave) med „dejanskimi stroški“ oddaje naročil podizvajalcem in njihovimi „dejansko zahtevanimi zneski“ je zato nepomembna, „novi“ izkazi stroškov pa niso sprejemljivi.“

Pritožnik je trdil, da je bila odločitev Komisije, da izterja znesek 52 589,23 EUR, dodeljen projektu TRAP-LRM v okviru petega okvirnega programa, nepravična.

Pritožnik je trdil, da je pogodbo podpisal v dobri veri na podlagi svojih izkušenj s pravili, ki se uporabljajo v okviru četrtega okvirnega programa, in da bi ga morala Komisija obvestiti o novih pravilih in morebitnih negativnih posledicah uporabe podizvajalcev.

Pritožnik je trdil, da bi morala Komisija preklicati svojo odločbo o vračilu in izterjani znesek v višini 52 589,23 EUR vrniti koordinatorju projekta Mermaydeju.

Poizvedba

Mnenje Komisije

Komisija je v svojem mnenju povzela naslednje pripombe.

Ozadje

Leta 2000 je Mermayde, ki ga zastopajo pritožnik, Skupno raziskovalno središče v Geelu (JRC) in Generalni direktorat Evropske komisije za raziskave, sklenil pogodbo TRAP-LRM v okviru petega okvirnega programa. V pogodbi je bilo predvideno, da bo del del del opravilo devet podizvajalcev, ki so bili opredeljeni v Prilogi 1. V Prilogi 1 je bila opredeljena njihova vloga „podizvajalcev“, tj. podizvajalcev, povezanih s koordinatorjem Mermaydejem.

V skladu s členom 3 pogodbe so skupni ocenjeni upravičeni stroški projekta znašali 222 750 EUR, najvišji prispevek Skupnosti pa je bil določen na 107 950 EUR. Dodelitev proračunskih sredstev glavnima izvajalcema (Mermayde in JRC) je bila določena v preglednici okvirne razčlenitve ocenjenih upravičenih stroškov. Za Mermayde je bila stopnja finančnega prispevka Skupnosti določena na 48,37 % dovoljenih stroškov.

Projekt se je začel 1. januarja 2001, 15. marca 2001 pa je bilo izplačano predplačilo v višini 43 160 EUR. Prvo vmesno plačilo v višini 39.726,21 EUR je bilo izvršeno 23. septembra 2002. Finančni uradnik Komisije je sprejel vse stroške, ki jih je podjetje Mermayde predložilo za projekt (55 918,71 EUR), in odbil 18 192,50 EUR, da bi povrnil del začetnega predplačila. Vendar je finančni uradnik plačilo napačno oprl na 100-odstotno stopnjo povračila in ne na pogodbeno določeno 48,37-odstotno stopnjo.

Aprila 2004 je Komisija izvedla finančno revizijo pogodbe. Revizorji so potrdili upravičenost in utemeljitev v bistvu vseh stroškov, ki jih je sprejel finančni uradnik, zlasti vseh stroškov podizvajanja, ki jih je predložila družba Mermayde. Na ravni skupnih stroškov je bila v korist Komisije izvedena le manjša prilagoditev stroškov v višini 4 860,84 EUR. Kljub temu je bilo treba na podlagi revizije izterjati 52 589,23 EUR. Znesek 2.351,19 EUR je sledil prilagoditvi stroškov, družba Mermayde pa je morala vrniti 50.238,04 EUR zaradi začetnega preplačila po 100-odstotni namesto 48,37-odstotni stopnji povračila.

Ta očitek

Med četrtim in petim okvirnim programom ni bilo sprememb glede vloge podizvajalcev in upravičenosti stroškov podizvajanja. Podizvajalci v okviru obeh okvirnih programov sami niso bili izvajalci s pogodbenimi povezavami s Komisijo. Vendar je bilo izvajalcem (koordinatorjem in drugim izvajalcem) dovoljeno, da nekatere dele svojega dela oddajo v podizvajanje. Taki stroški so bili upravičeni, če so bili „pripisani pogodbi“ v skladu s pogodbenimi pogoji (člen 14(3), del C, Priloge II k pogodbi), in so bili zato povrnjeni izvajalcu po stopnji povračila, določeni v pogodbi in veljavni za vse stroške izvajalca (v tem primeru 48,37 %).

Med prilogama I in II k pogodbi ni bilo protislovij. Čeprav je bilo res, da je bil v Prilogi I uporabljen izraz „partnerji“, so bili v njej vsi subjekti, razen Mermayde in JRC, jasno opredeljeni kot nadzorni odbor, tj. podizvajalci. Poleg tega sta bila v preglednici razčlenitve stroškov navedena samo ta subjekta kot udeleženca projekta. Zato je bilo pritožniku iz preglednice z razčlenitvijo stroškov jasno, da podizvajalcem, kot so opredeljeni v obrazcu za pripravo naročila, ni bila dodeljena vloga izvajalcev. To je bilo potrjeno v dopisu pritožnika z dne 23. junija 2000.

Pritožnik je imel bogate izkušnje s projekti v okviru različnih okvirnih programov. Sodeloval je pri desetih projektih v okviru četrtega okvirnega programa, pri čemer je naletel tudi na pravila o povračilu stroškov, ki se uporabljajo za podizvajalce. Ker se ta pravila niso spremenila iz četrtega v peti okvirni program, jih je moral poznati. V teh okoliščinah osebje Komisije, vključeno v pogajanja, ni imelo posebne obveznosti, da pritožniku svetuje glede morebitnih finančnih posledic dogovora.

V okviru četrtega in petega okvirnega programa bi se lahko (skupni) stroški podizvajalcev (vključno z njihovim dobičkom) v celoti sprejeli kot upravičeni stroški glavnega izvajalca, ki je sklenil podizvajalsko pogodbo. Vendar je bila stopnja povračila, ki se je uporabljala za vse stroške, pripisane izvajalcu, odvisna od dogovora v pogodbi s Komisijo, tj. 35 % za predstavitvene dejavnosti, 50 % za dejavnosti RTR ali do 100 % v primeru spremljevalnih ukrepov.

Pritožnik je navedel, da „dejanski skupni stroški“ podizvajalcev niso bili navedeni v izjavah o stroških, ampak da „bi bilo mogoče predložiti utemeljitev“. Vendar pritožnikova izjava ni odražala zahtev za upravičenost in povračilo stroškov podizvajanja v okviru pogodbe. Da bi bili ti stroški upravičeni, jih je bilo treba evidentirati v računovodskih izkazih izvajalca, izvode ustreznih računov podizvajalcev pa je bilo treba priložiti izkazom stroškov (člen 13(1) in člen 14(3) splošnih pogojev). To je pomenilo, da je izvajalec lahko zahteval povračilo stroškov podizvajanja le, če je od podizvajalca prejel račun, plačal zadevni znesek podizvajalcu in ga vknjižil v svoje računovodske izkaze. Dejansko povračilo teh stroškov s strani Komisije je bilo nato odvisno od stopnje povračila, določene v pogodbi, ki je v obravnavanem primeru znašala 48,37 %. Iz tega sledi, da če bi podizvajalci dejansko imeli več stroškov in bi lahko izdali višje račune, bi morala družba Mermayde te račune najprej v celoti plačati, da bi bili upravičeni. Zadevni stroški bi se nato lahko povrnili v višini 48,37 %. Zadevna stopnja povračila je dejansko pomenila, da je moralo podjetje Mermayde kriti 51,63 % vseh upravičenih stroškov, vključno s stroški podizvajanja.

Komisija, kot trdi pritožnik, ni spremenila svoje razlage pogodbenih posledic petega okvirnega programa. Vendar je bilo pravilno navesti, da je bila med finančno revizijo odkrita napaka pri obdelavi plačil, izvršenih za projekt, in sicer da bi morala stopnja povračila za Mermayde znašati 48,37 %, in ne 100 %. To je pojasnilo znesek naloga za izterjavo. Komisija je pri sprejemanju teh korektivnih ukrepov ravnala popolnoma v skladu s pogodbenimi določbami in revizijskimi zaključki. Komisija je izrazila obžalovanje zaradi napake, ki pa je bila pritožniku jasna glede na pogodbene dogovore.

Pripombe pritožnika

Pritožnik je v svojih pripombah povzel naslednje pripombe:

Varuh človekovih pravic je prosil Komisijo, da predloži svoje mnenje do 15. septembra 2005. Mnenje je bilo izdano 4. oktobra 2005, kar pomeni, da je Komisija svoje mnenje predložila s skoraj tritedensko zamudo.

Komisija v svojem mnenju ni pravilno povzela pritožbe, saj je bilo njeno bistvo v tem, da bi morala Komisija družbo Mermayde obvestiti, da bi morali njeni podizvajalci postati pogodbeniki Komisije, da bi zagotovila, da bi bila družba Mermayde upravičena do stroškov, ki bi nastali podizvajalcem.

Na podlagi izkušenj podjetja Mermayde s prejšnjimi projekti, izvedenimi za program za standarde, merjenje in preskušanje, so bili analitični laboratoriji, ki so podizvajalce, ki so opravljali delo v vrednosti več tisoč EUR, povrnjeni do 100 % prijavljenih stroškov. Družba Mermayde je lahko priznala, da pravila med četrtim in petim okvirnim programom glede vloge podizvajalcev in upravičenosti stroškov podizvajanja niso bila formalno spremenjena. Vendar bi se lahko razlaga teh pravil in njihovo izvajanje spremenila.

Ostaja dejstvo, da sta bili prilogi k pogodbi nejasni in sporni. V Prilogi I so bili vsi udeleženci, vključno s podizvajalci (čeprav so bili vsi opisani kot „partnerji“), prikazani z opredeljenimi skupnimi stroški in zahtevanim prispevkom EU, v Prilogi II pa je bilo navedeno, da so upravičeni samo dejanski stroški podizvajalcev, ki jih je imel koordinator. Vprašanje torej ni bilo, ali so bili podizvajalci pravilno opisani kot taki. Težava je bila v tem, da so bili v finančni preglednici navedeni skupni stroški in zahtevani zneski za podizvajalce, zato je družba Mermayde domnevala, da je zahtevane zneske dejansko mogoče zahtevati od Komisije. Komisija je v pravnem smislu verjetno pravilno trdila, da je bilo le 48,37 % od 50 %, navedenih v preglednici, upravičenih stroškov, vendar je bilo to dejstvo zagotovo nejasno.

Več let je dejansko delal pri projektih za Komisijo, tudi kot koordinator. Vendar je bil do leta 1995 zaposlen v drugi organizaciji in je delal le kot odgovorni znanstvenik, ne pa kot finančni uradnik. Pogodba, ki je predmet te pritožbe, je bila deseta pogodba, sklenjena med Komisijo in družbo Mermayde. Vendar niso bile vse te pogodbe enake narave. Samo ena od teh pogodb se je nanašala na projekt, podoben projektom, ki se izvajajo v okviru četrtega okvirnega programa. Ta projekt je bil projekt RTR, medtem ko je bil sedanji projekt prvi projekt v okviru "spremljevalnega ukrepa" s pogoji in pravili, ki se razlikujejo od tistih, ki se uporabljajo za pogodbe RTR.

V razpravah z revizorji ni bilo nasprotovanja predlogu, da se poišče dodatna utemeljitev za skupne stroške oddaje naročil podizvajalcem. Vendar Komisija ni upoštevala dejstva, da je bil finančnemu uradniku poslan dopis, v katerem je bilo navedeno, da bo družba Mermayde zbrala in predložila vso dokumentacijo, ki bi upravičila skupne stroške podizvajalcev, finančni uradnik pa je družbi Mermayde v odgovoru z elektronsko pošto z dne 7. junija 2004 svetoval, naj predlagano utemeljitev pošlje skupaj z novim poročilom o stroških. Zato je bilo jasno, da finančni uradnik ni v celoti razumel finančnih posledic, zato je pritožnik opravil veliko dela, da bi zbral utemeljitve. Vendar je Komisija menila, da predložene utemeljitve niso ustrezne.

ODLOČBA

1 Uvodna opomba

1.1 Pritožnik je v svojih pripombah pripomnil, da je Komisija svoje mnenje poslala s skoraj tritedensko zamudo.

1.2 Varuh človekovih pravic ugotavlja, da je Komisija svoje mnenje dejansko predložila z zamudo. Ker pa je bila zamuda omejena in glede na to, da je Komisija v spremnem dopisu, priloženem mnenju, izrazila obžalovanje zaradi zamude, varuhinja človekovih pravic ne najde razlogov za nadaljnjo obravnavo zadeve.

2 Domnevno nepravična odločba o vračilu

2.1 Pritožba se nanaša na odločitev Komisije, da izterja sredstva, dodeljena projektu v okviru petega okvirnega programa, ki ga je usklajevalo podjetje Mermayde Consultancy ("Mermayde") .. Po navedbah pritožnika, ki se je pritožil v imenu družbe Mermayde, je Komisija zahtevala izterjavo zneska 52.589,23 EUR, ker se nekateri stroški niso šteli za upravičene, ker se v nasprotju s pravili iz četrtega okvirnega programa niso več upoštevali celotni stroški, ki so jih imeli podizvajalci. V okviru četrtega okvirnega programa, s katerim je imela družba Mermayde izkušnje, je Komisija dovolila, da se upoštevajo skupni stroški, ki so jih imeli podizvajalci, čeprav je bil zahtevan le del teh stroškov. Pri pripravi predloga v okviru prvega kroga petega okvirnega programa so bile navedene proračunske podrobnosti za vsakega partnerja, pri čemer so bili opredeljeni skupni stroški in zneski, za katere bi se zahtevala finančna sredstva Komisije. Komisija je Mermayde obvestila, da je bil predlog ohranjen za pogajanja o pogodbah, vendar ni navedla, da bodo v celoti upravičeni le stroški, ki jih imajo partnerji in ne podizvajalci. V Prilogi I k pogodbi so bili navedeni skupni ugotovljeni stroški, vključno s stroški podizvajalcev, in prispevek Komisije. Vendar je bilo v Prilogi II navedeno, da so upravičeni samo dejanski stroški podizvajalcev, ki jih je imel koordinator. Obe prilogi sta bili zato nejasni.

2.2 Pritožnik je nadalje pojasnil, da je Komisija po uspešnem zaključku projekta izvedla revizijo in da se revizorji niso strinjali s financiranjem projekta, saj skupni stroški niso bili navedeni v izkazu stroškov. Revizorji so zato od družbe Mermayde zahtevali vračilo zneska 52.589,23 EUR. Družba Mermayde je priznala, da skupni dejanski stroški podizvajalcev niso bili prikazani v izkazu stroškov, vendar je revizorje obvestila, da bo mogoče predložiti dokazila o skupnih dejanskih stroških. Revizorji niso navedli, da tak dokaz ne bi rešil vprašanja povračila, saj zadevni stroški niso nastali izvajalcu. Dokazila o skupnih stroških, ki so jih imeli podizvajalci, so bila zbrana in poslana Komisiji. Namesto da bi Komisija sprejela dokaz, je poslala še en dopis o vračilu, v katerem je navedla, da: „V skladu s pogodbo se lahko povrnejo samo tisti stroški, ki so med drugim nastali med trajanjem projekta in so bili evidentirani v računovodskih izkazih zadevnih udeležencev. To v zvezi s stroški podizvajanja pomeni, da jih je mogoče povrniti (po stopnji, določeni v pogodbi, tj. 48,37 %) le, če vam je podizvajalec predložil račun, ki ste ga (v celoti) plačali. Pomembni so vaši dejanski stroški. Primerjava (in z njo povezane izjave) med „dejanskimi stroški“ oddaje naročil podizvajalcem in njihovimi „dejansko zahtevanimi zneski“ je zato nepomembna, „novi“ izkazi stroškov pa niso sprejemljivi.“

Pritožnik je trdil, da je bila odločitev Komisije, da izterja znesek 52 589,23 EUR, dodeljen projektu TRAP-LRM v okviru petega okvirnega programa, nepravična.

Pritožnik je trdil, da je pogodbo podpisal v dobri veri na podlagi svojih izkušenj s pravili, ki se uporabljajo v okviru četrtega okvirnega programa, in da bi ga morala Komisija obvestiti o novih pravilih in morebitnih negativnih posledicah uporabe podizvajalcev.

2.3 Po navedbah Komisije je bila v okviru petega okvirnega programa podpisana pogodba z Mermaydejem, ki ga zastopa pritožnik, in Skupnim raziskovalnim središčem v Geelu (JRC), v kateri je bilo predvideno, da bo del dela opravilo devet podizvajalcev, ki so bili opredeljeni v Prilogi 1. V skladu s členom 3 pogodbe so skupni ocenjeni upravičeni stroški projekta znašali 222 750 EUR, najvišji prispevek Skupnosti pa je bil določen na 107 950 EUR. Dodelitev proračunskih sredstev glavnima izvajalcema (Mermayde in JRC) je bila določena v preglednici okvirne razčlenitve ocenjenih upravičenih stroškov. Za Mermayde je bila stopnja finančnega prispevka Skupnosti določena na 48,37 % dovoljenih stroškov. Finančni uradnik Komisije je sprejel vse stroške, ki jih je podjetje Mermayde predložilo za projekt (55 918,71 EUR), in izračunal znesek 18 192,50 EUR, da bi povrnil del začetnega predplačila. Vendar je finančni uradnik plačilo napačno oprl na 100-odstotno stopnjo povračila in ne na pogodbeno določeno 48,37-odstotno stopnjo. Aprila 2004 je Komisija izvedla finančno revizijo pogodbe. Revizorji so potrdili upravičenost in utemeljitev v bistvu vseh stroškov, ki jih je sprejel finančni uradnik, zlasti vseh stroškov podizvajanja, ki jih je predložila družba Mermayde. Na ravni skupnih stroškov je bila v korist Komisije izvedena le manjša prilagoditev stroškov v višini 4 860,84 EUR. Kljub temu je bilo treba na podlagi revizije izterjati 52 589,23 EUR. Znesek 2.351,19 EUR je sledil prilagoditvi stroškov, družba Mermayde pa je morala vrniti 50.238,04 EUR zaradi začetnega preplačila po 100-odstotni namesto 48,37-odstotni stopnji povračila.

2.4 Komisija je nadalje trdila, da se četrti in peti okvirni program nista spremenila glede vloge podizvajalcev in upravičenosti stroškov podizvajanja. Podizvajalci v okviru obeh okvirnih programov sami niso bili izvajalci s pogodbenimi povezavami s Komisijo. Vendar je bilo izvajalcem (koordinatorjem in drugim izvajalcem) dovoljeno, da nekatere dele svojega dela oddajo v podizvajanje. Taki stroški so bili upravičeni, če so bili „pripisani pogodbi“ v skladu s pogodbenimi pogoji (člen 14(3), del C, Priloge II k pogodbi) in so bili zato povrnjeni izvajalcu po stopnji povračila, določeni v pogodbi in veljavni za vse stroške izvajalca (v tem primeru 48,37 %). Med prilogama I in II k pogodbi ni bilo protislovij. Čeprav je bilo res, da je bil v Prilogi I uporabljen izraz „partnerji“, so bili v njej vsi subjekti, razen Mermaydeja in Skupnega raziskovalnega središča, jasno opredeljeni kot „podizvajalci“, tj. podizvajalci. Poleg tega sta bila v preglednici razčlenitve stroškov navedena samo ta subjekta kot udeleženca projekta. Zato je bilo pritožniku iz preglednice z razčlenitvijo stroškov jasno, da podizvajalcem, kot so opredeljeni v obrazcu za pripravo naročila, ni bila dodeljena vloga izvajalcev.

2.5 Komisija je opozorila, da je pritožnik navedel, da "dejanski skupni stroški" podizvajalcev niso bili navedeni v izjavah o stroških, ampak "bi jih bilo mogoče utemeljiti". Vendar je Komisija trdila, da pritožnikova izjava ne odraža zahtev za upravičenost in povračilo stroškov podizvajanja v okviru pogodbe. Da bi bili ti stroški upravičeni, jih je bilo treba evidentirati v računovodskih izkazih izvajalca, izvode ustreznih računov podizvajalcev pa je bilo treba priložiti izkazom stroškov (člen 13(1) in člen 14(3) splošnih pogojev). To je pomenilo, da je izvajalec lahko zahteval povračilo stroškov podizvajanja le, če je od podizvajalca prejel račun, plačal zadevni znesek podizvajalcu in ga vknjižil v svoje računovodske izkaze. Dejansko povračilo teh stroškov s strani Komisije je bilo nato odvisno od stopnje povračila, določene v pogodbi, ki je v obravnavanem primeru znašala 48,37 %. Iz tega sledi, da če bi podizvajalci dejansko imeli več stroškov in bi lahko izdali višje račune, bi morala družba Mermayde te račune najprej v celoti plačati, da bi bili upravičeni. Zadevni stroški bi se nato lahko povrnili v višini 48,37 %. Ta stopnja povračila je dejansko pomenila, da je moralo podjetje Mermayde kriti 51,63 % vseh upravičenih stroškov, vključno s stroški podizvajanja. Komisija, kot trdi pritožnik, ni spremenila svoje razlage pogodbenih posledic petega okvirnega programa. Vendar je bilo pravilno navesti, da je bila med finančno revizijo odkrita napaka pri obdelavi plačil, izvršenih za projekt, in sicer da bi morala stopnja povračila za Mermayde znašati 48,37 %, in ne 100 %. To je pojasnilo znesek naloga za izterjavo.

2.6 Pritožnik je v svojih pripombah trdil, da Komisija v svojem mnenju pritožbe ni pravilno povzela, saj je bilo bistvo njegove pritožbe v tem, da bi morala Komisija družbo Mermayde obvestiti, da bi morali njeni podizvajalci postati pogodbeniki Komisije, s čimer bi se zagotovilo, da bi bila družba Mermayde upravičena do stroškov, ki bi jih imeli podizvajalci. Vendar se je družba Mermayde lahko strinjala, da med četrtim in petim okvirnim programom ni bilo nobene formalne spremembe pravil glede vloge podizvajalcev in upravičenosti stroškov podizvajanja. Dodal je, da bi se lahko razlaga teh pravil in njihovo izvajanje spremenila. Težava je bila v tem, da so bili v finančni preglednici navedeni skupni stroški in zahtevani zneski za podizvajalce, zato je družba Mermayde domnevala, da je zadevne zneske dejansko mogoče zahtevati od Komisije. Komisija je v pravnem smislu verjetno pravilno trdila, da je bilo le 48,37 % od 50 %, navedenih v preglednici, upravičenih stroškov, vendar je bilo to dejstvo zagotovo nejasno. V razpravah z revizorji ni bilo nasprotovanja predlogu, da se poišče dodatna utemeljitev za skupne stroške oddaje naročil podizvajalcem. Vendar Komisija ni upoštevala dejstva, da je bil finančnemu uradniku poslan dopis, v katerem je bilo navedeno, da bo družba Mermayde zbrala in predložila vso dokumentacijo, ki bi upravičila skupne stroške podizvajalcev, finančni uradnik pa je družbi Mermayde svetoval, naj pošlje predlagano utemeljitev skupaj z novim poročilom o stroških. Zato je bilo jasno, da finančni uradnik ni v celoti razumel finančnih posledic, zato je pritožnik opravil veliko dela, da bi zbral utemeljitve. Vendar se Komisiji predložene utemeljitve niso zdele pomembne.

2.7 Varuh človekovih pravic ugotavlja naslednje iz korespondence med pritožnikom in Komisijo, katere kopije je pritožnik predložil v podporo svoji pritožbi. Pritožnik je 1. junija 2004 Komisiji poslal dopis, v katerem je med drugim navedel, da: „Kot bo razvidno iz prvotnega predloga in pogodbe s Komisijo, naj bi zahtevani znesek dejansko znašal 48,37 % skupnih stroškov. (...) V teh podizvajalskih pogodbah je bilo določeno delo in najvišji finančni prispevek, ki bi ga lahko zaračunali družbi Mermayde. (...) Družba Mermayde v zadevne izkaze stroškov ni vključila dejanskih skupnih stroškov. (...) Ko bom imel vse dokaze o skupnih stroških, bom lahko po potrebi pripravil popravljen izkaz stroškov za celotno projektno obdobje, iz katerega bo razvidno, da zahtevani znesek ne presega pogodbenih 48,37 % skupnih stroškov." (1) Pritožnik je z dopisom z dne 17. junija 2004 Komisiji predložil nove izkaze stroškov in pojasnil, da: „Razlika so samo skupni dejanski stroški, ki jih imajo podizvajalci. Zahtevani znesek je enak predhodno zahtevanemu znesku. Zaradi tega je zahtevani odstotek nižji od 48,37 %, navedenih v pogodbi"(2).

2.8 Iz zgoraj navedenega je razvidno, da je družba Mermayde svojim podizvajalcem naročila, naj ji zaračunajo le 48,37 % svojih skupnih stroškov, in da je družba Mermayde Komisiji prijavila le 48,37 % skupnih stroškov projekta. To potrjuje tudi naslednje. Skupni ocenjeni stroški projekta so znašali 222 750 (3) EUR, medtem ko so skupni sprejeti stroški projekta znašali 97 303,97 (4) EUR, kar je 43,68 % skupnih ocenjenih stroškov. Po mnenju Komisije so bili v bistvu sprejeti vsi stroški, ki jih je predložila družba Mermayde. Razen če so bili dejanski stroški projekta veliko nižji od pričakovanih, to kaže, da je Mermayde prijavil le manj kot 50 % dejanskih stroškov.

2.9 Varuh meni, da je nesporno dejstvo, da je bil finančni prispevek Skupnosti za projekt določen na 48,37 % skupnih stroškov projekta, do največ 107.950 EUR. Vendar ostaja vprašanje, kako bi bilo treba prijaviti stroške, da bi se lahko financirali. Na podlagi točk 2.7 in 2.8 zgoraj se zdi, da pritožnik meni, da bi bilo treba prijaviti 48,37 % skupnih stroškov projekta in nato prejeti finančna sredstva. Po drugi strani se zdi, da Komisija meni, da bi bilo treba prijaviti celotne stroške projekta, od katerih bi jih 48,37 % prejelo finančna sredstva.

2.10 Varuh v zvezi s tem opozarja, da člen 3 pogodbe določa, da "[s]kupni ocenjeni upravičeni stroški projekta znašajo 222 750 EUR" in da "[s]kupnost financira upravičene stroške projekta (...) do največ 107 950 EUR". Varuh človekovih pravic ta člen razume tako, da je bilo financiranje Skupnosti zagotovljeno na podlagi upravičenih stroškov projekta. Varuhinja človekovih pravic nadalje meni, da je bilo treba vse stroške prijaviti, da bi Komisija lahko določila upravičene stroške projekta. Komisija bi nato v tem primeru zagotovila sredstva za 48,37 % stroškov, ki jih je razglasila za upravičene. Stališče Komisije, da bi bilo treba prijaviti celotne stroške projekta, se zato zdi razumno.

2.11 Varuh nadalje opozarja, da člen 16 Priloge II k pogodbi določa, da se "[u]pravičeni stroški [...] povrnejo, če jih utemelji glavni izvajalec". Zdi se, da v obravnavani zadevi ni sporno, da je bila družba Mermayde glavni izvajalec. Ker se zdi, da je družba Mermayde predložila utemeljitve le za manj kot 50 % skupnih stroškov, se zdi razumno, da je Komisija zagotovila financiranje le za 48,37 % teh upravičenih stroškov.

2.12 Vendar je varuh človekovih pravic seznanjen s trditvijo pritožnika, da mu je finančni uradnik svetoval, naj pošlje utemeljitve za skupne stroške podizvajanja, vendar Komisija na koncu teh utemeljitev ni štela za ustrezne. Varuh v zvezi s tem opozarja, da člen 13 Priloge II k pogodbi določa, da se upravičeni stroški „določijo v skladu z računovodskim načelom na podlagi preteklih stroškov in običajnih notranjih pravil glavnega izvajalca“ ter „se evidentirajo v računovodskih izkazih“. Tako se zdi, da je bilo treba stroške, da bi bili upravičeni, vknjižiti v računovodske izkaze glavnega izvajalca (v tem primeru družbe Mermayde). Člen 14(3) iste priloge določa, da se pogodba lahko zaračuna podizvajalcem, če „so kopije ustreznih računov, ki so jih potrdili zadevni glavni izvajalci, priložene ustreznim izkazom stroškov“, kar nadalje nakazuje, da je bilo treba stroške podizvajanja zaračunati glavnemu izvajalcu, tj. evidentirati v računovodskih izkazih glavnega izvajalca. Zato se zdi, da je Komisija ravnala v skladu s pogodbo, ko je menila, da so bili do 48,37-odstotnega financiranja upravičeni le stroški podizvajalcev, ki jih je dejansko nosil glavni izvajalec, to je družba Mermayde. Varuh človekovih pravic v korespondenci med pritožnikom in finančnim uradnikom Komisije ne najde ničesar, kar bi kazalo na to, da je slednji svetoval družbi Mermayde, naj predloži dokaze o stroških podizvajalcev, ki jih družba Mermayde ni krila, zlasti ker se v elektronskem sporočilu z dne 7. junija 2004 (5) sklicuje na „dokazila in račune“(6).

2.13 Po mnenju varuha človekovih pravic je iz zgoraj navedenega razvidno, da je pritožnik napačno razumel delovanje zadevnega sistema financiranja Skupnosti in način, kako bi bilo treba prijaviti stroške. Ostaja torej vprašanje, ali je pri pripravah na podpis pogodbe obstajalo kaj, zaradi česar bi Komisija morala sumiti, da je prišlo do nesporazuma, zaradi česar bi morala pojasniti pogodbo za pritožnika.

2.14 Varuh v zvezi s tem opozarja, da je pritožnik menil, da sta bili prilogi k pogodbi nejasni, zlasti ker so bili v finančni preglednici v Prilogi I opredeljeni skupni stroški in zahtevani zneski za podizvajalce, medtem ko je bilo v Prilogi II navedeno, da so upravičeni samo dejanski stroški podizvajalcev, ki jih je opravil koordinator. Varuhinja človekovih pravic ugotavlja, da so bili v zadevni finančni preglednici navedeni podizvajalci skupaj z njihovimi skupnimi stroški in „prispevkom EU“, ki so se gibali od 0 do 100 % skupnih stroškov. Res je, da glede na posamezne podizvajalce finančna preglednica ni združljiva s stališčem Komisije o tem, kako je treba prijaviti stroške, da bi se financirali, saj stroškov posameznega podizvajalca, obravnavanih ločeno, Skupnost ni mogla financirati v višini 100 %. Po izdaji računa Mermayde bi le 48,37 % zaračunanih stroškov podizvajalca prejelo sredstva Skupnosti. Vendar varuh človekovih pravic meni, da zadevna finančna razpredelnica ni zagotovila zadostnih razlogov, da bi Komisija postala nezaupljiva glede pritožnikovega razumevanja sheme financiranja, saj je bil celotni navedeni „prispevek EU“ določen na 107 950 EUR, kar je popolnoma v skladu s členom 3 pogodbe. Varuh človekovih pravic ni našel nobenega drugega razloga, zaradi katerega bi Komisija morala sumiti, da je pritožnik napačno razumel shemo financiranja.

2.15 Kar zadeva pritožnikovo trditev v pritožbi, da bi ga morala Komisija obvestiti o novih pravilih petega okvirnega programa in morebitnih negativnih posledicah uporabe podizvajalcev, varuh človekovih pravic ugotavlja, da je pritožnik v svojih pripombah priznal, da se pravila glede upravičenosti stroškov podizvajanja med četrtim in petim okvirnim programom verjetno niso spremenila, da pa bi se lahko spremenila zaradi razlage pravil. Vendar varuh človekovih pravic ni našel nobenega dokaza, na podlagi katerega bi bilo mogoče sklepati, da je Komisija v skladu s četrtim okvirnim programom pravila razlagala tako, da zagotavlja financiranje stroškov subjektov, ki niso glavni izvajalci, ki jih ti izvajalci niso prevzeli z izdajanjem računov. Varuh nadalje ugotavlja, da bi se bilo mogoče „negativnim posledicam“ uporabe podizvajalcev izogniti tako, da bi ti podizvajalci svoje celotne stroške zaračunali družbi Mermayde, ki bi nato prejela sredstva na podlagi teh celotnih stroškov. Varuh človekovih pravic zato v zvezi s tem vprašanjem ne ugotavlja nobene obveznosti obveščanja.

2.16 Varuh človekovih pravic vsekakor obžaluje dejstvo, da je pritožnik očitno napačno razumel shemo financiranja Komisije. Vendar glede na navedeno ne ugotavlja nepravilnosti Komisije v zvezi s to zadevo.

2.17 Ne glede na zgoraj navedeno varuh človekovih pravic ugotavlja, da je Komisija v svojem drugem pismu o izterjavi z dne 4. novembra 2004 pojasnila pomen stroškov, ki so bili "evidentirani v računovodskih izkazih" v zvezi s stroški podizvajanja, pri čemer je navedla, da se ti stroški lahko povrnejo le po stopnji, določeni v pogodbi (v tem primeru 48,37 %), če je podizvajalec izvajalcu predložil račun, ki ga je izvajalec v celoti plačal. Varuh meni, da bi bilo v izogib morebitnim prihodnjim nesporazumom glede financiranja stroškov podizvajanja koristno, če bi Komisija lahko sprejela ukrepe za izboljšanje jasnosti pogodb, ki zagotavljajo financiranje Skupnosti, tako da bi izrecno pojasnila pogoje, ki morajo biti izpolnjeni za upoštevanje teh stroškov. Varuh človekovih pravic bo v zvezi s tem podal dodatno pripombo.

3 Trditev pritožnika

3.1 Pritožnik je zahteval, da Komisija umakne svojo odločbo o vračilu in vrne izterjani znesek v višini 52.589,23 EUR koordinatorju projekta Mermaydeju.

3.2 Komisija je trdila, da so revizorji med revizijo projekta, ki jo je Komisija opravila aprila 2004, potrdili upravičenost in upravičenost v osnovi vseh stroškov, ki jih je sprejel finančni uradnik, zlasti vseh stroškov podizvajanja, ki jih je predložil Mermayde. Na ravni skupnih stroškov je bila v korist Komisije izvedena le manjša prilagoditev stroškov v višini 4 860,84 EUR. Kljub temu je bilo treba na podlagi revizije izterjati 52 589,23 EUR. Znesek 2.351,19 EUR je sledil prilagoditvi stroškov, družba Mermayde pa je morala vrniti 50.238,04 EUR zaradi začetnega preplačila po 100-odstotni namesto 48,37-odstotni stopnji povračila. Finančni uradnik je plačilo napačno utemeljil s 100-odstotno stopnjo povračila in ne s pogodbeno določeno 48,37-odstotno stopnjo. Komisija je pri sprejemanju korektivnih ukrepov in zahtevi za izterjavo preplačanega zneska ravnala popolnoma v skladu s pogodbenimi določbami in revizijskimi zaključki. Komisija je izrazila obžalovanje zaradi napake, ki pa je bila pritožniku jasna glede na pogodbene dogovore.

3.3 Varuh meni, da v tem primeru ni sporno, da je stopnja povračila znašala 48,37 %. Poleg tega iz točke 3.2 zgoraj izhaja, da se zdi, da je Komisija pravilno izračunala upravičene stroške, kar pomeni, da je dejansko prišlo do napačnega preplačila. Na žalost se zdi, da je to preplačilo sovpadalo s pritožnikovim napačnim razumevanjem izračuna upravičenih stroškov, zato napake ni opazil. Vendar se na podlagi ugotovitve varuha človekovih pravic, da v točki 3.2 zgoraj ni bilo nepravilnosti, zdi sklep Komisije o vračilu razumen, zato pritožnikove trditve ni mogoče sprejeti.

4 Sklepna ugotovitev

Na podlagi preiskav varuhinje človekovih pravic v zvezi s to pritožbo se zdi, da Komisija ni ravnala nepravilno. Varuh človekovih pravic je zato primer zaključil.

O tej odločitvi bo obveščen tudi predsednik Komisije.

NADALJNJI OMEJITEV

Varuh meni, da bi bilo v izogib morebitnim prihodnjim nesporazumom glede financiranja stroškov podizvajanja koristno, če bi Komisija lahko sprejela ukrepe za izboljšanje jasnosti pogodb, ki zagotavljajo financiranje Skupnosti, tako da bi izrecno pojasnila pogoje, ki morajo biti izpolnjeni za upoštevanje teh stroškov.

S spoštovanjem,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Varuh človekovih pravic poudarja.

(2) Varuh človekovih pravic poudarja.

(3) Člen 3 pogodbe, katerega kopijo je pritožnik predložil skupaj s pritožbo.

(4) Globalni finančni pregled, priložen dopisu Komisije z dne 11. maja 2004, naslovljenem na Mermayde, katerega kopije je pritožnik predložil skupaj s svojo pritožbo.

(5) Kopijo tega je pritožnik predložil skupaj s svojo pritožbo.

(6) Varuh človekovih pravic poudarja.