Ozadje pritožbe

1. Pritožnik je avgusta 2018 uradu EPSO predložil zahtevo za dostop javnosti do približno 23 000 dopisov, s katerimi je urad EPSO kandidate in kandidatke obvestil o dveh izbirnih postopkih o njihovih rezultatih testov. Pritožnik je želel informacije iz teh dopisov uporabiti za analizo, ali so jezikovne izbire kandidatov vplivale na njihovo uspešnost pri testih.

2. Urad EPSO je dostop zavrnil zaradi potrebe po varstvu osebnih podatkov kandidatov. Trdila je tudi, da bi objava redigiranih kopij zahtevanih dokumentov pomenila preveliko upravno breme in da neredigirane informacije za pritožnika ne bi imele bistvene vrednosti.

3. Pritožnik je septembra 2018 pri Komisiji vložil potrdilno prošnjo. Pritožila se je tudi nad dejstvom, da ji je urad EPSO predložil le skupno število identificiranih dokumentov na natečaj (namesto števila na podatkovni niz ^[1]).

4. Evropska komisija je ohranila odločbo EPSO o zavrnitvi dostopa, pri čemer se je sklicevala tudi na izjemo za varstvo postopkov odločanja in se sklicevala na tajnost dela natečajne komisije.

5. Pritožnik, ki ni bil zadovoljen z odgovorom Komisije, se je decembra 2018 obrnil na varuhinjo človekovih pravic.

Preiskava

6. Varuhinja človekovih pravic je začela preiskavo pritožbe, da bi ugotovila, ali je Komisija upravičeno zavrnila dostop javnosti do zahtevanih dokumentov.

7. Med preiskavo se je preiskovalna skupina varuhinje človekovih pravic sestala z ustreznimi predstavniki Komisije in urada EPSO, da bi pridobila dodatna pojasnila o njihovem stališču. Varuhinja človekovih pravic je nato pritožniku predložila poročilo o tem sestanku in nato prejela pritožnikove pripombe.

Argumenti, predstavljeni varuhu človekovih pravic

8. Komisija in urad EPSO sta navedla, da poleg imen in številk kandidatov menita, da so osebni podatki tudi jezikovne izbire in rezultati testov kandidatov, saj lahko ti podatki v nekaterih okoliščinah tretjim osebam omogočajo posredno identifikacijo zadevnih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki. V zvezi s prenosom osebnih podatkov, vsebovanih v dokumentih, so navedli, da mora pritožnica dokazati potrebo po prenosu podatkov njej, česar pa ni storila.

9. Poleg tega so trdili, da EPSO nima sredstev, da bi samodejno prikril osebne podatke, ki jih vsebujejo zahtevani dokumenti. Tudi če bi bilo redigiranje mogoče izvesti samodejno, bi bilo treba naknadno ročno preveriti, ali so bili osebni podatki ustrezno redigirani. Glede na količino zahtevanih dokumentov (23 000) bi redigiranje teh dokumentov v vsakem primeru pomenilo preveliko upravno breme.

10. Urad EPSO je tudi trdil, da njegova standardna iskalna orodja ne omogočajo filtriranja dokumentov glede na parametre, kot so jezikovne izbire kandidatov. Zato pritožniku ni mogoče zagotoviti števila črk, opredeljenih po jezikih, kot je bilo zahtevano v zahtevi za dostop (glej opombo 1).

11. V zvezi z možnostjo, da se ponudi poštena rešitev, tj. kompromis v zadevah, ki se nanašajo na zelo veliko število dokumentov ^[2], sta Komisija in EPSO menila, da omejeno število pisem (in s tem omejeni vzorci podatkov) pritožniku ne bi koristilo.

12. Pritožnik je izpodbijal stališče, da so jezikovne izbire kandidatov in rezultati testov osebni podatki. Trdila je, da mora za analizo poznati enega od dveh jezikov, ki ju izberejo kandidati, in da na podlagi teh omejenih informacij ne bi bilo mogoče identificirati kandidata. Vendar se je pritožnik strinjal, da bi bila identifikacija mogoča v primerih, ko je samo deset ali manj kandidatov izbralo isti jezik kot svoj prvi jezik.

13. Pritožnik je tudi trdil, da bi se lahko potrebna redigiranja izvedla samodejno. Redigiranje dokumentov torej ne bi pomenilo pretiranega upravnega bremena. Po mnenju pritožnika to velja tudi za morebitne ročne preglede, ki se izvedejo po samodejnem redigiranju, saj ne bi zahtevali ocene podatkov.

14. V zvezi z zahtevano nujnostjo je pritožnica navedla, da namerava analizirati rezultate testov kandidatov, da bi javnosti zagotovila, da so natečaji EPSO nediskriminatorni in objektivni.

Ocena varuha človekovih pravic

15. Zahtevani dokumenti vsebujejo osebne podatke, kot so imena kandidatov in način opravljanja testov.

16. Pravo Unije zahteva, da mora oseba, ki zahteva dostop do osebnih podatkov tretjih oseb, dokazati, da ji je treba te podatke posredovati. Tudi če taka potreba obstaja, se lahko podatki prenesejo le, če prenos spoštuje zakonite interese posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, in je sorazmeren.

17. Kar zadeva vprašanje, ali je pritožnica utemeljila, zakaj bi ji bilo treba omogočiti dostop do neredigiranih pisem, je pritožnica v pritožbi varuhu človekovih pravic navedla, da želi analizirati zadevna pisma, da bi preverila, ali imajo vsi kandidati na natečaju EPSO enake možnosti za uspeh, ne glede na njihovo jezikovno izbiro. Ni jasno, kako bi lahko pritožnik na podlagi zadevnih dopisov prišel do takih zaključkov. V vsakem primeru ne bi bilo sorazmerno objaviti neredigiranih dopisov, iz katerih bi bilo razvidno, kako je vsak kandidat opravil teste. Varuhinja človekovih pravic se zato ne strinja, da bi bilo zagotavljanje neredigiranih pisem združljivo s pravom EU o varstvu podatkov.

18. Kar zadeva možnost redigiranja dopisov, da bi postali anonimni, je varuhinja človekovih pravic potrdila, da urad EPSO nima avtomatiziranih sredstev za redigiranje imen kandidatov. Tudi če bi bilo ugotovljeno, da se imena redigirajo z avtomatiziranim sredstvom, varuh človekovih pravic meni, da bi bilo še vedno potrebno ročno preverjanje redigiranih dokumentov pred njihovim razkritjem, da se zagotovi, da so bila redigiranja opravljena pravilno ^[3]. To bi bilo treba storiti za vsakega od 23 000 dopisov in bi pomenilo preveliko upravno breme. Sodna praksa EU priznava, da se lahko zahteve za dostop javnosti do dokumentov zavrnejo, če bi njihovo upoštevanje pomenilo preveliko upravno breme.

19. V zvezi s tem, ali je možna pravična rešitev, je varuh človekovih pravic potrdil, da z razpoložljivimi standardnimi iskalnimi orodji iz podatkovne zbirke ni mogoče izluščiti števila kandidatov, ki so kot svoj prvi jezik izbrali določene jezike, in relativne stopnje uspešnosti teh kandidatov. Varuhinja človekovih pravic je tudi potrdila, da ne bi bilo koristno razkriti le omejenega števila zahtevanih pisem, saj to ne bi bilo koristno za pritožnico glede na njene navedene cilje (tj. primerjavo stopenj uspešnosti kandidatov, ki uporabljajo različne jezike). Zato ni pravične rešitve, ki bi jo Komisija lahko predlagala pritožniku.

Sklepna ugotovitev

Varuhinja človekovih pravic je na podlagi preiskave zadevo zaključila z naslednjim sklepom:

Komisija ni storila nobenih nepravilnosti.

Pritožnik in Komisija bosta obveščena o tej odločitvi.

Fergal Ó Regan

Usklajevanje poizvedb v javnem interesu – enota 2

Strasbourg, 3. junija 2019

[1] Za vsak natečaj število pisem na prvo jezikovno izbiro kandidatov in podatek o tem, ali je zadevni kandidat dosegel zahtevano najmanjše število točk. Obstaja 24 uradnih jezikov EU, tako da je na natečaj 48 naborov podatkov.

[2] V skladu s členom 6(3) Uredbe (ES) št. 1049/2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije, ki je na voljo na: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN.

[3] Uredba 2018/1725 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah EU, na voljo na: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32018R1725&from=EN.