Spoštovani g.

8. novembra 2001 ste v imenu podjetja IBK – System- und Softwarehaus GmbH vložili pritožbo v zvezi z revizijo, ki jo je opravila Evropska komisija v zvezi z nekaterimi projekti, na katerih je delalo vaše podjetje.

novembra 2001 sem pritožbo posredoval Komisiji, da poda svoje pripombe.

Dodatne informacije v zvezi z vašo pritožbo ste predložili v dopisu z dne 11. februarja 2002.

Komisija je svoje mnenje o vaši pritožbi poslala 6. marca 2002. Mnenje Komisije sem vam posredoval 12. marca 2002 s pozivom, da predložite pripombe, če tako želite. Dne 25. aprila 2002 sem prejel vaše pripombe. V tem dopisu ste me obvestili, da se je vaše podjetje 26. februarja 2002 razglasilo za plačilno nesposobno, vendar ste še vedno na voljo za odgovore na vprašanja kot fizična oseba.

Pišem vam, da vas seznanim z rezultati preiskav, ki so bile opravljene.

PRITOŽBA

Pritožba je bila prvotno vložena v imenu nemške družbe IBK System- und Softwarehaus GmbH (v nadaljnjem besedilu: družba).

Podjetje je izvedlo delo na več raziskovalnih projektih, za katere je Evropska komisija dodelila sredstva. Oktobra 2000 je Komisija opravila revizijo. V svojem osnutku revizijskega poročila z dne 14. marca 2001 je Komisija ugotovila, da je od stroškov v višini približno 2,3 milijona €, ki jih je zahteval pritožnik, mogoče sprejeti le nekaj več kot 1,5 milijona €. Glede na revizijo so bili nekateri zahtevki višji, kot bi bilo mogoče utemeljiti, medtem ko ni bilo dokazov o upravičenosti drugih odhodkov.

Komisija je 15. marca 2001 družbi poslala kopijo tega osnutka poročila in jo pozvala k predložitvi pripomb. Komisija je družbo obvestila, da bo, če ne bo pripomb, ki bi privedle do spremembe osnutka poročila, izdala nalog za izterjavo preplačanih zneskov.

Družba je 10. aprila 2001 predložila svoje pripombe na osnutek poročila. Komisija je 6. avgusta 2001 odgovorila s podrobnim dopisom, v katerem je ugotovila, da argumenti in dokazi, ki jih je predložila družba, niso prepričali. Vendar je imela družba zadnjo priložnost, da utemelji svoje trditve. Družba je predložila dodatne pripombe v dopisu, poslanem 27. septembra 2001.

Komisija je 30. oktobra 2001 družbo obvestila, da je brez novih informacij ali dokazov njen osnutek revizijskega poročila postal dokončen in da bo izdan nalog za izterjavo.

Pritožnik trdi, da so bile ugotovitve revizije, v skladu s katerimi ni bilo mogoče sprejeti skupnega zneska približno 846 000 €, napačne. Poudarja, da pristojni organi (revizor, projektni referent) niso nikoli kritizirali storitev, ki jih je opravljala družba, medtem ko ni bilo nikoli nobenega vprašanja glede razhajanja med opravljeno storitvijo in njenimi stroški. Pritožnik tudi navaja, da so bili pri reviziji uporabljeni knjigovodski standardi, ki so bili primerni za veliko podjetje, ne pa tudi za majhno podjetje.

Poizvedba

Mnenje Komisije

Komisija je v svojem mnenju navedla naslednje pripombe:

Ena od finančnih revizij, ki jih je leta 2000 opravil Generalni direktorat Komisije za informacijsko družbo, se je nanašala na družbo, katere delničar in generalni direktor je bil g. Cilj teh finančnih revizij je bil nadzorovati utemeljitev dejanskih stroškov, ki so jih izvajalci prijavili v izjavah o stroških v pogodbah o delitvi stroškov na področju raziskav in tehnološkega razvoja. Izkazi stroškov so bili podlaga za izračun posameznega prispevka Skupnosti udeležencem v projektih RTR. Finančne revizije niso bile namenjene preverjanju znanstvene odličnosti raziskovalnega dela.

Revizija, opravljena v družbi, je zajemala preverjanje približno 22 izkazov stroškov, ki jih je družba predložila v zvezi s sedmimi pogodbami RTR. Vse pogodbe, povezane s četrtim okvirnim programom, razen ene pogodbe, ki se je nanašala na tretji okvirni program za raziskave.

Napredek revizije je bistveno ovirala nezmožnost družbe, da bi uskladila in utemeljila stroške, navedene v izjavah o stroških. Časovnih zapisov ni bilo, čeprav je bila to velika pogodbena obveznost. Med revizijo na kraju samem tudi ni bilo mogoče predložiti dokazil, kot so pogodbe, računi, dokazila o plačilu in računovodske evidence, ki so potrebna za utemeljitev prijavljenih stroškov. Družba ni mogla uskladiti prijavljenih stroškov z razpoložljivimi podatki za nobeno od revidiranih izkazov stroškov.

Zaradi nezadovoljivih rezultatov revizije na kraju samem je bila družba pozvana, naj v prostore Komisije prinese manjkajoče podatke (točne zahteve so oblikovali revizorji). Podatki, ki jih je družba predložila 13. novembra 2000, niso bili v skladu z zahtevo Komisije. Dokumenti se niso jasno sklicevali na ustrezne izkaze stroškov ali zahteve revizorjev.

Družba je dodatne dokumente poslala 29. novembra, 7. decembra in 19. decembra 2000. Tudi v tem primeru številni predloženi dokumenti niso bili predloženi z jasnim sklicevanjem na zadevne pogodbe in obdobja. Službe Komisije so si močno prizadevale, da bi ocenile vse podatke, zaradi dopolnilnih informacij pa so se povečali stroški, ki jih je Komisija sprejela. Vendar so neupravičeni stroški ostali znatni.

Komisija je 15. marca 2001 poslala osnutek revizijskega poročila družbi in jo pozvala, naj predloži svoje pripombe. Podjetje je odgovorilo 10. aprila 2001. Komisija je 6. avgusta 2001 podrobno odgovorila na ta dopis in družbi ponovno ponudila možnost, da predloži potrebne dokumente za utemeljitev. Družba je odgovorila 27. septembra 2001. Komisija je ta odgovor skrbno pregledala, vendar ni bila seznanjena z nobenimi novimi elementi. Zato je bilo revizijsko poročilo dokončano 24. oktobra 2001 in poslano družbi 30. oktobra 2001. Družba je 9. novembra 2001 pisno izrazila nestrinjanje z rezultati revizije. Komisija je na ta dopis odgovorila 3. decembra 2001.

Revizijske ugotovitve bi lahko povzeli na naslednji način:

Stroški za osebje: Znatni zneski stroškov za osebje, zaračunani gospodu D, niso bili dovoljeni, ker so bili po nepotrebnem visoki ali ker družba ni dokazala, da so bili ti stroški evidentirani v njenih obveznih računovodskih izkazih. Zneski, zaračunani za druge zaposlene, so bili delno zavrnjeni, ker družba ni dokazala, da so bili stroški evidentirani v njenih poslovnih knjigah. Stroški osebja, za katere so bili vloženi zahtevki, so bili za 39 % precenjeni.

Režijski stroški: Dovoljeni režijski stroški so bili določeni z revizijo na podlagi dejanskih stroškov, ki sta jih imela družba in g. D v zvezi s projektom. Režijski stroški niso bili zaračunani.

Drugi neposredni stroški: Stroški za opremo v lasti g. D., ki je bila dana v najem družbi, so bili delno zavrnjeni; upoštevani so bili le stroški, ki jih je D dejansko imel, element dobička, povezan s prenosom, pa je bil izključen.

Potovanje: Ti stroški so bili delno izključeni iz različnih razlogov; ni bilo mogoče dokazati, da so stroški dejansko nastali ali bili potrebni za projekt ali zabeleženi v poslovnih knjigah.

V zvezi z nekaterimi posebnimi točkami pritožbe so bile podane naslednje pripombe:

(a) V skladu s četrtim okvirnim programom (člen 19.1.2) je bilo treba ves zaračunani čas evidentirati in potrditi. Ta zahteva je bila izpolnjena vsaj z vodenjem časovnih evidenc. Pri reviziji je bilo ugotovljeno, da ni časovnih listov. Kljub temu, da teh stroškov ni bilo, je Komisija sprejela stroške osebja za g. D. Ti stroški osebja so bili določeni na podlagi razumne plače, izplačane v primerljivih primerih.

(b) V skladu s pogodbenimi določbami morajo biti vsi stroški, ki jih zahteva izvajalec, dejansko nastali. Obstoj računa kot takega ni zadostoval za ugotovitev, da je izdatek upravičen.

(c) Pisarniške prostore in opremo, ki jih je uporabljala družba, ji je dal v najem g. D. Ta najemnina je vključevala stopnjo dobička. V skladu s pogodbo, v kateri je navedeno, da „izključuje kakršen koli dobiček“ (člen 18.1), je bila ta stopnja dobička izključena iz upravičenih stroškov.

(d) V pogodbi je bilo navedeno, da izvajalec pri projektu ne bo imel nepotrebnih stroškov. V revizijskem poročilu so bili podrobno opisani različni primeri, v katerih izvajalec ni mogel utemeljiti potnih stroškov. Primera sta bila potovanje preveč članov podjetja na isti dogodek in mešanje poklicnih dejavnosti s prostim časom.

Družba je bila revidirana v skladu s splošnimi postopki, ki se uporabljajo za pogodbe o raziskavah. Ti postopki so predvidevali zlasti kontradiktorni postopek, v katerem ima izvajalec na voljo 30 dni, da predloži pripombe na osnutek revizijskega poročila. Kot je podrobno pojasnjeno zgoraj, je imel izvajalec več priložnosti, da predloži dokazila, ki jih je zahtevala Komisija, in dokaže upravičenost prijavljenih stroškov. Vendar Komisija po izdaji revizijskega poročila z dne 24. oktobra 2001 ni bila seznanjena z nobenimi novimi elementi.

Zato je bila dolžnost Komisije, da izvede rezultate revizije ter nadaljuje z izdajanjem in unovčenjem ustreznih opominov dolžniku. Neto znesek, ki se je zahteval od družbe, je bil € 458 622.

Pripombe pritožnika

Glede na pripombe, ki jih je pritožnik predložil aprila 2002, je podjetje 26. februarja 2002 vložilo predlog za začetek postopka zaradi insolventnosti. D, ki je vložil pritožbo, pa je evropskega varuha človekovih pravic obvestil, da je kot fizična oseba še vedno na voljo za odgovore na vprašanja. Podal je pripombe na mnenje Komisije, najpomembnejše točke pa lahko povzamemo na naslednji način:

Davčna uprava v Münchnu je leta 1999 opravila revizijo, pri kateri je zadevni uradnik poudaril, da sta predložitev dokumentov in način vodenja evidenc zgled za tako veliko družbo.

Družba je revizorjem odobrila dostop do vseh dokumentov, ki so bili na voljo, in predložila tudi dodatne preglednice za obrazložitev ali povzetek posameznih postavk. Ob koncu revizije so revizorji pripravili vmesno poročilo s seznamom tistih točk, ki jih je bilo treba še utemeljiti ali ki niso bile dovolj pojasnjene. Družba je ta seznam obravnavala po posameznih točkah, bodisi s pripombami bodisi s sklicevanjem na priložene dokumente.

Kot majhno podjetje seveda ni imelo posebnega sistema za beleženje časa.

Ni bilo jasno, zakaj je Komisija menila, da so stroški osebja v zvezi z g. D po nepotrebnem visoki. Predpostavka revizorjev, da D ni mogel delati toliko ur na mesec, kot je D trdil, je bila nesprejemljiva. Revizorjem je bilo predloženo mnenje davčnega organa, ki je prav tako preveril to točko in menil, da je pravilna.

Način vodenja evidenc podjetja je natančno ustrezal zakonskim zahtevam za tako veliko podjetje.

V zvezi z režijskimi stroški niso bile upoštevane različne postavke. Kar zadeva druge neposredne stroške, opreme podjetju ni najel gospod D, ampak eno od njegovih podjetij. To ni bilo storjeno, da bi dosegli dobiček, temveč je ustrezalo delitvi nalog, ki so se sčasoma razvile. EU je ta način ravnanja preučila v okviru ESPRIT II in ga sprejela, saj so bili tako zaračunani stroški precej nižji od tržnih stroškov. Tudi pri reviziji, ki jo je opravil münchenski davčni organ, so se ti stroški šteli za pravilne.

Kar zadeva potne stroške, nekaterih sklepov Komisije ni bilo mogoče razumeti.

Komisija se je vedno znova sklicevala na pravila, ki se uporabljajo v okviru četrtega okvirnega programa, čeprav se je del revizije nanašal na tretji okvirni program, ki so ga delno urejala popolnoma drugačna pravila. Vendar so bile tudi v okviru 4. okvirnega programa upoštevane določbe o evidentiranju opravljenega dela, saj so bile ustrezne preglednice redno poslane koordinatorju projekta in vsake tri mesece tudi projektnemu referentu.

ODLOČBA

1 Uvodna opomba

1.1 Pritožbo je prvotno vložil g. D., generalni direktor nemške družbe (v nadaljevanju: družba), ki je deloval v imenu te družbe. Nanaša se na delo, ki ga je to podjetje opravilo na več raziskovalnih projektih, za katere je Evropska komisija dodelila sredstva. Oktobra 2000 je Komisija opravila revizijo. Zato je Komisija menila, da bi bilo treba zavrniti znaten del stroškov, ki jih zaračunava družba.

1.2 D. je 25. aprila 2002 obvestil varuha človekovih pravic, da je podjetje 26. februarja 2002 vložilo predlog za začetek postopka zaradi insolventnosti, vendar je še vedno na voljo za odgovore na vprašanja kot zasebnik.

1.3 Varuh meni, da je v teh okoliščinah primerno obravnavati gospoda D kot pritožnika v tej zadevi.

2 Nepravilna zavrnitev stroškov

2.1 Pritožnik v bistvu trdi, da so bile ugotovitve revizije, po katerih ni bilo mogoče sprejeti skupnega zneska približno 846 000 €, napačne. Poudarja, da pristojni organi (revizor, projektni referent) niso nikoli kritizirali storitev, ki jih je opravljalo podjetje, medtem ko ni bilo nikoli nobenega vprašanja v zvezi z neskladjem med opravljeno storitvijo in njenimi stroški. Pritožnik tudi navaja, da so bili pri reviziji uporabljeni knjigovodski standardi, ki so bili primerni za veliko podjetje, ne pa tudi za majhno podjetje.

2.2 Komisija meni, da je bilo podjetje revidirano v skladu s splošnimi postopki, ki se uporabljajo za pogodbe o raziskavah. Poudarja, da družba ni mogla dokazati, da so bili stroški, ki jih je Komisija zavrnila, upravičeni. Komisija v svojem mnenju podaja podrobne pripombe v podporo svojemu stališču.

2.3 Pritožnikova trditev se v bistvu nanaša na obveznosti, ki izhajajo iz pogodb, sklenjenih med Komisijo in pritožnikovim podjetjem.

2.4 V skladu s členom 195 Pogodbe ES je evropski varuh človekovih pravic pooblaščen za sprejemanje pritožb "v zvezi s primeri nepravilnosti pri dejavnostih institucij ali organov Skupnosti". Varuh človekovih pravic meni, da do nepravilnosti pride, kadar javni organ ne deluje v skladu s pravilom ali načelom, ki ga zavezuje (1). Nepravilnosti je torej mogoče ugotoviti tudi pri izpolnjevanju obveznosti, ki izhajajo iz pogodb, ki so jih sklenile institucije ali organi Skupnosti.

2.5 Vendar varuh človekovih pravic meni, da je obseg pregleda, ki ga lahko opravi v takih primerih, nujno omejen. Varuh človekovih pravic zlasti meni, da ne bi smel poskušati ugotoviti, ali je katera od strank kršila pogodbo, če je zadeva sporna. To vprašanje bi lahko učinkovito obravnavalo le pristojno sodišče, ki bi imelo možnost zaslišati trditve strank v zvezi z zadevnim nacionalnim pravom in oceniti nasprotujoče si dokaze o morebitnih spornih dejanskih vprašanjih.

2.6 Varuh zato meni, da je v primerih, ki se nanašajo na pogodbene spore, upravičeno omejiti njegovo preiskavo na preverjanje, ali mu je institucija ali organ Skupnosti zagotovil skladen in razumen opis pravne podlage za njegovo delovanje in zakaj meni, da je njegovo stališče o pogodbenem položaju upravičeno. Če je tako, varuh človekovih pravic sklene, da njegova preiskava ni razkrila nepravilnosti. Ta ugotovitev ne bo vplivala na pravico strank, da njihov pogodbeni spor preuči in veljavno reši pristojno sodišče.

2.7 V tem postopku je Komisija podrobno pojasnila razloge, na podlagi katerih je sklenila, da zadevnih stroškov ni mogoče sprejeti. Varuhinja človekovih pravic meni, da argumenti, ki jih je predložila Komisija, niso nerazumni.

2.8 V teh okoliščinah in ob upoštevanju, da je obseg pregleda varuha človekovih pravic v takih primerih omejen, varuh človekovih pravic ugotavlja, da njegova preiskava ni razkrila nepravilnosti.

3 Sklepna ugotovitev

Na podlagi preiskav evropske varuhinje človekovih pravic v zvezi s to pritožbo se zdi, da Evropska komisija ni ravnala nepravilno. Varuh človekovih pravic je zato primer zaključil.

O tej odločitvi bosta obveščena tudi predsednik Evropske komisije in stečajni upravitelj podjetja.

S spoštovanjem,

 

Jacob SÖDERMAN

---

(1) Glej letno poročilo za leto 1997, str. 22 in naslednje.