Okolnosti predchádzajúce sťažnosti

1. Sťažovateľ, nemecký občan, zaslal 12. decembra 2011 o 8.04 hod. e-mailom Komisii žiadosť o prístup ku korešpondencii medzi Európskou komisiou a bývalým nemeckým ministrom obrany Karlom-Theodorom zu Guttenbergom v súvislosti s jeho vymenovaním za osobitného poradcu Komisie pre stratégiu „žiadne odpojenie“. Komisárka Kroesová spustila túto stratégiu v decembri 2011 s cieľom „podporovať obhajcov ľudských práv, organizácie občianskej spoločnosti a jednotlivých občanov a pomáhať im v boji proti svojvoľnému narušeniu internetu [...] a nerozlišujúcemu sledovaniu v autoritárskych režimoch“[1]. Žiadosť sťažovateľa bola zaregistrovaná 13. decembra 2011, keď Komisia sťažovateľovi oznámila, že odpoveď dostane do 15 pracovných dní.

2. Sťažovateľ 4. januára 2012 napísal ombudsmanovi (a v kópii na generálnom sekretariáte Komisie) sťažnosť, že i) jeho žiadosť nebola zaregistrovaná v deň jej doručenia a ii) Komisia neodpovedala do 15 pracovných dní. Poukázal na to, že medzi dňom registrácie jeho žiadosti a 4. januárom bol len jeden štátny sviatok; lehota sa preto skončila 4. januára.

3. Dňa 12. januára 2012 Komisia odpovedala a poskytla sťažovateľovi čiastočný prístup k dokumentom, o ktoré požiadal. Pokiaľ ide o kritiku sťažovateľa, že odpoveď na jeho žiadosť trvala príliš dlho, Komisia uviedla, že jeho kancelárie boli zatvorené medzi 23. decembrom a 2. januárom 2012, a preto bol 12. január 2012 oficiálnym koncom lehoty 15 pracovných dní.

4. Sťažovateľ nebol spokojný s touto odpoveďou, a preto sa obrátil na ombudsmana.

Predmet vyšetrovania

5. Navrhovateľ predložil tieto tvrdenia a tvrdenia.

Tvrdenie

Komisia neprávom nezaregistrovala žiadosť sťažovateľa o prístup k dokumentom v deň jej prijatia.

Pohľadávky

1. Komisia by mala dodržiavať svoje vlastné pravidlá registrácie žiadostí o prístup k dokumentom v ten istý deň, keď prídu.

2. Komisia by mala žiadateľov informovať o dátume uplynutia lehoty na odpoveď na ich žiadosť o prístup k dokumentom.

Vyšetrovanie

6. Sťažnosť bola podaná 4. januára 2012. Dňa 6. februára 2012 ombudsman začal vyšetrovanie a požiadal Komisiu o stanovisko k sťažnosti.

7. Komisia predložila svoje stanovisko 25. júla 2012. Sťažovateľovi bola postúpená s výzvou na predloženie pripomienok. Sťažovateľ tak urobil 4. septembra 2012 a tieto pripomienky doplnil 18. januára 2013.

Analýza a závery ombudsmana

A. O tvrdení, že Komisia neprávom nezaregistrovala žiadosť o prístup v deň jej prijatia, a o súvisiacom nároku

Argumenty predložené ombudsmanovi

8. Sťažovateľ uviedol, že jeho žiadosť o prístup k dokumentom nebola zaregistrovaná v deň, keď ju zaslal, t. j. 12. decembra 2011. Považuje to za porušenie pravidla Komisie, podľa ktorého sa nasledujúci pracovný deň evidujú len žiadosti doručené po 16.30 hod.; žiadosti, ktoré prídu pred týmto termínom, sa zaregistrujú v ten istý deň.

9. Komisia vo svojom stanovisku vysvetlila, že v článku 7 ods. 1 nariadenia č. 1049/2001 [2] sa stanovuje, že žiadosti o prístup k dokumentom sa musia vybavovať „bezodkladne“ a že sa musí zaslať potvrdenie o prijatí. V nariadení sa však nestanovuje lehota na zaslanie tohto potvrdenia. Dodala, že na dosiahnutie súladu s nariadením č. 1049/2001 prijala rozhodnutie, ktorým upravila svoj vnútorný rokovací poriadok, a to rozhodnutie Komisie z 5. decembra 2001, ktorým sa mení a dopĺňa jej rokovací poriadok, oznámené pod číslom dokumentu C(2001) 3714. Článok 3 prílohy tohto rozhodnutia stanovuje, že hneď po zaregistrovaní žiadosti sa žiadateľovi zašle potvrdenie o prijatí. Všetky lehoty preto začínajú plynúť po zaregistrovaní žiadosti.

10. Komisia vysvetlila, že pokiaľ ide o časový interval medzi prijatím žiadosti a jej registráciou, nariadenie č. 1049/2001 len vyžaduje, aby sa žiadosti vybavovali rýchlo. Komisia sa preto nedomnievala, že registrácia žiadosti sťažovateľa v pracovný deň nasledujúci po jej doručení predstavuje porušenie článku 7 nariadenia č. 1049/2001.

11. Komisia ďalej vysvetlila, že väčšina žiadostí sa prijíma v elektronickej schránke a potom sa skúma s cieľom určiť, ktoré generálne riaditeľstvo alebo útvar v rámci Komisie ich bude spracúvať. Žiadosť sa potom zaregistruje a pridelí sa jej číslo veci. Zvyčajne k tomu dochádza v ten istý deň alebo prvý pracovný deň po prijatí žiadosti v závislosti od počtu prichádzajúcich žiadostí. Komisia usúdila, že ide o bežný a osvedčený administratívny postup.

12. Vzhľadom na uvedené skutočnosti Komisia dospela k záveru, že žiadosť sťažovateľa vybavila rýchlo, a teda správne uplatnila príslušné pravidlá.

13. Sťažovateľ vo svojich pripomienkach uviedol, že nechápe, prečo bola žiadosť, ktorá prišla pred 9.00 hod., zaregistrovaná nasledujúci deň. Uviedol, že bude hľadať pravidlo Komisie, v ktorom sa uvádza, že žiadosti doručené pred 16.30 hod. sa musia zaregistrovať v ten istý deň.

14. Dňa 16. januára 2013 sťažovateľ v telefonickom rozhovore s právnym zástupcom, ktorý sa prípadom zaoberal, uviedol, že nenašiel dokument, v ktorom sa uvádza uvedené pravidlo, a že sa domnieva, že vec bola vyriešená. Potvrdil to e-mailom zaslaným ombudsmanovi 18. januára 2013.

Hodnotenie ombudsmana

15. Ako zdôraznila Komisia, v nariadení č. 1049/2001 sa nestanovuje konkrétny časový rámec na registráciu žiadostí. Uvádza sa v ňom len to, že by sa s nimi malo zaobchádzať „bezodkladne“.

16. V tejto súvislosti ombudsman poznamenáva, že vo veci 1190/2008/DK uviedol, že „by nemalo dochádzať k zbytočným prieťahom pri registrácii takýchto žiadostí […], z povinnosti urýchlene vybavovať žiadosti vyplýva, že Komisia by mala organizovať svoje administratívne útvary tak, aby zabezpečila, že registrácia sa zvyčajne uskutoční najneskôr v prvý pracovný deň po prijatí žiadosti. „ Podobne v odpovedi na kritickú poznámku o niekoľkých procesných nedostatkoch v súvislosti s prístupom k dokumentom (vec 3697/2006/PB) Komisia uviedla, že žiadosti o prístup zvyčajne registruje po prijatí alebo v prvý pracovný deň po prijatí žiadosti a že akékoľvek omeškanie pri registrácii „môže byť spôsobené len výnimočnými okolnosťami“.

17. Z uvedeného vyplýva, že v prejednávanej veci Komisia dodržala uvedený časový rámec. Sťažovateľ nepredložil žiadne dôkazy na podporu svojho tvrdenia, že žiadosti o prístup k dokumentom, ktoré boli doručené pred 16.30 hod., musí Komisia zaregistrovať v ten istý deň.

18. Ombudsman preto dospel k záveru, že v súvislosti s týmto tvrdením a súvisiacou sťažnosťou nedošlo k nesprávnemu úradnému postupu.

B. O tvrdení, že Komisia by mala informovať žalobcov o dátume, ku ktorému môžu očakávať odpoveď

Argumenty predložené ombudsmanovi

19. Sťažovateľ tvrdil, že v záujme dobrej správy vecí verejných by bolo žiaduce, aby Komisia v potvrdení o prijatí žiadosti o prístup k dokumentom jasne uviedla skutočný dátum uplynutia lehoty. Dôvodom je, že občania nevedia, kedy sú inštitúcie zatvorené. V skutočnosti dokonca ani definícia pracovného dňa (ktorá v Nemecku zahŕňa sobotu) často nie je jasná a v jednotlivých členských štátoch sa líši. Komisia by preto namiesto toho, aby uviedla „odpoveď dostanete do 15 pracovných dní“, mala žiadateľov informovať o dátume, ku ktorému môžu očakávať odpoveď.

20. Komisia vo svojom stanovisku uviedla, že je všeobecne známe, že pojem pracovné dni vylučuje víkendy a štátne sviatky. Dodal, že zoznam sviatkov inštitúcií Európskej únie sa uverejňuje v Úradnom vestníku Európskej únie, a preto je prístupný všetkým občanom EÚ. S cieľom dosiahnuť najvyššie štandardy vo svojom administratívnom správaní a na základe pripomienok ombudsmana sa však Komisia rozhodla, že odteraz bude všetkým žiadateľom oznamovať presný dátum uplynutia lehoty 15 pracovných dní.

21. Sťažovateľ vo svojich pripomienkach uviedol, že je rád, že Komisia jeho návrhu vyhovie. Bolo to dôležité, pretože mnohí občania nevedia o štátnych sviatkoch, ktoré Komisia pozorovala, a pretože vymedzenie pojmu „pracovný deň“sa v jednotlivých členských štátoch líši. Sťažovateľ v ďalšom liste poďakoval ombudsmanovi za pomoc a Komisii za vykonanie tejto zmeny, ktorá sa považovala za významné zlepšenie jeho administratívnej praxe. Záležitosť by sa preto mohla považovať za vyriešenú.

Hodnotenie ombudsmana

22. Ombudsmanka dospela k záveru, že Komisia podnikla kroky na vyriešenie tohto aspektu sťažnosti k spokojnosti sťažovateľa. Teší ho, že Komisia zabezpečila, aby vybavovanie žiadostí o prístup k dokumentom bolo pre občanov ústretovejšie.

C. Závery

Ombudsman na základe svojho vyšetrovania tejto sťažnosti uzatvára túto sťažnosť s týmito závermi:

V súvislosti s prvým tvrdením a súvisiacim tvrdením nedošlo k nesprávnemu úradnému postupu.

Komisia podnikla kroky na urovnanie druhého tvrdenia k spokojnosti sťažovateľa.

Sťažovateľ a Komisia budú o tomto rozhodnutí informovaní.

P. Nikiforos Diamandouros

V Štrasburgu 5. júna 2013

[1] http://ec.europa.eu/information_society/newsroom/cf/itemdetail.cfm?item_id=8892

[2] Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 z 30. mája 2001 o prístupe verejnosti k dokumentom Európskeho parlamentu, Rady a Komisie (Ú. v. ES L 145, 2001, s. 43; Mim. vyd. 01/003, s. 331).