Stimate domnule X,

Ombudsmanul a primit o plângere împotriva Comisiei Europene. Plângerea se referă la refuzul Comisiei de a acorda acces public (parțial) la documentele privind sprijinul pe care îl acordă Ciprului în gestionarea migrației și la întârzierile Comisiei în a răspunde la cererea de acces în cauză.

În septembrie 2023, reclamantul a solicitat acces public la documente [1] privind (1) activitățile Platformei de coordonare operațională (OCP) din Cipru, (2) o vizită în Cipru a directorului general adjunct al DG HOME în iulie 2023 și (3) corespondența dintre personalul Comisiei trimis în Cipru și DG HOME în ceea ce privește centrele de primire și cazare din Cipru.

Reclamantul a primit un răspuns inițial (întârziat) la cererea de acces în decembrie 2023. Comisia a identificat patru documente ca intrând în domeniul de aplicare al cererii de acces, și anume (1) două rapoarte ale reuniunii Grupului de coordonare pentru OCP și (2) două documente legate de vizita directorului general adjunct al DG HOME în Cipru în iulie 2023 (o notă de informare și un raport preliminar).

După consultarea autorităților cipriote, Comisia a acordat acces parțial la raportul Flash și a refuzat să acorde acces integral la celelalte trei documente. În acest sens, Comisia a invocat excepții în temeiul legislației UE privind accesul la documente [2], susținând că divulgarea (integrală) a fost împiedicată de necesitatea de a proteja siguranța publică [3], relațiile internaționale [4] și procesul decizional în curs [5]. Comisia a adăugat că nu a identificat niciun document care să intre în domeniul de aplicare al celui de al treilea aspect al cererii de acces a reclamantului.

Reclamantul a solicitat apoi Comisiei să își revizuiască decizia (prin formularea unei „cereri de confirmare”), contestând aplicarea excepțiilor, susținând că Comisia nu ar fi trebuit să consulte autoritățile cipriote și că Comisia ar fi trebuit să acorde acces parțial la documentele identificate. În absența unui răspuns în termenul prelungit, care a expirat la 20 februarie 2024, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului.

Am decis să deschidem o anchetă cu privire la plângerea împotriva deciziei implicite a Comisiei de a refuza accesul în temeiul Regulamentului 1049/2001.

Ca un prim pas, considerăm că este necesar să analizăm următoarele documente aflate în discuție în prezenta cauză:

• documentele care intră în domeniul de aplicare al cererii de acces a reclamantului;
• orice documentație referitoare la consultarea autorităților cipriote în etapa inițială și de confirmare (în măsura în care aceasta există).

V-am fi recunoscători dacă Comisia ne-ar putea trimite copii ale acestor documente, de preferință în format electronic, prin e-mail criptat [6], până la 24 mai 2024. Pentru documentul divulgat parțial, am fi recunoscători să primim o copie marcată care să indice părțile care au fost divulgate reclamantului și cele care nu au fost divulgate, precum și motivele ocultărilor.

Curtea ia act de faptul că termenul prelungit acordat Comisiei pentru a emite un răspuns la cererea de confirmare a reclamantului a expirat în februarie 2024. Prin urmare, solicităm Comisiei, în cazul în care nu a făcut acest lucru între timp, să furnizeze reclamantului un răspuns de confirmare și să ne trimită o copie a răspunsului respectiv până la 7 iunie 2024.

În mod similar, în cazul în care Comisia dorește să prezinte opinii suplimentare, care să fie luate în considerare de Ombudsmanul European în cursul prezentei anchete, am fi recunoscători dacă acestea ne-ar putea fi furnizate și până la 7 iunie 2024.

Documentele care fac obiectul cererii de acces public vor fi tratate în mod confidențial, împreună cu orice alte materiale pe care Comisia alege să ni le comunice pe care le marchează drept confidențiale. Documentele de acest tip vor fi tratate și stocate în conformitate cu acest statut confidențial și vor fi șterse din dosarele Ombudsmanului la scurt timp după încheierea anchetei.

Responsabilul cu ancheta este dna Paulien Van de Velde-Van Rumst.

Cu stimă,

Rosita Hickey
Director de Anchete

Strasbourg, 16.5.2024

[1] De la 1 februarie 2023 până la data cererii.

[2] În temeiul Regulamentului 1049/2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei:

https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex:32001R1049.

[3] Articolul 4 alineatul (1) litera (a) prima liniuță din Regulamentul 1049/2001.

[4] Articolul 4 alineatul (1) litera (a) a treia liniuță din Regulamentul 1049/2001.

[5] Articolul 4 alineatul (3) primul paragraf din Regulamentul 1049/2001.

[6] E-mailurile criptate pot fi trimise la căsuța noastră poștală dedicată.