V Štrasburgu 26. júla 2004

Vážený pán P.,

Dňa 25. novembra 2003 ste podali sťažnosť európskemu ombudsmanovi v mene Federácie európskych asociácií motocyklistov (FEMA). Vaša sťažnosť bola podaná proti Európskej komisii a týkala sa žiadosti FEMA o grant v rámci výzvy na predkladanie návrhov DG TREN/SUB/01-2003.

Dňa 12. januára 2004 som postúpil sťažnosť predsedovi Európskej komisie. Komisia zaslala svoje stanovisko 20. apríla 2004. Poslal som Vám ju s výzvou na vyjadrenie pripomienok, ktorú ste zaslali 18. mája 2004. V telefonickom rozhovore zo 14. júla 2004 ste mojim útvarom poskytli ďalšie informácie týkajúce sa Vašej sťažnosti.

Píšem teraz, aby som vám oznámil výsledky vyšetrovaní, ktoré boli vykonané.

Upozorňujeme, že právna referentka zodpovedná za riešenie vašej sťažnosti sa zmenila a teraz je pani Tina NILSSONOVÁ (tel.: +32 (0)2 284 14 17).

Sťažnosť

V novembri 2003 bola ombudsmanovi v mene Federácie európskych združení motocyklistov (ďalej len „FEMA“) predložená sťažnosť týkajúca sa jej žiadosti o grant v rámci výzvy na predkladanie návrhov DG TREN/SUB/01-2003.

Podľa sťažovateľa sú relevantné tieto skutočnosti:

FEMA je lídrom konzorcia, ktoré požiadalo o grant od GR pre dopravu a energetiku (ďalej len „GR TREN“) s cieľom navrhnúť európsky model vymedzujúci normy kvality pre výcvik motocyklistov v rámci projektu s názvom „Prvý výcvik jazdcov v Európe“. Jeho prvá žiadosť zo 14. júna 2002 bola zamietnutá. FEMA sa zdalo, že jej žiadosť bola posúdená na základe kritérií, o ktorých nevedelo konzorcium ani zamestnanci oddelenia bezpečnosti cestnej premávky GR TREN (s ktorými bolo konzorcium v priamom kontakte). Zamietnutie však naznačilo, že revidovaná žiadosť by bola vítaná.

Dňa 14. augusta 2002 bola preto predložená revidovaná žiadosť. V priebehu roka 2002 FEMA pravidelne kontaktovala GR TREN, aby zistila, či bola revidovaná žiadosť posúdená. Pri všetkých týchto príležitostiach bolo FEMA povedané, že žiadosť sa čoskoro posúdi. Začiatkom roka 2003 však GR TREN informovalo FEMA, že zvažuje, či by sa žiadosť mohla hodnotiť podľa pravidiel platných v roku 2002, alebo či by sa musela predložiť tretia žiadosť, aby sa dosiahol súlad s novým nariadením o rozpočtových pravidlách, ktoré nadobudlo účinnosť 1. januára 2003.

V liste vedúceho oddelenia bezpečnosti cestnej premávky, ktorý bol doručený 20. mája 2003, bola FEMA informovaná o tom, že vzhľadom na uplynutie platnosti rozpočtu sa jej žiadosť musí opätovne predložiť podľa nového nariadenia o rozpočtových pravidlách. Keďže konečný termín na predloženie žiadostí bol 10. jún 2003, konzorciu sa poskytli len dva týždne na opätovné predloženie žiadosti na základe výrazne odlišného a podstatne zložitejšieho právneho rámca.

Napriek informáciám, že neúspešní žalobcovia budú informovaní do polovice júla 2003 a úspešní žalobcovia začiatkom augusta 2003, FEMA nepočula od Komisie nič až do 19. septembra 2003. Odpoveď riaditeľa oddelenia vnútrozemskej dopravy bola v štandardnom formáte „zaškrtávacieho políčka“ a uvádzalo sa v nej, že FEMA nebola vybraná na grant, pretože „ďalšiemu návrhu podobného charakteru“ bolo udelené vyššie hodnotenie. Počas neformálnych kontaktov s úradníkmi GR TREN však FEMA pochopila, že neexistujú žiadne iné žiadosti týkajúce sa motocyklov a ich jazdcov. V odpovedi Komisie sa takisto uvádza, že návrh FEMA bol zaradený na rezervný zoznam.

Po ďalších neformálnych kontaktoch s GR TREN FEMA 9. októbra 2003 písomne požiadala riaditeľa oddelenia vnútrozemskej dopravy o vysvetlenie v súvislosti s jeho listom z 19. septembra 2003. FEMA vo svojom liste, ktorý bol priložený k sťažnosti ombudsmanovi, uvádza, že by ocenila „/.../ ďalšie informácie o návrhu, ktorému bol udelený grant ES /.../“ a „/.../ objasnenie postupu, kritérií a harmonogramu, na ktorý [Komisia] odkazuje v súvislosti s rezervným zoznamom v prípade dostupnosti rozpočtových prostriedkov“. FEMA nedostala potvrdenie o prijatí ani odpoveď na tento list.

Sťažovateľ v mene FEMA tvrdí, že GR TREN Komisie neodpovedalo na žiadosť FEMA o informácie o rozhodnutí Komisie nefinancovať návrh FEMA a o úspešnom uchádzačovi.

Požiadavku

Stanovisko Komisie

Komisia vo svojom stanovisku uvádza tieto pripomienky:

Sťažovateľ spochybňuje niekoľko rozhodnutí a iných aktov Komisie v priebehu procesu podávania žiadostí o grant v rámci výzvy na predkladanie návrhov DG TREN/SUB/01-2003. FEMA predložila tri žiadosti o grant: prvá žiadosť v roku 2002, upravená žiadosť v roku 2002 a druhá upravená žiadosť v roku 2003.

Sťažovateľ tvrdí, že ani žiadajúce konzorcium, ani zamestnanci oddelenia bezpečnosti cestnej premávky v GR TREN nevedeli o kritériách zamietnutia pôvodnej žiadosti o grant. Komisia zdôrazňuje, že pôvodnú žiadosť vyhodnotil výbor zložený z dvoch členov oddelenia bezpečnosti cestnej premávky a jedného člena z iného oddelenia v rámci GR TREN. Výbor zistil nedostatok skutočnej európskej pridanej hodnoty, ako aj nedostatočnú štruktúru a metodiku v žiadosti, a preto odporučil jej zamietnutie a zároveň podporil predloženie upraveného návrhu vzhľadom na potenciálnu užitočnosť výsledku štúdie o počiatočnom výcviku motocyklových jazdcov. Tieto dôvody boli oznámené FEMA listom z 18. júla 2002. Je teda zrejmé, že kritériá zamietnutia boli jasne identifikované členmi GR TREN a oznámené transparentným spôsobom v rámci Komisie aj mimo nej.

Sťažovateľ uvádza, že po predložení upravenej žiadosti oddelenie bezpečnosti cestnej premávky vyjadrilo presvedčenie FEMA, že nová žiadosť sa posúdi v krátkom čase, čo sa napokon nestalo. Komisia vysvetľuje, že v čase predloženia zmenenej žiadosti už bol rozpočet na rok 2002 viazaný a akékoľvek rozhodnutie o žiadosti o grant sa muselo prijať v rámci rozpočtu na rok 2003. Keďže však nové nariadenie o rozpočtových pravidlách nadobudlo účinnosť, FEMA musela opätovne predložiť svoju žiadosť. Sťažovateľ bol o tejto záležitosti informovaný prostredníctvom pravidelných neformálnych kontaktov s GR TREN. Podľa sťažovateľa sa táto tretia žiadosť musela predložiť v rámci „výrazne odlišných a podstatne zložitejších požiadaviek“ v krátkej lehote troch týždňov. Komisia poukazuje na to, že pravidlá, ktorými sa riadi udeľovanie grantov, sú stanovené v novom nariadení o rozpočtových pravidlách. Okrem toho technická príloha revidovaného návrhu, ktorá vo všeobecnosti predstavuje najnáročnejšiu časť predložených projektov, mohla zostať nezmenená.

Sťažovateľ ďalej kritizuje Komisiu za to, že nedodržala platné lehoty na informovanie žiadateľov o svojom rozhodnutí a za zaslanie listu obsahujúceho len štandardnú odpoveď. Podľa Komisie bola štandardnou odpoveďou jej operačný postup vzhľadom na veľký počet žiadostí o grant v tom čase.

Sťažovateľ spochybňuje aj zamietnutie tretej žiadosti FEMA na základe formulácie „ďalší návrh podobného charakteru získal vyššie hodnotenie“. Sťažovateľ tvrdí, že kontakty FEMA s GR TREN viedli k pochopeniu, že žiadna iná žiadosť sa nezaoberala tou istou otázkou. Komisia zdôrazňuje, že predmetná formulácia sa týkala výzvy ako celku, ktorá sa vzťahovala na širšiu škálu oblastí. Neexistovala teda žiadna iná žiadosť týkajúca sa počiatočného výcviku vodičov motocyklov, ale znenie odkazovalo na iný návrh v celkovej oblasti bezpečnosti cestnej premávky. Príslušné políčko v liste z 19. septembra 2003 bolo označené, aby sa zabránilo tomu, že FEMA bude povinná opätovne predložiť žiadosť v neskoršej fáze, keďže jej návrh projektu úspešne splnil kritériá vylúčenia, výberu a zadania zákazky. Preto v závislosti od dostupnosti finančných prostriedkov môže byť v budúcnosti návrhu FEMA udelený grant.

Sťažovateľ napokon tvrdí, že Komisia neodpovedala na list FEMA z 9. októbra 2003, v ktorom žiadala informácie o dôvodoch zamietnutia jej tretej žiadosti. Komisia tvrdí, že dôvody zaradenia tretej žiadosti FEMA do rezervného zoznamu boli sťažovateľovi oznámené v rámci jeho pravidelných neformálnych kontaktov s GR TREN. Keďže sťažovateľ bol teda dostatočne informovaný o všetkých relevantných aspektoch konania, Komisia nepovažovala za potrebné poskytnúť formálnu písomnú odpoveď. Komisia zdôrazňuje, že samotný sťažovateľ opisuje svoje kontakty s GR TREN ako užitočné. Sťažovateľ mal všetky relevantné informácie k dispozícii prostredníctvom svojho pravidelného dialógu s úradníkmi GR TREN.

Pripomienky sťažovateľa

Sťažovateľ vo svojich pripomienkach stručne uvádza tieto poznámky:

FEMA bola o kritériách zamietnutia informovaná až po zamietnutí jej návrhu projektu. Vzhľadom na skutočnosť, že jej návrh bol vypracovaný v súlade s odporúčaniami úradníkov GR TREN a bol stále zamietnutý, sťažovateľ trvá na tom, že zamestnanci oddelenia bezpečnosti cestnej premávky nevedeli o kritériách uplatňovaných hodnotiacou komisiou.

FEMA kontaktovala GR TREN najmenej trikrát v roku 2002 v súvislosti s hodnotením svojho druhého návrhu, len aby bola informovaná o tom, že jej žiadosť sa bude posudzovať „do konca mesiaca“. V januári 2003 však Komisia vysvetlila, že zvažuje, či je potrebné predložiť nový návrh podľa nového nariadenia o rozpočtových pravidlách. FEMA bola informovaná o žiadnom rozhodnutí v tejto súvislosti až po uverejnení výzvy na predkladanie návrhov v roku 2003. Sťažovateľ potom uskutočnil ďalšie neformálne vyšetrovanie a bol informovaný, že návrh FEMA sa musí opätovne predložiť.

Sťažovateľ uznáva, že bol pravidelne v kontakte s úradníkmi GR TREN, ale títo úradníci sami nemali priamy prístup k informáciám týkajúcim sa žiadosti FEMA. Úradníci museli vyšetrovať v mene FEMA, čo niekedy viedlo k neprimeraným a zavádzajúcim informáciám. Odkaz Komisie na kontakty sťažovateľa s úradníkmi GR TREN ako na poučné a informatívne preto nie je správny, a to napriek skutočnosti, že títo úradníci vždy urobili všetko, čo bolo v ich silách, aby pomohli. Napríklad názor Komisie, že znenie „iný návrh podobného charakteru“ by sa vzťahovalo na všetky oprávnené žiadosti o grant, nezdieľali úradníci GR TREN, s ktorými mal sťažovateľ neformálne kontakty. FEMA preto napísala list riaditeľovi oddelenia vnútrozemskej dopravy v GR TREN, v ktorom s úctou požiadala o informácie o projekte „podobnej povahy“ a dôsledkoch „zapísania jeho žiadosti na rezervný zoznam“. Podľa názoru FEMA je jediným platným dôvodom neodpovedania na list to, že je nevhodný, opakujúci sa, urážlivý alebo zbytočný. List od Femmy nebol jedným z nich.

Po podaní sťažnosti ombudsmanovi FEMA uzavrela zmluvu s Komisiou. Sťažovateľ však nie je spokojný so spôsobom, akým Komisia zaobchádzala s FEMA počas procesu vedúceho k udeleniu grantu.

V telefonickom rozhovore zo 14. júla 2004 sťažovateľ vysvetlil útvarom ombudsmana, že vzhľadom na to, že FEMA už bola udelená dotácia, už nepovažuje za potrebné dostávať odpoveď na list z 9. októbra 2003. Sťažovateľ si však želá, aby ombudsman potvrdil, že Komisia konala nevhodne, keď neodpovedala na žiadosť FEMA o informácie.

ROZHODNUTIE

1 Úvodná poznámka

1.1 Sťažnosť sa týka žiadosti Federácie európskych združení motocyklistov (FEMA) o grant v rámci výzvy Komisie na predkladanie návrhov GR TREN/SUB/01-2003.

1.2 Ombudsman začal vyšetrovanie tvrdenia sťažovateľa, že Komisia neodpovedala na žiadosť o informácie. Zdá sa, že sťažovateľ vo svojich pripomienkach k stanovisku Komisie rozšíril sťažnosť tak, aby zahŕňala aj spôsob, akým Komisia zaobchádzala s FEMA počas celého postupu podávania žiadostí o grant. Ombudsmanka spočiatku považovala informácie sťažovateľa o priebehu udalostí počas procesu podávania žiadostí len za podkladové informácie, ktoré viedli k žiadosti FEMA o informácie a jej následnej sťažnosti v tejto súvislosti. Ombudsman sa preto domnieva, že pripomienky sťažovateľa obsahujú nové tvrdenia a že nie je opodstatnené odložiť rozhodnutie o pôvodnej sťažnosti vykonaním ďalšieho vyšetrovania týchto nových tvrdení.

1.3 Ombudsman poukazuje na to, že FEMA má možnosť podať novú sťažnosť, ak to považuje za užitočné.

2 O údajnej neexistencii odpovede

2.1 Podľa sťažovateľa FEMA požiadala GR TREN o grant na projekt s názvom "Počiatočná odborná príprava jazdcov v Európe". Žiadosť bola zamietnutá, revidovaná a opätovne predložená a z dôvodu uplynutia ročného rozpočtu a nadobudnutia účinnosti nového nariadenia o rozpočtových pravidlách bola opäť revidovaná a opätovne predložená. Dňa 19. septembra 2003 dostala FEMA odpoveď Komisie na jej žiadosť. Odpoveď bola v štandardnom formáte „zaškrtávacieho políčka“ a uvádzalo sa v nej, že FEMA nebola vybraná na udelenie grantu, pretože „ďalšiemu návrhu podobného charakteru“ bolo udelené vyššie hodnotenie. Počas neformálnych kontaktov s úradníkmi GR TREN však sťažovateľ pochopil, že neexistujú žiadne iné žiadosti týkajúce sa motocyklov a ich jazdcov. V odpovedi Komisie sa takisto uvádza, že návrh FEMA bol zaradený na rezervný zoznam.

Sťažovateľ bol pravidelne v kontakte s úradníkmi GR TREN, ale títo úradníci sami nemali priamy prístup k informáciám týkajúcim sa žiadosti FEMA. Úradníci museli vyšetrovať v mene FEMA, čo niekedy viedlo k neprimeraným a zavádzajúcim informáciám napriek tomu, že títo úradníci vždy urobili všetko, čo bolo v ich silách, aby pomohli. FEMA preto 9. októbra 2003 písomne požiadala Komisiu o objasnenie obsahu listu z 19. septembra 2003. FEMA nedostala od Komisie žiadnu odpoveď.

Sťažovateľ tvrdí, že GR TREN Komisie neodpovedalo na žiadosť FEMA, aby bol informovaný o rozhodnutí Komisie nefinancovať návrh FEMA a o úspešnom uchádzačovi.

2.2 Komisia tvrdí, že dôvody zaradenia tretej žiadosti FEMA do rezervného zoznamu boli sťažovateľovi oznámené v rámci jeho pravidelných neformálnych kontaktov s GR TREN. Keďže sťažovateľ bol preto dostatočne informovaný o všetkých relevantných aspektoch konania, Komisia nepovažovala za potrebné poskytnúť formálnu písomnú odpoveď. Komisia zdôrazňuje, že samotný sťažovateľ opisuje svoje kontakty s GR TREN ako užitočné. Sťažovateľ mal všetky relevantné informácie k dispozícii prostredníctvom svojho pravidelného dialógu s úradníkmi GR TREN.

2.3 Ombudsman poukazuje na to, že zásady dobrej správy vecí verejných vyžadujú, aby inštitúcie Spoločenstva odpovedali na listy občanov (1). Ombudsman ďalej poznamenáva, že podľa článku 4 kódexu dobrej správnej praxe Komisie sa odpoveď na list adresovaný Komisii zašle do pätnástich pracovných dní odo dňa doručenia listu príslušnému oddeleniu Komisie (2).

2.4 V tomto prípade sa ombudsman domnieva, aj keď berie do úvahy neformálne kontakty medzi Komisiou a sťažovateľom, že z obsahu a štruktúry listu FEMA je zrejmé, že si vyžiadal písomnú odpoveď. Ak by sa Komisia domnievala, že požadované informácie už boli oznámené FEMA neformálne, táto skutočnosť by sa mohla uviesť v jej písomnej odpovedi. Ombudsmanka sa preto domnieva, že skutočnosť, že Komisia neodpovedala na list FEMA v súlade s jej vlastným kódexom dobrej správnej praxe, bola prípadom nesprávneho úradného postupu.

2.5 Sťažovateľ 14. júla 2004 vysvetlil útvarom ombudsmana, že FEMA bola udelená dotácia, a preto už nepovažuje za potrebné dostať odpoveď na list z 9. októbra 2003. Sťažovateľ si však želá, aby ombudsman potvrdil, že Komisia konala nevhodne, keď neodpovedala na žiadosť FEMA o informácie. Ombudsmanka sa preto domnieva, že nie je vhodné hľadať priateľské riešenie, a preto prípad uzavrie kritickou poznámkou.

3 Záver

Na základe vyšetrovania tejto sťažnosti ombudsmanom je potrebné uviesť túto kritickú poznámku:

Ombudsmanka sa domnieva, že aj pri zohľadnení neformálnych kontaktov medzi Komisiou a sťažovateľom je z obsahu a štruktúry listu FEMA jasné, že si vyžiadala písomnú odpoveď. Ak by sa Komisia domnievala, že požadované informácie už boli oznámené FEMA neformálne, táto skutočnosť by sa mohla uviesť v jej písomnej odpovedi. Skutočnosť, že Komisia neodpovedala na list FEMA v súlade s jej vlastným kódexom dobrej správnej praxe, bola prípadom nesprávneho úradného postupu.

Vzhľadom na to, že tento aspekt prípadu sa týka postupov súvisiacich s konkrétnymi udalosťami v minulosti a že sťažovateľ už nepovažuje za potrebné skutočne dostať odpoveď, nie je vhodné hľadať priateľské riešenie. Ombudsman preto prípad uzatvára.

O tomto rozhodnutí bude informovaný aj predseda Komisie.

Tvoje úprimné,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Článok 13 Európskeho kódexu dobrej správnej praxe, ktorý je k dispozícii na webovom sídle ombudsmana: http://www.ombudsman.europa.eu

(2) Kódex dobrého administratívneho správania Komisie, dostupný na webovej stránke Komisie: http://www.europa.eu/comm/secretariat_general/code/index_en.htm