Odločba v zadevi 736/2019/PB o tem, kako je EUCAP Somalia ^[1] izračunala delovne izkušnje v postopku zaposlovanja ^[2]

Ozadje pritožbe ^[3]

1. Pritožnik je zaprosil za mednarodno pogodbeno delovno mesto „analitika varnosti misije“ v misiji EUCAP Somalia (v nadaljnjem besedilu: misija ali EUCAP Somalia). Po razgovoru za službo, ki je potekal zelo dobro, je misija prosila pritožnika, naj predloži dokumente, na podlagi katerih bo lahko natančno določila trajanje svojih delovnih izkušenj. Po nekoliko dolgotrajni in zapleteni oceni je misija pritožnika obvestila, da trajanje njegovih ustreznih in dokumentiranih delovnih izkušenj ne ustreza 5 letom, zahtevanim v razpisu prostega delovnega mesta. Zato ji ni mogel ponuditi službe.

2. Zaradi postopka, ki je privedel do tega zaključka, se je pritožnik pritožil pri evropskem varuhu človekovih pravic. Kritizirala je trajanje postopka in po njenem mnenju slabo komunikacijo misije. Trdila je, da bi jo morala misija ustrezno obvestiti o tem, kako je izračunala njene delovne izkušnje.

Preiskava

3. Varuhinja človekovih pravic je začela preiskavo in Evropsko službo za zunanje delovanje (ESZD) pozvala, naj zagotovi informacije, na podlagi katerih bi lahko pritožnik razumel, kako so bile izračunane njegove delovne izkušnje.

4. ESZD  je po temeljitem posvetovanju z EUCAP Somalia predložila podroben odgovor in nato nadaljnji odgovor na dodatna vprašanja varuhinje človekovih pravic.

5. Varuhinja človekovih pravic je pritožniku poslala odgovore ESZD, da bi mu omogočila, da predloži pripombe. Pritožnik ni predložil pripomb.

Izračun delovnih izkušenj

6. ESZD je predložila podroben opis veljavnih pravil iz svojih smernic za ocenjevanje. ESZD je te smernice za ocenjevanje opisala kot izjemno pomembne in ugotovila, da se zadevno delovno mesto financira neposredno iz splošnega proračuna EU. Poudarila je, da se predhodne delovne izkušnje sicer vedno ocenjujejo individualno, vendar smernice dopuščajo le malo manevrskega prostora za razlago in odstopanje od vodilnih načel in pravil.

7. Primeri teh pravil vključujejo na primer pravilo, da se delovne izkušnje, ki so le delno relevantne, štejejo za 50 % ali da se neplačane delovne izkušnje lahko štejejo za relevantne le, če jih akreditira uveljavljena in priznana organizacija. Podobno obstajajo natančna pravila za več drugih primerov, kot so delovne izkušnje, pridobljene s polovičnim delovnim časom, delo, opravljeno sorazmerno, ali delo, ki se je časovno prekrivalo.

8. ESZD je nato pojasnila postopek izračuna delovnih izkušenj pritožnika.

9. Po razgovoru za službo je misija prosila pritožnika, naj predloži dokazilo o svojih delovnih izkušnjah. Minimalno število potrebnih let je bilo pet. Pritožnik je v svoji vlogi navedel, da je imel sedem let delovnih izkušenj v skoraj dvajsetih različnih delovnih razmerjih v obdobju osmih let. 

10. Oddelek za človeške vire misij je ugotovil, da ima pritožnik 5,14 leta ustreznih delovnih izkušenj. To je preveril finančni preveritelj misije. Oddelek za človeške vire misije je v skladu z veljavnimi pravili Evropski komisiji, ki je pristojna za odobritev (ali zavrnitev) končne razvrstitve, predložil ustrezen predlog za pritožnikovo razvrstitev v razrede.

11. V naslednjih tednih so bile pritožnikove delovne izkušnje večkrat preračunane. Pritožnik je predložil nove dokumente, s tem povezane izmenjave pa so potekale med misijo in Evropsko komisijo. Poleg tega je bil medtem nadomeščen finančni preveritelj misije. Misija je svoj izračun pritožnikovih delovnih izkušenj popravila na 2,4 leta. Oddelek za človeške vire je stopil v stik s pritožnikom v zvezi z novim dokazilom o delovnih izkušnjah. Tak dokaz je poslala, misija pa je oceno njenih delovnih izkušenj popravila na 4,61 leta.

12. ESZD je varuhu človekovih pravic zaupno predložila podrobno razpredelnico, ki jo je misija interno uporabila za izračun pritožnikovih delovnih izkušenj. Vsebuje stolpce z informacijami, kot so datumi, število delovnih dni, ime organizacije, za katero je bilo opravljeno delo, in ocena, ali je bilo predloženo ustrezno dokazilo [4].

13. ESZD je v odgovoru varuhinji človekovih pravic podrobno pojasnila oceno misije. Navedla je na primer delovne izkušnje, ki so se štele kot 100 %, in izkušnje, ki so se štele kot 50 %. Navedla je tudi izkušnje, za katere pritožnik ni mogel predložiti dokazov, ki so vključevali nekaj mesecev dela v nacionalni instituciji za človekove pravice in podobno obdobje dela na nacionalnem ministrstvu.

14. ESZD je pripomnila, da je bilo očitno, da je bil „postopek notranjega razvrščanja izjemno zapleten“. Navedla je, da je pritožnica predložila nepopolna dokazila, ki jih je dopolnila le na podlagi številnih zahtev oddelka za človeške vire misije. Postopek je bil odložen tudi zato, ker pritožnikova pojasnila niso vedno jasno pokazala, ali so bile zadevne delovne izkušnje pridobljene s krajšim ali polnim delovnim časom, zato je morala misija pritožnika prositi za pojasnila. ESZD se je sklicevala na natančna pravila v zgoraj navedenih smernicah za razvrščanje, katerih namen je zagotoviti skladne odločitve o razvrščanju.

15. ESZD je poudarila, da je misija pritožnika izrecno obvestila, da mora predložiti natančna dokazila o svojih delovnih izkušnjah, in da EUCAP Somalia v sporočilu ohranja proaktiven, pozitiven, koristen in spodbuden ton in duh.

16. Kot je navedeno zgoraj, je bil odgovor ESZD poslan pritožniku, ki ni predložil pripomb.

Ocena varuha človekovih pravic

Kako je misija komunicirala s pritožnikom

17. Misija je bila že od začetka zelo pozitivna glede pritožnikove prošnje. Ko je ocenjevala in izračunala delovne izkušnje pritožnice, ji je jasno sporočila, da želi opredeliti dokumentacijo za dokazovanje ustreznih delovnih izkušenj. Zato je bilo povsem jasno, da je misija poskušala pritožniku pomagati zagotoviti dokaze o tem, kar naj bi bile po njenem mnenju ustrezne delovne izkušnje.

O dolžini in kompleksnosti postopka

18. ESZD je v celoti priznala, da je bil to zapleten proces. V zvezi s posledicami, ki jih je to imelo posebej za pritožnico, varuhinja ugotavlja, da jo je misija obvestila, da je ne more zaposliti, če nima zahtevanih delovnih izkušenj, in da je bilo treba za to predložiti dokumentacijo. Varuhinja človekovih pravic ugotavlja tudi, da je bila podrobna in dejansko dolga ocena delovnih izkušenj pritožnika, ki jo je opravila misija, zanjo v osnovi konstruktivna in pozitivna: Na podlagi revidirane ocene, ki ji je dala 2,4 leta delovnih izkušenj, je misija zelo dolgo zahtevala in ocenila nadaljnjo dokumentacijo, pri čemer je njene ustrezne in dokumentirane delovne izkušnje nazadnje izračunala na skoraj 5 let.

19. Glede na navedeno varuhinja človekovih pravic meni, da misija ali ESZD v zvezi s pritožnikom nista ravnali nepravilno. Vendar bo varuh človekovih pravic podal predloge za izboljšanje postopka za določanje ustreznosti in trajanja ustreznih delovnih izkušenj.

20. Nazadnje, čeprav se je predmet te zadeve nanašal na trajanje postopka in na to, kako je misija komunicirala s pritožnico v zvezi z izračunom njenih delovnih izkušenj, varuhinja človekovih pravic meni, da je primerno zabeležiti, da se zdi ugotovitev misije, da ni imela zahtevanih delovnih izkušenj, razumna in brez vsakršne očitne napake pri presoji.

Sklepna ugotovitev

Varuhinja človekovih pravic je na podlagi preiskave zadevo zaključila z naslednjim sklepom:

Pri tem, kako sta misija EUCAP Somalia in ESZD obravnavali pritožnika, ni bilo nepravilnosti.

Pritožnik in ESZD bosta obveščena o tej odločitvi.

Predlogi za izboljšanje

Varuhinja človekovih pravic meni, da je pozitivno, da ESZD pri zaposlovanju in razvrščanju novih uslužbencev uporablja podroben sklop načel za ocenjevanje. Varuhinja človekovih pravic je ugotovila tudi koristnost notranjih pregledov pri zaposlovanju v okviru misije, za katere se zdi, da so v tem primeru dobro delovali.

Dejstva v tej zadevi – vključno z lastnim priznanjem ESZD, da je bil proces „izjemno okoren“ – pa kažejo na to, da je treba razmisliti o morebitnih izboljšavah.

Varuhinja človekovih pravic zato predlaga, naj civilne misije za krizno upravljanje v podobnih postopkih

a. potencialne kandidate bolje obvešča o osnovnih pravilih svojih smernic za ocenjevanje (na primer v obliki seznama pogostih vprašanj);

b. poziva prosilce, naj sami izpolnijo preglednico z zahtevanimi delovnimi izkušnjami in jih spodbudijo, da navedejo svojo oceno o ustreznosti in trajanju izkušenj;

c. razmislijo o uvedbi obrazca, ki tehnično zahteva, da prosilec za vsako delovno izkušnjo, za katero se trdi, da je pomembna, naloži enega ali več dokumentov kot dokazilo o delovnih izkušnjah, brez katerih obrazca ni mogoče predložiti (to ni jamstvo za točnost, vendar poudarja ta pomemben vidik postopka zaposlovanja).

ESZD si morda že prizadeva za uvedbo takih izboljšav. Varuh človekovih pravic bi bil v tem primeru rad ustrezno obveščen.

Emily O'Reilly
evropska varuhinja človekovih pravic

Strasbourg, 13. julij 2020

[1] Misija EUCAP Somalia je civilna misija za krizno upravljanje, ki jo je ustanovil Svet Evropske unije. Zaposluje mednarodno in lokalno pogodbeno osebje ter zaposluje napotene državljane držav članic EU in prispevajočih tretjih držav. Postopek zaposlovanja v nekaterih primerih vodi misija v sodelovanju z ESZD. Mednarodna pogodbena delovna mesta so objavljena na spletišču ESZD.

[2] Ta različica sklepa varuha človekovih pravic vsebuje redakcijske izboljšave, ki jih je ESZD predlagala po objavi prve različice.

[3] Zaradi varstva osebnih podatkov se sklep ne sklicuje na posebnosti, ki bi lahko omogočile identifikacijo pritožnika.

[4] Varuhinja človekovih pravic je opazila manjše neskladje pri predstavitvi vseh delovnih izkušenj. Na podlagi lastne ocene ESZD o tem, katere delovne izkušnje so pomembne, bi moral izračun prikazati štiri leta, sedem mesecev in devet dni.