Contesto della denuncia

1. Il denunciante è un ospedale universitario tedesco. Nel 2009 ha presentato all'Agenzia esecutiva per la salute e i consumatori (EAHC) una proposta nell'ambito del secondo programma d'azione comunitaria in materia di salute (invito a presentare proposte 2009)[1]. Il denunciante ha proposto di organizzare una conferenza scientifica sullo screening, la diagnostica e la terapia relativi a una determinata forma di malattia.

2. Con lettera del 21 agosto 2009 (di seguito «la decisione»), l'EAHC ha informato il denunciante che la sua proposta doveva essere esclusa dalla valutazione, dato che non soddisfaceva i criteri stabiliti nel piano di lavoro 2009 [2]. Secondo tali criteri, le conferenze dovevano svolgersi negli ultimi due mesi del 2009 e/o nel 2010. L'EAHC ha sottolineato che la conferenza proposta dal denunciante era prevista per ottobre 2009 [3].

3. Nella corrispondenza che ne è seguita, il denunciante ha ritenuto che l'EAHC avesse torto nell'assumere che la conferenza fosse stata programmata per l'ottobre 2009. Il denunciante ha ammesso che vi era un errore tipografico al punto 2.1 della proposta, in cui la data della conferenza proposta era, di fatto, il 9 settembre 2009. Tuttavia, la data effettiva della conferenza è stata chiaramente identificata in altre sezioni della proposta. Il denunciante ha inoltre ritenuto che, in una serie di altri modi, l'EAHC non abbia gestito correttamente la sua proposta.

4. Il 23 settembre 2009 il denunciante si è rivolto al Mediatore (denuncia 2440/2009/BEH). Ha affermato che l'EAHC non ha gestito correttamente la sua proposta. Il denunciante ha inoltre affermato che l'EAHC non ha risposto a una lettera da essa inviata l'8 settembre 2009. Essa ha sostenuto che l’EAHC avrebbe dovuto i) riammettere la sua proposta alla procedura di valutazione o ii) annullare e rilanciare l’invito a presentare proposte. Essa ha inoltre chiesto all’EAHC di rispondere alla sua lettera dell’8 settembre 2009.

5. Il 13 ottobre 2009 il denunciante ha trasmesso al Mediatore la sua lettera all'EAHC dell'8 settembre, nonché la relativa risposta dell'EAHC del 28 settembre 2009. In tale risposta, l'EAHC ha mantenuto la sua posizione, ma ha anche dichiarato di aver trasmesso il caso al suo servizio giuridico per un'analisi approfondita e che avrebbe riferito al denunciante il più presto possibile.

6. Il 20 ottobre 2009 il Mediatore ha archiviato la denuncia 2440/2009/BEH. Ritiene che l'EAHC abbia adottato misure per risolvere la questione, per quanto riguarda la presunta mancata risposta alla lettera del denunciante dell'8 settembre 2009. Per quanto riguarda la sostanza della posizione dell'EAHC, il Mediatore ha osservato che, come emerge dalla sua lettera del 28 settembre 2009, il servizio giuridico dell'EAHC stava analizzando la questione. Per questo motivo, il Mediatore ha ritenuto che non vi fossero motivi sufficienti per avviare un'indagine su tale aspetto della denuncia (articolo 228 del trattato sul funzionamento dell'UE). Allo stesso tempo, ha informato il denunciante che rimaneva libero di presentare una nuova denuncia, nel caso in cui l'EAHC non le avesse fornito una risposta soddisfacente entro un termine ragionevole.

7. Il 16 febbraio 2010 il denunciante, dopo aver ricevuto la risposta dell'EAHC, ha presentato la presente denuncia al Mediatore.

Oggetto dell'indagine

8. Nella sua denuncia, il denunciante ha presentato la seguente asserzione e argomentazione.

Asserzione:

L'EAHC non ha gestito correttamente la proposta del denunciante presentata nell'ambito del secondo programma d'azione comunitaria in materia di salute (invito a presentare proposte 2009).

Domanda:

L'EAHC dovrebbe i) riammettere la suddetta proposta alla procedura di valutazione o ii) annullare e rilanciare l'invito a presentare candidature.

L'indagine

9. La denuncia è stata inviata al direttore dell'EAHC per un parere. Il parere dell'EAHC è stato trasmesso al denunciante con un invito a presentare osservazioni, che ha inviato il 25 giugno 2010. Dopo aver esaminato le osservazioni del denunciante e dell'EAHC, il Mediatore ha concluso che era necessario esaminare il fascicolo dell'EAHC. Tale ispezione ha avuto luogo il 28 gennaio 2011. Una copia della relazione su tale ispezione è stata inviata all'EAHC e un'ulteriore copia è stata inviata al denunciante per osservazioni. Il 29 marzo 2011 il denunciante ha presentato osservazioni in merito a tale relazione.

Analisi e conclusioni del Mediatore

Osservazioni preliminari

10. Nel suo parere, l'EAHC ha dichiarato che la denuncia al Mediatore non è stata presentata da nessuna delle persone indicate come rappresentante legale del denunciante o sua persona di contatto sulla proposta, ma da un'altra persona. Nelle osservazioni del denunciante, la persona che ha presentato il reclamo ha dichiarato di aver presentato il reclamo, in quanto era stato incaricato di redigere la proposta. Qualora fosse necessario che un altro rappresentante dell'ospedale universitario firmi la denuncia, ha chiesto al Mediatore di informarlo di conseguenza. Se è vero che, nella sezione pertinente della proposta presentata all'EAHC, il nome della persona che presenta il presente reclamo non è menzionato come persona di contatto o rappresentante legale del denunciante, tale informazione sembra essere stata fornita solo nel quadro della proposta della conferenza. Non si può quindi dire di identificare le persone che possono, a nome del denunciante, presentare una denuncia al Mediatore in relazione al trattamento di tale proposta. Inoltre, il Mediatore, a giudicare dalle circostanze e dai documenti che gli sono stati presentati, compresa la proposta, non vede alcun motivo per dubitare che la persona che ha presentato la denuncia abbia agito per conto del denunciante.

11. Data la loro connessione fattuale, è opportuno esaminare congiuntamente l'asserzione e l'argomentazione del denunciante.

A. Per quanto riguarda il trattamento della proposta del denunciante

Argomenti presentati al Mediatore

12. A sostegno della sua asserzione e argomentazione, il denunciante ha sostanzialmente presentato le seguenti argomentazioni:

i) L'EAHC ha escluso la sua proposta sulla base del fatto che la conferenza proposta non era prevista entro il particolare lasso di tempo stabilito dall'invito a presentare proposte, vale a dire negli ultimi due mesi del 2009 e/o nel 2010. Il denunciante ha sostenuto che la sua indicazione del "09-09-2009" come data della conferenza nel settore previsto a tal fine derivava da un errore tipografico. Tuttavia, la data corretta della conferenza (settembre 2010) potrebbe essere individuata dagli altri contenuti della proposta. Ne consegue che l’EAHC non ha analizzato la sua proposta e ha deciso sulla base di un evidente errore materiale. Il denunciante ha sostenuto che, alla luce del punto 2.2 dei principi generali e dei criteri di selezione, aggiudicazione e di altro tipo (allegato II del piano di lavoro annuale 2009)[4] e dell'articolo 178, paragrafo 2, delle modalità di esecuzione del regolamento finanziario [5], l'EAHC avrebbe dovuto chiederle chiarimenti.

ii) L'EAHC non ha indicato possibilità di ricorso o procedure di reclamo per quanto riguarda la decisione.

iii) Il modulo elettronico per la presentazione delle proposte prevedeva un controllo automatico della plausibilità delle proposte. Tuttavia, il campo che indicava la data della conferenza non era apparentemente soggetto a tale controllo. Secondo il denunciante, ciò era fuorviante per i richiedenti.

iv) L'EAHC non ha inviato la decisione alla persona di contatto indicata nella proposta e, inviando la decisione al denunciante per posta, ha utilizzato il mezzo di comunicazione più lento. Secondo il denunciante, l'EAHC ha quindi cercato di creare un fatto compiuto.

13. Nel suo parere, l'EAHC ha presentato le seguenti argomentazioni in risposta alle argomentazioni del denunciante:

i) Come indicato nella guida per i candidati, tutte le proposte ricevute sono state verificate in ordine consecutivo per verificarne la conformità ai criteri di esclusione, selezione e aggiudicazione dell'invito. Il mancato rispetto di uno di tali criteri ha comportato l'esclusione automatica di una proposta. I richiedenti dovevano fornire informazioni sulla data della conferenza solo nella sezione 2.1 del modulo elettronico ("Date previste"), a cui l'EAHC ha fatto riferimento come "specifica chiave", ma in nessun altro punto della proposta. Dato che la data indicata dal denunciante in questo campo non rientrava nel calendario stabilito, la sua proposta è stata automaticamente esclusa, senza controllare le altre sezioni della proposta. L'EAHC ha sottolineato che altre tre domande presentate nel 2009 sono state escluse per lo stesso motivo [6]. L'EAHC ha dichiarato di aver ricevuto 257 domande nell'ambito dell'invito a presentare proposte del 2009. Non è stato quindi possibile, durante i cinque giorni lavorativi disponibili per il loro screening iniziale, verificare integralmente le proposte. L'EAHC ha riconosciuto che il denunciante ha fornito informazioni diverse sulla data della conferenza in altre sezioni della sua domanda. Tuttavia, per motivi di efficienza, questi non sono stati presi in considerazione nello screening iniziale. Per quanto riguarda l'articolo 178, paragrafo 2, delle modalità di esecuzione del regolamento finanziario, l'EAHC ha sottolineato che, in casi giustificati di evidenti errori materiali, ha chiesto chiarimenti alle entità che presentavano proposte. Tuttavia, dato che, a seguito della sua esclusione dopo lo screening iniziale, la proposta del denunciante non è stata ulteriormente valutata nel corso del processo di valutazione, l'indicazione della data della conferenza nel campo richiesto non ha potuto essere e non è stata considerata un evidente errore materiale. In ogni caso, l'articolo 178, paragrafo 2, delle modalità di esecuzione del regolamento finanziario non prevedeva l'obbligo di chiedere chiarimenti, bensì lo lasciava alla discrezionalità di un'istituzione. L'EAHC ha inoltre sottolineato che, firmando la "Dichiarazione d'onore" allegata al modulo di domanda, il denunciante ha accettato che fosse sua responsabilità garantire che fossero state fornite informazioni corrette, in particolare in relazione alle specifiche chiave del modulo di domanda.

ii) L’EAHC ha dichiarato che i richiedenti che intendono impugnare le sue decisioni dispongono di diversi mezzi di ricorso o di reclamo. Ha sottolineato la possibilità di chiederle di fornire ulteriori informazioni o di presentare una denuncia. Inoltre, i richiedenti potevano presentare un ricorso amministrativo alla Commissione, in linea con l'articolo 22 del regolamento (CE) n. 58/2003 [7]. Inoltre, un ricorso di annullamento potrebbe essere proposto contro una decisione della Commissione che respinge un ricorso amministrativo. Alla luce di tale situazione giuridica, l'EAHC ha sottolineato che il denunciante non ha presentato un ricorso amministrativo e pertanto non si è avvalso dei suoi diritti ai sensi del regolamento (CE) n. 58/2003. L'EAHC ha ribadito che la denuncia del denunciante è stata trattata correttamente. Ne consegue che l'opinione del denunciante secondo cui l'EAHC non le ha concesso alcun mezzo di ricorso era infondata.

iii) L’EAHC ha sostenuto che il controllo automatico non verificava il contenuto della domanda, ma semplicemente se i campi obbligatori contenevano alcun contenuto. L'unica eccezione era nella sezione bilancio del modulo di domanda, poiché il bilancio doveva essere in pareggio. Se così non fosse, le cifre in questione apparivano in rosso anziché in nero.

iv) L'EAHC ha sottolineato che qualsiasi lettera ufficiale che informa un richiedente dell'esito della valutazione della sua proposta è stata inviata per posta raccomandata e, parallelamente, per posta elettronica al rappresentante legale del richiedente. La persona di contatto indicata nelle domande è stata contattata solo in caso di domande minori. L'EAHC ha sottolineato di aver inviato la decisione sia per posta elettronica che per posta raccomandata al rappresentante legale del denunciante.

14. In sintesi, l’EAHC ha sostenuto che non vi era stato alcun caso di cattiva amministrazione nel caso di specie. Ha dichiarato di applicare gli stessi criteri di ammissibilità a tutti i richiedenti, ha fornito al denunciante i motivi dell'esclusione della sua proposta e ha reagito alle lettere del denunciante entro un termine ragionevole. L'EAHC ha inoltre sottolineato di aver adottato le misure necessarie per evitare problemi analoghi in futuro.

15. Nelle sue osservazioni, il denunciante ha sostenuto che l'EAHC sembrava esemplificare standard di lavoro miserabili. Escludere una proposta voluminosa sulla base delle informazioni fornite in un unico campo, che non era oggetto di un adeguato controllo di plausibilità, equivaleva a una mancanza di dovuta diligenza o a una negligenza grave. L'EAHC non aveva considerato la possibilità di un evidente errore materiale, anche se avrebbe dovuto farlo in linea con la legislazione applicabile.

16. Secondo il denunciante, prevedere solo cinque giorni lavorativi per il trattamento di 257 proposte equivaleva a un caso di negligenza organizzativa. Il denunciante ha preso atto del riferimento dell'EAHC alla parità di trattamento di tutti i richiedenti. A suo parere, tuttavia, ciò ha trascurato il fatto che, in un contesto di mancanza di medici, le proposte richiedevano consultazioni con enti di 10 paesi e che la quantità di lavoro richiesta era quindi enorme. Ne consegue che i richiedenti dovrebbero avere diritto a un trattamento adeguato delle loro proposte, cosa che l'EAHC non ha garantito.

17. Il denunciante ha inoltre affermato che l'EAHC ha riconosciuto che la conferenza era stata pianificata per il periodo di tempo corretto. La decisione era quindi errata. L'EAHC non aveva presentato le sue scuse né considerato i mezzi per correggere il suo errore. Secondo il denunciante, l'EAHC ha utilizzato un evidente errore materiale come pretesto per respingere la sua proposta, mentre la conferenza proposta avrebbe meritato finanziamenti. Il parere dell'EAHC cercava di sminuire il proprio errore. Questo è stato dannoso per l'idea europea.

18. Nella sua lettera che annunciava un'ispezione del fascicolo dell'EAHC, il Mediatore ha chiesto al direttore dell'EAHC di consentire ai suoi servizi di esaminare il fascicolo del denunciante, nonché i fascicoli relativi alle altre proposte che l'EAHC ha respinto in quanto la data della conferenza non era entro il termine stabilito.

19. Nell'ambito dell'ispezione, l'EAHC ha sottolineato che le osservazioni del denunciante sul suo parere, vale a dire quello dell'EAHC, contenevano alcune inesattezze di fatto. In primo luogo, l'affermazione del denunciante secondo cui la valutazione delle proposte è stata effettuata entro un periodo di soli cinque giorni era chiaramente errata. Come confermato da un diagramma di flusso presentato nel corso dell'ispezione, è stato solo il controllo di ammissibilità ("analisi dei criteri di esclusione") delle proposte che ha richiesto cinque giorni, mentre il controllo delle proposte rispetto ai criteri di aggiudicazione ha richiesto altri 10 giorni. In secondo luogo, l'EAHC ha sottolineato che l'affermazione del denunciante secondo cui i richiedenti dovevano consultare persone di 10 paesi prima di presentare una proposta era fuorviante o errata, dato che vi sarebbe stato un solo beneficiario in caso di cofinanziamento di una proposta. Invece, era necessario che persone provenienti da 10 paesi partecipassero a una conferenza proposta.

20. L'EAHC ha spiegato che stava riesaminando periodicamente le proprie procedure e ha aggiunto che tale procedura era facilitata dai questionari e dai riscontri ricevuti dai richiedenti. Al fine di escludere in futuro problemi simili a quelli cui era confrontato il denunciante, l'EAHC aveva proceduto ad alcune modifiche. L'invito a presentare proposte del 2010 prevedeva che i progetti dovessero essere realizzati nel 2011 per essere ammissibili e quest'anno erano stati codificati nel modulo di domanda elettronico. I candidati dovevano quindi aggiungere solo il giorno e il mese della conferenza. Il modulo di candidatura per l'invito a presentare proposte 2010 prevedeva anche una lista di controllo obbligatoria ampliata da compilare a mano che comprendeva la seguente voce: "La conferenza è prevista per il 2011".

21. L'EAHC ha inoltre fornito ulteriori dettagli sull'organizzazione del processo di selezione. Pertanto, essa ha sottolineato che è nell’interesse dei richiedenti ricevere una decisione sulle proposte presentate il più rapidamente possibile. Concedere ai richiedenti un periodo di tempo supplementare per correggere errori o omissioni ritarderebbe l'adozione di decisioni su tutte le altre domande che non contengono errori o omissioni. L'EAHC ha inoltre affermato che, per quanto riguarda l'invito a presentare proposte del 2009, un totale di tre proposte di conferenza, comprese quelle del denunciante, erano state escluse sulla base dell'indicazione di una data della conferenza che non rientrava nel calendario pertinente. Ai rappresentanti del Mediatore è stata mostrata una tabella (intitolata "Overview of proposals that are out at screening ") che elenca tutte le proposte presentate nell'ambito dell'invito a presentare proposte del 2009, che sono state escluse come non ammissibili. Tale tabella elencava le tre proposte di conferenza summenzionate escluse, tra cui quella del denunciante.

22. Dall'ispezione dei fascicoli dell'EAHC [8] è emerso che, nel caso delle altre due proposte di conferenza che l'EAHC aveva respinto in quanto la data della conferenza non era entro il termine pertinente, i richiedenti non hanno contestato le conclusioni dell'EAHC. Dall'ispezione è inoltre emerso che l'EAHC ha informato il denunciante dell'esclusione della sua proposta con lettera del 21 agosto 2009, che ha anche inviato, il 24 agosto 2009, al rappresentante legale del denunciante per posta elettronica. Il 9 settembre 2009 il denunciante ha informato l'EAHC che la data della conferenza da esso indicata nel modulo di domanda era errata.

23. Nelle sue osservazioni sul rapporto di ispezione, il denunciante ha ritenuto che i risultati dell'ispezione confermassero la sua impressione che l'EAHC non avesse gestito la sua proposta in linea con i principi di buona amministrazione. Secondo il denunciante, le opinioni riportate nella relazione hanno anche confermato che le pratiche dell'EAHC hanno continuato a essere carenti. Commentando le inesattezze fattuali evidenziate dall'EAHC nel corso dell'ispezione, il denunciante ha sostenuto che un periodo di cinque giorni per trattare tutte le domande era sufficiente affinché l'EAHC escludesse la sua proposta. Sembrerebbe tuttavia che quest’ultima non sia stata letta. Per quanto riguarda il coinvolgimento di partner di altri paesi, il denunciante ha fatto riferimento alla "Guida alla conferenza" dell'EAHC. Secondo tale guida, "[l]a conferenza dovrebbe avere un'ampia dimensione dell'Unione europea, con partecipanti di rappresentanze di 10 o più paesi che partecipano alla seconda sanità. Poiché le pratiche e le politiche in materia di sanità pubblica differiscono notevolmente tra gli Stati membri dell'UE, le conferenze finanziate nell'ambito del secondo programma dell'UE in materia di salute dovrebbero tenere conto di questa diversità geografica, culturale e sociale. Alla conferenza dovrebbe partecipare un numero sufficiente di organizzazioni di diversi Stati membri dell'UE e paesi candidati, a seconda della portata, degli obiettivi e del gruppo destinatario della conferenza". In tale contesto, il denunciante ha espresso l'auspicio che la dichiarazione dell'EAHC, secondo cui la partecipazione di rappresentanti di 10 o più paesi non richiederebbe una previa consultazione con loro, non sia in linea con i principi di buona amministrazione.

24. Il denunciante ha inoltre affermato che la decisione è stata inviata solo il 21 agosto 2009. L'affermazione dell'EAHC secondo cui le decisioni dovevano essere prese il più rapidamente possibile dovrebbe essere presa in considerazione in questo contesto. Il denunciante ha inoltre sostenuto che, al momento dell'invio della decisione, l'EAHC non ha tenuto conto delle informazioni fornite sulla persona di contatto nel modulo di domanda. Il denunciante ha inoltre allegato una copia dell'ultima pagina del modulo di domanda e ha ribadito che era incomprensibile il motivo per cui, una volta che un campo obbligatorio aveva causato l'esclusione della sua proposta, non fosse stato sottoposto a un controllo automatico di plausibilità. In conclusione, il denunciante ha sostenuto che per più di un anno e mezzo l'EAHC non ha adottato alcuna misura per porre rimedio al danno arrecato.

Valutazione del Mediatore

25. A sostegno della sua affermazione, il denunciante ha sollevato una serie di aspetti specifici riguardanti il trattamento della sua proposta da parte dell'EAHC. È pertanto opportuno che il Mediatore analizzi ciascuno di questi aspetti a turno.

26. Per quanto riguarda l'affermazione del denunciante secondo cui il campo obbligatorio in cui doveva essere indicata la data della conferenza non era soggetto a un controllo automatico di plausibilità, l'EAHC ha spiegato che tale controllo era stato effettuato ma che, a parte la sezione relativa al bilancio, il controllo mirava a stabilire se i campi obbligatori contenevano alcun contenuto. Ciò è confermato dalle informazioni fornite nella sezione di convalida del modulo di domanda che il denunciante ha presentato al Mediatore. Tale sezione contiene le seguenti informazioni: "Cliccare sul pulsante di convalida per verificare se i campi obbligatori del modulo di domanda sono stati compilati. Dopo la convalida, sarà comunque possibile modificare i dati."L'argomentazione del denunciante relativa al controllo automatico di plausibilità è pertanto infondata.

27. Per quanto riguarda la questione se l'EAHC abbia comunicato la sua decisione al rappresentante indicato a tal fine dal denunciante, è pacifico che l'EAHC ha inviato la sua decisione al rappresentante legale del denunciante. L’EAHC ha sostenuto che, poiché il rappresentante legale presenta una proposta per conto di un’organizzazione, la decisione di rigetto di tale proposta dovrebbe essere inviata a tale persona. D'altra parte, la persona di contatto indicata nel modulo di domanda sarebbe contattata solo in caso di domande minori. Secondo l'invito a presentare proposte del 2010, la persona di contatto "gestisce efficacemente la preparazione, l'attuazione e il follow-up della conferenza". Il ruolo di un rappresentante legale è descritto nei seguenti termini: "Questa persona è un rappresentante legale dell'organizzazione ed è abilitata a firmare convenzioni di sovvenzione".

28. Il Mediatore ritiene che, in tale contesto, i motivi addotti dall'EAHC per l'invio della decisione al rappresentante legale del denunciante siano plausibili. Allo stesso tempo, il Mediatore osserva che le informazioni fornite dall'EAHC ai richiedenti non sembrano dare loro un'idea precisa a quale persona verrà inviata una decisione di rigetto di una domanda. Tuttavia, è chiaramente importante che i richiedenti dispongano di tali informazioni. Il Mediatore farà pertanto un'ulteriore osservazione pertinente qui di seguito.

29. Per quanto riguarda i mezzi di comunicazione utilizzati per informare il denunciante dell'esclusione della sua proposta, l'EAHC ha inviato la decisione al denunciante con lettera del 21 agosto 2009 e per posta elettronica del 24 agosto 2009. Il denunciante non ha lamentato il fatto che l'EAHC abbia inviato la sua decisione per posta elettronica tre giorni dopo averla inviata per posta ordinaria, ma ha invece ritenuto che l'EAHC avesse scelto il mezzo di comunicazione più lento. Tuttavia, dato che l'EAHC ha informato il denunciante della decisione, sia per posta che per posta elettronica, l'argomentazione pertinente del denunciante non è fondata.

30. Per quanto riguarda il motivo dell'esclusione della proposta di conferenza del denunciante, dall'estratto della "Guida per i richiedenti" presentato dall'EAHC emerge chiaramente che i richiedenti sono stati informati del fatto che le proposte sarebbero state verificate per verificarne la conformità ai criteri di esclusione, selezione e aggiudicazione, in ordine consecutivo. È pacifico tra le parti che una proposta era ammissibile solo se la conferenza in questione doveva svolgersi durante il periodo indicato nell’invito a presentare proposte e che nel modulo di candidatura vi era un campo in cui doveva essere indicata la data della conferenza. In tale contesto, i richiedenti dovevano pertanto tener conto della possibilità che, nella fase del controllo di ammissibilità, l'EAHC non avrebbe analizzato integralmente le proposte. Nella misura in cui la critica del denunciante secondo cui l'EAHC non avrebbe nemmeno letto la sua proposta si riferisce a quella prima fase del processo di selezione, essa non è quindi convincente.

31. È inoltre pacifico che la data della conferenza indicata dal denunciante nel campo obbligatorio previsto a tal fine non rientrava nei termini specifici stabiliti nell'invito a presentare proposte. In questo campo, il denunciante aveva indicato "09-09-2009", mentre in realtà la conferenza avrebbe dovuto svolgersi il 9 settembre 2010. Secondo il denunciante, tuttavia, le informazioni sulla data della conferenza da esso fornite in tale settore erano viziate da un evidente errore materiale, in quanto la data corretta della conferenza proposta era identificabile dal contenuto della proposta.

32. Il punto 2.2 dei principi generali e dei criteri di selezione, aggiudicazione e altri criteri (allegato II del piano di lavoro annuale 2009) prevede che le proposte "che non soddisfano i requisiti formali... saranno escluse dalla partecipazione..., ad eccezione di evidenti errori materiali ai sensi dell'articolo 178, paragrafo 2, delle modalità di esecuzione". A norma dell'articolo 178, paragrafo 2, delle modalità di esecuzione, il comitato di valutazione può chiedere al richiedente di fornire informazioni supplementari o di chiarire i documenti giustificativi relativi alla domanda, in particolare in caso di errori materiali palesi. Nessuna delle due disposizioni fornisce una definizione di ciò che costituisce un errore materiale evidente.

33. Secondo il Mediatore, un evidente errore materiale potrebbe sussistere se una proposta dovesse contenere informazioni del tutto non plausibili sulla data della conferenza. Questo potrebbe essere il caso, ad esempio, se la data della conferenza indicata si riferisse a una data precedente. Nel caso di specie, tuttavia, le informazioni fornite dal denunciante sul campo alla data della conferenza non erano di tale natura. La data entro la quale le domande dovevano essere presentate era il 20 maggio 2009 e la proposta del denunciante indicava che la conferenza in questione avrebbe avuto luogo nel settembre 2009. In tali circostanze, il Mediatore ritiene che, considerate isolatamente, le informazioni fornite nel settore pertinente non fossero tali che l'EAHC avrebbe dovuto concludere che vi era stato un evidente errore materiale.

34. Tuttavia, il Mediatore trova difficile accettare che le informazioni, come quella della data della conferenza, inserite in un campo numerico dovrebbero, di per sé, comportare l'esclusione più o meno automatica di una proposta. Dalla proposta del denunciante e dalla descrizione dei vari aspetti della conferenza proposta, che ha riguardato un numero considerevole di pagine, si evince chiaramente che la sua stesura deve essere stata laboriosa e dispendiosa in termini di tempo. Inoltre, tali conferenze dovevano essere frequentate da partecipanti provenienti da almeno 10 paesi. È quindi evidente che la preparazione di una proposta per tale conferenza ha richiesto uno sforzo considerevole da parte dell'organizzatore. Non è quindi evidente il motivo per cui un richiedente investirebbe una notevole quantità di tempo e risorse nella redazione di una proposta di conferenza che non rientrava nel calendario pertinente.

35. In tali circostanze, l'EAHC avrebbe dovuto nutrire dubbi sulla correttezza delle informazioni fornite dal denunciante nel settore pertinente. Il Mediatore concorda sul fatto che non ci si poteva aspettare che l'EAHC analizzasse integralmente la proposta del denunciante nella fase del controllo di ammissibilità. Tuttavia, l'EAHC avrebbe potuto facilmente verificare se la data indicata nel campo obbligatorio fosse effettivamente la data prevista per la conferenza. Il Mediatore osserva inoltre che, insieme alla domanda, i richiedenti hanno dovuto presentare un progetto di programma della conferenza. Tale programma è stato inoltre allegato alla domanda del denunciante e indica che la conferenza avrebbe dovuto svolgersi nel settembre 2010. Se l'EAHC avesse dato un'occhiata a questo documento, avrebbe quindi notato che la data della conferenza indicata nel progetto di programma della conferenza differiva da quella menzionata nel campo obbligatorio. Avrebbe inoltre notato che la data indicata nel progetto di programma della conferenza era entro i termini previsti dall'invito.

36. Il punto VI.2 dell'invito a presentare proposte per conferenze del 2009 prevede che " l'amministrazione aggiudicatrice può chiedere in qualsiasi momento chiarimenti sul contenuto dei documenti di candidatura presentati". Ai sensi della stessa disposizione, i richiedenti devono fornire chiarimenti entro cinque giorni lavorativi. Se l'EAHC avesse effettuato il semplice controllo incrociato sopra descritto e avesse così rilevato la discrepanza relativa alla data della conferenza, avrebbe potuto chiedere chiarimenti al denunciante, senza rischiare indebiti ritardi nel processo di selezione. In tale contesto, l'argomentazione dell'EAHC secondo cui, firmando la "Dichiarazione d'onore", il denunciante si è assunto la responsabilità di fornire informazioni corrette non è convincente. Dalle osservazioni dell'EAHC emerge inoltre che solo altre due proposte erano interessate dallo stesso problema del denunciante e che sarebbe stato quindi tanto più opportuno che l'EAHC esaminasse brevemente altre parti di tali proposte e, in particolare, i progetti di programmi di conferenze che le erano stati sottoposti. Il Mediatore ritiene pertanto che il fatto che l'EAHC non si sia avvalsa della possibilità di cui disponeva semplicemente e rapidamente per verificare se le informazioni fornite sul campo alla data della conferenza fossero corrette non sia in linea con i principi di buona amministrazione.

37. Per quanto riguarda le possibilità di ricorso o di reclamo contro la sua decisione di escludere la proposta del denunciante, l'EAHC, a suo parere, ha elencato varie possibilità che sarebbero state a disposizione del denunciante. Il denunciante non ha contraddetto le rispettive osservazioni dell'EAHC. Il Mediatore ritiene pertanto che l'EAHC abbia messo a disposizione del denunciante la possibilità di presentare ricorsi o denunce.

38. Sarebbe stato tuttavia utile che l'EAHC informasse il denunciante della disponibilità di tali procedure. In tale contesto, il Mediatore ricorda che l'articolo 19, paragrafo 1, del codice europeo di buona amministrazione prevede quanto segue: "Una decisione dell'istituzione che possa ledere i diritti o gli interessi di un privato contiene un'indicazione delle possibilità di ricorso disponibili per impugnare la decisione. Essa indica in particolare la natura dei mezzi di ricorso, gli organi dinanzi ai quali possono essere esercitati, nonché i termini per il loro esercizio.

39. Nel corso dell'esame della denuncia, il Mediatore ha individuato un caso di cattiva amministrazione da parte dell'EAHC. Quando il Mediatore constata un caso di cattiva amministrazione, se possibile, presenta una proposta di soluzione amichevole o un progetto di raccomandazione all'istituzione interessata. Il Mediatore osserva che il caso di cattiva amministrazione individuato nella presente decisione riguarda la gestione da parte dell'EAHC della proposta del denunciante presentata in relazione all'invito a presentare proposte 2009. La procedura di valutazione prevista per tale invito si è ormai conclusa e le conferenze cofinanziate avrebbero dovuto svolgersi al più tardi entro la fine del 2010. Ne consegue che non sarebbe possibile per l'EAHC porre rimedio al caso di cattiva amministrazione qui individuato, accogliendo la richiesta del denunciante. Nel quadro di una proposta di soluzione amichevole o di un progetto di raccomandazione, il Mediatore potrebbe chiedere all'EAHC di presentare al denunciante le sue scuse in merito al caso di cattiva amministrazione da lui riscontrato. Tuttavia, tenendo presente l'affermazione del denunciante che non mira a ottenere scuse, il Mediatore ritiene più utile formulare un'osservazione critica in relazione a questo caso di cattiva amministrazione. Sebbene la sua osservazione critica si riferisca a eventi passati, plaude alle misure adottate dall'EAHC in relazione all'invito a presentare proposte del 2010. Codificando l'anno in cui le conferenze devono svolgersi nel modulo di domanda e prevedendo una lista di controllo ampliata che deve essere compilata dai richiedenti, sembra che il problema riscontrato dal denunciante non possa essere riprodotto in futuro. Egli terrà conto della risposta dell'EAHC a tale osservazione nell'effettuare la sua valutazione annuale sul modo in cui le istituzioni e gli organi hanno reagito alle sue conclusioni.

B. Conclusioni

Sulla base della sua indagine su questa denuncia, il Mediatore la chiude con la seguente osservazione critica:

I principi di buona amministrazione avrebbero richiesto all'EAHC di verificare se le informazioni fornite sul campo relative alla data della conferenza fossero corrette e di tenere conto del fatto che la proposta del denunciante conteneva un errore materiale che il richiedente avrebbe dovuto essere invitato a chiarire.

Il denunciante e l'EAHC saranno informati di tale decisione.

Ulteriore osservazione

Nei futuri inviti a presentare proposte, l'EAHC potrebbe prendere in considerazione la possibilità di fornire ai richiedenti informazioni precise sui casi in cui prenderà contatto con i loro rappresentanti legali e/o persone di contatto. L’EAHC potrebbe inoltre prendere in considerazione la possibilità di informare i richiedenti, nelle sue decisioni di rigetto delle proposte, delle possibilità di cui dispongono per impugnare o impugnare tali decisioni.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Fatto a Strasburgo, il 4 agosto 2011

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[1] L’invito a presentare candidature è stato pubblicato nella GU 2009, C 47, pag. 10.

[2] Decisione della Commissione, del 23 febbraio 2009, relativa all’adozione del piano di lavoro per il 2009 per l’attuazione del secondo programma d’azione comunitaria in materia di sanità (2008-2013), nonché alla selezione, all’attribuzione e ad altri criteri per i contributi finanziari alle azioni di tale programma (GU 2009, L 53, pag. 41).

[3] Il riferimento dell'EAHC all'ottobre 2009 sembrerebbe essere un errore materiale. Cfr. infra, paragrafo 31.

[4] Cfr. nota 2.

[5] Regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 della Commissione, del 23 dicembre 2002, recante modalità d’esecuzione del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (GU 2002, L 357, pag. 1).

[6] Nel contesto di un'ispezione del fascicolo dell'EAHC condotta dai servizi del Mediatore, l'EAHC ha successivamente corretto tale cifra (cfr. paragrafo 21).

[7] Regolamento n. 58/2003 del Consiglio, del 19 dicembre 2002, che definisce lo statuto delle agenzie esecutive incaricate dello svolgimento di alcuni compiti relativi alla gestione dei programmi comunitari (GU 2003, L 11, pag. 1).

[8] V. supra, paragrafo 9.