Vec sa týkala žiadosti o prístup verejnosti k dokumentom v súvislosti s disciplinárnym konaním v nadväznosti na vyšetrovanie a odporúčanie Európskeho úradu pre boj proti podvodom (OLAF) Komisii. Komisia identifikovala 23 dokumentov, ktoré patria do rozsahu pôsobnosti žiadosti, a zamietla prístup ku všetkým dokumentom v celom rozsahu. Komisia pritom vychádzala z potreby chrániť osobné údaje.

Keď sťažovateľ požiadal Komisiu o preskúmanie svojho rozhodnutia, Komisia potvrdila zamietnutý prístup s odvolaním sa na všeobecnú domnienku dôvernosti vyplývajúcu z ochrany účelu vyšetrovania. Komisia takisto tvrdila, že prístup verejnosti nemožno poskytnúť na ochranu osobných údajov obsiahnutých v dokumentoch.

Ombudsmanka konštatovala, že uplatnenie všeobecnej domnienky dôvernosti Komisiou po ukončení predmetného disciplinárneho konania nebolo primerané. Na základe kontroly sporných dokumentov sa ombudsmanka domnievala, že hoci je možné, že časti dokumentov bude potrebné upraviť, aby sa zabránilo identifikácii jednotlivcov alebo aby sa ochránil účel budúcich vyšetrovaní, dokumenty neobsahujú citlivé informácie v celom rozsahu. Ombudsmanka preto navrhla ako riešenie, aby Komisia prehodnotila svoje stanovisko k žiadosti o prístup s cieľom poskytnúť zmysluplný čiastočný prístup k požadovaným dokumentom.

Komisia v odpovedi potvrdila, že sa opiera o všeobecnú domnienku dôvernosti, a domnievala sa, že zmysluplný čiastočný prístup v každom prípade nie je možný bez zverejnenia osobných údajov a ohrozenia ochrany účelu disciplinárnych vyšetrovaní Komisie.

Ombudsmanka vyjadrila poľutovanie nad tým, že Komisia neudelila čiastočný prístup na základe jej návrhu riešenia. Ombudsmanka zistila, že vybavovanie tejto žiadosti o prístup Komisiou predstavovalo nesprávny úradný postup.

Keďže Komisia v nadväznosti na návrh ombudsmanky na riešenie prehodnotila svoje stanovisko k žiadosti sťažovateľa o prístup a dospela k rovnakému záveru ako vo svojom potvrdzujúcom rozhodnutí, ombudsmanka nevidela žiadny užitočný účel pokračovať v tomto vyšetrovaní s formálnym odporúčaním v tejto veci. Prípad preto uzavrela.

Vec sa týkala rozhodnutia Európskej komisie odmietnuť prístup verejnosti ku konečným rozhodnutiam o sankciách, ktorými sa ukončuje disciplinárne konanie voči zamestnancom Komisie. Komisia uplatnila všeobecnú domnienku dôvernosti na všetky sporné dokumenty založenú na potrebe chrániť účel vyšetrovania. Komisia takisto tvrdila, že v každom prípade nemožno poskytnúť prístup verejnosti k rozhodnutiam bez toho, aby sa odhalili osobné údaje.

Ombudsmanka zistila, že Komisia nebola oprávnená opierať sa o všeobecnú domnienku dôvernosti založenú na potrebe chrániť účel vyšetrovaní s cieľom odmietnuť prístup ku konečným rozhodnutiam o sankciách. Vyšetrovací tím ombudsmana preto skontroloval predmetné dokumenty. Na základe inšpekcie ombudsmanka usúdila, že zatiaľ čo niektoré konečné rozhodnutia o sankciách si môžu vyžadovať rozsiahlejšie úpravy ako iné, aby sa zabránilo identifikácii jednotlivcov, a tým sa chránilo ich súkromie a integrita, stanovisko Komisie, že prístup nemožno udeliť, bolo neprimerané. Ombudsmanka sa tiež domnievala, že dokumenty obsahovali len obmedzené informácie, ktoré by bolo potrebné zadržať na ochranu účelu vyšetrovania.

Vzhľadom na to ombudsmanka zistila, že odmietnutie Komisie poskytnúť prístup verejnosti k požadovaným dokumentom v celom rozsahu predstavovalo nesprávny úradný postup.

Ombudsmanka už vyjadrila svoj vyššie uvedený názor v návrhu riešenia v súbežnom vyšetrovaní týkajúcom sa prístupu verejnosti k podobným dokumentom. Keďže Komisia prehodnotila svoje stanovisko na základe tohto návrhu riešenia a dospela k rovnakému záveru ako vo svojom potvrdzujúcom rozhodnutí, ombudsmanka nevidela žiadny užitočný účel pokračovať v tomto vyšetrovaní tým, že v tejto veci vydala formálne odporúčanie. Prípad preto uzavrela.

Prípad sa týkal odmietnutia Európskeho parlamentu poskytnúť verejnosti prístup k dokumentom týkajúcim sa vyšetrovania pochybenia zamestnancov Európskym úradom pre boj proti podvodom (OLAF). Pri zamietnutí prístupu sa Parlament opieral o dve výnimky podľa právnych predpisov EÚ o prístupe verejnosti k dokumentom, pričom tvrdil, že zverejnenie by narušilo súkromie a integritu osôb dotknutých vyšetrovaním úradu OLAF a jeho rozhodovacím procesom.

Ombudsmanka zistila, že sťažovateľ nepreukázal potrebu zverejnenia osobných údajov vo verejnom záujme, ako sa vyžaduje v právnych predpisoch EÚ o ochrane údajov. Parlament teda oprávnene odmietol sprístupniť akékoľvek osobné údaje obsiahnuté v sporných dokumentoch. Z preskúmania dokumentov však takisto vyplynulo, že neobsahujú osobné údaje v celom rozsahu a že určité časti dokumentov by sa mohli sprístupniť, pričom by sa zároveň chránilo súkromie a integrita dotknutých osôb. Ombudsmanka preto navrhla, aby Parlament prehodnotil svoje stanovisko, že prístup k dokumentom sa musí zamietnuť v plnom rozsahu.

Parlament v odpovedi trval na svojom stanovisku, že nie je možné poskytnúť prístup verejnosti, pretože sa domnieva, že nie je možné upraviť všetky osobné údaje a zároveň ponechať určitý zmysluplný obsah. Ombudsmanka vyjadrila poľutovanie nad tým, že Parlament naďalej odmieta akúkoľvek formu prístupu k požadovaným dokumentom. Vzhľadom na to, že Parlament potvrdil svoju pozíciu v odpovedi na jej návrh riešenia, ombudsmanka zastávala názor, že sledovanie tejto záležitosti v kontexte tohto prípadu nebude mať žiadny účel. Ombudsmanka však očakáva, že Parlament zohľadní jej posúdenie pri vybavovaní budúcich žiadostí verejnosti o prístup k podobným dokumentom.

Prípad sa týkal odmietnutia Európskeho úradu pre boj proti podvodom (OLAF) poskytnúť dostatočne široký prístup verejnosti k záverečným správam a odporúčaniam úradu OLAF týkajúcim sa dvoch vyšetrovaní pochybenia zamestnancov EÚ. Pri zamietnutí prístupu k častiam týchto dokumentov OLAF vychádzal z dvoch výnimiek vyplývajúcich z právnej úpravy Únie v oblasti prístupu verejnosti k dokumentom, pričom tvrdil, že zverejnenie by ohrozilo potrebu chrániť súkromie a integritu osôb uvedených v dokumentoch vrátane osôb dotknutých vyšetrovaniami OLAF-u, ako aj potrebu chrániť obchodné záujmy spoločností a právnických osôb uvedených v dokumentoch.

Ombudsmanka zistila, že sťažovateľ nepreukázal potrebu zverejnenia predmetných osobných údajov vo verejnom záujme, ako sa vyžaduje v právnych predpisoch EÚ o ochrane údajov. Po nahliadnutí do sporných dokumentov ombudsman tiež považoval utajenie obchodných informácií za primerané a v tejto súvislosti neexistoval prevažujúci verejný záujem na ich zverejnení. Ombudsmanka preto dospela k záveru, že rozhodnutie OLAF-u odmietnuť prístup verejnosti k častiam sporných dokumentov bolo odôvodnené. Ombudsmanka privítala rozhodnutie úradu OLAF zverejniť významné podrobnosti o dvoch príslušných vyšetrovaniach a uzavrela vyšetrovanie, v ktorom nezistila žiadny nesprávny úradný postup.

Prípad sa týkal rozhodnutia Európskeho úradu pre boj proti podvodom (OLAF) odmietnuť prístup verejnosti k záverečným správam a súvisiacim odporúčaniam v 44 vyšetrovaniach, ako aj k spisu v konkrétnom uzavretom disciplinárnom prípade. OLAF uplatnil všeobecnú domnienku nezverejnenia na všetky sporné dokumenty, čo znamená, že odmietol poskytnúť prístup verejnosti k akýmkoľvek dokumentom bez toho, aby vykonal akékoľvek individuálne posúdenie.

Ombudsmanka zistila, že OLAF nebol oprávnený opierať sa o všeobecnú domnienku nezverejnenia založenú na potrebe chrániť účel svojich vyšetrovaní, odmietnuť prístup k 37 záverečným správam a odporúčaniam, v súvislosti s ktorými boli vyšetrovania a následné činnosti ukončené. Pokiaľ ide o záverečné správy a odporúčania, v ktorých sa úrad OLAF domnieval, že následné činnosti stále prebiehajú, ombudsmanka sa domnievala, že pred uplatnením všeobecnej domnienky nezverejnenia nie je jasné, či a ak áno, ako úrad OLAF posúdil, že toto obdobie následných opatrení je stále primerané.

Ombudsmanka preto navrhla ako riešenie, aby úrad OLAF i) vykonal individuálne posúdenie záverečných správ a odporúčaní týkajúcich sa tých vyšetrovaní, pri ktorých boli následné činnosti ukončené, pričom v prípade potreby upravil osobné údaje s cieľom poskytnúť čo najširší prístup verejnosti; a ii) poskytnúť vysvetlenia, prečo sa domnieva, že primeraná lehota na dokončenie následných činností ešte neuplynula, ak je to uplatniteľné.

V odpovedi úrad OLAF vykonal individuálne posúdenie 41 záverečných správ a odporúčaní v súvislosti so všetkými vyšetrovaniami, pri ktorých sa potvrdilo, že následné opatrenia boli uzavreté. Úrad OLAF poskytol čiastočný prístup ku všetkým týmto dokumentom. OLAF takisto opísal, ako vo všeobecnosti posudzuje, či uplynula primeraná lehota na to, aby príslušný orgán rozhodol o vhodných opatreniach nadväzujúcich na jeho odporúčania.

Ombudsmanka dospela k záveru, že úrad OLAF prijal jej návrh riešenia, ktorým sa poskytuje široký čiastočný prístup verejnosti k 41 záverečným správam a súvisiacim odporúčaniam. Uvítala aj objasnenia poskytnuté v súvislosti s prebiehajúcimi nadväzujúcimi konaniami. Poznamenala však, že v rámci predmetných vyšetrovaní následné činnosti prebiehali podstatne dlhšie, než súdy Únie uznali za primerané. Preto predložila úradu OLAF návrhy na zlepšenie v súvislosti s touto záležitosťou.

Pokiaľ ide o odmietnutý prístup k ostatným dokumentom v predmetnom vyšetrovacom spise OLAF-u, ombudsman tiež nebol presvedčený o tom, že OLAF bol oprávnený odvolávať sa na všeobecnú domnienku nezverejnenia vzhľadom na to, že jeho vyšetrovanie a následný postup boli ukončené. Po nahliadnutí do dokumentov ombudsmanka takisto usúdila, že čiastočný prístup sa javí ako možný, pričom sa upravujú najmä osobné údaje. Ombudsmanka však poznamenala, že počet dokumentov zahrnutých do spisu je značný, že sťažovateľ teraz získal zmysluplný čiastočný prístup k záverečnej správe v súvislosti s týmto vyšetrovaním a nie je jasné, či zostávajúce dokumenty, ku ktorým môže byť možný čiastočný prístup, obsahujú dodatočné informácie, ktoré sú pre sťažovateľa zaujímavé. Ombudsmanka preto usúdila, že žiadne ďalšie vyšetrovanie tohto aspektu sťažnosti nie je odôvodnené. V tejto súvislosti poukázala na návrh na zlepšenie predložený úradu OLAF v nedávnom vyšetrovaní týkajúcom sa vybavovania žiadostí verejnosti o prístup k celým spisom.

Prípad sa týkal odmietnutia Európskej služby pre vonkajšiu činnosť (ESVČ) poskytnúť úplný prístup verejnosti k dokumentom týkajúcim sa vyšetrovaní pochybenia zamestnancov EÚ Európskym úradom pre boj proti podvodom (OLAF). Pri zamietnutí prístupu sa ESVČ odvolávala na výnimku vyplývajúcu z právnych predpisov EÚ o prístupe verejnosti k dokumentom, pričom tvrdila, že zverejnenie by ohrozilo potrebu chrániť súkromie a integritu osôb uvedených v dokumentoch vrátane osôb, ktorých sa týkajú vyšetrovania OLAF-u. ESVČ okrem toho upravila mená právnických osôb uvedených v dokumentoch s cieľom chrániť ich dobrú povesť.

Ombudsmanka zistila, že sťažovateľ nepreukázal potrebu zverejnenia osobných údajov vo verejnom záujme, ako sa vyžaduje v právnych predpisoch EÚ o ochrane údajov. Po nahliadnutí do sporných dokumentov ombudsmanka tiež považovala obmedzené úpravy obchodných informácií za primerané a v tejto súvislosti nezistila žiadny prevažujúci verejný záujem. Ombudsmanka preto dospela k záveru, že rozhodnutie ESVČ odmietnuť úplné zverejnenie sporných dokumentov bolo odôvodnené. Ombudsmanka preto uzavrela vyšetrovanie, v ktorom nezistila nesprávny úradný postup.

Prípad sa týkal poradenskej spoločnosti, ktorú vyšetroval Európsky úrad pre boj proti podvodom (OLAF) pre podozrenia z nezrovnalostí v projektoch financovaných EÚ. Úrad OLAF informoval spoločnosť, že vyšetrovanie uzavrel, a predložil Komisii finančné a administratívne odporúčania. Hoci úrad OLAF informoval spoločnosť, že sa môže obrátiť na kontrolóra procesných záruk úradu OLAF, úrad OLAF neposkytol jasné informácie o platnej lehote na podanie sťažnosti. To znamenalo, že spoločnosť podala sťažnosť po uplynutí lehoty a kontrolór sťažnosť zamietol.

Ombudsmanka zistila, že úrad OLAF tým, že sťažovateľovi neposkytol jasné informácie, najmä pokiaľ ide o dátum ukončenia vyšetrovania, konal nesprávnym úradným postupom. Ombudsmanka sa však domnievala, že neexistuje vhodné odporúčanie na riešenie tohto problému pre sťažovateľa. Predložila však návrh s cieľom zabrániť tomu, aby sa takýto problém vyskytol v podobných prípadoch v budúcnosti.

The case concerned the European Anti-Fraud Office's (OLAF) decision to refuse public access to the contents of its investigation file concerning a closed case and to grant only partial access to the final report from this investigation. OLAF argued that full disclosure of the investigation file and final report would undermine the protection of personal data, the commercial interests of the companies concerned by the investigation, and the effectiveness of OLAF’s future investigations by revealing its methods and strategies. As regards the investigation file, OLAF applied a general presumption of non-disclosure, meaning that it refused to grant public access to the file without having conducted an individual assessment of the documents contained in it.

The Ombudsman took the preliminary view that, according to case law, once OLAF’s investigation and related follow-up activities are closed, the general presumption of non-disclosure can only be applied to OLAF’s internal and preliminary analyses, as opposed to the entire investigation file. OLAF disagreed, arguing that all documents in the investigation file contain sensitive information and, as such, should be covered by the general presumption of non-disclosure.

The Ombudsman therefore proceeded to an inspection of a sample of different categories of documents from the investigation file. Based on the inspection, the Ombudsman found that not all documents from the investigation file appear to be equally sensitive and thus deserving of the application of the general presumption of non-disclosure.

Nonetheless, the Ombudsman found that, based on an individual assessment of the documents in this particular case, OLAF could reasonably argue that the majority of documents from the investigation file could not be disclosed based on the need to protect personal data and sensitive commercial information. Since OLAF had already provided the complainant with meaningful access to its final report, the Ombudsman closed the case finding that no further inquiries were justified.

However, the Ombudsman suggested that OLAF should, in the future, carry out an individual assessment of documents from its the investigation files when applicants request public access to documents contained therein that are clearly not covered by the general presumption of non-disclosure as recognised in the case law. In case of broad requests for public access to the entire investigation file, OLAF should consider asking applicants to specify which documents they seek access to.