Dátum: piatok 24. novembra 2023

Schôdza na diaľku cez WebEx

Prítomný

Európska komisia

• Hlavný odborník – etika, dobrá správa vecí verejných a vzťahy s európskym ombudsmanom (SG.C.2)
• Zástupca vedúceho oddelenia – Transparentnosť, správa dokumentov a prístup k dokumentom (SG.C.1)
• referent pre oblasť práva a politiky – transparentnosť, správa dokumentov a prístup k dokumentom (SG.C.1)
• referent pre oblasť práva a politiky – transparentnosť, správa dokumentov a prístup k dokumentom (SG.C.1)
• Vedúci oddelenia – Správa a riadenie spoločností a kontinuita činností (SG.A.6)
• Administratívny a podporný zástupca – Správa a riadenie spoločností a kontinuita činností (SG.A.6)

Európsky ombudsman

• Tanja Ehnert, koordinátorka pre otázky
• Nicholas Hernanz, vyšetrovateľ
• Emily Tullberg, vyšetrovateľka
• Daria Stanculescu, stážistka pre otázky

Cieľ stretnutia

Účelom stretnutia bolo, aby vyšetrovací tím ombudsmanky získal objasnenie toho, ako Európska komisia vyhľadávala a identifikovala dokumenty, ktoré patria do rozsahu pôsobnosti žiadosti sťažovateľa o prístup verejnosti.

Úvod a procedurálne informácie

Vyšetrovací tím ombudsmanky sa predstavil, poďakoval zástupcom Komisie za stretnutie s nimi a uviedol účel stretnutia. Načrtli právny rámec, ktorý sa vzťahuje na stretnutia ombudsmana, najmä to, že ombudsman bez predchádzajúceho súhlasu Komisie nezverejní žiadne informácie, ktoré Komisia označila za dôverné, ani sťažovateľovi, ani žiadnej inej osobe mimo úradu ombudsmana ^[1].

Vyšetrovací tím vysvetlil, že vypracuje návrh správy o stretnutí, ktorá sa zašle Komisii, aby sa zabezpečila vecná presnosť a úplnosť obsahu. Správa zo zasadnutia sa potom dokončí, zahrnie do spisu a poskytne sťažovateľovi. Do správy by sa nezahrnuli žiadne dôverné informácie, ani by sa inak neposkytli sťažovateľovi ani žiadnej tretej strane.

Výmena informácií

Vyšetrovací tím ombudsmanky načrtol rozsah sťažnosti. Objasnili, že toto vyšetrovanie sa týka žiadosti o prístup verejnosti k dokumentom súvisiacim s rozhodnutím odstrániť mená a kontaktné údaje členov Komisie z webového sídla EU Whoiswho, a nie samotného rozhodnutia. Pred stretnutím vyšetrovací tím skontroloval dokumenty, ktoré Komisia identifikovala ako dokumenty, ktoré patria do rozsahu žiadosti.

Identifikácia dokumentov Komisiou

Vyšetrovací tím ombudsmanky požiadal o objasnenie toho, ako Komisia hľadala a identifikovala príslušné dokumenty v tomto prípade.

Zástupcovia Komisie vysvetlili, že zodpovedné oddelenie má niekoľko úloh vrátane sledovania práce Úradu pre publikácie. Keď sťažovateľ predložil prvú žiadosť o prístup k dokumentom, oddelenie sa riadilo riadnym postupom, ktorý zahŕňal preskúmanie žiadosti a identifikáciu príslušných dokumentov.  

Zástupcovia Komisie vysvetlili, že pri predkladaní opakovanej žiadosti sa generálny sekretariát spojí s oddelením zodpovedným za pôvodnú odpoveď s cieľom získať jeho stanovisko k argumentom, ktoré predložil žiadateľ. V prípadoch, keď žiadateľ nastolí otázku neúplnej identifikácie dokumentov, oddelenie sa požiada, aby poskytlo svoje informácie týkajúce sa identifikovaných dokumentov. Zástupcovia Komisie potvrdili, že v tomto prípade sa postupovalo podľa tohto postupu.

Existencia dokumentov súvisiacich s neprimeraným vonkajším tlakom a žiadosťami zamestnancov

Vyšetrovací tím ombudsmanky poznamenal, že Komisia vo svojich počiatočných a opakovaných rozhodnutiach uviedla, že došlo k neprimeranému tlaku zo strany externých zdrojov a k žiadostiam zamestnancov, ktorí chceli, aby boli ich mená odstránené z EU Whoiswho. Vyšetrovací tím sa pýtal, či Komisia vyhľadala akúkoľvek dokumentáciu týkajúcu sa takýchto žiadostí.

Zástupcovia Komisie uviedli, že neboli identifikované žiadne dokumenty týkajúce sa žiadostí zamestnancov o odstránenie ich mien z EU Whoiswho. Poznamenali, že je pravdepodobné, že tieto žiadosti boli vyjadrené ústne.

Vyšetrovací tím ombudsmanky sa opýtal, či sa vyhľadávanie Komisie obmedzilo na dokumenty zaregistrované v jej systéme správy dokumentov (ARES) alebo či sa prijali ďalšie kroky na identifikáciu príslušných dokumentov, ako je kontaktovanie príslušných útvarov v rámci Komisie, ktoré mohli dostať žiadosti od zamestnancov. Zástupcovia Komisie potvrdili, že vyhľadávanie dokumentov, ktoré patria do rozsahu pôsobnosti žiadosti o prístup verejnosti, sa obmedzilo na ARES. Neboli podniknuté žiadne ďalšie kroky na identifikáciu príslušných dokumentov.

Existencia dokumentov týkajúcich sa konzultácií

Vyšetrovací tím ombudsmanky sa opýtal, či sa uskutočnili ďalšie konzultácie alebo diskusie, najmä s Úradom pre publikácie, úradníkom Komisie pre ochranu údajov alebo kabinetom. Ak áno, vyšetrovací tím sa opýtal, či existujú nejaké dokumenty týkajúce sa týchto konzultácií.

Zástupcovia Komisie poznamenali, že došlo k e-mailovej výmene s Úradom pre publikácie. Táto korešpondencia však mala technickú povahu a nezahŕňala diskusiu o podstate. Tieto e-maily preto nepatria do rozsahu pôsobnosti žiadosti o prístup verejnosti. Zástupcovia Komisie uviedli, že sa neuskutočnili žiadne ďalšie konzultácie o rozhodnutí odstrániť mená a kontaktné údaje členov Komisie z webového sídla EU Whoiswho.

Záver zasadnutia

Vyšetrovací tím poďakoval zástupcom Komisie za ich čas a poskytnuté vysvetlenia a stretnutie sa skončilo.

Brusel/Štrasburg 24. novembra 2023

Tanja Ehnert Nicholas Hernanz

Koordinátor pre vyšetrovanie Vyšetrovací úradník

Emily Tullberg

Vyšetrovací úradník

[1] Článok 4.8 vykonávacích predpisov európskeho ombudsmana.