V Štrasburgu 6. októbra 2004

Vážený pán M.,

Dňa 30. októbra 2003 ste v mene North West Institute of Further and Higher Education podali sťažnosť európskemu ombudsmanovi týkajúcu sa rozhodnutia Európskej komisie vymáhať sumu 325 462,56 EUR spolu s úrokmi. Finančné prostriedky boli poskytnuté v rámci dohody o grante na projekt podnikateľskej komunity (BCP) 98005636 v oblasti odbornej prípravy a súvisiacich podporných služieb pre MSP – časť 2: „Prevod malých a stredných podnikov z jednej generácie na druhú“.

Dňa 3. decembra 2003 som postúpil sťažnosť predsedovi Európskej komisie. Komisia zaslala svoje stanovisko 4. marca 2004. Poslal som Vám ju s výzvou na vyjadrenie pripomienok, ktorú ste zaslali 28. apríla 2004.

Dňa 19. mája 2004 som napísal Komisii a požiadal som ju o ďalšie informácie týkajúce sa určitých aspektov Vašej sťažnosti. Odpoveď Komisie mi bola doručená 1. júla 2004. Poslal som Vám ju s výzvou na vyjadrenie pripomienok, ktorú ste zaslali 20. augusta 2004.

Píšem teraz, aby som vám oznámil výsledky vyšetrovaní, ktoré boli vykonané.

Sťažnosť

V októbri 2003 bola ombudsmanovi v mene North West Institute of Further and Higher Education (ďalej len „inštitút“) predložená sťažnosť týkajúca sa rozhodnutia Európskej komisie vymáhať sumu 325 462,56 EUR spolu s úrokmi. Finančné prostriedky boli poskytnuté v rámci dohody o grante na projekt podnikateľskej komunity (BCP) 98005636 v oblasti odbornej prípravy a súvisiacich podporných služieb pre MSP – časť 2: „Prevod malých a stredných podnikov z jednej generácie na druhú“.

Podľa sťažovateľa sú relevantné tieto skutočnosti:

V roku 1998 GR XXIII uverejnilo výzvu na predkladanie návrhov na niekoľko projektov v oblasti odbornej prípravy a súvisiacich podporných služieb pre MSP (1). Jedna časť sa týkala presunu MSP z generácie na generáciu a keďže inštitút už v tejto oblasti vykonával určitú prácu, zostavil konzorcium partnerov a predložil ponuku.

Inštitút v ponuke uviedol, že využíva čas zamestnancov zúčastnených spoločností, čo bolo v ponuke jasne uvedené ako „vecné spárované financovanie“ vo výške 850 200 EUR. Celkové náklady na projekt boli 1 525 000 EUR a Komisia projekt schválila a poskytla inštitútu list s ponukou, v ktorom sa v žiadnom prípade neuvádzalo, že pracovný čas zamestnancov v naturáliách bol neoprávnený. V článku C7 prílohy 4 k zmluve sa výslovne uvádza, že „nepeňažné príspevky, t. j. iné ako peňažné príspevky, môžu byť vo výnimočných prípadoch zahrnuté do projektu za predpokladu, že sú riadne odôvodnené vzhľadom na ciele projektu, riadne zdokumentované a schválené Komisiou pred začatím projektu“. Zahrnutie vecného financovania do ponuky a následné schválenie celkových nákladov vo výške 1 525 000 EUR Komisiou inštitútu naznačilo, že má postupovať podľa žiadosti.

Projekt bol dokončený v marci 2001 a konečná žiadosť inštitútu bola predložená v máji 2001 vrátane všetkých potrebných podporných dokumentov, ako sú časové výkazy pre nepeňažné financovanie zúčastnených spoločností.

V júni 2002 navštívili inštitút dvaja audítori z Komisie, aby vykonali audit projektu. Počas auditu sa navrhlo, že použitie nepeňažných príspevkov bolo neoprávnené a pravdepodobne by bolo zamietnuté. Inštitút poukázal na to, že v žiadnom bode predtým nebol tento problém nastolený. Dokumentácia a spätná väzba, ktorú inštitút dostal, naznačili, že je úplne prijateľné použiť materiálne financovanie tak, ako to urobil. Dňa 21. októbra 2002 bola inštitútu doručená audítorská správa, ktorá nezohľadňovala žiadne z vysvetlení inštitútu poskytnutých počas auditu. Financovanie nepeňažných zápasov bolo zamietnuté a inštitút sa pokúsil spochybniť zistenia Komisie a poskytnúť vysvetlenia, ale tie boli úplne ignorované. V júli 2003 Komisia zaslala žiadosť o vrátenie sumy 325 462,56 eura.

Komisia odmietla prijať akékoľvek vysvetlenia poskytnuté inštitútom. Inštitút mal dostať príležitosť napraviť svoje chyby. Inštitút sa domnieva, že v prejednávanej veci sa uplatňuje pravidlo povinného estoppelu a že pri vynakladaní svojich zdrojov na dokončenie projektu konal v dobrej viere. Žiadna z organizácií zapojených do projektu nedosiahla finančný zisk, keďže do finančnej správy boli zahrnuté len skutočné mzdové náklady a prijaté náklady.

Sťažovateľ v podstate tvrdí, že došlo k nesprávnemu úradnému postupu, keďže Komisia schválila rozpočet projektu v roku 1998, dostala priebežnú finančnú správu, v ktorej boli zaznamenané výdavky, a až rok po ukončení projektu rozhodla, že polovica rozpočtu nie je oprávnená a nemala byť schválená.

Sťažovateľ tvrdí, že v tomto prípade by sa malo uplatniť pravidlo vlastného estoppelu.

Požiadavku

Stanovisko Komisie

Komisia vo svojom stanovisku uvádza tieto pripomienky:

Súvislosti

V súvislosti s projektom „Program kontinuity činností BCP“ a na základe výzvy na predkladanie návrhov vyhlásenej v roku 1998 bola s inštitútom uzavretá dohoda o grante. Cieľom vzdelávacieho projektu bolo pomôcť podnikateľom pripraviť sa na prevod svojich podnikov. Maximálny záväzok Komisie bol stanovený na 762 500 EUR, čo predstavovalo 50 % celkových odhadovaných nákladov na projekt. Predpokladalo sa, že príspevok inštitútu vo výške 762 500 EUR bude pozostávať z „finančného príspevku v naturáliách (zamestnanecký čas)“. Inštitútu boli vyplatené tri platby: jeden po prijatí podpísaného vyhlásenia, jeden po prvej predbežnej správe a jeden po druhej predbežnej správe. Celkovo bolo vyplatených 533 750 EUR a zostatok príspevku Komisie mal byť vyplatený po schválení záverečnej správy.

Záverečná správa bola predložená 30. apríla 2001. Celkové náklady predstavovali 1 294 284,23 EUR, z čoho by sa Komisii malo účtovať 50 %. Dňa 29. mája 2001 Komisia požiadala o objasnenie jedného z výstupov projektu a účtovného výkazu.

Komisia dostala odpoveď inštitútu 27. júla 2001. Táto odpoveď však úplne neodpovedala na položené otázky a 17. augusta 2001 bola inštitútu zaslaná ďalšia žiadosť o objasnenie. Odpoveď inštitútu prišla 5. februára 2002 a chýbajúce vyhlásenie účtovníka prišlo 19. februára 2002.

Keďže existovali obavy v súvislosti s účtovným výkazom, najmä pokiaľ ide o oprávnenosť vysokých nákladov na zamestnancov a spárovanie financovania spoločností, boli listom z 25. marca 2002 vyžiadané objasnenia. Vysvetlenia inštitútu však Komisiu neuisťovali o oprávnenosti nákladov, a preto sa od 12. do 14. júna 2002 vykonal audit na mieste. V účtoch sa zistili určité nezrovnalosti, čo viedlo k vykázaniu sumy 908 909,35 EUR ako neoprávnených nákladov. 74,3 % týchto neoprávnených nákladov sa týkalo vykázaných nákladov (675 450 EUR) na „spoločné financovanie“. V liste z 2. mája 2002 inštitút uviedol, že „tento údaj je príspevkom zamestnancov spoločnosti k tomuto projektu. Tento príspevok bol ich časom a je jasne zdôraznený v žiadosti.“ V audítorskej správe sa však uvádza: „V pôvodnom návrhu sa hovorilo o vecných službách vo výške 50 % sumy projektu. Tento nepeňažný príspevok mal pochádzať zo služieb poskytovaných príjemcom, za ktoré sa projekt neúčtuje. Účtujú sa však náklady na čas strávený odbornou prípravou osôb vyškolených v rámci projektu, hoci túto sumu v žiadnom prípade nenesie príjemca grantu. Celá táto položka je neoprávnená.“

Záverečná audítorská správa bola zaslaná inštitútu 15. októbra 2002 na pripomienkovanie do 30 dní. Inštitút odpovedal 22. novembra 2002 zamietnutím výsledkov, ale bez poskytnutia novej dokumentácie. Dňa 19. decembra 2002 Komisia zaslala Inštitútu list, v ktorom mu do 27. januára 2003 poskytla dôkazy na podporu svojich námietok. Inštitút odpovedal oneskorene zaslaním dvoch faxových správ, jednej 31. januára 2003 a druhej 5. februára 2003. Boli poskytnuté dôkazy týkajúce sa nákladov na zamestnancov jedného partnera, čo sa zohľadnilo vo výpočtoch Komisie. Napokon celkové oprávnené náklady na projekt dosiahli 416 574,88 EUR (t. j. 385 374,88 EUR, ako sa pôvodne uvádzalo v audítorskej správe + 31 200 EUR po doručení dôkazov týkajúcich sa nákladov na zamestnancov) a účasť Komisie dosiahla 208 287,44 EUR (50 % celkových oprávnených nákladov). Keďže Komisia už zaplatila inštitútu 533 750 EUR, 21. februára 2003 bol inštitútu zaslaný list, v ktorom bolo oznámené, že sa začne proces vymáhania sumy 325 462,56 EUR.

Tvrdenie sťažovateľa

Pokiaľ ide o časť tvrdenia sťažovateľa, v ktorej sa uvádza, že Komisia schválila rozpočet projektu v roku 1998, Komisia túto skutočnosť nespochybňuje. Schválila rozpočet vrátane „vecného financovania (zamestnanecký čas)“, ako sa navrhovalo v ponuke inštitútu. Rozpočtové miesto na „personálne poplatky“ predstavovalo 1 384 200 EUR a pozostávalo okrem iného z „času zamestnancov zúčastnenej spoločnosti“ (v neskoršej korešpondencii ďalej len „financovanie spoločnosti“), na ktoré bola rozpočtovaná suma 850 200 EUR. Predpokladalo sa, že príspevok Komisie bude obmedzený na maximálne 50 %, t. j. 762 500 EUR vzhľadom na celkové odhadované náklady na projekt. Príspevok inštitútu pozostával z „50 % vecného financovania (zamestnanecký čas)“.

Prijatie návrhu rozpočtu Komisiou v ponuke inštitútu v roku 1998 by sa však malo chápať len ako schválenie rozpočtových položiek na projektové náklady, ktoré by skutočne vznikli v priebehu činnosti. V zásade ide o schválenie, ktoré ešte musí byť podložené skutočne vynaloženými nákladmi. Skutočnosť, že sa počítalo s rozpočtovou pozíciou na „zúčastnený pracovný čas spoločnosti/finančné prostriedky na zabezpečenie súladu medzi zamestnancami spoločnosti“, neznamená, že tieto náklady sú a priori oprávnené. Je zrejmé, že musia existovať dôkazy o tom, že tieto náklady skutočne vznikli. Zdá sa, že sťažovateľ si zamieňa schválenie rozpočtu so skutočnými rozpočtovými nákladmi. Treba tiež poznamenať, že sťažovateľ cituje len časť článku C7 prílohy 4 k dohode o grante a vynecháva vetu „Príspevok Komisie nesmie presiahnuť sumu výdavkov, ktoré príjemcovia skutočne vynaložili a ktoré sa odrážajú v skutočnom účtovnom zázname“. Neboli predložené žiadne dôkazy o tom, že v súvislosti s rozpočtovou pozíciou „zúčastnený pracovný čas spoločnosti/finančné prostriedky na zabezpečenie zhody medzi zamestnancami spoločnosti“ vznikli skutočné výdavky. Na odôvodnenie týchto „výdavkov“ boli poskytnuté len prezenčné listiny alebo pracovné výkazy osôb vyškolených v rámci projektu („účastníci“).

Sťažovateľ sa zdá byť toho názoru, že slovné spojenie „čas zamestnancov zúčastnenej spoločnosti“ v návrhu rozpočtu sa týkalo času stráveného osobami, ktoré absolvovali odbornú prípravu, zatiaľ čo pre Komisiu bolo jasné, že sa týkalo služieb poskytovaných zamestnancami inštitútu alebo inými partnermi zúčastňujúcimi sa na projekte. Nezávisle od toho, aký výklad by sa prijal, ide o to, že výdavky museli vzniknúť tak či onak. Ak nie, akákoľvek platba podľa dohody o grante nie je odôvodnená. V liste sťažovateľa z 31. januára 2003 sa však výslovne uvádza, že „spoločnostiam sme nikdy nevyplatili žiadne finančné prostriedky za ich účasť, čo bolo v žiadosti a konečnej účtovnej závierke označené ako „nepeňažné“. Príslušné výdavky preto nikdy v skutočnosti nevznikli a nemohli sa považovať za oprávnené. Okrem toho, keďže tento „pracovný čas spoločnosti“ nebol pre sťažovateľa skutočnými nákladmi, jeho fakturácia ako oprávnených nákladov by spôsobila ziskovosť projektu, čo podľa dohody o grante nebolo povolené.

Pokiaľ ide o časť tvrdenia sťažovateľa týkajúcu sa priebežnej finančnej správy, podľa článku 2 dohody o grante bola Komisia oprávnená napadnúť oprávnenosť navrhovaných nákladov buď po prijatí priebežných správ a/alebo po prijatí záverečnej správy. S odkazom na článok 4 písm. a) a prílohu 4 k dohode o grante je však zrejmé, že zmluvne sa za finančnú správu o použití dotácie môže považovať len záverečná správa. Preto skutočnosť, že Komisia nevzniesla námietky, pokiaľ ide o oprávnenosť príslušných nákladov po prijatí priebežných správ, nemožno považovať za tichý súhlas s nákladmi. Priebežné správy sa obmedzovali na opis vplyvu už vykonanej práce a vôbec nemali finančný charakter. Komisia preto nemala dôvod reagovať. Sťažovateľ v podnete nesprávne odkazuje na priebežnú správu ako na „priebežnú finančnú správu“.

Pokiaľ ide o časť tvrdenia sťažovateľa, v ktorej sa uvádza, že Komisia len rok po dokončení projektu rozhodla, že polovica rozpočtu nie je oprávnená a nemala byť schválená, zdá sa, že sťažovateľ si mýli schválenie rozpočtu a oprávnenosť nákladov. Podpísaním dohody o grante v roku 1998 Komisia schválila rozpočet navrhnutý v ponuke inštitútu a nikdy svoj súhlas nestiahla. V súlade s dobrým finančným hospodárením a v súlade s príslušnými zmluvnými ustanoveniami je však Komisia povinná zabezpečiť, aby sa finančné prostriedky Spoločenstva vynakladali v súlade s ustanoveniami zmluvy a schváleného rozpočtu. To znamená, že Komisia overuje oprávnenosť navrhovaných nákladov. Po tom, ako inštitút predložil neúplnú záverečnú správu, Komisia systematicky požadovala vysvetlenia, ale sťažovateľ nikdy neposkytol dôkaz na odôvodnenie hlavnej časti neoprávnených nákladov; „spoločné financovanie“. Skutočnosť, že rozhodnutie o vymáhaní príslušnej sumy bolo prijaté nejaký čas po dokončení projektu, len dokazuje, že Komisia konala v súlade so zásadami riadneho finančného hospodárenia a systematicky poskytovala inštitútu potrebný čas na reakciu.

Sťažovateľ ďalej tvrdí, že Komisia neprijala žiadne vysvetlenia poskytnuté inštitútom. Komisia však akceptovala nové dôkazy predložené inštitútom v jeho liste z 31. januára 2003 v tom zmysle, že suma 31 200 eur na personálne náklady, ktorá bola vyhlásená za neoprávnenú v audítorskej správe, bola akceptovaná. Pokiaľ ide o ostatné vysvetlenia poskytnuté inštitútom, nikdy neboli predložené jasné a primerané dôkazy, ktoré by preukazovali, že predmetné náklady skutočne vznikli.

Pokiaľ ide o tvrdenie sťažovateľa, že v tomto prípade by sa malo uplatňovať pravidlo „promissory estoppel“ a že inštitút pri vynakladaní svojich zdrojov konal v dobrej viere, treba poznamenať, že v zmluve sa nestanovuje žiadne uplatňovanie zásady „promissory estoppel“. Okrem toho táto zásada nie je súčasťou spoločných zásad zmluvného práva členských štátov. Najbližšou zásadou uplatňovanou na úrovni Spoločenstva by bola „ochrana oprávnených očakávaní“. Podľa judikatúry Súdneho dvora sa právo odvolávať sa na takúto zásadu vzťahuje na každého jednotlivca, ktorý sa nachádza v situácii, v ktorej je zrejmé, že administratíva Spoločenstva ho viedla k odôvodneným očakávaniam. Naopak, nikto sa nemôže dovolávať porušenia tejto zásady, pokiaľ mu administratíva neposkytla presné uistenia (2). V tomto prípade sťažovateľ nepredložil žiadny dôkaz, ktorý by preukazoval, že Komisia ho viedla k vzniku primeraných očakávaní. Okrem toho Komisia nikdy neposkytla „presné uistenie“, na základe ktorého by bolo možné odvolávať sa na zásadu ochrany oprávnených očakávaní.

Zdá sa, že sťažovateľ nevzniesol námietky v súvislosti s ostatnými nákladmi, ktoré sa nepovažovali za oprávnené, najmä s nákladmi súvisiacimi so zahrnutím DPH, zamestnancami, cestovaním, prekladom, auditom a hodnotením.

Pripomienky sťažovateľa

Sťažovateľ vo svojich pripomienkach trvá na svojej pôvodnej sťažnosti a v súhrne uvádza tieto doplňujúce poznámky:

Pre spornú otázku je rozhodujúce prehodnotiť návrh inštitútu a schvaľovací list Komisie, ktorým sa udeľuje dotácia vo výške 762 500 EUR, čo predstavuje 50 % celkových nákladov vo výške 1 525 000 EUR. V návrhu inštitútu bolo jasné, že 850 200 eur bolo pripísateľných času zamestnancov zúčastnenej spoločnosti, a nie dodaciemu a riadiacemu personálu žalobkyne, ktorý bol rozpísaný osobitne. Inštitút však nikdy nemal v úmysle použiť grant na financovanie zúčastnených spoločností. Ak by skutočné náklady na doručenie nedosiahli 762 500 EUR, čo bol prípad, táto suma by nikdy nebola a ani nikdy nebola požadovaná.

Inštitút neakceptuje, že náklady na čas zamestnancov zúčastnenej spoločnosti nie sú a priori oprávnené. V článku C 7 prílohy 4 sa jasne stanovuje, že vecné príspevky sa musia schváliť. Udelenie grantu, ktoré zahŕňalo tieto náklady, sa považovalo za súhlas s pokračovaním. V tejto súvislosti by mohlo byť užitočné odkázať na oddiel 1.4 nariadenia 1260/99, v ktorom sa uvádza, že „vecné príspevky a režijné náklady môžu byť tiež súčasťou platieb uskutočnených konečnými príjemcami“. Okrem toho, pokiaľ ide o iné programy financované EÚ, ako sú programy Socrates a Interreg, súkromné spoločnosti sa na nich zúčastňujú a ich čas strávený prácou na projekte sa považuje za vecné financovanie a považuje sa za oprávnený. Inštitút sa skutočne domnieval, že takéto vecné náklady schválila Komisia.

Dotácia neviedla k žiadnemu zisku. Dôkazným prvkom, ktorý bol poskytnutý, boli časové výkazy pre zamestnancov zúčastňujúcich sa na projekte. Poskytovať časové výkazy je bežná metóda na potvrdenie času stráveného na projektoch, najmä v naturáliách. Inštitút vykázal len skutočné náklady, ktoré zahŕňali čas strávený zúčastnenými spoločnosťami pri pomoci s výskumom s cieľom vyvinúť najlepší prístup k riešeniu problémov podnikov riadených vlastníkmi v celej Európe. Išlo o pilotný projekt zameraný na výskum a rozvoj miestneho prístupu k problémom s nástupníctvom podnikov riadených vlastníkmi. Zúčastnené spoločnosti nemali zaručené ani prisľúbené žiadne výhody vyplývajúce z účasti na projekte a ich účasť by pre ne predstavovala priame náklady.

Sťažovateľ poznamenáva, že Komisia tvrdí, že vlastná zásada estoppel nie je súčasťou spoločných zásad zmluvného práva členských štátov a že najbližšou zásadou by bola ochrana legitímnej dôvery. Sťažovateľ by preto chcel argumentovať, že Komisia tým, že pri výpočte celkových nákladov na projekt poskytla zamestnancom zúčastnenej spoločnosti čas vo výške 850 200 EUR a schválila grant na základe tohto výpočtu, vytvorila oprávnené očakávanie, že pod podmienkou predloženia potrebných časových výkazov atď. by sa takéto náklady mali povoliť.

Pokiaľ ide o ostatné náklady, inštitút stále namieta proti zisteniam Komisie týkajúcim sa cestovných, prekladateľských, audítorských a hodnotiacich nákladov. Je samozrejmé a možno ho vyvodiť z dokumentácie preskúmanej Komisiou, že inštitútu vznikli takéto náklady. Zakázať tieto položky v ich celistvosti by bolo neprimerané.

Vzhľadom na uvedené skutočnosti by Komisia nemala mať možnosť vymáhať údajný preplatok.

Ďalšie vyšetrovania

Podľa názoru ombudsmana možno tvrdenie sťažovateľa, ktoré sa týka skutočnosti, že Komisia považovala polovicu rozpočtu za neoprávnenú, rozdeliť na tri časti: 1) schvaľovanie rozpočtu; 2) prijatie priebežnej finančnej správy; a 3) časový aspekt.

Po dôkladnom zvážení stanoviska Komisie a pripomienok sťažovateľa sa ukázalo, že sú potrebné ďalšie vyšetrovania týkajúce sa určitých otázok súvisiacich s prvou časťou tvrdenia, t. j. so schválením rozpočtu. Ombudsmanka preto napísala predsedovi Komisie a požiadala ho o ďalšie informácie na základe nasledujúcej analýzy sporných otázok.

Podľa názoru ombudsmana stále existovali určité otázniky týkajúce sa schvaľovania rozpočtu, najmä pokiaľ ide o status „nepeňažných“ príspevkov, ktoré pozostávali z pracovného času zamestnancov.

Sťažovateľ zahrnul do rozpočtu pracovné miesto s názvom „odborné poplatky“, ktoré bolo ďalej rozdelené na „náklady na zamestnancov“ a „čas zamestnancov zúčastnenej spoločnosti“. V rámci „personálnych nákladov“ sťažovateľ zahrnul sumy týkajúce sa „nepeňažných“ príspevkov, ktoré pozostávali z času stráveného zamestnancami sťažovateľského inštitútu a jeho partnermi, t. j. školiteľmi. Ombudsmanka zistila, že Komisia zrejme akceptovala, že aspoň niektoré „nepeňažné“ príspevky v rámci „personálnych nákladov“ by sa mohli považovať za oprávnené výdavky.

Sťažovateľ však do položky „čas zamestnancov zúčastnenej spoločnosti“ zahrnul aj sumy, ktoré mal v úmysle vyjadriť ako čas strávený zamestnancami MSP zúčastňujúcich sa na projekte, t. j. stážistami.

Podľa názoru ombudsmana sa zdá, že hlavný spor medzi Komisiou a sťažovateľom sa týka posledných uvedených súm.

Zo stanoviska Komisie ombudsmanka usúdila, že je pravdepodobné, ale nie úplne jasné, že Komisia odmietne akúkoľvek možnosť, že „nepeňažné“ príspevky pozostávajúce z času stážistov by sa mohli považovať za oprávnené výdavky.

Vzhľadom na uvedené skutočnosti preto ombudsmanka požiadala Komisiu, aby:

1. Domnieva sa Komisia, že čas zamestnancov MSP zúčastňujúcich sa na projekte, t. j. stážistov, by sa mohol považovať za oprávnené výdavky?

2 písm. a). Ak je odpoveď na otázku č. 1 nie, uveďte, ktoré ustanovenia zmluvy vylučujú túto možnosť. Prečo Komisia nezamietla sumy, ktoré sťažovateľ zahrnul do rozpočtu v súvislosti s „zamestnaneckým časom zúčastnenej spoločnosti“ v čase, keď bol rozpočet predložený Komisii na schválenie?

2 písm. b). Ak je odpoveď na otázku č. 1 kladná, čo by predstavovalo prijateľný dôkaz o týchto nákladoch a akým spôsobom dôkaz, ktorý už sťažovateľ predložil, nepredstavuje takýto dôkaz?

Ombudsman ďalej požiadal Komisiu, aby reagovala na tvrdenie sťažovateľa uvedené v jeho pripomienkach, že:

3. Inštitút poskytol dostatočné dôkazy o cestovných nákladoch, nákladoch na preklad, audit a hodnotenie.

Odpoveď Komisie

Komisia predložila na otázky ombudsmana túto odpoveď:

Prvá prejudiciálna otázka: Náklady sú vo všeobecnosti oprávnené, pokiaľ ich príjemcovia zákazky skutočne vynaložili. V príslušnej zmluve a pokiaľ ide o čas zamestnancov MSP zúčastňujúcich sa na projekte, t. j. stážistov, táto podmienka nie je splnená. Keďže samotný inštitút vo svojom liste z 31. januára 2003 uviedol, že „nikdy nevyplatil spoločnostiam žiadne finančné prostriedky za ich účasť“, výslovne potvrdzuje, že čas zamestnancov stážistov nebol výdavkom pre inštitút ani pre žiadneho zo subdodávateľov alebo iných príjemcov. Preto sa v tomto projekte čas zamestnancov MSP zúčastňujúcich sa na projekte, t. j. stážistov, nemôže považovať za oprávnený výdavok.

O druhej otázke písm. a): V článku 2 písm. i) dohody o grante sa jasne stanovuje, že „dotácia nesmie za žiadnych okolností viesť k žiadnemu zisku“. Keďže „čas zamestnancov zúčastnenej spoločnosti“ nepredstavoval pre inštitút priame ani nepriame náklady, ani nemal pre inštitút žiadne iné hospodárske dôsledky, akákoľvek platba Komisie na pokrytie tohto pracovného miesta by prispela k ziskovosti projektu. V článku 2 písm. h) dohody o grante sa stanovuje, že: „Konečný účet (skutočné výdavky a príjmy) sa musí predložiť v ECU /.../“. Skutočné výdavky sa považujú za výdavky, ktoré vznikli príjemcovi grantu. Keďže nebola zaslaná žiadna kópia uskutočnených platieb, neexistuje dôkaz o tom, že náklady skutočne vznikli.

V článku C 1 prílohy 2 „Správy a dokumenty“ sa uvádza, že „jedinými oprávnenými výdavkami sú výdavky /.../ vynaložené na tovar alebo služby, ktoré prispievajú k dosiahnutiu cieľov projektu“. Čas, ktorý strávili osoby vyškolené v rámci projektu, sa nemôže považovať za službu poskytnutú inštitútom alebo jeho pridruženými dodávateľmi, ani nepredstavoval (nepeňažné) výdavky pre inštitút.

Náklady na projekt schválené Komisiou predpokladali celkový rozpočet vo výške 1 525 000 EUR. Hlavnú časť tvorili „personálne poplatky“ (1 384 200 EUR). „Zamestnanecký čas zúčastnenej spoločnosti“ vo výške 850 200 EUR bol súčasťou týchto „personálnych poplatkov“ alebo „odborných poplatkov“ (obidva pojmy sa ako také používajú v rozpočte inštitútu). Komisia preto pri schvaľovaní rozpočtu považovala príslušnú časť („čas zamestnancov zúčastnenej spoločnosti“) „personálnych poplatkov“ za výdavky („poplatky“) na služby poskytované zamestnancami inštitútu („personál“, „profesionál“) alebo pridruženými dodávateľmi. V každom prípade by bolo v rozpore s akýmkoľvek rozumným významom pojmu „poplatok“ používať ho na označenie „prítomnosti“ v odbornej príprave osôb, ktoré sú mimo prijímajúcich spoločností. V tejto súvislosti a podľa tohto znenia a vzhľadom na uvedené ustanovenia článku 2 písm. i), článku 2 písm. h) a článku C 1 prílohy 2 k dohode o grante Komisia schválila rozpočet. Komisia zastáva názor, že akýkoľvek iný výklad pojmu „zamestnanecký čas zúčastnenej spoločnosti“ by v opísanom kontexte nebol odôvodnený.

Dalo by sa tvrdiť, že Komisia pri schvaľovaní rozpočtu nevenovala pozornosť skutočnosti, že „čas zamestnancov zúčastnenej spoločnosti“ bol osobitne rozpísaný vedľa „nákladov na zamestnancov“. Je pravda, že z dôvodov jasnosti mohla Komisia pred prijatím rozpočtu nastoliť otázky týkajúce sa tejto otázky. Skutočnosť, že inštitút teraz tvrdí, že „čas zamestnancov zúčastnených spoločností“ by sa mal vykladať ako čas strávený ľuďmi, ktorí absolvovali odbornú prípravu, naznačuje, že ďalšie objasnenie by skutočne pomohlo vyhnúť sa problémom. Alternatívny výklad inštitútu by však musel byť potvrdený skutočnosťami, ku ktorým došlo počas plnenia zmluvy a ktoré sa merajú na základe zmluvných ustanovení: náklady sú oprávnené, pokiaľ skutočne vznikli v súvislosti so službami, ktoré príjemca skutočne poskytol. Inštitút výslovne potvrdil, že stážistom nikdy nevyplatil. Okrem toho inštitút nikdy neposkytol žiadny rozumný argument ani dôkaz o tom, že čas strávený stážistami predstavuje nepeňažné výdavky (t. j. nepeňažné „náklady“) v mene inštitútu, ktoré by mohli vyplynúť zo služieb, ktoré títo stážisti poskytli projektu. Na záver možno konštatovať, že faktické dôkazy týkajúce sa skutočného plnenia zmluvy nepodporujú alternatívny výklad inštitútu, pokiaľ ide o „čas zamestnancov zúčastnenej spoločnosti“.

Tretia prejudiciálna otázka: Z audítorskej správy treba poznamenať, že je nesprávne uviesť, že Komisia nepovolila „[t]ieto položky [t. j. cestovanie, preklad, audit a hodnotenie] ako celok“, s výnimkou položky „preklad“. V súvislosti s tými časťami týkajúcimi sa cestovania, auditu a hodnotení, pri ktorých sa zistilo, že sú neoprávnené, boli v audítorskej správe predložené primerané odôvodnenia. Inštitút nikdy neposkytol uspokojivé dôkazy o opaku. Pokiaľ ide o „preklad“, celková suma sa považovala za neoprávnenú. Komisia nespochybnila, že náklady skutočne vznikli, ale zistila závažné nezrovnalosti v postupe verejného obstarávania na preklad príručky hraničnej kontrolnej stanice z angličtiny do španielčiny. V audítorskej správe boli vyjadrené vážne pochybnosti o pravosti dvoch zamietnutých ponúk. V audítorskej správe sa preto dospelo k záveru, že príslušné deklarované náklady boli neoprávnené. Inštitút nikdy neposkytol uspokojivé dôkazy o pravosti príslušných ponúk. Vzhľadom na neexistenciu takýchto dôkazov existovali závažné náznaky, že zákazka na prekladateľské práce bola zadaná na základe priamej dohody, a nie na základe postupu verejného obstarávania, na ktorom sa zúčastnili traja uchádzači.

Pripomienky sťažovateľa

Navrhovateľ predložil k odpovedi Komisie tieto pripomienky:

Inštitút tvrdí, že zúčastnené spoločnosti, t. j. MSP, sú tiež príjemcami projektu/zmluvy a ich čas strávený účasťou predstavuje pre ne skutočné náklady a bol zahrnutý do projektu. Náklady MSP boli zahrnuté a považované za oprávnené podľa prvého riadku odpovede Komisie na otázku 1: „Všeobecnou zásadou je, že náklady sú oprávnené, pokiaľ ich príjemcovia zákazky skutočne vynaložili“.

Inštitút nepožaduje platbu za "zamestnanecký čas zúčastnenej spoločnosti", ani nikdy nepožiadal o jej zaplatenie. Inštitút vyžaduje len to, aby sa „čas zamestnancov zúčastnenej spoločnosti“ uvádzal ako výdavok, ktorý vzniknú „príjemcom zákazky“, a aby sa mohol považovať za nepeňažné financovanie.

Podľa názoru inštitútu Komisia pripúšťa nesprávny úradný postup svojimi vyhláseniami, že „nevenovala pozornosť skutočnosti, že čas zamestnancov zúčastnenej spoločnosti bol osobitne rozpísaný vedľa nákladov na zamestnancov“ a že „z dôvodov jasnosti mohla Komisia pred prijatím rozpočtu položiť otázky týkajúce sa tejto otázky“. Z týchto vyhlásení vyplýva, že Komisia nebola dostatočne dôkladná vo svojich rokovaniach o schválení rozpočtu.

Pokiaľ ide o nepovolené položky, inštitút súhlasí s tým, že všetky okrem jednej neboli nepovolené v plnom rozsahu. Dôvody zamietnutia časti položiek však boli chybné a vysvetlenia inštitútu boli ignorované. Inštitút nechápe, čo by Komisia považovala za „uspokojivý dôkaz o opaku“ v súvislosti s niektorými z týchto položiek, keďže inštitút v tejto veci kopíruje korešpondenciu s Komisiou.

ROZHODNUTIE

1 Úvodné poznámky

1.1 Sťažnosť sa týka rozhodnutia Európskej komisie vymáhať od Severozápadného inštitútu ďalšieho a vysokoškolského vzdelávania (ďalej len "inštitút") sumu 325 462,56 EUR spolu s úrokmi. Finančné prostriedky boli poskytnuté v rámci dohody o grante na projekt podnikateľskej komunity (BCP) 98005636 v oblasti odbornej prípravy a súvisiacich podporných služieb pre MSP – časť 2: „Prevod malých a stredných podnikov z jednej generácie na druhú“. Sťažovateľ v podstate tvrdí, že došlo k nesprávnemu úradnému postupu, keďže Komisia schválila rozpočet projektu v roku 1998, dostala priebežnú finančnú správu, v ktorej boli zaznamenané výdavky, a až rok po ukončení projektu rozhodla, že polovica rozpočtu nie je oprávnená a nemala byť schválená. Sťažovateľ tvrdí, že by sa malo uplatniť pravidlo vlastného estoppelu.

1.2 Ombudsman považuje za užitočné preskúmať tvrdenie sťažovateľa v rámci troch okruhov: 1) schvaľovanie rozpočtu; 2) spracovanie priebežnej finančnej správy; a 3) časový aspekt. Týmito bodmi sa zaoberáme v častiach 2, 3 a 4 nižšie uvedeného rozhodnutia.

1.3 Časti 5 a 6 rozhodnutia sa týkajú záležitostí, ktoré nepatria do rozsahu pôvodnej sťažnosti, ale ktoré boli vznesené v priebehu vyšetrovania. Časť 5 sa zaoberá námietkami sťažovateľa voči zisteniam Komisie o cestovných nákladoch, nákladoch na preklad, audit a hodnotenie a časť 6 sa zaoberá údajným nevenovaním pozornosti skutočnosti, že čas zamestnancov zúčastnenej spoločnosti bol rozpísaný osobitne vedľa nákladov na zamestnancov.

1.4 Ombudsman poznamenáva, že sa zdá, že pôvodná sťažnosť sa aspoň čiastočne týka údajného porušenia zmluvy zo strany Komisie. Podľa článku 195 Zmluvy o ES je európsky ombudsman oprávnený prijímať sťažnosti týkajúce sa prípadov nesprávneho úradného postupu inštitúcií alebo orgánov Spoločenstva. Nesprávny úradný postup možno zistiť aj vtedy, keď ide o plnenie záväzkov vyplývajúcich zo zmlúv uzavretých inštitúciami alebo orgánmi Spoločenstiev. Ombudsman sa však domnieva, že rozsah preskúmania, ktoré môže v takýchto prípadoch vykonať, je nevyhnutne obmedzený. Ombudsman sa predovšetkým domnieva, že v prípade sporu by sa nemal snažiť určiť, či došlo k porušeniu zmluvy ktoroukoľvek zo strán. Touto otázkou by sa mohol účinne zaoberať len príslušný súd, ktorý by mal možnosť vypočuť si argumenty účastníkov týkajúce sa príslušného vnútroštátneho práva a posúdiť protichodné dôkazy o akýchkoľvek sporných skutkových otázkach.

1.5 Ombudsman sa preto domnieva, že v prípadoch týkajúcich sa zmluvných sporov je opodstatnené obmedziť jeho vyšetrovanie na preskúmanie toho, či mu inštitúcia alebo orgán Spoločenstva poskytol koherentný a primeraný prehľad právneho základu pre svoje konanie a prečo sa domnieva, že jeho názor na zmluvné postavenie je odôvodnený. Ak je to tak, ombudsman dospeje k záveru, že jeho vyšetrovanie neodhalilo prípad nesprávneho úradného postupu. Týmto záverom nie je dotknuté právo strán na to, aby ich zmluvný spor preskúmal a záväzne vyriešil príslušný súd.

2 Schválenie rozpočtu

2.1 Podľa sťažovateľa inštitút vo svojej ponuke uviedol, že využíva pracovný čas zúčastnených spoločností. V návrhu bolo jasne uvedené, že sumu 850 200 eur možno pripísať času zamestnancov zúčastnenej spoločnosti, a nie dodaciemu a riadiacemu personálu žalobkyne, ktorý bol rozpísaný osobitne. Komisia projekt schválila a v žiadnom prípade neuviedla, že zamestnanecký čas „v naturáliách“ bol neoprávnený, čo inštitútu naznačilo, že má postupovať podľa žiadosti. Inštitút konal v dobrej viere, keď vynaložil svoje zdroje na dokončenie projektu. Schválením grantu na základe výpočtu zahŕňajúceho 850 200 EUR na čas zamestnancov zúčastnenej spoločnosti Komisia vytvorila oprávnené očakávanie, že pod podmienkou predloženia potrebných časových výkazov atď. by sa takéto náklady mali povoliť.

Podľa navrhovateľa bola jeho konečná žiadosť predložená v máji 2001 vrátane všetkých potrebných podporných dokumentov, ako sú časové výkazy pre vecné financovanie zúčastnených spoločností. Poskytovať časové výkazy je bežná metóda na potvrdenie času stráveného na projektoch, najmä v naturáliách. Inštitút tvrdí, že požadoval len skutočné náklady, ktoré zahŕňali čas strávený zúčastnenými spoločnosťami pri pomoci s výskumom. Zúčastnené spoločnosti, t. j. MSP, nemali zaručené ani prisľúbené žiadne výhody vyplývajúce z účasti na projekte a ich účasť by pre ne predstavovala priame náklady. Inštitút ďalej tvrdí, že MSP sú tiež príjemcami projektu/zmluvy. Inštitút požaduje, aby sa „čas zamestnancov zúčastnenej spoločnosti“ uznal ako výdavok, ktorý vzniknú „príjemcom zákazky“, a aby sa s ním zaobchádzalo ako s nepeňažným financovaním.

2.2 Podľa Komisie schválila rozpočet vrátane "finančných prostriedkov v naturáliách (zamestnanecký čas)", ako sa navrhovalo v ponuke inštitútu. Rozpočtové miesto na „personálne poplatky“ pozostávalo okrem iného z „času zamestnancov zúčastnenej spoločnosti“ (v neskoršej korešpondencii ďalej len „financovanie spoločnosti“), na ktoré bola rozpočtovaná suma 850 200 EUR. Prijatie návrhu rozpočtu v ponuke inštitútu Komisiou by sa však malo chápať len ako schválenie rozpočtových položiek na projektové náklady, ktoré by skutočne vznikli v priebehu činnosti. Skutočnosť, že sa počítalo s rozpočtovou pozíciou na „zúčastnený pracovný čas spoločnosti/finančné prostriedky na zabezpečenie súladu medzi zamestnancami spoločnosti“, neznamená, že tieto náklady sú a priori oprávnené. Je zrejmé, že musia existovať dôkazy o tom, že tieto náklady skutočne vznikli. Neboli predložené žiadne dôkazy o tom, že by na rozpočtovú pozíciu „zúčastnený čas zamestnancov spoločnosti/financovanie spoločnosti“ vznikli skutočné výdavky. Na odôvodnenie týchto „výdavkov“ boli poskytnuté len prezenčné listiny alebo pracovné výkazy osôb vyškolených v rámci projektu („účastníci“). Keďže samotný inštitút vo svojom liste z 31. januára 2003 uviedol, že „nikdy nevyplatil spoločnostiam žiadne finančné prostriedky za ich účasť“, výslovne potvrdzuje, že čas zamestnancov stážistov nebol výdavkom pre inštitút ani pre žiadneho zo subdodávateľov alebo iných príjemcov. Keďže „čas zamestnancov zúčastnenej spoločnosti“ nebol pre inštitút skutočným nákladom, jeho fakturácia ako oprávnených nákladov by spôsobila ziskovosť projektu, čo podľa dohody o grante nebolo povolené. Preto sa v tomto projekte čas zamestnancov MSP zúčastňujúcich sa na projekte, t. j. stážistov, nemôže považovať za oprávnený výdavok.

Hlavná časť rozpočtu projektu pozostávala z „personálnych poplatkov“ a „čas zamestnancov zúčastnenej spoločnosti“ bol súčasťou týchto „personálnych poplatkov“. Komisia preto pri schvaľovaní rozpočtu považovala príslušnú časť („čas zamestnancov zúčastnenej spoločnosti“) „personálnych poplatkov“ za výdavky („poplatky“) na služby poskytované zamestnancami inštitútu alebo pridruženými dodávateľmi. V každom prípade by bolo v rozpore s akýmkoľvek rozumným významom pojmu „poplatok“ používať ho na označenie „prítomnosti“ v odbornej príprave osôb, ktoré sú mimo prijímajúcich spoločností. V tejto súvislosti a podľa tohto znenia a vzhľadom na ustanovenia článku 2 písm. i), článku 2 písm. h) a článku C 1 prílohy 2 k dohode o grante Komisia schválila rozpočet.

Komisia uznáva, že by sa dalo argumentovať tým, že pri schvaľovaní rozpočtu nevenovala pozornosť skutočnosti, že „čas zamestnancov zúčastnenej spoločnosti“ bol osobitne rozpísaný vedľa „nákladov na zamestnancov“. Komisia uznáva, že je pravda, že z dôvodov jasnosti mohla pred prijatím rozpočtu nastoliť otázky týkajúce sa tejto otázky. Komisia však tvrdí, že z dohody o grante jasne vyplýva, že náklady sú oprávnené len vtedy, ak skutočne vznikli v súvislosti so službami, ktoré príjemca skutočne poskytol. Komisia poukazuje na to, že inštitút výslovne potvrdil, že stážistom nikdy nevyplatil a že inštitút nikdy neposkytol žiadny primeraný argument ani dôkaz o tom, že čas, ktorý stážisti strávia, predstavuje nepeňažné výdavky (t. j. nepeňažné „náklady“) v mene inštitútu.

2.3 Ombudsman poznamenáva, že v článku C 7 prílohy 4 k dohode o grante, ktorý sa týka nepeňažných príspevkov (t. j. iných ako peňažných príspevkov), sa zdôrazňuje, že "príspevok Komisie nesmie presiahnuť sumu výdavkov, ktoré príjemcovia skutočne vynaložili a ktoré sa odrážajú v skutočnom účtovnom zázname". Ombudsman ďalej poznamenáva, že v článku 4 písm. b) a článku 7 dohody o grante sa vyžaduje, aby príjemca grantu predložil Komisii účtovný výkaz spolu s podpornými dokumentmi, v ktorých sa uvádza suma a povaha výdavkov, a že ak akékoľvek výdavky nie sú oprávnené alebo ak príjemca nepredloží podporné dokumenty, príslušné sumy sa musia vrátiť Komisii.

2.4 Sťažovateľ vo svojich pripomienkach tvrdí, že schválenie rozpočtu vyvolalo oprávnené očakávanie, že pod podmienkou predloženia potrebných časových výkazov atď. by sa mali povoliť náklady na "zamestnanecký čas zúčastnených spoločností". Na základe ustanovení uvedených v bode 2.3 sa však ombudsman domnieva, že aj keby Komisia schválila rozpočet obsahujúci samostatné pracovné miesto „zamestnanecký čas zúčastnenej spoločnosti“, nemôže to vyvolať oprávnené očakávanie, že predmetné pracovné miesto bude pokryté grantom bez toho, aby príjemcovi skutočne vznikli výdavky a aby boli poskytnuté príslušné podporné dokumenty.

Pokiaľ ide o tento prípad, ombudsmanka poznamenáva, že podporné dokumenty poskytnuté na preukázanie pracovného času „zamestnancov zúčastnenej spoločnosti“ sa zdajú byť časovými výkazmi preukazujúcimi účasť stážistov na projekte. Podľa názoru ombudsmana by tieto pracovné výkazy mohli preukázať náklady, ktoré vznikli zúčastneným spoločnostiam, MSP. Samotné takéto časové výkazy však neposkytujú dôkaz o akýchkoľvek nákladoch, ktoré vznikli inštitútu alebo jeho partnerom. Zdá sa, že inštitút neposkytol žiadny dôkaz o tom, že účasť stážistov na projekte predstavovala pre inštitút alebo jeho partnerov výdavky alebo nepeňažné náklady.

2.5 Ombudsman tiež berie na vedomie argument inštitútu, že zúčastnené spoločnosti, MSP, by sa mali považovať za "príjemcov zákazky" a ako také by sa ich výdavky mali považovať za nepeňažné financovanie. Podľa názoru ombudsmana sa tento argument týka výkladu dohody o grante. Ombudsman pripomína, že Komisia tvrdí, že ak sa v dohode o grante odkazuje na výdavky, ktoré sa majú pokryť, považuje sa to za výdavky, ktoré vznikli príjemcovi grantu. Podľa názoru ombudsmana je tento argument podporený článkom C 7 prílohy 4 k dohode o grante, na ktorý sa odvoláva Komisia, keď uvádza, že nebol poskytnutý žiadny dôkaz o tom, že by inštitút vynaložil skutočné výdavky na rozpočtovú pozíciu „zúčastnený pracovný čas spoločnosti/financovanie zhody spoločnosti“. Ombudsman ďalej na základe dohody o grante konštatuje, že príjemcom predmetného grantu je inštitút. Vzhľadom na uvedené skutočnosti sa ombudsmanka domnieva, že Komisia poskytla koherentné a primerané vysvetlenie právneho základu, ako aj dôvodov, prečo zaujala stanovisko, že podľa dohody o grante výdavky, ktoré zúčastneným spoločnostiam vznikli v súvislosti s odbornou prípravou ich zamestnancov v rámci projektu, nemožno považovať za nepeňažné financovanie, na ktoré sa vzťahuje grant.

Na základe uvedených skutočností sa zdá, že Komisia neporušila žiadne pravidlo ani zásadu, ktoré by boli pre ňu záväzné, keď vyhlásila rozpočtovú pozíciu pokrývajúcu „čas zamestnancov zúčastnenej spoločnosti“ za neoprávnenú. Ombudsman preto v súvislosti s týmto aspektom sťažnosti nezistil nesprávny úradný postup Komisie.

2.6 Pokiaľ ide o tvrdenie sťažovateľa, že v tomto prípade by sa malo uplatňovať pravidlo "povinného zastavenia konania", zdá sa, že toto tvrdenie bolo v pripomienkach sťažovateľa upravené tak, aby odkazovalo na "oprávnené očakávania". Ombudsman sa týmto tvrdením zaoberal v prvom odseku bodu 2.4.

3 Zaobchádzanie s priebežnou finančnou správou

3.1 Sťažovateľ tvrdí, že Komisia mala informovať inštitút o neoprávnenosti určitých nákladov, keď v polovici trvania projektu dostala priebežné finančné správy, v ktorých boli zaznamenané výdavky podľa navrhovaného rozpočtu.

3.2 Komisia tvrdí, že podľa článku 2 dohody o grante bola oprávnená napadnúť oprávnenosť navrhovaných nákladov buď po prijatí priebežných správ a/alebo po prijatí záverečnej správy. S odkazom na článok 4 písm. a) a prílohu 4 k dohode o grante je však zrejmé, že zmluvne sa za finančnú správu o použití dotácie môže považovať len záverečná správa. Priebežné správy sa obmedzovali na opis vplyvu už vykonanej práce a vôbec nemali finančný charakter. Komisia preto nemala dôvod reagovať. Sťažovateľ nesprávne uvádza priebežné správy ako „priebežné finančné správy“.

3.3 Ombudsman poznamenáva, že v článku 2 dohody o grante sa stanovujú podmienky vyplatenia dotácie. Časti grantu by sa mali vyplatiť do určitého počtu dní po prijatí priebežných správ a zostatok by sa mal vyplatiť do určitého počtu dní po prijatí záverečnej správy. Lehoty sa však pozastavia, ak správy nemožno schváliť, napríklad preto, že jedna alebo druhá výdavková položka nie je oprávnená. Ombudsman tiež poznamenáva, že podľa článku A prílohy 2 k dohode o grante musí predbežná správa opisovať vykonanú prácu a dosiahnuté výsledky a musí obsahovať aj informácie o harmonograme práce, ktorá sa má ešte dokončiť, zatiaľ čo v článku 4 písm. a) dohody o grante sa uvádza, že záverečná správa sa týka použitia dotácie a podľa prílohy 4 sa v nej musia uviesť skutočné náklady na projekt.

3.4 Vzhľadom na príslušné ustanovenia dohody o grante ombudsmanka dôkladne preskúmala argumenty Komisie, prečo nespochybnila oprávnenosť určitých nákladov po prijatí priebežných správ, a dospela k záveru, že Komisia poskytla ucelený a primeraný opis právneho základu a odôvodnenie svojich opatrení. Ombudsmanka ďalej poznamenáva, že sťažovateľ nepredložil žiadne argumenty na vyvrátenie vysvetlenia Komisie. Ombudsman preto v súvislosti s týmto aspektom sťažnosti nezistil nesprávny úradný postup Komisie.

4 Časový aspekt

4.1 Sťažovateľ tvrdí, že Komisia konala neprimerane, keď až rok po ukončení projektu rozhodla, že polovica rozpočtu bola neoprávnená a nemala byť schválená.

4.2 Komisia tvrdí, že sa zdá, že sťažovateľ si mýli schválenie rozpočtu a oprávnenosť nákladov. V súlade s riadnym finančným hospodárením a v súlade s príslušnými zmluvnými ustanoveniami má Komisia povinnosť zabezpečiť, aby sa finančné prostriedky Spoločenstva vynakladali v súlade s ustanoveniami zmluvy, a najmä so schváleným rozpočtom. To znamená, že Komisia overuje oprávnenosť navrhovaných nákladov. Po tom, ako inštitút predložil neúplnú záverečnú správu, Komisia systematicky požadovala objasnenia, ale sťažovateľ nikdy neposkytol dôkaz, ktorým by odôvodnil hlavnú časť neoprávnených nákladov, tzv. financovanie „spoločnosti“. Skutočnosť, že rozhodnutie o vymáhaní príslušnej sumy bolo prijaté nejaký čas po dokončení projektu, len dokazuje, že Komisia poskytla inštitútu potrebný čas na reakciu.

4.3 Ombudsman na základe opisu Komisie týkajúceho sa kontextu prípadu, ktorý sťažovateľ nespochybnil, konštatuje, že pred auditom na mieste aj po ňom niekoľkokrát požiadal inštitút o objasnenie jeho záverečnej správy. Vzhľadom na to ombudsmanka považuje vysvetlenie Komisie týkajúce sa časového obdobia od dokončenia projektu do rozhodnutia o vymáhaní za primerané. Ombudsman preto v súvislosti s týmto aspektom sťažnosti nezistil nesprávny úradný postup Komisie.

5 Cestovné náklady, náklady na preklad, audit a hodnotenie

5.1 Vo svojich pripomienkach k stanovisku Komisie inštitút namieta proti zisteniam Komisie týkajúcim sa cestovných, prekladateľských, audítorských a hodnotiacich nákladov. Uvádza, že je samozrejmé a môže vyplývať z dokumentácie preskúmanej Komisiou, že inštitútu vznikli takéto náklady. Dôvody Komisie na zamietnutie časti týchto položiek boli chybné a vysvetlenia inštitútu boli ignorované.

5.2 Komisia vo svojej odpovedi na ďalšie vyšetrovania ombudsmana tvrdila, že pokiaľ ide o tie časti rozpočtu, ktoré sa týkajú cestovania, auditu a hodnotení, ktoré sa zistili ako neoprávnené, v audítorskej správe boli predložené primerané odôvodnenia. Inštitút nikdy neposkytol uspokojivé dôkazy o opaku. Pokiaľ ide o „preklad“, celková suma sa zistila ako neoprávnená z dôvodu závažných nezrovnalostí vo výberovom konaní na preklad. V audítorskej správe boli vyjadrené vážne pochybnosti o pravosti dvoch zamietnutých ponúk. V audítorskej správe sa preto dospelo k záveru, že príslušné deklarované náklady boli neoprávnené. Inštitút nikdy neposkytol uspokojivé dôkazy o pravosti príslušných ponúk.

5.3 Ombudsman berie na vedomie, že sťažovateľ vzniesol svoje námietky vo svojich pripomienkach k stanovisku Komisie. Predmetné námietky teda nie sú súčasťou pôvodnej výhrady. Po preskúmaní argumentov predložených oboma stranami v tejto veci ombudsman v tejto fáze nenašiel dostatok podporných dôkazov, ktoré by naznačovali, že Komisia konala neprimerane. S cieľom neodkladať rozhodnutie o pôvodnej sťažnosti preto ombudsman nebude záležitosť ďalej vyšetrovať. Ak sa však sťažovateľ domnieva, že má v tejto súvislosti dôkazy o nesprávnom úradnom postupe Komisie, mohol by v tejto veci podať novú sťažnosť.

6 O údajnom pripustení nesprávneho úradného postupu Komisiou

6.1 Vo svojich pripomienkach k odpovedi Komisie na ďalšie vyšetrovania ombudsmana inštitút tvrdí, že Komisia pripúšťa nesprávny úradný postup svojimi vyhláseniami, že "nevenovala pozornosť skutočnosti, že čas zamestnancov zúčastnenej spoločnosti bol osobitne rozpísaný vedľa nákladov na zamestnancov" a že "z dôvodov jasnosti mohla Komisia položiť otázky k tejto otázke pred prijatím rozpočtu". Podľa inštitútu tieto vyhlásenia ukazujú, že Komisia nebola dostatočne dôkladná vo svojich rokovaniach o schválení rozpočtu.

6.2 Ombudsman konštatuje, že pôvodné tvrdenie sťažovateľa sa týkalo údajných legitímnych očakávaní, ktoré vznikli schválením rozpočtu Komisiou; údajné neinformovanie inštitútu zo strany Komisie o neoprávnenosti určitých nákladov pri prijímaní priebežných správ; a údajná neprimeranosť neschvaľovania rozpočtu až rok po dokončení projektu.

6.3 Ombudsman zastáva názor, že tvrdenia sťažovateľa o nesprávnom úradnom postupe v tom zmysle, že Komisia by mala: 1) venovala pozornosť skutočnosti, že čas zamestnancov zúčastnenej spoločnosti bol rozpísaný oddelene popri nákladoch na zamestnancov; a 2) nastolili otázky k tejto otázke pred prijatím rozpočtu, predstavujú nové obvinenia, na ktoré sa nevzťahuje vyšetrovanie ombudsmana v súvislosti s pôvodnou sťažnosťou.

Ombudsman považuje za vhodné, aby sa sťažovateľ v súvislosti s predmetom týchto obvinení obrátil priamo na Komisiu, a preto ich nebude vyšetrovať v rozsahu tohto prípadu. Ombudsman považuje za užitočné zdôrazniť, že takýto prístup sťažovateľa by mohol mať formu snahy o rokovanie s Komisiou, pričom by sa zohľadnili body uvedené v bode 6.4 nižšie. Sťažovateľ si ponecháva možnosť podať v prípade potreby ďalšiu sťažnosť ombudsmanovi.

6.4 Ombudsman poznamenáva, že podľa názoru Komisie celkové oprávnené náklady na projekt predstavujú 416 574,88 EUR. Ombudsmanka okrem toho poznamenáva, že Komisia uznala, že z dôvodov jasnosti mohla pred prijatím rozpočtu položiť otázky o pracovnom mieste „zamestnanec zúčastnenej spoločnosti“, ale neurobila tak. Okrem toho sa nezdá, že by Komisia spochybňovala dobrú vieru inštitútu, pokiaľ ide o oprávnenosť „zamestnaneckého času zúčastnenej spoločnosti“. Vzhľadom na tieto výnimočné okolnosti a bez toho, aby ombudsman zaujal stanovisko k nákladom, ktoré sú stále predmetom sporu medzi stranami, navrhuje, aby sa sťažovateľ pokúsil rokovať s Komisiou o presnej výške grantu, ktorý sa má vymôcť. Ombudsman v tejto súvislosti uvedie ďalšiu pripomienku.

7 Záver

Na základe vyšetrovania tejto sťažnosti ombudsmanom sa zdá, že Komisia sa nedopustila nesprávneho úradného postupu. Ombudsman preto prípad uzatvára.

O tomto rozhodnutí bude informovaný aj predseda Komisie.

ĎALŠIE POZNÁMKY

Vzhľadom na výnimočné okolnosti prípadu a bez prijatia stanoviska k nákladom, ktoré sú stále predmetom sporu medzi stranami, ombudsman navrhuje, aby sa sťažovateľ pokúsil rokovať s Komisiou o presnej výške grantu, ktorý sa má vymôcť.

Tvoje úprimné,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Malé a stredné podniky.

(2) Vec T-113/96, Edouard Dubois et Fils SA/Rada a Komisia, Zb. 1998, s. II-125.