Vážený pán doktor D.,

Dňa 11. marca 2002 ste sa sťažovali Európskemu ombudsmanovi, že Európska komisia nevyplatila zostatok grantu, ktorý Komisia súhlasila poskytnúť.

Dňa 8. apríla 2002 som postúpil sťažnosť predsedovi Komisie. Komisia zaslala svoje stanovisko 5. júla 2002, ktoré som Vám zaslal 15. júla 2002.

Dňa 15. júla 2002 som informoval Komisiu, že považujem za potrebné nahliadnuť do jej spisu. Nahliadnutie do spisu sa uskutočnilo 19. septembra 2002. Dňa 26. septembra 2002 som požiadal Komisiu, aby poskytla informácie o obsahu spisu Komisie. O tejto skutočnosti ste boli informovaný listom zaslaným v ten istý deň.

Komisia odpovedala na moju žiadosť o informácie 18. novembra 2002. Dňa 19. novembra 2002 som Vám zaslal kópiu tejto odpovede s výzvou na vyjadrenie pripomienok tak k tejto odpovedi, ako aj k stanovisku Komisie, ktoré ste zaslali 9. decembra 2002.

Dňa 16. decembra 2002 som predložil Komisii návrh na priateľské riešenie. Kópia tohto návrhu a neskôr preklad do nemčiny Vám boli zaslané.

Dňa 14. marca 2003 Komisia zaslala svoje stanovisko k uvedenému návrhu a 17. marca 2003 som Vám ho zaslal s výzvou na vyjadrenie pripomienok, ak si to želáte. Dňa 20. marca 2003 ste telefonicky informovali moje útvary, že sa možno domnievať, že sa dospelo k priateľskému riešeniu.

Píšem teraz, aby som vám oznámil výsledky vyšetrovaní, ktoré boli vykonané.

Sťažnosť

Sťažovateľ je riaditeľom združenia "Europäisches Kultur- und Informationszentrum in Thüringen » so sídlom v Nemecku (ďalej len "združenie »).

Dňa 31. mája 1998 združenie predložilo Európskej komisii žiadosť o grant vo výške 90 000 Ecu. Rôzne činnosti, ktoré sa mali financovať z tohto grantu, sa mali uskutočniť v septembri a októbri 1998. Osobou zodpovednou za túto záležitosť zo strany Komisie bol pán H., poradca na generálnom riaditeľstve X (v súčasnosti GR pre vzdelávanie a kultúru).

Podľa sťažovateľa sa združenie snažilo získať od júla 1998 objasnenie, či Komisia prijme žiadosť, keďže v prípade neexistencie iných finančných prostriedkov by sa navrhované činnosti inak museli zrušiť. Sťažovateľ tvrdil, že pán H. niekoľkokrát telefonicky ubezpečil združenie, že požadovaná suma bude poskytnutá. Napriek tomu podľa sťažovateľa pán H. informoval združenie koncom júla 1998 (najneskorší dátum, do ktorého mohli byť činnosti zrušené), že žiadosť bola prijatá a že príslušný dokument bude podpísaný na prvom zasadnutí Komisie po letnej prestávke. Sťažovateľ tvrdil, že pán H. oznámil združeniu, že môže začať realizovať svoj projekt. Ďalej tvrdil, že v septembri 1998 pán H. informoval združenie, že vzhľadom na nadmerne nabitý program Komisia ešte nemohla podpísať predmetný dokument, ale že tak urobí v priebehu nasledujúcich dvoch týždňov. Podľa sťažovateľa združenie začalo realizovať svoj projekt na základe týchto uistení.

Sťažovateľ tvrdil, že odvtedy prebiehali takmer každodenné telefonické kontakty s pánom H., ktorý vždy potvrdzoval, že list o poskytnutí peňazí sa blíži. V novembri 1998 združenie požiadalo svoju banku o úver. Zdá sa, že banka trvala na získaní písomného potvrdenia, že Komisia poskytne grant. Sťažovateľ sa preto obrátil na zastúpenie Komisie v Nemecku. V liste z 25. novembra 1998 Dr. B. (v tom čase poverený vedúci zastúpenia Komisie v Nemecku) potvrdil, že Komisia schválila grant vo výške 90 000 Ecu a že príslušné formality budú ukončené do konca roka.

V liste z 23. decembra 1998 však Komisia informovala sťažovateľa, že Komisia schválila grant len vo výške 20 000 Ecu.

Podľa sťažovateľa pán H. následne odporučil združeniu, aby v roku 1999 predložilo novú žiadosť o grant, ktorý by mal pokryť zostatok 70 000 Ecu. Táto žiadosť bola podaná vo februári 1999. Komisia však vo svojom rozhodnutí z 28. januára 2000 túto žiadosť zamietla. Zdá sa, že toto rozhodnutie bolo založené na úvahe, že finančné prostriedky poskytnuté v roku 1999 nemohli byť použité na financovanie činností vykonávaných v roku 1998.

Následne sa uskutočnilo niekoľko kontaktov medzi sťažovateľom, jeho miestnym poslancom EP, zodpovedným členom Komisie a útvarmi Komisie. Dňa 30. júna 2000 generálny riaditeľ GR X informoval sťažovateľa, že na základe predpokladu, že list Dr. B. z 25. novembra 1998 vyvolal legitímnu dôveru, je Komisia pripravená pokryť výdavky, ktoré vznikli medzi týmto dátumom a 5. januárom 1999 (dátum doručenia listu Komisie z 23. decembra 1998). Komisia však tvrdila, že by sa to malo vzťahovať len na výdavky v súvislosti so zmluvami, ktoré obsahujú „doložku o riziku“, t. j. doložku v tom zmysle, že platba by sa mala stať splatnou až vtedy, keď sa Komisia rozhodne poskytnúť svoj grant. Komisia tiež súhlasila s úhradou nedoplatkov na mzdách zamestnancov združenia za predpokladu, že platba bola vykonaná v uvedenej lehote. Na tomto základe Komisia vypočítala, že sťažovateľovi mohla byť vyplatená suma 21 988,54 EUR z dôvodu mimozmluvnej zodpovednosti, ktorá vznikla listom z 25. novembra 1998. Suma 20 000 EUR sa mala odpočítať od tejto sumy.

Sťažovateľ namietal proti tomuto návrhu a trval na tom, že by sa mal vyplatiť celý zostatok vo výške 70 000 EUR. Niekoľko ďalších snáh o zmenu názoru Komisie však bolo neúspešných. Sťažovateľ sa potom obrátil na iného poslanca EP, ktorý postúpil sťažnosť ombudsmanovi.

Sťažovateľ vo svojej sťažnosti ombudsmanovi poukázal na to, že všetky granty, ktoré doteraz dostal od EÚ, boli založené na dobrej viere. Sťažovateľ tvrdil, že keď združenie požiadalo o grant na projekt v roku 1995, bolo ústne informované o tom, že finančné prostriedky boli poskytnuté a že združenie začalo plniť svoje súvisiace povinnosti, zatiaľ čo písomné potvrdenie bolo doručené o niekoľko mesiacov neskôr, keď bol projekt dlho ukončený. Podľa sťažovateľa rovnaký model prevládal v prípade neskorších žiadostí o granty.

Sťažovateľ preto tvrdil, že Komisia nevyplatila zostatok grantu, ktorý podľa jeho názoru Komisia súhlasila poskytnúť združeniu. V podstate tvrdil, že združenie sa mohlo odvolávať na uistenia, o ktorých tvrdil, že ich poskytol pán H. z útvarov Komisie.

Sťažovateľ dodal, že združenie nemá žiadne iné finančné prostriedky a že ak by sa nenašlo žiadne riešenie, muselo by ukončiť svoju činnosť.

Požiadavku

Stanovisko Komisie

Komisia vo svojom stanovisku podrobne opísala postupnosť udalostí a činností, najmä pokiaľ ide o obdobie po zaslaní listu z 23. decembra 1998. Pokiaľ ide konkrétne o tvrdenie navrhovateľa, Komisia predložila tieto pripomienky:

Dňa 31. mája 1998 združenie požiadalo o dotáciu vo výške 90 000 EUR v rámci rozpočtovej položky A-3024. Projekt bol predbežne vybraný na grant vo výške 20 000 EUR príslušnou výberovou komisiou na jeseň 1998. Počas tohto obdobia sťažovateľ často telefonoval s úradníkom zodpovedným za túto rozpočtovú položku, pánom H. Podľa sťažovateľa mu pán H. telefonicky sľúbil poskytnutie grantu vo výške 90 000 EUR. Vzhľadom na to, že pán H. zomrel v novembri 1999, už nebolo možné overiť, čo bolo skutočne povedané. Spis GR X však neobsahoval žiadne stopy po týchto sľuboch.

Po konzultácii s právnym servisom Komisie GR pre vzdelávanie a kultúru zaujalo stanovisko, že nad rámec sumy 20 000 EUR, ktorá už bola vyplatená, bola Komisia zo zákona povinná pokryť len tie finančné záväzky, ktoré združenie prijalo medzi 25. novembrom 1998 a 5. januárom 1999. Dňa 22. júna 2000 generálny riaditeľ GR pre vzdelávanie a kultúru prijal sťažovateľa a vysvetlil, že GR pokryje výdavky vzniknuté medzi 25. novembrom 1998 a 5. januárom 1999. V liste z 30. júna 2000 generálny riaditeľ vysvetlil, že suma, ktorú bolo možné prevziať, predstavovala 1 988,54 eura.

Ďalšie vyšetrovania
Nahliadnutie do spisu Komisie

Na základe stanoviska Komisie ombudsman usúdil, že na vybavenie sťažnosti potrebuje ďalšie informácie. Listom z 15. júla 2002 teda požiadal Komisiu o prístup k spisu Komisie. Dňa 19. septembra 2002 útvary ombudsmana preskúmali spis GR X, ako aj spis zastúpenia Komisie v Nemecku.

Zistilo sa, že spis GR X neobsahoval originály dokumentov za obdobie do 23. decembra 1998. V skutočnosti jediným dokumentom z tohto obdobia, ktorý sa zdal byť k dispozícii, bola kópia žiadosti z 31. mája 1998.

Spis zastúpenia Komisie v Nemecku sa zdal byť dobre udržiavaný a úplný. Obsahovala korešpondenciu medzi zastúpením a sťažovateľom vrátane listu sťažovateľa z 2. júla 1998 a kópie listu z 25. novembra 1998. Táto kópia obsahovala rukopisnú poznámku svojho autora, podľa ktorej bolo znenie listu "dohodnuté s pánom [H.]" ("mit H. [H.] abgestimmt").

Žiadosť o ďalšie informácie

V liste zaslanom 26. septembra 2002 ombudsman informoval Komisiu, že spis GR X sa javí ako neúplný. Požiadal preto Komisiu, aby overila umiestnenie chýbajúcich častí spisu a umožnila mu prístup k celému spisu. V prípade, že Komisia nemôže nájsť chýbajúce časti spisu, ombudsmanka požiadala o písomné potvrdenie v tomto zmysle.

Dňa 8. novembra 2002 Komisia informovala ombudsmana, že s poľutovaním nenašla žiadne ďalšie dokumenty týkajúce sa žiadosti sťažovateľa. Komisia požiadala ombudsmana, aby túto poľutovaniahodnú situáciu zvážil so zhovievavosťou.

Pripomienky sťažovateľa

Sťažovateľ vo svojich pripomienkach k stanovisku Komisie a v liste z 8. novembra 2002 trval na svojej sťažnosti a okrem iného uviedol tieto pripomienky:

Komisia vo svojom stanovisku najprv uviedla, že GR pre vzdelávanie a kultúru zaujalo stanovisko, že je zo zákona povinné pokryť len tie finančné záväzky, ktoré združenie prijalo medzi 25. novembrom 1998 a 5. januárom 1999. Následne však potvrdil, že generálny riaditeľ GR pre vzdelávanie a kultúru informoval sťažovateľa, že GR pokryje výdavky vzniknuté medzi 25. novembrom 1998 a 5. januárom 1999. Tieto vyhlásenia boli protichodné. Výsledkom diskusie s generálnym riaditeľom 22. júna 2000 bolo, že generálny riaditeľ súhlasil s tým, aby Komisia prevzala výdavky, ktoré vznikli medzi 25. novembrom 1998 a 5. januárom 1999.

V roku 1998 združenie požiadalo o prácu ako informačný bod pre Komisiu. Dňa 20. februára 1998 predložila vyhlásenie, podľa ktorého bude dodržiavať svoje zmluvné záväzky, bez ohľadu na skutočnosť, že v tom čase existovali len ústne dohody a žiadna písomná zmluva. Združenie sa však spoliehalo na ústne záruky, že táto zmluva bude podpísaná. Dňa 26. júna 1998 Komisia informovala združenie o tom, že spis v Bruseli sa považuje za stratený, a teda že žiadosť nebola nejaký čas spracovaná. Vzhľadom na to, že tieto udalosti konfrontovali združenie s dilemou podobnou tej v prejednávanej veci, združenie požiadalo útvar Komisie zodpovedný za záležitosti týkajúce sa informačných bodov, aby vopred potvrdil zmluvu, ktorá sa mala uzavrieť. Toto potvrdenie bolo poskytnuté 17. septembra 1998. Príslušná zmluva bola podpísaná 16. septembra 1998 a formálne oznámená združeniu 5. októbra 1998. Združenie teda nikdy nemalo dôvod pochybovať o zárukách, ktoré mu boli poskytnuté v oboch veciach.

Úsilie OMBUDSMANA dosiahnuť priateľské riešenie

Po dôkladnom zvážení stanovísk a pripomienok ombudsmanka nebola spokojná s tým, že Komisia primerane reagovala na tvrdenie sťažovateľa.

Návrh na priateľské riešenie

Ombudsman preto v súlade s článkom 3 ods. 5 svojho štatútu predložil Komisii tento návrh na priateľské riešenie:

Európska komisia by mala zvážiť preskúmanie svojho rozhodnutia odmietnuť zaplatiť Europäisches Kultur- und Informationszentrum v Thüringene plnú sumu 90 000 EUR.

Tento návrh bol založený na týchto úvahách:

1. Sťažovateľ bol riaditeľom nemeckého združenia, ktoré požiadalo Komisiu o grant vo výške 90 000 EUR. Nakoniec bola poskytnutá len suma 21 988,54 EUR. Sťažovateľ tvrdil, že Komisia nevyplatila zostatok grantu, ktorý podľa jeho názoru Komisia súhlasila poskytnúť združeniu. V podstate tvrdil, že združenie bolo oprávnené spoliehať sa na uistenia, o ktorých tvrdil, že ich poskytol pán H. z útvarov Komisie, a podľa ktorých sa poskytne celá suma 90 000 EUR. Sťažovateľ zdôraznil, že práve na tomto základe združenie začalo realizovať svoj projekt a vynaložilo výdavky alebo prijalo finančné záväzky.

2. Komisia uznala, že sťažovateľ počas príslušného obdobia často telefonoval s pánom H. Domnieval sa však, že vzhľadom na to, že pán H. zomrel v novembri 1999, už nie je možné overiť, čo bolo skutočne povedané. Komisia dodala, že spis GR X neobsahoval žiadnu stopu prísľubov, na ktoré sa sťažovateľ odvolával.

3. Ombudsmanka poznamenala, že sťažovateľ tvrdil, že Komisia odmietla poskytnúť združeniu plnú sumu 90 000 EUR, o ktorú požiadalo, hoci združeniu vznikli výdavky alebo prijalo finančné záväzky na základe uistení, že táto suma bude poskytnutá. Sťažovateľ sa teda v skutočnosti odvolával na zásadu ochrany legitímnej dôvery. Podľa judikatúry súdov Spoločenstva sa však porušenia tejto zásady možno dovolávať len vtedy, ak správny orgán dotknutej osobe poskytol presné uistenia (1). V tomto prípade sťažovateľ tvrdil, že pracovník Komisie zaoberajúci sa prípadom ho uistil, že Komisia poskytne plnú sumu 90 000 EUR, o ktorú združenie požiadalo. Zdalo by sa, že ide o presné uistenie. Treba však poznamenať, že ombudsman nemohol overiť toto tvrdenie prostriedkami, ktoré mu poskytol štatút ombudsmana (2). Spis Komisie, ktorý bol preskúmaný útvarmi ombudsmana, neobsahoval žiadne stopy po takýchto uisteniach. Jediná osoba, ktorá pravdepodobne mohla objasniť túto otázku a ktorú mohol ombudsman vypočuť ako svedka, t. j. samotný pán H., bola mŕtva.

4. Ombudsman sa však domnieval, že tento nedostatok potvrdzujúcich dôkazov nemožno v tomto prípade použiť proti sťažovateľovi. Komisia uznala, že medzi sťažovateľom a pánom H. došlo k početným telefonickým kontaktom. Preto by bolo vhodné, aby si dotknutý úradník vyhotovil záznam z týchto rozhovorov alebo aspoň z najdôležitejších bodov, o ktorých sa pri týchto príležitostiach diskutovalo. Ombudsman sa domnieval, že v prípade neexistencie takýchto záznamov bolo potrebné predložiť menšie požiadavky, pokiaľ ide o potrebu sťažovateľa preukázať svoje tvrdenie.

5. Ombudsmanka sa domnievala, že existujú aspoň tri prvky, ktoré zrejme podporujú prípad sťažovateľa. Po prvé, vzhľadom na to, že projekt sa mal začať v septembri 1998, združenie malo zjavne zásadný záujem na tom, aby sa včas (a najneskôr začiatkom septembra 1998) dozvedelo, či Komisia poskytne grant, o ktorý požiadalo. Potvrdil to list sťažovateľa z 2. júla 1998 adresovaný zastúpeniu Komisie v Nemecku. Sťažovateľ tam poznamenal, že v prípade zápornej odpovede by združenie muselo zrušiť projekt, pretože nebolo schopné kompenzovať sumy, ktoré neboli poskytnuté z finančných prostriedkov z iných zdrojov. Keďže projekt nebol zrušený, ale bolo vykonané tvrdenie sťažovateľa, že získal uspokojivé uistenia od pána H., sa zdalo byť dôveryhodné. Po druhé, sťažovateľ vysvetlil, že združenie už v minulosti realizovalo (a muselo realizovať) projekty len na základe ústnych uistení. Ombudsmanka poznamenala, že Komisia nepredložila žiadne pripomienky k tomuto aspektu prípadu. Po tretie skutočnosť, že sťažovateľ získal uistenia od pána H. a spoliehal sa na ne, zvýšila dôveryhodnosť tým, že ostatní úradníci Komisie sa sami spoliehali na slovo tejto osoby. List z 25. novembra 1998, ktorý zaslalo zastúpenie Komisie v Nemecku, bol, ako vyplynulo z nahliadnutia do spisu, založený na informáciách pána H.

6. Ombudsmanka poznamenala, že Komisia nepredložila žiadne argumenty na preukázanie toho, prečo by sťažovateľ nemal byť oprávnený spoliehať sa na takéto uistenia pracovníka Komisie zaoberajúceho sa prípadom.

7. Vzhľadom na tieto okolnosti sa ombudsman domnieval, že odmietnutie Komisie vyplatiť združeniu plnú sumu 90 000 EUR, o ktorú združenie požiadalo 31. mája 1998, by mohlo predstavovať prípad nesprávneho úradného postupu.

Stanovisko Komisie

Komisia vo svojom stanovisku poukázala na to, že závery ombudsmana sa nezakladajú na skutočnostiach, ktoré boli jasne preukázané hmatateľnými dôkazmi, ale len na predpokladoch a odpočtoch, ku ktorým sa dospelo analogicky k iným situáciám. Komisia tiež zdôraznila, že stanovisko, ktoré doteraz zastávala, jednoducho odrážalo jej povinnosť dodržiavať zásadu riadneho finančného hospodárenia. V tejto súvislosti sa zdalo užitočné zopakovať, že Komisia mohla byť povinná poskytnúť finančnú pomoc len písomným záväzkom budúcemu príjemcovi, ktorý bol vypracovaný v súlade s príslušnými pravidlami.

Komisia však dodala, že s cieľom zachovať obraz európskych inštitúcií v očiach občanov a zabrániť spôsobeniu škody príjemcovi v prejednávanej veci je výnimočne pripravená prijať návrh ombudsmana.

Preto by čo najskôr skontrolovala účet výdavkov spojených s príslušným projektom s cieľom zistiť oprávnené výdavky, a teda aj zostatok splatný príjemcovi. Komisia však poukázala na to, že navrhovateľ si musel byť vedomý skutočnosti, že konečná výška subvencie nemusí nevyhnutne zodpovedať sume 90 000 EUR, o ktorú žiadal.

Pripomienky sťažovateľa

Sťažovateľ 20. marca 2003 telefonicky informoval útvary ombudsmana, že je možné považovať za dosiahnuté priateľské riešenie.

ROZHODNUTIE

1 Nevyplatenie zostatku grantu

1.1 Sťažovateľ bol riaditeľom nemeckého združenia, ktoré požiadalo Komisiu o grant vo výške 90 000 EUR. Nakoniec bola poskytnutá len suma 21 988,54 EUR. Sťažovateľ tvrdil, že Komisia nevyplatila zostatok grantu, ktorý podľa jeho názoru Komisia súhlasila poskytnúť združeniu. V podstate tvrdil, že združenie bolo oprávnené spoliehať sa na uistenia, o ktorých tvrdil, že ich poskytol pán H. z útvarov Komisie, a podľa ktorých sa poskytne celá suma 90 000 EUR.

1.2 Komisia sa vo svojom stanovisku v podstate domnievala, že neexistujú žiadne dôkazy na podporu tvrdenia sťažovateľa.

1.3 Po dôkladnom preskúmaní všetkých relevantných skutočností a argumentov ombudsman predložil Komisii návrh na priateľské riešenie, podľa ktorého by Komisia mala zvážiť preskúmanie svojho rozhodnutia odmietnuť vyplatiť celú sumu 90 000 EUR.

1.4 Komisia vo svojom stanovisku informovala ombudsmana, že je výnimočne pripravená prijať jeho návrh. Preto by rýchlo skontrolovala oprávnenosť výdavkov vykázaných sťažovateľom. Komisia však poukázala na to, že navrhovateľ si musel byť vedomý skutočnosti, že konečná výška subvencie nemusí nevyhnutne zodpovedať sume 90 000 EUR, o ktorú žiadal.

2 Záver

Na základe iniciatívy ombudsmana sa zdá, že Európska komisia a sťažovateľ sa dohodli na priateľskom riešení sťažnosti. Ombudsman preto prípad uzatvára.

O tomto rozhodnutí bude informovaný aj predseda Komisie.

Tvoje úprimné,

 

Jacob SÖDERMAN

---

(1) Pozri napríklad vec T-72/99, Meyer/Komisia, Zb. 2000, s. II-2521, bod 53.

(2) Rozhodnutie Európskeho parlamentu 94/262 z 9. marca 1994 o predpisoch a všeobecných podmienkach upravujúcich výkon funkcie ombudsmana (Ú. v. ES L 113, 1994, s. 15; Mim. vyd. 01/001, s. 46).