Această anchetă din proprie inițiativă din 2015 a vizat modul în care EPSO a tratat cererile de reexaminare formulate de candidații respinși în cadrul concursurilor de selecție. În special, ancheta s-a axat pe întârzierile cu care EPSO a răspuns la cererile de reexaminare ale candidaților. Scopul anchetei a fost de a stabili dacă au existat probleme sistemice care au condus la întârzieri și, în caz afirmativ, de a ajuta EPSO să aducă îmbunătățiri procedurii. Ombudsmanul și-a încheiat ancheta cu șase sugestii de îmbunătățire: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/74349#suggestions

EPSO a raportat Ombudsmanului, în 2017 și 2018, cu privire la acțiunile pe care le-a întreprins pentru a pune în aplicare sugestiile Ombudsmanului. EPSO a informat Ombudsmanul că durata medie de tratare a cererilor de reexaminare s-a stabilizat la o lună în 2017 și 2018 (date din primul semestru). Aceasta reprezintă o îmbunătățire considerabilă în comparație cu media de 5,75 luni în 2014 și de 4,75 luni în 2015 și se datorează în principal modificărilor procedurale introduse de EPSO, inclusiv celor bazate pe sugestiile Ombudsmanului.

În ceea ce privește sugestiile specifice de îmbunătățire ale Ombudsmanului, EPSO a întreprins următoarele acțiuni principale:

În ceea ce privește sugestia ca EPSO să ofere un sprijin mai bun comisiilor de evaluare, astfel încât acestea să își poată motiva mai detaliat deciziile privind cererile de reexaminare, EPSO a introdus noi modele pentru înregistrarea deciziilor comisiilor de evaluare în diferite etape ale unui concurs și și-a consolidat programul de formare pentru membrii comisiilor de evaluare. EPSO a introdus, de asemenea, verificări ale calității deciziilor comisiei de evaluare, înainte ca acestea să fie comunicate candidaților, pentru a evita erorile materiale.

EPSO a pus în aplicare un nou sistem informatic, care a avut un impact pozitiv asupra eficienței prelucrării cererilor de reexaminare, iar în prezent utilizează tehnologia teleconferinței pentru a organiza reuniuni ale comisiei de evaluare.

După cum a sugerat Ombudsmanul, EPSO estimează în prezent în mod sistematic numărul de cereri de reexaminare pe care se așteaptă să le primească în cadrul concursurilor în curs, pentru a putea aloca resurse suficiente pentru tratarea acestora.

A patra și a cincea sugestie au vizat asigurarea faptului că candidaților li se furnizează informații clare și exacte cu privire la procedura de introducere a unei căi de atac. EPSO îi informează acum pe candidați dacă anticipează întârzieri în procesul de revizuire și că acordă prioritate trimiterii de răspunsuri în cazul în care s-a obținut un rezultat pozitiv pentru solicitant. EPSO și-a actualizat și extins, de asemenea, pagina de internet cu întrebări frecvente online, oferind mai multe informații cu privire la procedurile de depunere a plângerilor. Acesta va adăuga în curând alte 20 de întrebări legate de tratarea plângerilor, cel mai probabil în a doua jumătate a anului 2018.

Ombudsmanul salută gama de acțiuni întreprinse de EPSO pentru a da curs sugestiilor sale de îmbunătățire.