În persoană (Berlaymont)

Prezent(ă)

Comisia Europeană (Secretariatul General, Unitatea C1 și C2)

Șef de unitate adjunct, Transparență, gestionarea documentelor și accesul la documente

Responsabil de politici, coordonator pentru relații interinstituționale - Relații cu Ombudsmanul European

Responsabil juridic și de politici, Accesul la documente

Doi responsabili de caz, Accesul la documente

Asistent juridic, accesul la documente

Ombudsmanul European

Amandine Le Bellec, ofițer de anchetă

Alice Bernard, ofițer de investigații

Tanja Ehnert, coordonatoare pentru anchete

Jennifer King, expertă juridică

Kilian Frey, stagiar pentru anchete

Contextul

Cazul se referă la lipsa unui răspuns din partea Comisiei Europene la o cerere de acces public la documente legate de o vacanță a președintelui Comisiei. Atunci când a tratat cererea de acces în etapa inițială, Comisia nu a identificat niciun document care să intre în domeniul de aplicare al cererii. În noiembrie 2023, reclamantul a contestat acest lucru și a solicitat Comisiei să își revizuiască decizia. Întrucât decizia de confirmare a fost amânată, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului în ianuarie 2024.

În februarie 2024, Ombudsmanul a solicitat Comisiei să răspundă la cererea de confirmare a reclamantului. În aprilie, Ombudsmanul a solicitat inspectarea tuturor documentelor identificate provizoriu. În august, întrucât decizia de confirmare nu a fost adoptată, iar Comisia a informat biroul său că nu a identificat niciun document referitor la cerere, Ombudsmanul și-a împărtășit opinia preliminară cu privire la caz [1]. În plus, Ombudsmanul a solicitat să consulte consultările și schimburile interne din cadrul Comisiei referitoare la cererea de acces public. 

Scopul reuniunii de inspecție

Reuniunea a fost organizată la inițiativa Comisiei, pentru a pune la dispoziția echipei de anchetă a Ombudsmanului schimburile interne solicitate și pentru a aborda orice întrebări în urma inspecției respective.

Introducere și informații procedurale

Echipa de anchetă a Ombudsmanului a confirmat că va fi pregătit și trimis Comisiei un raport pentru a se asigura că conținutul este exact din punct de vedere faptic și complet. Nicio informație confidențială nu ar fi inclusă în raport și nu ar fi furnizată în alt mod reclamantului sau vreunei părți terțe. Aceste informații sunt înregistrate într-o anexă confidențială la prezentul raport al reuniunii.

Reprezentanții Comisiei au furnizat echipei de anchetă a Ombudsmanului copii pe suport de hârtie ale schimburilor interne solicitate și ale documentelor identificate provizoriu ca intrând în domeniul de aplicare al cererii. În urma inspecției, echipa de anchetă a adresat întrebări pentru a clarifica anumite aspecte din documentele inspectate.

Lista documentelor inspectate este inclusă în anexa confidențială.

Schimbul de informații

Calendarul pentru decizia de confirmare

Reprezentanții Comisiei au informat echipa de anchetă a Ombudsmanului că a fost pregătit un proiect de decizie de confirmare, că acesta a fost revizuit de Serviciul juridic și distribuit pentru validare în cadrul părților relevante ale Comisiei. Reprezentanții Comisiei au indicat că discuțiile interne sunt încă în curs de desfășurare. Prin urmare, nu a fost posibil să se prevadă un calendar pentru adoptarea deciziei de confirmare.

Cu privire la întârzierea în tratarea cererii de acces public

Echipa de anchetă a Ombudsmanului a întrebat despre întârzierea în tratarea cererii atât în etapa inițială, cât și în etapa de confirmare.

În ceea ce privește etapa inițială, reprezentanții Comisiei au explicat că, întrucât cererea se referă la cabinetul președintelui Comisiei, Secretariatul General (SG) este serviciul responsabil cu tratarea cererii. Acestea au afirmat că întârzierea în ceea ce privește începerea tratării cererii a fost probabil legată de volumul de muncă. Acestea au explicat că responsabilul de caz responsabil de răspunsul inițial a părăsit Comisia de atunci, astfel încât nu a fost posibil să se obțină mai multe informații.

În ceea ce privește etapa de confirmare, echipa de anchetă a Ombudsmanului a luat act de înregistrarea în timp util a cererii și a schimburilor inițiale din cadrul SG. Reprezentanții Comisiei au explicat că, pentru etapa de confirmare, în timp ce SG a fost serviciul responsabil pentru tratarea cererii, cererea de reexaminare a fost tratată de un alt responsabil de caz, astfel încât să se asigure o reexaminare independentă. La scurt timp după începerea procesului de revizuire, cabinetului președintelui i s-a solicitat din nou să efectueze o căutare suplimentară pentru a identifica documentele relevante care intră în domeniul de aplicare al cererii. Reprezentanții Comisiei au explicat că serviciile sale au adresat o serie de atenționări Cabinetului Președintelui și au confirmat că nu a existat nicio altă evoluție în acest caz până în iunie 2024.

Căutarea și identificarea documentelor

Echipa de anchetă a Ombudsmanului a întrebat dacă SG a oferit îndrumări cabinetului președintelui cu privire la modul și locul de căutare a documentelor. Reprezentanții Comisiei au subliniat că SG nu deținea niciun document. Prin urmare, partea (părțile) relevantă (relevante) a (ale) Comisiei - în acest caz, Cabinetul - trebuie să efectueze căutarea. SG nu poate oferi orientări cu privire la modul de efectuare a căutării, deoarece nu știe dacă există documente și nici unde s-ar afla acestea în caz afirmativ.

Ca răspuns la o întrebare din partea echipei de anchetă a Ombudsmanului cu privire la întrebarea dacă SG solicită serviciilor relevante să explice de ce nu există documente în cazul în care nu sunt identificate documente, reprezentanții Comisiei au declarat că aceasta nu este practica lor actuală, dar că ar putea lua în considerare posibilitatea de a face acest lucru în viitor.

Echipa de anchetă a Ombudsmanului a adresat o serie de întrebări reprezentanților Comisiei pe baza documentelor inspectate, în special în ceea ce privește schimburile suplimentare cu alte servicii ale Comisiei în urma opiniilor preliminare ale Ombudsmanului.

Întrucât adoptarea deciziei de confirmare este încă pendinte, reprezentanții Comisiei au afirmat că nu este posibil să se formuleze observații suplimentare cu privire la identificarea documentelor în această etapă.

Încheierea reuniunii

Echipa de
anchetă a mulțumit reprezentanților Comisiei pentru timpul acordat și pentru explicațiile furnizate, iar reuniunea s-a încheiat.

Bruxelles, 30.10.2024

Jennifer King Amandine Le Bellec

Expert juridic responsabil cu anchetele

[1] Scrisoarea Ombudsmanului European adresată Comisiei Europene cu privire la modul în care a tratat o cerere de acces public la documente legate de o vacanță a președintelui Comisiei, disponibilă la adresa: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/190963