Titlul cazului: Tratarea de către Comisia Europeană a unei cereri de acces public la documente legate de strategia și legislația UE în domeniul mediului

Data: Luni, 28 noiembrie 2022

Modalități de inspecție de la distanță

Prezent(ă)

Comisia Europeană:

Membru al Cabinetului

Responsabil tematic, Direcția Generală Parteneriate Internaționale (DG INTPA)

șef de sector, DG INTPA

- Șef de unitate adjunct, Secretariatul General

Responsabil juridic și de politici, Secretariatul General

Responsabil juridic și de politici, Secretariatul General

- Expert principal, Secretariatul General

Ombudsmanul European:

Peter Dyrberg, Expert în anchete și procese

- Tereza Mandjukova, ofițer de anchetă

Markus Spoerer, membru al Cabinetului

- Raya Dimitrova, stagiară pentru anchete

Scopul reuniunii

Scopul reuniunii a fost ca echipa de anchetă a Ombudsmanului să obțină mai multe informații cu privire la modul în care Comisia Europeană a tratat cererea reclamantului de acces public la documentele legate de strategia și legislația UE în domeniul mediului (GESTDEM 2022/1405). În special, echipa de anchetă a Ombudsmanului a încercat să obțină informații suplimentare cu privire la această chestiune referitoare la cererea reclamantului de acces public la trei e-mailuri specifice.

Introducere și informații procedurale

Echipa de anchetă a Ombudsmanului s-a prezentat, a mulțumit reprezentanților Comisiei pentru întâlnirea cu aceștia și a stabilit scopul reuniunii. Acestea au subliniat cadrul juridic care se aplică reuniunilor organizate de Ombudsman, în special faptul că Ombudsmanul nu va divulga nicio informație identificată de Comisie ca fiind confidențială, nici reclamantului, nici oricărei alte persoane din afara biroului Ombudsmanului, fără consimțământul prealabil al Comisiei ^[1].

Echipa de anchetă a Ombudsmanului a explicat că va elabora un raport privind reuniunea, care va fi comunicat reclamantului pentru observații. Nicio informație confidențială nu ar fi inclusă în raport și nu ar fi furnizată în alt mod reclamantului sau vreunei părți terțe.

Schimbul de informații

Reprezentanții Comisiei au reamintit criteriile pe care Comisia le aplică pentru înregistrarea e-mailurilor în sistemul său de gestionare a documentelor. În acest caz, Comisia nu a considerat că cele trei e-mailuri îndeplineau criteriile de înregistrare. Mai degrabă, Comisia a considerat că e-mailurile conțineau schimburi informale și posturi preliminare ale membrilor personalului, care au fost înlocuite de un document final, care, la rândul său, a fost adoptat în conformitate cu procedura relevantă, iar versiunea finală a documentului este înregistrată. Reprezentanții Comisiei au afirmat că numai documentele care sunt înregistrate în sistemul său de gestionare a documentelor [2] sunt considerate „documente” în sensul Regulamentului 1049/2001 (denumit în continuare „regulamentul”).[3]

Reprezentanții Comisiei au confirmat că, la momentul cererii inițiale a reclamantului din martie 2022, Comisia a extras cele trei e-mailuri și a verificat din nou dacă acestea îndeplinesc criteriile Comisiei de înregistrare în sistemul său de gestionare a documentelor. Comisia și-a confirmat evaluarea inițială potrivit căreia e-mailurile nu îndeplineau criteriile de înregistrare, deoarece se refereau la schimburi informale în cadrul Comisiei înainte de adoptarea finală a documentelor de politică de către colegiul comisarilor. Prin urmare, nu s-a evaluat dacă e-mailurile puteau fi divulgate în temeiul regulamentului.

Încheierea reuniunii

Echipa de anchetă a Ombudsmanului a mulțumit participanților pentru timpul acordat și pentru explicațiile furnizate. Întâlnirea s-a încheiat apoi.

În urma reuniunii, Comisia a furnizat Ombudsmanului documente suplimentare, pe care echipa de anchetă le-a solicitat în cursul reuniunii. Comisia a solicitat Ombudsmanului să păstreze confidențialitatea listei documentelor primite în această etapă. Ombudsmanul nu este de acord cu faptul că lista nu poate fi divulgată. Cu toate acestea, pentru a nu întârzia ancheta din cauza acestei probleme și întrucât Comisia este de acord că Ombudsmanul poate menționa ulterior numele/titlurile documentelor, atunci când își formulează constatările în acest caz, Ombudsmanul acceptă, în mod excepțional, punctul de vedere al Comisiei.

Comisia consideră confidențial conținutul documentelor. Rezultă că acestea nu pot fi divulgate reclamantului fără consimțământul Comisiei, în conformitate cu Statutul Ombudsmanului.

Bruxelles/Strasbourg, 5 decembrie 2022

Peter Dyrberg Tereza Mandjukova  

Responsabil cu anchetele și procedurile de expertiză

[1] Articolul 4.8 din Dispozițiile de punere în aplicare ale Ombudsmanului European.

[2] Comisia și-a prezentat diferitele instrumente de înregistrare pentru diferite tipuri de documente (de exemplu, ARES, registrul de comitologie).

[3] Comisia a făcut trimitere la Decizia (UE) 2021/2121 din 6 iulie 2020 privind gestionarea evidențelor și arhivele, disponibilă la adresa: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32021D2121 și Orientările sale privind înregistrarea documentelor.