Instituția sau organismul în cauză: EPSO

Data și ora: 7 iulie 2015, 15.00-17.00

Locul de amplasare: Avenue de Cortenbergh 25, 1049 Bruxelles, C-25 05/072

Serviciile Ombudsmanuluireprezentate de:

• Dna Nastasja Fuxa, Unitatea 4 Reclamații și anchete
• Dna Tina Nilsson, șefa Unității 4 Reclamații și anchete

EPSO, reprezentat de:

• Dna Renata Krizsai, EPSO.05.001
• Dna Sarah Rooney, EPSO

1. Introducere și aspecte procedurale

Echipa de anchetă a Ombudsmanului s-a prezentat și a prezentat scopul anchetei din proprie inițiativă și al reuniunii. Ancheta din proprie inițiativă a fost deschisă deoarece Ombudsmanul a constatat că aspectele vizate de anchetă - care i-au fost aduse la cunoștință în plângerile individuale - nu au putut fi abordate în mod eficient prin anchete individuale, bazate pe plângeri. Prin urmare, scopul prezentei anchete este de a ajuta EPSO să identifice și să facă posibile îmbunătățiri sistemice ale procedurii de introducere a unei căi de atac și ale cererii sale introductive.

Echipa de anchetă a Ombudsmanului a explicat că reuniunea a avut un dublu scop: (i) să servească drept inspecție a anumitor documente și să primească informațiile solicitate de Ombudsman în scrisoarea sa de deschidere a anchetei [1] și (ii) să ofere atât EPSO, cât și echipei de anchetă a Ombudsmanului posibilitatea de a face schimb de opinii și de a oferi clarificări într-un stadiu incipient.

Echipa de anchetă a Ombudsmanului a prezentat cadrul juridic aplicabil inspecțiilor Ombudsmanului, cum ar fi faptul că nu se poate acorda acces la copii ale documentelor inspectate identificate de EPSO ca fiind confidențiale [2].

În plus, echipa de anchetă a Ombudsmanului a informat EPSO că Ombudsmanul va publica raportul privind inspecția pe site-ul său web, pentru a permite oricui este interesat să îl citească.

2. Cu privire la consultarea dosarului

Documentele inspectate

Echipa de anchetă a Ombudsmanului a inspectat și a luat copii ale următoarelor documente.

(i) Documentul „Prelucrarea cererilor de reexaminare” care stabilește procedura internă a EPSO pentru tratarea cererilor de reexaminare (confidențial).

(ii) Documentul „Juriul fișei - cereri de reexaminare”, și anume fișa utilizată de comisia de evaluare pentru a înregistra decizia sa cu privire la o cerere de reexaminare (confidențial).

(iii) Documentul „Cereri de reexaminare – orientări pentru redactarea răspunsurilor” (confidențial).

(iv) Proiectele de scrisori standard pe care se bazează răspunsurile EPSO la cererile de reexaminare.

(v)Documentul "Réponses type aux demandes de réexamens" prezintă o formulare și o motivare standard cu privire la diferite aspecte, pe baza jurisprudenței relevante, pe care EPSO o utilizează la elaborarea răspunsurilor sale la cererile de reexaminare.

(vi) Documentul „Ghid pentru comisiile de evaluare din cadrul concursului”, din februarie 2014 (confidențial).

(vii)Reprezentanților Ombudsmanului li s-a furnizat, de asemenea, documentul „Cereri de reexaminare - Statistici în scopul anchetei din proprie inițiativă a Ombudsmanului UE OI/10/2015/NF”, care prezintă răspunsurile cu privire la elementele de mai jos (confidențial).

numărul de candidați care, după ce au recurs la procedura căii de atac, decid să depună o reclamație administrativă în temeiul articolului 90 alineatul (2) din Statutul funcționarilor pentru aceleași motive; numărul de astfel de plângeri administrative în 2014 și în primul trimestru al anului 2015, comparativ cu 2013.

- Timpul necesar, în medie, pentru ca EPSO să trateze cererile de reexaminare în 2014 și în primul trimestru al anului 2015.

- Câte (și care) acțiuni în instanță au fost inițiate împotriva EPSO, în ceea ce privește tratarea cererilor de reexaminare în 2014 și în primul trimestru al anului 2015, comparativ cu 2013.

(viii) La 25 septembrie 2015, EPSO a furnizat Ombudsmanului raportul „Grupului de lucru privind cererile de reexaminare” (confidențial).

Informații furnizate de EPSO în legătură cu documentele pe care Ombudsmanul a solicitat să le consulte:

În ceea ce privește documentul inspectat (i), Ombudsmanul a solicitat EPSO, în scrisoarea sa de deschidere a anchetei, să pună la dispoziție pentru inspecție versiunea actuală a normelor interne ale EPSO privind tratarea cererilor de reexaminare, inclusiv informații privind modificările recente aduse acestor norme. Reprezentanții EPSO au informat echipa de anchetă a Ombudsmanului că modificările pe care EPSO le-a pus în aplicare începând din 2014 [3] nu se reflectă în documentul "Prelucrarea cererilor de reexaminare".

În ceea ce privește documentul inspectat (vi), Ombudsmanul a solicitat EPSO, în scrisoarea sa de deschidere a anchetei, să pună la dispoziție spre consultare noul său ghid pentru comisiile de evaluare. Reprezentanții EPSO au informat echipa de anchetă a Ombudsmanului că EPSO este încă în curs de revizuire a ghidului existent pentru comisiile de evaluare. Prin urmare, noul ghid nu este încă disponibil. EPSO a pus la dispoziția Ombudsmanului o copie a ghidului actual.

În scrisoarea sa de deschidere a anchetei, Ombudsmanul a solicitat, de asemenea, EPSO să pregătească pentru inspecție informații și documente eventual întocmite de „grupul de lucru privind cererile de reexaminare” al EPSO. Reprezentanții EPSO au explicat că grupul său de lucru privind cererile de reexaminare a creat un wiki intern online [4] privind cererile de reexaminare referitoare la etapa de evaluare a talentelor din cadrul concursurilor. EPSO a prezentat în direct wiki-ul echipei de anchetă a Ombudsmanului. Pe baza informațiilor colectate prin intermediul wiki-ului, grupul de lucru este în curs de elaborare a unui raport cu sugestii concrete. Reprezentanții EPSO au declarat că raportul va fi prezentat în curând conducerii EPSO spre adoptare.

Reprezentanții EPSO au convenit să trimită Ombudsmanului o copie a raportului, după aprobarea acestuia de către conducerea EPSO [documentul examinat (viii) de mai sus].

Confidențialitatea documentelor inspectate

Astfel cum se indică în lista de mai sus (la rubrica „Documentele inspectate”), reprezentanții EPSO au identificat unele dintre documentele inspectate ca fiind confidențiale, în conformitate cu articolul 5 alineatul (2) din Dispozițiile de punere în aplicare ale Ombudsmanului European. Copiile documentelor relevante au fost marcate cu mențiunea „confidențial”, semnate și datate de un reprezentant al EPSO.

3. Schimb de opinii și clarificări furnizate de EPSO

Modificări procedurale recente în gestionarea de către EPSO a cererilor de reexaminare

În conformitate cu dispozițiile Statutului funcționarilor, comisiile de evaluare iau toate deciziile de fond privind participarea candidaților la concursurile generale. Cu toate acestea, EPSO organizează concursurile și oferă sprijin comisiilor de evaluare în ceea ce privește comunicarea deciziilor lor candidaților. Această funcție de sprijin a EPSO include redactarea de scrisori către candidați, printre care răspunsurile la cererile de reexaminare. EPSO decide el însuși cu privire la procedurile pe care le utilizează pentru organizarea concursurilor și pentru sprijinirea comisiilor de evaluare.

Reprezentanții EPSO au declarat că, la sfârșitul anului 2012, EPSO a introdus o procedură revizuită de tratare a cererilor de reexaminare. De atunci, procedura a fost gestionată de sectorul „Afaceri juridice” al EPSO. Pentru soluționarea cererilor de reexaminare, EPSO s-a bazat pe responsabilii de caz, și anume pe personalul administrativ, precum și pe juriștii care, astfel cum se arată mai jos, au avut sarcini diferite în momente diferite.

În cadrul acestei proceduri, inițial doi responsabili de caz erau responsabili de prelucrarea cererilor de reexaminare. Printre acestea s-au numărat înregistrarea cererilor, pregătirea dosarelor pentru reuniunile comisiei de evaluare, monitorizarea eventualelor readmiteri, precum și redactarea răspunsurilor și transmiterea acestora prin intermediul sistemului informatic utilizat pentru gestionarea concursurilor. Procedura a implicat, de asemenea, o etapă separată de verificare a calității juridice, în cadrul căreia consilierii juridici aveau sarcina specifică de a contrasemna, și anume de a verifica în mod sistematic exactitatea și soliditatea juridică a răspunsurilor pregătite de responsabilii de caz. În cursul anului 2013, EPSO nu s-a confruntat cu probleme deosebite sau cu întârzieri în tratarea cererilor de reexaminare pe baza acestei proceduri.

Situația s-a schimbat la începutul anului 2014, când EPSO a înregistrat o creștere drastică a cererilor de reexaminare. Prin urmare, EPSO a decis, în primul trimestru al anului 2014, să simplifice procedura de tratare a cererilor de reexaminare și să reorganizeze repartizarea sarcinilor în cadrul echipei juridice, pentru a accelera prelucrarea. După reorganizare, publicarea răspunsurilor și, parțial, monitorizarea readmisiilor (în special, sarcinile legate de tehnologia informației) au fost transferate asistentului administrativ al echipei, iar redactarea direct avocaților. În consecință și cu intenția de a evita un blocaj în această etapă a procedurii, volumul de muncă a fost distribuit mai uniform la nivelul întregii echipe, etapa separată de revizuire juridică a fost eliminată, iar responsabilii de caz s-au putut concentra pe pregătirea și desfășurarea reuniunilor comisiei de selecție.

Potrivit reprezentanților EPSO, numărul de cereri de reexaminare primite în 2014 a fost cu 100 % mai mare decât cifra de referință din 2013. Concret, EPSO a primit 1 084 de cereri de reexaminare în 2014, comparativ cu 571 de cereri de reexaminare în 2013.

La sfârșitul anului 2014/începutul anului 2015, EPSO a decis să implice membrii echipei directorului în elaborarea răspunsurilor la cererile de reexaminare pentru a oferi sprijin echipei juridice.

Reorganizarea sarcinilor între consilierii juridici și responsabilii de caz din primul trimestru al anului 2014 are un caracter permanent. Acordarea de sprijin din partea membrilor echipei directorului este temporară, dar va fi menținută atât timp cât este necesar.

Datorită modificărilor procedurale puse în aplicare începând din 2014, EPSO a declarat că recuperează întârzierile în tratarea cererilor de reexaminare. Deși, în medie, EPSO a avut nevoie de 3,75 luni pentru a trata cererile de reexaminare în 2013, EPSO a avut nevoie de 5,75 luni pentru a trata cererile de reexaminare în 2014. În ceea ce privește cererile de reexaminare primite în prima jumătate a anului 2015, timpul EPSO de tratare a cererilor de reexaminare a scăzut, în medie, la 3,5 luni.

Pe baza anumitor factori relevanți, EPSO estimează numărul de cereri de reexaminare pe care se așteaptă să le primească, pentru a aloca resursele de personal în consecință. Cu toate acestea, este imposibil să se prevadă toate vârfurile numărului de cereri de reexaminare.

Prelucrarea răspunsurilor la cererile de reexaminare de către EPSO

Comisia de evaluare se reunește foarte curând după expirarea termenului de depunere a cererilor de reexaminare [5], de obicei în termen de două săptămâni. În cadrul acestei reuniuni, comisia de evaluare ia o decizie cu privire la toate cererile de reexaminare, confirmând fie excluderea unui candidat de la un concurs, fie readmisia acestuia.

Elaborarea și trimiterea răspunsurilor de către EPSO, în conformitate cu deciziile comisiei de evaluare, necesită foarte mult timp.

La redactarea și trimiterea răspunsurilor, EPSO se ocupă mai întâi de cererile de reexaminare care au obținut o decizie pozitivă din partea comisiei de evaluare. Comisia procedează astfel pentru a se asigura că toți candidații în cauză vor fi readmiși la concurs cât mai curând posibil, astfel încât să poată participa împreună la următoarea etapă a concursului.

Astfel, EPSO este practic întotdeauna în măsură să reintegreze candidații care primesc un răspuns pozitiv la cererea lor de reexaminare, într-un moment în care pot participa la următoarea etapă a concursului împreună cu toți ceilalți candidați admiși. Prin urmare, în condiții normale, EPSO nu trebuie să organizeze teste specifice pentru candidații readmiși [6].

Astfel, decizia de fond cu privire la fiecare cerere de reexaminare este cunoscută la momentul publicării listei de rezervă. Faptul că răspunsurile la unele cereri de reexaminare sunt furnizate numai după publicarea listei de rezervă reflectă faptul că EPSO nu este întotdeauna în măsură să elaboreze și să trimită toate răspunsurile negative la cererile de reexaminare înainte de publicare.

Actualul sistem informatic, care este conceput astfel încât să prevină manipularea competițiilor, s-a dovedit a complica prelucrarea cererilor de reexaminare. Prin urmare, EPSO a decis recent să își revizuiască sistemul informatic.

EPSO intenționează să încarce un „document cu întrebări frecvente” pe site-ul său web, care va prezenta argumentele cele mai frecvent utilizate pentru solicitarea unei revizuiri care, în mod normal, nu are succes.

Informații privind procedura de introducere a unei căi de atac furnizate candidaților care depun o cerere de introducere a unei căi de atac

În scrisoarea sa de deschidere a anchetei, Ombudsmanul a sugerat ca EPSO să includă în confirmarea de primire - care este trimisă candidaților care solicită o reexaminare - informațiile privind cererea de reexaminare, care sunt prevăzute în normele generale aplicabile concursurilor generale [7]. Reprezentanții EPSO au declarat că aceasta este o sugestie utilă și că EPSO va examina chestiunea.

Informații privind posibilitățile de exercitare a unei căi de atac după revizuire

Astfel cum a subliniat Ombudsmanul în scrisoarea sa de deschidere a anchetei, EPSO nu prezintă în mod explicit posibilitățile de recurs în răspunsurile sale la cererile de reexaminare. Echipa de anchetă a Ombudsmanului a explicat că furnizarea unor astfel de informații reprezintă o bună practică administrativă. Reprezentanții EPSO au informat echipa de anchetă a Ombudsmanului că EPSO intenționează să includă în răspunsurile sale un link către normele generale aplicabile concursurilor generale. Normele generale stabilesc toate căile de atac disponibile [8].

Conținutul răspunsurilor de așteptare

Astfel cum a subliniat Ombudsmanul în scrisoarea sa de deschidere a anchetei, EPSO a furnizat candidaților, în trecut și în cadrul răspunsurilor sale privind cererile de reexaminare, termene orientative pentru primirea unui răspuns la cererea lor de reexaminare. Aceste termene orientative au fost adesea omise de EPSO. Reprezentanții EPSO au informat echipa de anchetă a Ombudsmanului că EPSO nu va mai stabili un calendar orientativ pentru un răspuns în răspunsurile pe care le va oferi candidaților, având în vedere că acest lucru s-a dovedit a nu fi util.

Pentru a stabili modul de desfășurare a anchetei, Ombudsmanul va lua în considerare și va reflecta asupra tuturor informațiilor pe care echipa sa de anchetă le-a obținut în cadrul reuniunii cu EPSO, în special în timpul schimbului de opinii (astfel cum s-a arătat mai sus).

Bruxelles, 28 septembrie 2015

Dna Nastasja Fuxa,
consilier juridic (responsabilă de caz)

Dna Tina Nilsson
Șefa Unității 4 Reclamații și anchete

[1] Scrisoarea de deschidere a anchetei este disponibilă aici: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/60261/html.bookmark

[2] Articolul 5 alineatul (2) și articolul 14 alineatul (2) din Normele de aplicare ale Ombudsmanului European.

[3] Pentru o prezentare generală a modificărilor pe care EPSO le-a pus în aplicare începând din 2014, a se vedea mai jos „3. Schimb de opinii și clarificări furnizate de EPSO”.

[4] Un "wiki" este o aplicație, de obicei bazată pe web, care permite modificarea colaborativă, extinderea sau ștergerea conținutului și structurii sale. Este un tip de sistem de gestionare a conținutului care poate servi mai multor scopuri diferite, inclusiv gestionarea cunoștințelor și luarea de note.

[5] În conformitate cu normele generale ale EPSO privind concursurile generale, o cerere de reexaminare trebuie depusă în termen de 10 zile calendaristice de la data la care decizia pe care un candidat dorește să o conteste este încărcată în contul său EPSO. JO 2014, C 60 A, p. 1.

[6] Cu toate acestea, organizarea unor teste separate pentru candidații readmiși ar putea fi necesară atunci când candidații prezintă cereri de reexaminare numai în etapa publicării listei de rezervă și este necesară în cazul anulării unui concurs de către Curte.

[7] A se vedea punctul 3.4.3. „Procedura de reexaminare internă” a Regulamentului general al EPSO privind concursurile generale, JO 2014, C 60 A, p. 1.

[8] A se vedea punctul 3.4.4. „Alte forme de contestație” din Regulamentul general al EPSO privind concursurile generale.