Contextul plângerii

1. În august 2023, diferite organe de presă au raportat că președinta Comisiei Europene și soțul său au vizitat Creta, unde au fost găzduiți în casa privată a prim-ministrului elen [1].

2. În urma acestor articole, la 12 septembrie 2023, reclamanta, atunci deputată în Parlamentul European, a scris Comisiei pentru a-și exprima îngrijorarea cu privire la conformitatea călătoriei cu standardele etice aplicabile și la posibilul impact al acesteia asupra percepției independenței Comisiei, în special în ceea ce privește rolul său de „gardian al tratatelor”[2]. De asemenea, aceasta a solicitat accesul la toate documentele legate de preocupările și întrebările prezentate în scrisoarea sa [3]. Comisia și-a înregistrat cererea cu numărul de referință EASE 2023/5452.

3. Comisia a răspuns la cererea de acces a reclamantului la 6 noiembrie 2023, afirmând că nu a identificat niciun document care să intre în domeniul său de aplicare. Reclamantul a contestat această absență a documentelor și a solicitat Comisiei să își revizuiască decizia prin formularea unei „cereri de confirmare” la 23 noiembrie 2023.

4. La 14 decembrie 2023, Comisia a prelungit cu 15 zile lucrătoare termenul de prelucrare a cererii de confirmare a reclamantului. La expirarea termenului prelungit de răspuns, și anume la 15 ianuarie 2024, Comisia a informat reclamantul că nu va fi în măsură să îl respecte din cauza necesității de a desfășura consultări interne.

5. În absența unui răspuns, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului la 26 ianuarie 2024.

Ancheta

6. Ombudsmanul a deschis o anchetă privind modul în care Comisia a tratat cererea de acces a reclamantului, inclusiv lipsa unui răspuns din partea Comisiei în termenele aplicabile la cererea de confirmare a reclamantului.

7. În cursul anchetei, Ombudsmanul a solicitat Comisiei să răspundă la cererea de confirmare fără întârzieri nejustificate și nu mai târziu de 1 martie 2024 [4].

8. În aprilie 2024, având în vedere întârzierea persistentă, Ombudsmanul a solicitat echipei sale de anchetă să inspecteze orice document (documente) pe care Comisia l-ar fi putut identifica până în prezent în acest caz. În mai 2024, întrucât nu au fost primite documente, Ombudsmanul a trimis Comisiei o scrisoare de atenționare cu privire la cererea sa de inspecție.

9. În iulie 2024, în urma unor atenționări suplimentare, Comisia a informat Biroul Ombudsmanului că nu a identificat încă niciun document referitor la cerere. În urma acestei actualizări și având în vedere că decizia de confirmare nu fusese încă emisă la mai mult de șase luni de la expirarea termenului, Ombudsmanul a comunicat Comisiei opiniile sale preliminare [5] cu privire la caz la 2 august 2024. În plus, ea a solicitat să se inspecteze consultările și schimburile interne care au avut loc în cadrul Comisiei în legătură cu cererea de acces public.

10. La 9 octombrie 2024 a avut loc o reuniune de inspecție ^[6], în cursul căreia echipa de anchetă a Ombudsmanului a examinat schimburile interne solicitate.

11. În urma acestei reexaminări, Ombudsmanul a solicitat să audieze un membru al personalului Comisiei implicat în tratarea dosarului [7]. Cu toate acestea, întrucât audierea nu a putut avea loc până la termenul prevăzut și având în vedere timpul necesar Comisiei pentru tratarea acestei cereri de acces public, Ombudsmanul a decis să nu continue audierea, pentru a nu întârzia ancheta în continuare.

12. În noiembrie 2024, Ombudsmanul a primit decizia de confirmare a Comisiei cu privire la cererea de acces. Ea a primit, de asemenea, observațiile reclamantului cu privire la raportul reuniunii de inspecție și la decizia de confirmare.

Argumentele prezentate

De către reclamant

13. Reclamantul a contestat întârzierea cu care Comisia a răspuns la cererea sa de confirmare, despre care a susținut că încalcă termenele prevăzute în Regulamentul 1049/2001 privind accesul public la documente [8]. În urma adoptării deciziei de confirmare a Comisiei în noiembrie 2024, reclamantul a afirmat că întârzierea semnificativă poate fi explicată numai prin natura politică sensibilă a problemei, deoarece nu poate fi explicată nici prin numărul de documente, nici prin complexitatea cazului.

14. În ceea ce privește faptul că Comisia nu a identificat niciun document relevant pentru cerere, reclamanta a susținut, în etapa inițială, că acest lucru nu era plauzibil, având în vedere răspunsul la preocupările sale primit din partea președintei Comisiei în noiembrie 2023. Mai precis, reclamantul a susținut că ar trebui să existe documente care să servească drept pregătire sau context pentru „discuțiile aprofundate” ale președintelui cu prim-ministrul elen, precum și documente referitoare la logistica și securitatea vizitei. Ea a subliniat, de asemenea, că conceptul de document trebuie interpretat pe scară largă și include comunicațiile și mesajele digitale.

15. După ce a primit decizia de confirmare a Comisiei, reclamantul a luat act de absența documentelor. În opinia sa, documentele privind măsurile logistice și de securitate ar fi trebuit păstrate nu numai pentru a permite controlul public, ci și în scopuri de audit. Reclamantul a remarcat că argumentul Comisiei potrivit căruia astfel de documente conțin doar informații de scurtă durată și efemere reflectă argumentele prezentate de Comisie într-o cauză pendinte în instanță privind mesajele text schimbate de președintele Comisiei [9]. Ea și-a exprimat îngrijorarea cu privire la faptul că, în ambele cazuri, cabinetul președintelui nu pare să răspundă la căutările de documente, ca și cum ar face obiectul unui set diferit de norme.

16. În general, reclamantul și-a exprimat regretul cu privire la faptul că Comisia a optat pentru proceduri îndelungate și costisitoare în loc să elibereze documente.

de către Comisie

17. În cadrul reuniunii cu echipa de anchetă a Ombudsmanului, reprezentanții Comisiei au furnizat informații generale cu privire la întârzierea în tratarea cazului atât în etapa inițială, cât și în etapa de confirmare. În ceea ce privește etapa inițială, acestea au afirmat că, deși nu a fost posibil să se stabilească cu exactitate motivul pentru care Comisia a avut nevoie de timp pentru a începe tratarea cererii, întrucât responsabilul de caz a părăsit de atunci Comisia, acest lucru a fost probabil legat de volumul de muncă. În ceea ce privește etapa de confirmare, reprezentanții Comisiei au indicat că cabinetului președintelui i s-a solicitat să efectueze o căutare suplimentară pentru a identifica documentele relevante la scurt timp după începerea procesului de revizuire. Cabinetului i-au fost trimise o serie de atenționări, dar nu a existat nicio altă evoluție până în iunie 2024.

18. În ceea ce privește identificarea documentelor, Comisia, în decizia sa inițială privind cererea de acces, a indicat că nu a putut fi identificat niciun document care să intre în domeniul de aplicare al cererii. Comisia și-a confirmat poziția în etapa de confirmare, subliniind că documentele care intră în domeniul de aplicare al cererii de acces ar fi fost înregistrate dacă conțineau informații importante care nu sunt de scurtă durată sau care pot implica acțiuni ulterioare din partea Comisiei. Cu toate acestea, nu au fost identificate astfel de documente.

19. Mai precis, în ceea ce privește cele două categorii de documente menționate de reclamant, Comisia a furnizat următoarea explicație cu privire la motivul pentru care nu deținea documente referitoare la niciuna dintre cele două categorii:

i. Documente care servesc drept pregătire sau context pentru discuțiile cu prim-ministrul elen: Acestea au fost conversații informale ținute într-un cadru privat, ceea ce explică de ce nu au fost pregătite informări sau alte documente justificative. Având în vedere caracterul privat al acestei călătorii, nu au fost prezentate minute sau alte documente în timpul călătoriei.

ii. Documente privind logistica și securitatea vizitei: Schimburile privind pregătirea deplasărilor neoficiale ale președintelui și măsurile de securitate aferente nu sunt documente legate de politici, activități sau decizii care intră în sfera de competență a instituției. În orice caz, documentele, a căror existență este invocată de reclamant, ar conține doar informații de scurtă durată care nu implică acțiuni sau acțiuni ulterioare din partea Comisiei sau a unuia dintre serviciile sale.

Evaluarea Ombudsmanului

20. La 2 august 2024, Ombudsmanul a considerat, cu titlu preliminar, că organizarea unei vizite a președintei Comisiei la prim-ministrul unui stat membru ar necesita consultări și schimburi prealabile în cadrul Comisiei, precum și între Comisie și terți. Ea a remarcat că însăși Comisia l-a informat pe reclamant că direcția sa de securitate a asigurat securitatea președintelui în timpul vizitei și că vizita a permis „discuții aprofundate cu prim-ministrul elen”.

21. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul a fost de acord cu reclamantul că poziția Comisiei potrivit căreia nu există niciun document care să intre în domeniul de aplicare al cererii sale nu este plauzibilă. Ea a invitat Comisia să țină seama de opiniile sale atunci când finalizează căutarea reînnoită de documente în etapa de confirmare și să acorde fără întârziere un acces cât mai larg posibil la toate documentele care ar intra în domeniul de aplicare al cererii. Ea a îndemnat, de asemenea, Comisia, în cazul în care nu identifică niciun document referitor la vizită, să explice cum s-ar putea întâmpla acest lucru.

22. În decizia sa de confirmare, Comisia și-a menținut poziția potrivit căreia nu deține niciun document care să intre în domeniul de aplicare al cererii reclamantului.

23. În ceea ce privește argumentul Comisiei potrivit căruia orice document, a cărui existență este invocată de reclamant, ar conține doar „informații cu durată scurtă de viață”, Ombudsmanul reiterează opinia sa de lungă durată potrivit căreia Regulamentul 1049/2001 se aplică tuturor documentelor deținute de o instituție a Uniunii, indiferent dacă documentul a fost sau nu a fost înregistrat în sistemul instituției de gestionare a documentelor. În opinia Ombudsmanului, raționamentul prezentat de Comisie cu privire la această chestiune specifică nu îndeplinește obligațiile de transparență aplicabile tuturor instituțiilor UE.

24. Comisia a explicat, de asemenea, în decizia sa de confirmare, că deplasarea a fost de natură privată și neoficială și că, prin urmare, documentele solicitate de reclamant fie nu au fost niciodată prezentate, fie nu au fost legate de politicile, activitățile sau deciziile Comisiei. Deși Ombudsmanul abordează în prezent chestiuni legate de natura călătoriei într-o anchetă separată [10], în scopul prezentei anchete privind cererea de acces public, acesta observă că natura călătoriei trebuie să fi fost cunoscută de la început. 

25. Cu toate acestea, în loc să informeze reclamanta cu privire la natura călătoriei și la absența ulterioară a anumitor documente la momentul la care le-a solicitat în septembrie 2023, Comisia a continuat să prelucreze cererea sa de confirmare timp de aproape un an. Această întârziere nu este doar de neînțeles, ci și o încălcare a termenelor stabilite de legiuitor în Regulamentul 1049/2001 ^[11].

26. Ombudsmanul este deosebit de preocupat de întârzierea cu care Comisia identifică documentele în etapa de confirmare. Inspecția schimburilor interne a demonstrat că această parte a procesului de revizuire a jucat un rol major în întârzierea prelucrării generale a cererii de confirmare. Mai precis, serviciile Comisiei au solicitat cabinetului președintelui să efectueze o nouă căutare a documentelor la scurt timp după primirea cererii de confirmare la sfârșitul anului 2023. Ulterior, cabinetului i-au fost trimise diverse atenționări până la sfârșitul lunii iunie 2024.

27. Ombudsmanul nu poate identifica nicio explicație rezonabilă pentru această întârziere de șase luni în ceea ce privește răspunsul la aceste solicitări interne. Această întârziere este total incompatibilă cu termenele prevăzute în Regulamentul 1049/2001. De asemenea, este deosebit de regretabil având în vedere principiile stabilite în metodele de lucru ale Comisiei Europene, care prevede că transparența ar trebui să caracterizeze activitatea membrilor Comisiei și a cabinetelor acestora și care subliniază importanța cooperării zilnice și a asistenței reciproce între cabinete și serviciile Comisiei [12].

28. În ansamblu, Ombudsmanul constată că tratarea de către Comisie a cererii de confirmare în acest caz, inclusiv întârzierea în a afirma că nu au existat documente, echivalează cu administrarea defectuoasă. Ea îndeamnă din nou Comisia să își îmbunătățească în mod prioritar modul în care tratează cererile de acces public și face trimitere la raportul său special aprobat de Parlamentul European prin vot unanim în cadrul sesiunii sale plenare din 14 martie 2024.

29. În cele din urmă, Ombudsmanul regretă întârzierile multiple înregistrate de Comisie în ceea ce privește răspunsul la propriile solicitări în cursul acestei anchete.

Concluzie

Pe baza anchetei, Ombudsmanul închide acest caz cu următoarea constatare:

Tratarea de către Comisie a cererii de confirmare în acest caz, inclusiv întârzierea în a afirma că nu existau documente, constituie administrare defectuoasă.

Reclamantul și Comisia vor fi informați cu privire la această decizie.

Emily O'Reilly Ombudsmanul
European

Strasbourg, 25.11.2024

[1] A se vedea, de exemplu: https://www.politico.eu/newsletter/brussels-playbook/germany-debates-sending-more-arms-to-ukraine-again/

[2] În special articolul 2 alineatele (2) și (5), articolul 2 alineatul (6) și articolul 6 alineatul (5) din Codul de conduită, disponibile la adresa: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:32018D0221(02)

[3] Scrisoarea reclamantului a vizat, printre altele, conformitatea vizitei cu standardele etice aplicabile, percepția publică a imparțialității Comisiei în lumina dezbaterilor în curs cu privire la aplicarea legislației UE de către guvernul elen, posibilele evaluări ale riscurilor și vulnerabilității care ar fi putut fi efectuate, utilizarea resurselor Comisiei pentru organizarea călătoriei și posibila implicare a Comitetului independent de etică.

[4] Scrisoarea de deschidere este disponibilă la adresa: https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/181840

[5] Scrisoarea Ombudsmanului European adresată Comisiei Europene cu privire la modul în care a tratat o cerere de acces public la documente legate de o vacanță a președintelui Comisiei, disponibilă la adresa: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/190963

[6] Raportul reuniunii este disponibil la adresa: https://www.ombudsman.europa.eu/doc/inspection-report/196164  

[7] În conformitate cu articolul 7 din Statutul Ombudsmanului, disponibil la adresa: https://www.ombudsman.europa.eu/en/legal-basis/statute/en

[8] Articolul 8 din Regulamentul 1049/2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei, disponibil la adresa: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049

[9] Cauza T-36/23, disponibilă la adresa: https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=271989&pageIndex=0&doclang=en&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=2255448

[10] Cauza 1964/2023/AML, disponibilă la adresa: https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/176938

[11] În conformitate cu articolul 8 din Regulamentul 1049/2001, o instituție a UE ar trebui, în termen de 15 zile lucrătoare de la înregistrarea cererii de confirmare, fie să acorde acces la documentul solicitat, fie să indice, într-un răspuns scris, motivele refuzului total sau parțial. Termenul de 15 zile lucrătoare poate fi prelungit cu încă 15 zile lucrătoare în circumstanțe excepționale.

[12] „Comunicarea Președintelui către Comisie: metodele de lucru ale Comisiei Europene”, P(2019) 2, în special punctul V și anexa 2, disponibile la adresa: https://commissioners.ec.europa.eu/document/download/0dbda7ed-b7fb-4d7e-9e62-6c8b0f54be62_en?filename=working-methods.pdf