Strasbourg, 21.12.2016

Ancheta strategică OI/6/2016/AB privind normele și practicile Comisiei Europene de prevenire a conflictelor de interese ale consilierilor speciali

Stimate domnule președinte,

La 25 mai 2016, am deschis o anchetă strategică privind normele și practicile Comisiei Europene de prevenire a conflictelor de interese ale consilierilor speciali. Ancheta acoperă amploarea examinării efectuate de Comisie înainte de numirea consilierilor speciali, modul în care sunt evaluate aspectele legate de conflictele de interese în cursul mandatului lor, precum și accesul public la documente și informații cu privire la procedura de numire.

La 7 și 8 iulie 2016, echipa mea de anchetă a efectuat o inspecție a documentelor în cadrul acestei anchete și aș dori să mulțumesc Comisiei pentru cooperarea sa în timpul inspecției. Raportul de inspecție a fost publicat pe site-ul meu [1].

Inspecția a arătat că s-au înregistrat progrese semnificative de către Comisie cu privire la anumite aspecte ale procedurii, în special între 2015 și 2016. În special, departamentul Comisiei responsabil cu evaluarea riscului ca consilierii speciali să se afle într-o situație de conflict de interese a devenit mai prudent în formularea mandatelor consilierilor speciali și în elaborarea măsurilor care trebuie luate pentru a atenua riscurile. Aș dori să felicit Comisia pentru această îmbunătățire, care a fost parțial ca răspuns la întrebările adresate de biroul meu.

Cu toate acestea, cred în continuare – după o analiză atentă a documentelor inspectate – că sunt necesare îmbunătățiri suplimentare. Prin urmare, am aprecia dacă Comisia ar putea răspunde la următoarele întrebări cu privire la (i) modul în care este organizată procedura de numire a consilierilor speciali, (ii) evaluarea conflictului de interese efectuată de Comisie înainte de numire, (iii) obligația de a declara noi activități după numire și (iv) publicarea informațiilor.

I. Organizarea procedurii de numire a consilierilor speciali

1 - În timpul inspecției, echipa mea de anchetă a observat că calendarul etapelor din cadrul procesului general s-a îmbunătățit. Salut în special faptul că, în 2016, recomandările Comisiei privind măsurile de atenuare din așa-numitele declarații de asigurare au fost comunicate, în general, cabinetelor comisarilor înainte de numirea consilierilor speciali. Acest lucru nu s-a întâmplat întotdeauna în 2015.

Înțeleg că, în conformitate cu Normele privind consilierii speciali ai Comisiei [2], „[c]ererea de numire a unui consilier special adresată DG ADMIN trebuie [...] să fie însoțită de următoarele trei documente: declarațiile sub jurământ și declarațiile de activitate ale consilierului special [...] declarația de asigurare a membrului Comisiei”. Cu toate acestea, în timpul inspecției, echipa mea de anchetă a observat că declarația de asigurare a fost uneori semnată în aceeași zi cu declarația de activități sau la doar câteva zile după aceasta, ceea ce ridică o întrebare cu privire la amploarea examinării pe care cabinetele comisarilor trebuie să o efectueze înainte de semnarea declarației de asigurare. Într-adevăr, o serie de declarații de asigurare au fost modificate ulterior pentru a ține seama de rezultatul evaluării conflictului de interese efectuate de Direcția Generală Resurse Umane și Securitate (DG HR, care a înlocuit DG ADMIN).

Ar fi, fără îndoială, oportun să se revizuiască această procedură, astfel încât declarația de asigurare să fie semnată numai după ce DG HR își comunică concluziile cabinetelor comisarilor. Acest lucru ar permite cabinetelor să țină seama de expertiza DG HR și ar împiedica modificările ulterioare ale declarației de asigurare. Aș aprecia dacă Comisia ar putea răspunde acestei posibilități.

II. Evaluarea conflictului de interese efectuată de Comisie înainte de numire

2 - Echipa mea de anchetă a constatat că conținutul declarațiilor de asigurare s-a îmbunătățit semnificativ între 2015 și 2016 și că recomandările adresate cabinetelor de către DG HR au fost, în general, urmate în 2016. DG HR a făcut, de asemenea, sugestii utile cu privire la domeniul de aplicare al mandatului consilierului potențial. Cu toate acestea, se pare că, în cursul procedurii de numire, Comisia nu efectuează cercetări independente suplimentare dincolo de ceea ce apare în CV-ul și în declarația de activități ale consilierului special potențial.

Cum abordează Comisia riscul de a primi o declarație incompletă?

3 - Dosarele examinate conțin un singur caz în care există dovezi că viitorul consilier special a fost informat cu privire la formularea măsurilor de atenuare din declarația de asigurare înainte de semnarea acesteia.

Consilierii speciali potențiali sunt informați în mod sistematic și li se solicită să aprobe declarația de asigurare și măsurile de atenuare care ar putea fi incluse în aceasta înainte de numirea lor? În caz contrar, ar lua Comisia în considerare acest lucru pentru a se asigura că consilierii speciali sunt conștienți de responsabilitățile care le revin?

4 - Echipa mea de anchetă a remarcat, de asemenea, că, în unele cazuri, cabinetele comisarilor au preferat inițial să utilizeze „opțiunea A”[3] în declarația de asigurare, adăugând în același timp unele măsuri de atenuare. Acest lucru se poate datora formulării potențial problematice a „opțiunii B”, care prevede că „în pofida declarației de activități și a declarației pe proprie răspundere prin care se declară că nu există niciun conflict de interese, poate exista un risc potențial pentru buna reputație a Comisiei [...]”.

Este, fără îndoială, mai adecvat să se revizuiască formularea actuală a „opțiunii B” decât să se accepte în continuare utilizarea incorectă a „opțiunii A”. Aș aprecia să primesc punctul de vedere al Comisiei cu privire la această chestiune.

5 - În mai multe rânduri, Comisia a utilizat o „opțiune B” în declarația de asigurare, dar nu a luat în considerare anumite activități, considerând că „o legătură pur teoretică între o altă activitate și mandat - care ar putea fi stabilită practic în toate cazurile în care mandatul este formulat în sens foarte larg - nu este suficientă în sine pentru a exclude numirea consilierului special sau pentru a ridica o prezumție de conflict de interese”[4].

Ar fi util ca Comisia să detalieze acest argument, oferind exemple detaliate cu privire la ceea ce constituie o „legătură teoretică” între mandatul de consilier special și o activitate externă și ceea ce poate fi considerat o „legătură specifică”.

6 - Într-un număr limitat de cazuri, echipa mea de anchetă a constatat că măsurile de atenuare păreau prea vagi pentru a aborda în mod eficace o potențială suprapunere între mandatul consilierului special și activitățile sale externe. De exemplu, atunci când o declarație de asigurare prevede că „X, în calitatea sa de consilier special, nu se va ocupa de chestiuni legate de activitățile sale lucrative” sau că „X a fost de acord să nu aibă nicio influență asupra deciziilor sau aspectelor în care ar putea apărea un potențial conflict de interese. În plus, X se va abține, în calitatea sa de consilier special, să se ocupe de orice aspecte care au legătură cu orice alte sarcini pe care [el/ea] le-ar putea întreprinde.”

Ar putea Comisia să prezinte observații cu privire la această chestiune?

7 - Normele privind consilierii speciali prevăd că „pe toată durata numirii lor, [consilierii speciali] nu pot avea alte legături contractuale directe sau indirecte cu Comisia decât cele care decurg din numirea lor în calitate de consilieri speciali.”

Ar putea Comisia să ofere exemple detaliate de posibile legături care ar fi compatibile cu funcția de consilier special? În special, pot consilierii speciali să îndeplinească alte funcții consultative pentru Comisie? Dacă da, care sunt acestea?

III. Obligația de a declara noi activități în cursul mandatului

8 - Contractul semnat între Comisie și consilierul special obligă consilierul să informeze Comisia cu privire la orice modificare relevantă a activităților sale. Cu toate acestea, în timpul inspecției, echipa mea de anchetă a constatat că declarațiile de activitate nu au fost actualizate periodic în unele cazuri.

Faptul că funcția de consilier special este limitată în ceea ce privește remunerația și timpul poate avea, fără îndoială, un impact asupra diligenței unei persoane în actualizarea declarațiilor sale. Comisia ar putea lua în considerare revizuirea Regulamentului de procedură privind consilierii speciali sau a contractelor acestora pentru a include obligația de a declara orice poziție nouă într-un termen fix. O altă soluție posibilă ar fi trimiterea de e-mailuri colective care să le reamintească consilierilor speciali datoria lor de a-și actualiza declarațiile de activități în fiecare an (calculate de la data începerii activității de consilieri speciali).

Ar putea Comisia să prezinte observații cu privire la modul în care se poate asigura că consilierii speciali își îndeplinesc obligația de a declara orice nouă activitate pe parcursul mandatului lor?

9 - Atunci când un consilier special declară o nouă activitate, efectuează Comisia în mod automat o nouă evaluare a conflictului de interese? În caz contrar, în ce cazuri consideră Comisia că acest lucru nu este necesar și cine ia această decizie?

IV. Publicarea proactivă a informațiilor privind consilierii speciali

10 - Comisia furnizează deja pe site-ul său internet un volum substanțial de informații privind consilierii speciali, inclusiv CV-urile acestora. Cu toate acestea, în cursul inspecției, echipa mea de anchetă a constatat diferențe semnificative în ceea ce privește natura situațiilor operaționale ale consilierilor speciali, de la consilieri speciali neremunerați care lucrează patru zile pe an la consilieri speciali remunerați ale căror sarcini pot necesita mai mult de 50 de zile lucrătoare pe an. În opinia noastră, astfel de informații în fiecare caz ar ajuta publicul larg să înțeleagă aplicarea „principiului proporționalității” atunci când evaluează potențialele conflicte de interese.

În acest sens, aș încuraja Comisia să includă, în informațiile privind consilierii speciali pe care le publică în fiecare an, informații suplimentare privind numărul de zile lucrătoare prevăzut în contract și dacă un consilier special este plătit sau nu. Ar fi Comisia de acord să facă acest lucru? Dacă nu, vă rugăm să explicați de ce nu?

11 - Articolul 5 din Regimul aplicabil celorlalți agenți ai Uniunii Europene (RAA) definește un consilier special ca fiind „o persoană care, datorită calificărilor sale speciale și fără a aduce atingere unei activități remunerate desfășurate în altă calitate, este angajată pentru a asista una dintre instituțiile Uniunii fie în mod regulat, fie pentru o perioadă determinată [...]”. Cu toate acestea, există puține informații disponibile cu privire la sarcinile specifice pe care consilierii speciali neinstituționali pot fi solicitați să le îndeplinească (în ceea ce privește prezidarea reuniunilor, reprezentarea comisarului sau interacțiunea cu departamentele Comisiei, de exemplu) și nici cu privire la amploarea accesului acestora la documente confidențiale. Publicarea unor informații mai detaliate ar putea liniști publicul larg în ceea ce privește natura mandatelor lor.

Prin urmare, aș încuraja Comisia să publice informații cu privire la gama de sarcini pe care consilierii speciali pot fi rugați să le îndeplinească și la normele care reglementează accesul acestora la documente confidențiale. Ar putea Comisia să răspundă cu privire la această chestiune?

12 - În cele din urmă, în vederea îmbunătățirii transparenței procesului, precum și a încrederii publicului în independența consilierilor speciali, ar lua Comisia în considerare publicarea proactivă a declarației de activitate și a declarației de asigurare a consilierilor speciali, după obținerea consimțământului acestora (de exemplu, în contractul semnat de consilierii speciali), ținând seama de faptul că Comisia a acordat întotdeauna acces deplin la aceste documente ca răspuns la cererile de acces la documente?

V-am fi recunoscători dacă ați primi răspunsul la aceste întrebări până la 31 martie 2017.

În cazul în care personalul dumneavoastră are întrebări cu privire la această anchetă, acesta o poate contacta pe dna Alice Bossière (+ 32 2 283 34 01), responsabilă cu anchetele strategice la biroul Ombudsmanului.

Cu stimă,

Emily O'Reilly

Ombudsmanul European

[1] http://www.ombudsman.europa.eu/fr/cases/correspondence.faces/fr/72884/html.bookmark

[2] http://ec.europa.eu/civil_service/docs/special_advisers/comm_c_2007_6655_1_en.pdf

[3] În cazul în care Declarația de asigurare include o „opțiune A” în care comisarul confirmă că nu există niciun conflict de interese și o „opțiune B” în care comisarul responsabil declară că „poate exista un risc potențial pentru buna reputație a Comisiei”, dar că „este dispus să accepte acest risc potențial și îl consideră, de asemenea, acceptabil pentru Comisie în ansamblu”, prin măsuri de atenuare.

[4] Răspunsul Comisiei la scrisorile trimise de Observatorul Corporate Europe, ref. Ares(2015)4825607-4.11.2015 și ref. Ares(2015)5066951-13.11.2015.