Pozadie

1.  V roku 2005 bol sťažovateľovi, rakúskemu združeniu, udelený grant EÚ na realizáciu projektu zameraného na začlenenie mladých ľudí so zdravotným postihnutím do medzinárodných dobrovoľníckych projektov. V rámci „platieb predbežného financovania“[1] dostala približne 126 000 EUR. Po prijatí „záverečnej správy“ o grante sa však Výkonná agentúra EÚ pre vzdelávanie, audiovizuálny sektor a kultúru (EACEA) v júni 2010 rozhodla vymôcť 56 225,34 EUR, keďže tvrdila, že sťažovateľ nepredložil podporné dokumenty k súvisiacim nákladom. V januári 2014 Európska komisia vydala na tento účel formálne rozhodnutie. V apríli 2014 sa sťažovateľ obrátil na ombudsmana, ktorý začal vyšetrovanie sťažnosti, že EACEA sa nesprávne snažila vymôcť finančné prostriedky a že by mala prehodnotiť záverečnú správu, ktorú sťažovateľ predložil. ^[2]

2. V priebehu vyšetrovania ombudsmanka dostala stanovisko EACEA k sťažnosti a následne pripomienky sťažovateľa v reakcii na jej stanovisko. Ombudsmanka tiež skontrolovala spis EACEA o projekte a následne navrhla ako riešenie, aby EACEA prehodnotila svoje rozhodnutie vymáhať finančné prostriedky týkajúce sa niektorých nákladových položiek.

Návrh ombudsmana na riešenie

3. Ombudsmanka zistila, že rozhodnutie EACEA vymôcť väčšinu nákladových položiek bolo primerané. V súvislosti s niektorými nákladovými položkami však zostali niektoré otázky.

Nedostatočné odôvodnenie

4. Navrhovateľ poukázal na určité nezrovnalosti medzi celkovou sumou zamietnutých nákladov a tabuľkou, v ktorej sú uvedené zamietnuté náklady podľa výdavkových kapitol. V priebehu vyšetrovania EACEA poskytla uspokojivé vysvetlenie časti tohto rozporu. Vo zvyšnej časti pripustila, že zamietla niektoré nákladové položky bez toho, aby o tom jasne informovala sťažovateľa.

5.  Ombudsmanka preto požiadala EACEA, aby prehodnotila svoje rozhodnutie o zamietnutí nákladových položiek 83, 116, 224, 225 a 226 v účtovných záznamoch.

Dokumenty predložené v priebehu vyšetrovania

6. V priebehu vyšetrovania sťažovateľ zaslal ombudsmanovi niekoľko dokumentov, v ktorých tvrdil, že podporujú jeho žiadosti o preplatenie nákladov.

7. Ombudsmanka vzala na vedomie skutočnosť, že predtým, ako sa sťažovateľ obrátil na ombudsmanku, sa EACEA opakovane snažila objasniť vykázané náklady a požiadala sťažovateľa, aby poskytol podporné dokumenty k týmto nákladovým položkám. Zistila však, že pre agentúru EACEA by bolo jednoznačne vhodné a ústretové voči občanom uhradiť náklady, ktoré skutočne vznikli sťažovateľovi, aj keď podporné dokumenty potvrdzujúce náklady boli poskytnuté až v neskoršej fáze. Navrhla preto agentúre EACEA ako riešenie, aby prehodnotila oprávnenosť týchto nákladových položiek s prihliadnutím na podporné dokumenty, ktoré sťažovateľ poskytol v súvislosti s vyšetrovaním.

Reakcie na návrh riešenia

8. EACEA odpovedala na návrh riešenia zaslaním dvoch listov, jedného sťažovateľovi a jedného ombudsmanovi.

9. Pripustila, že neposkytla dostatočné vysvetlenia v súvislosti s niektorými nákladovými položkami. Napísala teda sťažovateľovi, že podporné dokumenty k položke 83 (100 EUR), výpis o vyplatení hotovosti, a k položke 116 (360 EUR), bankový prevod s odkazom na „fotografické materiály“, výslovne neodkazujú na projekt. Tieto dokumenty teda nebolo možné použiť na preukázanie toho, že predmetné finančné prostriedky boli vynaložené na projekt. Podobne dokumentácia k položkám 224, 225 a 226 (celková suma približne 40 EUR) predstavovala príjmy zo supermarketov, o ktorých EACEA tvrdila, že tiež nemôžu byť spojené s projektom. Keďže požadované náklady neboli identifikovateľné a overiteľné, čo bolo podmienkou dohody o grante, EACEA uviedla, že ich musí zamietnuť. Vyzvala sťažovateľa, aby sa vyjadril.

10. Pokiaľ ide o dodatočné dokumenty, ktoré sťažovateľ predložil, EACEA zdôraznila, že zvyčajne požaduje predloženie takýchto dôkazov v stanovenej lehote. V záujme ústretovej verejnej správy však posúdila tieto nové informácie. Plne akceptovaná nákladová položka 1 (2 000 EUR) a čiastočne akceptovaná nákladová položka 86 (približne 500 EUR). Pokiaľ ide o nákladové položky 27 a 35 (spolu približne 12 000 EUR), EACEA poznamenala, že sťažovateľ predložil dve faktúry, ktoré nespĺňali kritériá stanovené v dohode o grante.

11. Sťažovateľ vo svojej odpovedi ombudsmanovi a agentúre EACEA uvítal skutočnosť, že agentúra EACEA súhlasila so zaplatením časti nákladov. Tvrdila však, že EACEA riadne nevykonala riešenie, ktoré navrhol ombudsman. Sťažovateľ konkrétne tvrdil, že EACEA v skutočnosti nezohľadnila novo predložené dokumenty, ale jednoducho zopakovala svoje predchádzajúce rozhodnutie. Sťažovateľ tvrdil, že predmetné náklady boli plne zdokumentované a jasne spojené s projektom.

12. Podľa sťažovateľa bola nákladovou položkou 83 hotovostná výplatná páska na náklady vynaložené na technickú podporu divadelného predstavenia, ktoré bolo súčasťou projektu. položka 116 bola faktúrou lotyšského partnera projektu, ktorá bola zaradená do zoznamu rovnako ako ostatné faktúry, ktoré EACEA prijala, Existoval aj doklad o zaplatení. Sťažovateľ použil uvedené fotografické materiály na propagáciu projektu.

13. Navrhovateľ akceptoval, že určité príjmy za položky 27, 35, 224, 225 a 226 boli príjmami supermarketov. Sťažovateľ vysvetlil, že súčasťou tohto účelu je zahrnúť účastníkov, najmä osoby so zdravotným postihnutím, tým, že sa im zveria malé finančné povinnosti, ako je nakupovanie. Príjmy, ktoré sťažovateľ uviedol v záverečnej správe, sa týkali týchto výdavkov. Dodala však, že medzi podpornými dokumentmi k nákladovej položke 35 bola faktúra za vývoj internetovej stránky projektu, ktorá jasne odkazovala na projekt svojím názvom.

14. Sťažovateľ takisto pripomenul agentúre EACEA, že inšpekcia ombudsmana preukázala rozdiel vo výške 439,20 EUR medzi súčtom zamietnutých nákladových položiek a celkovým vymáhaním. Domnievala sa, že EACEA by preto mala znížiť svoju žiadosť o vymáhanie o túto sumu.

15. Sťažovateľ napokon spochybnil, aký „priateľský“ bol prístup EACEA, keďže viedol k zníženiu jej pohľadávky na vymáhanie o takú malú sumu. Sťažovateľ poukázal na to, že ide o neziskovú organizáciu, pre ktorú by bolo „obrovskou výzvou“nájsť sumu finančných prostriedkov, o ktorú žiada EACEA. Preto požiadala EACEA, aby prehodnotila svoje stanovisko k nákladovým položkám 83, 116, 224 – 226, 27 a 35.

16. EACEA vo svojej odpovedi na list sťažovateľa tvrdila, že napriek dodatočným informáciám, ktoré sťažovateľ predložil, stále nemôže akceptovať nákladové položky 83 a 224 až 226 z dôvodu nedostatočných podporných dokumentov. Poukázala aj na to, že skutočnosť, že akceptovala niektoré náklady na stravu a ubytovanie, kde sťažovateľ poskytol zoznam faktúr, v ktorých boli jasne uvedené výdavky, neznamená, že mohla akceptovať nákladovú položku 116, v prípade ktorej sa v súvisiacich faktúrach uvádzal len „bankový prevod fotografických materiálov“. Neexistovali žiadne ďalšie podporné dokumenty ani odkaz na projekt.

17. V súvislosti s nákladovými položkami 27 a 35 EACEA poznamenala, že ombudsmanka potvrdila analýzu EACEA, že faktúry podľa všetkého napísal sťažovateľ a že nie je jasné, komu boli adresované. Nesplnili teda formálne kritériá faktúry a EACEA nemohla akceptovať žiadne z týchto nákladov.

18. Napokon EACEA namietala proti tvrdeniu sťažovateľa, že by mala znížiť sumu, ktorú chcela vymôcť, o ďalších 439,20 EUR.  Na záver EACEA trvala na svojom rozhodnutí znížiť príkaz na vymáhanie o 2653,98 EUR.

Posúdenie ombudsmana po návrhu riešenia

19. Agentúra EACEA podnikla kroky v súlade s návrhom riešenia, ktorý predložila ombudsmanka. Po prvé, pokiaľ ide o nákladové položky, ktoré zamietla bez toho, aby poskytla sťažovateľovi možnosť predložiť akékoľvek pripomienky (konkrétne 83, 116 a 224-6), vysvetlila, prečo ich zamietla, a poskytla sťažovateľovi možnosť predložiť pripomienky. Po druhé, prehodnotila dve nákladové položky, v súvislosti s ktorými sťažovateľ predložil počas vyšetrovania ombudsmanky nové dôkazy: jednu považovala za plne oprávnenú a druhú za čiastočne oprávnenú na financovanie a zodpovedajúcim spôsobom znížila svoje vymáhanie (o 2 653,98 EUR). Po tretie sa zaoberala skutočnosťou, že sťažovateľ nebol spokojný s rozhodnutím o nákladových položkách 27 a 35, 83, 116 a 224 až 226.

20. Ombudsmanka sa domnieva, že EACEA poskytla koherentné a primerané vysvetlenie svojho rozhodnutia zamietnuť nákladové položky 83, 116 a 224 až 226. Ombudsmanka sa tiež domnieva, že EACEA správne zamietla tvrdenie sťažovateľa, že by mala znížiť požadovanú vymáhanú sumu o 439,20 EUR.

21. Ombudsmanka tiež požiadala agentúru EACEA, aby sťažovateľovi poskytla možnosť vyjadriť pripomienky k príslušným nákladovým položkám (konkrétne 116, 224, 225 a 226). Keďže to však EACEA urobila a pripomienky neopodstatňujú zmenu stanoviska EACEA, sťažovateľ už nemá dôvod namietať proti vráteniu tejto sumy.

22. Vyšetrovací tím ombudsmanky kontaktoval aj agentúru EACEA s cieľom zabezpečiť, aby nedošlo k nedorozumeniu v súvislosti s nákladovými položkami 27 a 35.

23. V odpovedi EACEA uviedla, že poskytla sťažovateľovi opakované príležitosti na poskytnutie dokumentov a že už znížila príkaz na vymáhanie. Pokiaľ ide o samotné nákladové položky, zopakovala, že „faktúra“ za položku 27 nespĺňa kritériá pre faktúru (napríklad nebolo jasné, komu bola táto faktúra adresovaná). Sťažovateľ nikdy nevysvetlil, že faktúra je súčtom príjmov, ktoré sú k nej pripojené. V každom prípade išlo o „jednoduché príjmy zo supermarketov“. Na záver možno konštatovať, že sťažovateľovi už bola vyplatená znížená vymáhaná suma a z hľadiska EACEA bol prípad uzavretý. Ombudsman súhlasí s tým, že mnohé z príjmov súvisiacich s touto celkovou faktúrou boli len príjmy zo supermarketov. EACEA tieto príjmy správne zamietla.

24. Ombudsmanka oceňuje úsilie EACEA riešiť prípad pozitívnym spôsobom znížením príkazu na vymáhanie o 2 653,98 EUR. Ombudsmanka preto prípad uzatvára zistením, že jej návrh riešenia bol čiastočne prijatý.

Záver

Na základe vyšetrovania ombudsman uzatvára tento prípad s týmto záverom ^[3]:

Agentúra EACEA čiastočne prijala návrh ombudsmanky na riešenie.

Sťažovateľ a EACEA budú o tomto rozhodnutí informovaní.

Emily OυReilly
európska ombudsmanka

Štrasburg, 15. 12. 2017

[1] Európska komisia udelila sťažovateľovi grant v oblasti neformálneho vzdelávania (výzva na predkladanie návrhov GR EAC 85/04, uverejnená 5. februára 2005 v Úradnom vestníku Európskej únie C 30, s. 23). Sťažovateľ dostal dve platby predbežného financovania v celkovej výške 125 785,60 EUR. Správa projektu bola neskôr odovzdaná z Komisie agentúre EACEA.

[2] Ďalšie informácie o súvislostiach sťažnosti, argumentoch strán a vyšetrovaní ombudsmana nájdete v úplnom znení návrhu ombudsmana na riešenie, ktorý je k dispozícii na adrese: https://www.ombudsman.europa.eu/cases/solution.faces/en/87340/html.bookmark

[3] Informácie o postupe preskúmania možno nájsť na webovom sídle ombudsmana: http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/otherdocument.faces/en/70669/html.bookmark