Stimate domnule X,

Ombudsmanul a primit o plângere împotriva Europol. Plângerea se referă la răspunsul Europol la o cerere de acces public la documente. Reclamantul a solicitat acces la „orice documente referitoare la activitățile Europol care vizează perturbarea rețelelor infracționale care organizează călătorii clandestine cu ambarcațiuni mici către Regatul Unit”. În special, acesta a solicitat acces la:

1. procese-verbale ale reuniunilor dintre Europol și autoritățile naționale din Regatul Unit, Belgia, Franța, Germania și Țările de Jos privind activitățile de combatere a introducerii ilegale de migranți către rețelele care organizează călătorii clandestine cu ambarcațiuni mici către Regatul Unit;

2. notificările Europol privind serviciile de informații și documentele de inițiere a investigațiilor referitoare la rețelele de introducere ilegală de migranți organizate din Canalul Mânecii; și

3. Schimburile dintre Europol și Frontex (documente care includ, dar nu se limitează la e-mailuri, procese-verbale ale reuniunilor, anexe etc.) legate de operațiunile de combatere a introducerii ilegale de migranți și/sau de activitățile de gestionare a migrației.

În urma cererii inițiale a reclamantului, Europol a identificat 197 de documente care intră în domeniul de aplicare al cererii. Aceasta a refuzat accesul la toate aceste documente, invocând mai multe excepții prevăzute în decizia Consiliului de administrație al Europol privind accesul public [1]. În special, Europol a susținut că accesul public la aceste documente ar submina protecția interesului public în ceea ce privește siguranța publică și relațiile internaționale. În plus, Europol a susținut că divulgarea ar submina protecția vieții private și a integrității persoanelor menționate în documente. În cele din urmă, Europol a susținut că o serie de documente sunt marcate cu un cod specific de gestionare, iar divulgarea ar încălca restricțiile stabilite de expeditor.

Europol și-a confirmat refuzul în urma unei cereri de confirmare din partea reclamantului, care este nemulțumit de acest rezultat. 

Am decis să deschidem o anchetă cu privire la plângerea împotriva deciziei Europol de a refuza accesul.

Regulamentul 1049/2001 prevede că cererile de acces ar trebui tratate cu promptitudine. În conformitate cu acest principiu, Ombudsmanul urmărește, de asemenea, să trateze astfel de cazuri cât mai curând posibil.

Într-o primă etapă, considerăm că este necesar să analizăm documentele în cauză. V-aș fi recunoscător dacă Europol ne-ar putea furniza copii ale proceselor-verbale ale reuniunilor cu guvernele naționale și ale schimburilor cu Frontex pe care Europol le-a identificat, de preferință în format electronic, până la 21 martie 2025.  În plus, am dori să solicităm Europol să ne furnizeze o listă a mesajelor SIENA pe care le-a identificat ca făcând parte din domeniul de aplicare al cererii reclamantului până la data respectivă, pentru a ne permite să selectăm un eșantion din aceste notificări pentru examinarea noastră. În cazul în care au avut loc consultări cu statele membre sau cu părți terțe cu privire la posibila divulgare a oricăruia dintre aceste documente, solicităm Europol să ne furnizeze și copii ale acestor schimburi.   

Documentele care fac obiectul cererii de acces public vor fi tratate în mod confidențial, împreună cu orice alte materiale pe care Europol alege să ni le comunice pe care le marchează drept confidențiale. Documentele de acest tip vor fi tratate și stocate în conformitate cu acest statut confidențial și vor fi șterse din dosarele Ombudsmanului la scurt timp după încheierea anchetei. Informațiile sau documentele pe care Europol le consideră confidențiale nu vor fi divulgate reclamantului sau oricărei alte persoane fără acordul prealabil al Comisiei [2].

Poziția Europol a fost prezentată în răspunsul său de confirmare. Cu toate acestea, în cazul în care Europol dorește să prezinte opinii suplimentare, care să fie luate în considerare de Ombudsmanul European în cursul prezentei anchete, am fi recunoscători dacă acestea ne-ar putea fi furnizate în termen de cincisprezece zile lucrătoare de la primirea prezentei scrisori, și anume 4 aprilie 2025. În special, am fi recunoscători dacă Europol ar putea:

• să detalieze modul în care a aplicat excepția privind relațiile internaționale prevăzută la articolul 4 alineatul (1) litera (a) a treia liniuță din Regulamentul 1049/2001 [3] [aplicată documentelor Europol prin articolul 4 alineatul (1) litera (a) a treia liniuță din Decizia Consiliului de administrație privind accesul public] schimburilor sale cu Frontex. În acest sens, ar fi util ca Europol să poată formula observații cu privire la argumentul reclamantului din cererea de confirmare potrivit căruia „divulgarea documentelor referitoare la schimburile dintre Europol și Frontex nu poate submina relațiile internaționale ale Europol, întrucât Frontex este o altă agenție a UE”; și
• să facă schimb de informații suplimentare cu privire la codurile sale de tratare a informațiilor sensibile și, mai precis, cu privire la codul de tratare H2 referitor la mesajele SIENA.

Dacă este necesar, putem solicita o reuniune între Europol și echipa de anchetă a Ombudsmanului într-o etapă ulterioară.

Ofițerul de investigații responsabil de acest caz este dl Markus Spoerer.

Cu stimă,

Rosita Hickey
Director de Anchete

Strasbourg, 17.3.2025

[1] DECIZIA CARDULUI DE MANAGEMENT AL EUROPOL de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului 1049/2001 în ceea ce privește documentele Europol, 13 decembrie 2016, https://www.europol.europa.eu/sites/default/files/documents/decision_of_the_mb_rules_applying_reg_1049_2001.pdf.

[2] Vă rugăm să marcați în mod clar acest material cu „Confidențial”. E-mailurile criptate pot fi trimise la căsuța noastră poștală dedicată. În cazul în care documentele conțin informații UE clasificate (IUEC), vă rugăm să contactați în prealabil responsabilul cu anchetele.