Ozadje pritožbe

1. Pritožnik je Evropski parlament pozval, naj razkrije vso korespondenco med predsednikom delegacije Parlamenta za odnose z Izraelom [1] in interesno organizacijo, ki je potekala od 2. julija 2019 do 9. novembra 2021 [2]. Pritožnik je domneval, da taka korespondenca spada na področje uporabe zakonodaje EU o dostopu javnosti do dokumentov (Uredba 1049/2001)[3], ker poslanec Evropskega parlamenta, ki predseduje navedeni delegaciji, deluje kot uradni zastopnik v imenu Parlamenta.

2. Parlament je pritožniku odgovoril, da nima dokumentov, ki bi spadali na področje uporabe zahteve.

3. Pritožnik je zahteval pregled te prvotne odločitve (z vložitvijo „potrdilne prošnje“). Parlament je potrdil svoj prvotni odgovor. Dejal je, da se zakonodaja EU o dostopu javnosti ne uporablja za dokumente, ki jih pripravi ali prejme predsednik delegacije Evropskega parlamenta v okviru korespondence z lobisti, in da njena uprava nikoli ni imela dokumentov, ki jih je zahteval pritožnik.

4. Pritožnik, ki ni bil zadovoljen z odgovorom Parlamenta, se je junija 2022 obrnil na varuhinjo človekovih pravic.

Preiskava

5. Varuhinja človekovih pravic je začela preiskavo o stališču Parlamenta, da nima dokumentov, ki spadajo na področje pritožnikove zahteve.

6. Med preiskavo se je preiskovalna skupina varuhinje človekovih pravic sestala z ustreznim osebjem Parlamenta, da bi pridobila dodatne informacije o svoji odločitvi. Pritožnik je predložil pripombe na poročilo o sestanku.

Predložene trditve

7.  Pritožnik je v bistvu menil:

• Korespondenca med predsednikom delegacije in interesno organizacijo spada na področje uporabe zakonodaje EU o dostopu javnosti do dokumentov, ker poslanec Evropskega parlamenta, ki opravlja funkcijo predsednika delegacije, deluje kot uradni zastopnik v imenu Parlamenta.
• Parlament po zahtevi za dokumente ni opravil temeljitega iskanja, saj se na zadevnega poslanca Evropskega parlamenta ni obrnilo, čeprav je predsednik uradne delegacije Evropskega parlamenta.

8. Stališče Parlamenta je bilo v bistvu naslednje:

• Zakonodaja EU o dostopu javnosti do dokumentov se uporablja za dokumente, ki jih hrani Parlament (dokumenti Parlamenta).
• V skladu s prvim pododstavkom člena 122(2) Poslovnika Parlamenta izraz „dokumenti Parlamenta“ pomeni vsako vsebino v smislu člena 3(a) Uredbe (ES) št. 1049/2001 [4], ki so jo pripravili ali prejeli uradniki Parlamenta v smislu poglavja 2 naslova I Poslovnika (predsednik, podpredsedniki in kvestorji), vodstveni organi Parlamenta, odbori ali medparlamentarne delegacije ali sekretariat Parlamenta.
• Iz drugega pododstavka člena 122(2) Poslovnika Parlamenta izhaja, da so „v skladu s členom 4 Statuta poslancev Evropskega parlamenta dokumenti, ki jih pripravijo posamezni poslanci ali politične skupine, dokumenti Parlamenta za namene dostopa do dokumentov le, če so vloženi v skladu s Poslovnikom“. [5] Parlament to pravilo razume tako, da morajo zadevni dokumenti zapustiti posamezno sfero zadevnega poslanca, vstopiti v upravno sfero Parlamenta in jih generalni sekretariat Evropskega parlamenta zabeleži, da se lahko štejejo za „dokumente Parlamenta“.
• Obstaja neposredna povezava med členom 122 Poslovnika in členom 4 Statuta poslancev Evropskega parlamenta, ki določa pravila in splošne pogoje, ki se uporabljajo za izvrševanje mandata poslancev Evropskega parlamenta. Člen 4 statuta pa je posebna uporaba širšega načela svobode mandata iz člena 2 statuta, ki določa, da so poslanci svobodni in neodvisni.[6] Ker poslanci pri izvajanju svojega mandata delujejo samostojno, Parlament nima niti nadzora niti dostopa do dokumentov, ki bi jih lahko shranili v svojih osebnih pisarnah.
• Zato dokumentov, ki jih pripravi ali prejme poslanec Evropskega parlamenta, ki predseduje delegaciji, ni mogoče samodejno šteti za dokumente Parlamenta.
• Kar zadeva iskanje dokumentov, sekretariati delegacij arhivirajo vso korespondenco, ki jo pošljejo in prejmejo v imenu predsednika delegacije in ki jim jo predsednik pošlje v vednost. Ni pisnih navodil o tem, kdaj so izjave ali korespondenca predsednikov uradno v imenu predsednika in kdaj ne. Take smernice bi bilo težko določiti, saj odločitev, ali poslanec v danih okoliščinah deluje kot predsednik ali kot posamezni poslanec, spada na področje uporabe načela svobode mandata. Pri iskanju dokumentov v primeru, kot je ta, uprava Parlamenta običajno počne dve stvari: iščejo v aplikaciji Parlamenta za upravljanje evidenc „GEDA“ in nato vprašajo zadevni sekretariat, ali ima ustrezne dokumente, ki še niso bili registrirani. V zvezi z zadevno delegacijo je praksa zadevnih poslancev Evropskega parlamenta (in njihovih pomočnikov), da (1) kopirajo v zadevni sekretariat, da lahko ta registrira dokumente, ki jih je treba registrirati, in/ali (2) zaprosijo zadevni sekretariat, naj pripravi in nato registrira vse dokumente (na primer dnevne rede sej in vabila).
• Kar zadeva možnost, da se od poslanca Evropskega parlamenta z uradno funkcijo EP, kot je predsednik delegacije (ali njegove pisarne), zahteva, da preveri, ali so na voljo ustrezni, vendar doslej še neregistrirani dokumenti (ali da se to zahteva od zadevnega sekretariata), se predstavniki Parlamenta niso spomnili, da je bilo to doslej po njihovem mnenju potrebno. Vendar ga niso izključile, če bi to izjemoma upravičevale okoliščine primera.

Ocena varuha človekovih pravic

9. Pred varuhom človekovih pravic sta dve vprašanji. Prvi se nanaša na to, kako je Parlament uporabil pojem „dokumenti Parlamenta“. Drugi se nanaša na iskanje dokumentov, ki ga je Parlament opravil v tej zadevi.

10. Varuhinja človekovih pravic ugotavlja, da je treba trenutno potegniti črto med tem, kateri dokumenti so dokumenti Parlamenta, ki spadajo na področje uporabe zakonodaje EU o dostopu javnosti do dokumentov, in kateri dokumenti se nanašajo na področje posameznega poslanca Evropskega parlamenta, ki ne spada na področje uporabe te zakonodaje. Dokumenti, ki jih prejmejo in sestavijo predsedniki delegacij v svoji parlamentarni funkciji predsednikov, spadajo na področje uporabe te zakonodaje.

11. Predsedniki delegacij lahko pripravijo in prejmejo dokumente, ki se nanašajo na njihovo področje kot posamezni poslanci Evropskega parlamenta. Razumno je domnevati, da na podlagi dejstva, da poslanec opravlja funkcijo predsednika delegacije, ni mogoče sklepati, da je vso korespondenco, ki jo je ta poslanec pripravil ali prejel, pripravil ali prejel med opravljanjem svoje funkcije predsednika delegacije. Tako bi lahko Parlament v obravnavani zadevi uporabil to razlikovanje.

12. Vendar varuh človekovih pravic tudi razume, da je v primeru poslancev, ki opravljajo funkcijo Parlamenta, kot je predsednik delegacije, v praksi morda težko potegniti črto med dokumenti Parlamenta in dokumenti, ki se nanašajo na področje poslanca. Varuhinja človekovih pravic zato meni, da bi moral Parlament oblikovati smernice o tem, kako potegniti črto v praksi, kar bi bilo koristno za poslance Evropskega parlamenta, osebje Parlamenta in širšo javnost. Smernice bi bilo treba objaviti. Dejstvo, da je težko določiti smernice, ne vpliva na potrebo po njihovi določitvi. Varuh človekovih pravic bo v zvezi s tem podal predlog v nadaljevanju.

13. V zvezi z iskanjem dokumentov, ki ga je Parlament opravil v tej zadevi, varuhinja človekovih pravic meni, da je bilo to ustrezno. Vendar Parlament sam priznava, da je v praksi težko potegniti črto med dokumenti Parlamenta in dokumenti poslancev Evropskega parlamenta. Zato in da bi povečali zaupanje državljanov v to, kako Parlament obravnava prošnje za dostop javnosti, bi moral Parlament navezati stik s predsednikom delegacije in se popolnoma prepričati, da ni bil zamujen noben dokument, ki spada na področje uporabe prošnje za dostop. Varuh človekovih pravic bo v zvezi s tem podal predlog v nadaljevanju.

Sklepna ugotovitev

V Evropskem parlamentu ni bilo nepravilnosti.

Predlogi za izboljšanje

Evropski parlament bi moral oblikovati smernice o tem, kako v praksi potegniti črto med dokumenti Parlamenta, ki spadajo na področje uporabe zakonodaje EU o dostopu javnosti do dokumentov, in dokumenti, ki se nanašajo na področje posameznih poslancev Evropskega parlamenta, ki ne spadajo na področje uporabe te zakonodaje. Smernice bi bilo treba objaviti.

Evropski parlament bi se moral obrniti na predsednika delegacije, da bi preveril, ali so bili zamujeni dokumenti, ki spadajo na področje uporabe zahteve za dostop do dokumentov.

Emily O'Reilly

Evropski varuh človekovih pravic

Strasbourg, 1. junija 2023

[1] Delegacija je „odgovorna za poglobitev stikov Parlamenta z Izraelom in izraelskim parlamentom, knesetom“, glej spletno stran delegacije, https://www.europarl.europa.eu/delegations/en/d-il/about/introduction.

Člen 223 Poslovnika Evropskega parlamenta o nalogah delegacij določa, da „predsednik delegacije redno poroča odboru, pristojnemu za zunanje zadeve, o dejavnostih delegacije“ in da mora predsednik delegacije „dati možnost, da ga odbor zasliši, kadar se točka dnevnega reda nanaša na področje pristojnosti delegacije“.

[2] Vpis organizacije v register EU za preglednost je: https://ec.europa.eu/transparencyregister/public/consultation/displaylobbyist.do?id=465822925861-62.

Naloga organizacije je „združiti voditelje, ki verjamejo v pomen tesnih odnosov med Evropo in Izraelom, ki temeljijo na skupnih demokratičnih vrednotah in interesih“, glej https://elnetwork.eu/.

[3] Uredba (ES) št. 1049/2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex:32001R1049

[4] Člen 3(a) Uredbe št. 1049/2001 določa: "dokument"pomeni kakršno koli vsebino ne glede na to, kakšen je njen medij (napisana na papirju ali shranjena v elektronski obliki ali kot zvočni, vizualni ali avdiovizualni zapis) o zadevi, ki se nanaša na politiko, dejavnosti in odločitve s področja odgovornosti institucije.

[5] Člen 4 Statuta določa: Dokumenti in elektronski zapisi, ki jih je poslanec prejel, pripravil ali poslal, se ne obravnavajo kot dokumenti Parlamenta, razen če so bili vloženi v skladu s Poslovnikom, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32005Q0684.

[6] Člen 2 Statuta določa: Člani so svobodni in neodvisni.