Názov prípadu: Odmietnutie Európskej obrannej agentúry (EDA) poskytnúť verejnosti prístup k zápisniciam zo zasadnutí jej „expertných skupín“

Dátum: pondelok 19. septembra 2022

Fyzická poloha

Kancelária EDA
Rue des Drapiers, 17-23
B-1050 Ixelles
Belgicko

Prítomný

Zástupcovia EDA:

Riaditeľ korporátnych služieb (len pre úvod)

Právny poradca & Úradník pre ochranu údajov

Právny zástupca & zástupca úradníka pre ochranu údajov

Zástupcovia európskeho ombudsmana:

Fergal Ó Regan, hlavný právny expert

Koen Roovers, vyšetrovateľ

Účel inšpekcie a stretnutia

Účelom stretnutia bolo získať ďalšie informácie o tom, ako EDA vybavila žiadosť sťažovateľa o prístup verejnosti, ktorá sa týkala zápisnice zo zasadnutí „expertných skupín“ EDA v období od 1. januára 2021 do 8. mája 2022.

Počas stretnutia vyšetrovací tím ombudsmanky skontroloval aj vzorku dokumentov, ktoré EDA identifikovala ako dokumenty, ktoré patria do rozsahu žiadosti sťažovateľa. Pred zasadnutím sa dohodlo, že táto vzorka bude náhodným výberom zápisníc týkajúcich sa každej kategórie pracovných orgánov EDA [skupiny pre technológie spôsobilostí (CapTechs), projektové tímy a skupiny ad hoc].

Úvod a procedurálne informácie

Riaditeľ agentúry EDA pre korporátne služby predstavil právny tím agentúry EDA. Právny tím EDA predstavil agentúru EDA, ktorá je agentúrou EÚ zriadenou podľa článku 42 Zmluvy o Európskej únii s cieľom podporovať Radu a členské štáty v ich úsilí o zlepšenie obranných spôsobilostí Únie. Rozhodovacím orgánom agentúry je riadiaci výbor, ktorý zasadá na úrovni ministrov obrany. Činnosti agentúry sú financované z príspevkov zúčastnených členských štátov (pMS, všetky členské štáty EÚ okrem Dánska). Štatút, sídlo a prevádzkové pravidlá EDA sú vymedzené v rozhodnutí Rady[1].

Vyšetrovací tím ombudsmanky poďakoval zástupcom EDA za stretnutie s nimi a uviedol účel stretnutia. Vyšetrovací tím načrtol právny rámec, ktorý sa vzťahuje na inšpekcie a stretnutia ombudsmana, najmä to, že ombudsman bez predchádzajúceho súhlasu EDA nezverejní žiadne informácie označené ako dôverné, a to ani sťažovateľovi, ani žiadnej inej osobe mimo úradu ombudsmana.

Vyšetrovací tím ombudsmanky vysvetlil, že sa vypracuje správa o stretnutí a že návrh sa zašle EDA na preskúmanie, aby sa zabezpečila vecná presnosť a úplnosť. Správa zo stretnutia sa poskytne sťažovateľovi.

Výmena informácií

Právny tím EDA predstavil prípravné práce, ktoré vykonal v súvislosti so žiadosťou o prístup verejnosti, ktorá je predmetom vyšetrovania ombudsmanky.

Vysvetlili, že rozsah žiadosti sťažovateľa o prístup verejnosti sa chápe tak, že zahŕňa zápisnice zo zasadnutí 76+ pracovných orgánov EDA od 1. januára 2021 do 10. mája 2022.

Niektoré z týchto pracovných orgánov sa stretávajú pravidelne, iné sporadicky, podľa aktuálnych potrieb vyjadrených zúčastnenými členskými štátmi a Radou. Odhadovalo sa, že každý pracovný orgán sa v referenčnom období stretol v priemere šesťkrát. Okrem toho sa na základe vzorky preskúmaných zápisníc zo schôdzí odhadovalo, že zápisnica má v priemere 20 strán. To viedlo k predbežnému záveru, že požadovaná dokumentácia bude mať viac ako 9000 strán.

Zástupcovia EDA považovali za nemožné vykonať individuálne posúdenie celej tejto dokumentácie v lehotách stanovených nariadením č. 1049/2001 na odpoveď na žiadosti o prístup k dokumentom.

Hoci sa teda uskutočnilo predbežné preskúmanie dokumentácie s cieľom overiť, na ktoré dokumenty sa vzťahuje žiadosť o prístup, stanovisko, pokiaľ ide o možnosť poskytnúť prístup, sa zakladalo na tom, že všetky dokumenty boli rovnakej povahy.

Zástupcovia EDA vysvetlili, že hoci predmetné dokumenty nie sú utajované, informácie v nich obsiahnuté sa považujú za citlivé. Zástupcovia EDA predovšetkým uviedli, že účasť zúčastnených členských štátov v pracovných orgánoch EDA je dobrovoľná. Ak sa zúčastnené členské štáty zúčastňujú na činnosti pracovných orgánov EDA, robia tak s vedomím, že s vymieňanými informáciami sa zaobchádza dôverne.

Vzhľadom na to EDA odmietla prístup verejnosti k dokumentom na základe rôznych výnimiek stanovených v nariadení 1049/2001.[2] Výnimky, na ktoré sa EDA odvoláva, sa týkajú ochrany obranných a vojenských záležitostí [článok 4 ods. 1 písm. a) druhá zarážka, obchodný záujem fyzickej alebo právnickej osoby vrátane duševného vlastníctva [článok 4 ods. 2 prvá zarážka], osobných údajov [článok 4 ods. 1 písm. b)] a prebiehajúceho rozhodovania [článok 4 ods. 3].

Zástupcovia EDA poznamenali, že s cieľom informovať verejnosť a zabezpečiť zodpovednosť za svoje činnosti EDA zverejňuje všeobecné informácie o svojich pracovných orgánoch na svojom webovom sídle.[3] Tieto informácie boli sťažovateľovi poskytnuté aj v pôvodnom rozhodnutí EDA, pokiaľ ide o jeho žiadosť o prístup verejnosti.

Zástupcovia EDA dodali, že EDA zvažovala aj poskytnutie čiastočného prístupu, ktorý však nebolo možné poskytnúť bez toho, aby boli dotknuté chránené záujmy.

Kontrola dokumentov 

EDA uľahčila kontrolu na mieste náhodného výberu spisov súvisiacich s každou kategóriou pracovných orgánov EDA.

Vyšetrovací tím ombudsmanky potvrdil, že kontrolované dokumenty:

• zahŕňa diskusie a výmeny medzi technickými expertmi z príslušných orgánov zúčastnených členských štátov v oblasti obrany a vojenských záležitostí. V niektorých prípadoch sa zúčastnili aj technickí experti zo skupín obranného a bezpečnostného priemyslu;
• obsahovať citlivé informácie o obranných a vojenských záležitostiach v celom rozsahu;
• čiastočne obsahujú osobné údaje účastníkov zasadnutia (konkrétne mená a kontaktné údaje) a informácie o opatreniach a plánoch obranných orgánov zúčastnených členských štátov, ako aj spoločností obranného priemyslu.

Záver stretnutia a inšpekcia

Vyšetrovací tím poďakoval zástupcom EDA za ich čas, poskytnuté vysvetlenia a uľahčenie inšpekcie. Stretnutie sa potom skončilo.

Fergal Ó Regan, hlavný právny expert Koen Roovers, vyšetrovateľ

V Bruseli 20. septembra 2022

[1] Pozri: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32015D1835.

[2] Pozri: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[3] Informácie o expertných skupinách EDA sú k dispozícii na adrese: https://eda.europa.eu/who-we-are/expert-groups a najmä o CapTechs: https://eda.europa.eu/what-we-do/research-technology/capability-technology-areas-(captechs).