Raport referitor la inspecția de către Ombudsmanul European a documentelor în cadrul anchetei strategice OI/6/2016/AB privind normele și practicile Comisiei de prevenire a conflictelor de interese ale consilierilor speciali

Instituția sau organismul în cauză: Comisia Europeană

Data și ora: 7 iulie 2016, 14:00-17:00

8 iulie 2016, 10:00-12:00

Locație: MO34, 34 Rue Montoyer, 1040 Bruxelles

Serviciile Ombudsmanului

reprezentată de: dna Rosita Hickey, șefa Unității pentru anchete strategice

Dna Alice Bossière, Unitatea pentru anchete strategice

Dl Jan Stadler, Unitatea de coordonare a anchetelor

1. Introducere, aspecte procedurale și obiectiv

Reprezentanții Ombudsmanului s-au prezentat, au mulțumit serviciilor Comisiei pentru cooperarea lor și au prezentat scopul inspecției în contextul anchetei Ombudsmanului privind normele și practicile Comisiei de prevenire a conflictelor de interese ale consilierilor speciali.

Reprezentanții Ombudsmanului au prezentat cadrul juridic care se aplică atunci când efectuează inspecții. Aceștia au explicat, de asemenea, că va fi pregătit un raport privind inspecția, care va fi trimis Comisiei și publicat pe site-ul internet al Ombudsmanului.

Obiectivul inspecției a fost de a examina dosarele Comisiei privind consilierii speciali numiți în 2015 și 2016. Reprezentanții Ombudsmanului au remarcat că ancheta nu a vizat nicio persoană specifică, ci s-a axat, în schimb, pe aspecte sistemice.

2. Examinarea dosarului

Reprezentanții Comisiei au oferit acces deplin reprezentanților Ombudsmanului la documentele solicitate. Acestea au furnizat informații generale cu privire la procedura de numire a consilierilor speciali, în special cu privire la evaluarea de către Comisie a conflictului de interese. Aceștia au explicat, de asemenea, structura și natura dosarelor.

Reprezentanții Ombudsmanului au procedat apoi la o examinare amănunțită a documentelor și au făcut copii după cum urmează:

1- Generalități

(i) Consilieri speciali, lista documentelor (confidențial)

(ii) Consilieri speciali, procedura 2015-2016 (confidențial)

(iii) Lista consilierilor speciali ai președintelui și ai membrilor Comisiei Europene - contracte în perioada 5 martie 2015-31 martie 2016

(iv) Prezentare generală a observațiilor formulate de DG HR cu privire la desemnarea preconizată a potențialilor consilieri speciali și a „fiches de suivi” - 2015 (confidențial)

(v) Notă de la DG RH à la DG BUDG - Information préalable de l’autorité budgétaire sur les intentions de désignation des Conseillers Spéciaux de la Commission européenne - 20 Juillet 2015 (confidențial)

(vi) Notă de la DG RH à la DG BUDG et au Service Juridique - Consultation concernant la nomination des Conseillers Spéciaux de la Commission - deuxième tranche 2015 - 20 Juillet 2015 (confidențial)

(vii) Lettre de transmission de la liste des Conseillers Spéciaux à l’autorité budgétaire - 2 ^ème vague 2015 - 27 Juillet 2015 (confidențial)

(viii) Prezentare generală a observațiilor formulate de DG HR cu privire la desemnarea preconizată a potențialilor consilieri speciali și a „fiches de suivi”- 2016 (confidențial)

(ix) Decizia Comisiei din 31.3.2016 privind numirea consilierilor speciali (confidențial)

(x) Schimburi de e-mailuri între DG HR și cabinetele comisarilor (confidențial)

(xi) Schimburi de e-mailuri în cadrul DG HR (confidențial)

(xii) Schimburi de e-mailuri între un solicitant și Comisia Europeană privind o cerere de acces public la documente (confidențial)

2- Dosare individuale

(i) Formulare de desemnare (confidențial)

(ii) Declarații pe propria răspundere (confidențial)

(iii) Declarații de activitate (confidențial)

(iv) Curricula Vitae (confidențială)

(v) Declarații de asigurare (confidențial)

(vi) Contracte de muncă (confidențial)

(vii) Modificări ale contractelor de muncă (confidențial)

(viii) Schimburi de e-mailuri între DG HR și cabinetele comisarilor (confidențial)

(ix) Schimburi de e-mailuri în cadrul DG HR (confidențial)

Reprezentanții Comisiei au identificat unele dintre documentele inspectate ca fiind „confidențiale”. Normele aplicabile prevăd că Ombudsmanul nu poate acorda acces la aceste documente [1]. Copiile documentelor relevante au fost marcate cu mențiunea „confidențial” și au fost semnate de un reprezentant al Comisiei și de un reprezentant al Ombudsmanului.

Serviciile Ombudsmanului și-au exprimat recunoștința pentru buna cooperare a reprezentanților Comisiei implicați și prezenți.

Întâlnirea s-a încheiat apoi.

Bruxelles, 30 august 2016

Dna Alice Bossière Dl Jan Stadler

Ofițer pentru anchete din proprie inițiativă Ofițer juridic Responsabil de caz Responsabil de caz

[1] Articolul 14 alineatul (2) din Normele de aplicare ale Ombudsmanului European.