Okolnosti predchádzajúce sťažnosti

1. Sťažovateľ, slovinský novinár, zaslal 3. marca 2011 e-mail zastúpeniu Komisie v Ľubľane (ďalej len „zastúpenie“) a požiadal o kópiu dokumentu vypracovaného koncom roka 2010, ktorý obsahoval hodnotenie/audit slovinského projektu elektronického zdravotníctva zo strany Komisie (ďalej len „požadovaný dokument“).

2. Dňa 10. marca 2011 zastúpenie odpovedalo, že požadovaný dokument predstavuje návrh audítorskej správy, že audit prebieha a že môže zahŕňať prípadné nápravné opatrenia. Podľa zastúpenia sa na dokument vzťahovala výnimka uvedená v článku 4 ods. 2 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 z 30. mája 2001 o prístupe verejnosti k dokumentom Európskeho parlamentu, Rady a Komisie [1] (ďalej len "nariadenie 1049/2001") týkajúca sa ochrany účelu inšpekcií, vyšetrovania a auditu.

3. Sťažovateľ 8. júla 2011 zaslal zastúpeniu e-mail a spýtal sa, či je predmetný dokument prístupný. Tento e-mail pokračoval vo výmene e-mailov z 3. a 10. marca 2011.

4. Dňa 21. júla 2011 sa sťažovateľ obrátil na Generálne riaditeľstvo Komisie pre zamestnanosť, sociálne záležitosti a začlenenie (GR EMPL). Požiadal o kópiu „dokumentu týkajúceho sa revízie/hodnotenia projektu elektronického zdravotníctva v Slovinsku ... vypracovaného na konci roka 2010“.

5. GR EMPL 2. augusta 2011 potvrdilo prijatie žiadosti sťažovateľa o prístup z 21. júla 2011 a informovalo ho, že odpoveď dostane do 15 pracovných dní.

6. Sťažovateľ 5. augusta 2011 informoval GR EMPL, že hoci jeho e-maily zostali „prísne nezodpovedané“, chcel vedieť, čo sa stalo s jeho e-mailom z 21. júla 2011. Predpokladal, že 15-dňová lehota začala plynúť v tento deň. Dodal, že jeho prvá žiadosť bola zaslaná zastúpeniu 8. júla 2011. Zastúpenie neodpovedalo týždeň a poskytlo mu e-mailovú adresu GR EMPL až po telefonickom hovore. Chcel sa sťažovať a požiadať o informácie o tom, kde to urobiť.

7. Dňa 8. augusta 2011 GR EMPL odpovedalo, že jeho žiadosť o prístup bola zaregistrovaná a že dostane odpoveď do 15 pracovných dní, ako sa stanovuje v článku 7 ods. 1 nariadenia č. 1049/2001. Vysvetlil, že počet zamestnancov Komisie sa počas letných prázdnin znížil a že to viedlo k určitému oneskoreniu pri spracovaní jeho e-mailu z 21. júla 2011. Komisia informovala sťažovateľa, že ak nebude spokojný s vybavením jeho žiadosti, môže sa sťažovať európskemu ombudsmanovi.

8. V ten istý deň sťažovateľ odpovedal, že pri zaslaní žiadosti nie je relevantná, pretože jej registrácia sa môže oneskoriť. V jeho prípade išlo o dvojtýždňové oneskorenie. Pýtal sa, prečo kolegovia GR EMPL na zastúpení od 8. júla 2011 nič neurobili. Dodal, že nie je spokojný s prístupom Komisie a má v úmysle podať sťažnosť. Bolo neprijateľné čakať na dokument viac ako mesiac.

9. Sťažovateľ sa 11. augusta 2011 písomne obrátil na zastúpenie. Požiadal, aby mu bolo poskytnuté potvrdenie o tom, kedy, ak vôbec, zamestnanci zastúpenia postúpili jeho žiadosť o prístup k dokumentom z 8. júla 2011 Komisii, pretože jeho žiadosť o prístup bola zjavne dvakrát zamietnutá, a to 8. a 21. júla 2011.

12. Dňa 17. augusta 2011 zastúpenie informovalo sťažovateľa, že všetky jeho žiadosti o prístup k dokumentom boli okamžite postúpené príslušnému útvaru Komisie. Vo svojej odpovedi z 15. júla 2011 na jeho žiadosť z 8. júla 2011 mu zastúpenie vysvetlilo, že žiadosť sa musí podať písomne príslušnému útvaru Komisie, ktorým je v tomto prípade GR EMPL [2]. Sťažovateľ tak urobil 21. júla 2011 bez uvedenia zastúpenia v kópii. Zastúpenie teda mohlo zasiahnuť až po jeho telefonickom hovore z 29. júla 2011, pričom poukázalo na to, že sťažovateľ čaká na odpoveď, a požiadalo o prednostné vybavenie jeho žiadosti. Jeho žiadosť bola, žiaľ, prehliadnutá. Na žiadosť GR EMPL zastúpenie 2. augusta 2011 požiadalo sťažovateľa o opätovné zaslanie jeho žiadosti. To viedlo k tomu, že GR EMPL zaregistrovalo jeho žiadosť. Zastúpenie s cieľom pomôcť sťažovateľovi viackrát pripomenulo GR EMPL jeho žiadosť, a to aj po jeho telefonickom hovore z 11. augusta 2011. Ubezpečila sťažovateľa, že by mal dostať odpoveď do 15 pracovných dní, ale dodala, že nie je oveľa viac, ako by mohla urobiť z vecného hľadiska.

13. Dňa 24. augusta 2011 GR EMPL odpovedalo na žiadosť sťažovateľa o prístup, ktorá bola zaslaná 21. júla 2011 a zaregistrovaná 2. augusta 2011. Ospravedlnila sa za omeškanie pri registrácii, ktoré bolo spôsobené znížením počtu zamestnancov počas letných prázdnin. Navrhla, aby sťažovateľ v budúcnosti používal online formulár dostupný na osobitnom webovom sídle, čím by sa zabezpečili rýchle následné opatrenia. Sťažovateľ požiadal o prístup k dokumentom týkajúcim sa projektu elektronického zdravotníctva a audítorskej misie, ktorú GR EMPL vykonalo v Slovinsku. Audítorská misia bola načrtnutá v audítorskej správe, ktorá vychádzala z viacerých dokumentov, na ktoré sa odvoláva Komisia. GR EMPL dodalo, že v súvislosti s projektom elektronického zdravotníctva neboli zistené žiadne nedostatky ani nezrovnalosti. Prístup však nebolo možné poskytnúť podľa článku 4 ods. 2 tretej zarážky nariadenia č. 1049/2001 (ochrana účelu inšpekcií, vyšetrovania a kontroly) a článku 4 ods. 1 písm. b) (ochrana osobných údajov) s cieľom chrániť totožnosť jednotlivcov uvedených v dokumentoch. K predmetným dokumentom nebolo možné poskytnúť čiastočný prístup a sťažovateľ nepreukázal, že existuje prevažujúci verejný záujem na ich zverejnení. Sťažovateľ bol informovaný, že môže požiadať generálneho tajomníka Komisie o preskúmanie tohto rozhodnutia.

Predmet vyšetrovania

14. Ombudsmanka začala vyšetrovanie nasledujúceho obvinenia.

Tvrdenie:

Komisia nevybavila žiadosť (žiadosti) sťažovateľa o prístup k dokumentom rýchlo a s náležitým ohľadom na príslušné lehoty.

Okrem toho ombudsmanka v liste o začatí vyšetrovania vyzvala Komisiu, aby sa zaoberala týmito otázkami:

„1. Pokiaľ ide o žiadosť z 8. júla 2011, zastúpenie Komisie v Ľubľane (ďalej len „zastúpenie“) vo svojom liste zo 17. augusta 2011 uviedlo, že všetky žiadosti sťažovateľa o prístup k dokumentom boli vždy okamžite postúpené príslušnému útvaru Komisie. V tej istej korešpondencii však zastúpenie uviedlo, že vo svojej odpovedi na žiadosť z 8. júla 2011 informovalo sťažovateľa, že musí podať žiadosť priamo GR EMPL. Mohla by Komisia uviesť, či a ak áno, kedy jej zastúpenie postúpilo žiadosť z 8. júla 2011 príslušnému útvaru?

2. Komisia vo svojej odpovedi z 24. augusta 2011 uviedla, že žiadosť sťažovateľa o prístup bola zaregistrovaná oneskorene, t. j. 2. augusta 2011, z dôvodu zníženia počtu zamestnancov počas letných prázdnin. Tento účet je však na prvý pohľad v rozpore s vysvetleniami, ktoré poskytlo zastúpenie vo svojom liste zo 17. augusta 2011, v ktorom sa uvádzalo, že žiadosť bola prehliadnutá a že na žiadosť útvarov Komisie ju sťažovateľ musel opätovne predložiť pred tým, ako mohol byť zaregistrovaný. Mohla by preto Komisia vysvetliť skutkové okolnosti, ktoré viedli k tomu, že žiadosť sťažovateľa z 21. júla 2011 bola zaregistrovaná až 2. augusta 2011?“

15. Sťažovateľ takisto tvrdil, že Komisia by mu mala poskytnúť dokumenty, o ktoré požiadal. Ombudsman ho však informoval, že táto žiadosť je podľa článku 2 ods. 4 jeho štatútu neprípustná, pretože v reakcii na odmietnutie Komisie poskytnúť mu požadovaný dokument nepodal opakovanú žiadosť podľa nariadenia č. 1049/2001.

16. Okrem toho vzhľadom na to, že sťažovateľ sa domnieval, že lehota 15 pracovných dní stanovená v nariadení č. 1049/2001 na rozhodnutie o žiadosti o prístup bola neprimeraná, ombudsman ho informoval, že nemá právomoc skúmať argumenty týkajúce sa podstaty právnych predpisov EÚ, a odporučil mu, aby v tejto veci predložil petíciu Výboru Európskeho parlamentu pre petície.

Vyšetrovanie

17. Dňa 30. januára 2012 ombudsman začal vyšetrovanie.

18. Dňa 25. apríla 2012 Komisia poskytla svoje stanovisko k sťažnosti.

19. Dňa 26. apríla 2012 ombudsman postúpil stanovisko Komisie sťažovateľovi a vyzval ho, aby k nemu predložil svoje pripomienky.

20. Vzhľadom na to, že sťažovateľ nedostal žiadne pripomienky, útvary ombudsmana mu 1. augusta 2012 zatelefonovali, aby zistili, či má stále v úmysle predložiť svoje pripomienky. Sťažovateľ vyhlásil, že si už neželá pokračovať vo svojom prípade, a následne potvrdil svoje stanovisko e-mailom.

Analýza a závery ombudsmana

A. Tvrdenie o nevybavení žiadosti (žiadostí) sťažovateľa o prístup k dokumentom rýchlo a s náležitým ohľadom na príslušné lehoty

Argumenty predložené ombudsmanovi

21. Sťažovateľ vo svojej sťažnosti poukázal na to, že 8. júla 2011 zaslal žiadosť o prístup k dokumentom. Následne mu bola poskytnutá e-mailová adresa GR EMPL, ale žiadosť o prístup, ktorú adresoval GR EMPL 21. júla 2011, zostala nezodpovedaná. Po niekoľkých telefonických hovoroch bola jeho žiadosť zaregistrovaná 2. augusta 2011 a bol informovaný, že na odpoveď bude musieť počkať ďalších 15 dní. Ako novinár dôrazne protestoval proti takejto praxi, pretože povinnosť čakať viac ako mesiac na prístup k dokumentu by znemožnila jeho prácu, najmä preto, že to zahŕňalo aj niekoľko telefonických a e-mailových výmen. Sťažovateľ uviedol, že na požadované dokumenty čakal od 8. júla 2011. Tvrdil, že požadované dokumenty by sa mu mali poskytnúť bezodkladne a že Komisia by mala dodržať lehoty.

22. Komisia vo svojom stanovisku poukázala na to, že sťažovateľ predložil 21. júla 2011 GR EMPL žiadosť o prístup. GR EMPL formálne zaregistrovalo jeho žiadosť 2. augusta 2011 a Komisia zamietla prístup rozhodnutím z 23. augusta 2011.

23. Pokiaľ ide o prvú otázku ombudsmana, Komisia odpovedala, že zastúpenie informovalo GR EMPL o žiadosti sťažovateľa o prístup 11. júla 2011.

24. Pokiaľ ide o druhú otázku ombudsmana, Komisia uviedla, že sťažovateľ zaslal svoju žiadosť do funkčnej e-mailovej schránky GR EMPL 21. júla 2011, ktorý bol štátnym sviatkom. Žiadosť bola zaregistrovaná 2. augusta 2011. Zákonná lehota na vybavenie prvej žiadosti podľa nariadenia č. 1049/2011, t. j. 15 pracovných dní, bola „technicky dodržaná“, pretože žiadosť bola zaregistrovaná 2. augusta 2011 a formálne rozhodnutie Komisie bolo prijaté o 14 pracovných dní neskôr, 23. augusta 2011. Žiadosť bola zaregistrovaná s oneskorením 8 pracovných dní (od 21. júla 2011 do 2. augusta 2011) z dôvodu zníženého počtu zamestnancov v príslušnom útvare počas dovolenkovej sezóny. Komisia sa sťažovateľovi ospravedlnila za toto oneskorenie a vysvetlila jeho dôvody.

25. Sťažovateľ vo svojich pripomienkach informoval ombudsmana, že už nemá záujem vo veci pokračovať.

Hodnotenie ombudsmana

26. Vzhľadom na to, že sťažovateľ informoval ombudsmana, že chce svoju sťažnosť stiahnuť, ombudsman dospel k záveru, že neexistujú dôvody na ďalšie vyšetrovanie tohto prípadu. Preto ukončuje vyšetrovanie tejto sťažnosti. Ombudsman však stále zastáva názor, že ak identifikuje príležitosti pre administratívu EÚ na zlepšenie jej služieb pre občanov v budúcnosti, môže na tento účel uviesť ďalšiu poznámku.

27. V tomto prípade sa ombudsman domnieva, že v tomto prípade je potrebné zdôrazniť tieto body:

a) Komisia zaregistrovala žiadosť sťažovateľa o prístup z 21. júla 2011 až 2. augusta 2011. V nariadení č. 1049/2001 sa stanovuje, že žiadosti o prístup sa vybavujú bezodkladne. Ombudsman sa domnieva, že takéto žiadosti by sa za normálnych okolností mali registrovať nasledujúci pracovný deň, pokiaľ nenastanú výnimočné okolnosti [3]. Hoci ombudsman chápe, že môže byť ťažké zabezpečiť hladký priebeh administratívnych služieb počas dovolenkových období, nie je presvedčený, že zníženie počtu zamestnancov z dôvodu dovolenkového obdobia predstavuje takúto výnimočnú okolnosť. Ako sa uvádza v ďalšom bode, je to o to poľutovaniahodnejšie, že sťažovateľ predložil rovnakú žiadosť o prístup už 8. júla 2011.

b) Sťažovateľ predložil zastúpeniu 8. júla 2011 žiadosť o prístup k dokumentom. Je mätúce, že Komisia i) zjavne nikdy nezaregistrovala žiadosť sťažovateľa z 8. júla 2011 [4] a ii) namiesto toho sťažovateľovi odporučila, aby použil konkrétnu funkčnú e-mailovú adresu, hoci sa zdá, že jeho žiadosť o prístup k dokumentom spĺňa požiadavky článku 6 ods. 1 nariadenia č. 1049/2001 [5]. Môže byť užitočné dodať, že predstavuje osvedčený administratívny postup pre správne orgány, ktoré nie sú príslušné zaoberať sa žiadosťou o postúpenie takejto žiadosti príslušnému orgánu [6]. To logicky znamená, že príslušný orgán by sa potom mal touto záležitosťou zaoberať.

c) Ombudsman napokon poznamenáva, že sťažovateľ v skutočnosti podal prvú žiadosť o prístup k dokumentom 7. marca 2011. Zastúpenie túto žiadosť 10. marca 2011 zamietlo. Zastúpenie však vo svojej odpovedi na zamietnutie prístupu k dokumentu neinformovalo sťažovateľa o jeho práve podať opakovanú žiadosť podľa článku 8 nariadenia č. 1049/2001.

B. Závery

Ombudsman na základe svojho vyšetrovania tejto sťažnosti uzatvára túto sťažnosť s týmto záverom:

Nie je dôvod na ďalšie skúmanie tejto výhrady.

Sťažovateľ a Komisia budú o tomto rozhodnutí informovaní.

Ďalšie poznámky

V nariadení č. 1049/2001 sa vyžaduje, aby sa žiadosti o prístup k dokumentom vybavovali bezodkladne. Hoci môže byť ťažké zabezpečiť hladký priebeh administratívnych služieb počas dovolenkových období, bolo by užitočné, keby Komisia mohla urobiť všetko pre zabezpečenie rýchlej registrácie žiadostí o prístup aj počas takýchto období.

Komisia by mohla zvážiť prijatie opatrení na zabezpečenie toho, aby žiadosti o prístup boli v skutočnosti riadne zaregistrované ako také. Okrem toho by Komisia konala spôsobom priaznivejším pre občanov, ak by žiadosti o prístup zaregistrovala, keď sú predložené vo forme, ktorá spĺňa požiadavky nariadenia č. 1049/2001, namiesto toho, aby dala žiadateľom pokyn, aby tieto žiadosti opätovne predložili do konkrétnej e-mailovej schránky.

Komisii by sa odporúčalo, aby zabezpečila, že keď jej útvary zamietnu prvú žiadosť o prístup k dokumentom, žiadateľ bude riadne informovaný o svojom práve podať opakovanú žiadosť.

P. Nikiforos Diamandouros

V Štrasburgu 12. októbra 2012

[1] Ú. v. ES L 145, 2001, s. 43.

[2] Sťažovateľ ani Komisia neposkytli ombudsmanovi kópiu odpovede zastúpenia z 15. júla 2011.

[3] Pozri najmä ďalšiu poznámku v tomto zmysle, ktorú ombudsman uviedol vo svojom rozhodnutí vo veci 3697/2006/PB. Pozri aj závery ombudsmana v jeho rozhodnutí vo veci 1190/2008/DK.

[4] Odpoveď Komisie z 23. augusta 2011 sa týkala len žiadosti z 21. júla 2011.

[5] „Žiadosti o prístup k dokumentu sa podávajú akoukoľvek písomnou formou vrátane elektronickej formy, [zvýraznenie doplnené] v jednom z jazykov uvedených v článku 314 Zmluvy o ES a dostatočne presným spôsobom, aby orgán mohol dokument identifikovať. Žiadateľ nie je povinný žiadosť odôvodniť.“

[6] Pozri Európsky kódex dobrej správnej praxe (ďalej len „kódex“), článok 15 ods. 1:

„1. Ak je list alebo sťažnosť adresovaná inštitúcii alebo postúpená generálnemu riaditeľstvu, riaditeľstvu alebo oddeleniu, ktoré nemá právomoc sa ňou zaoberať, jeho útvary zabezpečia, aby sa spis bezodkladne postúpil príslušnému útvaru inštitúcie.“Úplné znenie kódexu je k dispozícii na adrese: http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/code.faces#hl19