Der Hintergrund der Beschwerde

1. Am 20. März 1996 beantragte der Beschwerdeführer, eine deutsche NRO, bei der Generaldirektion für humanitäre Hilfe der Europäischen Kommission („GD ECHO“) die Unterzeichnung des Partnerschaftsrahmenvertrags (Framework Partnership Agreement, „FPA“).

2. Der Bürgerbeauftragte hat die Bearbeitung dieses Antrags durch die GD ECHO mehrfach überprüft, vor allem im Zuge seiner Untersuchung zur Beschwerde 1702/2001/GG und seiner Initiativuntersuchung OI/4/2005/GG.

3. Die Beschwerde 1702/2001/GG betraf unter anderem den Vorwurf, die Kommission habe dem Beschwerdeführer keinen Zugang zu seiner Akte gewährt. In seiner Entscheidung vom 21. Mai 2002 gelangte der Bürgerbeauftragte zu der Schlussfolgerung, dass kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit festgestellt werden könne, da die Kommission dem Beschwerdeführer am 15. Januar 2002 Zugang zu ihrer Akte gewährt hatte.

4. Aus den der vorliegenden Beschwerde als Anlage beigefügten Unterlagen geht hervor, dass der Beschwerdeführer im Jahre 2006 einen weiteren Antrag auf Zugang stellte und dass ihm die Kommission am 10. Oktober 2006 (ein weiteres Mal) Zugang zu ihrer Akte gewährte.

5. Am 13. Oktober 2009 richtete der Beschwerdeführer ein Schreiben an die Kommission, den er als Antrag auf Zugang zu der ECHO-Akte betreffend die Bearbeitung seines Antrags auf Unterzeichnung des FPA bezeichnete. Der Beschwerdeführer trug zur Begründung vor, es müsse weitere Dokumente wie zum Beispiel interne Vermerke geben, die vor allem den Hintergrund der Entscheidung der Kommission über seinen Antrag auf Unterzeichnung des FPA betreffen. Diese Schriftstücke hätten sich nicht in der Akte befunden, die ihm zugänglich gemacht wurde. Nach Ansicht des Beschwerdeführers hatte ihm die Kommission somit die wichtigsten Dokumente vorenthalten. In seinem Schreiben von 13. Oktober 2009 warf der Beschwerdeführer zudem etliche inhaltliche Fragen bezüglich der Entscheidung der Kommission über seinen Antrag auf Unterzeichnung des FPA auf.

6. Am 3. November 2009 lehnte die Kommission den Antrag des Beschwerdeführers auf Zugang ab. Sie verwies auf ihr Schreiben vom 18. November 2008, in dem sie den Beschwerdeführer darauf hingewiesen hatte, dass er am 15. Januar 2002 und am 10. Oktober 2006 bereits Zugang zu ihrer Akte erhalten habe und dieser seitdem keine zusätzlichen Dokumente hinzugefügt worden seien. Im selben Schreiben erklärte die Kommission, dass sie weitere Schreiben zu diesem Thema aufgrund ihres repetitiven Charakters nicht mehr beantworten werde. Allerdings wies die Kommission den Beschwerdeführer auch auf sein Recht hin, gemäß der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission[1] („Verordnung 1049/2001“) einen Zweitantrag auf Zugang zu stellen.

7. Am 17. November 2009 stellte der Beschwerdeführer einen Zweitantrag auf Zugang. Er betonte, er habe nicht behauptet, der Akte seien zusätzliche Dokumente hinzugefügt worden, nachdem ihm zuletzt Zugang gewährt wurde, sondern dass bestimmte Schriftstücke niemals in die ihm zugänglich gemachte Akte Eingang gefunden haben bzw. widerrechtlich daraus entfernt wurden.

Der Gegenstand der Untersuchung

8. In seiner Beschwerde trug der Beschwerdeführer im Wesentlichen die folgenden Beschwerdepunkte und die folgende Forderung vor:

Beschwerdepunkte

(1) Die Kommission habe es versäumt, den Zweitantrag des Beschwerdeführers innerhalb der von der Verordnung 1049/2001 vorgesehenen Fristen zu bescheiden.

(2) Die Kommission habe die Bearbeitung dieser Angelegenheit absichtlich verschleppt.

Forderung

Die Kommission solle ohne weitere Verzögerung über den Zweitantrag des Beschwerdeführers entscheiden.

9. Später trug der Beschwerdeführer den folgenden weiteren Beschwerdepunkt vor, der ebenfalls in die Untersuchung einbezogen wurde:

(3) Das Verhalten der Kommission habe gegen die Artikel 4 (Rechtmäßigkeit), 6 (Verhältnismäßigkeit), 7 (kein Missbrauch von Befugnissen), 11 (Fairness) und 17 (angemessene Frist für die Entscheidungsfindung) des Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis[2] verstoßen.

Die Untersuchung

10. Die vorliegende Beschwerde wurde am 28. Januar 2010 beim Bürgerbeauftragten eingereicht.

11. Am 2. Februar 2010 ersuchte der Bürgerbeauftragte die Kommission um eine Stellungnahme, die diese im Juni 2010 übermittelte. Der Bürgerbeauftragte leitete diese Stellungnahme mit der Bitte um Anmerkungen an den Beschwerdeführer weiter, die dieser am 22. Juni 2010 übersandte.

12. Am 29. Juni 2010 ersuchte der Bürgerbeauftragte die Kommission um weitere Auskünfte zu diesem Fall. Die Antwort der Kommission ging im Oktober 2010 ein und wurde dem Beschwerdeführer übersandt, der seine Anmerkungen dazu am 31. Dezember 2010 übermittelte.

Die Analyse und die Schlussfolgerungen des Bürgerbeauftragten

Vorbemerkungen

13. In den Anträgen auf Zugang, die der Beschwerdeführer an die Kommission richtete, und in seinen Schreiben an den Bürgerbeauftragten machte der Beschwerdeführer etliche kritische Bemerkungen (a) zur Art und Weise der Bearbeitung seines Antrags auf Unterzeichnung des FPA und (b) zur Entscheidung der Kommission über seinen Antrag. Mit diesen Sachverhalten hat sich der Bürgerbeauftragte bereits im Rahmen früherer Untersuchungen befasst, insbesondere in seiner Entscheidung zur Initiativuntersuchung OI/4/2005/GG. Die vorliegende Beschwerde betrifft daher nur die Art und Weise, in der die Kommission den Zweitantrag des Beschwerdeführers auf Zugang zu Dokumenten vom 17. November 2009 behandelt hat.

14. In seinen letzten Anmerkungen trug der Beschwerdeführer vor, die von der Kommission in ihrem Schreiben vom 3. November 2009 dargelegte Entscheidung, den Schriftwechsel mit dem Beschwerdeführer einzustellen, stehe nicht im Einklang mit der Verordnung 1049/2001 und stelle einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit dar. Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten besteht ein enger Zusammenhang zwischen diesem weiteren Beschwerdepunkt und dem ersten Vorwurf des Beschwerdeführers. Aufgrund der Schlussfolgerungen, die der Bürgerbeauftragte mit Blick auf den ersten Beschwerdepunkt zieht (siehe unten Ziffern 46-49), vertritt er die Auffassung, dass dieser weitere Beschwerdepunkt nicht in die Untersuchung einbezogen werden muss.

15. Die Anträge des Beschwerdeführers auf Zugang zu Dokumenten wurden auf der Grundlage der Verordnung 1049/2001 gestellt, die vorbehaltlich bestimmter Ausnahmen vorsieht, dass das Recht der Öffentlichkeit auf Zugang „für alle Dokumente eines Organs“ gilt (Artikel 2 Absatz 3 der Verordnung 1049/2001). In seinen letzten Anmerkungen erhebt der Beschwerdeführer offenbar den Vorwurf, dass die Kommission die Unterlagen, um die es ihm geht, unterdrückt hat. Aus den im Folgenden genannten Gründen ist der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass kein Grund besteht, diesen etwaigen weiteren Beschwerdepunkt in die Untersuchung einzubeziehen.

16. Da ein enger Zusammenhang zwischen den vom Beschwerdeführer vorgetragenen Beschwerdepunkten und der diesbezüglichen Forderung besteht, sind sie zusammen zu untersuchen.

A. Vorwurf der nicht ordnungsgemäßen Bearbeitung eines Zweitantrags auf Zugang zu Dokumenten und die damit zusammenhängende Forderung

Argumente, die dem Bürgerbeauftragten vorgetragen wurden

17. Der Beschwerdeführer trug vor, die Kommission habe (1) es versäumt, seinen Zweitantrag innerhalb der von der Verordnung 1049/2001 vorgesehenen Fristen zu bescheiden, (2) die Bearbeitung der Angelegenheit absichtlich verschleppt und (3) gegen die Artikel 4 (Rechtmäßigkeit), 6 (Verhältnismäßigkeit), 7 (kein Missbrauch von Befugnissen), 11 (Fairness) und 17 (angemessene Frist für die Entscheidungsfindung) des Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis verstoßen. Er forderte, dass die Kommission unverzüglich über den Zweitantrag entscheiden solle.

18. Der Beschwerdeführer räumte ein, dass ihm die Kommission bereits Zugang zu ihrer Akte gewährt habe. Gleichwohl trug er vor, dass ihm die Kommission weiterhin die entscheidenden Unterlagen vorenthalte. Seines Erachtens sollte der Bürgerbeauftragte gegen das aus seiner Sicht willkürliche Verhalten der Kommission vorgehen und auch das Europäische Parlament informieren.

19. In ihrer Stellungnahme verwies die Kommission nochmals darauf, dass der Beschwerdeführer zweimal die Gelegenheit erhalten habe, in den Räumlichkeiten der GD ECHO die einschlägige Akte einzusehen. Insofern sei der Zugang zu der Akte nicht verweigert worden.

20. Die Kommission räumte ein, dass ihre Antwort vom 3. November 2009 zu gewissen Missverständnissen geführt haben könnte. Darin sei festgestellt worden, dass der Beschwerdeführer bereits Einsicht in die Akte genommen habe, der seitdem keine zusätzlichen Dokumente hinzugefügt worden seien, was bedeute, dass der Beschwerdeführer bereits uneingeschränkten Zugang zu allen einschlägigen Dokumenten erhalten habe. Andererseits habe sie auch auf die Möglichkeit hingewiesen, einen Antrag auf Überprüfung dieses Standpunkts zu stellen.

21. Obwohl dessen Betreff „Zweitantrag auf vollständige Akteneinsicht bei ECHO“ lautete, handelte es sich bei dem Schreiben vom 17. November 2009 nach Ansicht der Kommission im Grunde um eine Beschwerde gegen die Art und Weise, wie mit dem Antrag auf Unterzeichnung des FPA verfahren wurde.

22. Die Kommission verwies darauf, dass ihr Generalsekretariat den Zweitantrag als gegenstandslos betrachtete und die Ansicht vertrat, dass die in dem Schreiben des Beschwerdeführers vom 17. November 2009 vorgebrachten Punkte nicht vom Anwendungsbereich der Verordnung 1049/2001 gedeckt waren. Der Beschwerdeführer sei allerdings aufgrund mangelnder interner Absprachen nie darüber in Kenntnis gesetzt worden. Die Kommission bedauerte, dass der Beschwerdeführer nicht ordnungsgemäß informiert wurde, und bat, diesen Verwaltungsfehler zu entschuldigen.

23. In seinen Anmerkungen trug der Beschwerdeführer vor, die Kommission habe sich nicht mit dem Inhalt seines Antrags befasst. Im Wesentlichen machte er geltend, dass die Akte, zu der er Zugang erhalten hatte, nicht vollständig gewesen sei, da es weitere Dokumente im Hinblick auf die Art und Weise, wie die Kommission seinen Antrag auf Unterzeichnung des FPA bearbeitet hatte, geben müsse, z. B. Schreiben, interne Vermerke oder Korrespondenz zwischen den verschiedenen beteiligten Kommissionsdienststellen. Die Kommission müsse es versäumt haben, diese Schriftstücke der Akte beizufügen, oder habe sie später daraus entfernt. Zudem sei in der Stellungnahme der Kommission der in den Jahren 2003 und 2004 stattgefundene Schriftwechsel nicht berücksichtigt worden. Der Beschwerdeführer forderte den Bürgerbeauftragten erneut auf, das Parlament zu informieren.

24. Nach einer Prüfung der Stellungnahme der Kommission und der Anmerkungen des Beschwerdeführers bat der Bürgerbeauftragte die Kommission um weitere Auskünfte zu zwei Punkten.

25. Erstens verwies der Bürgerbeauftragte auf die Behauptung des Beschwerdeführers, dass die Akte, zu der er Zugang erhalten hatte, nicht vollständig war, da sie keine weitere Dokumente im Hinblick auf die Art und Weise, wie die Kommission seinen Antrag auf Unterzeichnung des FPA bearbeitet hatte, enthalten habe, z. B. Schreiben, interne Vermerke oder Korrespondenz zwischen den verschiedenen beteiligten Kommissionsdienststellen. Der Beschwerdeführer trug vor, die Kommission müsse es versäumt haben, diese Schriftstücke der Akte beizufügen, oder habe sie später daraus entfernt. Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass diese Behauptung bereits im ursprünglichen Antrag auf Zugang aufgestellt wurde. Sie war wortwörtlich im Zweitantrag wiederholt worden. Die Kommission wurde daher gebeten, sich mit diesem Argument zu befassen und im Lichte dieses Arguments zu erläutern, warum sie ihrer Auffassung nach den Antrag des Beschwerdeführers auf Zugang zu Dokumenten dennoch ordnungsgemäß bearbeitet hat.

26. Zweitens behauptete der Beschwerdeführer, der Schriftverkehr aus den Jahren 2003 und 2004 sei in der Stellungnahme der Kommission ignoriert worden. Daher bat der Bürgerbeauftragte die Kommission, zu diesem Punkt Stellung zu nehmen.

27. In ihrer Antwort verwies die Kommission darauf, dass sie mit ihrem Schreiben vom 3. November 2009 bestätigen wollte, dass sie über keine weiteren Schreiben, internen Vermerke oder Korrespondenz verfügt, die den Antrag des Beschwerdeführers auf Unterzeichnung des FPA betreffen. Daher sei sie der Auffassung, dass sie dem Antrag des Beschwerdeführers soweit wie möglich nachgekommen ist und diesen auf korrekte Art und Weise bearbeitet hat.

28. Die Kommission erinnerte daran, dass sie in ihrer Stellungnahme zur Initiativuntersuchung OI/4/2005/GG eingeräumt hatte, dass der FPA-Antrag des Beschwerdeführers sorgfältiger hätte bearbeitet werden müssen. In diesem Zusammenhang gestand die Kommission ein, dass eine solide Dokumentation der Bearbeitung dieses Antrags offensichtlich fehle.

29. Die Kommission hielt es für angebracht, die konkrete Situation der Schriftgutverwaltung zur Zeit der Bearbeitung des FPA-Antrags zu erläutern.

30. Zum einen habe es zu diesem Zeitpunkt keine verbindlichen und einheitlichen Vorschriften für die Schriftgutverwaltung, insbesondere im Hinblick auf die Registrierung und Ablage von Schriftstücken und die Verwaltung der Akten des Organs gegeben. Der Rechtsrahmen für die Schriftgutverwaltung sei im Beschluss der Kommission vom 23. Januar 2002 zur Änderung ihrer Geschäftsordnung festgelegt worden.[3] Die Durchführungsbestimmungen zur Registrierung und Schriftgutverwaltung seien am 8. April 2003 verabschiedet worden.[4]

31. Zum anderen habe es hinsichtlich der Dokumentenablage kein einheitliches System gegeben. Zum maßgeblichen Zeitpunkt habe sich keine einzige Akte im Zusammenhang mit FPA-Anträgen im Besitz der Kommission befunden, die als konkret und abschließend angesehen werden konnte. Akten seien im Prinzip manuell archiviert worden, während informelle Schriftstücke einer Dienststelle oder eines Referats nicht unbedingt in Papierform archiviert wurden. In einigen Referaten seien diese Dokumente in persönlichen Ordnern abgelegt bzw. auf dem Server des Referats gespeichert worden. Allerdings habe es keine Standardnomenklatur gegeben, und persönliche Akten würden geschlossen, wenn ein Beamter das Referat verlässt. Folglich sei es aufgrund der mittlerweile verstrichenen Zeit unmöglich, Dokumente, die vielleicht in der Vergangenheit existiert haben, wiederzufinden.

32. Angesichts der obigen Ausführungen wolle die Kommission betonen, dass es keinerlei Versuche gab, dem Beschwerdeführer den Zugang zu Dokumenten, die die Bearbeitung seines FPA-Antrags betrafen, zu verweigern.

33. Was die zweite Frage des Bürgerbeauftragten anlangt, stellte die Kommission fest, dass sich der entsprechende Abschnitt der Anmerkungen des Beschwerdeführers auf die Beschwerde 1874/2003/GG beziehe und nicht Gegenstand der vorliegenden Beschwerde sei.

34. In seinen Anmerkungen erhielt der Beschwerdeführer seine Beschwerde aufrecht. Für ihn sei naheliegend, dass ihm die Kommission die Dokumente vorenthalten habe, um die es ihm gehe.

Die Beurteilung des Bürgerbeauftragten

35. Der Bürgerbeauftragte hält es für angebracht, zunächst zu klären, auf welcher Prämisse die Beschwerde des Beschwerdeführers beruht, ehe er sich mit den Beschwerdepunkten und der Forderung des Beschwerdeführers befasst.

36. Nach Ansicht des Beschwerdeführers müsste die Akte der Kommission, die seinen Antrag auf Unterzeichnung des FPA betrifft, eine Reihe weiterer Dokumente wie zum Beispiel Schreiben, interne Vermerke und Korrespondenz zwischen den verschiedenen beteiligten Kommissionsdienststellen enthalten.

37. In diesem Punkt gibt der Bürgerbeauftragte dem Beschwerdeführer uneingeschränkt Recht. In den Akten eines Organs sollte die Bearbeitung einer bestimmten Angelegenheit ordnungsgemäß dokumentiert sein; dazu gehören auch sämtliche Informationen, auf denen die Entscheidung beruht. Sofern mündliche Auskünfte erteilt werden, müssen diese selbstverständlich schriftlich protokolliert und der betreffende Vermerk in die Akte eingefügt werden.

38. Die Kommission hat eingestanden, dass eine solide Dokumentation der Bearbeitung des FPA-Antrags des Beschwerdeführers offensichtlich fehlt. Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten spiegelt diese Aussage die Sachlage nicht angemessen wider. Vielmehr ist es doch so, dass es die Kommission bei der Bearbeitung des Antrags des Beschwerdeführers auf Unterzeichung des FPA unterlassen hat, grundlegende Standards der Aktenführung zu beachten. Die Ausführungen der Kommission zur Situation vor Einführung einheitlicher Vorschriften für die Schriftgutverwaltung und zur Aktenführung in den Jahren 2003/2004 bestätigen, dass es gravierende Mängel gab. Mit besonderer Verwunderung nimmt der Bürgerbeauftragte die Aussage zur Kenntnis, dass sich seinerzeit keine einzige Akte im Zusammenhang mit FPA-Anträgen im Besitz der Kommission befunden habe, die als konkret und abschließend angesehen werden könnte.

39. Wenngleich somit auf der Hand liegt, dass zusätzliche Dokumente hätten erstellt und in die Akte betreffend die Bearbeitung des FPA-Antrags des Beschwerdeführers eingefügt werden müssen, gilt es, zwischen diesem Aspekt – der nicht Gegenstand dieser Untersuchung ist – und der Frage zu unterscheiden, ob derartige Dokumente tatsächlich existierten und noch zur Verfügung stehen.

40. In ihrer Antwort auf die Bitte des Bürgerbeauftragten um weitere Auskünfte hat die Kommission klargestellt, dass sich keine weiteren Schreiben, internen Vermerke oder Korrespondenz betreffend den Antrag des Beschwerdeführers auf Unterzeichnung des FPA in ihrem Besitz befinden und dass es unmöglich ist, Dokumente, die vielleicht in der Vergangenheit existiert haben, wiederzufinden.

41. Nach der Rechtsprechung der Unionsgerichte „gilt für jede Erklärung der Organe hinsichtlich der Nichtexistenz von angeforderten Dokumenten eine Rechtmäßigkeitsvermutung. [...] Diese Vermutung hat entsprechend zu gelten, wenn das Organ erklärt, nicht im Besitz der angeforderten Dokumente zu sein.“[5]

42. Es ist zu betonen, dass es sich um eine einfache Vermutung handelt, die in jeder Weise aufgrund schlüssiger und übereinstimmender Indizien widerlegt werden kann.[6] Der Bürgerbeauftragte ist allerdings der Auffassung, dass vom Beschwerdeführer keine entsprechenden Indizien vorgebracht wurden. Das einzige stichhaltige Argument des Beschwerdeführers in diesem Zusammenhang betrifft das angebliche Versäumnis der Kommission, bei der Bearbeitung des Antrags auf Zugang den Schriftverkehr aus den Jahren 2003 und 2004 nicht berücksichtigt zu haben. Dazu erklärte die Kommission jedoch, dass dieser Schriftverkehr eine frühere Untersuchung des Bürgerbeauftragten betraf und daher im vorliegenden Fall irrelevant sei. Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass der Beschwerdeführer keine Einwände gegen diese Erklärung erhoben hat.

43. Angesichts dessen gelangt der Bürgerbeauftragte zu der Schlussfolgerung, dass vermutet werden muss, dass sich tatsächlich keine weiteren Dokumente betreffend die Bearbeitung des FPA-Antrags des Beschwerdeführers im Besitz der Kommission befinden.

44. Wie bereits erwähnt, suggeriert der Beschwerdeführer in seinen letzten Anmerkungen offenbar, dass die Unterlagen, um die es ihm geht, zwar existierten, diese aber von der Kommission unterdrückt, d. h. vernichtet wurden, um sein Recht auf Zugang zu diesen Dokumenten zunichte zu machen.

45. Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass dieser Verdacht durch keinerlei greifbare Indizien erhärtet wird und anscheinend auf reinen Spekulationen beruht. In Anbetracht der Erläuterungen der Kommission liegt es durchaus im Bereich des Möglichen, dass im vorliegenden Fall keine Dokumente erstellt wurden oder dass Dokumente, die gegebenenfalls existiert haben, aufgrund des seinerzeit offenbar allgemein üblichen laxen Umgangs mit dem Thema Aktenführung in der betreffenden Dienststelle nicht aufbewahrt und in die Akte eingefügt wurden. Es ist darauf hinzuweisen, dass die Kommission betont hat, es habe keinerlei Versuch gegeben, dem Beschwerdeführer den Zugang zu Dokumenten, die die Bearbeitung seines FPA-Antrags betrafen, zu verweigern. Auch im Hinblick auf die Tatsache, dass die betreffenden Vorgänge bis ins Jahr 1995 zurückreichen, sieht der Bürgerbeauftragte daher keine Notwendigkeit, diesen Aspekt des Falls weiter zu untersuchen.

46. Was die Beschwerdepunkte und die Forderung anbelangt, die Gegenstand dieser Untersuchung sind, stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass der Beschwerdeführer behauptet, die Kommission habe es versäumt, seinen Zweitantrag innerhalb der von der Verordnung 1049/2001 vorgesehenen Fristen zu bescheiden. Der Bürgerbeauftragte ist der Ansicht, dass diese Behauptung zwei Aspekte umfasst. Erstens kritisiert der Beschwerdeführer, dass die Kommission es unterlassen habe, innerhalb der von der Verordnung 1049/2001 vorgesehenen Fristen eine antwort zu geben. Zweitens sollte - auch im Hinblick auf seine Forderung - der Vortrag des Beschwerdeführers dahingehend verstanden werden, dass er auch den umstand kritisiert, dass sein Zweitantrag keine ordnungsgemäße Antwort erhielt, das heißt, dass er nicht ordnungsgemäß behandelt wurde.

47. Der Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass die Kommission den Zweitantrag des Beschwerdeführers unstrittig nicht innerhalb der von der Verordnung 1049/2001 vorgesehenen Fristen beschieden hat. Ohne direkt auf den dieses Versäumnis betreffenden Beschwerdepunkt einzugehen, trug die Kommission in diesem Zusammenhang folgende zwei Überlegungen vor: Der Zweitantrag des Beschwerdeführers sei gegenstandslos und die in dem Schreiben des Beschwerdeführers vom 17. November 2009 vorgebrachten Punkte seien nicht vom Anwendungsbereich der Verordnung 1049/2001 gedeckt.

48. Wenngleich es zutrifft, dass der Beschwerdeführer in seinem Schreiben vom 17. November 2009 Kritik an der Art und Weise des Umgangs der Kommission mit seinem FPA-Antrag äußert, bleibt die Tatsache bestehen, dass dieses Schreiben auch einen Zweitantrag auf Zugang enthält. Die Kommission selbst gestand ein, dass der Betreff „Zweitantrag auf vollständige Akteneinsicht bei ECHO“ lautete. Zudem ist das Schreiben an das für die Bearbeitung von Zweitanträgen zuständige Generalsekretariat der Kommission adressiert und darin wird ausdrücklich auf die im Schreiben der Kommission vom 3. November 2009 erwähnte Möglichkeit Bezug genommen, einen Zweitantrag zu stellen. Angesichts dieser Sachlage kann die Kommission nicht ernsthaft argumentierten, ihr sei nicht klar gewesen, dass der Beschwerdeführer einen Zweitantrag auf Zugang stellen wollte.

49. Wie bereits erwähnt, ist zu vermuten, dass sich keine weiteren Dokumente im Besitz der Kommission befanden, zu denen dem Beschwerdeführer Zugang hätte gewährt werden können. Dennoch ist der Bürgerbeauftragte keineswegs überzeugt, dass das bedeutet, dass der Zweitantrag gegenstandlos war. Wie an anderer Stelle dargelegt, ist der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass der Beschwerdeführer zu Recht auf den Standpunkt stellte, dass die Akte der Kommission betreffend seinen Antrag auf Unterzeichnung des FPA eine Reihe weiterer Dokumente wie zum Beispiel Schreiben, interne Vermerke und Korrespondenz zwischen den verschiedenen beteiligten Kommissionsdienststellen enthalten hätte sollen. Erst im Verlaufe dieser Untersuchung und in der Antwort auf eine Frage des Bürgerbeauftragten erklärte die Kommission, dass sich keine entsprechenden Dokumente in ihrem Besitz befinden. Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten steht somit fest, dass der Zweitantrag des Beschwerdeführers vom 17. November 2009 nicht „gegenstandslos“ war und er Anspruch auf eine korrekte Antwort der Kommission gehabt hätte. Der Bürgerbeauftragte gelangt daher zu der Schlussfolgerung, dass die Kommission es unterlassen hat, den Zweitantrag ordnungsgemäß zu beantworten.

50. In ihrer Stellungnahme bedauerte die Kommission, dass der Beschwerdeführer nicht ordnungsgemäß informiert wurde, und entschuldigte sich für diesen Verwaltungsfehler. Der Bürgerbeauftragte begrüßt diese Entschuldigung, merkt jedoch an, dass sie sich nur auf die nicht ordnungsgemäße Information des Beschwerdeführers über das Vorgehen der Kommission, nicht jedoch auf die Vorgehensweise an sich bezog. Angesichts der Tatsache, dass die Kommission den Zweitantrag des Beschwerdeführers nicht ordnungsgemäß beschieden hat und dass dies nicht innerhalb der von der Verordnung 1049/2001 vorgesehenen Fristen geschah, wird nachfolgend eine kritische Anmerkung an die Kommission gerichtet.

51. Was den Vorwurf des Beschwerdeführers betrifft, die Kommission habe die Bearbeitung der Angelegenheit absichtlich verschleppt, ist der Bürgerbeauftragte der Meinung, dass es ihm im Zuge seiner Untersuchung nicht möglich war, Tatsachen zu ermitteln, die diesen Vorwurf untermauern könnten. Daher wird mit Blick auf diesen Aspekt des Falls kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit festgestellt.

52. In Bezug auf die Forderung des Beschwerdeführers stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass die Kommission nicht explizit über den Zweitantrag des Beschwerdeführers entschieden hat. Es ist jedoch auf die Erklärung der Kommission hinzuweisen, dass sich keine weiteren Dokumente in ihrem Besitz befinden, in die man dem Beschwerdeführer Einsicht gewähren könnte. Angesichts dessen wäre es daher nicht sinnvoll, dennoch darauf zu bestehen, dass die Kommission eine förmliche Entscheidung trifft. Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten bestehen daher keine ausreichenden Gründe für weitere Untersuchungen bezüglich dieses Aspekts des Falls.

53. In Anbetracht der vorstehenden Ausführungen besteht keine Notwendigkeit, den dritten Beschwerdepunkt eingehender zu untersuchen. Die Nichteinhaltung von Artikel 17 des Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis (angemessene Frist für die Entscheidungsfindung) durch die Kommission in diesem Fall ist ohnehin Gegenstand der unten stehenden kritischen Anmerkung.

B. Schlussfolgerungen

54. Aufgrund seiner Untersuchung der vorliegenden Beschwerde schließt der Bürgerbeauftragte diese mit der folgenden kritischen Anmerkung ab:

Es entspricht guter Verwaltungspraxis, Zweitanträge auf Zugang ordnungsgemäß zu beantworten und dies innerhalb der in der Verordnung 1049/2001 vorgesehenen einschlägigen Fristen zu tun. Der Umstand, dass die Kommission dies im vorliegenden Fall unterlassen hat, stellt einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit dar.

55. Der Beschwerdeführer hat den Bürgerbeauftragten mehrmals aufgefordert, das Europäische Parlament über diesen Fall zu informieren. Nach Maßgabe von Artikel 3 Absatz 7 des Statuts des Europäischen Bürgerbeauftragten legt der Bürgerbeauftragte dem Europäischen Parlament und dem betreffenden Organ oder der betreffenden Institution einen Bericht vor, nachdem er einen Empfehlungsentwurf unterbreitet und ihm das befasste Organ bzw. die befasste Institution eine begründete Stellungnahme übermittelt hat. In diesem Fall hält es der Bürgerbeauftragte allerdings nicht für angebracht, einen Empfehlungsentwurf zu unterbreiten.

56. Unter diesen Umständen besteht keine Notwendigkeit dafür, dass der Bürgerbeauftragte das Parlament über diesen Fall informiert. Es steht dem Beschwerdeführer jedoch frei, dem Parlament die vorliegende Entscheidung zur Kenntnis zu bringen.

57. Der Beschwerdeführer und die Kommission werden von dieser Entscheidung in Kenntnis gesetzt.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Straßburg, den 18. März 2011

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[1] ABl. L 145 vom 31.5.2001, S. 43.

[2] Der Kodex ist auf der Website des Europäischen Bürgerbeauftragten abrufbar.

[3] ABl. L 21 vom 24.1.2002, S. 23.

[4] SEC(2003)349/1 und SEC(2003)349/2.

[5] Verbundene Rechtssachen T-355/04 und T-446/04, Co-Frutta / Kommission, Urteil vom 19. Januar 2010, Randnummer 155.

[6] Siehe verbundene Rechtssachen T-110/03, T-150/03 und T-405/03, Sison / Rat, Slg. 2005, II-1429, Randnummer 29.