Articolul I. Istoricul plângerii

1. Această plângere se referă la accesul la documente referitoare la corespondența dintre Comisia Europeană, anumite state membre ale UE și autoritățile din Statele Unite (SUA), cu privire la consecințele Legii conformității fiscale a conturilor străine din SUA („FATCA”). Plângerea a fost depusă de dna Sophie In 't Veld, deputată în Parlamentul European.

2. FATCA a fost semnată în legislația federală a SUA în martie 2010 [1]. Obiectivul FATCA este de a preveni evaziunea fiscală transfrontalieră a persoanelor fizice și juridice care sunt resortisanți ai SUA. FATCA solicită instituțiilor financiare („IFF”) din afara SUA să raporteze Serviciului de venituri interne al SUA cu privire la clienții lor care intră sub incidența FATCA. Din cauza preocupărilor legate de probabilitatea ca FATCA să creeze dificultăți considerabile pentru instituțiile financiare din UE din cauza costurilor ridicate de asigurare a conformității și a riscului de încălcare a legislației statelor membre (în special în ceea ce privește protecția datelor), în 2011, Comisia, împreună cu cinci state membre [2], a inițiat un dialog cu Trezoreria SUA.

3. În acest context, la 30 martie 2012, reclamantul a depus o cerere inițială în temeiul Regulamentului 1049/2001 [3] pentru a primi o copie a "tuturor documentelor deținute de Comisie referitoare la corespondența și discuțiile dintre Comisie, statele membre ale UE și autoritățile SUA cu privire la consecințele FATCA și, în special, la soluțiile de tipul «de la guvern la guvern»".

4. În răspunsul său din 22 mai 2012, Comisia a identificat 15 documente [4]. Comisia a acordat acces deplin la documentele 4 și 5 și a refuzat accesul la celelalte documente pe motiv că acestea intrau sub incidența excepțiilor prevăzute la articolul 4 din Regulamentul 1049/2001 [5].

5. Mai precis, Comisia a refuzat accesul la documentele 1, 2, 3 și 6 pentru următoarele motive: (i) excepția referitoare la protecția interesului public în ceea ce privește relațiile internaționale în conformitate cu articolul 4 alineatul (1) litera (a) a treia liniuță din Regulamentul nr. 1049/2001, (ii) excepția referitoare la protecția interesului public în ceea ce privește politica financiară, monetară sau economică a Uniunii sau a unui stat membru în conformitate cu articolul 4 alineatul (1) litera (a) a patra liniuță din Regulamentul nr. 1049/2001 și (iii) excepția referitoare la protecția procesului decizional al Comisiei în conformitate cu articolul 4 alineatul (3) primul paragraf din Regulamentul nr. 1049/2001. Comisia a refuzat accesul la documentele 7, 8, 9, 10 și 15 în temeiul articolului 4 alineatul (1) litera (a) a treia liniuță și la documentele 11, 12, 13 și 14 în temeiul (i) articolului 4 alineatul (1) litera (a) a treia liniuță și al (ii) articolului 4 alineatul (3) primul paragraf. Comisia a precizat că nici accesul parțial nu putea fi acordat.

6. În cererea sa de confirmare din 7 iunie 2012, reclamanta a contestat interpretarea Comisiei privind articolul 4 alineatul (1) litera (a) a treia liniuță pe care Comisia a aplicat-o tuturor documentelor nedivulgate, articolul 4 alineatul (1) litera (a) a patra liniuță în ceea ce privește documentele 1, 2, 3 și 6 și a susținut că există un interes public superior care justifică divulgarea documentelor cărora Comisia le-a aplicat articolul 4 alineatul (3) prima teză din Regulamentul 1049/2001.

7. La 28 iunie 2012, Comisia a confirmat primirea cererii de confirmare și a informat-o că, în ceea ce privește documentele 1-3 și 6-13, nu este în măsură să respecte termenul pe care îl prelungește în prezent cu 15 zile lucrătoare. Comisia a afirmat că documentul 14 conținea corespondență prin e-mail între Comisie și membrii Grupului de lucru „Articolul 29”[6] și a afirmat, în ceea ce privește documentul 15, că e-mailurile identificate aparțin următoarelor grupuri de mesaje: (a) mesaje între Comisie și statele membre fără implicarea SUA și OCDE, (b) mesaje între Comisie și autoritățile SUA, în care, în unele cazuri, au fost implicate și statele membre și/sau OCDE, și (c) mesaje între statele membre și autoritățile SUA, în care Comisia a fost pur și simplu copiată pentru informare. Comisia a afirmat că e-mailurile identificate în răspunsul inițial la documentele 14 și 15 se ridicau, în această etapă, la peste o mie de pagini și a susținut că, din cauza caracterului tehnic al documentelor, precum și a următoarei vacanțe de vară, evaluarea acestora și consultările interne nu au putut fi finalizate înainte de expirarea termenului. Din aceste motive, Comisia a propus reclamantului să caute o soluție echitabilă în conformitate cu articolul 6 alineatul (3) din Regulamentul 1049/2001, de exemplu prin excluderea acelor e-mailuri care se referă la sau conțin informații identice cu conținutul documentelor 1-13. În subsidiar, Comisia a solicitat reclamantei să accepte că tratarea cererii sale ar necesita mai mult timp decât termenele prevăzute în Regulamentul 1049/2001 și că i s-ar trimite loturi succesive de documente pe măsură ce analiza progresează.

8. Prin e-mailurile din 16 și 17 iulie 2012, reclamanta a refuzat propunerea Comisiei de a restrânge domeniul de aplicare al cererii sale privind documentele 14 și 15.

9. La 2 august 2012, Comisia a informat reclamantul că documentele 14 și 15 conțin peste 200 și, respectiv, 4 000 de e-mailuri. Comisia a precizat că documentele trebuiau examinate pentru a le selecta pe cele care aveau legătură cu obiectul cererii sale. Având în vedere că multe dintre mesaje provin de la părți terțe (autoritățile statelor membre, SUA și OCDE), Comisia a trebuit să le consulte înainte de a decide cu privire la divulgare. După ce a efectuat o analiză detaliată a cererii reclamantului în lumina hotărârii Tribunalului în cauza VKI [7], Comisia a estimat că efectuarea unei evaluări complete și individuale a fiecărui e-mail relevant pentru a stabili dacă se aplică o excepție prevăzută la articolul 4 din Regulamentul 1049/2001 ar echivala cu un volum de muncă de un om-an. Potrivit Comisiei, acest lucru ar implica o sarcină administrativă considerabilă care ar paraliza activitatea serviciului Comisiei care tratează cererea reclamantului. Prin urmare, Comisia a considerat că cererea reclamantului a fost disproporționată.

10. În plus, Comisia a observat că Tribunalul a recunoscut că, pentru a evita situațiile în care un solicitant formulează o cerere „privind un număr vădit nerezonabil de documente, poate din motive nesemnificative [...] „, a fost necesar să se stabilească interesul reclamantului. În acest sens, Comisia a invitat-o pe reclamantă să își precizeze interesul de a obține documentele solicitate și a invitat-o să restrângă domeniul de aplicare al cererii sale, în conformitate cu articolul 6 alineatele (2) și (3) din Regulamentul 1049/2001. Comisia a informat reclamantul că, în conformitate cu normele detaliate ale Comisiei de aplicare a Regulamentului 1049/2001, „termenul pentru răspunsul la cererea [sa] de confirmare va începe să curgă numai de la data la care Comisia primește informații suplimentare [...] care îi vor permite să prelucreze cererea [sa].”

11. La 28 august 2012, Comisia a luat o decizie cu privire la cererea de confirmare a reclamantului referitoare la documentele 1-3 și 6-13 (denumită în continuare „decizia Comisiei din 28 august 2012”). În această decizie, Comisia a acordat acces parțial la documentele 1, 2, 3, 6, 7 literele (a)-(c) și (k), 8, 10 și 11. Comisia a refuzat accesul la documentele 7 literele (d)-(j) și (l) și la documentele 12 și 13 în întregime. Comisia și-a rezervat poziția cu privire la documentul 9, deoarece acesta provine de la autoritățile SUA, care au trebuit să fie consultate cu privire la posibila divulgare în temeiul articolului 4 alineatul (4) din Regulamentul 1049/2001.

12. După ce a furnizat informații detaliate cu privire la contextul și conținutul documentelor nedivulgate sau al unor părți ale acestora din documentele 1-3 și 6-13, Comisia a explicat motivul pentru care, în opinia sa, divulgarea acestor documente ar risca să submineze interesul public în ceea ce privește relațiile internaționale în temeiul articolului 4 alineatul (1) litera (a) a treia liniuță din Regulamentul 1049/2001.

13. Mai precis, în ceea ce privește documentele 1, 2, 3 și 6, Comisia a susținut că acestea conțin informații substanțiale și detaliate cu privire la discuțiile (la momentul respectiv, în curs) dintre Comisie și statele membre, pe de o parte, și autoritățile SUA, pe de altă parte, în ceea ce privește implicațiile FATCA pentru cetățenii și întreprinderile din UE, precum și interacțiunea FATCA cu legislația UE și a statelor membre.

14. În ceea ce privește documentele 7(a) - 7(l), Comisia a susținut că aceste documente sunt rapoarte interne ale reuniunilor care conțin informații exhaustive privind discuțiile și pozițiile adoptate și schimburile de opinii din cadrul Comisiei, cu statele membre, SUA și OCDE și, în unele cazuri, cu FFI în ceea ce privește implicațiile FATCA. În plus, aceste documente raportează obiecțiile de principiu formulate de unele state membre, precum și posibilele soluții discutate. Comisia a subliniat că procesele-verbale ale reuniunilor au fost pregătite de Comisie pentru uz intern fără consultarea altor participanți sau fără verificarea conținutului acestora cu aceștia și, prin urmare, ar putea prezenta în mod eronat pozițiile lor. Aceste documente dezvăluie, de asemenea, pozițiile statelor membre, ale SUA și ale Comisiei, precum și posibilele strategii ale Comisiei și ale statelor membre implicate.

15. În ceea ce privește documentul 10, Comisia a susținut că acesta conține o corespondență oficială între Comisie și Trezoreria SUA cu privire la aspecte tehnice în domeniul protecției datelor cu caracter personal.

16. În ceea ce privește documentele 11, 12 și 13, Comisia a susținut că aceste documente reflectă opiniile autorităților de protecție a datelor din statele membre și înregistrează discuțiile care au avut loc în cadrul reuniunilor Grupului de lucru „Articolul 29” privind interacțiunea dintre FATCA și Directiva 95/46 a UE. Documentele solicitate reflectă opiniile Comisiei cu privire la opiniile și argumentele schimbate între statele membre și includ trimiteri la situația actuală a negocierilor cu SUA privind FATCA, precum și la întrebările, observațiile și observațiile participanților în această privință.

17. În ceea ce privește toate documentele de mai sus, Comisia a susținut că divulgarea părților nedivulgate din aceste documente ar avea un efect negativ asupra atmosferei de încredere reciprocă și ar reduce perspectiva unui rezultat pozitiv al negocierilor în curs. În plus, aceasta ar pune sub semnul întrebării încrederea că Comisia, în calitate de observator în acest caz, respectă confidențialitatea aferentă negocierilor fiscale internaționale. În plus, Comisia a susținut că divulgarea ar dezvălui opiniile și sugestiile preliminare exprimate în primele etape ale negocierilor, care ar trebui să aibă loc într-o atmosferă de încredere reciprocă în tratamentul confidențial al schimburilor de către toți participanții. Comisia a subliniat că necesitatea de a menține această situație va rămâne în vigoare până la încheierea negocierilor. În plus, Comisia a susținut că documentele nedivulgate sau părți ale acestora conțin avize ale Comisiei și poziții ale statelor membre, inclusiv obiective și strategii pentru negocieri, precum și avize și evaluări privind Statele Unite, a căror divulgare ar perturba negocierile în curs și ar afecta atât relațiile UE, cât și pe cele ale statelor membre cu țara terță în cauză.

18. În plus, Comisia a precizat că părțile nedivulgate din documentele 7 literele (a)-(f), (i), (k)-(l), 8 și 10 conțin date cu caracter personal la care accesul a fost refuzat în temeiul excepției referitoare la protecția vieții private și a integrității persoanei în conformitate cu articolul 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul 1049/2001.

19. La 21 septembrie 2012, reclamanta a răspuns invitației Comisiei din 2 august 2012 de a restrânge cererea privind documentele 14 și 15 și a susținut că interesul său de a obține documentele este menționat în mod clar în cererea sa de confirmare din 7 iunie 2012 și că cererea sa nu poate fi calificată drept „nerezonabilă” atunci când nu ar fi putut avea cunoștință de numărul de documente solicitate la momentul la care le-a prezentat. Reclamantul a susținut că nu ar fi posibil să își restrângă cererea atunci când nu cunoaște conținutul documentelor solicitate.

20. În ceea ce privește invocarea de către Comisie a excepției prevăzute la articolul 4 alineatul (1) litera (a) a treia liniuță, reclamantul a susținut că documentele solicitate nu se referă la negocieri internaționale și că FATCA nu se referă la un acord internațional, ci doar la un schimb de informații. În opinia reclamantului, argumentul potrivit căruia divulgarea documentelor ar putea dăuna negocierilor internaționale și, prin urmare, interesului public în ceea ce privește relațiile internaționale, nu pare să fie valabil.

21. La 22 noiembrie 2012, Comisia a răspuns la cererea de confirmare a reclamantului în legătură cu documentul 9 și a refuzat accesul la acesta pe baza excepției referitoare la protecția interesului public în ceea ce privește relațiile internaționale dintre Comisie și SUA în temeiul articolului 4 alineatul (1) litera (a) a treia liniuță din Regulamentul 1049/2001.

22. În urma unei atenționări adresate Comisiei cu privire la cererea sa pendinte privind documentele 14 și 15, la 13 iunie 2013, reclamanta a solicitat Comisiei să îi acorde accesul la documentele 14 și 15 înainte de sfârșitul lunii iunie.

23. În răspunsul său din 19 iulie 2013, Comisia a informat reclamantul cu privire la evoluțiile în contextul FATCA. Comisia a declarat că a lansat discuții cu autoritățile SUA pentru a încerca să găsească o soluție alternativă la FATCA. Comisia a declarat, de asemenea, că a oferit un forum pentru ca Statele Unite să prezinte FATCA statelor membre ale UE. Cu toate acestea, a informat reclamantul că Comisia nu mai este implicată în discuțiile cu autoritățile SUA, având în vedere că SUA a decis cu privire la soluții bilaterale și a inițiat negocieri cu fiecare stat membru în parte, excluzând Comisia [8].

24. În ceea ce privește fondul cererii reclamantului de acces la documentele 14 și 15, Comisia a furnizat o prezentare detaliată a măsurilor pe care le-a luat și a susținut că documentele solicitate conțin nu numai cel puțin 4 000 de e-mailuri, ci și un număr considerabil de anexe. Comisia a subliniat că o primă examinare și evaluare a unui eșantion limitat de documente solicitate a arătat că majoritatea, dacă nu totalitatea conținutului acestora nu poate fi divulgat, deoarece divulgarea ar fi interzisă în temeiul articolului 4 din Regulamentul 1049/2001, în special excepțiile privind (i) protecția interesului public în ceea ce privește relațiile internaționale și (ii) viața privată și integritatea persoanelor ale căror date cu caracter personal apar în documentele solicitate. În plus, Comisia a susținut că o parte substanțială a conținutului documentelor solicitate se referă mai degrabă la modalitățile practice decât la fondul obiectului și, prin urmare, nu ar fi de mare ajutor reclamantului.

25. Comisia și-a exprimat regretul cu privire la faptul că nu a fost posibil să se ajungă la un acord cu reclamanta cu privire la o soluție care să reconcilieze interesul acesteia de a solicita accesul la aceste documente și volumul considerabil de muncă implicat în analizarea acestora. Cu toate acestea, Comisia a reiterat faptul că, cu excepția cazului în care domeniul de aplicare al cererii reclamantului a fost restrâns în mod substanțial și tratarea cererii a fost eșalonată pe o perioadă mai lungă de timp, prelucrarea documentelor „ar încălca principiul bunei administrări prin impunerea unei sarcini administrative care ar fi disproporționată în raport cu efectul util al răspunsului la cererea [reclamantului]”. Comisia a susținut că ar fi în spiritul articolului 6 alineatul (3) din Regulamentul 1049/2001 să se organizeze o reuniune între reclamant, secretarul general al Comisiei și înalții funcționari ai Direcției Generale Impozitare și Uniune Vamală a Comisiei (denumită în continuare „DG TAXUD”), care au fost implicați în tratarea dosarului și care ar putea răspunde la întrebările reclamantului, furniza contextul și contextul și o mai bună înțelegere a chestiunii. Comisia a susținut că acest lucru ar putea servi mai bine interesului său legitim de a fi informată cu privire la obiectul care stă la baza cererii sale de acces. Potrivit Comisiei, acest lucru i-ar putea oferi informații suficiente pentru a-și restrânge cererea.

26. În subsidiar, Comisia a propus un proces de restrângere a domeniului de aplicare al cererii reclamantului și de eșalonare a procesului de examinare a acesteia. Procedând astfel, Comisia a împărțit documentele în cauză în următoarele categorii: (a) toată corespondența și toate documentele care intră în domeniul de aplicare al cererii inițiale, care provin de la Comisie și sunt adresate autorităților SUA; și (b) toată corespondența și toate documentele care intră în domeniul de aplicare al cererii inițiale adresate de Comisie părților terțe cu privire în mod specific la subiectul protecției datelor cu caracter personal. În ceea ce privește corespondența autorităților SUA către Comisie și corespondența părților terțe cu privire la protecția datelor cu caracter personal, Comisia a propus prelucrarea și a acestor documente, sub rezerva acordului autorităților SUA și al părților terțe relevante. Comisia a oferit o estimare de patru luni pentru categoriile de prelucrare (a) și (b) începând din momentul în care primește acordul reclamantului. În cazul în care reclamanta insistă asupra cererii sale generale, Comisia a susținut că ar trebui să extindă procedura de screening pe o perioadă mai lungă de timp și să aibă în vedere prelucrarea a 50 de documente pe lună. Comisia a solicitat reclamantei să indice dacă va fi de acord fie cu reuniunea, fie cu examinarea eșalonată a cererii sale. Comisia a afirmat că, în cazul în care reclamantul ar putea fi de acord cu oricare dintre soluții, Comisia ar proceda la tratarea părții rămase din cererea reclamantului.

27. Nemulțumită de propunerea Comisiei, la 19 iulie 2013, reclamanta a informat Comisia că insistă asupra cererii sale și, în aceeași zi, a depus această plângere la Ombudsmanul European.

Articolul II. Ancheta

28. Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la plângere și a identificat următoarele acuzații și afirmații:

1) Comisia nu a tratat cererea reclamantului de acces public la documente în conformitate cu normele procedurale aplicabile.

În sprijinul primei sale afirmații, reclamanta a susținut că, în ceea ce privește documentele 14 și 15, Comisia nu a luat o decizie cu privire la cererea sa de acces și, prin urmare, a depășit termenele rezonabile de răspuns, încălcând astfel Regulamentul 1049/2001 și articolul 17 din Codul european al bunei conduite administrative („ECGAB”).

2) Contrar normelor de fond consacrate în Regulamentul 1049/2001, Comisia nu a acordat acces public deplin la documentele solicitate.

În sprijinul celei de a doua afirmații, reclamanta a susținut că, în ceea ce privește documentele 1-3 și 6-13, în măsura în care aceste documente sau părți ale acestora nu au fost divulgate, Comisia nu a justificat aplicarea excepției prevăzute la articolul 4 alineatul (1) litera (a) a treia liniuță.

3) Comisia ar trebui să examineze fără întârziere cererea reclamantului de acces la documentele 14 și 15.

4) Comisia ar trebui să acorde acces public la documentele solicitate.

29. În cursul anchetei, Ombudsmanul a primit avizul Comisiei cu privire la plângere. Serviciile sale au efectuat, de asemenea, o inspecție a dosarului Comisiei privind cazul de față și au trimis Comisiei și reclamantului un raport privind inspecția documentelor. Reclamantul nu a formulat observații suplimentare cu privire la avizul Comisiei sau la raportul de inspecție, dar și-a reiterat cererea de acces deplin la documentele solicitate. Proiectele de recomandări ale Ombudsmanului iau în considerare argumentele și avizele prezentate de părți.

Articolul III.  Afirmația potrivit căreia Comisia nu a tratat cererea reclamantului de acces public la documentele 14 și 15 în conformitate cu normele procedurale aplicabile și cu cererea conexă

(a) Inspecția documentelor

30. Serviciile Ombudsmanului au efectuat o inspecție a documentelor care intră în domeniul de aplicare al cererii de acces a reclamantului. Rezultatele inspecției, raportate în detaliu părților, sunt rezumate mai jos.

31. În ceea ce privește documentele 14 și 15, dosarul Comisiei a fost împărțit în 5 dosare, fiecare dintre acestea conținând corespondența prin e-mail a funcționarilor Comisiei implicați în dosarul FATCA, după cum urmează:

1) Dosarul Oficial 1 conținea 1 372 de e-mailuri și anexele acestora.

2) Dosarul Oficial 2 conținea 1 522 de e-mailuri și anexele acestora.

3) Dosarul Oficial 3 conținea 2 012 e-mailuri și anexele acestora.

4) Dosarul Oficial 4 conținea 78 de e-mailuri.

5) Dosarul Oficial 5 conținea 692 de e-mailuri și anexele lor.

32. Reprezentanții Ombudsmanului au examinat e-mailurile și anexele cuprinse în documentele 14 și 15. Inspecția documentelor s-a desfășurat pe parcursul a trei zile și a durat în total 7,5 ore lucrătoare. Mai mult de jumătate din e-mailurile inspectate conțineau atașamente, variind în mod normal de la 1 la 3 atașamente și, ocazional, până la 19. Au existat suprapuneri substanțiale deoarece, în multe cazuri, aceiași funcționari au fost implicați în aceleași schimburi și discuții de e-mailuri, ceea ce a dus la depunerea aceluiași e-mail în dosarul fiecărui funcționar cel puțin o dată. Suprapunerile au fost mai mari în ceea ce privește documentele anexate, deoarece anumite documente (de exemplu, un document de referință privind FATCA sau „Apărătorii” DG TAXUD privind FATCA) au fost prezentate de mai multe ori din cauza faptului că au fost trimise diferitelor servicii la nivel intern, autorităților SUA și părților terțe. Din punct de vedere cronologic, e-mailurile și anexele datează aproximativ de la jumătatea anului 2010 până la jumătatea anului 2012.

33. În ceea ce privește conținutul e-mailurilor inspectate și al anexelor acestora, acestea se încadrau în următoarele mari categorii:

E-mailuri:

a) schimburi de e-mailuri între funcționarii DG TAXUD cu privire la FATCA, cum ar fi, de exemplu, e-mailuri în vederea pregătirii reuniunilor Grupului pentru politica fiscală („TPG”);

B) Schimburi de e-mailuri între funcționarii DG TAXUD și părți terțe, cum ar fi, de exemplu, e-mailuri privind modalitățile practice de organizare a reuniunilor cu părțile interesate, statele membre și părțile terțe.

Anexe:

C) Documente (de exemplu, un document de referință privind FATCA, un document privind implicațiile FATCA pentru instituțiile financiare ale UE, un document privind aspecte legate de protecția datelor), proiecte de note de informare (de exemplu, „Apărătorii” DG TAXUD privind FATCA) și procese-verbale ale reuniunilor (de exemplu, procesul-verbal al reuniunilor TPG);

d) Contribuțiile terților la FATCA. De exemplu, contribuții din partea asociațiilor profesionale, a statelor membre sau a altor părți interesate (de exemplu, poziția Regatului Unit și a Elveției cu privire la FATCA).

(b) Avizul Comisiei

34. În avizul său, Comisia și-a prezentat schimburile cu reclamantul (rezumat mai sus la punctele 4-26) și a afirmat că, pentru a răspunde preocupărilor reclamantului, i-a furnizat informații cu privire la rolul (limitat) al Comisiei în discuțiile FATCA. Comisia a confirmat că a lansat discuții cu Statele Unite pentru a încerca să găsească o soluție alternativă la FATCA și că a oferit, de asemenea, un forum pentru ca Statele Unite să prezinte FATCA statelor membre ale UE. Cu toate acestea, a continuat să clarifice faptul că Comisia nu mai este angajată în discuții cu autoritățile SUA cu privire la FATCA. În urma unor discuții suplimentare cu cinci state membre care nu au implicat Comisia, Statele Unite au trecut la soluții bilaterale cu statele membre.

35. În contextul acestei evoluții, Comisia a observat că, prin scrisoarea din 19 iulie 2013, reclamanta nu a acceptat propunerea sa de a restrânge domeniul de aplicare al cererii sale inițiale de acces la documente. Comisia a insistat asupra faptului că a explicat de multe ori de ce ar avea nevoie de mai mult timp pentru a trata documentele 14 și 15. În consecință, Comisia a propus reclamantului (a) să își restrângă cererea, (b) să se întâlnească cu funcționarii Comisiei implicați pentru a discuta o soluție echitabilă sau pentru a accepta o abordare rezonabilă și (c) să convină asupra unui calendar pentru tratarea documentelor 14 și 15. În paralel, prin faptul că a informat-o pe reclamantă pe tot parcursul acestui proces, Comisia a susținut că a acționat în modul cel mai responsabil posibil, ținând seama de complexitatea și de numărul documentelor care fac obiectul cererii reclamantului, de diversitatea autorilor acestora și de limitele resurselor de care dispune pentru a trata cererile de acces.

36. Comisia a considerat că, prin refuzul repetat de a-și restrânge cererea sau de a discuta o soluție echitabilă cu Comisia, reclamanta a contribuit la tratarea mai îndelungată a cererii sale de acces decât a fost necesar. În această privință, Comisia a afirmat că, având în vedere numărul și complexitatea documentelor solicitate și diversitatea autorilor acestora, o tratare mai rapidă a documentelor 14 și 15 ar fi fost în detrimentul tratării celorlalte părți ale cererii reclamantului, a cererilor de acces din partea altor solicitanți și a activității principale a Comisiei. În opinia Comisiei, un astfel de tratament nu ar fi fost, prin urmare, în conformitate cu principiul bunei administrări.

37. În ceea ce privește afirmația reclamantului, Comisia a susținut că a depus eforturi continue pentru a trata cererea reclamantului de acces la documentele 14 și 15 în cel mai scurt termen posibil. Cu toate acestea, rapiditatea cu care își poate finaliza evaluarea depinde, de asemenea, de disponibilitatea reclamantului de a discuta cu Comisia, în temeiul articolului 6 alineatele (2) și (3) din Regulamentul 1049/2001, pentru a clarifica și/sau a restrânge domeniul de aplicare al cererii sale sau pentru a conveni asupra unei alte soluții echitabile. În acest sens, Comisia a declarat că a făcut mai multe oferte reclamantului. Aceasta este în continuare dispusă să convină asupra unei soluții echitabile, în cazul în care reclamantul își schimbă poziția în acest sens.

Secțiunea 3.02 Evaluarea Ombudsmanului care a condus la un proiect de recomandare

39. Pentru a examina afirmația reclamantului potrivit căreia Comisia nu a respectat normele procedurale aplicabile, ar trebui să se țină seama de faptul că Regulamentul 1049/2001 conține norme specifice care se aplică atunci când se tratează cererile de acces la „un număr foarte mare de documente”. Aceste norme permit instituțiilor UE să deroge, în circumstanțe excepționale, de la normele aplicabile în mod normal și prevăd (a) posibilitatea, în conformitate cu articolul 6 alineatul (3) din Regulamentul 1049/2001, de „a discuta informal cu solicitantul, în vederea găsirii unei soluții echitabile” și (b) posibilitatea, în conformitate cu articolul 8 alineatul (2) din Regulamentul 1049/2001, de a prelungi termenul general aplicabil de 15 zile lucrătoare pentru a răspunde la o cerere de confirmare cu încă 15 zile lucrătoare.

40. În acest caz, Comisia a susținut că termenul de răspuns la cererea de confirmare a reclamantului a fost suspendat în perioada în care încerca să ajungă la o soluție echitabilă cu reclamantul în ceea ce privește restrângerea domeniului de aplicare al cererii sale în legătură cu documentele 14 și 15. De fapt, Comisia a suspendat termenul de răspuns la cererea de confirmare a reclamantului și a condiționat răspunsul respectiv de găsirea unei soluții echitabile. Prin urmare, Comisia a corelat aceste două posibilități procedurale.

41. Cu toate acestea, Ombudsmanul subliniază că Comisia este obligată să respecte termenul strict prevăzut la articolul 8 alineatul (2) din Regulamentul 1049/2001 atunci când negociază cu reclamantul în vederea găsirii unei soluții echitabile în conformitate cu articolul 6 alineatul (3)[9].

42. Cu privire la acest aspect specific, Tribunalul a statuat [10], iar Curtea de Justiție a Uniunii Europene ("CJUE") a confirmat în cursul anchetei Ombudsmanului cu privire la această plângere [11] că Regulamentul 1049/2001 nu permite derogarea de la termenele-limită. CJUE a statuat că aceste termene sunt determinante în ceea ce privește desfășurarea procedurii de acces la documentele deținute de instituții și că termenele sunt menite să asigure prelucrarea rapidă și simplă a cererilor de acces la documente [12]. Prin urmare, posibilitatea unei soluții echitabile prevăzută la articolul 6 alineatul (3) „poate viza numai conținutul sau numărul documentelor solicitate”[13]. 

43. CJUE a adăugat că „constatarea nu poate fi infirmată de argumentul Comisiei referitor la posibilitatea instituțiilor de a concilia interesele unui solicitant de acces la documentele aflate în posesia lor cu interesul bunei administrări. Desigur, [...] din principiul proporționalității rezultă că instituțiile pot, în cazuri speciale în care volumul documentelor pentru care se solicită accesul sau în care numărul de pasaje care trebuie cenzurate ar implica o sarcină administrativă inadecvată, să pună în balanță interesul solicitantului accesului și volumul de muncă care rezultă din prelucrarea cererii de acces pentru a proteja interesele bunei administrări. Astfel, o instituție poate, în împrejurări excepționale, să refuze accesul la anumite documente pentru motivul că volumul de muncă aferent divulgării lor ar fi disproporționat în raport cu obiectivele stabilite prin cererea de acces la aceste documente. Cu toate acestea, invocarea principiului proporționalității nu poate permite modificarea termenelor prevăzute de Regulamentul nr. 1049/2001 fără a crea o situație de incertitudine juridică”[14].

44. Este clar că accentul pus de Curte pe necesitatea securității juridice urmărește, în acest context, să protejeze poziția reclamanților.  În special, această abordare garantează că măsurile reparatorii aflate la dispoziția solicitanților, și anume inițierea unei proceduri judiciare sau depunerea unei plângeri la Ombudsman, nu vor fi compromise de nicio suspendare a termenului prevăzut la articolul 8 alineatul (2) din Regulamentul 1049/2001. De asemenea, aceste măsuri corective nu pot fi suspendate sau condiționate de eforturile Comisiei de a găsi o soluție echitabilă. Totuși, aceasta a fost consecința a ceea ce Comisia a făcut în mod eronat în cazul de față.

45. În ceea ce privește propunerile Comisiei pentru o soluție echitabilă în acest caz, ar trebui remarcat faptul că, pentru ca o încercare de soluție echitabilă să fie credibilă, aceasta trebuie, în conformitate cu principiul proporționalității, să fie adecvată și necesară pentru atingerea obiectivelor urmărite [15], și anume obiectivul de a ajunge la o soluție echitabilă, protejând în același timp principiul accesului cât mai larg posibil la documente. Propunerile pentru o soluție echitabilă ar trebui, prin urmare, să fie adecvate și rezonabile, în sensul că ar trebui să ofere solicitantului o bună înțelegere a documentelor care fac obiectul cererii și, astfel, să îi permită acestuia să accepte propunerea.

46. Este clar că Comisia a prezentat reclamantului următoarele propuneri cu privire la documentele 14 și 15:

(I) să excludă e-mailurile care se referă la sau conțin informații identice cu conținutul documentelor 1-3 și 6-13 (scrisoarea Comisiei din 28 iunie 2012);

(II) să accepte faptul că tratarea cererii reclamantului va necesita mai mult timp și că vor fi trimise loturi succesive de documente (scrisoarea Comisiei din 28 iunie 2012);

(III) să organizeze o reuniune a secretarului general al Comisiei și a DG TAXUD cu reclamantul pentru a-i oferi informații cu privire la context și context și o mai bună înțelegere a chestiunii (scrisoarea Comisiei din 19 iulie 2013);

(IV) Pentru a eșalona examinarea cererii reclamantului. Mai precis, Comisia a oferit o estimare de patru luni pentru prelucrarea (a) corespondenței din partea Comisiei adresate autorităților SUA și (b) corespondenței din partea Comisiei către părți terțe, în special în ceea ce privește protecția datelor cu caracter personal, începând din momentul în care primește acordul reclamantului. În cazul în care reclamantul insistă asupra cererii sale generale, Comisia ar avea în vedere extinderea procedurii de screening pe o perioadă mai lungă de timp și prelucrarea a 50 de documente pe lună (scrisoarea Comisiei din 19 iulie 2013).

47. Ombudsmanul ia act de declarațiile reclamantului, în special în scrisoarea sa din 19 septembrie 2012, potrivit cărora acesta nu este suficient de familiarizat cu conținutul documentelor solicitate. Luând în considerare încercarea Comisiei de a găsi o soluție echitabilă și propunerile citate la punctul anterior, Ombudsmanul consideră că informațiile furnizate în aceste propuneri nu reușesc să ofere reclamantului o înțelegere suficientă a conținutului documentelor solicitate și, prin urmare, o oportunitate reală de a restrânge domeniul de aplicare al cererii sale.

48. Mai precis, punctul I ar necesita o examinare foarte detaliată și atentă a tuturor documentelor, inclusiv a documentelor 14 și 15, pentru a stabili care „documente conțin informații identice” cu documentele 1-3 și 6-13 din cererea reclamantului și pentru a stabili suprapunerile. Acest lucru, de fapt, ar putea face procesul general și mai greoi. Pe de altă parte, punctele II și IV nu oferă informații suplimentare și semnificative cu privire la conținutul documentelor solicitate, deoarece acestea se concentrează pe eșalonarea examinării cererii reclamantului.

49.  În ceea ce privește punctul III, o reuniune cu Secretarul General al Comisiei și cu DG TAXUD ar fi putut, într-adevăr, să fie utilă pentru a ajuta reclamanta să restrângă domeniul de aplicare al cererii sale. Cu toate acestea, atunci când a făcut această ofertă, Comisia ar fi trebuit să clarifice faptul că oferta era una pe care ar fi făcut-o oricărui solicitant într-un caz similar și că oferta nu reflecta statutul solicitantului de deputat în Parlamentul European. Cu toate acestea, Comisia nu a precizat în mod clar că o reuniune cu secretarul general al Comisiei și cu funcționarii DG TAXUD a fost oferită din cauza naturii cererii specifice, mai degrabă decât din cauza identității solicitantului respectiv. În aceste condiții, este de înțeles că reclamantul ar fi trebuit să refuze această ofertă.

50. Pe baza celor de mai sus, Ombudsmanul consideră că Comisia nu a utilizat toate mijloacele posibile/rezonabile pentru a negocia cu reclamantul în vederea găsirii unei soluții echitabile și că propunerile sale nu au fost adecvate pentru atingerea obiectivului urmărit. Ombudsmanul consideră că propunerile Comisiei ar fi trebuit să conțină cel puțin o descriere mult mai detaliată a (categoriilor de) documente care fac obiectul cererii reclamantului, de preferință un cuprins și, în mod ideal, linkuri către registrul de documente al Comisiei [16]. Astfel, reclamantului i s-ar oferi suficiente informații pentru a identifica documentele care corespund nevoilor sale și, prin urmare, pentru a lua poziție cu privire la aceste propuneri. 

51. În ceea ce privește propunerea de examinare eșalonată a documentelor solicitate, Ombudsmanul recunoaște că Comisia este preocupată în mod justificat de impactul pe care l-ar fi putut avea o prelucrare mai rapidă a documentelor 14 și 15 asupra tratării celorlalte părți ale cererii reclamantului, precum și asupra cererilor de acces din partea altor solicitanți. Cu toate acestea, este necesar să se arate că, atunci când prezintă o propunere de soluție echitabilă, Comisia nu poate pur și simplu să se abțină de la a formula o cerere de acces pentru simplul motiv că reclamanta nu este de acord cu această propunere.

52. Având în vedere constatările de mai sus de la punctele 44, 50 și 51, Ombudsmanul concluzionează că, (a) prin faptul că nu a prezentat o propunere adecvată/rezonabilă pentru o soluție echitabilă în termenul relevant și (b) prin faptul că a condiționat examinarea cererii de confirmare a reclamantului de găsirea unei soluții echitabile fără a lua măsuri suplimentare, Comisia a comis o administrare defectuoasă.

53. Cu toate acestea, Ombudsmanul consideră că această administrare defectuoasă poate fi remediată în continuare. Astfel, deși căutarea unei soluții echitabile nu afectează termenele stricte prevăzute de Regulamentul nr. 1049/2001, expirarea termenului nu exonerează o instituție a Uniunii de obligația de a continua să caute o soluție echitabilă împreună cu un solicitant în cauzele referitoare la un număr foarte mare de documente. În această privință, Ombudsmanul este ferm convins că principiile bunei administrări impun ca, pentru a consolida protecția dreptului fundamental al cetățenilor de acces la documente, o instituție a UE ar trebui, în pofida expirării termenului legal, să exploreze modalități rezonabile de a găsi o soluție echitabilă cu solicitantul și, în cele din urmă, să procedeze la o examinare individuală a documentelor solicitate.

54. Pentru a remedia administrarea defectuoasă astfel constatată, Ombudsmanul consideră că Comisia ar trebui să încerce din nou să găsească o soluție echitabilă în ceea ce privește cererea reclamantului de acces la documentele 14 și 15. În acest sens, Comisia ar trebui să furnizeze reclamantului suficiente detalii, în conformitate cu cele identificate mai sus, care să îi permită să își restrângă cererea, dacă dorește acest lucru. În acest context, ar putea fi util să se sublinieze că inspecția a confirmat declarația Comisiei din scrisoarea sa din 19 iulie 2013, potrivit căreia o parte substanțială a documentelor solicitate se referă la modalități practice, și anume schimburi de e-mailuri între funcționarii UE pentru a stabili ora și locul reuniunilor. Aceste schimburi de e-mailuri, care nu se referă la fondul chestiunilor discutate, ar putea fi identificate într-o categorie separată în propunerea Comisiei pentru o soluție echitabilă. O astfel de propunere ar trebui făcută în termen de maximum 15 zile lucrătoare de la data prezentului proiect de recomandare. Cu toate acestea, în cazul în care propunerea Comisiei privind o soluție echitabilă nu ar fi acceptată de reclamant, Comisia ar trebui să procedeze la evaluarea documentelor în cauză fără întârziere. Într-un astfel de caz, ar fi în mod clar recomandabil să se acorde prioritate altor documente decât documentele menționate mai sus referitoare la aspectele practice.

55. Având în vedere aceste considerații, Ombudsmanul face un proiect de recomandare corespunzător mai jos, în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului European.

Articolul IV. Afirmația potrivit căreia, contrar normelor de fond consacrate în Regulamentul 1049/2001, Comisia nu a acordat acces public deplin la documentele 1, 2, 3 și 6-13 și la cererea conexă

(a) Inspecția documentelor

56. Reprezentanții Ombudsmanului au solicitat și au primit copii ale versiunilor complete ale documentelor 1, 2, 3 și 6-13.

(b) Avizul Comisiei

57. Comisia a susținut că, în ceea ce privește documentele 1, 2, 3 și 6-13, a luat o decizie motivată de refuz al accesului, în urma unei evaluări detaliate și de fond bazate pe o interpretare restrictivă a excepțiilor definite la articolul 4 din Regulamentul 1049/2001. Procedând astfel, aceasta susține că a acționat în deplină conformitate cu cerințele Regulamentului 1049/2001 și cu jurisprudența CJUE.

58. Mai precis, în deciziile sale de confirmare din 28 august și din 22 noiembrie 2012 (rezumate la punctele 12-19 și 22 de mai sus), Comisia s-a referit la motivarea sa extinsă, explicând motivele pentru care nu putea fi acordat accesul la documentele 1, 2, 3 și 6-13 în temeiul excepției privind protecția interesului public în ceea ce privește relațiile internaționale, consacrată la articolul 4 alineatul (1) litera (a) a treia liniuță din Regulamentul 1049/2001. Comisia consideră că, procedând astfel, a acționat în deplină conformitate cu cerințele Regulamentului 1049/2001 și cu jurisprudența. Prin urmare, Comisia a susținut că afirmația reclamantului potrivit căreia Comisia nu a justificat aplicarea excepției în cauză nu poate fi admisă.

Secțiunea 4.02 Evaluarea Ombudsmanului care a condus la un proiect de recomandare

59.  Unele dintre eliminările efectuate de Comisie în documentele 1, 2, 3, 6, 7 literele (a)-(c) și (k), 10 și 11 și toate eliminările din documentul 8 se referă la date cu caracter personal. Comisia a justificat aceste eliminări în temeiul protecției vieții private și a integrității persoanei, în conformitate cu articolul 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul 1049/2001. Având în vedere că reclamantul nu s-a plâns de aceste eliminări, analiza ulterioară a Ombudsmanului nu se referă la această chestiune.

60.  Toate eliminările rămase din documentele divulgate parțial, precum și refuzul de a acorda acces la documente întregi s-au bazat pe excepția referitoare la protecția interesului public în ceea ce privește relațiile internaționale în temeiul articolului 4 alineatul (1) litera (a) a treia liniuță din Regulamentul 1049/2001. Aceasta este o excepție obligatorie care nu este însoțită de un criteriu de „interes public superior”. În consecință, argumentul reclamantului potrivit căruia există un interes public superior în divulgarea documentelor nu este un considerent relevant, întrucât articolul 4 alineatul (1) litera (a) a treia liniuță din regulament nu prevede un astfel de test comparativ al interesului public.

61. Prin urmare, analiza Ombudsmanului se concentrează asupra deciziei Comisiei de a refuza accesul la documentele 7 literele (d)-(j), 7 litera (l), 9, 12 și 13 și asupra deciziei sale de a acorda doar un acces parțial la documentele 1-3, 6, 7 litera (a), 7 litera (b), 7 litera (c), 7 litera (k), 10 și 11 în temeiul excepției referitoare la protecția interesului public în ceea ce privește relațiile internaționale.

62.  Transparența este un aspect esențial al bunei guvernanțe democratice. Transparența le permite cetățenilor să controleze activitățile autorităților publice, să evalueze performanța acestora și să le ceară socoteală. Ca atare, deschiderea și accesul public la documente reprezintă o parte esențială a sistemului instituțional de control și echilibru care mediază exercitarea puterii publice și promovează responsabilitatea. Transparența facilitează, de asemenea, participarea cetățenilor la activitățile publice prin asigurarea accesului la informații și a mijloacelor de participare la procesul de guvernanță la care sunt supuși.

63. Dreptul de acces la documentele deținute de instituțiile Uniunii nu este doar un aspect important al transparenței, ci, mai important, un drept fundamental al cetățenilor [17], care este încorporat în ordinea juridică a Uniunii prin Regulamentul 1049/2001 [18]. Cu toate acestea, dreptul de acces public la documente nu este absolut; face obiectul anumitor limitări, care se bazează pe motive de interes public sau privat [19]. Aceste limitări sunt prevăzute la articolul 4 din Regulamentul 1049/2001 [20]. Având în vedere obiectivele urmărite de Regulamentul 1049/2001, în special obiectivul de a asigura un acces cât mai larg posibil la documentele deținute de instituții, aceste excepții trebuie interpretate în mod strict [21].

64. Atunci când a aplicat aceste excepții, CJUE a hotărât că simplul fapt că un document se referă la un interes protejat printr-o excepție de la dreptul de acces prevăzută la articolul 4 din Regulamentul 1049/2001 nu este suficient pentru a justifica aplicarea dispoziției respective. Astfel, în cazul în care instituția în cauză decide să refuze accesul la un document, aceasta trebuie, în principiu, să explice modul în care divulgarea acestui document ar putea aduce atingere în mod concret și efectiv interesului protejat de excepția pe care o invocă. În plus, riscul de atingere adusă interesului trebuie să fie previzibil în mod rezonabil și nu trebuie să fie pur ipotetic [22].

65. În acest caz, Comisia a invocat articolul 4 alineatul (1) litera (a) a treia liniuță din Regulamentul nr. 1049/2001, care prevede că „instituțiile refuză accesul la un document în cazul în care divulgarea conținutului ar aduce atingere protecției [...] interesului public în ceea ce privește [...] relațiile internaționale”.

66. Atât reclamantul, cât și Comisia au făcut trimitere la jurisprudența relevantă [23]. Curtea a admis că natura deosebit de sensibilă și esențială a intereselor protejate de articolul 4 alineatul (1) litera (a) , coroborată cu faptul că instituția trebuie să refuze accesul în cazul în care divulgarea unui document către public ar aduce atingere protecției unuia dintre aceste interese, impune să se acorde o atenție deosebită soluționării unor astfel de cazuri. Curtea a statuat că o astfel de decizie necesită, așadar, o anumită marjă de apreciere. În consecință, controlul exercitat de Tribunal cu privire la legalitatea deciziilor instituțiilor prin care se refuză accesul la documente în temeiul excepțiilor referitoare la interesul public prevăzute la articolul 4 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul 1049/2001 trebuie să se limiteze la verificarea respectării normelor de procedură și a obligației de motivare, a exactității materiale a situației de fapt și a absenței unei erori vădite în aprecierea faptelor sau a unui abuz de putere [24]. Ombudsmanul exercită un standard echivalent de control pentru a verifica dacă normele procedurale au fost respectate și dacă, în acest caz, Comisia a oferit explicații plauzibile și suficient de concrete pentru decizia sa [25].

67. Având în vedere considerațiile de mai sus și după examinarea atentă a documentelor relevante, Ombudsmanul trage următoarele concluzii.

68. În primul rând, în ceea ce privește documentele identificate ca documentele 7 literele (d)-(j), 7 litera (l) și 9 la care nu s-a acordat acces, Ombudsmanul constată că documentele în cauză conțin informații sensibile referitoare la relațiile internaționale ale UE și ale statelor sale membre și că, la momentul adoptării deciziilor privind cererile de confirmare ale reclamantului, Comisia nu a săvârșit o eroare vădită de apreciere atunci când a refuzat accesul la acestea sau la părți ale acestora. Prin urmare, petiționara consideră că refuzul Comisiei de a nu acorda acces la aceste documente este justificat în esență. După examinarea atentă a documentelor în cauză, Ombudsmanul acceptă explicațiile Comisiei potrivit cărora, pentru a proteja încrederea reciprocă între părți și necesitatea de a proteja obiectivele negocierilor, care ar fi subminate în mod concret și efectiv în sensul jurisprudenței citate mai sus în timp ce negocierile erau încă în curs, militează împotriva acordării unui acces parțial la oricare dintre aceste documente.

69. În al doilea rând, în ceea ce privește documentele la care s-a acordat acces parțial și care sunt identificate ca documentul 2, documentul 6 (de la mijlocul paginii 10 până la pagina 13), documentele 7 (a), 7 (b), 7 (c) 7 (l) și documentul 10, Ombudsmanul consideră că poziția Comisiei este justificată din aceleași motive identificate la punctul anterior. Amploarea eliminărilor pare, de asemenea, justificată.

70. În al treilea rând, în ceea ce privește documentele la care s-a acordat acces parțial și care sunt identificate ca documentul 1, documentul 3 și documentul 6 (numai în ceea ce privește paginile 9 până la jumătatea paginii 10), Ombudsmanul consideră, pe baza inspecției documentelor, că eliminările efectuate de Comisie conțin informații deja divulgate în mare măsură (de exemplu, în documentul 4 sau în părțile divulgate din documentul 2). Prin urmare, Ombudsmanul constată că Comisia nu a oferit explicații suficiente cu privire la amploarea acestor eliminări.

71. În al patrulea rând, în ceea ce privește documentele identificate ca documentul 11 (acces parțial) și documentele 12 și 13 (lipsa accesului), care privesc schimburile și activitatea Grupului de lucru „Articolul 29” și care detaliază punctele de vedere și argumentele cu privire la impactul FATCA asupra normelor de protecție a datelor ale statelor membre, Ombudsmanul consideră, pe baza inspecției sale a documentelor, că, deși intră în domeniul de aplicare al excepției referitoare la protecția interesului public în ceea ce privește relațiile internaționale, Comisia nu a oferit explicații convingătoare cu privire la modul în care acest interes ar fi subminat în mod suficient și efectiv prin divulgarea lor. Acest lucru este valabil în special având în vedere faptul că, în decizia sa din 28 august 2012, Comisia a furnizat un link către o scrisoare care conținea poziția detaliată a Grupului de lucru „Articolul 29” cu privire la această chestiune [26]. În plus, în ceea ce privește documentele 12 și 13 la care accesul a fost refuzat în întregime, Comisia nu a discutat separat motivul pentru care nu a fost posibil un acces cel puțin parțial la acestea. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul consideră că Comisia nu a oferit explicații convingătoare cu privire la modul în care divulgarea acestor documente sau a unor părți ale acestora ar putea aduce prejudicii grave intereselor protejate de excepția în cauză.  

72. Având în vedere considerațiile de mai sus, Ombudsmanul constată că Comisia nu a acordat un acces atât de larg la documentul 1, documentul 3 și documentul 6 (numai în ceea ce privește paginile 9 până la jumătatea paginii 10) pe cât ar fi trebuit. În plus, Comisia nu a furnizat motive satisfăcătoare pentru refuzul accesului la documentul 11 (acces parțial) și la documentele 12 și 13 (lipsa accesului). Aceasta constituie administrare defectuoasă. Pentru a remedia administrarea defectuoasă, Ombudsmanul consideră că Comisia ar trebui să reexamineze cererea reclamantului de acces la documentele nedivulgate sau la părți din documentul 1, documentul 3, documentul 6 (numai în ceea ce privește paginile 9 până la jumătatea paginii 10), documentul 11, precum și documentele 12 și 13 și să ia în considerare asigurarea unui acces mai larg al publicului la acestea.

73. Având în vedere concluziile sale de la punctele anterioare, Ombudsmanul prezintă mai jos un nou proiect de recomandare, în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului European.

Articolul V. Proiectele de recomandări

Pe baza anchetei privind această plângere, Ombudsmanul adresează Comisiei următoarele proiecte de recomandări:

1) Comisia ar trebui să încerce din nou să găsească o soluție echitabilă în ceea ce privește cererea reclamantului de acces la documentele 14 și 15. În acest sens, Comisia ar trebui să furnizeze reclamantului suficiente detalii, în conformitate cu cele identificate la punctul 54, care ar permite reclamantului să restrângă domeniul de aplicare al cererii sale, dacă dorește acest lucru. O astfel de propunere ar trebui făcută în termen de maximum 15 zile lucrătoare. În cazul în care această propunere nu ar fi acceptată de reclamant, Comisia ar trebui să procedeze la evaluarea documentelor în cauză fără întârziere.

2) Comisia ar trebui să reexamineze cererea reclamantului de acces la documentele nedivulgate sau la părți ale acestora în ceea ce privește documentul 1, documentul 3, documentul 6 (numai în ceea ce privește paginile 9 până la mijlocul paginii 10), documentul 11 și documentele 12 și 13.

Comisia și reclamantul vor fi informați cu privire la aceste proiecte de recomandări.  În conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului European, Comisia transmite un aviz detaliat până la 31 martie 2015. Avizul detaliat ar putea consta în acceptarea proiectelor de recomandări și o descriere a modului în care acestea au fost puse în aplicare.

 

Emily O'Reilly

Adoptată la Strasbourg, la 3 decembrie 2014.