Realizat în conformitate cu articolul 3 alineatul (5) din Statutul Ombudsmanului European [1]

Contextul plângerii

1. Reclamantul, o organizație non-profit, a participat la un proiect finanțat de UE și a primit o contribuție din partea UE în valoare de 200 163,56 EUR.

2. Prin scrisoarea din 6 martie 2012, Comisia Europeană (Unitatea de gestiune financiară din cadrul Direcției Resurse Comune a DG Mobilitate și Transporturi și DG Energie) a informat reclamantul că, în urma unui control documentar, Comisia a solicitat rambursarea unei părți din contribuția sa financiară în valoare de 72 706,60 EUR și daune-interese în valoare de 20 016,36 EUR. Scrisoarea menționa faptul că reclamantul a fost de acord cu constatările controlului documentar prezentate într-un proiect de raport de control documentar. Reclamantul a fost informat că are la dispoziție o lună pentru a formula observații. S-a informat, de asemenea, că, în conformitate cu articolul 85 [2] din normele de aplicare [3] a Regulamentului financiar [4], Comisia ar putea autoriza plata datoriei în tranșe, cu condiția ca debitorul (i) să se angajeze să plătească dobândă pentru întreaga perioadă suplimentară permisă și (ii) să depună o garanție financiară care să acopere datoria restantă atât în ceea ce privește suma principală, cât și dobânda. În cazul în care reclamantul dorește să efectueze plăți parțiale, i s-a recomandat să contacteze Unitatea Recuperarea datoriilor din cadrul DG Buget, la primirea notei de debit corespunzătoare.

3. La 23 martie 2012, reclamantul a transmis Comisiei observațiile sale. Aceasta s-a opus plății unor daune-interese, pe care le-a considerat nejustificate. În plus, aceasta a afirmat că nu putea rambursa contribuția Comisiei din cauza situației sale financiare, ceea ce îi permitea să ramburseze doar aproximativ 4 000 EUR pe an. O modalitate de plată în rate ar fi posibilă dacă ar putea dura zece ani și nu ar face obiectul unei garanții. Reclamantul a solicitat o remitere a datoriei sau cel puțin reducerea acesteia la o sumă adaptată situației sale financiare. În cazul în care acest lucru nu ar fi posibil, reclamantul s-ar confrunta cu riscul de a fi dizolvat. Acesta a subliniat angajamentul său european și faptul că a participat deja la 12 studii pentru Comisie. Aceasta a arătat că ar fi păcat ca o instituție europeană să determine încetarea activităților sale.

4. La 19 iulie 2012, Comisia a informat reclamantul că și-a revizuit cu atenție explicațiile și justificările complementare. În mod excepțional și ținând seama de situația financiară dificilă a reclamantului, Comisia a decis să își retragă cererea de daune-interese, considerând că, în circumstanțele date, aceasta ar fi disproporționată. Cu toate acestea, nu și-a putut retrage cererea de recuperare a contribuției UE plătite în mod necuvenit, în valoare de 72 706 EUR, aferentă TVA-ului declarat drept cheltuieli și costurilor cu personalul raportate care nu au fost niciodată înregistrate în conturi, cu cheltuielile sale generale aferente. Prin urmare, Comisia a emis o notă de debit corespunzătoare. În ceea ce privește posibilitatea de a plăti în tranșe, Comisia a recomandat reclamantului să contacteze Unitatea pentru recuperarea datoriilor din cadrul DG Buget.

5. La 26 septembrie 2012, reclamantul a contactat telefonic DG Buget. În aceeași zi, Comisia a confirmat prin e-mail că, în principiu, nu putea accepta rambursarea în rate decât pentru o perioadă maximă de doi sau trei ani, cu condiția plății dobânzilor moratorii aferente soldului neplătit și a constituirii unei garanții, astfel cum prevede Regulamentul financiar și articolul 85 din normele de aplicare. E-mailul specifica faptul că garanția ar putea fi fie o garanție bancară, fie o garanție a unei părți terțe în cazul în care garantul a furnizat dovezi ale solvabilității sale. Reclamantul a fost, de asemenea, invitat să informeze DG Buget dacă, la momentul respectiv, era implicat într-un alt grant UE, ceea ce ar permite rambursarea prin compensare.

6. Întrucât nu s-a ajuns la niciun acord, la 10 octombrie 2012, Comisia a solicitat reclamantului să plătească suma restantă de 72 706 EUR cu dobândă în termen de două săptămâni (și anume, suma totală de 73 146,22 EUR plus 8,47 EUR pentru fiecare zi suplimentară de întârziere începând cu 26 octombrie 2012). La momentul respectiv, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului.

Obiectul anchetei

7. În plângerea sa adresată Ombudsmanului European, reclamantul a prezentat următoarele afirmații și revendicări:

Afirmație:

Oferind condiții de recuperare pe care reclamantul nu le poate îndeplini atât din cauza situației sale financiare, cât și din cauza imposibilității de a obține o garanție, Comisia a acționat în mod inechitabil.

Revendicarea:

Comisia ar trebui fie să reducă datoria, fie să permită efectuarea plății în tranșe corespunzătoare resurselor financiare ale reclamantului. Perioada de rambursare ar trebui să fie mai lungă și nu ar trebui să fie necesară nicio garanție, deoarece reclamantul nu poate obține o astfel de garanție.

Ancheta

8. La 19 octombrie 2012, reclamantul a depus plângerea la Ombudsman, pe care a completat-o cu elemente de probă la 22 octombrie 2012 și a clarificat-o ulterior prin telefon la 14 și 15 noiembrie 2012.

9. La 22 noiembrie 2012, Ombudsmanul a deschis o anchetă și a invitat Comisia Europeană să prezinte un aviz cu privire la plângere.

10. La 18 martie 2013, Ombudsmanul a primit avizul Comisiei atât în limba engleză, cât și în limba franceză.

11. La 19 martie 2013, Ombudsmanul a transmis reclamantului avizul Comisiei.

12. La 8 aprilie 2013, Ombudsmanul a primit observațiile reclamantului cu privire la avizul Comisiei.

Analiza Ombudsmanului și concluziile provizorii

A. Cu privire la caracterul inechitabil al condițiilor de recuperare impuse de Comisie

Argumente prezentate Ombudsmanului

13. În plângerea sa, reclamantul a contestat condițiile de recuperare impuse de Comisie. Aceasta a explicat că, din cauza situației sale financiare, nu a putut rambursa suma datorată pe o perioadă de doi sau trei ani.

14. Într-o conversație telefonică cu serviciile Ombudsmanului, la 15 noiembrie 2012, reclamantul a subliniat că îi este complet imposibil să obțină o garanție bancară din cauza faptului că este o asociație. Reclamantul a insistat asupra faptului că, având în vedere situația sa financiară, nu a fost posibilă rambursarea sumei în cauză pe o perioadă de numai doi sau trei ani. Prin urmare, fie datoria ar trebui redusă, fie perioada de recuperare ar trebui prelungită și nu ar trebui să facă obiectul cerinței unei garanții financiare.

15. În avizul său privind plângerea, Comisia a subliniat că reclamantul nu contestă faptul că suma de 72 706 EUR este neeligibilă și trebuie rambursată. În scrisoarea sa din 23 martie 2012, reclamantul a explicat că îi era imposibil să ramburseze datoria, dar nu a contestat faptul că costurile corespunzătoare erau neeligibile.

16. Comisia a declarat că acționează în conformitate cu dispozițiile contractului, ale Regulamentului financiar [5] și ale normelor de aplicare a regulamentului respectiv care erau în vigoare la momentul respectiv. În special, o parte din costuri nu erau eligibile, deoarece nu îndeplineau condițiile contractului, în sensul că nu erau înregistrate în conturile reclamantului, iar TVA-ul era inclus în cererile de decont.

17. Comisia a subliniat, de asemenea, că a retras deja cererea de daune-interese în valoare de 20 016,36 EUR, având în vedere faptul că reclamantul se confruntă cu dificultăți în rambursarea sumei principale. Astfel, Comisia a redus datoria reclamantului cu 22 %. Oferind reclamantului posibilitatea de a rambursa suma în cauză în tranșe și de a depune o garanție financiară, DG Buget a acționat în conformitate cu dispozițiile Regulamentului financiar și ale normelor sale de aplicare (în special, articolul 85). Comisia a recunoscut că perioada maximă de rambursare de trei ani nu figura în mod explicit în textul Regulamentului financiar. Cu toate acestea, Comisia a explicat că DG Buget a aplicat acest termen ca o perioadă maximă, deoarece nu este în interesul debitorului să plătească dobânzi moratorii pe o perioadă lungă de timp. În același timp, Comisia a subliniat că nu este rolul său să acorde credite pe o perioadă atât de lungă de timp.

18. În observațiile sale cu privire la avizul Comisiei, reclamantul a susținut că situația sa financiară nu a evoluat și că nu pot fi îndeplinite condițiile Comisiei. Reclamantul a propus următorul aranjament pentru a fi discutat în cursul procedurii în fața Ombudsmanului. Aceasta ar plăti Comisiei o sumă inițială care nu ar depăși 30 000 EUR. Suma rămasă ar urma să fie rambursată prin plăți anuale cuprinse între 5 000 și 7 000 EUR.

Evaluarea preliminară a Ombudsmanului care a condus la o propunere de soluție amiabilă

19. De la bun început, Ombudsmanul subliniază că reclamantul nu contestă faptul că suma în cauză ar trebui rambursată Comisiei. Prin urmare, în litigiu sunt doar condițiile de rambursare impuse de Comisie. Comisia propune ca reclamantul să ramburseze suma principală de 72 706 EUR plus dobânda penalizatoare pe o perioadă de trei ani, cu condiția furnizării unei garanții. În ultimele sale observații, reclamantul, la rândul său, se oferă să efectueze o plată inițială de până la 30 000 EUR, completată de plăți anuale de până la 7 000 EUR. Ombudsmanul consideră că, urmând propunerile cuprinse în oferta reclamantului, Comisia ar acționa în mod echitabil. În aceste condiții, ar fi posibil ca reclamantul să ramburseze suma totală, fără a include dobânda penalizatoare, pe o perioadă de aproximativ șase ani.

20. Ombudsmanul observă că, în ceea ce privește numărul de ani în care ar putea fi plătite tranșele, Comisia a recunoscut că normele aplicabile, în special Regulamentul financiar și normele sale de aplicare [în prezent normele de aplicare [6]], nu constituie un obstacol formal în calea rambursării care durează mai mult de trei ani. În schimb, practica actuală a Comisiei se bazează pe interesul debitorilor de a nu rambursa sume pe perioade mai lungi de timp și pe considerația că nu este rolul Comisiei să acorde credite pe perioade mai lungi de timp.

21. Ombudsmanul observă, de asemenea, că nici articolul 85 din normele de aplicare, care erau aplicabile până la 31 decembrie 2012, nici articolul 89 [7] din normele de aplicare, care sunt aplicabile de la 1 ianuarie 2013, nu prevăd nicio limitare în ceea ce privește termenul suplimentar maxim de plată.

22. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul consideră că valoarea fiecărei tranșe și momentul plății sunt în totalitate la latitudinea Comisiei. Această marjă de apreciere ar trebui utilizată cu respectarea principiilor echității și proporționalității. Ambele principii impun luarea în considerare a circumstanțelor specifice fiecărui caz în parte. De fapt, impunerea unei sarcini excesive și disproporționate reclamantului ar fi contrară principiilor bunei administrări.

23. Comisia ar putea, din nou, să ia în considerare dificultățile financiare ale reclamantului, astfel cum a procedat atunci când și-a retras cererea de daune-interese pe motiv că aceasta ar fi fost disproporționată având în vedere situația financiară dificilă a reclamantului.

24. În plus, Comisia ar putea lua în considerare și alți factori, după cum urmează. În primul rând, reclamantul a acționat și a cooperat cu bună-credință cu Comisia pe tot parcursul procedurii, a acceptat constatările controlului documentar și este dispus să ramburseze suma solicitată. În plus, deși se pare că erorile care au necesitat corectarea documentelor contabile ale reclamantului au fost neintenționate, insistența Comisiei asupra condițiilor actuale de rambursare ar putea obliga reclamantul să își înceteze activitățile. În plus, trebuie avut în vedere faptul că reclamantul și-a demonstrat angajamentul european prin participarea la 12 proiecte europene. Niciun element din dosar nu indică faptul că această participare nu a fost satisfăcătoare. În aceste condiții, Ombudsmanul nu poate decât să fie de acord cu reclamantul că ar fi păcat ca o instituție europeană să cauzeze încetarea activităților sale. Este de la sine înțeles că dizolvarea reclamantului ar putea submina recuperarea întregii sume de către Comisie.

25. În concluzie, deși Ombudsmanul este de acord că nu este rolul Comisiei să „dea credit”, Comisia ar putea, în opinia sa, să accepte rambursarea în tranșe pe o perioadă mai lungă de timp. Durata specifică a unei astfel de perioade ar trebui stabilită pe baza circumstanțelor fiecărui caz în parte și, în special, în cazul în care debitorii acceptă acorduri care prevăd, de asemenea, plata unor dobânzi moratorii.

26. În plus, în cazul în care reclamantul participă în prezent la alte proiecte europene, părțile ar putea lua în considerare recuperarea unei părți din suma totală prin compensare. Ombudsmanul observă că, deși Comisia a menționat această posibilitate în e-mailul său din 26 septembrie 2012, ea nu a fost continuată.

27. În ceea ce privește garanția, Ombudsmanul observă că articolul 85 din normele de aplicare, care erau aplicabile până la 31 decembrie 2012, prevedea într-adevăr că termenul suplimentar de plată putea fi acordat numai în cazul în care debitorul depunea o garanție financiară care acoperea datoria restantă atât în ceea ce privește suma principală, cât și dobânda. Nu a fost prevăzută în mod expres nicio posibilitate de derogare de la această cerință. Cu toate acestea, începând cu 1 ianuarie 2013, normele de aplicare au fost înlocuite cu norme de aplicare, care mențin aceeași cerință, dar prevăd o posibilitate de derogare. Într-adevăr, în conformitate cu articolul 89 din normele de aplicare, „[î]n circumstanțe excepționale, în urma unei cereri din partea debitorului, contabilul poate renunța la cerința unei garanții [...] atunci când, pe baza evaluării sale, debitorul este dispus și în măsură să efectueze plata în termenul suplimentar, dar nu este în măsură să depună o astfel de garanție și se află într-o situație dificilă.” Din considerentul 33 din preambulul normelor de aplicare reiese că această dispoziție a fost inspirată de necesitatea de a oferi contabililor o mai mare flexibilitate și de necesitatea de a reflecta principiul proporționalității în cazul în care debitorul este efectiv dispus și în măsură să efectueze plata în termenul suplimentar, dar nu este în măsură să depună o garanție.

28. Pe baza elementelor de probă din dosar, Ombudsmanul nu este în măsură să stabilească dacă este într-adevăr imposibil ca reclamantul să depună o garanție. În special, Ombudsmanul observă că, deși reclamantul a susținut că îi este imposibil să obțină o garanție bancară, acesta nu a furnizat niciun argument special cu privire la posibilitatea alternativă permisă de normele de punere în aplicare de la momentul respectiv și de normele de aplicare actuale de a oferi o garanție solidară din partea unui terț. Pe de altă parte, având în vedere faptul că reclamantul este o asociație fără scop lucrativ, situația sa financiară și suma care trebuie acoperită de o garanție, Ombudsmanul nu consideră neconvingătoare, la prima vedere, afirmația reclamantului potrivit căreia nu poate obține o garanție (bancară). În orice caz, nu este de competența Ombudsmanului să stabilească acest aspect în această etapă, dar Comisia ar putea să reexamineze, având în vedere considerațiile de mai sus, cerința sa de garanție, pe care a impus-o inițial în temeiul normelor de aplicare, care nu mai sunt aplicabile.

29. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul prezintă următoarea propunere de soluție amiabilă, în conformitate cu articolul 3 alineatul (5) din Statutul Ombudsmanului European.

B. Propunerea unei soluții amiabile

Ținând seama de constatările Ombudsmanului, Comisia Europeană s-ar putea întâlni cu reclamantul și, pe baza propunerii pe care reclamantul a făcut-o în observațiile sale cu privire la avizul Comisiei, ar putea discuta și lua în considerare posibilitatea: (i) rambursarea prin compensarea datoriei; (ii) prelungirea numărului de ani în care ar putea fi plătite tranșele; și (iii) posibila renunțare la cerința unei garanții.

Ombudsmanul se oferă să participe la reuniunea dintre cele două părți, în cazul în care părțile doresc acest lucru.

P. Nikiforos Diamandouros

Adoptată la Strasbourg, la 5 septembrie 2013.