V Štrasburgu 31. marca 2008

Vážený pán V.,

Dňa 12. júna 2007 ste v mene skupiny Nuclear Research & Consultancy Group (ďalej len „NRG“) podali sťažnosť európskemu ombudsmanovi týkajúcu sa nezaplatenia úrokov Komisiou v súvislosti s oneskorenou platbou, ktorá údajne vznikla v súvislosti so zmluvou o poskytovaní služieb PHARE (1) medzi Komisiou a NRG.

Dňa 18. júla 2007 som postúpil sťažnosť predsedovi Komisie. Komisia zaslala svoje stanovisko 12. októbra 2007. Postúpil som Vám ho 14. novembra 2007 s výzvou na vyjadrenie pripomienok, ktorú ste zaslali 16. novembra 2007.

Píšem teraz, aby som vám oznámil výsledky vyšetrovaní, ktoré boli vykonané.

Sťažnosť

Relevantné skutočnosti možno podľa sťažovateľa zhrnúť takto:

Sťažovateľ je zmluvným manažérom spoločnosti NRG, ktorá 9. januára 2001 uzavrela zmluvu o poskytovaní služieb PHARE s Európskou komisiou. Sťažovateľ uvádza, že zmluva bola úspešne vykonaná do 9. januára 2002. Vyskytlo sa však niekoľko problémov, pokiaľ ide o platby v súvislosti so zmluvou. Sťažovateľ uvádza, že s výnimkou sporu týkajúceho sa zaplatenia nároku na úroky vo výške 12 547,03 EUR boli ostatné otázky týkajúce sa platieb vyriešené.

Spor týkajúci sa zaplatenia sumy 12 547,03 eura vyplýva zo skutočnosti, že Komisia odmieta uznať, že žiadosť o zálohovú platbu bola Komisii predložená zo strany NRG 5. apríla 2001 (2). Komisia sa namiesto toho domnieva, že žiadosti o zálohovú platbu boli podané 18. septembra 2001 a 27. septembra 2001, a preto tieto dátumy predstavujú relevantné dátumy na výpočet akýchkoľvek úrokov z omeškanej zálohovej platby. Keďže tieto žiadosti boli zaplatené včas, Komisia tvrdí, že v súvislosti s týmito žiadosťami nevzniká žiadna platba úrokov z omeškania.

Komisia vo svojom liste z 8. mája 2007 uvádza, že vzhľadom na to, že všetky oprávnené žiadosti boli spracované, vec je teraz uzavretá. Uvádza tiež, že vykonala vyčerpávajúce vyšetrovanie a vo svojich spisoch nemôže nájsť žiadosť o preddavok z 5. apríla 2001.

Sťažovateľ tvrdí, že NRG skutočne zaslala Komisii list z 5. apríla 2001. Uvádza, že Komisia tento list nezaregistrovala. Sťažovateľ uvádza, že NRG v tom čase skontrolovala, či bol list doručený Komisii, a že táto „kontrola“ priniesla pozitívny výsledok (3).

Sťažovateľ uvádza, že NRG môže zo svojich počítačových záznamov preukázať, že v relevantnom čase takýto dokument vytvorila. Sťažovateľ poskytol ombudsmanovi kópiu listu z 5. apríla 2001. Táto kópia bola vytvorená z vlastných počítačových súborov. Spoločnosť NRG poskytla aj počítačové záznamy preukazujúce, že tento dokument bol v relevantnom čase vyhotovený. Sťažovateľ poskytol aj kópie bankových záruk vydaných v príslušnom čase. Účelom týchto bankových záruk bolo zabezpečiť zálohovú platbu od Komisie.

Tvrdenie

Ombudsmanka pochopila, že sťažovateľ v skratke tvrdí, že Európska komisia:

1. nevybavila riadne prichádzajúcu poštu, konkrétne list NRG z 5. apríla 2001,
2. nekonzistentne posúdila oprávnenosť žiadostí o platbu, najmä žiadosti o zaplatenie úrokov na základe žiadosti o zálohovú platbu, ktorú Komisii predložila NRG 5. apríla 2001.

Pohľadávka

Ombudsman chápe, že sťažovateľ v súhrne tvrdí, že Európska komisia by mala spoločnosti NRG zaplatiť 12 547,03 EUR, čo zodpovedá úrokom vzniknutým v súvislosti s faktúrou na zálohovú platbu predloženou spoločnosťou NRG 5. apríla 2001.

Požiadavku

Stanovisko Komisie

Stanovisko Komisie možno zhrnúť takto:

Súvislosti

Komisia najprv uviedla, že sťažnosť sa týkala zamietnutia žiadosti o úroky z omeškania z preddavku z roku 2001 týkajúceho sa zmluvy 00-0145 generálnym riaditeľstvom pre rozšírenie. Komisia poznamenala, že 4. mája 2007 sťažovateľ podal konečnú žiadosť finančnému oddeleniu Generálneho riaditeľstva pre rozšírenie, v ktorej ho požiadal, aby akceptovalo a zaplatilo pohľadávku na úroky z omeškania od NRG. Dňa 8. mája 2007 Generálne riaditeľstvo pre rozšírenie odpovedalo sťažovateľovi, že žiadosť zamieta.

O sťažnosti

Komisia poznamenala, že podľa sťažovateľa Komisia nezaevidovala žiadosť o zálohovú platbu z 5. apríla 2001 a že Komisia bola povinná zaplatiť z nej úroky z omeškania, keďže platba sa uskutočnila až v októbri 2001.

Pripomienky Komisie k argumentu sťažovateľa

Komisia pripomenula, že v článku 30 všeobecných podmienok zmluvy sa uvádza, že „... platby sa uskutočnia do 60 dní od prijatia žiadosti o platbu a považujú sa za uskutočnené v deň ich odpísania z účtu verejného obstarávateľa.“

Komisia tiež poznamenala, že článok 2 A osobitných podmienok zmluvy sa týkal otázky preddavku. V článku 2 písm. A) sa uvádza, že „preddavok až do výšky 35 % poplatkov a priamych výdavkov sa vyplatí po podpise zmluvy a po prijatí písomnej žiadosti o platbu a bankovej záruky.“

Komisia uviedla, že 17. augusta 2001 pán E. z finančného oddelenia Generálneho riaditeľstva pre rozšírenie informoval sťažovateľa, že nebola nájdená žiadna žiadosť o platbu z 5. apríla 2001 ani bankové záruky s ňou spojené. Požiadal sťažovateľa, aby zaslal pôvodnú žiadosť o platbu a bankové záruky.

Komisia tiež poznamenala, že dve žiadosti o zálohové platby, ktoré boli zaevidované 18. septembra 2001 a 27. septembra 2001, boli zaplatené 31. októbra 2001 a 12. októbra 2001.

Závery Komisie

Komisia vo svojich záveroch poznamenala, že Generálne riaditeľstvo pre rozšírenie registruje všetky prichádzajúce pošty v systéme Adonis (systém Adonis sleduje lehoty na odpoveď na korešpondenciu). Okrem toho sú všetky prichádzajúce faktúry a žiadosti o platbu zaregistrované aj v miestnom systéme správy zmlúv (CRIS). Výsledná registrácia sa oznamuje centrálnemu finančnému systému ABAC prostredníctvom rozhrania.

Komisia poznamenala, že napriek jej úsiliu v tomto zmysle nebola schopná nájsť v Adonis alebo CRIS žiadny záznam o žiadosti o zálohovú platbu od NRG, ktorá jej bola doručená v apríli 2001. Komisia zdôraznila, že osoba poverená prácou najmä na spise sťažovateľa prešla celou dokumentáciou veľmi dôkladne, ale nenašla žiadny dôkaz o žiadosti o zálohovú platbu.

Komisia poznamenala, že výtlačok zo systému správy spisov spoločnosti sťažovateľa, z ktorého vyplýva, že spoločnosť sťažovateľa vykonala zmenu v žiadosti o platbu vo formáte Word, nepredstavuje dôkaz o tom, že žiadosť o platbu bola niekedy doručená finančnému oddeleniu Generálneho riaditeľstva pre rozšírenie. Komisia takisto poznamenala, že adresa použitá v žiadosti NRG o zálohovú platbu nebola rovnaká ako adresa na faktúry uvedené v zmluve.

Komisia dospela k záveru, že vzhľadom na to, že preukázané dátumy prijatia žiadostí o zálohové platby boli 18. septembra 2001 a 27. septembra 2001, ktoré boli vyplatené 12. októbra 2001 a 31. októbra 2001, Generálne riaditeľstvo pre rozšírenie si splnilo svoje zmluvné povinnosti. Stručne povedané, platba sa uskutočnila do 60 dní od prijatia žiadostí o zálohovú platbu. Uviedla teda, že nárok na úroky z omeškania nie je odôvodnený.

Pripomienky sťažovateľa

Sťažovateľ vo svojich pripomienkach k stanovisku Komisie uviedol tieto skutočnosti:

Sťažovateľ najprv zaznamenal svoje sklamanie z odpovede Komisie. Navrhovateľ poznamenal, že Komisia nezohľadnila kontext prípadu. Vyzval Komisiu, aby uplatňovala zhovievavosť a uznala to, čo sťažovateľ považuje za vhodné a spravodlivé obchodné praktiky. Sťažovateľ poznamenal, že v zmluvách sa uvádzajú „musty“a „musty“, ale neriešia sa „musty“. Sťažovateľ opäť žiadal, aby sa žiadosť o platbu uznala s prihliadnutím na tieto skutočnosti:

1. Komisia nesprávne zamietla ďalšie body.
2. NRG preukázala Komisii zhovievavosť tým, že neuplatnila tri ďalšie žiadosti o úroky z omeškania vo výške 16 532,06 EUR. Sťažovateľ uviedol, že spoločnosť NRG nebola zmluvne zaviazaná ponúknuť takúto zhovievavosť, ale urobila skôr dobrovoľné gesto v prospech Komisie.
3. NRG mala zmluvné právo na vyplatenie zálohy už 9. januára 2001. NRG však podala žiadosť o platbu až 5. apríla 2001. Sťažovateľ vzal na vedomie úsilie, ktoré vynaložil na získanie troch bankových záruk potrebných na zálohovú platbu. Boli vydané 2. februára 2001, 12. marca 2001 a 13. marca 2001. Sťažovateľ tiež poznamenal, že dve zálohové platby boli nakoniec prijaté 12. októbra 2001 a 31. októbra 2001. Sťažovateľ objasnil, že spor sa týkal intervalu medzi 5. aprílom 2001 a 31. októbrom 2001, ktorý, ako poznamenal, bol viac ako 60 dní. Sťažovateľ tiež tvrdil, že od 9. januára 2001 a 31. októbra 2001 mala Komisia prospech z úrokov zo zadržaných peňazí.

Navrhovateľ potom uviedol dve podrobné poznámky.

V prvej podrobnej poznámke sťažovateľ súhlasil s Komisiou, že indície poskytnuté spoločnosťou NRG „nepredstavujú dôkaz o tom, že žiadosť o platbu bola vôbec doručená.“Sťažovateľ však zdôraznil, že indície dokazujú, že NRG skutočne pripravila a odoslala žiadosť o zálohovú platbu z 5. apríla 2001. Sťažovateľ dodal, že nemal žiadne pochybnosti o zaslaní žiadosti o platbu.

Sťažovateľ poznamenal, že podobne ako Komisia NRG uplatňuje postupy na prípravu, zasielanie a prijímanie korešpondencie. Sťažovateľ poznamenal, že spoločnosť NRG ocenila informácie, ktoré poskytla Komisia o svojich postupoch týkajúcich sa prijímania pošty a faktúr (t. j. systémy Adonis, CRIS a ABAC). Sťažovateľ uznal, že žiadny z uvedených systémov nezaznamenáva žiadosť o zálohovú platbu z 5. apríla 2001. Sťažovateľ však zdôraznil, že sa tým nepreukázalo, že sporný list nebol doručený. Sťažovateľ dospel k záveru, že medzi výstupom z kancelárie NRG a príslušným pracovným stolom v kancelárii Komisie sa zjavne a nanešťastie niečo pokazilo.

Sťažovateľ tvrdil, že vzhľadom na indície by spravodlivým riešením sporu bolo riešenie, ktoré by nespôsobovalo neprimeranú ujmu ani prospech žiadnej zo strán. Navrhovateľ tvrdil, že jedným z takýchto riešení by bolo uskutočnenie požadovanej platby vo výške 12 547,03 EUR.

V druhej podrobnej poznámke sťažovateľ súhlasil s vyhlásením Komisie, že sporná žiadosť o zálohovú platbu nebola zaslaná na adresu uvedenú v zmluve. Sťažovateľ vysvetlil, že k tomu došlo úmyselne, pretože v čase podpísania zmluvy bol počas telefonického rozhovoru s pánom G., úradníkom Komisie, informovaný o tom, že Komisia reorganizuje záležitosti, že pôvodný zmluvný úradník nahradí nový úradník a že úrad bude presunutý. Tým sa vysvetlilo, prečo spoločnosť NRG v súvislosti so zmluvou ručne napísala novú adresu (4). Sťažovateľ uviedol, že táto ručne písaná adresa bola adresa použitá v sprievodnom liste k zmluve.

Sťažovateľ takisto poznamenal, že samotná Komisia nepoužila adresu NRG, ako sa uvádza v zmluve. Poštu však NRG až o deň neskôr presmerovala na správneho zamestnanca NRG.

ROZHODNUTIE

1 Úvodné poznámky

1.1 Ombudsman berie na vedomie, že podľa článku 195 Zmluvy o ES je ombudsman oprávnený prijímať sťažnosti "týkajúce sa prípadov nesprávneho úradného postupu inštitúcií a orgánov Spoločenstva". Ombudsman sa domnieva, že k nesprávnemu úradnému postupu dochádza, keď verejný orgán nekoná v súlade s pravidlom alebo zásadou, ktoré sú preň záväzné (5). Nesprávny úradný postup teda možno konštatovať aj v súvislosti s plnením záväzkov vyplývajúcich zo zmlúv uzavretých inštitúciami alebo orgánmi Spoločenstiev.

1.2 Ombudsman sa však domnieva, že rozsah preskúmania, ktoré môže v takýchto prípadoch vykonať, je nevyhnutne obmedzený. Ombudsman zastáva názor, že v prípade sporu by sa nemal snažiť zistiť, či došlo k porušeniu zmluvy ktoroukoľvek stranou. Touto otázkou by sa mohol účinne zaoberať len príslušný súd, ktorý by mal možnosť vypočuť si argumenty účastníkov týkajúce sa príslušného vnútroštátneho práva a posúdiť protichodné dôkazy o akýchkoľvek sporných skutkových otázkach.

1.3 Ombudsman sa preto domnieva, že v prípadoch týkajúcich sa zmluvných sporov je oprávnený obmedziť svoje vyšetrovanie na preskúmanie toho, či mu inštitúcia alebo orgán Spoločenstva poskytol koherentné a primerané vysvetlenie právneho základu svojho konania a prečo sa domnieva, že jeho názor na zmluvné postavenie je odôvodnený. Ak je to tak, ombudsman dospeje k záveru, že jeho vyšetrovanie neodhalilo prípad nesprávneho úradného postupu. Týmto záverom nie je dotknuté právo strán na to, aby ich zmluvný spor preskúmal a záväzne vyriešil príslušný súd.

2 Tvrdenie týkajúce sa nesprávneho zaobchádzania s doručenou poštou

2.1 Sťažovateľ je zmluvným manažérom spoločnosti NRG, ktorá 9. januára 2001 uzavrela zmluvu o poskytovaní služieb PHARE s Európskou komisiou. Spor sa týka zaplatenia sumy 12 547,03 eura vyplývajúcej z toho, že Komisia odmietla uznať, že žiadosť o preddavok podala NRG 5. apríla 2001 svojim útvarom. Komisia vo svojom liste z 8. mája 2007 uvádza, že vykonala vyčerpávajúce vyšetrovanie a nemohla vo svojich spisoch nájsť žiadosť o preddavok z 5. apríla 2001.

2.2 Sťažovateľ tvrdil, že NRG zaslala Komisii list z 5. apríla 2001. Uvádza, že Komisia tento list nezaregistrovala. Sťažovateľ uviedol, že v tom čase NRG skontrolovala, či bol list doručený Komisii. Podľa sťažovateľa táto „kontrola“ priniesla pozitívny výsledok. Sťažovateľ uviedol, že NRG môže zo svojich počítačových záznamov preukázať, že v relevantnom čase takýto dokument vytvorila. Sťažovateľ poskytol kópie listu z 5. apríla 2001 zo svojich vlastných spisov a podrobnosti o svojich vlastných počítačových záznamoch, z ktorých vyplýva, že dokument bol predložený v príslušnom čase. Sťažovateľ poskytol aj kópie bankových záruk vydaných v príslušnom čase. Účelom týchto bankových záruk bolo zabezpečiť zálohovú platbu od Komisie.

2.3 Ombudsman pochopil, že sťažovateľ tvrdí, že Európska komisia sa riadne nezaoberala prichádzajúcou poštou, konkrétne listom NRG z 5. apríla 2001.

2.4 Komisia vo svojom stanovisku pripomenula, že v článku 30 všeobecných podmienok zmluvy sa uvádza, že "... platby sa uskutočnia do 60 dní od prijatia žiadosti o platbu a považujú sa za uskutočnené v deň, keď boli odpísané na účet verejného obstarávateľa."V článku 2 A osobitných podmienok zmluvy sa stanovuje, že "preddavok až do výšky 35 % poplatkov a priamych výdavkov sa vyplatí po podpise zmluvy a po prijatí písomnej žiadosti o platbu a bankovej záruky."

Komisia uviedla, že 17. augusta 2001 pán E. z finančného oddelenia Generálneho riaditeľstva pre rozšírenie informoval sťažovateľa, že nebola nájdená žiadna žiadosť o platbu ani pripojené bankové záruky zaslané 5. apríla 2001.

Komisia poznamenala, že výtlačok zo systému správy spisov spoločnosti sťažovateľa nepredstavuje dôkaz o tom, že žiadosť o platbu bola niekedy doručená finančnému oddeleniu Generálneho riaditeľstva pre rozšírenie.

Komisia takisto poznamenala, že adresa použitá v žiadosti NRG o zálohovú platbu nebola rovnaká ako adresa na faktúry uvedené v zmluve.

2.5 Sťažovateľ súhlasil s tvrdením Komisie, že sporná žiadosť o platbu nebola zaslaná na adresu uvedenú v zmluve. Sťažovateľ vysvetlil, že predmetná žiadosť bola zámerne zaslaná na inú adresu Komisie, pretože v čase podpísania zmluvy bol počas telefonického rozhovoru s pánom G, úradníkom Komisie, informovaný o tom, že Komisia zreorganizuje záležitosti, že pôvodný zmluvný úradník nahradí nový úradník a že úrad bude presunutý. Tým sa vysvetlilo, prečo spoločnosť NRG ručne napísala novú adresu týkajúcu sa zmluvy. Sťažovateľ uviedol, že vzhľadom na tieto neistoty bolo v tom čase rozhodnuté uplatniť adresu použitú v sprievodnom liste k zmluve na vrátenie zmluvy po jej podpísaní. Sťažovateľ takisto poznamenal, že samotná Komisia nepoužila adresu NRG, ako sa uvádza v zmluve. Poštu však NRG až o deň neskôr presmerovala na správneho zamestnanca NRG.

2.6 Ombudsman považuje za užitočné uviesť hlavné výňatky zo všeobecných podmienok zmlúv o poskytovaní služieb financovaných z fondu PHARE/TACIS a z osobitných podmienok.

Článok 30 všeobecných podmienok sa zaoberá splátkovým kalendárom. Uvádza sa v ňom:

„1. Pokiaľ nie je stanovené inak, platby sa uskutočnia do 60 dní od prijatia žiadosti o platbu a považujú sa za uskutočnené v deň, keď boli odpísané na účet verejného obstarávateľa. (...)

3. Zadávateľ je povinný dodržať lehoty splatnosti len vtedy, ak sú žiadosti o platbu riadne predložené na adrese uvedenej v zmluve.

Článok 2 písm. a) osobitných podmienok sa zaoberá otázkou preddavku. Uvádza sa v ňom:

„Preddavok až do výšky 35 % poplatkov a priamych výdavkov bude zaplatený po podpise zmluvy a po prijatí písomnej žiadosti o platbu a bankovej záruky.“

Článok 4 všeobecných podmienok upravuje adresy rôznych druhov korešpondencie a stanovuje, že:

„2. Predkladanie faktúr a iných oznámení týkajúcich sa platieb vrátane zmien bankového účtu sa zasiela na adresu:

SCR/D-4
Európskej komisie,
kancelária finančného tímu TACIS: L-41 05/031
Rue de la Loi 200
B-1049 Brusel

2.7 Ombudsman v prvom rade konštatuje, že zásady dobrej správnej praxe by vyžadovali, aby Komisia písomne informovala spoločnosť sťažovateľa o každej zmene adresy uvedenej v článku 4 ods. 2 všeobecných podmienok. Nebolo by osvedčeným administratívnym postupom, keby sa Komisia obmedzila na ústne informovanie zmluvnej strany o akejkoľvek zmene tejto adresy.

Sťažovateľ však neposkytol žiadne dôkazy o tom, že by ho Komisia ústne informovala o skutočnej zmene adresy.

Z vlastného opisu rozhovoru sťažovateľa s pánom G. vyplýva, že pán G povedal NRG, že Komisia „zreorganizuje záležitosti“, že pôvodný zmluvný úradník nahradí nový úradník a že úrad bude presunutý. Z vlastného opisu rozhovoru sťažovateľa s pánom G sa nezdá, že by pán G výslovne nariadil spoločnosti NRG, aby použila inú adresu, ako je adresa uvedená v článku 4 ods. 2 všeobecných podmienok.

Ombudsmanka sa domnieva, že v každom prípade, ak NRG mala po rozhovore s pánom G pochybnosti o správnej adrese, ktorú mala použiť na predloženie faktúr a žiadostí o zálohovú platbu, mala požiadať Komisiu o písomné uistenie, pokiaľ ide o vhodnú adresu, ktorú mala použiť na predloženie faktúr a žiadostí o zálohovú platbu.

2.8 Ombudsman tiež poznamenáva, že ak by sa žiadosť o zálohovú platbu z 5. apríla 2001 dostala na nesprávnu adresu Komisie, zásady dobrej správy vecí verejných by vyžadovali, aby Komisia a) informovala sťažovateľa o správnej adrese v rámci Komisie a b) presmerovala žiadosť o zálohovú platbu na správnu adresu v rámci Komisie.

V každom z týchto prípadov by bolo primerané poskytnúť Komisii 60 dní od doručenia žiadosti o zálohovú platbu na správnu adresu v rámci Komisie na vykonanie platby. Stručne povedané, Komisia nemôže niesť zodpovednosť za akékoľvek omeškanie platby vyplývajúce konkrétne zo zaslania žiadosti o zálohovú platbu na nesprávnu adresu v rámci Komisie.

Ombudsman však poznamenáva, že žiadosť sťažovateľa o zálohovú platbu mohla byť presmerovaná na správnu adresu v rámci Komisie len vtedy, ak bola žiadosť sťažovateľa o zálohovú platbu z 5. apríla 2001 Komisii skutočne doručená.

2.9 Komisia vo svojom stanovisku uviedla, že Generálne riaditeľstvo pre rozšírenie registruje všetky prichádzajúce zásielky v systéme Adonis. Okrem toho sú všetky prichádzajúce faktúry a žiadosti o platbu zaregistrované aj v miestnom systéme správy zmlúv (CRIS), čo je registrácia, ktorá sa prostredníctvom rozhrania oznamuje centrálnemu finančnému systému ABAC. Komisia poznamenala, že napriek namáhavému úsiliu v tomto zmysle nemohla v Adonis ani v CRIS zaznamenať žiadosť o zálohovú platbu od NRG, ktorá jej bola doručená v apríli 2001. Komisia zdôraznila, že osoba poverená prácou najmä na spise sťažovateľa prešla celou dokumentáciou veľmi dôkladne, ale nenašla o tom žiadny dôkaz.

Komisia poznamenala, že výtlačok zo systému správy spisov spoločnosti sťažovateľa nepredstavuje dôkaz o tom, že žiadosť o platbu bola niekedy doručená finančnému oddeleniu Generálneho riaditeľstva pre rozšírenie.

2.10 Sťažovateľ vo svojich pripomienkach súhlasil s Komisiou, že indície poskytnuté spoločnosťou NRG "nepredstavujú dôkaz o tom, že niekedy bola doručená žiadosť o platbu". Sťažovateľ však zdôraznil, že indície dokazujú konanie NRG pri skutočnej príprave a odosielaní žiadosti o platbu z 5. apríla 2001. Sťažovateľ dodal, že nemal žiadne pochybnosti o zaslaní žiadosti o platbu.

2.11 Sťažovateľ poznamenal, že podobne ako Komisia, NRG uplatňuje postupy na prípravu, zasielanie a prijímanie korešpondencie. Sťažovateľ poznamenal, že spoločnosť NRG ocenila informácie, ktoré poskytla Komisia o svojich postupoch týkajúcich sa prijímania pošty a faktúr (t. j. systémy Adonis, CRIS a ABAC). Sťažovateľ uznal skutočnosť, že žiadny z uvedených systémov nemá záznam o prijatí žiadosti sťažovateľa o platbu. Sťažovateľ však zdôraznil, že to nebol dôkaz o tom, že sporný list nebol doručený. Sťažovateľ dospel k záveru, že medzi výstupom z kancelárie NRG a príslušným pracovným stolom v kancelárii Komisie sa zjavne a nanešťastie niečo pokazilo.

2.12 Ombudsman poznamenáva, že tvrdenie sťažovateľa sa týka údajného nesprávneho zaobchádzania s prichádzajúcou poštou zo strany Komisie. Skutočnosť, že možno pripustiť, že sťažovateľ zaslal žiadosť o zálohovú platbu (6), nepreukazuje, že Komisia riadne nevybavila prichádzajúcu poštu. Bolo by to tak len v prípade, ak by žiadosť o zálohovú platbu bola Komisii skutočne doručená a následne by sa s ňou nesprávne zaobchádzalo.

2.13 Ombudsman zastáva názor, že indície predložené sťažovateľom nepredstavujú dôkaz o tom, že Komisia dostala žiadosť o platbu. Nanajvýš podporuje len názor, že NRG zaslala žiadosť o platbu.

2.14 Ombudsman konštatuje, že Komisia prevádzkuje sofistikovaný systém registrácie prichádzajúcich poštových zásielok. Zdá sa, že v tomto systéme neexistuje záznam o platobnom príkaze sťažovateľa. Ombudsmanka tiež poznamenáva, že sťažovateľ nespochybňuje fungovanie systému Komisie na zaznamenávanie pošty.

2.15 Ombudsman tiež konštatuje, že Komisia vynaložila veľké úsilie na nájdenie chýbajúcej žiadosti o zálohovú platbu. Komisia totiž uviedla, že vykonala vyčerpávajúcu prehliadku predmetného platobného rozkazu. Toto hľadanie sa ukázalo ako bezvýsledné. Ombudsman vyjadruje Komisii uznanie za toto úsilie, ktoré odráža zásady dobrej správy vecí verejných a podporuje dobré vzťahy s občanmi.

2.16 Ombudsman tiež poznamenáva, že sťažovateľ vo svojej sťažnosti uviedol, že NRG skontrolovala, či bol list doručený Komisii. Podľa sťažovateľa táto „kontrola“ priniesla pozitívny výsledok. Ombudsman však poznamenáva, že sťažovateľ neposkytol žiadne dôkazy týkajúce sa toho, čo táto „kontrola“ predstavovala, ani dôkazy o jej výsledkoch.

2.17 Ombudsman preto konštatuje, že sťažovateľ nepreukázal, že Komisia sa riadne nezaoberala prichádzajúcou poštou. V dôsledku toho toto tvrdenie nevedie k zisteniu nesprávneho úradného postupu.

3 Tvrdenie, že Komisia nekonzistentne posúdila oprávnenosť žiadosti o platbu úrokov na základe žiadosti o zálohovú platbu, ktorú Komisii predložila NRG 5. apríla 2001

3.1 Sťažovateľ tiež tvrdil, že Komisia nejednotne posúdila oprávnenosť žiadostí o platbu, najmä žiadosti o zaplatenie úrokov na základe žiadosti o zálohovú platbu, ktorú Komisii predložila spoločnosť NRG 5. apríla 2001.

3.2 Komisia vo svojom stanovisku dospela k záveru, že Generálne riaditeľstvo pre rozšírenie splnilo svoje zmluvné záväzky, keďže dátumy predloženia žiadostí o zálohovú platbu boli 18. septembra 2001 a 27. septembra 2001 a tieto žiadosti o zálohovú platbu boli vyplatené 12. októbra 2001 a 31. októbra 2001. Celkovo vykonala platby do 60 dní od prijatia žiadosti o platbu. Uviedla teda, že nárok na úroky z omeškania nie je odôvodnený.

3.3 Ombudsman poznamenáva, že v článku 30 všeobecných podmienok pre zmluvy o poskytovaní služieb financované z fondu PHARE/TACIS sa uvádza, že:

„5. Ak dôjde k prekročeniu platobných lehôt a zmluva nevedie k uplatneniu žiadneho nároku, dodávateľ má nárok na úroky vypočítané pomerne na základe počtu kalendárnych dní, o ktoré sa platba oneskorí, podľa úrokovej sadzby uplatňovanej Európskym menovým inštitútom uverejnenej v Úradnom vestníku Európskych spoločenstiev za mesiac, v ktorom sa platby uskutočnia, zvýšenej o 1 %. Toto odškodnenie je exkluzívne.

3.4 Ombudsman považuje pravidlo uvedené v článku 30 ods. 5 všeobecných podmienok za sankčnú doložku. Podľa podmienok zmluvy môže byť uloženie tejto sankcie odôvodnené len vtedy, ak Komisia dostala žiadosť o platbu a nesplnila ju do 60 dní. Ak Komisia nedostala príkaz na zálohovú platbu, nemala by byť povinná zaplatiť spoločnosti NRG penále.

3.5 Ombudsman však poznamenáva, ako sa uvádza v oddiele 2, že napriek namáhavému úsiliu samotnej Komisie pomôcť pri hľadaní žiadosti o platbu sa nepreukázalo, že by žiadosť o zálohovú platbu z 5. apríla 2001 bola niekedy doručená Komisii.

3.6 Sťažovateľ vo svojich pripomienkach v súvislosti so svojou žiadosťou o platbu tvrdil, že Komisia by mala uplatniť zhovievavosť a uznať to, čo sťažovateľ považuje za vhodné a spravodlivé obchodné praktiky. Ombudsman chápe, že sťažovateľ žiada Komisiu, aby bola flexibilná vzhľadom na nepriame dôkazy, ktoré predložil.

V tejto súvislosti ombudsmanka považovala za užitočné overiť, či má Komisia určitú mieru flexibility, ktorú mohla uplatniť v prospech spoločnosti NRG, po prvé v súvislosti so zaplatením preddavku a po druhé v súvislosti so zaplatením penále.

3.7 Ombudsman poznamenáva, že Komisia je povinná dodržiavať pravidlá uvedené v nariadení o rozpočtových pravidlách (7) a vo vykonávacích pravidlách nariadenia o rozpočtových pravidlách (8). V článku 81 ods. 1 nariadenia o rozpočtových pravidlách, ktorý sa zaoberá platbami, sa uvádza, že platba sa uskutoční „po predložení dôkazu, že príslušná akcia je v súlade s ustanoveniami základného aktu alebo zmluvy (...)“. Okrem toho sa v článku 106 vykonávacieho nariadenia k nariadeniu o rozpočtových pravidlách stanovuje, že „žiadosť o platbu nie je prípustná, ak nie je splnená aspoň jedna základná požiadavka“.

3.8 V článku 81 nariadenia o rozpočtových pravidlách a v článku 106 vykonávacích pravidiel sa jasne stanovuje, že akákoľvek platba sa môže uskutočniť len vtedy, ak sú splnené základné požiadavky stanovené v zmluve. Ombudsman poznamenáva, že podľa článku 2 A osobitných podmienok zmluvy medzi Komisiou a sťažovateľom boli základnými požiadavkami potrebnými na platbu i) žiadosť o zálohovú platbu a ii) príslušné bankové záruky. Ombudsman sa domnieva, že uvedené články v spojení s článkom 2 A osobitných podmienok zmluvy obmedzujú diskrečnú právomoc Komisie.

3.9 Ombudsman ďalej pripomína, že účel bankových záruk je výslovne uvedený v článku 102 nariadenia o rozpočtových pravidlách, v ktorom sa uvádza, že:

„Verejný obstarávateľ môže a v určitých prípadoch stanovených vo vykonávacích predpisoch musí od dodávateľov vyžadovať, aby vopred zložili zábezpeku s cieľom:

a) zabezpečiť úplné plnenie zmluvy,

b) obmedziť finančné riziká spojené s platbou predbežného financovania.

Ombudsman tiež pripomína, že v článku 152 vykonávacích pravidiel, ktorý sa zaoberá zárukami za predbežné financovanie, sa stanovuje, že „záruka sa vyžaduje ako protihodnota za platbu predbežného financovania presahujúcu 150 000 EUR.“

3.10 Ombudsman poznamenáva, že platobný rozkaz z 5. apríla 2001 bol vydaný na sumu vyššiu ako 150 000 eur (9). Komisia bola preto povinná zadržať platbu, kým nedostane tieto bankové záruky. Ombudsman poznamenáva, že Komisia dostala bankové záruky až v septembri 2001. Ombudsman dospel k záveru, že Komisia nemala žiadny priestor na voľné uváženie, pokiaľ ide o vyplatenie zálohy predtým, ako dostala bankové záruky v septembri 2001.

3.11 Pokiaľ ide o to, či Komisia disponuje voľnou úvahou v súvislosti so samotnou platbou penále, ombudsman poznamenáva, že článok 81 nariadenia o rozpočtových pravidlách sa vzťahuje aj na platby penále. Ako sa uvádza vyššie v článku 81 nariadenia o rozpočtových pravidlách, platba sa uskutoční „po predložení dôkazu, že príslušná akcia je v súlade s ustanoveniami základného aktu alebo zmluvy“. Bez akéhokoľvek dôkazu o tom, že Komisia dostala žiadosť o platbu a následne ju nezaplatila, ombudsman súhlasí s tým, že Komisia nemala žiadny priestor na voľné uváženie, pokiaľ ide o jej rozhodnutie odmietnuť zaplatiť takéto penále.

3.12 Sťažovateľ tiež tvrdí, že jeho žiadosti by sa malo vyhovieť, pretože od 9. januára 2001 do 31. októbra 2001 mala Komisia prospech z úrokov zo zadržaných výdavkov. Ombudsman chápe, že sťažovateľ tvrdí, že Komisia sa nejakým spôsobom neodôvodnene obohatila na náklady sťažovateľa tým, že mala prospech z úrokov zo sumy zadržanej počas príslušného obdobia.

3.13 Ombudsman konštatuje, že Komisia sa nemohla "nespravodlivo" obohatiť v dôsledku zadržania finančných prostriedkov za okolností, za ktorých bola Komisia zo zákona povinná zadržať takéto finančné prostriedky, najmä preto, že nedostala primerané bankové záruky od NRG. V každom prípade ombudsman nie je presvedčený o tom, že verejný orgán, akým je Komisia, "má prospech" z úrokov z finančných prostriedkov Spoločenstva.

3.14 Ombudsman napokon poznamenáva, že sťažovateľ uvádza, že spoločnosť NRG preukázala Komisii zhovievavosť tým, že nevybavila tri ďalšie údajné žiadosti o úroky z omeškania vo výške 16 532,06 EUR. Ombudsman poznamenáva, že tieto skutočnosti nepatria do rozsahu tohto vyšetrovania, ktoré sa týka len údajného nezaplatenia žiadosti o zálohovú platbu z 5. apríla 2001 Komisiou v stanovenej lehote. V každom prípade ombudsman zastáva názor, že skutočnosť, že NRG sa mohla vzdať iných nárokov na úroky z omeškania voči Komisii, nemá vplyv na analýzu existencie nároku na úroky z omeškania v súvislosti so žiadosťou o zálohovú platbu z 5. apríla 2001.

3.15 Vzhľadom na uvedené skutočnosti ombudsman dospel k záveru, že druhé tvrdenie nevedie k zisteniu nesprávneho úradného postupu. V dôsledku toho sa tiež domnieva, že tvrdenie sťažovateľa sa musí zamietnuť.

4 Záver

Vzhľadom na uvedené závery ombudsmanka nezistila žiadny nesprávny úradný postup v súvislosti s tvrdeniami a tvrdeniami sťažovateľa. Ombudsman sa preto rozhodol prípad uzavrieť.

O tomto rozhodnutí bude informovaný aj predseda Komisie.

Tvoje úprimné,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Poľsko a Maďarsko: Program pomoci na reštrukturalizáciu ich ekonomík.

(2) Z dokumentov predložených sťažovateľom ombudsman zisťuje, že žiadosť o zálohovú platbu bola vo výške 225 707 EUR.

(3) V sťažnosti nie je uvedené, ako sa táto „kontrola“ vykonala.

(4) Ombudsmanka poznamenáva, že v kópii zmluvy, ktorú poskytol sťažovateľ, sa vedľa adresy v Komisii uvedenej v zmluve nachádza rukou písaná adresa v Komisii.

(5) Pozri výročnú správu Európskeho ombudsmana za rok 1997, s. 22.

(6) Ombudsmanka poznamenáva, že skutočnosť, že sťažovateľ zaslal žiadosť o zálohovú platbu spolu s potrebnými bankovými zárukami, sa nezdá byť Komisiou spochybnená.

(7) Nariadenie Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 z 25. júna 2002 o rozpočtových pravidlách, ktoré sa vzťahujú na všeobecný rozpočet Európskych spoločenstiev, Ú. v. ES L 248, 16.9.2002, s. 1 – 48, v znení zmien a doplnení.

(8) Nariadenie Komisie (ES, Euratom) č. 2342/2002 z 23. decembra 2002, ktorým sa ustanovujú podrobné pravidlá na vykonávanie nariadenia Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 o rozpočtových pravidlách, ktoré sa vzťahujú na všeobecný rozpočet Európskych spoločenstiev, Ú. v. ES L 357, 31.12.2002, s. 1 – 71.

(9) Z dokumentov predložených sťažovateľom ombudsman zisťuje, že žiadosť o zálohovú platbu bola vo výške 225 707 EUR.