Okolnosti predchádzajúce sťažnosti

1. V rokoch 2012 a 2013 Európska komisia udelila sťažovateľovi, vnútroštátnemu policajnému zboru špecializovanému na boj proti finančnej trestnej činnosti, dva granty vo výške viac ako 850 000 EUR na projekty na boj proti nadnárodnej trestnej činnosti. V „rámcových dohodách o partnerstve“ (ďalej len „dohody o grante“), v ktorých sa stanovujú zmluvné podmienky pre projekty, sa uvádza, že Komisia môže vykonať audit príjemcov grantu do piatich rokov od záverečnej platby . Príjemcovia grantov by preto mali uchovávať všetky originály dokumentov ako dôkaz vzniknutých nákladov [1].

2. Oba projekty boli úspešne zrealizované. Pri ukončení jedného z projektov v roku 2017 (ďalej len „projekt X“) Komisia uplatnila finančnú sankciu vo výške 2 % hodnoty grantu, pretože sťažovateľ nepredložil základné dokumenty vrátane osvedčenia o audite a podrobného výkazu výdavkov.^[2] Sťažovateľ nenamietal proti uplatneniu finančnej sankcie v stanovenej lehote dvoch mesiacov.^[3]

3. V januári 2019 Komisia informovala sťažovateľa, že v júni 2019 vykoná audit týchto dvoch projektov. Sťažovateľovi pripomenula, že v súlade s ustanoveniami dohody o grante musí počas auditu sprístupniť všetky originálne dokumenty, najmä účtovné a daňové záznamy. Takisto informovala sťažovateľa, že nebude akceptovať dodatočné podporné dokumenty predložené po audite.

4. Audítori dospeli k záveru, že značná časť nákladov (najmä nákladov na zamestnancov) v týchto dvoch projektoch bola neoprávnená, pretože neboli overiteľné, pretože chýbali podporné dokumenty.^[4] Počas auditov sťažovateľ nepredložil žiadne pripomienky k zisteniam audítora.

5. Dňa 28. augusta 2019 v rámci námietkového konania v súvislosti s auditom audítori zaslali návrh audítorských správ sťažovateľovi a poskytli mu lehotu do 18. septembra 2019, aby poskytol pripomienky k zisteniam.^[5] Sťažovateľ 18. septembra 2019 odpovedal audítorom, že nemá žiadne konkrétne pripomienky, ale že môže poskytnúť dodatočné podporné dokumenty. Audítori odpovedali, že hoci nemôžu opätovne vykonať audit, môžu preskúmať dodatočné podporné dokumenty predložené do piatich dní, keďže námietkové konanie sa chýli ku koncu. Sťažovateľ nezaslal audítorom žiadne dokumenty.

6. Vo februári 2020 Komisia zaslala sťažovateľovi záverečnú audítorskú správu. Komisia informovala sťažovateľa, že na základe zistení auditu vydá oznámenie o dlhu vo výške 251 133,06 EUR. Ak by sťažovateľ nezaplatil pred 12. júnom 2020, dlh by bol zaťažený úrokom. Komisia poskytla sťažovateľovi tridsať dní na predloženie pripomienok. Navrhovateľ nepredložil žiadne pripomienky.

7. V apríli 2020 Komisia informovala sťažovateľa, že vzhľadom na to, že do tridsiatich dní nedostala žiadne pripomienky, pristúpi k vymáhaniu splatnej sumy.

8. Sťažovateľ sa v júni 2020 obrátil na Komisiu a uviedol, že dokumentácia požadovaná audítormi je teraz k dispozícii. V auguste 2020 Komisia súhlasila s preskúmaním vzorky dokumentov. V septembri 2020 Komisia potvrdila, že dokumenty nespĺňajú požiadavky audítorov.

9. Sťažovateľ 22. septembra 2020 poskytol Komisii podrobné vysvetlenia týkajúce sa nákladov na zamestnancov v projekte X. Komisia 1. októbra 2020 odpovedala, že nie je možné vykonať nový audit projektu.

10. V októbri 2020 Komisia vyrovnala oznámenie o dlhu jeho započítaním s inou platbou, ktorú mala zaplatiť inému útvaru policajného zboru v rámci iného projektu. Sťažovateľ, ktorý nebol spokojný s tým, ako Komisia túto záležitosť riešila, sa v októbri 2020 obrátil na ombudsmanku.

Vyšetrovanie

11. Ombudsmanka začala vyšetrovanie sťažnosti, že Komisia nesprávne vymáhala finančné prostriedky za náklady, ktoré audit považoval za neoprávnené.

12. V priebehu vyšetrovania sa ombudsmanka stretla so zástupcami Komisie a preskúmala spis Komisie týkajúci sa tohto prípadu. Ombudsmanka dostala pripomienky sťažovateľa k správe z inšpekčného stretnutia, ako aj ďalšie podporné dokumenty. Vyšetrovací tím hovoril aj so zástupcami sťažovateľa.

Argumenty predložené ombudsmanovi

Argumenty sťažovateľa

13. Sťažovateľ tvrdí, že je neprimerané a nespravodlivé vymáhať značnú časť finančných prostriedkov pridelených v rámci grantov, keďže projekty dosiahli dobré výsledky. Tvrdí, že Komisia nesprávne adresovala žiadosti o platbu mladším zamestnancom. V dôsledku toho a narušenia pandémie COVID‑19 sa vedenie dozvedelo o listoch Komisie až v neskoršej fáze. Okrem toho bolo ťažké získať dokumenty týkajúce sa projektov, pretože zamestnanci, ktorí boli zodpovední za projekty, už pre sťažovateľa nepracovali. Sťažovateľ takisto tvrdil, že počas telefonického rozhovoru v auguste 2019 mu audítori odporučili počkať, kým ich Komisia skontaktuje, a neposielať žiadne dokumenty.

14. Sťažovateľ tvrdí, že Komisia nespolupracovala. Sťažovateľovi neposkytla viac času na predloženie podporných dokumentov a odmietla vykonať ďalší audit, hoci sťažovateľ ponúkol, že za audit zaplatí. Komisia už začala vymáhať finančné prostriedky - započítaním platieb splatných za iný projekt - aj keď sa sťažovateľ stále snažil rokovať.

15. Sťažovateľ zaslal ombudsmanovi dokumenty, aby preukázal, že vykonal vnútorný audit projektu X, ktorý podľa neho preukázal, že Komisia nesprávne uplatnila sankciu vo výške 2 %.

Tvrdenia Komisie

16. Komisia tvrdila, že v súvislosti s projektmi financovanými EÚ sa snaží byť flexibilná, pokiaľ ide o lehoty, najmä ak sa projekty úspešne realizujú. Príjemcovia grantov však musia dodržiavať finančné ustanovenia dohody o grante. Ak neexistuje dôkaz o tom, že vznikli náklady, ako je to v tomto prípade, Komisia je povinná vymáhať finančné prostriedky.

17. Komisia uviedla, že sa rozhodla uplatniť finančnú sankciu na projekt X, pretože sťažovateľ neposkytol osvedčenie o audite finančných výkazov a účtov projektu. V priebehu osemnástich mesiacov sa Komisia snažila získať osvedčenie o audite od sťažovateľa. Ako gesto dobrej vôle a vzhľadom na to, že sťažovateľ úspešne zrealizoval projekt, Komisia namiesto vypovedania dohody o grante uplatnila najnižšiu možnú finančnú sankciu (ktorá môže dosiahnuť až 10 % hodnoty grantu), čo by bola tiež možnosť. Ak by sťažovateľ predložil požadované dokumenty v čase ukončenia projektu X, nedostatky, ktoré nakoniec viedli Komisiu k vymáhaniu veľkej časti grantov, mohli byť zistené a napravené včas.

18. Komisia tvrdila, že sa snažila byť čo najrozumnejšia, a ponúkla sťažovateľovi mnoho možností, ako predložiť dodatočné podporné dokumenty, a to aj dlho po skončení námietkového konania v rámci auditu. S cieľom overiť, či sa dopustila zjavnej chyby, Komisia v septembri 2020 dokonca súhlasila s preskúmaním vzorky nových podporných dokumentov od navrhovateľa. Komisia však zistila, že dokumenty jej neumožnili dospieť k inému záveru bez opätovného auditu projektov v plnom rozsahu. Vykonanie nového auditu však nebolo možné, pretože by to bolo v rozpore so zásadou rovnakého zaobchádzania s príjemcami finančných prostriedkov EÚ.

Hodnotenie ombudsmana

19. Rozpočet EÚ sa musí plniť v súlade so zásadou riadneho finančného hospodárenia ^[6] To znamená, že granty pridelené na projekty alebo programy v rámci rozpočtu EÚ sú zvyčajne založené na refundácii oprávnených nákladov, t. j. nákladov, ktoré vznikli príjemcovi grantu a ktoré sa považujú za potrebné na realizáciu príslušného projektu. Príjemcovia grantov EÚ musia poskytnúť dôkazy o takýchto nákladoch spôsobom opísaným v dohodách o grante, aby Komisia mohla skontrolovať, či sa finančné prostriedky EÚ použili správne. Ak príjemca grantu takýto dôkaz neposkytne, možno bude musieť grant alebo jeho časti vrátiť. Príjemca grantu nemá právo na vyplatenie grantu v plnej výške, ak nespĺňa uplatniteľné podmienky [7].

20. Podľa Súdneho dvora Európskej únie skutočnosť, že projekt bol realizovaný s dobrými výsledkami, nestačí na preukázanie oprávnenosti nákladov vykázaných príjemcom grantu. Príjemca grantu musí v súlade s podmienkami stanovenými v dohode o grante preukázať, že náklady vznikli. Táto požiadavka nie je neprimeraná ^[8], keďže príjemca grantu podpísaním dohody o grante súhlasil s poskytnutím dôkazov požadovaných podľa dohody.

21. V tomto prípade dohoda o grante, ako aj príručka pre žiadateľov ^[9] jasne informovali sťažovateľa, že by mal uchovávať všetky originálne dokumenty päť rokov, pretože môžu existovať audity. Sťažovateľ však nebol schopný poskytnúť dostatočné podporné dokumenty na odôvodnenie značnej časti nákladov, a to ani v rámci zmluvných lehôt (pred konečnou platbou v prípade projektu X), ani v kontexte auditov (v oboch projektoch). Komisia poskytla sťažovateľovi dostatok príležitostí aj na predloženie pripomienok a podporných dokumentov. Sťažovateľ však nevzniesol žiadne pripomienky ani námietky, keď mal možnosť tak urobiť. Sťažovateľ tvrdí, že audítori mu telefonicky povedali, aby nepredložil žiadne ďalšie dôkazy, ale o tomto rozhovore neexistuje žiadny záznam. Naopak, existujú písomné dôkazy o tom, že audítori umožnili sťažovateľovi predložiť podporné dokumenty po uplynutí lehoty na zaslanie pripomienok v rámci námietkového konania. Sťažovateľ neposlal žiadne podporné dokumenty. Pokiaľ ide o tvrdenie sťažovateľa, že listy a žiadosti Komisie neboli zaslané správnym osobám v jeho organizácii, verejný orgán ako policajný zbor by mal byť schopný prekonať ťažkosti spojené s fluktuáciou a reorganizáciou zamestnancov, a tým zabezpečiť, aby sa informácie a korešpondencia urýchlene postúpili príslušným sekciám alebo zamestnancom.

22. Napriek tomu, že sťažovateľ bol informovaný, že Komisia nebude akceptovať dodatočné podporné dokumenty predložené po audite, Komisia napriek tomu zvážila vzorku dôkazov predložených jeden rok po ukončení námietkového konania v rámci auditu. Tvrdenie Komisie, že nemôže vykonať ďalší audit, je primerané.

23. Na základe uvedených skutočností ombudsmanka konštatuje, že Komisia preukázala dobrú vôľu a flexibilitu. Ombudsmanka takisto považuje za primerané, aby Komisia dospela k záveru, že sťažovateľ porušil zmluvné záväzky dohody o grante tým, že neposkytol podporné dokumenty týkajúce sa veľkej časti nákladov. Hoci sťažovateľ spochybňuje uplatnenie peňažnej sankcie na projekt X, neposkytol žiadne dôkazy, ktoré by preukazovali, že Komisii zaslal požadované osvedčenie o audite.

24. Ombudsmanka preto dospela k záveru, že v tomto prípade nedošlo k nesprávnemu úradnému postupu Komisie.

Záver

Na základe vyšetrovania ombudsmanka uzatvára tento prípad s týmto záverom:

Európska komisia sa nedopustila nesprávneho úradného postupu.

Sťažovateľ a Európska komisia budú o tomto rozhodnutí informovaní.

Tina Nilsson
vedúca oddelenia pre riešenie prípadov

Štrasburg 11. októbra 2021

[1] Pozri články II.20.2 a II.20.3 rámcovej dohody o partnerstve.

[2] Bolo to v súlade s článkom II.16.4 („Vyplatenie zostatku“) rámcovej dohody o partnerstve, v ktorom sa uvádzalo, že: „V osvedčení sa v súlade s metodikou schválenou Komisiou potvrdzuje, že náklady vykázané partnerom vo finančných výkazoch, na ktorých je založená žiadosť o platbu, sú skutočné, presne zaznamenané a oprávnené a že všetky príjmy boli vykázané v súlade s rámcovou dohodou a osobitnou dohodou.“

[3] V súlade s článkom II.17.5 rámcovej dohody o partnerstve môže sťažovateľ do dvoch mesiacov písomne vzniesť námietku.

[4] V článku II.15.1 dohody o rámcovom partnerstve sa uvádza, že náklady musia byť „identifikovateľné a overiteľné, najmä zaznamenané v účtovných záznamoch partnera a stanovené v súlade s platnými účtovnými štandardmi krajiny, v ktorej je partner usadený, a v súlade s obvyklými postupmi nákladového účtovníctva partnera“.

[5] Počas námietkového konania v rámci auditu môže kontrolovaný subjekt predložiť pripomienky, ktoré sa zohľadňujú pri zachovaní alebo zrušení audítorského zistenia.

[6] Článok 310 ods. 5 Zmluvy o fungovaní Európskej únie, k dispozícii na adrese https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A12016E%2FTXT

[7] Rozsudok Súdu prvého stupňa z 22. mája 2007, Komisia/ICC, vec T-500/04, body 93 a 95, k dispozícii na adrese https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf;jsessionid=B9BC00BE67698A67CE183AB358DEC215?text=&docid=62526&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=4047803

[8] Rozsudok Súdneho dvora zo 16. júla 2020, ADR Center SpA/Komisia, vec C-584/17 P, bod 109, k dispozícii na adrese https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=228665&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=7749770

[9] Bod 5.3 príručky pre žiadateľov CIPS/ISEC 2012, „Prevencia, pripravenosť a riadenie následkov terorizmu a iných bezpečnostných rizík“ (CIPS) a „Prevencia a boj proti nadnárodnej trestnej činnosti“ (ISEC), k dispozícii na adrese https://ec.europa.eu/home-affairs/sites/default/files/funding/cips/call_2012/cipsisec_2012_guide_for_applicants.pdf.